JTAN05-SRM-培訓(xùn)材料-最終用戶-煤碳板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)-20140331-V1.0

物資采供管理信息化平臺項(xiàng)目

用戶培訓(xùn)手冊

內(nèi)容：煤碳板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)

2014年4月目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實(shí)際業(yè)務(wù)范例IV進(jìn)出口部計(jì)劃處理V計(jì)劃管理部計(jì)劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單業(yè)務(wù)流程概述

煤炭板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)，是指各分公司收到礦業(yè)使用單位提報(bào)的計(jì)劃后，收集整理，根據(jù)集采目錄中的維護(hù)內(nèi)容，自動(dòng)提報(bào)至集團(tuán)計(jì)劃管理部，集團(tuán)計(jì)劃管理部進(jìn)行計(jì)劃分配，分配給西安分公司進(jìn)出口貿(mào)易部，之后進(jìn)行計(jì)劃處理，創(chuàng)建合同，再根據(jù)合同創(chuàng)建訂單。

該流程中又按照是否減免稅分為兩種情況：1.減免稅，2.非減免稅。

1.減免稅物資，進(jìn)出口部收取使用單位代理費(fèi)，供應(yīng)商開發(fā)票給使用單位，進(jìn)出口部代替集團(tuán)簽訂合同，在系統(tǒng)內(nèi)流程結(jié)束，在系統(tǒng)外進(jìn)行收貨、銷售、入出庫等。

2.非減免稅物資，進(jìn)出口部代表集團(tuán)簽訂合同，創(chuàng)建訂單，只收取分公司代理費(fèi)；采購訂單由分公司編輯、下達(dá)，在系統(tǒng)中做收貨、銷售、入出庫等。

相關(guān)流程圖：煤炭板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)流程流程圖中的圖例說明相關(guān)流程圖：煤炭板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)流程目錄實(shí)際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述IIV進(jìn)出口部計(jì)劃處理V計(jì)劃管理部計(jì)劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單實(shí)際業(yè)務(wù)范例以黃陵分公司提報(bào)了一種集采進(jìn)出口物資計(jì)劃，需要西安分公司進(jìn)出口部代為采購。

接下來的流程中涉及的業(yè)務(wù)流程：采購計(jì)劃分配、采購計(jì)劃處理、尋源、簽訂合同、根據(jù)合同生成采購訂單。目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實(shí)際業(yè)務(wù)范例IV進(jìn)出口部計(jì)劃處理V計(jì)劃管理部計(jì)劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景集團(tuán)計(jì)劃管理部采購計(jì)劃分配和產(chǎn)生計(jì)劃批號分公司計(jì)劃提報(bào)分公司提報(bào)計(jì)劃到集團(tuán)，集團(tuán)分配給西安分公司進(jìn)出口部，并產(chǎn)生計(jì)劃批號操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明分公司計(jì)劃提報(bào)后，集團(tuán)計(jì)劃管理部進(jìn)行采購計(jì)劃分配以及審批產(chǎn)生的計(jì)劃批號后，此時(shí)，這個(gè)采購計(jì)劃被分發(fā)到西安分公司進(jìn)出口部，由進(jìn)出口部繼續(xù)接下來的操作。SAP系統(tǒng)操作說明：1.集團(tuán)計(jì)劃管理部分配采購組集團(tuán)計(jì)劃管理部分配采購組說明1）分配采購組。2）分配至265西安分公司進(jìn)出口部。點(diǎn)擊“確定”后，采購組會(huì)更新為265。3）點(diǎn)擊“創(chuàng)建計(jì)劃批號”，跳轉(zhuǎn)到創(chuàng)建計(jì)劃批號的界面。123SAP系統(tǒng)操作說明：2.集團(tuán)計(jì)劃管理部創(chuàng)建計(jì)劃批號集團(tuán)計(jì)劃創(chuàng)建計(jì)劃批號說明1）輸入計(jì)劃批號的名稱2）保存計(jì)劃批號3）提交審批4）如果沒有維護(hù)審批人，會(huì)自動(dòng)審批通過1324本操作之后的場景計(jì)劃批號審批完成后，西安分公司進(jìn)出口自動(dòng)獲取采購計(jì)劃。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實(shí)際業(yè)務(wù)范例IV進(jìn)出口部計(jì)劃處理

V計(jì)劃管理部計(jì)劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景進(jìn)出口部獲取采購計(jì)劃，進(jìn)行計(jì)劃處理計(jì)劃批號審批完成后，西安分公司進(jìn)出口部獲取采購計(jì)劃。采購部門接收到采購計(jì)劃后，進(jìn)行采購處理操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明西安分公司進(jìn)出口根據(jù)接收到的采購計(jì)劃后，進(jìn)行尋源處理：計(jì)劃處理（創(chuàng)建包、包處理），選擇報(bào)價(jià)供應(yīng)商，部門內(nèi)審核；供應(yīng)商報(bào)價(jià)、比價(jià)后，報(bào)價(jià)結(jié)果在部門內(nèi)審批；根據(jù)審批的報(bào)價(jià)創(chuàng)建執(zhí)行合同，并提交審批。此時(shí)產(chǎn)生的合同是集團(tuán)與供應(yīng)商的簽訂的。SAP系統(tǒng)操作說明：1.進(jìn)出口部選擇采購計(jì)劃選擇采購計(jì)劃說明1）選擇采購計(jì)劃，點(diǎn)擊“創(chuàng)建采購包”，跳轉(zhuǎn)到創(chuàng)建采購包的界面。1SAP系統(tǒng)操作說明：2.進(jìn)出口部創(chuàng)建采購包創(chuàng)建采購包說明1）此時(shí)包的方式有三種：詢價(jià)單、招投標(biāo)、共享采購。以下分別介紹。采購訂單方式不使用。1計(jì)劃處理三種類型進(jìn)出口部計(jì)劃處理的三種類型IV招投標(biāo)2共享采購31詢價(jià)SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-1.詢價(jià)單創(chuàng)建采購包說明1）輸入包的名稱。2）選擇詢價(jià)方式：單一來源、競爭性談判、詢價(jià)。

單一來源：只有一家供應(yīng)商

競爭性談判：兩家或兩家以上供應(yīng)商

詢價(jià)：三家及三家以上供應(yīng)商

我們以單一來源為例。

3）點(diǎn)擊“添加供應(yīng)商”，跳轉(zhuǎn)至“貨源推薦”界面，選擇所要添加供應(yīng)商。

點(diǎn)擊“查看預(yù)選供應(yīng)商”，就可以看見所選擇添加的供應(yīng)商。4）檢查無誤后，點(diǎn)擊“保存”。

再點(diǎn)擊“提交”，若維護(hù)了審批人員，會(huì)自動(dòng)觸發(fā)審批流。1234修改包說明1）點(diǎn)擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時(shí)包的類型是：詢價(jià)，狀態(tài)是“審批完成”。3）點(diǎn)擊“修改包”，跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4）點(diǎn)擊“處理包”，跳轉(zhuǎn)至“包處理”界面1243SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-1.詢價(jià)單處理包說明1）點(diǎn)擊“創(chuàng)建詢價(jià)單”，提示詢價(jià)單已創(chuàng)建成功。1SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-1.詢價(jià)單進(jìn)出口部發(fā)布詢價(jià)單、報(bào)價(jià)、中標(biāo)、審批說明此流程詳見尋源業(yè)務(wù)流程SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-1.詢價(jià)單根據(jù)中標(biāo)結(jié)果創(chuàng)建執(zhí)行合同說明1）報(bào)價(jià)的狀態(tài)已經(jīng)變成了“已接受”。2）點(diǎn)擊“創(chuàng)建合同”。3）選擇合同的類型，此流程中選擇“ZS06-進(jìn)口物資集采執(zhí)行合同”。4）點(diǎn)擊創(chuàng)建合同，看到合同創(chuàng)建成功的提示，狀態(tài)是還已保存。2143SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-1.詢價(jià)單執(zhí)行合同下達(dá)說明1）點(diǎn)擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點(diǎn)擊“編輯”。4）再點(diǎn)擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點(diǎn)擊“下達(dá)”來發(fā)布合同。6）此時(shí)合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護(hù)了審批人，自動(dòng)觸發(fā)審批流。若未維護(hù)，系統(tǒng)自動(dòng)審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時(shí)合同的采購方是集團(tuán)本部。6541237SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-1.詢價(jià)單本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：如果是減免稅物資，按照相關(guān)規(guī)定只有最終使用單位與供應(yīng)商簽訂合同才能享有減免稅政策，因此，截至合同審批完成這一步，系統(tǒng)相關(guān)操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)計(jì)劃處理三種類型進(jìn)出口部計(jì)劃處理的三種類型IV招投標(biāo)2共享采購31詢價(jià)創(chuàng)建采購包說明1）輸入包的名稱。2）選擇招投標(biāo)方式：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)。公開招標(biāo)：供應(yīng)商未知，所有的供應(yīng)商都可參與邀請招標(biāo)：需要手工添加供應(yīng)商，只有選中的供應(yīng)商可以參加招標(biāo)我們以邀請招標(biāo)為例。3）選擇供應(yīng)商。4）檢查無誤后，點(diǎn)擊“保存”，再點(diǎn)擊“提交”。3124SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-2.招投標(biāo)SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-2.招投標(biāo)修改包說明1）點(diǎn)擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時(shí)包的類型是：招標(biāo)，狀態(tài)是“未提交”。3）點(diǎn)擊“修改包”，跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4）點(diǎn)擊“處理包”，跳轉(zhuǎn)至“創(chuàng)建招投標(biāo)”界面。3142處理包—?jiǎng)?chuàng)建招投標(biāo)說明1）點(diǎn)擊“修改包”。2）填寫委托方信息。3）點(diǎn)擊“委托書”，上傳委托書及其他文件。4）檢查后，點(diǎn)擊“保存”或“提交”。至此，進(jìn)入招標(biāo)流程。此時(shí)包的狀態(tài)為：審核完成。31243SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-2.招投標(biāo)根據(jù)招投標(biāo)結(jié)果創(chuàng)建執(zhí)行合同說明招標(biāo)流程全部完成后，包的狀態(tài)為審批完成，且招標(biāo)階段為發(fā)放中標(biāo)通知書，此時(shí)可以進(jìn)行后續(xù)處理。1）點(diǎn)擊“包概覽”，查找已處理的包。2）點(diǎn)擊“處理包”。跳轉(zhuǎn)至“創(chuàng)建招投標(biāo)”界面。3）點(diǎn)擊“根據(jù)招標(biāo)結(jié)果生成執(zhí)行合同”。4）顯示“創(chuàng)建執(zhí)行合同成功”。1243SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-2.招投標(biāo)執(zhí)行合同下達(dá)說明1）點(diǎn)擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點(diǎn)擊“編輯”。4）再點(diǎn)擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點(diǎn)擊“下達(dá)”來發(fā)布合同。6）此時(shí)合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護(hù)了審批人，自動(dòng)觸發(fā)審批流。若未維護(hù)，系統(tǒng)自動(dòng)審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時(shí)合同的采購方是集團(tuán)本部。SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-2.招投標(biāo)6541237本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：如果是減免稅物資，按照相關(guān)規(guī)定只有最終使用單位與供應(yīng)商簽訂合同才能享有減免稅政策，因此，截至合同審批完成這一步，系統(tǒng)相關(guān)操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)計(jì)劃處理三種類型進(jìn)出口部計(jì)劃處理的三種類型IV招投標(biāo)21詢價(jià)共享采購3SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-3.共享采購創(chuàng)建采購包說明1）輸入包的名稱。2）選擇共享采購。3）點(diǎn)擊“共享已有合同”，跳轉(zhuǎn)至“共享合同”界面。4）點(diǎn)擊“檢查”，無誤后“保存”、“提交”。3124創(chuàng)建采購包說明1）點(diǎn)擊“查詢”，查詢以前的合同。2）點(diǎn)擊“獲取共享資源”，即保存。3）點(diǎn)擊“取消共享”，即刪除。4）當(dāng)行項(xiàng)目有多條時(shí)，點(diǎn)擊“上一條”、“下一條”填寫。5）點(diǎn)擊“退出”，退出此界面。31254SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-3.共享采購修改包說明1）點(diǎn)擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時(shí)包的類型是：合同，狀態(tài)是“審批完成”。3）點(diǎn)擊“修改包”，跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4）點(diǎn)擊“處理包”，跳轉(zhuǎn)至“包處理”界面。3124SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-3.共享采購處理包說明1）點(diǎn)擊“創(chuàng)建執(zhí)行合同”。2）顯示合同創(chuàng)建成功。12SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-3.共享采購執(zhí)行合同下達(dá)說明1）點(diǎn)擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點(diǎn)擊“編輯”。4）再點(diǎn)擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點(diǎn)擊“下達(dá)”來發(fā)布合同。6）此時(shí)合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護(hù)了審批人，自動(dòng)觸發(fā)審批流。若未維護(hù)，系統(tǒng)自動(dòng)審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時(shí)合同的采購方是集團(tuán)本部。SAP系統(tǒng)操作說明：計(jì)劃處理-3.共享采購6541237本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：如果是減免稅物資，按照相關(guān)規(guī)定只有最終使用單位與供應(yīng)商簽訂合同才能享有減免稅政策，因此，截至合同審批完成這一步，系統(tǒng)相關(guān)操作完畢。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實(shí)際業(yè)務(wù)范例IV進(jìn)出口部計(jì)劃處理V計(jì)劃管理部計(jì)劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單本操作之前的場景西安分公司進(jìn)出口部根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單西安分公司進(jìn)出口部產(chǎn)生執(zhí)行合同由執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明西安分公司進(jìn)出口部由審批完成的執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單，再由各分公司的采購員進(jìn)行編輯下達(dá)。

此時(shí)產(chǎn)生的采購訂單的采購組織是各分公司。SAP系統(tǒng)操作說明：1.進(jìn)出口部根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單說明1）執(zhí)行合同審批完成后，再顯示這個(gè)執(zhí)行合同，狀態(tài)變成“已審批”2）點(diǎn)擊“創(chuàng)建訂單”，看到創(chuàng)建消息12SAP系統(tǒng)操作說明：2.分公司采購員進(jìn)行采購訂單的編輯下達(dá)登錄采購員賬號說明1）點(diǎn)擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“采購”2）打開需要處理的采購訂單，此時(shí)它的狀態(tài)是已保存12采購訂單的編輯下達(dá)說明1）點(diǎn)擊“編輯”2）點(diǎn)擊“檢查”，看看還有沒有錯(cuò)誤信息3）沒有錯(cuò)誤信息，點(diǎn)擊“訂單”來發(fā)布訂單4）看到采購訂單已經(jīng)訂購成功的消息5）發(fā)布后采購訂單狀態(tài)變成了“等待審批”6）執(zhí)行合同轉(zhuǎn)成的采購訂單，一般不需要審批，因此點(diǎn)擊刷新后，訂單會(huì)自動(dòng)審批SAP系統(tǒng)操作說明：2.分公司采購員進(jìn)行采購訂單的編輯下達(dá)54123SAP系統(tǒng)操作說明：2.分公司采購員進(jìn)行采購訂單的編輯下達(dá)訂單下達(dá)后狀態(tài)查看和憑證流程跟蹤說明1）采購訂單發(fā)布后，狀態(tài)變成了“已訂購”，表示已經(jīng)完成采購操作，訂單生效2）點(diǎn)擊跟蹤頁簽3）可以看到，已經(jīng)產(chǎn)生后端憑證，即訂單已經(jīng)傳輸至ERP系統(tǒng)4）此