人事檔案的管理制度及人事檔案管理的辦法

人事檔案管理制度第一章

總則第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。

第二條：人事檔案工作是公司組織人事工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行公司戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的；是全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。

第三條：本制度適用于公司及其各個(gè)部門。

第二章

管理職責(zé)第四條：人力資源部

（一）負(fù)責(zé)制定、修改和完善公司人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；

（二）負(fù)責(zé)本制度在各部門實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；

（三）負(fù)責(zé)公司全體員工的人事檔案管理工作；

（四）負(fù)責(zé)對(duì)員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)；

（五）人力資源部人事檔案管理的職責(zé)具體如下：

1）收集、鑒別和整理檔案材料；

2）辦理檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

3）登記職務(wù)及工資變動(dòng)情況；

4）為有關(guān)部門提供檔案信息情況及有關(guān)材料；

5）做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；6）辦理人事檔案有關(guān)的其他事宜。

第五條：人事檔案管理人員工作要求和職責(zé)

（一）熱愛(ài)本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力；

（二）嚴(yán)格執(zhí)行保密守則，不向無(wú)關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容；

（三）貫徹執(zhí)行主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好本單位員工人事檔案，接受上級(jí)的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)；

（四）負(fù)責(zé)本單位人事檔案信息的維護(hù)與管理，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作；

（五）調(diào)查研究員工人事檔案工作情況，制定各項(xiàng)規(guī)章制度及工作流程；

第三章

人事檔案內(nèi)容第六條：?jiǎn)T工人事檔案正本的內(nèi)容和分類：

類別內(nèi)容具體內(nèi)容保存期限1履歷材料個(gè)人簡(jiǎn)歷表，各類人員登記表長(zhǎng)期2自傳、報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料；領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人有關(guān)事項(xiàng)發(fā)生變化，主要家庭成員增減，配偶、子女出國(guó)（境）留學(xué)或加入外國(guó)國(guó)籍、持有外國(guó)永久居住證，子女涉外婚姻等情況的材料長(zhǎng)期3鑒定、考核、考察材料鑒定（含自我鑒定），調(diào)動(dòng)、任免的考核材料等；長(zhǎng)期4評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料指國(guó)家教委認(rèn)可的學(xué)歷、學(xué)位及學(xué)習(xí)成績(jī)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定的考核、審批材料，畢業(yè)生登記表，選拔留學(xué)生審查登記表，創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄；培訓(xùn)內(nèi)容、考試成績(jī)以及“培訓(xùn)證書”復(fù)印件等材料；長(zhǎng)期5政審材料指入黨入團(tuán)、應(yīng)征入伍等各類政審材料及更改民族、年齡、國(guó)籍、參加工作時(shí)間的組織審查意見(jiàn)，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料；長(zhǎng)期6參加及退出中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料入黨入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正報(bào)告，取消預(yù)備黨員及黨員資格的材料，退團(tuán)材料，中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表，加入民主黨派的有關(guān)材料；長(zhǎng)期7獎(jiǎng)勵(lì)材料包括科技、業(yè)務(wù)及政治、OTTT等方面的獎(jiǎng)勵(lì)材料；長(zhǎng)期8處分材料處分決定、查證核實(shí)報(bào)告、上級(jí)批復(fù)及個(gè)人提供的有關(guān)材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等材料；長(zhǎng)期9任免、調(diào)動(dòng)、授權(quán)、薪資等錄用、任免、聘用（含勞動(dòng)合同書）、工資、待遇、出國(guó)審批材料、退（離）休、退職、各種代表會(huì)代表登記表等材料；長(zhǎng)期10其他可供組織參考的材料體檢表、評(píng)殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關(guān)材料，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及相關(guān)材料長(zhǎng)期第四章

檔案的整理第八條：整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，

目錄清楚，

裝訂整齊，

達(dá)到每卷檔案完整、

真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。

第九條：每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫頁(yè)碼。

第十條：檔案材料排序的方法：

（一）按檔案材料形成時(shí)間排序的有第一、二、三、四、七、九、十類：

（二）按檔案材料內(nèi)容主次關(guān)系排序的有第五、六、八類。其中第五類及第八類應(yīng)將同一件事的結(jié)論性材料排在前；第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)其他材料之前，入黨志愿書應(yīng)排在入黨其他材料之前，先排入團(tuán)后排入黨材料。

第十一條：檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫，具體要求如下：

（一）題目與材料相符，過(guò)長(zhǎng)的可簡(jiǎn)化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無(wú)題目的可自行擬題目；

（二）材料形成時(shí)間一般采用材料形成的最后落款時(shí)間；

（三）檔案材料頁(yè)碼按圖書編頁(yè)法進(jìn)行編頁(yè)，每面為一頁(yè)，已印有頁(yè)碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。

第十二條：檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

第五章

人事檔案的收集、保管和銷毀第十三條：?jiǎn)T工所在單位的組織、人力資源部對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

第十四條：立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

第十五條：按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須認(rèn)真履行登記手續(xù)并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可銷毀。

第十六條：檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用國(guó)家有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條：嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的，要依法處理。

第十八條：檔案管理單位應(yīng)建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作的八項(xiàng)制度及各項(xiàng)工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。

第十九條：人力資源部的檔案管理人員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。

1、新員工報(bào)到時(shí)；

新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)（同員工的工號(hào)相同）、員工姓名、性別。辦理完試崗派遣手續(xù)后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：

⑴、《職位申請(qǐng)書》（必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見(jiàn)簽署、貼上一張一寸的彩色照片）；

⑵、身份證（雙面都印在同一頁(yè)上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件。

2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí)；

辦理完入職手續(xù)后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔：

⑴、簽署好的《擔(dān)保書》；

⑵、《試崗?fù)ㄖ獑巍罚ū仨氂衅渲苯由霞?jí)對(duì)其在試崗期間表現(xiàn)的評(píng)價(jià)）；

⑶、《錄用通知單》、《實(shí)習(xí)協(xié)議》。3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)；

員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：

⑴、員工保管的《實(shí)習(xí)協(xié)議》和《錄用通知單》；

⑵、該員工的《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》、《轉(zhuǎn)正通知單》；

⑶、《勞動(dòng)合同》；

⑷、《競(jìng)業(yè)禁止合同書》。

4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí)；

各級(jí)人力資源部門，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有：

⑴、《人事異動(dòng)審批表》；

⑵、《員工調(diào)動(dòng)工作移交表》；

⑶、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》；

⑷、《調(diào)令》。

5、員工辦理離職手續(xù)時(shí)；

人事處在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有：

⑴、該員工的書面離職申請(qǐng)書；

⑵、該員工交回的自己保存的《勞動(dòng)合同》、《競(jìng)業(yè)禁止合同書》、《轉(zhuǎn)正通知單》；

⑶、《離職審批表》；

⑷、《員工離職工作移交表》；

⑸、《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》、《待辦工作（事宜）移交明細(xì)表》。

6、公司對(duì)員工進(jìn)行表彰或處罰時(shí)，需要?dú)w檔的資料必須第一時(shí)間（三天以內(nèi)）歸檔。

第二十條：每年一季度按公司檔案管理辦法對(duì)上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。

第二十一條：在整理過(guò)程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

第六章

檔案的提供和利用第二十二條：因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）查閱本單位人員檔案應(yīng)填寫審批表，按規(guī)定程序逐級(jí)審批，方便查閱。

（二）如需要本公司領(lǐng)導(dǎo)干部檔案，應(yīng)攜帶工作證、單位介紹信或內(nèi)部審批表，經(jīng)人力資源部領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。

（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)人力資源總監(jiān)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

（四）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

（五）查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。

（六）因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示檔案所在單位（部門）主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可復(fù)制辦理。

第七章

檔案的轉(zhuǎn)遞第二十三條：?jiǎn)T工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無(wú)特殊情況，所在單位應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將檔案交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動(dòng)（組織、人事）部門。所在單位領(lǐng)導(dǎo)如有職務(wù)調(diào)整，無(wú)特殊情況，接到任免通知后，10天內(nèi)必須辦理檔案轉(zhuǎn)遞。

第二十四條：轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

（二）對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并密封包裝。

（三）對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案材料，應(yīng)齊全，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

（四）接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn)，以防檔案丟失。

第八章

其他規(guī)定

第二十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。

第二十六條：人事檔案管理由人力資源部負(fù)責(zé)，檔案管理崗位人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，接受過(guò)正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度（原則上安排中共黨員從事此項(xiàng)專項(xiàng)工作）。

第二十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。

第二十八條：本制度最終解釋權(quán)歸公司人力資源部人事檔案管理辦法1.目的為了提高員工人事檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。2.依據(jù)員工人事檔案是組織、人事等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的有關(guān)材料。是歷史地、全面地考察和了解員工的主要依據(jù)。做好員工人事檔案的達(dá)標(biāo)工作；必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案保密、保管的法規(guī)和制度，確保人事檔案的安全與完整。3.機(jī)構(gòu)和職責(zé)3.1員工人事檔案管理工作在人力資源部經(jīng)理指導(dǎo)下，由人事專員負(fù)責(zé)日常管理，同時(shí)接受上級(jí)組織、總經(jīng)辦的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。3.2職工解除勞動(dòng)合同、辭職、自動(dòng)離職、出國(guó)不歸或除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時(shí)代為管理。3.3人事專員工作要求和職責(zé)3.3.1堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，貫徹黨的路線、方針、政策，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，努力提高政治思想水平。3.3.2熱愛(ài)本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。3.3.3嚴(yán)格執(zhí)行保密守則，不向無(wú)關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容。3.3.4貫徹執(zhí)行國(guó)家及上級(jí)主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好本單位員工人事檔案，接受上級(jí)的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.3.5負(fù)責(zé)本公司人事檔案信息的維護(hù)與管理，負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和提供查（借）閱等工作；3.3.6調(diào)查研究員工人事檔案工作情況，制定各項(xiàng)規(guī)章制度及工作流程。3.3.7檔案管理部門應(yīng)建立健全查（借）閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作的八項(xiàng)制度及各項(xiàng)工作程序，確保員工人事檔案的安全保管，防止各類事故的發(fā)生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。3.3.8辦理其他相關(guān)事宜。4.人事檔案的管理內(nèi)容4.1員工人事檔案的內(nèi)容和分類：4.1.1履歷材料：個(gè)人簡(jiǎn)歷表及自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料；4.1.2鑒定、考核、考察材料：鑒定（含自我鑒定），調(diào)動(dòng)、任免的考核材料；4.1.3學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料：指國(guó)家教委認(rèn)可的學(xué)歷、學(xué)位及學(xué)習(xí)成績(jī)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定的考核、審批材料，報(bào)考院校志愿表，畢業(yè)生登記表，選拔留學(xué)生審查登記表，創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文目標(biāo)；培訓(xùn)結(jié)業(yè)內(nèi)容、考試成績(jī)以及“培訓(xùn)證書”復(fù)印件等材料；4.1.4獎(jiǎng)勵(lì)材料：包括科技、業(yè)務(wù)及政治等方面的獎(jiǎng)勵(lì)材料；4.1.5處分材料：處分決定、查證核實(shí)報(bào)告、上級(jí)批復(fù)及個(gè)人提供的有關(guān)材料，法院刑事審判工作中形成的判決書等材料；4.1.6錄用、任免、聘用（含勞動(dòng)合同書）、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退（離）休、退職、各種代表會(huì)代表登記表等材料；4.1.7其他可供組織參考的材料：體檢表、評(píng)殘材料、法院審判的離婚判決書，員工逝世后的有關(guān)材料，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及相關(guān)材料。5.檔案的整理5.1整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達(dá)到每卷檔案完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。5.2每卷檔案材料應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排序，并在每份材料的右上角上編寫類別號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫頁(yè)碼。5.3檔案材料目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫，具體要求如下：5.3.1題目與材料相符，太長(zhǎng)的可簡(jiǎn)化，但要反映材料的主要內(nèi)容，無(wú)題目的可自行擬題目；5.3.2材料形成時(shí)間一般采用材料形成的最后落款時(shí)間；5.3.3檔案材料頁(yè)碼按圖書編頁(yè)法進(jìn)行編頁(yè)，凡有文字頁(yè)面均為一頁(yè)，已印有頁(yè)碼的材料應(yīng)如數(shù)填寫。6.檔案的收集、保管和銷毀6.1員工所在單位的組織、人事部門對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料等要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。6.2立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、文字清楚、手續(xù)齊備方可歸檔。6.3按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須認(rèn)真履行登記手續(xù)并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可粉碎銷毀。6.4檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。6.5嚴(yán)禁任何人