公文寫(xiě)作與處理(新)

公文寫(xiě)作與處理第一章公文

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)心目中的秘書(shū)是什么人?１是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。２是“筆桿子”。３是辦事員。４是企業(yè)的公關(guān)接待員。５是領(lǐng)導(dǎo)的勤務(wù)員６是信息員、文書(shū)檔案處理人員７是“酒?！被颉盎ㄆ俊保甘瞧髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者９既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，又是得力的辦事員、服務(wù)員秘書(shū)人員心目中的理想角色１領(lǐng)導(dǎo)的親信２領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)員或職員３打字員或聯(lián)絡(luò)員４領(lǐng)導(dǎo)決策的智囊、事務(wù)工作的得力助手５文書(shū)檔案工作者６公關(guān)人員領(lǐng)導(dǎo)心目中的秘書(shū)職責(zé)１撰寫(xiě)各種文字材料２處理商務(wù)文件３搜集信息，備領(lǐng)導(dǎo)咨詢(xún)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的經(jīng)營(yíng)決策４管理檔案、資料５組織會(huì)議、做好會(huì)務(wù)工作６為領(lǐng)導(dǎo)安排約見(jiàn)７做好接待工作、組織禮儀活動(dòng)。８為領(lǐng)導(dǎo)編制工作日程表，安排商務(wù)旅行９管好辦公室財(cái)產(chǎn)１０一般性外事接待工作１１開(kāi)展公關(guān)宣傳１２協(xié)調(diào)組織與組織之間，組織內(nèi)上下級(jí)之間、部門(mén)之間的關(guān)系１３做好后勤工作１４幫助領(lǐng)導(dǎo)辦理一些私人事務(wù)，照顧領(lǐng)導(dǎo)的生活１５自動(dòng)化辦公１６搞好辦公室美化與衛(wèi)生工作１７必要時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指定的某人做好某項(xiàng)工作１８充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的保衛(wèi)人員，為領(lǐng)導(dǎo)駕車(chē)１９為領(lǐng)導(dǎo)辦理一般性金融、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)２０領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，能代替領(lǐng)導(dǎo)做好生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作。工作職能第一節(jié)公文概述

一、什么是公文公文，即公務(wù)文書(shū)，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在行使職權(quán)和實(shí)施管理的過(guò)程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務(wù)的重要工具。第二節(jié)

公文的特點(diǎn)與作用公文有法定的作者，公文有法定的權(quán)威，公文有特定的效用，公文有規(guī)范的體式，公文有規(guī)定的處理程序，公文的作用

領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用傳遞信息作用。公務(wù)聯(lián)系作用。憑據(jù)記載作用。第三節(jié)

公文的分類(lèi)與名稱(chēng)

一、公文的分類(lèi)

（一）從公文的來(lái)源劃分1對(duì)外文件。2收來(lái)文件。3內(nèi)部文件。（二）從公文的行文關(guān)系上來(lái)劃分1上行文。是指下級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)向它所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)所發(fā)送的公文，是自下而上的行文。2平行文。是指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。3下行文。是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文。（三）從公文的秘密程度和閱讀范圍來(lái)劃分1秘密文件。2普通文件。3公布文件。（四）從公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和作用來(lái)劃分

1法規(guī)文件。是指由中央和地方各級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。2行政文件。主要是指國(guó)家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文件。3黨的文件。是指由中國(guó)共產(chǎn)黨的機(jī)關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導(dǎo)、黨的工作和黨的建設(shè)等活動(dòng)。（五）從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)劃分

1指揮性公文。是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。2規(guī)范性公文。是指由機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體制定的要求其成員在活動(dòng)，工作等方面嚴(yán)格遵守的行為規(guī)范，是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文3報(bào)請(qǐng)性公文。是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)所使用的陳述性、請(qǐng)求性公文。4知照性公文。是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守、以及各機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的公文。5記錄性公文。是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文。

二、公文的名稱(chēng)

2000年8月24日，國(guó)務(wù)院辦公廳經(jīng)修訂后重新發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，將公文文種調(diào)整為13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。中共中央辦公廳于1996年5月3日發(fā)布了《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定了黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)正式文件的常用種類(lèi)為14種：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。第二章公文寫(xiě)作第一節(jié)

公文寫(xiě)作概述一、公文寫(xiě)作是代機(jī)關(guān)立言

（一）由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫(xiě)成文。二）由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。（三）由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文。二、發(fā)揮公文效用，把好質(zhì)量關(guān)

在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)。在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言精當(dāng)、行文規(guī)范。

三、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動(dòng)手撰寫(xiě)重要公文

公文是代機(jī)關(guān)立言，代表了機(jī)關(guān)的政策水平、業(yè)務(wù)水平乃至整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)水平。對(duì)于這樣一項(xiàng)重要工作，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)領(lǐng)導(dǎo)人要親自動(dòng)手。第二節(jié)公文寫(xiě)作的特點(diǎn)和要求

一、公文寫(xiě)作的特點(diǎn)

被動(dòng)寫(xiě)作，遵命性強(qiáng)。對(duì)象明確，針對(duì)性強(qiáng)。集思廣益，群體性強(qiáng)。決策之作，政策性強(qiáng)。急迫之作，時(shí)限性強(qiáng)。講究格式，規(guī)范性強(qiáng)。二、公文寫(xiě)作的基本要求

要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀(guān)規(guī)律。在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)，符合語(yǔ)法與邏輯；公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序；要注意選用書(shū)寫(xiě)的載體材料與字跡材料。第三節(jié)公文寫(xiě)作步驟與方法

一、明確發(fā)文主旨。（一）公文的中心內(nèi)容是什么？（二）根據(jù)公文內(nèi)容，準(zhǔn)備采用何種公文名稱(chēng)。（三）要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。二、收集有關(guān)材料。（一）收集、閱讀和研究有關(guān)部門(mén)的文件材料。（二）深入下去，收集有關(guān)的實(shí)際材料。三、擬出寫(xiě)作提綱

四、認(rèn)真起草正文

（一）把握公文主題，選好用好材料。（二）觀(guān)點(diǎn)正確，情況確實(shí)。內(nèi)容涉及的有關(guān)部門(mén)要經(jīng)過(guò)會(huì)商，取得一致意見(jiàn)。文字表述要簡(jiǎn)練，交代問(wèn)題要清楚。五、反復(fù)檢查修改。（一）關(guān)于主題的修改。（二）關(guān)于觀(guān)點(diǎn)的修改。關(guān)于材料的修改。關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。關(guān)于語(yǔ)言的修改。第四節(jié)

公文寫(xiě)作人員的修養(yǎng)

一、公文寫(xiě)作人員加強(qiáng)修養(yǎng)的重要性

公文寫(xiě)作是各級(jí)機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是一項(xiàng)政治性和政策性都很強(qiáng)的工作。公文協(xié)作的好壞，不僅直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮，也是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的直接反映。二、公文寫(xiě)作人員應(yīng)具有的修養(yǎng)

政治素質(zhì)好，要求公文寫(xiě)作人員必須具備較好的政治品質(zhì)。（二）有一定的政治理論水平。熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況有較寬的知識(shí)面。有較好的文字功底。三、公文寫(xiě)作人員加強(qiáng)修養(yǎng)的途徑

完善自我，勇于創(chuàng)新。博覽群書(shū)，增長(zhǎng)知識(shí)。深入實(shí)踐，勤學(xué)苦練。第三章公文的體式、稿本與行文規(guī)范

第一節(jié)公文的體式

一、公文體式概述

公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。二、公文的文體（一）公文的表達(dá)方式語(yǔ)體文（二）公文的語(yǔ)言特點(diǎn)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、莊重、平實(shí)、典雅、生動(dòng)“各級(jí)黨員、干部應(yīng)帶頭實(shí)行火化”“全體黨員、各級(jí)干部要認(rèn)真執(zhí)行殯葬改革制度”公文格式示例圖第二節(jié)公文的構(gòu)成要素與書(shū)面格式

一、公文的構(gòu)成要素《辦法》第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和保密期緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成?！保ㄒ唬┓萏?hào)份號(hào)是公文印制份數(shù)的順序號(hào)，行政公文要求“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)，黨的機(jī)關(guān)公文要求凡秘密公文都要標(biāo)明份號(hào)。（二）秘密等級(jí)秘密公文的秘密等級(jí)共有三級(jí)：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。（三）緊急程度緊急程度分為兩級(jí)，行政公文分別叫做“特急”、“急件”，黨的公文分別叫做“特急”、“加急”。緊急電報(bào)的分級(jí)一般公文有所不同，行政公文要求以三級(jí)標(biāo)示：“特急”、“加急”、“平急”；黨的公文要求以四級(jí)標(biāo)示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)文頭，紅頭文件（五）發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)有固定的模式：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份（發(fā)文年度）、序號(hào)（發(fā)文順序號(hào)）三部分組成。機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)的極度簡(jiǎn)縮，但還能識(shí)別出是哪一個(gè)機(jī)關(guān)。如“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的機(jī)關(guān)代字；“國(guó)辦發(fā)”是國(guó)務(wù)院辦公廳的機(jī)關(guān)代字；陜西省人民政府的機(jī)關(guān)代字是“陜政字”。年份就是發(fā)文當(dāng)年的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，不得縮寫(xiě)。年份加六角括號(hào)，例如：〔2000〕。不得用圓括號(hào)或別的括號(hào)。序號(hào)是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號(hào)，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號(hào)，以后依次順排即可。除命令（令）外，其它公文的序號(hào)前不加“第”字，數(shù)字前面也不加“0”。（六）簽發(fā)人《辦法》規(guī)定：“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，會(huì)簽人姓名。”（七）公文標(biāo)題公文標(biāo)題位于間隔橫線(xiàn)下方，居中排列，字號(hào)大于正文。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主要內(nèi)容、文種組成。例如，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整中國(guó)人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成人員的通知》，這一標(biāo)題中，“國(guó)務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，“關(guān)于調(diào)整中國(guó)人民銀行貨幣政策委員會(huì)組成人員”是主要內(nèi)容，“通知”是文種。商丘市煙草專(zhuān)賣(mài)局建家屬樓向省局行文要錢(qián)，請(qǐng)擬寫(xiě)公文標(biāo)題錢(qián)不夠了，再要。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（八）主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)就是受理公文的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱(chēng)，位于公文標(biāo)題下方，正文上方，頂格排印。（九）正文（十）附件公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，機(jī)關(guān)署名或成文時(shí)間之前，注明附件順序和名稱(chēng)。附件應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起。無(wú)附件的公文，省略此項(xiàng)。（十一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名（十二）成文時(shí)間：擬稿日期、打印日期、簽發(fā)日期、印畢日期、通過(guò)日期、批準(zhǔn)日期、發(fā)布日期、執(zhí)行日期、會(huì)簽日期、發(fā)出日期等。（十三）印章（十四）印發(fā)傳達(dá)范圍（十五）主題詞涵義由大到小、先類(lèi)別后類(lèi)屬、先內(nèi)容后形式，動(dòng)詞不得單獨(dú)使用?！秶?guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村水土保持工作的通知》主題詞：農(nóng)業(yè)水土保持通知（十六）抄送機(jī)關(guān)（十七）印制版記四種特定格式命令(令)格式會(huì)議紀(jì)要格式議案格式信函式格式命令(令)格式１、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加命令或（令）組成２、單獨(dú)編令號(hào)，一般以領(lǐng)導(dǎo)人任期為界３、可以領(lǐng)導(dǎo)人簽名章代替發(fā)文機(jī)關(guān)印章４、主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)分送機(jī)關(guān)，標(biāo)識(shí)在版記中的主題詞之下會(huì)議紀(jì)要格式１、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“＊＊＊＊會(huì)議紀(jì)要”組成，其中“＊＊＊＊”既可以是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，也可以是會(huì)議名稱(chēng)２、不加蓋印章３、一般不標(biāo)主送機(jī)關(guān)，而是在版記中標(biāo)分送機(jī)關(guān)議案格式１、職能部門(mén)提出的議案和公文格式一致２、人民代表提出的議案有專(zhuān)門(mén)的議案格式：標(biāo)題、案由、提議案者、理由、議案審查委員會(huì)審查意見(jiàn)、大會(huì)主席團(tuán)審查意見(jiàn)六項(xiàng)組成信函式格式１、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)構(gòu)成，而不加“文件”二字２、版式不同，發(fā)文字號(hào)標(biāo)在武文線(xiàn)之下，公文標(biāo)題之上居右標(biāo)寫(xiě)３、不標(biāo)文件格式眉首要素４、不標(biāo)版記部分，但要標(biāo)主題詞什么叫“以函的形式行文”？命令的格式只適用命令，會(huì)議紀(jì)要的格式只適用于會(huì)議紀(jì)要，議案的格式只適用于議案。而“以函的形式行文”，則不僅僅是適用于函這一文種，可選擇使用與行文方向一致與公文內(nèi)容相符的文種?！端拇ㄊ∪嗣裾P(guān)于四川統(tǒng)計(jì)學(xué)校并入成都信息工程學(xué)院的批復(fù)》（川府函〔２００１〕４號(hào)）《鄭州市人民政府辦公室關(guān)于河南省機(jī)械學(xué)校整體遷入惠濟(jì)區(qū)的批復(fù)》（鄭辦函〔２００４〕５７號(hào)某機(jī)關(guān)向水政管理部門(mén)致“函”申請(qǐng)辦理取水許可證，水政管理部門(mén)以信函式格式制發(fā)《關(guān)于辦理取水許可證的通知》予以審批和答復(fù)第三節(jié)公文的稿本

一、公文的文稿

（一）草稿。（二）定稿。是指草稿經(jīng)過(guò)修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定性文稿。只有履行了法定生效程序的定稿才能形成正式文件。因此，定稿是機(jī)關(guān)制發(fā)文件的唯一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。二、公文的文本

（一）正本。根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱(chēng)為“正本”。（二）副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、謄抄的其它稿本稱(chēng)為“副本”，又稱(chēng)“抄本”。（三）存本。是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。（四）修訂本。（五）試行本、暫行本。（六）各種文字文本。第四節(jié)公文的行文關(guān)系

公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的公文往來(lái)關(guān)系。具體來(lái)說(shuō)，行為關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機(jī)關(guān)之間的文件授受關(guān)系。一、確定行文關(guān)系的基本原則二、機(jī)關(guān)之間行文關(guān)系的劃分（一）同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)，既有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，又有下級(jí)被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，上下級(jí)機(jī)關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。（二）上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)和下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系。（三）非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間，無(wú)論級(jí)別高低，既無(wú)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無(wú)上下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)關(guān)系，他們僅僅是一般性關(guān)系，又稱(chēng)不相隸屬關(guān)系。（四）同一系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系。第五節(jié)公文的行文方向與方式

一、下行文

下行文是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門(mén)的一種行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求，下行文可分為以下三種行文方式：（一）逐級(jí)下行文。就是指采取逐級(jí)下達(dá)或者只對(duì)直屬下級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的一種行文方式。（二）多級(jí)下行文。就是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，同時(shí)下達(dá)幾級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文方式。（三）直達(dá)基層組織或群眾的下行文。是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達(dá)到人民群眾的一種行文方式。二、上行文

是指下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門(mén)向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)的一種行文。它可分為以下三種行文方式：（一）逐級(jí)上行文。就是指下級(jí)機(jī)關(guān)直接向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一種行文方式。這是上行文中最基本、最常用的一種方式。二）多級(jí)上行文。是指下級(jí)機(jī)關(guān)同時(shí)向自己的直屬上級(jí)機(jī)關(guān)和更高級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文方式。（三）越級(jí)上行文。是指在非常必要的時(shí)候，下級(jí)機(jī)關(guān)可以越過(guò)自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，向更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直至中央的一種行文方式。三、平行文

是指同級(jí)機(jī)關(guān)，或者不相隸屬的，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、部門(mén)、單位之間的一種行文。下列機(jī)關(guān)行文屬何種行文？省政府——省教育廳市政府——省教育廳文化路一小——省衛(wèi)生防疫站財(cái)經(jīng)學(xué)院——冶金學(xué)校金星啤酒廠(chǎng)——小李莊金水區(qū)技監(jiān)局——市技監(jiān)局第六節(jié)公文的行文規(guī)則

一，注意隸屬關(guān)系，尊重機(jī)關(guān)職權(quán)。以隸屬關(guān)系為行文原則。機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)必須正確掌握發(fā)文權(quán)限：凡屬事關(guān)全局的重要的方針政策性的問(wèn)題，要以機(jī)關(guān)的名義行文；凡屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)性工作，要以各職能部門(mén)的名義發(fā)文凡不相隸屬的機(jī)關(guān)、部門(mén)之間，均不應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)的身份行文。同一系統(tǒng)的上下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)之間，僅有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。下級(jí)機(jī)關(guān)的重大問(wèn)題，應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文，屬于日常業(yè)務(wù)問(wèn)題，上下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)之間可直接行文。上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)除授權(quán)和有關(guān)規(guī)定外，不得直接對(duì)下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。二、大力精簡(jiǎn)文件，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍

杜絕一文多發(fā)、層層轉(zhuǎn)發(fā)、為發(fā)文而發(fā)文的陋習(xí)三、在一般情況下，黨政機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文。

特殊情況有：戰(zhàn)爭(zhēng)、嚴(yán)重自然災(zāi)害多次請(qǐng)示上級(jí)而沒(méi)有答復(fù)直接上下級(jí)之間有爭(zhēng)議時(shí)檢舉直接上級(jí)機(jī)關(guān)上級(jí)交辦可越級(jí)上報(bào)的無(wú)論向上或向下均須抄送所越過(guò)的機(jī)關(guān)四、牽涉到幾個(gè)部門(mén)的問(wèn)題，部門(mén)之間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級(jí)裁決，然后向下行文。五、行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)六、主送機(jī)關(guān)與公文名稱(chēng)要相互呼應(yīng)七、一般來(lái)說(shuō)，同級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)可以聯(lián)合行文八、關(guān)于“請(qǐng)示”行文的問(wèn)題一文一事只送一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不可多頭主送不得在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)九、關(guān)于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）行文的問(wèn)題各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的辦公廳（辦公室）可在自己的職權(quán)范圍內(nèi)或授權(quán)范圍內(nèi)向下級(jí)行文。但在文字表達(dá)上應(yīng)有所區(qū)別即授權(quán)文件應(yīng)寫(xiě)明授權(quán)背景。十、在報(bào)刊上發(fā)布的法規(guī)公文，應(yīng)視為正式公文。幾個(gè)問(wèn)題開(kāi)封縣民政局給鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府發(fā)出通知，要求在本年底前完成對(duì)低保優(yōu)撫對(duì)象的生活現(xiàn)狀摸底工作。問(wèn)：這樣發(fā)通知可否？應(yīng)該怎樣發(fā)？可發(fā)給相對(duì)應(yīng)的各鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的民政所（并且是“以函的形式”）省財(cái)政廳預(yù)算處可否向地、市財(cái)政局正式行文？可由財(cái)政廳或財(cái)政廳辦公室的名義行文若確需以預(yù)算處的名義行文。則應(yīng)向各地、市的預(yù)算科直接行文（且應(yīng)以函的形式）第四章

常用公文寫(xiě)作第一節(jié)通知

一、通知概述

《辦法》規(guī)定：“通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員?！倍⑼ㄖ膶?xiě)作

（一）

標(biāo)題標(biāo)題多采用“發(fā)文單位加事由加文種”或“事由加文種”兩種形式。批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，標(biāo)題中應(yīng)標(biāo)明“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣，并要列出原發(fā)文單位和原文件名稱(chēng)。（一）

不同類(lèi)型通知的正文有不同寫(xiě)法：1發(fā)布性通知的正文比較簡(jiǎn)單，只要寫(xiě)明發(fā)布什么規(guī)章，請(qǐng)貫徹執(zhí)行就行了。2批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，簡(jiǎn)單的只要寫(xiě)明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請(qǐng)貫徹執(zhí)行就行了。3指示性通知寫(xiě)法相對(duì)比較復(fù)雜。應(yīng)把工作來(lái)由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。4任免性通知寫(xiě)法不復(fù)雜，一般只要寫(xiě)明什么權(quán)力機(jī)構(gòu)任命或免去什么人擔(dān)任什么職務(wù)就行了。5事務(wù)性通知寫(xiě)法也簡(jiǎn)單，只要把需要周知或執(zhí)行的事情寫(xiě)清楚就行了。金水區(qū)衛(wèi)生局為迎接全市衛(wèi)生大檢查,決定召開(kāi)一次由全區(qū)各食品加工,生產(chǎn),銷(xiāo)售單位負(fù)責(zé)人參加的食品衛(wèi)生工作會(huì)議,布置相關(guān)工作.并要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處派員到會(huì).第二節(jié)

通報(bào)

《辦法》規(guī)定：“通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況?！币?、通報(bào)的類(lèi)型

（一）表彰先進(jìn)型：（二）批評(píng)錯(cuò)誤型：（三）傳達(dá)事項(xiàng)型：二、通報(bào)的寫(xiě)作

1、表彰先進(jìn)的通報(bào)，一般按介紹先進(jìn)事跡、宣布表彰決定，分析先進(jìn)思想，指明如何向先進(jìn)學(xué)習(xí)這樣四個(gè)步驟寫(xiě)。2、批評(píng)錯(cuò)誤的通報(bào)，應(yīng)把批評(píng)根據(jù)、錯(cuò)誤事實(shí)、處分決定、錯(cuò)誤性質(zhì)、善后辦法五個(gè)方面寫(xiě)清楚。3、傳達(dá)事項(xiàng)的通報(bào)，一般由兩部分組成：一部分是通報(bào)事項(xiàng)的情況或者精神，包括對(duì)事項(xiàng)的分析，如它的性質(zhì)、重要性等等；另一部分是對(duì)下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或要多少，視實(shí)際需要決定。第三節(jié)

報(bào)告

一、報(bào)告概述

《辦法》規(guī)定：“報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反應(yīng)情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)?！?/p>

第四節(jié)

請(qǐng)示

一、請(qǐng)示概述

《辦法》規(guī)定：“請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。”二、請(qǐng)示的特點(diǎn)

超前性：請(qǐng)示必須在辦事之前。說(shuō)明性：請(qǐng)示的目的在向上級(jí)說(shuō)明情況，請(qǐng)求幫助。單一性：請(qǐng)示必須堅(jiān)持“一文一事”。三、請(qǐng)示的類(lèi)型

（一）請(qǐng)求批準(zhǔn)類(lèi)：（二）請(qǐng)求幫助類(lèi)：（三）請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類(lèi)：四、請(qǐng)示的寫(xiě)作

（一）

要遵守行文規(guī)則。1、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。2、請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。

3、一般不得越級(jí)請(qǐng)示。

4、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)想上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。（二）理由要充分，要求要合理。

（三）格式要正確，語(yǔ)言要得體。第五節(jié)

批復(fù)

一、批復(fù)概述

《辦法》規(guī)定：“批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)?！倍?、批復(fù)的特點(diǎn)

（一）

針對(duì)性：針對(duì)請(qǐng)示這一文種，針對(duì)請(qǐng)示的機(jī)關(guān)，針對(duì)請(qǐng)示的問(wèn)題。（二）指導(dǎo)性：批復(fù)針對(duì)請(qǐng)示表態(tài)或發(fā)表意見(jiàn)，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級(jí)不能違背上級(jí)的批復(fù)。三、批復(fù)的類(lèi)型

（一）

表態(tài)性批復(fù)：主要是答復(fù)請(qǐng)求批準(zhǔn)類(lèi)的請(qǐng)示，或同意，或不同意。（二）

指示性批復(fù)：針對(duì)下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)或提出的問(wèn)題，提出處理意見(jiàn)，帶有指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作的性質(zhì)。四、批復(fù)的寫(xiě)作

（一）要先回應(yīng)后批復(fù)。批復(fù)是針對(duì)請(qǐng)示寫(xiě)的，所以批復(fù)正文的開(kāi)頭，一定要表示來(lái)文已經(jīng)收到。（二）態(tài)度要鮮明，措辭要明確。批復(fù)是指導(dǎo)性的，是下級(jí)行動(dòng)的依據(jù)所以一定不能讓下級(jí)產(chǎn)生誤解。如果不同意下級(jí)的請(qǐng)示，一般要說(shuō)明原因。（三）

要及時(shí)批復(fù)。批復(fù)的時(shí)間性較強(qiáng)，所以要及時(shí)處理各類(lèi)請(qǐng)示件。第六節(jié)意見(jiàn)《辦法》規(guī)定：“意見(jiàn)用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法”“意見(jiàn)可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的處理程序和要求辦理，所提意見(jiàn)如涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，人仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)決定。上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的“意見(jiàn)”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行，無(wú)明確要求的下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。作為平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。意見(jiàn)與報(bào)告的區(qū)別？意見(jiàn)與請(qǐng)示的區(qū)別？意見(jiàn)與指示、指示性通知的區(qū)別？意見(jiàn)與函的區(qū)別？第六節(jié)函

一、函概述

《辦法》規(guī)定：“函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)部門(mén)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等?！倍⒑奶攸c(diǎn)

（一）

形式靈活，適應(yīng)性強(qiáng)。（二）

務(wù)實(shí)性強(qiáng)。三、函的類(lèi)型

（一）

商洽函：用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、討論問(wèn)題。（二）

問(wèn)復(fù)函：用于機(jī)關(guān)之間提出詢(xún)問(wèn)和答復(fù)詢(xún)問(wèn)。（三）

請(qǐng)準(zhǔn)函：用于向沒(méi)有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)。（四）

知照函：用于把自己管轄范圍的事項(xiàng)告訴有關(guān)部門(mén)。平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)可以使用，上下級(jí)機(jī)關(guān)也可以使用。四、函的寫(xiě)作

一事一函，直陳其事。語(yǔ)言要平實(shí)、親切、自然。

例文第七節(jié)會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議紀(jì)要概述

《辦法》規(guī)定：“會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)?！倍?、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)

（一）紀(jì)要性（二）約束性（三）知照性三、會(huì)議紀(jì)要的類(lèi)型

（一）決議性會(huì)議紀(jì)要（二）協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要（三）研討性會(huì)議紀(jì)要四、會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作

會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。協(xié)議性會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t要求各方領(lǐng)導(dǎo)人都同意才算定稿。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會(huì)議名稱(chēng)加文種”。會(huì)議紀(jì)要的正文一般分為會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、結(jié)束語(yǔ)三個(gè)部分。會(huì)議概況介紹開(kāi)會(huì)時(shí)間、會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議議題、出席者、主持者、會(huì)議過(guò)程等。會(huì)議內(nèi)容是正文的主要部分，介紹會(huì)議討論和決定的主要事項(xiàng)。這部分要寫(xiě)得觀(guān)點(diǎn)鮮明、主題突出、內(nèi)容充實(shí)，不可出現(xiàn)重要缺漏。

結(jié)束語(yǔ)是正文部分的小節(jié)，往往對(duì)與會(huì)者、下級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。

會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持機(jī)關(guān)撰寫(xiě)，可以在最后簽署機(jī)關(guān)名稱(chēng)和日期，也可以在正文中寫(xiě)出主持機(jī)關(guān)，不需另外署名。例文第八節(jié)公告通告公報(bào)

一、公告、通告

（一）公告、通告概述《辦法》規(guī)定：“‘公告’適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)?！ǜ妗m用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)?！保ǘ┕妗⑼ǜ娴奶攸c(diǎn)和差異1、發(fā)布的公開(kāi)性：公告和通告的內(nèi)容都是公開(kāi)的，發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。差別在于發(fā)布的范圍不盡相同，一般而言，公告涉及的范圍廣，通告涉及的范圍小。公告通常通過(guò)新聞媒體向全世界發(fā)布，范圍沒(méi)有限制；而通告既可以通過(guò)新聞媒體發(fā)布，也可以只在一定范圍內(nèi)張貼公布。2、事項(xiàng)的重要性：公告或通告是代表政府或一定的機(jī)構(gòu)發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的都是比較重大的事情，而通告公布的，雖次于公告，但在其適用范圍內(nèi)，也是重要的事情。3、操作的嚴(yán)肅性：公告一般由國(guó)家各級(jí)政權(quán)機(jī)構(gòu)發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級(jí)以上人民代表大會(huì)批準(zhǔn)。發(fā)布通告的機(jī)構(gòu)也要注意自己的權(quán)限范圍，不能超越權(quán)限辦事。（四）公告、通告的寫(xiě)作1符合權(quán)限，一事一告。（2）內(nèi)容明確，語(yǔ)氣莊重。（3）注意格式。要嚴(yán)格依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式完成。例文二、公報(bào)

（一）

公報(bào)概述《條例》規(guī)定：“公報(bào)用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件?！惫珗?bào)的特點(diǎn)和公告接近，都具有內(nèi)容的公開(kāi)性和重要性，發(fā)布機(jī)關(guān)的權(quán)威性。兩者的區(qū)別，從發(fā)布機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)多用公報(bào)，政府機(jī)關(guān)多用公告。從內(nèi)容來(lái)說(shuō)，宣布單獨(dú)事件多用公告，發(fā)布會(huì)議情況、談判情況、統(tǒng)計(jì)情況等多用公報(bào)。宣布要有關(guān)人員遵守的法定事項(xiàng)，用公告而不用公報(bào)。第九節(jié)

計(jì)劃類(lèi)文書(shū)

一、計(jì)劃類(lèi)文書(shū)概述

計(jì)劃類(lèi)文書(shū)是機(jī)關(guān)團(tuán)體為達(dá)到某一方面目標(biāo)或完成某一方面任務(wù)，對(duì)目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前，特定時(shí)段工作的設(shè)計(jì)和安排。計(jì)劃類(lèi)文書(shū)包括規(guī)劃、綱要、計(jì)劃、安排等文種。二、計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)

計(jì)劃類(lèi)文書(shū)具有目標(biāo)的前瞻性和操作的預(yù)想性等兩大特點(diǎn)。三、計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的類(lèi)型（一）

規(guī)劃類(lèi)（二）

計(jì)劃類(lèi)（三）安排類(lèi)四、計(jì)劃類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作

（一）

分析情況要認(rèn)真細(xì)致。（二）

確定目標(biāo)要實(shí)事求是。（三）

措施步驟要切實(shí)可行。（四）

條目要分明，語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔。例文第十節(jié)

總結(jié)

一、總結(jié)概述

總結(jié)是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對(duì)已做工作進(jìn)行概括及評(píng)估的文書(shū)。二、總結(jié)的特點(diǎn)

（一）

回顧性（二）

經(jīng)驗(yàn)性三、總結(jié)的類(lèi)型

（一）

綜合性總結(jié)（二）

專(zhuān)題性總結(jié)四、總結(jié)的寫(xiě)作

（一）

回顧工作情況要實(shí)事求是。（二）

總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著眼未來(lái)。（三）

綱目要清晰，文風(fēng)要樸實(shí)。第十一節(jié)

調(diào)查報(bào)告

一、調(diào)查報(bào)告概述

調(diào)查報(bào)告是針對(duì)現(xiàn)實(shí)中發(fā)生的較重要的問(wèn)題，做專(zhuān)門(mén)調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫(xiě)成的書(shū)面報(bào)告。二、調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)

（一）

針對(duì)性強(qiáng)：即調(diào)查報(bào)告寫(xiě)作的目的明確，都是針對(duì)一定現(xiàn)實(shí)問(wèn)題寫(xiě)的。（二）

紀(jì)實(shí)性強(qiáng)：三、調(diào)查報(bào)告的寫(xiě)作

（一）

深入細(xì)致、客觀(guān)公正的調(diào)查是寫(xiě)好調(diào)查報(bào)告的前提。（二）

圍繞問(wèn)題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報(bào)告的主要任務(wù)。（三）

調(diào)查報(bào)告的格式：調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題兩種形式。調(diào)查報(bào)告的正文一般分前言、主體、結(jié)尾三個(gè)部分。前言是陳述調(diào)查材料之前的說(shuō)明，可以介紹調(diào)查對(duì)象、介紹調(diào)查的目的和過(guò)程，也可以闡述調(diào)查的意義，甚至可以點(diǎn)明調(diào)查的結(jié)論。主體是調(diào)查報(bào)告的主要部分，調(diào)查所得的材料和結(jié)論都放在這部分。結(jié)尾是調(diào)查報(bào)告全文的總結(jié)，或再一次強(qiáng)調(diào)結(jié)論或提出建議與希望，或提出進(jìn)一步思考的問(wèn)題。第十二節(jié)

記錄類(lèi)文書(shū)

一、記錄類(lèi)文書(shū)概述

記錄類(lèi)文書(shū)是指如實(shí)記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的文書(shū)。一般包括會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、電話(huà)記錄、接待記錄和大事記等。1會(huì)議記錄是如實(shí)記載有關(guān)會(huì)議基本情況和主要內(nèi)容的文書(shū)。2電話(huà)記錄是在用電話(huà)處理公務(wù)是，記載有關(guān)部門(mén)通話(huà)內(nèi)容的文書(shū)。3接待記錄是指在接待群眾來(lái)訪(fǎng)時(shí)，記載有關(guān)部門(mén)接待內(nèi)容的文書(shū)。

4大事記是將本機(jī)關(guān)本部門(mén)工作的重大公務(wù)活動(dòng)或重大時(shí)間按年、月、日的先后順序進(jìn)行如實(shí)記載的一種記錄性文書(shū)。三、記錄類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作

（一）

會(huì)議記錄的寫(xiě)作格式及寫(xiě)作要求1會(huì)議記錄一般包括以下部分（1）會(huì)議組織情況應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議名稱(chēng)，屆數(shù)，起止時(shí)間，地點(diǎn)，出席、列席、缺席人數(shù)和姓名以及缺席原因，主持人和記錄人的姓名，會(huì)議主要議題等。（2）會(huì)議的議題和議程（3）會(huì)議的進(jìn)程和內(nèi)容（4）必要的手續(xù)（二）

電話(huà)記錄的寫(xiě)作格式及寫(xiě)作要求電話(huà)記錄一般分為發(fā)出電話(huà)記錄和接收電話(huà)記錄兩種。1接收電話(huà)記錄一般應(yīng)包括：接收時(shí)間，來(lái)電話(huà)單位和來(lái)電話(huà)人并注明其姓名、職務(wù)等身份情況，來(lái)電話(huà)內(nèi)容，處理結(jié)果，此項(xiàng)內(nèi)容在受話(huà)完畢后才可填寫(xiě)，接收電話(huà)人姓名，必要是填寫(xiě)職務(wù)。2發(fā)出電話(huà)記錄一般應(yīng)包括：發(fā)電時(shí)間，發(fā)往機(jī)關(guān)，發(fā)電話(huà)人（姓名、職務(wù)），接電話(huà)人（姓名、職務(wù)），發(fā)電話(huà)由。（三）

接待記錄的格式及要求1接待記錄（或稱(chēng)來(lái)訪(fǎng)接待記錄、來(lái)訪(fǎng)登記表）的格式應(yīng)包括：來(lái)訪(fǎng)者的姓名及有關(guān)情況、反映的問(wèn)題及格要求、接待人姓名、時(shí)間以及辦理結(jié)果等項(xiàng)。2接待記錄的寫(xiě)作要求基本同于會(huì)議記錄和電話(huà)記錄，特別強(qiáng)調(diào)的是要熱情接待來(lái)訪(fǎng)者，耐心聽(tīng)取來(lái)訪(fǎng)者的陳述，要讓人把話(huà)講完，如實(shí)記錄，記完以后，可讓來(lái)訪(fǎng)者看一下，有無(wú)漏記。（一）

大事記的寫(xiě)作格式及寫(xiě)作要求1大事記的寫(xiě)作一般包括：（1）標(biāo)題。一般由機(jī)關(guān)名稱(chēng)及內(nèi)容加“大事記”組成。（2）開(kāi)頭。用于說(shuō)明編寫(xiě)目的、意義、體例及時(shí)限等問(wèn)題。（3）正文。由時(shí)間和記事兩部分組成。即按年、月、日安排記事先后順序。（4）結(jié)尾。用于說(shuō)明材料的真實(shí)行和使用、處理等有關(guān)事項(xiàng)。第十三節(jié)

簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)

一、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)概述

簡(jiǎn)報(bào)，就是簡(jiǎn)明扼要的書(shū)面報(bào)告。用于匯報(bào)工作、反映問(wèn)題、交流經(jīng)驗(yàn)、溝通情況推動(dòng)工作開(kāi)展的一種簡(jiǎn)短的摘要性的信息載體。一般在黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)。二、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的類(lèi)型

簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)只是一種統(tǒng)稱(chēng)，常見(jiàn)的名稱(chēng)有：簡(jiǎn)訊、快訊、快報(bào)、動(dòng)態(tài)、信息、工作通訊、情況通報(bào)、情況反映、內(nèi)部參考、摘報(bào)等。一般按內(nèi)容分為工作簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。三、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的特點(diǎn)

1簡(jiǎn)就是說(shuō)簡(jiǎn)報(bào)在文字上要簡(jiǎn)明扼要。

2快就是說(shuō)編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)要迅速及時(shí)。3新就是說(shuō)立意要新、內(nèi)容要新。

四、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作

1簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作格式（1）報(bào)頭簡(jiǎn)報(bào)的一個(gè)突出特點(diǎn)就是有獨(dú)特的報(bào)頭。一般在頁(yè)面上端用紅色字體印上“簡(jiǎn)報(bào)”字樣，簡(jiǎn)報(bào)的正下方印上期數(shù)，期數(shù)左下方寫(xiě)主編簡(jiǎn)報(bào)的單位名稱(chēng)，右下方寫(xiě)印發(fā)的具體日期。（2）主體主體一般由按語(yǔ)、標(biāo)題和正文組成。按語(yǔ)用來(lái)說(shuō)明編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)的原因或目的，一般寫(xiě)在報(bào)頭部分間隔紅線(xiàn)之下，標(biāo)題之上。標(biāo)題要做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、新穎、有吸引力。使人一看就知道簡(jiǎn)報(bào)的大致內(nèi)容。（3）報(bào)尾正文完畢黑線(xiàn)隔開(kāi)，寫(xiě)明簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)、送、發(fā)單位及簡(jiǎn)報(bào)的分?jǐn)?shù)。2簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)文書(shū)的寫(xiě)作要求（1）內(nèi)容要真實(shí)、確切。（2）篇幅要短小。（3）針對(duì)性、指導(dǎo)性要強(qiáng)。第八章

公文處理工作

第一節(jié)

公文處理工作概述

一、什么是公文處理工作

圍繞著公文的撰制、收發(fā)、辦理與管理所做的工作，就是公文處理工作，通常簡(jiǎn)稱(chēng)為文書(shū)工作。第二節(jié)

公文處理工作的任務(wù)與組織

一、公文處理工作的基本任務(wù)

（1）文件的收發(fā)、登記和分送。（2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦。（3）文件的撰寫(xiě)、校核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)和用印。（4）會(huì)議、匯報(bào)、電話(huà)的記錄和整理。（5）文件材料的平時(shí)歸卷、提供借閱與保管。（6）文件材料的系統(tǒng)整理，編目和歸檔工作。（7）處理群眾來(lái)信。（8）為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)材料并完成機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書(shū)工作的任務(wù)。二、公文處理工作的組織

（一）公文處理工作的組織機(jī)構(gòu)1對(duì)于一些較大的機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)一般設(shè)立專(zhuān)門(mén)的公文處理機(jī)構(gòu)，歸機(jī)關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。這些主要擔(dān)負(fù)公文處理工作的機(jī)構(gòu)，稱(chēng)為文書(shū)處理部門(mén)。2對(duì)一些較小的機(jī)關(guān)，或者是基層單位來(lái)說(shuō)。一般只是在辦公室設(shè)一兩個(gè)專(zhuān)職或兼職的文書(shū)工作人員即可。3對(duì)一些企業(yè)單位來(lái)說(shuō)。一般的大中型企業(yè)都在辦公室設(shè)文書(shū)科或秘書(shū)科等公文處理工作機(jī)構(gòu)，而小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專(zhuān)職或兼職的文書(shū)工作人員即可。（二）

公文處理工作的組織形式1公文處理工作組織形式的類(lèi)型，可分為以下兩種類(lèi)型：（1）集中形式。（2）分工形式。①按文件內(nèi)容和職責(zé)分工，②按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工，2公文處理工作組織形式的選擇。一個(gè)機(jī)關(guān)究竟應(yīng)當(dāng)采用什么樣的公文處理工作組織形式，要結(jié)合考慮以下幾種情況：（1）機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。（2）機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。（3）機(jī)關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。（4）機(jī)關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。（5）機(jī)關(guān)工作人員的數(shù)目和機(jī)關(guān)文書(shū)工作人員的配備。第一節(jié)

公文處理工作的原則與要求

一、公文處理工作的基本原則

公文處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)事求是，按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則。二、公文處理工作的具體要求

1公文處理必須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量。2公文處理必須及時(shí)、迅速，注重時(shí)效。3公文處理必須做到安全可靠，確保機(jī)密。4公文處理工作必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理。5公文處理工作必須堅(jiān)持實(shí)事求是，尊規(guī)守紀(jì)，按行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行。6精簡(jiǎn)文件，深入實(shí)際、反對(duì)官僚主義和文牘主義。第九章公文辦理程序

第一節(jié)公文辦理程序概述

《辦法》規(guī)定：“公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、懲辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。第二節(jié)收文辦理程序

收文辦理程序，主要有：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與懲辦；催辦、查辦與注辦。一、簽收、拆封和登記

二、分發(fā)和傳閱

三、擬辦、批辦與承辦

四、催辦、查辦與注辦

第三節(jié)發(fā)文辦理程序

發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對(duì)；用印、登記于分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。

一、擬稿、審核與簽發(fā)二、核發(fā)、繕印與校對(duì)三、用印、登記與封發(fā)第十章公文立卷工作

第一節(jié)

公文立卷概述

一、公文立卷與案卷

公文立卷，是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)將已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。案卷，是指有關(guān)某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料組合體。它是文書(shū)檔案的基本保管單位。二、公文立卷的意義

1公文立卷能保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。2公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。3公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。第二節(jié)

公文立卷工作的組織

第三節(jié)公文立卷的原則和方法

一、公文立卷的原則與要求

公文立卷的原則是：保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。公文立卷的具體要求是：1公文立卷必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。2公文立卷應(yīng)當(dāng)區(qū)分文件材料的保存價(jià)值。3公文立卷應(yīng)當(dāng)使立成的案卷便于保管和利用。二、公文立卷的基本方法

1根據(jù)文件的特征組卷。即將具有共同特征和聯(lián)系密切的文件組合在一起立卷；將不同特征和聯(lián)系不密切的文件分開(kāi)立卷。一般可以把文件的特征概括成六個(gè)方面的特征，即：?jiǎn)栴}特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征。六個(gè)特征及其一般應(yīng)用方法：（1）問(wèn)題特征。問(wèn)題特征是指文件材料的內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物、事件、人物、工作性質(zhì)等具有的共同特點(diǎn)。按問(wèn)題特征立卷即是將有關(guān)同一人物、同一事物、同一問(wèn)題或同一工作性質(zhì)等所形成的文件材料，組合在一起進(jìn)行立卷的方法。（2）時(shí)間特征。時(shí)間特征適值文件形成的時(shí)間和文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間。按時(shí)間特征立卷，就是將形成于同一時(shí)間的文件或內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件組合在一起立卷的方法。按時(shí)間特征立卷要正確劃分文件的所屬年度：①一般文件放在寫(xiě)成年來(lái)立卷。如果是年終寫(xiě)成，第二年初批準(zhǔn)、通過(guò)和發(fā)出的，則可放在批準(zhǔn)和通過(guò)的年度立卷。②對(duì)年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、預(yù)算、決算一類(lèi)的文件，由于它們的時(shí)間針對(duì)性強(qiáng)，一般要放在針對(duì)年度立卷。跨年度的和多年的計(jì)劃，放在開(kāi)始年度立卷；跨年度的和多年的總結(jié)，一般放在最后年度立卷。③經(jīng)過(guò)跨年度處理完畢的文件或案件，可放在辦畢或結(jié)案的一年立卷。⑤為某項(xiàng)工作或某次會(huì)議收集的有關(guān)文件材料，不按文件原來(lái)的寫(xiě)成年度或內(nèi)容針對(duì)年度立卷，而應(yīng)放在使用的年度立卷。⑥跨三年以上的工作、工程建設(shè)等形成的文件，如數(shù)量不多，可集中一起立卷。數(shù)量大的，也可分開(kāi)年度立卷。⑦轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)按轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)間立卷；被批轉(zhuǎn)的文件的原件，在原件作者黨委仍按原來(lái)文件的寫(xiě)成年度立卷。⑧因工作需要臨時(shí)設(shè)立的機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)文件與較少，工作雖跨年度，也可不分開(kāi)年度立卷，放在工作結(jié)束年度或工作活動(dòng)的主要年度立卷。⑨總結(jié)與計(jì)劃寫(xiě)在一起的文件，應(yīng)按文件內(nèi)容的主次來(lái)確定立卷的年度。⑩有些工作由于本身的特點(diǎn)，使用專(zhuān)門(mén)年度，如：教學(xué)年度、糧食年度、兵役年度等。（3）名稱(chēng)特征。名稱(chēng)特征又稱(chēng)文種特征，是指公文文種的名稱(chēng)。按名稱(chēng)特征立卷就是把相同文種名稱(chēng)的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。（4）作者特征。作者特征是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人。按作者特征立卷，就是將反應(yīng)同一作者制發(fā)的文件組合在一起立卷的方法。（5）地區(qū)特征。地區(qū)特征又稱(chēng)地理特征，指的是文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)，又指文件作者所在的地區(qū)。文件作者和文件內(nèi)容涉及的地區(qū)在通常情況下是一致的。（6）通訊者特征。通訊者特征是指文件的收發(fā)或問(wèn)答雙方。按通訊者特征立卷，就是將針對(duì)一個(gè)或幾個(gè)問(wèn)題雙方的問(wèn)復(fù)往來(lái)的文件組合在一起進(jìn)行立卷的方法。2、“六個(gè)特征”在組卷時(shí)的靈活運(yùn)用。一般說(shuō)來(lái)，單純按某一特征立卷，或者在每一案卷中分別使用不同的特征，都是不好的。實(shí)踐證明，靈活地運(yùn)用六個(gè)特征組卷，即在一個(gè)案卷之中結(jié)合使用兩個(gè)、三個(gè)甚至四個(gè)特征立卷，是比較科學(xué)的可行辦法。3、適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值組卷，劃分文件的保管期限。案卷應(yīng)劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存三種保管期限，第四節(jié)公文立卷的準(zhǔn)備工作

一、預(yù)編立卷類(lèi)目

立卷類(lèi)目也稱(chēng)歸卷類(lèi)目、案卷類(lèi)目。編制立卷類(lèi)目，是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)在一年的實(shí)際文件沒(méi)有形成以前，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，預(yù)測(cè)該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來(lái)的歸卷?xiàng)l目。立卷類(lèi)目的結(jié)構(gòu)主要由類(lèi)名和條款兩部分組成：1、類(lèi)名。即類(lèi)別，是綜合概括歸卷文件材料的類(lèi)屬名稱(chēng)。文件材料的類(lèi)別劃分有兩種方法：一是按工作性質(zhì)分類(lèi)。二是按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)，直接用各機(jī)構(gòu)或部門(mén)的名稱(chēng)作類(lèi)名。2、條款。即條目，是類(lèi)名之下按照立卷要求和方法概括出來(lái)的一組文件的總標(biāo)題。擬制條款應(yīng)當(dāng)注意以下兩個(gè)問(wèn)題：（1）應(yīng)當(dāng)按照立卷特征來(lái)擬制有關(guān)條款。（2）應(yīng)當(dāng)照顧到文件的不同保存價(jià)值。二、平時(shí)歸卷工作

平時(shí)歸卷工作是指機(jī)關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類(lèi)目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類(lèi)目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)。第十一章案卷整理與歸檔

第一節(jié)

案卷的組合

第一節(jié)

案卷的組合第一節(jié)

案卷的組合，簡(jiǎn)稱(chēng)組卷，是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)在年終或第二年上半年對(duì)歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文件材料進(jìn)行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)以及擬寫(xiě)案卷標(biāo)題等一系列工作。一、調(diào)整定卷

調(diào)整定卷應(yīng)注意的問(wèn)題。（1）要檢查卷內(nèi)文件的成分。（2）要檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系。（3）要檢查卷內(nèi)文件的數(shù)量。（4）要檢查卷內(nèi)文件材料的保存價(jià)值。二、卷內(nèi)文件排列和編號(hào)

三、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題

1案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)及標(biāo)法。案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)應(yīng)力求完整，通常應(yīng)當(dāng)標(biāo)明卷內(nèi)文件作者、問(wèn)題、名稱(chēng)三個(gè)基本部分。其一般順序是：（時(shí)間、地區(qū)）作者—問(wèn)題—名稱(chēng)（通訊者）（泛稱(chēng)）2案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)要注意的幾個(gè)問(wèn)題：（1）要注意政治上的正確性。（2）要注意文字表述簡(jiǎn)練、通順。（3）要注意案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)要力求完整。第二節(jié)

編目成卷工作

編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號(hào)等一系列工作。一、案卷的編目

1填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄的主要項(xiàng)目有“順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。”2填寫(xiě)卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表的項(xiàng)目有：本卷說(shuō)明情況、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。3填寫(xiě)案卷封皮。案卷封皮的項(xiàng)目包括：全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、檔號(hào)等。二、案卷的裝訂與裝盒

三、案卷排列與編號(hào)

第三節(jié)

案卷的歸檔

一、案卷目錄的編制

案卷目錄是對(duì)經(jīng)過(guò)分類(lèi)排列和編號(hào)的案卷進(jìn)行登記所形成的。它是案卷的名冊(cè)，用來(lái)揭示一個(gè)機(jī)關(guān)意念所形成的全部案卷，統(tǒng)計(jì)案卷的數(shù)量，并且作為查找利用檔案的一種最基本的工具。二、

案卷的歸檔

公文立卷部門(mén)立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案中保管，稱(chēng)為“歸檔”。歸檔時(shí)限。機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在第二年上半年向檔案部門(mén)移交檔案。一、建立和健全文書(shū)部門(mén)立卷制度二、正確選擇立卷地點(diǎn)三、明確公文立卷的范圍1應(yīng)該立卷的文件材料的范圍。文書(shū)立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話(huà)記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行立卷歸檔，都屬于公文立卷與歸檔的范圍之內(nèi)。2不需要立卷歸檔的文件材料的范圍。3公文立卷的分工。第十二章公文的整理（立卷）與歸檔歸檔文件整理工作概述一、什么是歸檔文件整理工作２０００年１２月６日，國(guó)家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》指出，歸檔文件整理是指“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程?！痹撛凇兑?guī)則》是過(guò)件檔案局頒布實(shí)施的新時(shí)期檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件，是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的一項(xiàng)重要改革，同時(shí)，也對(duì)文書(shū)處理部門(mén)和承辦部門(mén)的公文整理（立卷）和歸檔工作提出了新的要求?！兑?guī)則》以“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”為宗旨，對(duì)傳統(tǒng)的立卷方法進(jìn)行了重大改革，取消“案卷”，推行“文件級(jí)”整理，免除了繁瑣的組卷過(guò)程，大幅度簡(jiǎn)化了整理工作中的手工操作，為歸檔文件整理手段的創(chuàng)新創(chuàng)造了良好的條件。二、歸檔文件整理工作的意義機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔的文件按照《規(guī)則》提出的“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用”的原則，進(jìn)行整理，這對(duì)于機(jī)關(guān)公文處理工作和檔案工作都具有重要意義，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1歸檔文件整理能保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。2歸檔文件整理可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。以“件”為單位進(jìn)行整理，在質(zhì)量方面要求歸檔文件齊全完整，并使每一份文件材料都有一個(gè)固定的位置，防止了文件材料的散失，防止文件失密。

3歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。文件材料以歸檔為界，歸檔之前是文件，歸檔以后是檔案。第二節(jié)歸檔文件整理（立卷）工作的組織一、建立和健全文書(shū)部門(mén)整理（立卷）制度文書(shū)部門(mén)整理（立卷）制度的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：（1）堅(jiān)持文書(shū)部門(mén)整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書(shū)部門(mén)熟悉業(yè)務(wù)和文書(shū)處理過(guò)程的長(zhǎng)處，便于提高案卷質(zhì)量和立卷工作效率。（２）由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國(guó)家的機(jī)密。（３）由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），文書(shū)部門(mén)就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員查閱文件就比較方便。（３）由文書(shū)部門(mén)整理（立卷），文書(shū)部門(mén)就可以暫時(shí)保存當(dāng)年的文件材料，有關(guān)承辦人員查閱文件就比較方便。二、公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇公文整理（立卷）環(huán)節(jié)的選擇，即是指文書(shū)立卷工作究竟放在機(jī)關(guān)的哪一層，或者機(jī)關(guān)的哪些機(jī)構(gòu)、單位，由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)公文整理（立卷）工作的問(wèn)題。1選擇機(jī)關(guān)公文整理（立卷）環(huán)節(jié)應(yīng)考慮的相關(guān)因素是：（1）被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書(shū)部門(mén)要直接經(jīng)手文件的處理。比如，文件的收發(fā)、分辦、催辦、承辦等，這樣才能保證對(duì)公文形成過(guò)程的了解，才能掌握文件之間的歷史聯(lián)系。整理（立卷）的質(zhì)量才有保證。（2）對(duì)一些中等機(jī)關(guān)或大機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，可以采取分散整理（立卷），或者部分文件集中、部分文件分工的方法。（3）對(duì)財(cái)會(huì)、人事、信訪(fǎng)、保衛(wèi)等業(yè)務(wù)性質(zhì)具有特殊性的組織機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，就可以考慮由他們自己來(lái)單獨(dú)進(jìn)行整理（立卷）。（4）要恰當(dāng)?shù)剡x擇和確定整理（立卷）人員。最好是考慮選擇擔(dān)任內(nèi)收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦等工作的文書(shū)工作人員為好。三、明確公文整理（立卷）的范圍1應(yīng)該整理（立卷）的文件材料的范圍。文書(shū)立卷的范圍，也就是文件材料歸檔的范圍。是指凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話(huà)記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等文件材料，都必須進(jìn)行立卷歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。（2）本機(jī)關(guān)的文件材料：本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議的文件材料。本機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)出的各種正式文件的簽發(fā)稿，印制稿，重要文件的草稿；本機(jī)關(guān)重要性往來(lái)公文，如請(qǐng)示與批復(fù)，來(lái)函與復(fù)函等；本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部職能部門(mén)活動(dòng)所形成的重要文件材料；本機(jī)關(guān)處理群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)的原件，記錄及處理結(jié)果等；本機(jī)關(guān)及下屬機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印章等文件材料，以及本機(jī)關(guān)歷史沿革、大事記和反映本機(jī)關(guān)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等；本機(jī)關(guān)干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、職工獎(jiǎng)懲、紀(jì)律檢查、治安保衛(wèi)以及職工勞動(dòng)工資、福利待遇等方面的文件材料；本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證以及與有關(guān)機(jī)關(guān)簽定的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的文件材料；本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)和外事往來(lái)方面的文件材料。（3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料：同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件，如條例、規(guī)定、通知等。有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的文件；（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料：下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料等；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的法規(guī)性備案文件以及重要的科技文件材料等。2不需要整理（立卷）歸檔的文件材料的范圍。1）重份文件。所謂重份文件，是指同一個(gè)文件有幾份或者許多份，包括一式多份的收來(lái)文件，以及本機(jī)關(guān)復(fù)印的文件材料等。同一個(gè)文件的草稿、定稿和存本，不作為重份文件處理。（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。（3）一些事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒(méi)有查考價(jià)值的文件材料。（4）與本機(jī)關(guān)本部門(mén)主管業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件及非隸屬的機(jī)關(guān)送來(lái)的的參考性文件。（5）內(nèi)容已被其它文件包括了的文件。（6）信封。除非有特殊意義的作者，才有必要保存來(lái)文的信封。（7）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料，以及上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料等。3公文整理（立卷）的分工。原則上以什么名義發(fā)的文件就放在哪里整理（立卷），是哪個(gè)部門(mén)承辦或主辦的文件，就放在哪里整理（立卷）。（1）上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的來(lái)文。綜合性、全面性的，由機(jī)關(guān)辦公秘書(shū)部門(mén)整理（立卷）歸檔。專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)性的由業(yè)務(wù)部門(mén)整理（立卷）歸檔；上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的來(lái)文，由業(yè)務(wù)對(duì)口部門(mén)整理（立卷）歸檔。（2）本機(jī)關(guān)的文件。由機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)起草或承辦的，由機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)整理（立卷）歸檔；有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)起草或承辦的，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)整理（立卷）歸檔；其它機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件，可視同本機(jī)關(guān)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示等。（3）下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文。哪個(gè)部門(mén)辦理的，由哪個(gè)部門(mén)整理（立卷）歸檔。（4）會(huì)議文件。以機(jī)關(guān)名義召開(kāi)的會(huì)議所形成的文件，由機(jī)關(guān)秘書(shū)部門(mén)整理（立卷）歸檔；由業(yè)務(wù)主管部門(mén)召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)性會(huì)議所形成的文件，應(yīng)由召開(kāi)會(huì)議的業(yè)務(wù)主管部門(mén)整理（立卷）歸檔。此外，本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職務(wù)所形成的文件，應(yīng)按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別在有關(guān)機(jī)關(guān)整理（立卷）歸檔；本機(jī)關(guān)各部門(mén)互發(fā)的文件，由形成文件的部門(mén)整理（立卷）；同級(jí)機(jī)關(guān)互發(fā)的文件，凡經(jīng)本機(jī)關(guān)制發(fā)、辦理的，應(yīng)由本機(jī)關(guān)整理（立卷）歸檔；本機(jī)關(guān)臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的文件，由臨時(shí)機(jī)構(gòu)整理（立卷），臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)，應(yīng)將全部檔案移交機(jī)關(guān)檔案室。第三節(jié)歸檔文件整理的原則與要求一、歸檔文件整理的幾個(gè)基本概念１，歸檔文件歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙制文件材料。２，歸檔文件整理歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒、使之有序化的過(guò)程。３，件“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正文與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件。二、歸檔文件的整理的基本原則歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（一）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。（二）要注意區(qū)分公文的保存價(jià)值。（三）便于保管和利用。三、歸檔文件整理的質(zhì)量要求１，歸檔的文件應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。２，整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。第四節(jié)歸檔文件整理方法與歸檔一、歸檔文件整理方法的改革歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行，這是《規(guī)則》提出的新的公文整理（立卷）方法，是我國(guó)文書(shū)檔案工作的一項(xiàng)重大改革，也是對(duì)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案整理方法的否定，以“件”為單位的整理方法同傳統(tǒng)的整理方法“立卷”比較，主要有以下不同。１、取消案卷，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程；２、界定“件”的概念，從檢索的實(shí)際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件”；３、分類(lèi)方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、并允許各單位視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類(lèi)層次；４、裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可；５、文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問(wèn)題）排列，時(shí)間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實(shí)際情況選用；６、歸檔章的位置不限于首頁(yè)右角上，首頁(yè)上端任何空白處均可；同時(shí)對(duì)歸檔章的項(xiàng)目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目；７、取消案卷，卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄；８、無(wú)需編頁(yè)號(hào)，目錄改設(shè)“頁(yè)數(shù)”項(xiàng)；９、歸檔文件直接裝盒保管；１０、無(wú)需撰寫(xiě)案卷題名和填寫(xiě)案卷封皮，只需填寫(xiě)盒脊；１１、檔案盒的項(xiàng)目設(shè)置有較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱(chēng)”，取消了“類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁(yè)數(shù)量、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、歸檔號(hào)”等項(xiàng)目。盒脊取消了“目錄號(hào)、案卷號(hào)”項(xiàng)，保留“全宗號(hào)、年度”項(xiàng)目，增設(shè)“保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)”。新的文件歸檔整理方法，簡(jiǎn)化了文書(shū)檔案整理的環(huán)節(jié)，減輕了文件歸檔人員及檔案整理的工作量，同時(shí)又提高了檔案歸檔行政管理部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培養(yǎng)的工作效率，是一項(xiàng)應(yīng)予積極推行的好方法。二、歸檔文件整理方法的推行推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面的工作。１、更新觀(guān)念，增強(qiáng)改革意識(shí)。推行文件級(jí)整理方法，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公手段的需要，是與時(shí)俱進(jìn)的產(chǎn)物。２、提高人員素質(zhì)。以“件”為單位的歸檔整理方法要求每個(gè)文書(shū)人員和檔案人員不僅需要懂得歸檔文件分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)。還必須掌握辦公自動(dòng)化、信息技術(shù)等相關(guān)知識(shí)，熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成一系列數(shù)據(jù)處理任務(wù)。３、加強(qiáng)硬件建設(shè)，即加大對(duì)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。管理單元的細(xì)化，必然引起管理方式的變革。新的歸檔文件整理方法，使整理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、復(fù)印縮微設(shè)備等先進(jìn)設(shè)施。４、注意新舊整理方法的銜接。以“件”為單位對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、要做好與原有的立卷方法的銜接，要注意以下兩點(diǎn)。（１）《規(guī)則》是國(guó)家檔案局２０００年１２月６日發(fā)布，于２００１年１月１日實(shí)行。因此，對(duì)２００１年以前整理好的案卷，只要整理方法及規(guī)則符合當(dāng)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，就應(yīng)保持原有的整理體系，不必拆卷重來(lái)。（２）歸檔文件的整理方法由卷改為件，不只是整理形式上的變化，它需要一系列的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、措施與之配合，因此，各機(jī)關(guān)單位在實(shí)施新的整理方法時(shí)應(yīng)事先做好各種準(zhǔn)備工作。三、歸檔文件整理的工作步驟按照《規(guī)則》的規(guī)定，歸檔文件整理分為裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒六個(gè)步驟進(jìn)行：１、裝訂。裝訂是歸檔文件的第一步驟，通過(guò)這一步驟可以從實(shí)體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來(lái)。２、分類(lèi)。歸檔文件的分類(lèi)，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類(lèi)。即將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有體系的過(guò)程?！兑?guī)則》指出歸檔文件可以采用年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。歸檔文件的分類(lèi)，可按以下的方法及步驟進(jìn)行。（１）按年度分類(lèi)。年度分類(lèi)就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。它是目前運(yùn)用得最廣泛的一種分類(lèi)方法：①一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，分年度時(shí)一般以文件簽發(fā)日期或成文日期為準(zhǔn)。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)統(tǒng)一按簽發(fā)日期或成文日期為準(zhǔn)判定文件所屬年度。②跨年度的會(huì)議和案件等形成的文件材料，分類(lèi)時(shí)，會(huì)議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結(jié)案年。幾份文件作為一“件”時(shí)，判定“件”的日期，以排列在前面的文件日期為準(zhǔn)，如跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，按批復(fù)在前，請(qǐng)示在的裝訂順序，以批復(fù)的所在年度為準(zhǔn)。③沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料，應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容及特征進(jìn)行考證，以推斷文件材料的形成日期并據(jù)以劃分年度。④專(zhuān)門(mén)年度中形成的文件材料，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)年度進(jìn)行分類(lèi)。（２）按保管期限分類(lèi)。保管期限分類(lèi)法就是根據(jù)對(duì)歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進(jìn)行分類(lèi)，即將同一年度的歸檔文件按永久（５０年以上）、長(zhǎng)期（１５——５０年）、短期（１５年以下）三種保管期限分類(lèi)，這種分類(lèi)方法能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開(kāi)，使檔案部門(mén)能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)，為庫(kù)房排架管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。（３）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法是室將文件其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，其可分為機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法兩種機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。是按文件形成和處理的承辦單位進(jìn)行分類(lèi)。原則上是一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類(lèi)，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)名。各類(lèi)的次序課按照立檔單位機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列。