2024大型活動標準化執(zhí)行手冊

ManualForLargeEvents大型活動標準化執(zhí)行手冊大型活動標準化執(zhí)行手冊（精編）01、手

冊

說

明MANUAL

DESCRIPTION02、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通ACTIVITYLINK1:INFORMATION

COMMUNICATION03、活動環(huán)節(jié)二：方案制定ACTIVITYLINK2:PLAN

FORMULATION04、活動環(huán)節(jié)三：開會分工ACTIVITYLINK3:DIVISIONOF

LABOR05、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備ACTIVITYLINK4:EVENT

COORDINATION06、活動環(huán)節(jié)五：全體排練A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

5

:

R

E

H

E

A

R

S

A

L07、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

6

:

S

I

T

E

E

X

E

C

U

T

I

O

N08、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHE

MEETING09、工作人員禮儀S

T

A

F

F

E

T

I

Q

U

E

T

T

E目錄手 冊 說 明本手冊討論對象為接待等項目，由于大型公開性活動工作較為復(fù)雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及更多繁雜的現(xiàn)場服務(wù)等事宜，因此，大型公開性活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴謹周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為大型公開性活動提供原則性指導(dǎo)。本手冊將活動執(zhí)行分為七個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、全體排練、現(xiàn)場執(zhí)行和會后跟進，以供執(zhí)行負責人把握整個執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實現(xiàn)清晰的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設(shè)計、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的會后跟進，最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程。項目接洽策劃方案項目統(tǒng)籌項目接洽流程活 宣動 傳策 策劃 劃預(yù)算項目規(guī)劃流程項目執(zhí)行執(zhí)行總結(jié)人員分工物料準備現(xiàn)場流程物料申請

審核流程經(jīng)費申請

付款采購執(zhí)行管控流程現(xiàn)場圖片及錄像客戶評價執(zhí)行人員評估項目宣傳推廣資料收集反饋給客戶并保存歸檔朋友圈發(fā)文/微信公眾號推文

/抖音/快手/小紅書同步推廣開拓

整合資源規(guī)范

專業(yè)執(zhí)行構(gòu)建

完善模式成本清單反饋項目前期職責構(gòu)架前

期項

目

負

責

人文案策劃設(shè)計創(chuàng) 項 創(chuàng) 視意 目 意 頻文 文 方 /案 案 案 圖片/音樂平面3D場

場平地

地面尺

規(guī)圖寸

劃圖

圖尺寸圖商務(wù)

部項目接洽流程項 目 管 理 流 程項目立項項 項 項目 目 目進 需 周度 求 匯表 表 報項目執(zhí)行人預(yù)算效 報果 價圖預(yù)估成本清單項目前期接洽流程工作流程準備工作主要工作要求內(nèi)容說明，洽談重點業(yè)務(wù)部執(zhí)行配合1.初步接觸·提前提供客戶需求表·對方企業(yè)官網(wǎng)，宣傳ppt，微信公眾號及相關(guān)資料·了解其公司企業(yè)文化，企業(yè)背景、規(guī)模、相關(guān)產(chǎn)品及產(chǎn)品賣點等·本公司自有優(yōu)勢資源，活動經(jīng)驗，案例講解·了解項目規(guī)模，場地及其可操作性·了解合作方關(guān)鍵人物，組織機構(gòu)，合作意向，資金條件·了解對方初步想法和建議勘察場地拍攝場地實景圖測量場地使用面積繪制場地規(guī)劃圖2.細節(jié)洽談·公司案例展示PPT文檔（輔以項目宣傳視頻/圖文鏈接等，可多維度展示公司實力）·項目初步策劃案構(gòu)架（包括：活動主題方向，活動形式，主要內(nèi)容建議；執(zhí)行流程安排，大體預(yù)算等）·預(yù)約項目匯報時間及地點（根據(jù)項目大小，預(yù)留一周時間進行項目策劃）·討論策劃案，獲取客戶對項目的具體要求及意見·獲知項目的著重點及難點·客戶傾向性物料造價預(yù)算成本預(yù)測工程預(yù)測·根據(jù)客戶要求進行開展創(chuàng)意的策劃案3.項目匯報·檢查策劃執(zhí)行方案，宣傳方案，預(yù)算明細·準備匯報手提電腦，方案PPT文檔（備用輔助展示方案其他視頻資料等）·方案打印，蓋章裝訂成冊（投標使用）·項目匯報·合同條款認定物料材質(zhì)講解施工安全解答供應(yīng)商調(diào)度·匯報流程安排：主講人，答疑人項目前期執(zhí)行配合細則工作內(nèi)容注意事項業(yè)務(wù)部（設(shè)計部及執(zhí)行）場地勘察了解可使用區(qū)域/規(guī)劃活動動線/場地方限制/卸貨通道設(shè)計師，項目負責人，項目執(zhí)行人拍攝場地圖外場通道（局部及全景）/

舞臺（局部及全景，注意現(xiàn)場條件限制情況）/

內(nèi)場全廳設(shè)計師，項目執(zhí)行人測量面積實際場地面積

/

長寬高搭建區(qū)域面積

/

局部物料擺放位置不可用區(qū)域

/

預(yù)留通道設(shè)計師，項目執(zhí)行人注：所有勘察結(jié)果形成文件形式存檔，現(xiàn)場圖片整理歸檔（文件名：場地地址/使用廳）；外內(nèi)場地尺寸形成電子版文件歸檔（標注實際場地尺寸及使用面積尺寸）項目推進策劃階段任務(wù)分工參與部門討論重點會后工作任務(wù)分工?項目背景，需求?是否值得繼續(xù)跟進?撰寫初步策劃案初次策劃會議業(yè)務(wù)部聯(lián)絡(luò)人，項目負責人，活動策劃，執(zhí)行統(tǒng)籌?項目立項?形成文字會議結(jié)果初次策劃會議?活動概念和形式?頭腦風暴-創(chuàng)意收集與分析?向領(lǐng)導(dǎo)匯報進展提案后協(xié)調(diào)會議業(yè)務(wù)部聯(lián)絡(luò)人，項目負責人，活動策劃，執(zhí)行統(tǒng)籌，設(shè)計師，渠道供應(yīng)者?客戶反饋意見?策劃案大體框架?形式和內(nèi)容設(shè)計?創(chuàng)意亮點?初步設(shè)計（場地規(guī)劃，平面視覺設(shè)計，3D效果圖等）?撰寫策劃執(zhí)行方案初稿活動內(nèi)容，創(chuàng)意闡述，執(zhí)行流程，宣傳對策及預(yù)算?方案由策劃師進行美化包裝?向領(lǐng)導(dǎo)匯報進展提案后協(xié)調(diào)會議?項目基本成本細節(jié)談判后協(xié)調(diào)會議業(yè)務(wù)部聯(lián)絡(luò)人，項目負責人，活動策劃，執(zhí)行統(tǒng)籌，設(shè)計師，渠道供應(yīng)者，執(zhí)行負責人?客戶意見?內(nèi)容，執(zhí)行細節(jié)確定?現(xiàn)場效果圖?宣傳推廣方案確定?物料方案?預(yù)算方案（成本/報價）?撰寫策劃執(zhí)行方案定稿（活動內(nèi)容，執(zhí)行流程，宣傳計劃及預(yù)算）?向領(lǐng)導(dǎo)匯報進展?確定供應(yīng)商并開始聯(lián)絡(luò)，演繹，物料制作，場地等?執(zhí)行負責人開展部署工作細節(jié)談判后協(xié)調(diào)會議創(chuàng)意方案（頭腦風暴）形成方案確認推進周報項目后期職責構(gòu)架客戶確定效果方案項目執(zhí)行人出 物 人品 料 員把 審 調(diào)控 核 配客戶確定報價明細搭建物料演繹統(tǒng)籌執(zhí)行準備場地規(guī)劃區(qū)域拆解施工說明確認場地規(guī)劃尺寸所需物料尺寸制作物料確認方案報管清單燈光清單現(xiàn)場物料清單采購清單花藝清單成本控制提供選擇清單/檔期客戶選擇確認下單確認音/視頻資料流程道具清單現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)表主持人攝影攝像化妝師演員兼職人員執(zhí)行腳本執(zhí)行總結(jié)現(xiàn)場圖片及錄像歸檔客戶回饋表執(zhí)行人員評估項目宣傳推廣創(chuàng)意組客戶確定活動流程項目推進籌備管控管控環(huán)節(jié)主要工作要求及內(nèi)容說明，洽談重點負責人時間管控制定項目時間推進表和節(jié)點控制?；顒舆M行的時間是不可更改的，時間管理必須根據(jù)活動進行的時間來倒推。項目負責人供應(yīng)管控外包服務(wù)管理：外包人員服務(wù)要求，設(shè)備及物質(zhì)資料的供應(yīng)的調(diào)度?；顒訄?zhí)行過程中會涉及到食宿，交通，燈光，音響，舞臺，服裝，道具，特技，錄制等，這些對專業(yè)活動運營公司大都采用外包的模式，那就需要對外包的供應(yīng)商進行有效管理。項目成本監(jiān)控：貨比三家

/

價優(yōu)質(zhì)優(yōu)態(tài)度良好

優(yōu)先選擇

/

詢價

/

問價

/

比價

/把結(jié)果告知項目負責人及領(lǐng)導(dǎo)

/

確認下單

/

報備批款進場程序調(diào)度：活動場地都有搭建時間的限制

/

確認可進場搭建時間根據(jù)供應(yīng)商外包工作內(nèi)容和搭建進程，按照搭建順序分別通知進場時間，避免卸貨環(huán)節(jié)沖突項目執(zhí)行人人力監(jiān)控活動現(xiàn)場負責人，團隊的人員配置和管理，甚至包括現(xiàn)場兼職人員的管理。項目執(zhí)行人渠道原則制定道具預(yù)定服務(wù)人員廣告物料校稿下單采購詢價下單物料流通時間越短，速度越快，統(tǒng)籌的周期就會越短，項目執(zhí)行的可控性越高。低投入高產(chǎn)出，分散采購或者集中外包，減少中間環(huán)節(jié)，加工制造組裝分配，運輸調(diào)度。造價工藝材質(zhì)

/

數(shù)量規(guī)格貨比三家

/

擇優(yōu)合作可重復(fù)利用分攤成本不可重復(fù)利用一次性消耗品可代替已用成品租賃ManualForLargeEvents活動行業(yè)工作指南STANDARDIZATIONIMPLEMENTATIONMANUALFORLARGE

EVENTS流程安排是綱領(lǐng)前期準備是基礎(chǔ)合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應(yīng)變是保障細節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在01信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的基礎(chǔ)，也能盡可能避免由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此項目總負責人須在活動正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息，填寫下列活動信息溝通表，再籌劃下一步工作?；顒有畔贤ū砘顒用Q活動時間 活動地點舉辦單位 協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負責人 活動規(guī)模

執(zhí)行部門 執(zhí)行單位負責人活動目的活動意義主要領(lǐng)導(dǎo)嘉賓邀請媒體邀請主要流程活動標準其它要求活動環(huán)節(jié)一：信息溝通ACTIVITYLINK1:INFORMATION

COMMUNICATION02活動方案是活動執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。在活動信息溝通完成之后，項目負責人填寫活動信息溝通表，項目組制定活動方案與活動執(zhí)行方案（初稿），組織各部門討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案（第二版），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見制定活動執(zhí)行方案（最終版）?；顒迎h(huán)節(jié)二：方案制定A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

2

:

P

L

A

N

F

O

R

M

U

L

A

T

I

O

N整體流程如圖：項目負責人信息溝通填寫活動信息溝通表制定活動方案與執(zhí)行方案與項目組討論（第二版）將活動方案（第二版）提交領(lǐng)導(dǎo)審閱根據(jù)意見確定最終方案一般性活動簡要方案基本要素重大活動精細方案基本要素1、活動名稱與目的；1、活動名稱、背景、目的、意義與口號；2、活動時間與地點；2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；3、活動時間地點；4、活動與會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；4、與會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、媒體與規(guī)模；5、活動詳細流程；5、簡要流程。6、贊助機構(gòu)/作媒體；7、活動會務(wù)服務(wù)；8、其它事項。02方案基本要素BASICELEMENTSOFTHE

SCHEME02活動執(zhí)行方案的基本要素活動基本信息活動時間、地點、名稱、規(guī)模、與會領(lǐng)導(dǎo)、舉辦/聯(lián)辦單位等項目團隊分工

A、項目總負責人； B、執(zhí)行項目負責人；C、具體組員名單。前期籌備事宜A、籌備事宜列項;

B、人員分工安排；

C、籌備日程安排?，F(xiàn)場執(zhí)行事宜

A、現(xiàn)場布置說明；

B、現(xiàn)場活動流程；

C、現(xiàn)場任務(wù)列項。

D、人員分工安排；活動后期工作

A、后期事項明細； B、人員分工安排；C、完成時限要求?；顒迂攧?wù)預(yù)算活動合同簽訂活動應(yīng)急方案其它事項大型公開活動同時需制定招商贊助方案?；顒訄?zhí)行方案基本要素B

A

S

I

C

E

L

E

M

E

N

T

S

O

F

T

H

E

I

M

P

L

E

M

E

N

T

A

T

I

O

N

P

L

A

N03活動環(huán)節(jié)三：開會分工A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

3

:

D

I

V

I

S

I

O

N

O

F

L

A

B

O

R活動前期，成立活動項目組，由項目負責人定期召開溝通會議，進行初步的工作分工?；顒臃桨复_定后，項目執(zhí)行人召集全體工作人員，舉行活動工作安排會，詳細介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解全體人員時間和工作任務(wù)情況，聽取反饋建議，及時進行工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工：（根據(jù)活動的規(guī)模及性質(zhì)，報請領(lǐng)導(dǎo)召開各分協(xié)調(diào)會，得到更多的部分協(xié)助）工作安排會環(huán)節(jié)分工管理方法目的執(zhí)行負責人主持會議，介紹活動基本情況執(zhí)行負責人介紹人員分工安排工作人員重述自身職責與安排聽取反饋意見并及時協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言講述活動各項情況明確人員分工安排聽取反饋意見由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜。為了提高活動實施階段的管理效率，實施操作程序的管理。由項目負責人制定整體工作分工方案，然后由各項工作的具體負責人再去制定針對自身工作的詳細分工計劃，再交于項目負責人進行計劃匯總，以此控制整個活動進程。項目負責人制。項目負責人的統(tǒng)一安排，團結(jié)協(xié)作互相配合，所安排的人員，從活動籌備前期到活動現(xiàn)場執(zhí)行，再到活動后期，一直負責到底，從而進一步保證活動的進程速度和效率。04活動環(huán)節(jié)四：活動統(tǒng)籌A

C

T

I

V

I

T

Y

L

I

N

K

4

:

E

V

E

N

T

C

O

O

R

D

I

N

A

T

I

O

N在明確活動方案和人員分工，正式進入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細化深入的過程，主要包括以下內(nèi)容：現(xiàn)場勘查、來賓邀請接待、活動進度、物料準備、現(xiàn)場布置、應(yīng)急預(yù)案、公安消防、后勤保障、財務(wù)預(yù)算與文件管理。①

來賓邀請接待及接待方案·領(lǐng)導(dǎo)邀請和接待·嘉賓邀請和接待·媒體邀請和接待·邀請媒體名單·新聞夾內(nèi)容·媒體簽到·住宿登記表·媒介分工（活動現(xiàn)場位置）·接待物料②

活動進度制定嚴格的活動籌備各項內(nèi)容的進度表③

物料準備物料準備清單④

現(xiàn)場布置現(xiàn)場布置效果圖⑤應(yīng)急預(yù)案⑥公安消防/⑦后勤保障⑧

財務(wù)預(yù)算活動開始前，項目負責人應(yīng)將所有的物料清單和財務(wù)成本交到財務(wù)部進行審核，與長期供應(yīng)商應(yīng)提前制定物料清單價格表，財務(wù)部門進行核對；根據(jù)項目進度，提前跟財務(wù)部門進行現(xiàn)金預(yù)支申請，并報審核

；活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關(guān)證件票據(jù)等，需及時整理，讓文件在活動的過程在各個需要文件的工作人員中及時傳遞。讓工作人員能及時了解整個活動過程，從而提高工作效率。⑨

文件管理⑩活動相關(guān)物資05活動環(huán)節(jié)五：全體排練A

C

T

I

V

I

T

Y LI

N

K 5

: R

E

H

E

A

R

S

A

L針對重大公開活動，或其它有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的活動，需提前對重要環(huán)節(jié)進行排練，以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領(lǐng)導(dǎo)接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進行多次排練。n 排練人員安排排練總導(dǎo)演：執(zhí)行負責人排練人員：被排練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員；陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員，表演與會嘉賓；問題紀錄人員：全體排練注意明細06活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行ACTIVITYLINK6:SITEEXECUTIO

N07活動環(huán)節(jié)七：會后跟進ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHE

MEETING會后跟進工作也是活動的重要環(huán)節(jié)。于活動結(jié)束之后，需及時對活動進行跟進整理，具體包括如下幾個方面：1、會后撤場有序安排各部門進行撤場，還原會場整潔，執(zhí)行負責人辦理撤場手續(xù)。2、感謝短信發(fā)送于活動結(jié)束后，需及時對與會領(lǐng)導(dǎo)的參會和支持表示感謝。3、會議/活動紀要于活動結(jié)束后，工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀要，針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成果書籍。4、活動新聞稿活動結(jié)束的當天晚上，工作人員整理活動新聞稿，保證第二天及時進行新聞發(fā)布。5、