SharePoint實(shí)現(xiàn)文檔資料綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)方案

文檔資料綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)方案V1.011/11文檔資料綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)方案1.平臺(tái)簡介 文檔資料綜合管理平臺(tái)包含3個(gè)功能模塊，分別為文檔管理模塊、溝通平臺(tái)模塊與用戶管理模塊。系統(tǒng)主界面如下圖1.1所示：圖1.1文檔資料綜合管理平臺(tái)主界面2.模塊功能介紹2.1用戶管理模塊 用戶管理模塊主要包含對(duì)用戶的添加、刪除、修改、組織變更等。本平臺(tái)中組織結(jié)構(gòu)分為：一般用工、綜合用戶、領(lǐng)導(dǎo)用戶，如下圖2.1所示：圖2.1平臺(tái)組織結(jié)構(gòu) 其中一般員工只具有查閱文件、查閱文件版本、下載各版本文件、outlook客戶端實(shí)時(shí)更新文件的權(quán)限； 綜合用戶除具有一般員工權(quán)限外，還具有上傳文件、編輯文件屬性、編輯文件、管理文件版本、簽入簽出文件、刪除文件的權(quán)限； 領(lǐng)導(dǎo)用戶具有查閱文件、查閱文件版本、下載各版本文件、outlook客戶端實(shí)時(shí)更新文件的權(quán)限。2.2文檔管理模塊 文檔管理模塊主要實(shí)現(xiàn)文件資料的分類存儲(chǔ)、共享、文件版本控制、outlook客戶端自動(dòng)更新文件、outlook客戶端查找文件等功能。2.2.1單文件/多文件上載 該平臺(tái)提供兩種文件上載的方式，分別是單個(gè)文件的上載和多個(gè)文件的上載，并均具有簽入與保持簽出功能，如下圖2.2、2.3所示：圖2.2單文件上載圖2.3多文件上載 多個(gè)文件上載完成后，綜合用戶可以對(duì)是否共享該文件進(jìn)行管理，當(dāng)需要與其他員工共享是，只需將其簽入即可。多文件上載時(shí)，未簽入文件，其他用戶無法查看，對(duì)于已在文件庫中文件，將文件簽出，能保證其他綜合用戶無法對(duì)其進(jìn)行編輯，從而保證文件版本的統(tǒng)一。2.2.3文件資料分類存儲(chǔ) 該平臺(tái)提供大類文件分庫存儲(chǔ)、細(xì)類存儲(chǔ)在某大類中分文件夾存儲(chǔ)，便于管理。如下圖2.4所示：大類分庫存儲(chǔ)大類分庫存儲(chǔ)細(xì)類分文件夾或直接存儲(chǔ)圖2.4文件分類存儲(chǔ)模式2.2.4文件版本控制 平臺(tái)具有對(duì)每一個(gè)文件的每個(gè)版本進(jìn)行單獨(dú)管理的功能，當(dāng)一個(gè)文件升級(jí)版后，低版本的文件依然存放于系統(tǒng)中，便于用戶比較使用，如下圖2.5、2.6所示：圖2.5查看文件版本歷史記錄圖2.6文件版本管理2.2.5Outlook客戶端文件自動(dòng)更新 該平臺(tái)提供在outlook客戶端中查看下載文件的功能，并可以主動(dòng)選擇查看哪些文件。當(dāng)文件庫中的文件有更新時(shí)，平臺(tái)將自動(dòng)更新到outlook客戶端中。具體功能如下圖2.7所示：圖2.7outlook客戶端自動(dòng)更新文件庫文件 文件自動(dòng)更新進(jìn)入outlook客戶端后，用戶將可以方便地下載搜索文件，如下圖2.8所示：圖2.8Outlook客戶端搜索查看文件 注：該平臺(tái)還提供了基于文件內(nèi)容審批的功能，簡單來說就是當(dāng)一個(gè)具有上載權(quán)限的用戶把文件上載至平臺(tái)后，需要經(jīng)過具有文件內(nèi)容審批權(quán)限的用戶批準(zhǔn)后才能與其他員工共享。內(nèi)容審批較為復(fù)雜，暫不詳細(xì)介紹，如需要可以做專題匯報(bào)。2.3溝通平臺(tái)模塊 該平臺(tái)提供了便于員工交流的溝通平臺(tái)，具有一定權(quán)限的用戶可以新建討論主題、答復(fù)討論主題、查看其他員工回復(fù)內(nèi)容、在outlook客戶端中查看討論主題并直接“投遞答復(fù)”到該平臺(tái)中。

2.3.1新建討論主題 當(dāng)具有權(quán)限員工需要發(fā)起一個(gè)討論時(shí)，即可以新建一個(gè)主題，用戶可以插入表格、插入圖片、調(diào)整文字的各種格式等，如下圖2.9所示：圖2.9新建討論主題

2.3.2在平臺(tái)上答復(fù)討論主題 具有討論權(quán)限的用戶可以在文件資料綜合管理平臺(tái)中答復(fù)該討論，發(fā)表自己的見解，對(duì)討論進(jìn)行評(píng)價(jià)等，如下圖2.10所示：圖2.10平臺(tái)上答復(fù)討論主題

2.3.3Outlook客戶端查看并答復(fù)討論主題 用戶也可以將討論平臺(tái)連接到Outlook客戶端，這樣可以直接在Outlook中查看討論主題與相關(guān)答復(fù)，如下圖2.11所示：圖2.11Outlook客戶端查看討論主題

當(dāng)用戶想要答復(fù)該討論主題時(shí)也