如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議2024/3/11如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議內(nèi)容提要會(huì)議現(xiàn)狀分析;成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作;影響會(huì)議的個(gè)人因素;會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議第一單元會(huì)議現(xiàn)狀分析

會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)；無(wú)效率會(huì)議的驚人開(kāi)銷。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議一、會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)

·

開(kāi)會(huì)次數(shù)與時(shí)間增加；·跨部門(mén)之協(xié)調(diào)會(huì)議增加；·所有相關(guān)階層的專業(yè)人士參與。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議二、無(wú)效率會(huì)議的驚人開(kāi)銷

一個(gè)好的會(huì)議設(shè)計(jì)與開(kāi)會(huì)技巧，事實(shí)上，可以節(jié)省一半的開(kāi)會(huì)時(shí)間，決策過(guò)程也會(huì)變得較有效率。也就是說(shuō)，花在無(wú)效率會(huì)議上的每一分鐘，其實(shí)可以節(jié)省下來(lái)，多做一些真正攸關(guān)企業(yè)生產(chǎn)的事。而重新檢討改進(jìn)不當(dāng)?shù)臅?huì)議進(jìn)行方式，所節(jié)省下來(lái)的巨額開(kāi)銷，也可以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議第二單元

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之一

如何理清開(kāi)會(huì)的目的與訴求；會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格；如何遴選與會(huì)者；會(huì)議規(guī)模；會(huì)議地點(diǎn)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議如何理清開(kāi)會(huì)的目的與訴求

開(kāi)會(huì)的目的與訴求，應(yīng)盡可能以一句話清楚地陳述出來(lái)。清楚的程度至少要包括：為何開(kāi)會(huì)、誰(shuí)來(lái)開(kāi)、及工作何時(shí)該完畢。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格咨商式會(huì)議；決議提報(bào)式會(huì)議；責(zé)任完全交付式會(huì)議如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議開(kāi)會(huì)形式與過(guò)程形式進(jìn)行方式會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者決策者咨商要建議，其余免談主管主管決議提交式?jīng)Q議提報(bào)主管復(fù)核與會(huì)者主管責(zé)任完全交付式員工自決，主管附議與會(huì)者與會(huì)者如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議決定與會(huì)者資格時(shí)所應(yīng)考慮的要項(xiàng)：

·跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人

·可提供無(wú)法從他處取得的資訊

·發(fā)言具有代表性，能為其團(tuán)體負(fù)責(zé)如何遴選與會(huì)者如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

會(huì)議規(guī)模

會(huì)議規(guī)模直接影響到互動(dòng)的狀況。對(duì)于減少階層間的隔閡，強(qiáng)調(diào)上級(jí)與部屬溝通暢通的公司，控制會(huì)議規(guī)模（即與會(huì)人數(shù)）更顯得格外重要。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮的因素：★找一個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的地方；★會(huì)前應(yīng)確定電話已被移出會(huì)議室；★注意使與會(huì)者有足夠舒適以集中精力開(kāi)會(huì)，但不要讓他們舒服得想瞌睡；★關(guān)注音響效果。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之二

會(huì)議時(shí)間座位安排傳達(dá)開(kāi)會(huì)通知議程設(shè)計(jì)會(huì)議記錄會(huì)議規(guī)范的制定如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

會(huì)議時(shí)間

根據(jù)行為學(xué)家的研究，同樣目的的會(huì)議在不同時(shí)段召開(kāi)，會(huì)有不同的結(jié)果，所以“因時(shí)制宜”來(lái)開(kāi)會(huì)有其必要性。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議座位安排

與會(huì)者座位安排對(duì)會(huì)議的成功有很大的影響。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)議創(chuàng)造一個(gè)良好的機(jī)會(huì)來(lái)達(dá)到目的。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間

面對(duì)面就座▲如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議主席坐在長(zhǎng)桌的項(xiàng)端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處

顯示等級(jí)▲如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議主席可坐在任何一個(gè)座位

自由討論▲如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議意見(jiàn)未定者可清楚地看到和聽(tīng)到與會(huì)者全部觀點(diǎn)動(dòng)議的支持者坐在其他支持者的斜對(duì)面，可以直接看到其他支持者動(dòng)議的反對(duì)者、被支持者的座位隔開(kāi)支持者在此位置有利于把情況傳給意見(jiàn)未定的出席者主席與大部分與會(huì)者尤其是意見(jiàn)未定者保持目光接觸反對(duì)者坐在主席旁邊以“平衡”會(huì)議桌意見(jiàn)未定者看著主席尋求引導(dǎo)反對(duì)者坐在主席對(duì)面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對(duì)者分散對(duì)抗▲如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

傳達(dá)開(kāi)會(huì)通知

開(kāi)會(huì)通知應(yīng)包括請(qǐng)他與會(huì)的理由、該準(zhǔn)備哪些資料及會(huì)議召集人所期望的會(huì)議目標(biāo)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

議程設(shè)計(jì)

好的議程設(shè)計(jì)有助于討論上軌道，避免討論離題，有系統(tǒng)地幫助與會(huì)者一步步達(dá)到目標(biāo)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

會(huì)議記錄

與會(huì)者的重要發(fā)言及決議都應(yīng)正確地記錄下來(lái)，并在會(huì)后發(fā)給與會(huì)者。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

會(huì)議規(guī)范的制定

會(huì)議規(guī)范指的是大家達(dá)到共識(shí)的會(huì)議守則，每次開(kāi)會(huì)就照此守則來(lái)進(jìn)行。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

第三單元

影響會(huì)議的個(gè)人因素常見(jiàn)的人格標(biāo)簽與刻板印象個(gè)性與影響力性別與影響力如何在會(huì)議發(fā)揮影響力如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

一、常見(jiàn)的人格標(biāo)簽

與刻板印象外貌與偏見(jiàn)；

年齡的刻板印象；

工作種類的刻板印象。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

二、個(gè)性與影響力內(nèi)向與外向性格；權(quán)威型人格；心機(jī)型人格。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

三、性別與影響力

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議四、如何在會(huì)議中

發(fā)揮影響力發(fā)言、常發(fā)言、控制發(fā)言長(zhǎng)度;發(fā)言流利有權(quán)威感;發(fā)言有系統(tǒng)。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議五、評(píng)估與會(huì)技巧如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議第四單元會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議一、主席的八大職責(zé)

?營(yíng)造和諧氣氛；?確保議程進(jìn)行；?總結(jié)討論內(nèi)容；?引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言；?幫助與會(huì)者理清不假思索想法；?

尊重少數(shù)人的意見(jiàn)，避免會(huì)中意見(jiàn)一面倒的情況；?減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯與討論；?保持中立態(tài)度。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

二、主席的開(kāi)場(chǎng)白約有1/3的與會(huì)者抱著“純與會(huì)”的心態(tài)出席而并不想在會(huì)中發(fā)揮影響力；約有1/3的與會(huì)者不知開(kāi)會(huì)的目的及主題；約有1/3攸關(guān)決議質(zhì)量的與會(huì)者會(huì)缺席；約有1/3的與會(huì)者覺(jué)得很難在會(huì)中發(fā)揮影響力。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議三、關(guān)鍵性的三種領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度主席只是輔助決議達(dá)成，而非決定決議應(yīng)如何達(dá)成；多讓員工參與決策過(guò)程，有助于提高向心力；應(yīng)鼓勵(lì)而不是禁止異議。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

四、發(fā)言時(shí)間的分配

了解與會(huì)者互動(dòng)情況最簡(jiǎn)單的方法，就是觀察成員所能分配到的發(fā)言時(shí)間。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議理想中良好的6人

發(fā)言時(shí)間分配表

主席…25%

會(huì)議記錄員…………15%

成員甲………………15%

成員乙………………15%

成員丙………………15%

成員丁………………15%如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

五、如何掌握議事進(jìn)度

有聲互動(dòng)法；無(wú)聲互動(dòng)法。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

六、如何化解意見(jiàn)沖突

面對(duì)意見(jiàn)沖突時(shí)所應(yīng)持的態(tài)度：意見(jiàn)沖突是自然且正常的；避免對(duì)立；闡明開(kāi)會(huì)期望；就事論事，莫就人論事；轉(zhuǎn)移話題或暫時(shí)休息；會(huì)前即預(yù)先排除沖突。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議七、提高議事質(zhì)量的重要方法指定一人“扮黑臉”如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議“扮黑臉”的秘訣

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

八、會(huì)議中如何達(dá)成決議四種傳統(tǒng)的決策方式；標(biāo)準(zhǔn)議則；如何達(dá)成無(wú)異議的結(jié)論。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議四種傳統(tǒng)的決策方式★權(quán)威式?jīng)Q議；★“少數(shù)服從多數(shù)式”；★“強(qiáng)勢(shì)少數(shù)”式；★“無(wú)異議一致通過(guò)”式。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)議則

現(xiàn)在最常被使用的開(kāi)會(huì)方法，1910年由德威（Dewey）博士所擬定的，我們現(xiàn)在稱之為“標(biāo)準(zhǔn)議則”。這個(gè)方法從與會(huì)者的心理層面出發(fā)，以符合科學(xué)邏輯的方式進(jìn)行會(huì)議，通過(guò)五個(gè)步驟達(dá)成決議，是現(xiàn)在最常被企業(yè)使用的開(kāi)會(huì)方法。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟

1、理清及解釋問(wèn)題。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟

2、分析問(wèn)題。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟3、擬定評(píng)估各種相應(yīng)對(duì)策的標(biāo)準(zhǔn)。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟4、商議相應(yīng)對(duì)策。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

標(biāo)準(zhǔn)議則五個(gè)步驟

5、遴選最可行的對(duì)策。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

如何達(dá)成無(wú)異議的結(jié)論

達(dá)成無(wú)異議結(jié)論可說(shuō)是開(kāi)會(huì)的終極目標(biāo)。一方面能展現(xiàn)企業(yè)的向心力，一方面能達(dá)成高質(zhì)量的決議。然而，無(wú)論會(huì)議是否能達(dá)成無(wú)異議的結(jié)論，都不宜把無(wú)異議當(dāng)成開(kāi)會(huì)的惟一目標(biāo)。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

九、如何與何時(shí)結(jié)束會(huì)議

預(yù)留足夠時(shí)間做結(jié)束語(yǔ)；

確定工作妥當(dāng)分配；準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議十、議事效率的評(píng)估方法

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議

十一、后續(xù)工作

會(huì)議結(jié)束后，主席的職責(zé)并未終止，進(jìn)一步的責(zé)任包括：l

批準(zhǔn)備忘錄；l

確保會(huì)議記錄員追蹤并監(jiān)督經(jīng)會(huì)議同意要采取的行動(dòng)；l

接受會(huì)議記錄者遞交的有關(guān)執(zhí)行會(huì)議決定的進(jìn)度報(bào)告，l

鼓勵(lì)與會(huì)者預(yù)先提交下次會(huì)議上他們希望討論的事項(xiàng)；l決定下次會(huì)議的議程，包括上次會(huì)議討論中遺漏或未全面涉及的事項(xiàng)；l

會(huì)中工作分派。如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議