學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則

第頁共頁學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條為了規(guī)范學(xué)院檔案管理工作，提高檔案管理水平，保護(hù)和利用學(xué)院檔案資源，制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于學(xué)院檔案管理工作，包括學(xué)院各類檔案的收集、整理、保管、利用等一系列工作。第三條學(xué)院檔案管理工作應(yīng)遵循法律法規(guī)的要求，堅(jiān)持科學(xué)、規(guī)范、安全、高效的原則。第二章檔案收集與整理第四條學(xué)院檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)學(xué)院檔案的收集與整理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第五條學(xué)院檔案收集范圍應(yīng)涵蓋學(xué)院各個(gè)部門和單位的檔案，包括學(xué)院行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案等。收集工作要定期進(jìn)行，確保檔案的及時(shí)更新和補(bǔ)充。第六條學(xué)院檔案應(yīng)按照文件形式和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的分類檔案目錄。第七條檔案整理工作應(yīng)注重保密措施，涉及涉密檔案的應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保檔案的機(jī)密性。第三章檔案保管與利用第八條學(xué)院檔案應(yīng)統(tǒng)一保管在專門的檔案室或者檔案庫中，保管環(huán)境應(yīng)滿足檔案的安全、防火、防水、防蟲等要求。檔案保管區(qū)域應(yīng)劃分為公開區(qū)、限制區(qū)和機(jī)密區(qū)，嚴(yán)格控制檔案的訪問權(quán)限。第九條學(xué)院檔案保管要建立完善的檔案管理制度，明確檔案的存放、借閱、歸還等流程。第十條學(xué)院檔案可以以紙質(zhì)形式或電子形式保存，但在電子保存時(shí)應(yīng)注意數(shù)據(jù)的安全和備份。第十一條學(xué)院檔案的利用應(yīng)遵循學(xué)院相關(guān)規(guī)定，在保證檔案安全性的前提下提供給需要使用的部門或者個(gè)人。檔案利用包括檔案查閱、檔案復(fù)制、檔案借閱等。第四章檔案銷毀與留存第十二條學(xué)院檔案應(yīng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期的銷毀和留存。對(duì)于已經(jīng)完成使命和無繼續(xù)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。對(duì)于有價(jià)值的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行留存。第十三條檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，銷毀操作要做好記錄，銷毀的檔案應(yīng)做好注銷處理。第十四條檔案留存應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值確定留存期限，留存檔案要進(jìn)行定期檢查和整理。第五章檔案管理制度第十五條學(xué)院應(yīng)建立完善的檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)和權(quán)限。第十六條學(xué)院檔案管理制度應(yīng)包括檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等內(nèi)容，確保檔案管理工作的規(guī)范化和有序進(jìn)行。第六章相關(guān)責(zé)任和監(jiān)督第十七條學(xué)院檔案管理員應(yīng)具備相關(guān)檔案管理的知識(shí)和技能，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和落實(shí)檔案管理工作。第十八條學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，為檔案管理提供必要的保障和支持。第十九條監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)院檔案管理工作進(jìn)行檢查，對(duì)于違反檔案管理規(guī)定的行為，及時(shí)進(jìn)行處理和糾正。第七章附則第二十條本細(xì)則