技術(shù)資料檔案保管制度范本

第頁共頁技術(shù)資料檔案保管制度范本第一章總則第一條為了加強技術(shù)資料的管理，確保技術(shù)資料的安全和有效利用，制定本制度。第二條技術(shù)資料檔案是指與技術(shù)開發(fā)、研究和應(yīng)用相關(guān)的各類文檔、電子文檔、圖紙、圖片、視頻等記錄形式的資料。第三條本制度適用于我單位內(nèi)所有與技術(shù)相關(guān)的部門、科室和個人。第四條技術(shù)資料的保管原則：全面、科學、規(guī)范、安全。第二章技術(shù)資料檔案管理機構(gòu)第五條我單位設(shè)立專門的技術(shù)資料檔案管理機構(gòu)，負責技術(shù)資料的歸檔、保管、借閱和銷毀工作。第六條技術(shù)資料檔案管理機構(gòu)的職責為：（一）制定和完善技術(shù)資料檔案管理制度和規(guī)章制度；（二）負責技術(shù)資料的收集、整理、編目和歸檔；（三）保管技術(shù)資料，確保技術(shù)資料的安全和完整；（四）組織技術(shù)資料的借閱和利用；（五）定期對技術(shù)資料進行審查和清理，及時銷毀無用的技術(shù)資料；（六）組織檔案的備份和災(zāi)難恢復工作；（七）組織技術(shù)資料檔案的培訓和宣傳工作。第七條技術(shù)資料檔案管理機構(gòu)由專業(yè)人員組成，具有相應(yīng)的技能和知識。組織人員應(yīng)具備較高的責任心和保密意識。第三章技術(shù)資料的歸檔第八條技術(shù)資料應(yīng)按照一定的分類和編目體系進行歸檔。第九條技術(shù)資料的歸檔程序為：（一）收集相關(guān)的技術(shù)資料；（二）整理資料，將內(nèi)容相似或相關(guān)的資料歸類；（三）編目，為每份資料賦予唯一的編號，記錄資料的基本信息，包括標題、作者、所屬部門、關(guān)鍵詞等；（四）按照編目的順序?qū)①Y料歸入相應(yīng)的文件夾或盒子中；（五）制作檔案目錄，編制技術(shù)資料檔案目錄，便于查詢和管理。第十條技術(shù)資料的編目規(guī)范：（一）編號規(guī)則：按照一定的規(guī)則為每份資料賦予唯一的編號，遵循簡潔、規(guī)范、易于識別的原則；（二）標題規(guī)范：資料的標題應(yīng)簡明扼要，準確描述資料的內(nèi)容；（三）作者規(guī)范：記錄資料的作者，包括個人和機構(gòu)的名稱，準確反映作者的身份和歸屬；（四）部門規(guī)范：記錄資料所屬的部門或科室的名稱，準確反映資料的來源和歸屬；（五）關(guān)鍵詞規(guī)范：記錄資料的關(guān)鍵詞，便于檢索和歸類；（六）其他規(guī)范：根據(jù)需要，可以制定其他的編目規(guī)范，以確保資料的歸檔和利用的順利進行。第四章技術(shù)資料的保管第十一條技術(shù)資料的保管應(yīng)符合以下原則：（一）安全原則：確保技術(shù)資料不受損、不遺失、不被盜、不被篡改；（二）秩序原則：技術(shù)資料的存放應(yīng)有規(guī)劃，確保檔案室的環(huán)境整潔、干燥、通風、安靜；（三）備份原則：制作技術(shù)資料的備份，確保在遭受自然災(zāi)害或人為破壞時能夠及時恢復；（四）鑒定原則：嚴格審查技術(shù)資料的真實性和可靠性，防止虛假或失效的資料進入檔案；（五）密級原則：對重要和機密的技術(shù)資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行保密和限制訪問。第十二條技術(shù)資料的保管措施包括：（一）制定檔案管理規(guī)程，明確技術(shù)資料的使用權(quán)限和使用范圍；（二）建立技術(shù)資料檔案的登記冊，記錄技術(shù)資料的出入情況；（三）制定技術(shù)資料的存放位置和存放要求，確保資料的安全和完整；（四）采取防火、防水、防塵等措施，保護資料的安全；（五）定期檢查技術(shù)資料的狀況，及時處理老化、損壞、丟失等問題；（六）備份技術(shù)資料，建立數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復系統(tǒng)。第五章技術(shù)資料的借閱與利用第十三條技術(shù)資料的借閱和利用應(yīng)符合以下原則：（一）按照工作需要和相關(guān)規(guī)定進行借閱和利用；（二）保護技術(shù)資料的安全和完整，不得私自復制、篡改、泄露技術(shù)資料；（三）及時歸還借閱的技術(shù)資料，不得擅自延長借閱期限；（四）按照相關(guān)規(guī)定向他人提供技術(shù)資料，確保技術(shù)資料的正常使用和管理。第十四條技術(shù)資料的借閱程序為：（一）申請借閱：填寫借閱申請表，申請借閱需要的技術(shù)資料；（二）審批借閱：上級進行審核和批準，確保借閱的技術(shù)資料符合工作需要；（三）借閱登記：將借閱的技術(shù)資料記錄到檔案目錄中，并填寫借閱登記表；（四）借閱歸還：按照規(guī)定的借閱期限及時歸還借閱的技術(shù)資料，如有延期需申請并得到批準；（五）技術(shù)資料利用：借閱的技術(shù)資料必須用于合法和正當?shù)哪康模坏贸錾暾埖姆秶蜋?quán)限；（六）技術(shù)資料銷毀：不再需要的技術(shù)資料應(yīng)及時銷毀，并記錄銷毀的時間和方式。第六章技術(shù)資料的清理與銷毀第十五條技術(shù)資料應(yīng)定期進行審查和清理，將不再需要的技術(shù)資料及時銷毀。第十六條技術(shù)資料的銷毀程序為：（一）制定技術(shù)資料銷毀計劃；（二）將需要銷毀的技術(shù)資料進行鑒定和分類；（三）按照規(guī)定的銷毀方式將技術(shù)資料進行銷毀；（四）記錄銷毀的時間和方式。第十七條技術(shù)資料的銷毀方式應(yīng)科學、合理，采用安全可靠的方法，保護技術(shù)資料的機密性和完整性。第十八條重要和機密的技術(shù)資料應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定進行銷毀，確保不被泄露。第七章技術(shù)資料的培訓與宣傳第十九條技術(shù)資料檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期組織技術(shù)資料檔案的培訓與宣傳工作，提高員工的技術(shù)資料管理水平和意識。第二十條技術(shù)資料檔案管理培訓的內(nèi)容包括技術(shù)資料檔案管理制度、分類和編目規(guī)范、保管措施、借閱與利用等方面的知識和技能。第二十一條技術(shù)資料檔案管理宣傳工作應(yīng)注重技術(shù)資料管理的重要性和合規(guī)性，通過宣傳教育的方式提高員工對技術(shù)資料檔案的認識和重視程度。第八章附則第二十二條本制度自發(fā)布之日起施