高效行政管理工作培訓(xùn)手冊(cè)

高效行政管理工作培訓(xùn)手冊(cè)第一章會(huì)議治理技能點(diǎn)1如何了解會(huì)議的類型主題詞行政治理·會(huì)議治理·會(huì)議類型適用情形當(dāng)需要了解會(huì)議的類型及相關(guān)內(nèi)容時(shí)，查看此技能。7技能描述會(huì)議的類型多種多樣。不同的會(huì)議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會(huì)議方式應(yīng)依照會(huì)議的目的或目標(biāo)而定。同時(shí)，不同的會(huì)議類型對(duì)會(huì)議召開的時(shí)刻、地點(diǎn)的需要也有所不同。因此，在我們考慮采納何種會(huì)議程序時(shí)，應(yīng)該第一明白所籌劃的是什么樣的會(huì)議。1．會(huì)議的類型下面是一些要緊的會(huì)議類型：（1）董事會(huì)會(huì)議。由公司董事會(huì)成員出席，定期召開。一樣在董事會(huì)專用的會(huì)議室由董事長(zhǎng)召集或由董事長(zhǎng)授權(quán)托付的人召集，討論涉及企業(yè)進(jìn)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。（2）公司股東年會(huì)。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進(jìn)行討論，表決通過董事會(huì)提交的事項(xiàng)，形成股東大會(huì)決議。（3）治理人員會(huì)議。由公司經(jīng)營(yíng)決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)治理的具體問題。（4）研討會(huì)議。這一類型的會(huì)議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過程中應(yīng)專門注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。（5）專業(yè)會(huì)議。在一定范疇內(nèi)就某一個(gè)體領(lǐng)域的具體問題進(jìn)行專題討論，一樣規(guī)模較大。（6）職員大會(huì)。全體職員參加，一樣由主發(fā)言人做主題報(bào)告。（7）銷售會(huì)議。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會(huì)議。（8）產(chǎn)品、成果公布會(huì)。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳、公布。（9）獎(jiǎng)勵(lì)、表彰會(huì)議。表彰、獎(jiǎng)勵(lì)工作杰出的職員為要緊內(nèi)容的會(huì)議，是企業(yè)的一種重要的鼓舞手段。（10）培訓(xùn)會(huì)議。培養(yǎng)提高職員素養(yǎng)的專門會(huì)議，這一類會(huì)議的時(shí)刻往往不止一天，需要時(shí)刻、地點(diǎn)、人員集中。有時(shí)在培訓(xùn)終止后還要進(jìn)行一定的考核。（11）其他一些專門會(huì)議。為了與企業(yè)職員建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一些茶話會(huì)、晚餐會(huì)及一些娛樂活動(dòng)。如此的會(huì)議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場(chǎng)所。2．常見例會(huì)類型一樣來說，在企業(yè)的各個(gè)部門中，例會(huì)是最為常見的，以下是15種最常見的例會(huì)類型：（1）企業(yè)規(guī)劃會(huì)議；（2）資金會(huì)議；（3）行政技術(shù)會(huì)議；（4）降低成本會(huì)議；（5）經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議；（6）質(zhì)量分析會(huì)議；（7）生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議；（8）產(chǎn)品計(jì)策會(huì)議；（9）索賠會(huì)議；（10）IMC會(huì)議（經(jīng)理人懇談會(huì)）；（11）安全衛(wèi)生治理會(huì)議；（12）科（部）長(zhǎng)會(huì)議；（13）部門事務(wù)會(huì)議；（14）班組會(huì)議；（15）行政事務(wù)會(huì)議?？傊殬I(yè)經(jīng)理人針對(duì)不同的情形，能夠采納不同的會(huì)議類型。但會(huì)議的大體程序和需要注意的問題是差不多相同的和能夠相互借鑒的，這就要求經(jīng)理人充分把握會(huì)議的共性和個(gè)性，使二者有機(jī)地結(jié)合起來。9牢記要點(diǎn)會(huì)議的要緊類型包括：_企業(yè)常見會(huì)議的類型_企業(yè)常見例會(huì)的類型.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：試列舉出您周圍幾個(gè)不同類型的會(huì)議，指出每個(gè)會(huì)議的特點(diǎn)所在，并找出適宜的會(huì)議籌劃治理方法。技能點(diǎn)2如何做好會(huì)前預(yù)備

主題詞行政治理·會(huì)議治理·會(huì)前預(yù)備適用情形當(dāng)需要著手進(jìn)行會(huì)議預(yù)備時(shí)，查看此技能。7技能描述會(huì)議治理作為一個(gè)過程治理，會(huì)前預(yù)備是其第一個(gè)步驟。通常，大型會(huì)議的預(yù)備往往需要按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。一樣來說，企業(yè)的會(huì)前預(yù)備有以下工作：1．確定與會(huì)者作為會(huì)議的主體，與會(huì)者的確定無疑是十分重要的。出于對(duì)會(huì)議成本的操縱，應(yīng)該操縱與會(huì)者數(shù)量。但這種操縱不以降低會(huì)議的目的和成效為代價(jià)。因此，確定與會(huì)者應(yīng)該考慮以下因素：（1）與會(huì)者是不是必要成員；（2）與會(huì)者是否直截了當(dāng)參與會(huì)后執(zhí)行；（3）與會(huì)者是否有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；（4）與會(huì)者是否具有達(dá)成某項(xiàng)決議的能力；（5）與會(huì)者是否能全身心地投入；（6）與會(huì)者是否會(huì)對(duì)他人造成阻礙，從而阻礙會(huì)議的整體成效。2．選擇開會(huì)的時(shí)刻選擇合適的開會(huì)時(shí)刻，確保與會(huì)者能夠按時(shí)出席，積極參與，從而取得好的成效。因此，選擇開會(huì)時(shí)刻應(yīng)該考慮以下因素：（1）調(diào)查了解與會(huì)者方便的時(shí)刻段，盡量不打亂與會(huì)者原先的時(shí)刻打算安排；（2）注意選準(zhǔn)會(huì)議中心人物的最佳開會(huì)時(shí)刻段，確保其能夠集中精力，安心開會(huì)；（3）開會(huì)時(shí)刻盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)生沖突，幸免打亂企業(yè)正常的運(yùn)行秩序，阻礙效益；（4）盡量開短會(huì)，能夠保證參會(huì)者精力旺盛，達(dá)到最佳的開會(huì)成效。3．選擇開會(huì)的地點(diǎn)會(huì)場(chǎng)的選擇是否合適，會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會(huì)對(duì)與會(huì)者的情緒產(chǎn)生阻礙。而且，選擇會(huì)議地點(diǎn)還要考慮到硬件設(shè)施的條件。因此，應(yīng)考慮：（1）會(huì)址與參會(huì)人員距離不宜太遠(yuǎn)；（2）會(huì)場(chǎng)的環(huán)境是安靜的場(chǎng)所；（3）會(huì)場(chǎng)有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度；（4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢；（5）會(huì)場(chǎng)的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會(huì)阻礙會(huì)議成效。4．會(huì)場(chǎng)布置作為會(huì)前預(yù)備的重要內(nèi)容之一，會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作：（1）合理安排會(huì)場(chǎng)空間，既要便于與會(huì)者進(jìn)出通暢，又要保持會(huì)場(chǎng)緊湊的格局；（2）認(rèn)真細(xì)致地做好會(huì)議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，治理統(tǒng)一。（3）按照會(huì)議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會(huì)議座次，做到方便溝通和討論。其要緊方式有以下三種：①單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式；②雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式；③多向溝通交流會(huì)議的座位排列方式。5．?dāng)M訂會(huì)議日程擬訂會(huì)議日程，即擬訂會(huì)議的程序表，是為了讓與會(huì)者事先對(duì)會(huì)議有所了解，以便提早做好預(yù)備。一樣來說，會(huì)議日程由會(huì)議籌備部門提出草案，經(jīng)會(huì)議主席審定后確定，包括：會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會(huì)者姓名、會(huì)議的時(shí)刻地點(diǎn)、會(huì)議事宜的時(shí)刻分配等。會(huì)議的日程安排必須考慮以下因素：（1）優(yōu)先安排重要或緊急的事項(xiàng)；（2）合理分配各項(xiàng)議案及事項(xiàng)的會(huì)議時(shí)刻，為重要事項(xiàng)留出充足的時(shí)刻；（3）會(huì)議議程不宜過于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過多；（4）提早把會(huì)議日程通知與會(huì)者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會(huì)議做出決策的時(shí)刻，提高會(huì)議效率。6．會(huì)議通知在確定了會(huì)議的議題、召開的時(shí)刻、地點(diǎn)和場(chǎng)所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會(huì)議通知。其內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)刻、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議內(nèi)容以及日程等，同時(shí)應(yīng)提示與會(huì)者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會(huì)議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會(huì)者名單。以上關(guān)于會(huì)議的相關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖專門瑣碎，卻能保證會(huì)議的成功與有效。9牢記要點(diǎn)會(huì)前預(yù)備的工作事項(xiàng)有：_確定與會(huì)者_(dá)選擇開會(huì)時(shí)刻_選擇開會(huì)地點(diǎn)_進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置_擬訂會(huì)議日程_公布會(huì)議通知.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．請(qǐng)您認(rèn)真分析一下目前貴公司有哪些會(huì)議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是對(duì)比上文能夠取消的。2．請(qǐng)您總結(jié)一下自己周圍的會(huì)議預(yù)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進(jìn)？技能點(diǎn)3如何做好會(huì)前檢查

主題詞行政治理·會(huì)議治理·會(huì)前檢查適用情形當(dāng)需要對(duì)會(huì)議預(yù)備工作進(jìn)行最后檢查時(shí)，查看此技能。7技能描述在會(huì)議的籌備時(shí)期及預(yù)備工作終止后，必須做出全面的檢查，以免顯現(xiàn)疏漏，從而保證會(huì)議的質(zhì)量和成效。因此，全面的會(huì)前檢查是會(huì)議治理必不可少的一部分。它要緊包括以下兩個(gè)方面的檢查：1．會(huì)議籌備期檢查（1）會(huì)議目的：①本次會(huì)議是否確實(shí)需要召開？②開會(huì)的議題是否明確？（2）會(huì)議事項(xiàng)：①開會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)刻是否恰當(dāng)？②開會(huì)的地點(diǎn)、環(huán)境是否合適？③會(huì)議邀請(qǐng)的對(duì)象是否合適？（3）會(huì)議通知：①與會(huì)者是否差不多得到通知？②是否差不多將會(huì)議的宗旨、議題通知與會(huì)者？③是否要求與會(huì)者事先預(yù)備有關(guān)資料？④與會(huì)者是否差不多就議題做好預(yù)備？（4）會(huì)議預(yù)備：①是否差不多擬訂好會(huì)議議題的進(jìn)行順序及會(huì)議時(shí)刻的分配？②預(yù)備工作是否差不多完全就緒？③所預(yù)備的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確？④是否差不多安排好了會(huì)議記錄？⑤是否需要使用相關(guān)設(shè)備？2．會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查（1）活動(dòng)的宗旨；（2）活動(dòng)的范疇；（3）預(yù)算；（4）招待對(duì)象的層次；（5）總?cè)藬?shù)（查會(huì)議通知的回執(zhí)）；（6）活動(dòng)的日期及時(shí)刻（注意幸免與其他同業(yè)的活動(dòng)沖突）；（7）活動(dòng)天數(shù)；（8）籌備單位；（9）活動(dòng)負(fù)責(zé)人；（10）各項(xiàng)活動(dòng)的明細(xì)分工表；（11）會(huì)場(chǎng)的預(yù)定；（12）制作來賓名冊(cè)（姓名、地址、公司名稱、、職銜等）；（13）會(huì)議活動(dòng)邀請(qǐng)函（應(yīng)在活動(dòng)日期的2~3個(gè)星期前寄達(dá)給對(duì)方）；（14）紀(jì)念品；（15）交通工具；（16）答謝費(fèi)；（17）會(huì)場(chǎng)布置；（18）宴會(huì)的形式；（19）飲料供應(yīng)；（20）煙酒；（21）菜單的印刷；（22）花飾布置；（23）園景制作；（24）看板及標(biāo)示板；（25）拍照及攝像；（26）會(huì)議桌的選擇；（27）座位順序（是否突出主賓、是否便于會(huì)議交流）；（28）胸章及名牌；（29）服務(wù)員的著裝；（30）新聞報(bào)道（文字及攝影）；（31）資料的收發(fā)；（32）住宿安排；（33）特設(shè)專用柜臺(tái)；（34）費(fèi)用支付（住宿、餐飲、費(fèi)等）；（35）用餐安排；（36）服務(wù)柜臺(tái)的工作；（37）節(jié)目表演的總預(yù)算；（38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴；（39）展覽展現(xiàn)；（40）全部活動(dòng)費(fèi)用?？傊瑫?huì)前檢查作為行政治理的重要一環(huán)，是職業(yè)經(jīng)理人義不容辭的工作內(nèi)容，對(duì)其應(yīng)予以充分地關(guān)注，并在相關(guān)工作中切實(shí)予以貫徹落實(shí)。9牢記要點(diǎn)會(huì)前檢查包括：_會(huì)議籌備期檢查_會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)檢查您的會(huì)前檢查狀況如何：1．您是否認(rèn)識(shí)到會(huì)前檢查的重要性？請(qǐng)結(jié)合您目前的工作，摸索和分析一下它的重要性是如何在日常工作中表達(dá)出來的？2．您在進(jìn)行會(huì)前檢查時(shí)是否第一考慮到會(huì)議的必要性和目的性？假如您還沒有養(yǎng)成如此的摸索適應(yīng)，請(qǐng)您予以改進(jìn)。最好能結(jié)合某次具體會(huì)議，看看會(huì)前檢查對(duì)您開好會(huì)議是否有極大的關(guān)心。3．您所做的會(huì)前檢查是否全面、實(shí)際？請(qǐng)您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒有更好的檢查方式？技能點(diǎn)4如何處理好會(huì)中事務(wù)

主題詞行政治理·會(huì)議治理·會(huì)中事務(wù)處理適用情形當(dāng)需要了解會(huì)議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時(shí)，查看此技能。7技能描述在會(huì)議進(jìn)行的過程中，往往有許多會(huì)務(wù)工作需要處理。而這些會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量高低，會(huì)直截了當(dāng)阻礙到會(huì)議的進(jìn)程和效率。能夠說，處理好會(huì)中事務(wù)是會(huì)議治理的最重要環(huán)節(jié)，它為會(huì)議的成功進(jìn)行提供了條件和保證。一樣來說，會(huì)務(wù)工作包括以下幾個(gè)方面：1．會(huì)議簽到會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)會(huì)議的出席人數(shù)。一樣來說，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)都要簽到。同時(shí)，有些會(huì)議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準(zhǔn)確及時(shí)的人數(shù)統(tǒng)計(jì)也為會(huì)議工作的有序安排提供了方便。會(huì)議簽到一樣形式有：（1）簿式簽到。簿式簽到是指與會(huì)者在專門預(yù)備好的簽到簿上簽名，表示到會(huì)。一樣來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容。采納簿式簽到的方法，名單容易儲(chǔ)存，方便查找，可廣泛應(yīng)用于小型會(huì)議。而關(guān)于大型的會(huì)議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不太方便。（2）卡式簽到?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每位與會(huì)者，與會(huì)者在卡上寫好自己的名字，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)交給工作人員，表示到會(huì)。一樣來說，簽到卡應(yīng)注明會(huì)議名稱、時(shí)刻、地點(diǎn)、座位號(hào)等內(nèi)容?？ㄊ胶灥捷^為方便，可不能造成簽到時(shí)的擁擠，然而，往往不方便查找人員。一樣多用于大中型會(huì)議。（3）電腦簽到。隨著科技的進(jìn)展，電腦簽到這一先進(jìn)手段更多地被應(yīng)用。采納這種方式，與會(huì)者只需在到場(chǎng)時(shí)將特制的卡片放入簽到機(jī)內(nèi)，電腦就會(huì)將與會(huì)者的姓名、號(hào)碼等信息傳到會(huì)場(chǎng)的主機(jī)，即刻完成簽到。同時(shí)，將簽到卡退還本人。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點(diǎn)，已更多地被一些大型會(huì)議所采納。此外，還有一些簽到方式，大多依照會(huì)議的實(shí)際需要而運(yùn)用。總之，會(huì)議簽到是為了精確統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)，保證會(huì)議能夠順利進(jìn)行，必須予以重視。2．會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)的好壞直截了當(dāng)關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行，好的會(huì)場(chǎng)服務(wù)是會(huì)議順利進(jìn)行及圓滿終止的必要條件。會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，要緊包括以下幾點(diǎn)：（1）引導(dǎo)座位。大多數(shù)會(huì)議的與會(huì)者座位差不多上事先安排好的，要求與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。同時(shí)，工作人員要引導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)不熟悉的與會(huì)者入座。一樣情形下，為了方便治理與交流，往往安排以部門為單位集中就座。在一些大型會(huì)議中，由于會(huì)場(chǎng)較大，與會(huì)者人數(shù)較多，為了做好座位引導(dǎo)工作，能夠在會(huì)場(chǎng)設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會(huì)議的座次表。以便引導(dǎo)與會(huì)者快捷、方便地入座。（2）分發(fā)會(huì)議的文件資料。會(huì)議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會(huì)者，這就需要工作人員及時(shí)地將其送到與會(huì)者手中。文件資料的分發(fā)有兩種形式。會(huì)前分發(fā)：一樣在與會(huì)者入場(chǎng)時(shí)，由工作人員在入口處分發(fā)；也能夠在開會(huì)之前在每位與會(huì)者的座位上放一份文件材料。會(huì)中分發(fā)：在會(huì)議進(jìn)行期間依照會(huì)議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一樣應(yīng)在文件的右上角寫明收回時(shí)刻，以及由何人收回。收回的時(shí)候應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯(cuò)漏。（3）堅(jiān)持會(huì)場(chǎng)秩序。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，為了防止紛亂的發(fā)生，阻礙會(huì)議的正常進(jìn)程，一樣需要有工作人員堅(jiān)持會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無關(guān)人員入場(chǎng)，保證會(huì)場(chǎng)的安全。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，禁止發(fā)生的無序情形。（4）信息傳遞。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，會(huì)場(chǎng)往往與外界是隔絕的，需要會(huì)議工作人員傳遞信息，進(jìn)行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情形傳達(dá)給與會(huì)者。然而，在信息的傳遞過程中，工作人員必須保證對(duì)會(huì)議內(nèi)容的保密，防止泄密。3．會(huì)議記錄一樣來說，會(huì)議都需要有記錄。會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：第一部分是記錄會(huì)議的組織情形，包括會(huì)議的名稱、時(shí)刻、地點(diǎn)、與會(huì)人員等；第二部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議的議題、發(fā)言情形、通過的決議、決定等。會(huì)議記錄至關(guān)重要，它是會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的客觀記載，同時(shí)，也是重要的檔案資料。既為撰寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要提供了材料，又為日后檢查會(huì)議的執(zhí)行情形提供了依據(jù)。因此，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄有以下兩種方法：（1）摘要記錄。摘要記錄確實(shí)是摘錄要義，記錄會(huì)議的重點(diǎn)。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議的決議等。摘要記錄要求合理取舍，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出。用簡(jiǎn)捷的語(yǔ)言準(zhǔn)確地表達(dá)會(huì)議的真實(shí)意思。因此，對(duì)記錄人員素養(yǎng)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語(yǔ)言概括能力。（2）詳細(xì)記錄。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會(huì)議的所有內(nèi)容。這就對(duì)記錄的速度有極高的要求。因此，為了更加詳細(xì)及時(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄人員往往運(yùn)用一些速記符號(hào)。而現(xiàn)代化的會(huì)議記錄，更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄?？傊瑫?huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。這就要求記錄人員對(duì)會(huì)議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，了解會(huì)議宗旨，具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，才能勝任會(huì)議記錄工作。會(huì)中事務(wù)，事無巨細(xì)，任何一個(gè)小小的紕漏，都有可能給會(huì)議造成無法補(bǔ)償?shù)娜笔?，職業(yè)經(jīng)理人千萬(wàn)不能疏忽大意。9牢記要點(diǎn)會(huì)中事務(wù)工作的要緊內(nèi)容有：_會(huì)議簽到_會(huì)場(chǎng)服務(wù)_會(huì)議記錄.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．請(qǐng)判定下列內(nèi)容是否正確，對(duì)的請(qǐng)打“√”，錯(cuò)的請(qǐng)打“×”：（1）會(huì)務(wù)工作確實(shí)是指預(yù)備會(huì)議過程中的工作。（）（2）會(huì)務(wù)工作應(yīng)由會(huì)議籌備部門要緊負(fù)責(zé)，其他部門起輔助作用即可。（）2．摸索題：試列舉幾例成功的會(huì)務(wù)工作，并說明它們什么緣故能讓您印象深刻？參考答案：1．（1）×；（2）√。2．略。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有專門多，例如：?《成功企業(yè)行政辦公治理制度范本》，王榮奎主編，中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2001年。?《行政經(jīng)理工作手冊(cè)》，甘華鳴著，中國(guó)國(guó)際廣播出版社，2002年。?《成功的會(huì)務(wù)組織》，AnnJ.Boehme著，中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2002年。技能點(diǎn)5如何進(jìn)行合理的會(huì)議操縱

主題詞行政治理·會(huì)議治理·會(huì)議操縱適用情形當(dāng)需要進(jìn)行合理的會(huì)議操縱，提高會(huì)議效率時(shí)，查看此技能。7技能描述會(huì)議有自己專門的活動(dòng)方式，同時(shí)，也有特定的適用范疇。不具備會(huì)議舉辦的可能和條件，硬要去召開會(huì)議，只會(huì)事與愿違，造成白費(fèi)。因此，在對(duì)會(huì)議進(jìn)行正常的治理之前先要認(rèn)真地對(duì)會(huì)議的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行有效的操縱。同時(shí)，還要合理地操縱會(huì)議的成本，爭(zhēng)取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕白費(fèi)。一樣來說，合理的會(huì)議操縱需要重視以下幾個(gè)方面：?會(huì)議的數(shù)量操縱在實(shí)際工作中，會(huì)議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會(huì)議充斥其間，而真正需要開的會(huì)議埋住于會(huì)海之中而無法突出其作用。因此，進(jìn)行會(huì)議操縱第一應(yīng)遵循盡量減少會(huì)議數(shù)量這一原則。操縱會(huì)議數(shù)量的要緊措施有：?熟練應(yīng)用包括會(huì)議在內(nèi)的多種工作方式，如打、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式；?建立嚴(yán)格的會(huì)議審批制度；?提高會(huì)議的質(zhì)量，幸免及減少連帶性的冗長(zhǎng)會(huì)議；?建立統(tǒng)一的和諧機(jī)制，統(tǒng)籌安排各部門的會(huì)議，幸免重復(fù)會(huì)議；?定期對(duì)例會(huì)進(jìn)行檢查與分析，取消功能和價(jià)值不高的例會(huì)；?合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，從機(jī)制上操縱會(huì)議數(shù)量。?會(huì)議的質(zhì)量操縱會(huì)議的質(zhì)量表現(xiàn)為會(huì)議的效率。因此，要保證會(huì)議的功能和效率，就必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的質(zhì)量操縱。衡量會(huì)議質(zhì)量的要緊標(biāo)準(zhǔn)：?會(huì)議是否有召開的必要性和明確的目的性；?會(huì)議召開的時(shí)機(jī)是否成熟；?會(huì)議的規(guī)模是否適度；?會(huì)議的節(jié)奏是否緊湊；?會(huì)議的預(yù)備工作是否充分；?會(huì)議能否有正面的實(shí)際成效。提高會(huì)議質(zhì)量的要緊方法有下列各點(diǎn)：?嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，杜絕不符合程序的會(huì)議；?充分有效地做好預(yù)備工作，專門是讓與會(huì)者明確會(huì)議的宗旨和目的，以及把握相關(guān)的文件和材料；?盡可能地操縱會(huì)議的人數(shù)，精干高效；?會(huì)議的議題集中，會(huì)議日程緊湊；?保持良好的會(huì)場(chǎng)秩序，制造良好的會(huì)議環(huán)境；?實(shí)行有效的措施監(jiān)督會(huì)議執(zhí)行的全過程，保證會(huì)議的有效性；?提高會(huì)議主持人的能力，有效掌控會(huì)議。充分利用電視、、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)約時(shí)刻。?會(huì)議的成本操縱現(xiàn)代企業(yè)治理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。因此，對(duì)會(huì)議成本的核算不可忽視。會(huì)議成本包括會(huì)議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會(huì)者所消耗的時(shí)刻資源。關(guān)于費(fèi)用總和的運(yùn)算，現(xiàn)在，國(guó)外流行一種運(yùn)算公式：會(huì)議成本=2A×B×T其中：A為與會(huì)者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的3倍；B為參加會(huì)議的人數(shù)；T為會(huì)議時(shí)刻。時(shí)刻的價(jià)值目前還難以量化，一樣用倒推法來運(yùn)算。即假定與會(huì)者在這一段會(huì)議時(shí)刻若不開會(huì)，而進(jìn)行正常的工作所可能制造的價(jià)值?？傊?，要操縱會(huì)議的成本，第一需要將會(huì)議的費(fèi)用進(jìn)行精確的運(yùn)算，做出會(huì)議預(yù)算，對(duì)預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)刻觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無形資源的支出。9牢記要點(diǎn)合理的會(huì)議操縱要做到：_操縱會(huì)議的數(shù)量_提高會(huì)議的質(zhì)量_操縱會(huì)議的成本.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．判定下列描述的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“√”，錯(cuò)的打“×”。（1）會(huì)議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。（）（2）會(huì)議的成本操縱得越低越好。（）2．列舉出幾個(gè)您認(rèn)為功能和效率不高的會(huì)議，指出其問題所在，并找出合適的解決方法。參考答案：1．（1）×；（2）×。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有專門多，例如：?《辦公室文秘事務(wù)處理技巧》，方圓編著，石油工業(yè)出版社，2001年。?《現(xiàn)代秘書學(xué)通論》，王熙梅、王景清主編，海洋出版社，1993年。技能點(diǎn)6如何做好會(huì)后工作

主題詞行政治理·會(huì)議治理·會(huì)后工作適用情形當(dāng)會(huì)議終止后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)會(huì)議精神時(shí)，查看此技能。7技能描述一個(gè)會(huì)議要取得真正的成功，不僅取決于會(huì)議過程的順利與否，更在于會(huì)議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。因此，在會(huì)議終止之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。否則，會(huì)議就變成了紙上談兵，沒有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。一樣來說，會(huì)后工作有以下幾個(gè)方面：?會(huì)務(wù)工作總結(jié)會(huì)務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會(huì)的形式進(jìn)行。對(duì)會(huì)議組織及服務(wù)工作的全過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取體會(huì)教訓(xùn)，幸免再次犯錯(cuò)。同時(shí)，對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓舞。?會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是為了方便交流情形。因此，要求簡(jiǎn)報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議的內(nèi)容，同時(shí)做到文字簡(jiǎn)練，篇幅短小，著重反映會(huì)議中的重要問題。簡(jiǎn)報(bào)的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范疇?wèi)?yīng)視需要而定。應(yīng)對(duì)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行編號(hào)，以便于分類歸檔。通常會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。即采納新聞報(bào)道的形式反映會(huì)議情形，從會(huì)議中選取有價(jià)值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。即直截了當(dāng)?shù)禽d某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語(yǔ)或評(píng)論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。?會(huì)議紀(jì)要為更好地貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，會(huì)議終止后，通常要依照會(huì)議宗旨和精神撰寫會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會(huì)議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個(gè)人的主觀意見。同時(shí)，會(huì)議紀(jì)要必須簡(jiǎn)明扼要，語(yǔ)言精練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。會(huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議宗旨服務(wù)的。因此，撰寫者必須準(zhǔn)確明白得會(huì)議宗旨，把握會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。一樣來說，撰寫者應(yīng)該參加會(huì)議的全過程。如此便于他明白得會(huì)議精神，消化會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要一樣可分為兩部分：第一，簡(jiǎn)述會(huì)議情形，包括會(huì)議的時(shí)刻、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等。第二，闡述會(huì)議的要緊精神，所討論的要緊問題，做出的正式?jīng)Q定等。這是會(huì)議紀(jì)要的主體，往往要對(duì)會(huì)議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇。會(huì)議紀(jì)要寫完之后需要通過有關(guān)人員的審核，審核通過后及時(shí)發(fā)給有關(guān)部門。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。因此，應(yīng)視不同情形采納恰當(dāng)?shù)姆绞健＜偃鐣?huì)議紀(jì)要的內(nèi)容具有隱秘性，應(yīng)注明密級(jí)。同時(shí)印發(fā)紀(jì)要編制序號(hào)，以便歸檔儲(chǔ)存。?文件資料的收退一樣來說，會(huì)議文件需要退回有以下幾個(gè)緣故：其一，一些文件內(nèi)容有高度的隱秘性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散；其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，假如擴(kuò)散會(huì)阻礙會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)；其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散。文件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會(huì)議中，如與會(huì)者之間比較熟悉，可直截了當(dāng)口頭交代，進(jìn)行文件的收交。而召開一些大型的會(huì)議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會(huì)者，要求在會(huì)后按照清單將文件資料退回。?議定事項(xiàng)的檢查催辦議定事項(xiàng)的檢查催辦是會(huì)后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它能夠保證會(huì)議的精神真正落到實(shí)處。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋。一樣來說，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。檢查人員能夠用催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情形并同意指導(dǎo)?？傊瑫?huì)后工作是會(huì)議治理的收尾工作，看似可有可無，實(shí)際上卻專門重要。經(jīng)理人在對(duì)會(huì)后工作進(jìn)行治理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。9牢記要點(diǎn)會(huì)后工作的要緊內(nèi)容有：_會(huì)務(wù)工作總結(jié)_撰寫及印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)_撰寫及印發(fā)會(huì)議紀(jì)要_文件資料的收退_議定事項(xiàng)的催辦.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：會(huì)后工作是個(gè)需要注意的問題，您和您的組織是否意識(shí)到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改進(jìn)的方法。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有專門多，例如：?《有用秘書工作手冊(cè)》，王千弓等編，光明日?qǐng)?bào)出版社，1987年。?《現(xiàn)代秘書有用手冊(cè)》，蔡翔、李保華編譯，中國(guó)杰出出版公司，1990年。技能點(diǎn)7如何把握會(huì)議治理的技巧

主題詞行政治理·會(huì)議治理·會(huì)議治理技巧適用情形當(dāng)需要了解一些會(huì)議的注意事項(xiàng)時(shí)，查看此技能。7技能描述會(huì)議的進(jìn)行和治理需要科學(xué)化、合理化，如此才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法。假如會(huì)議治理者把握了這些技巧，無疑會(huì)對(duì)會(huì)議的治理大有關(guān)心，使會(huì)議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。1．會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)在會(huì)議進(jìn)行的整個(gè)過程中，為了保證會(huì)議能夠高效進(jìn)行，必須隨時(shí)發(fā)覺并糾正一些問題。包括：（1）開會(huì)和散會(huì)是否準(zhǔn)時(shí)？（2）會(huì)議議題的說明是否簡(jiǎn)練、明確？（3）是否有無法討論的議題？（4）會(huì)議是否按照程序進(jìn)行？（5）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？（6）是否批判某人的發(fā)言？（7）是否有人發(fā)言過于感情用事？（8）是否有人竊竊私語(yǔ)？（9）是否得出了明確的會(huì)議結(jié)論？（10）是否找到了解決與會(huì)者意見相持的方法？（11）是否尊重了少數(shù)人的意見和方法？（12）是否正確記錄了決定的事項(xiàng)？（13）是否妥善保管了會(huì)議記錄？以上問題經(jīng)常在會(huì)議進(jìn)行的過程中顯現(xiàn)，假如處理不當(dāng)，會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，阻礙會(huì)議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視。2．主持會(huì)議的注意事項(xiàng)許多會(huì)議都設(shè)有主持人，以便于會(huì)議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。而作為會(huì)議的主持人，必須了解把握相關(guān)的知識(shí)，同時(shí)運(yùn)用一定的技巧。一樣來說，主持會(huì)議需要注意以下事項(xiàng)：（1）清晰開會(huì)的時(shí)刻；（2）充分了解會(huì)議目的，把握會(huì)議主題；（3）引導(dǎo)與會(huì)者積極參與會(huì)議討論；（4）讓與會(huì)者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指定發(fā)言；（5）當(dāng)討論顯現(xiàn)紛亂時(shí)，應(yīng)有撥亂反正的能力；（6）假如討論偏離了議題，應(yīng)及時(shí)予以扭轉(zhuǎn)；（7）客觀地同意每位與會(huì)者的意見，并及時(shí)總結(jié)歸納；（8）對(duì)會(huì)議的議案，應(yīng)對(duì)諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則；（9）會(huì)議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場(chǎng)宣讀會(huì)議決定的事項(xiàng)。主持人的工作水平高低對(duì)會(huì)議質(zhì)量有專門大阻礙。因此，主持人應(yīng)該在會(huì)前進(jìn)行充分的預(yù)備，有針對(duì)性地做一些模擬練習(xí)。3．參加會(huì)議的注意事項(xiàng)作為會(huì)議的主體，與會(huì)者必須真正地投入到會(huì)議中去，如此，才能保證會(huì)議能取得成功。作為與會(huì)者，必須注意以下幾個(gè)方面：（1）事先了解會(huì)議的宗旨、目的，并對(duì)議題進(jìn)行研究；（2）準(zhǔn)時(shí)出席，假如因故無法出席，必須事先請(qǐng)假；（3）積極發(fā)言，真實(shí)地表達(dá)個(gè)人意見，不要有所保留；（4）發(fā)言要言簡(jiǎn)意賅，幸免長(zhǎng)篇大論，同時(shí)要注意發(fā)言時(shí)機(jī)；（5）幸免發(fā)言偏離議題；（6）認(rèn)真聽取與自己不同的意見；（7）反對(duì)不同意見時(shí)，要注意態(tài)度和語(yǔ)氣；（8）注意自己的發(fā)言時(shí)刻，要給他人留動(dòng)身言的機(jī)會(huì)；（9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭(zhēng)辯不休；（10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。4．會(huì)議提問的注意事項(xiàng)提問是會(huì)議中常見的方式，也是最重要的方式之一。因此，會(huì)議的提問必須做到合情合理。否則，不適當(dāng)?shù)奶釂柌粌H會(huì)阻礙會(huì)議的順利進(jìn)行，還可能挫傷與會(huì)者的積極性。因此，注重會(huì)議的提問方法和提問技巧是必要的，有助于達(dá)到提問的預(yù)期目的。提問的方式有：（1）間接提問：不指名道姓，面向全體與會(huì)人員提問；（2）直截了當(dāng)提問：指名道姓地向特定的人發(fā)問；（3）反問：在與會(huì)者提問之后，會(huì)議主席并不趕忙回答，而是反問提問者或其他與會(huì)者。提問時(shí)應(yīng)該注意的問題：（1）使用正確的語(yǔ)言；（2）提問的問題要反映會(huì)議的主旨；（3）要提出引人深思的問題；（4）提問的語(yǔ)氣要親切；（5）提問的順序要得當(dāng)；（6）提問的問題應(yīng)便于回答；（7）提問應(yīng)說明問題的重點(diǎn)?？傊?，會(huì)議的提問是一門藝術(shù)性專門強(qiáng)的學(xué)問，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)這一點(diǎn)是提高會(huì)議提問水平和效率的必備技能。9牢記要點(diǎn)會(huì)議治理的注意事項(xiàng)有：_會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)_主持會(huì)議的注意事項(xiàng)_參加會(huì)議的注意事項(xiàng)_會(huì)議提問的注意事項(xiàng).實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：檢查您對(duì)一些會(huì)議注意事項(xiàng)和技巧的把握程度：1．您是否重視選擇高水平的會(huì)議主持人？試著列舉出具體的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行反思，看看有沒有更好的方法和模式。2．您是否注意提高會(huì)議發(fā)言和討論的質(zhì)量？關(guān)于會(huì)議發(fā)言和討論中存在的問題，有沒有切實(shí)有效的改進(jìn)措施，請(qǐng)您總結(jié)一下。3．您是否注意到進(jìn)行會(huì)議提問時(shí)的方式、方法？有沒有發(fā)覺更好的方法？對(duì)現(xiàn)存的有待改進(jìn)的問題，請(qǐng)您拿出具體的解決方案。4．將一些會(huì)議的注意事項(xiàng)和技巧進(jìn)行總結(jié)提煉，制定成會(huì)議治理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范疇內(nèi)進(jìn)行學(xué)習(xí)。第二章文書治理技能點(diǎn)1如何遵循文書治理原則

主題詞行政治理·文書治理·治理原則適用情形當(dāng)需要遵循文書治理的差不多規(guī)則時(shí)，查看此技能。7技能描述把握了文書治理的差不多規(guī)則，就把握住了文書治理的差不多特點(diǎn)。一樣來說，文書治理應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則：?簡(jiǎn)潔明了文書是用來傳遞信息的重要工具，簡(jiǎn)潔明了的文書表達(dá)形式更有利于信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和信息同意方的準(zhǔn)確同意。例如，用第一章、第一條等類似的章節(jié)體的表達(dá)方式，更有利于清晰表達(dá)所規(guī)定的事項(xiàng)。一樣來說，文書應(yīng)該是一事一文。文書標(biāo)題的選擇更應(yīng)把握簡(jiǎn)潔明了的原則，能夠準(zhǔn)確明確地表達(dá)文書內(nèi)容。?準(zhǔn)確及時(shí)日常治理中，文書的運(yùn)用都具有及時(shí)有效的特點(diǎn)。文書一樣是針對(duì)特定的人和特定的情況而做的。信息只有在最快的時(shí)刻內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政治理效率。這也是文書治理的本質(zhì)所在。由于信息的準(zhǔn)確性離不開文書的準(zhǔn)確表達(dá)，因而文書治理過程中絕不能夠?yàn)榱饲罂於釛壛宋臅纳獪?zhǔn)確性。專門是關(guān)于文書中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處。?嚴(yán)格保密文書的內(nèi)容關(guān)系到一個(gè)企業(yè)日常治理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)進(jìn)展的重要文件。這就決定了文書的治理應(yīng)該具有保密性。專門是關(guān)于一些隱秘文件的保管更應(yīng)該是治理中的重中之重。文印室人員更應(yīng)該樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)隱秘，不得私自截留任何文件。?統(tǒng)一治理文書治理針對(duì)的是全體職員，文書內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達(dá)信息應(yīng)該一致，文書格式應(yīng)該規(guī)范、具體，治理應(yīng)該統(tǒng)一便利。?注重程序公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定。在日常治理中只有嚴(yán)格依程序辦事，才能最大程度地簡(jiǎn)化文書治理，使之行之有效。例如在公文的歸檔如此一個(gè)大的程序上就能夠分為：平常歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序?？傊臅卫淼膬?yōu)劣往往取決于文書治理人員本身的素養(yǎng)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能達(dá)到事半功倍的成效。9牢記要點(diǎn)文書治理應(yīng)遵循的差不多原則：_簡(jiǎn)潔明了_準(zhǔn)確及時(shí)_嚴(yán)格保密_統(tǒng)一治理_注重程序.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：評(píng)判一下您所在單位的文書治理工作及文書治理人員，看一看這方面的工作是否嚴(yán)格按文書治理規(guī)則辦事？關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有專門多，例如：?《現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公治理文案范本》，石向彤主編，中國(guó)時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2002年。?《秘書工作手冊(cè)》，孫云潔等編著，工人出版社，1985年。技能點(diǎn)2如保設(shè)置文書治理部門

主題詞行政治理·文書治理·文書治理部門設(shè)置適用情形當(dāng)需要設(shè)置文書治理部門或調(diào)整文書治理部門時(shí)，查看此技能。7技能描述企業(yè)想要運(yùn)行高效，必須有一個(gè)合理的企業(yè)部門的設(shè)置。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的治理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，和諧一致。如何設(shè)置文書治理機(jī)構(gòu)呢？何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？1．總收發(fā)部門由總務(wù)部門統(tǒng)一擔(dān)任?？偣靖鞑块T與外界來往文書的收發(fā)由總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書收受及發(fā)送。2．治理部門由于各個(gè)部門的治理分工不同，依照其不同的職能特點(diǎn)，能夠讓它們擔(dān)當(dāng)不同的治理任務(wù)。例如：各公司總經(jīng)理室或治理處，負(fù)責(zé)治理各部、室、中心及以公司名義與外界來往的文書；各業(yè)務(wù)部門的最高主管部門，負(fù)責(zé)治理營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書；各公司（工廠）經(jīng)理室或治理處（或總務(wù)部門），負(fù)責(zé)治理其所在地域與外界來往的地區(qū)性文書；各分公司、部門間的來往文書，原則上以廠、處、部、室部門為治理部門。3．主辦及會(huì)辦部門（1）資料需報(bào)送工廠主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨(dú)立廠區(qū)的治理部門主辦，由法律事務(wù)室會(huì)辦；（2）資料需報(bào)送外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財(cái)務(wù)部會(huì)辦；（3）資料需報(bào)送新聞媒體的，由秘書室主辦，然而假如資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)，應(yīng)先報(bào)告董事長(zhǎng)核定后才能對(duì)外公布；（4）資料需報(bào)送股東及一樣性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會(huì)面法律事務(wù)室。（5）資料需報(bào)送金融機(jī)構(gòu)的，由財(cái)務(wù)部主辦；需報(bào)送稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)的，由各公司會(huì)計(jì)處主辦；需報(bào)送商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦?？偠灾?，資料報(bào)送部門的分類和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書治理部門設(shè)置和工作流程。9牢記要點(diǎn)文書治理機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點(diǎn)：_總收發(fā)部門的設(shè)置_治理部門的設(shè)置_主辦及會(huì)辦部門的設(shè)置.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請(qǐng)您判定以下說法的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“√”，錯(cuò)的打“×”。1．文書治理工作能夠由行政部門代行，沒有必要再單設(shè)專門機(jī)構(gòu)。（）2．文書治理人員要重在體會(huì)，而不是理論。（）參考答案：1.×；2.√。技能點(diǎn)3如何進(jìn)行文書的行文

主題詞行政治理·文書治理·文書行文規(guī)范適用情形當(dāng)面對(duì)不同的發(fā)文對(duì)象需要選用不同的文書形式時(shí)，查看此技能。7技能描述企業(yè)在日常行政治理過程中，要面對(duì)各種各樣的對(duì)象，發(fā)文對(duì)象的不同決定了文書寫作方式的不同，文書寫作絕不能夠千篇一律。就如同在不同的場(chǎng)合我們會(huì)有不同的著裝，見到不同的人說不同的話的道理一樣，這既表達(dá)了格式的規(guī)范，也是對(duì)發(fā)文對(duì)象的尊重。1．公文類別（1）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。（2）公函：公布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。（3）便函：在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。（4）簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用（5）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。（6）其他：司法文書依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤缓贤臅婪?、法?guī)的規(guī)定實(shí)施；會(huì)議記錄及例行報(bào)表等不必行文；業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)必須使用電報(bào)。2．行文權(quán)限判別行文時(shí)名義不同，署名就會(huì)不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要?jiǎng)澐植煌臋?quán)限。（1）以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總治理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。（2）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員執(zhí)行。（3）總治理處各部室、中心代表公司對(duì)外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。（4）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管執(zhí)行。（5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范疇內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。（6）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對(duì)原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文?？傊?，文書行文有著特定的規(guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書合理，并能準(zhǔn)確發(fā)揮作用，從而減少不必要的苦惱。9牢記要點(diǎn)文書行文時(shí)要專門注意：_公文類別_行文權(quán)限.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請(qǐng)檢查您的企業(yè)是否意識(shí)到行文的重要性：1．您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒有可利用的更好的方式？建議您對(duì)此進(jìn)行反思。2．請(qǐng)您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時(shí)的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。3．您認(rèn)為企業(yè)在文書治理行文方面還有哪些需要改進(jìn)的地點(diǎn)？最好和同類或相似的企業(yè)進(jìn)行一下比較，以查漏補(bǔ)缺、取長(zhǎng)補(bǔ)短。技能點(diǎn)4如何收發(fā)文書

主題詞行政治理·文書治理·文書收發(fā)適用情形當(dāng)各種文書紛紛到達(dá)公司需要分門別類時(shí)，查看此技能。7技能描述現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各種信息的及時(shí)交流變得越來越重要。面對(duì)各種文書紛至沓來，文書治理人員如何才能幸免手忙腳亂，這就需要把握熟練的文書收發(fā)技巧。1．文書收發(fā)部門文書收發(fā)工作，一樣企業(yè)都會(huì)讓總務(wù)部來負(fù)責(zé)。有些還專門要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。公司各部、處、室都要設(shè)文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。在文書治理部門還須設(shè)立一名信使，負(fù)責(zé)在各部門之間傳遞各類文書，以使文書在各部門順暢流通。2．文書收發(fā)要求（1）一樣文書在啟封后，分送各部門、科室。（2）私人文書不必開啟，直截了當(dāng)送收信人。（3）送各部門、科室的文書若有差錯(cuò)，必須趕忙退回到文書收發(fā)部門。（4）啟封后，編上文書的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)編號(hào)和收發(fā)日期。（5）文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。（6）絕密文件或親啟文書，必須直截了當(dāng)送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。（7）文書中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。3．需登記的文書（1）在一樣文書或送交部門的一般文書中，假如判定或者未開啟也能判定是重要文書或者夾有重要物品的文書要登記。（2）專人傳遞送達(dá)的文書要登記。（3）標(biāo)有“絕密”類或親啟類字樣的文書要登記。4．規(guī)定時(shí)刻以外的文書收發(fā)在制度工作時(shí)刻外接到文書，假如值班人員能夠判定是緊急重要的文書，或者直截了當(dāng)寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)該趕忙通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理?？傊?，文書的收發(fā)是個(gè)具體過程，大量的細(xì)節(jié)需要注意，必須明確程序和各個(gè)步驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有序運(yùn)行。9牢記要點(diǎn)文書收發(fā)治理要做到：_設(shè)置專門部門_注意文書收發(fā)要求_部分文書需要登記_制度工作時(shí)刻外文書要注意查收.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．您認(rèn)為文書收發(fā)制度的建立關(guān)于您的企業(yè)產(chǎn)生了如何樣有益的作用？2．請(qǐng)舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書？技能點(diǎn)5如何寄發(fā)文書

主題詞行政治理·文書治理·文書寄發(fā)適用情形當(dāng)文書對(duì)象距離專門遠(yuǎn)，在與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來需要傳遞文書時(shí)，查看此技能。7技能描述公司的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個(gè)地點(diǎn)。當(dāng)面對(duì)距離較遠(yuǎn)的文書對(duì)象應(yīng)該如何運(yùn)用文書呢？在那個(gè)時(shí)候，就不得不將文書用郵寄的方式送到對(duì)方的手中，那個(gè)時(shí)候能夠保證文書在最短的時(shí)刻內(nèi)送達(dá)，確實(shí)是最具時(shí)效性的文書傳遞方式。?寄發(fā)寄發(fā)公司外的一樣文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直截了當(dāng)送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文秘室聚攏所有待發(fā)文書，做好文書發(fā)送登記。待發(fā)文書必須在規(guī)定時(shí)刻內(nèi)送出去。特快專遞以及電報(bào)等文書，必須及時(shí)發(fā)出。?重要文件隱秘或親啟文件，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。?費(fèi)用郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開支。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開支。待發(fā)電報(bào)必須填寫“文書發(fā)送登記簿”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)送?？傊?，寄發(fā)文書是個(gè)需要通盤考慮的問題，而且，確保文書的有效送達(dá)，更是經(jīng)理人必須時(shí)時(shí)提醒的。9牢記要點(diǎn)文書郵寄應(yīng)該注意：_寄發(fā)要由專門部門負(fù)責(zé)_重要文件加蓋印章_費(fèi)用統(tǒng)一.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請(qǐng)您依照自己的明白得判定下列說法的正誤，正確的請(qǐng)打“√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打“×”：1．郵寄文書的費(fèi)用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。（）2．關(guān)于一樣文件也應(yīng)該加蓋印章。（）3．待發(fā)電報(bào)前能夠填寫也可不填“文書發(fā)送登記簿”。（）參考答案：1.√；2.×；3.×。技能點(diǎn)6如何處理文書

主題詞行政治理·文書治理·文書處理適用情形當(dāng)面對(duì)不同種類的文書需要區(qū)別對(duì)待時(shí)，查看此技能。7技能描述在企業(yè)文書的日常治理活動(dòng)中，每一天，治理人員都要接到許多不同種類的文書，它們各自都起著自己的專門的作用，能夠說，都專門重要。然而，文書治理人員要有慧眼識(shí)珠的本領(lǐng)，善于分析各類文書在特定時(shí)刻、特定場(chǎng)合對(duì)特定經(jīng)理人的重要程度和優(yōu)先程度，以便采取不同的方法對(duì)其處理，進(jìn)行分類，真正提高文書治理效率。?文書處理原則文書的批閱、回復(fù)、照會(huì)以及其他必要的處理由科長(zhǎng)以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)，或者由其指定其下屬進(jìn)行具體處理。工作過程中遇到重要事宜要趕忙向上級(jí)主管部門報(bào)告，按上級(jí)指示辦理。文書內(nèi)容涉及到其他部門或必須通過其他部門配合才能完成的，應(yīng)與對(duì)方達(dá)成一致以后才能行事。?重要文書處理隱秘文書原則上應(yīng)該由當(dāng)事人自行處理。親啟文書信封上一樣注明文書所涉及事項(xiàng)的要點(diǎn)，注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者緘封，原則上應(yīng)該由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自處理。?成文凡是重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄。對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過、會(huì)面等簡(jiǎn)單形式處理的事項(xiàng)，只需要事后將處理結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來即可。?防止拖延文書處理過程中專門容易顯現(xiàn)延遲或停頓的現(xiàn)象，文書治理部門有責(zé)任督促其他有關(guān)部門及時(shí)處理文書指定的事項(xiàng)，以防止文書被擱置在一邊的情形發(fā)生。一旦拖延的情形發(fā)生，應(yīng)趕忙交文書治理部門將文書催回，再做相應(yīng)處理?？傊?，文書處理的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該堅(jiān)持“準(zhǔn)確”、“及時(shí)”的原則，同時(shí)明確文書處理的責(zé)任者。9牢記要點(diǎn)文書處理應(yīng)該注意：_一般文書按上級(jí)指示處理_重要文書本人親啟_交涉要記錄_堅(jiān)決杜絕拖延.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．檢查一下您差不多處理的和尚待處理的文書，有沒有和本文不符合的地點(diǎn)，并盡可能按照要求重新分類整理文書。2．請(qǐng)您試分析一下您的企業(yè)中文書處理部門是否存在著拖延的現(xiàn)象，您打算如何樣解決它？對(duì)比一下本企業(yè)處理文書的方式和本文提到的有何不同？技能點(diǎn)7如何請(qǐng)示審批

主題詞行政治理·文書治理·請(qǐng)示審批適用情形當(dāng)對(duì)公司的重要事務(wù)不知如何申請(qǐng)審批時(shí)，查看此技能。7技能描述請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)的重要事項(xiàng)，下級(jí)都必須向上級(jí)請(qǐng)示，在獲得相關(guān)權(quán)力人審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。這是由企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)格的層級(jí)制決定的。惟有如此，才能形成上下意志統(tǒng)一、步調(diào)一致的局面。請(qǐng)示審批要注意以下幾點(diǎn)。1．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)一樣有以下幾點(diǎn)（1）各種制度性變更；（2）與政府機(jī)關(guān)有關(guān)的各種重要要求的回執(zhí)、申請(qǐng)等；（3）訴訟行為；（4）重要契約的締結(jié)、變更與解除；（5）職務(wù)及重要人事安排；（6）大額贈(zèng)送、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用；（7）預(yù)、決算事宜；（8）土地、建筑物等生產(chǎn)資料的購(gòu)買與轉(zhuǎn)讓；（9）借、貸款以及借貸銀行的開設(shè)與變更；（10）重要或高額物品的采購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售；（11）分支機(jī)構(gòu)的增減與升降；（12）有關(guān)經(jīng)營(yíng)的重要打算與企劃；（13）定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢止；（14）有關(guān)費(fèi)用開支的修訂；（15）其他問題。2．審批事項(xiàng)書寫要求（1）請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。假如情況緊急，承諾先直截了當(dāng)以非文書的形式請(qǐng)示，然而事后必須盡快撰寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)；（2）請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容和順序，一樣應(yīng)該包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)該一式多份，分別送達(dá)有關(guān)的部門，例如財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門等；（3）請(qǐng)示提案文書必須注明起草者或請(qǐng)示者所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，由本人簽名蓋章，同時(shí)要進(jìn)行編號(hào)，以形成有序治理；（4）當(dāng)上級(jí)認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并要求部門予以執(zhí)行；（5）請(qǐng)示提案的儲(chǔ)存應(yīng)由總務(wù)部保管?？偟膩碇v，請(qǐng)示審批更重在程序，經(jīng)理人的重點(diǎn)也應(yīng)放在對(duì)程序的明白得和遵守上，做到程序合法，內(nèi)容適當(dāng)。9牢記要點(diǎn)請(qǐng)示審批要注意：_請(qǐng)示審批的注意要點(diǎn)_審批事項(xiàng)的書寫要求.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請(qǐng)您依照自己的明白得判定下列說法的正誤，正確的請(qǐng)打“√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打“×”：1．定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢止以及費(fèi)用開支的修訂必須進(jìn)行請(qǐng)示審批。（）2．提案文書一樣包括標(biāo)題、正文、說明和附錄（）3．上級(jí)認(rèn)可該審批內(nèi)容并做出了相關(guān)決定后，則以請(qǐng)示提案書（副本）返回，并要求部門予以執(zhí)行。（）4．請(qǐng)示審批的事項(xiàng)必須以提案文書的方式，在任何時(shí)候都不得以非文書的形式。（）參考答案：1.√；2.√；3.√；4.×。技能點(diǎn)8如何制作文書

主題詞行政治理·文書治理·文書制作適用情形當(dāng)需要起草制作文書的時(shí)候，查看此技能。7技能描述文書內(nèi)容是對(duì)發(fā)文者意圖的表現(xiàn)，文書的制作過程也即是完整表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖的過程。清晰而明了地表達(dá)，無疑關(guān)于上級(jí)機(jī)關(guān)意思的傳達(dá)，起著至關(guān)重要的作用。制作文書也有專門的規(guī)定，它絕對(duì)不是文字的簡(jiǎn)單疊加。1．注意事項(xiàng)（1）一事一文，措辭準(zhǔn)確。（2）文件的起草要通過特定機(jī)關(guān)的同意，文件定稿前須經(jīng)分管經(jīng)理審核，審核者要對(duì)文件形式和內(nèi)容進(jìn)行審查，加以修改。（3）明晰，除有專門規(guī)定，應(yīng)該有以下事項(xiàng)：文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)（發(fā)文者）、收文機(jī)關(guān)（收文者），文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任人，并署上請(qǐng)示、審批者姓名。（4）重要文書，須經(jīng)公證，并附上具有法定效力的證據(jù)或證明文件。2．文件編寫要求（1）用紙規(guī)格：一樣采納A4規(guī)格，但專門情形也可用其他型號(hào)。（2）文體選擇：一樣用書面文體。（3）文件號(hào)的編寫：機(jī)關(guān)內(nèi)部文件可注明本科室代字或代號(hào)，連續(xù)性文件應(yīng)注有連續(xù)號(hào)；對(duì)外行文要標(biāo)明本公司代字或代號(hào)。（4）寫法：文件第一行通常寫上文號(hào)，第二行寫上文件標(biāo)題，第三行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫收件人的姓名，之后一行寫文件內(nèi)容。①經(jīng)理發(fā)出的指令性文件，應(yīng)有收文單位的名稱，有時(shí)還會(huì)寫上號(hào)碼和年月日。②關(guān)于復(fù)審呈報(bào)的文件，在文件末尾隔一行處寫復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名，以作證明。3．文書署名要求（1）機(jī)關(guān)內(nèi)部文件署部門負(fù)責(zé)人的姓名和職務(wù)。（2）對(duì)外以公司名義發(fā)文，署本公司名稱。（3）對(duì)外以公司名義締結(jié)合同，署名“董事會(huì)代表”。（4）不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名即可。4．標(biāo)志注明依照文書重要性的等級(jí)，應(yīng)該分別注明“傳閱”、“參考”、“急件”、“隱秘”、“隱秘”、“絕密”的字樣。文書信封上也能夠?qū)ｉT注明“親啟”字樣，以要求收件人親自打開文書。5．副本文書一樣應(yīng)該儲(chǔ)存兩份副本。然而絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在專門情形下，還須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等?？傊?，文書制作水平的高低關(guān)系到文書意圖傳達(dá)是否準(zhǔn)確的問題，千萬(wàn)不能大意。9牢記要點(diǎn)文書制作需注意：_制作文書的要點(diǎn)_文書的編寫要求_文書的署名要求_文書的標(biāo)志要注明_文書的副本.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．請(qǐng)你判定對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“√”，錯(cuò)的打“×”。（1）文書制作應(yīng)由專門的人員或機(jī)構(gòu)完成，非專業(yè)人員最好別涉足。（）（2）每一份文書都應(yīng)按照上文所談的格式嚴(yán)格完成。（）2．分析題：試著分析一下您所在企業(yè)的文書，看它存在什么問題？并拿出具體的改進(jìn)措施。參考答案：1.（1）√；（2）×。技能點(diǎn)9如何整理儲(chǔ)存文書

主題詞行政治理·文書治理·整理儲(chǔ)存文書適用情形當(dāng)文書使用完后需要建立完整的儲(chǔ)存機(jī)制時(shí)，查看此技能。7技能描述每一天企業(yè)都要面對(duì)不同的情況，都需要不同的文書，這就意味著每一天都會(huì)有許多已被使用過的文書失去它現(xiàn)有的價(jià)值，然而文書的使用絕對(duì)不是一次性的，目前臨時(shí)的不再使用，絕對(duì)不意味著今后不再使用，從此能夠把使用過的文書丟棄。這就涉及到文書的整理和儲(chǔ)存的問題。1．文書整理（1）文書的編寫符號(hào)：表示部門名稱的符號(hào)，用部門名稱的第一個(gè)漢字，如總務(wù)處文秘科，用“總、文”表示。各種文書按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。文書類別用“絕密”、“隱秘”、“隱秘”等表示。同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用“-”隔開，例如，“總、文隱秘-002”。編號(hào)按年度更新。（2）文書的編寫符號(hào)都必須填寫在“文書登記簿”上，以有利于治理。（3）文書整理：將大部分沒有必要查詢與翻閱的文書和另一類需要經(jīng)常查閱的文書分門歸類，區(qū)別對(duì)特。2．文書保管文書整理之后，一些為數(shù)不多的重要文書，在一定的期間內(nèi)可能還留在責(zé)任部門、科室。而大量的不重要的文書能夠直截了當(dāng)送總務(wù)科進(jìn)行儲(chǔ)存。所有失效的文書，都必須最終移交總務(wù)科，同時(shí)在“文書儲(chǔ)存簿”上做好登記，歸檔儲(chǔ)存。（1）文書的保管年限：①永久儲(chǔ)存文書：包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書；股票關(guān)系文書類；重要的訴訟關(guān)系文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。②儲(chǔ)存十年文書：包括要求審批提案文書；人事任命文書；獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)的文書；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表；不在永久儲(chǔ)存范疇的重要文書。③儲(chǔ)存五年文書：指不需要儲(chǔ)存十年的次重要文書。④儲(chǔ)存一年文書：指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。假如是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管確定儲(chǔ)存年限。（2）重要文書的保管：全部重要的隱秘文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文書柜中。（3）儲(chǔ)存期滿以及沒有必要連續(xù)儲(chǔ)存的，經(jīng)主管部門決定，填寫廢止理由和日期后予以銷毀。（4）職能部門變更或者作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由以及變更與調(diào)整后的成效。（5）關(guān)于重要文件的借閱，必須出具借閱證明?？傊?，文書的整理工作是文書治理的重要一環(huán)，經(jīng)理人在面對(duì)如此的工作時(shí)，一定要細(xì)致入微，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，以求幸免因?yàn)樾∈杪┒鴰泶箦e(cuò)誤。9牢記要點(diǎn)文書的整理儲(chǔ)存要注意：_文書的整理_文書的保管.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．您的企業(yè)在文書整理過程中是否也進(jìn)行編號(hào)？具體的標(biāo)準(zhǔn)是如何樣制定的？請(qǐng)對(duì)比本文進(jìn)行反思，力求拿出更好的分類和編號(hào)方法。2．您的企業(yè)文書是否嚴(yán)格按年限進(jìn)行儲(chǔ)存？假如沒有，請(qǐng)您拿出改進(jìn)措施。3．您的企業(yè)重要文書在何處保管，借閱時(shí)是否需要出示借閱證明？假如還沒有實(shí)施該措施，請(qǐng)您糾正。第三章檔案治理技能點(diǎn)1如何有效歸檔

主題詞行政治理·檔案治理·有效歸檔適用情形當(dāng)需要完整科學(xué)的收集檔案時(shí)，查看此技能。7技能描述企業(yè)每天都要產(chǎn)生大量處理完畢的文件資料，假如不能及時(shí)有效地對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔治理，勢(shì)必導(dǎo)致企業(yè)重要信息的遺失和泄漏，使企業(yè)蒙受缺失。因此，歸檔治理是一切檔案治理工作順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。一樣來說，歸檔治理需做好以下幾個(gè)方面的工作：1．明確歸檔范疇歸檔范疇是指哪些文件資料應(yīng)該歸檔，哪些不應(yīng)該歸檔。只有明確了歸檔的范疇，才能保證歸檔資料的完整和準(zhǔn)確，同時(shí)減少檔案的收集成本。一樣來說，歸檔的范疇?wèi)?yīng)該包括以下兩個(gè)方面：（1）公司對(duì)內(nèi)的文書資料，包括公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，公司各部門的發(fā)文，公司主持召開的各種專業(yè)會(huì)議形成的會(huì)議記錄、文件、會(huì)議綱要、重要領(lǐng)導(dǎo)人的講話及會(huì)議決定，公司制定的各項(xiàng)打算，公司的重要工作成果如工程設(shè)計(jì)圖紙等。（2）公司涉外的文書資料，包括公司與其他企業(yè)的信件、協(xié)議、合同等，公司參與的重要活動(dòng)的文件、綱要及重要領(lǐng)導(dǎo)人講話的音像資料等，出國(guó)學(xué)習(xí)、考察帶回以及談判人員獵取的重要資料等。2．把握歸檔時(shí)刻歸檔時(shí)刻是指文書部門或?qū)I(yè)部門將需要?dú)w檔的文件材料向檔案治理部門移送的時(shí)刻。一樣來說，文書處理完畢后應(yīng)盡快歸檔，但專門載體的文件如聲像檔案資料由于整理程序較一樣文件復(fù)雜，能夠適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)刻，但最好能在一個(gè)月內(nèi)歸檔。3．審查歸檔的文件（1）不屬歸檔范疇的文件應(yīng)趕忙退回經(jīng)辦部門。（2）文件及附本必須同時(shí)歸檔，如有缺失，應(yīng)趕忙向相關(guān)部門追查。（3）檢查文件資料的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏的應(yīng)趕忙退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。4．嚴(yán)格歸檔責(zé)任鑒于歸檔工作的極端重要性，必須嚴(yán)格相關(guān)人員的責(zé)任，施行歸檔責(zé)任制度，以確保歸檔治理的有效執(zhí)行。歸檔責(zé)任制度應(yīng)包含以下兩個(gè)方面的內(nèi)容，即經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人即時(shí)歸檔責(zé)任制度和檔案治理人員嚴(yán)格接收責(zé)任制度?？傊?，歸檔治理是整個(gè)檔案治理工作的起點(diǎn)，對(duì)隨后的各個(gè)檔案治理環(huán)節(jié)都有重要阻礙，職業(yè)經(jīng)理人必須予以高度重視，嚴(yán)格歸檔工作的各個(gè)要點(diǎn)和環(huán)節(jié)，為檔案工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。9牢記要點(diǎn)科學(xué)有效歸檔，需要做到：_明確歸檔范疇_把握歸檔時(shí)刻_審查歸檔文件_嚴(yán)格歸檔責(zé)任.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．您認(rèn)為歸檔治理對(duì)企業(yè)的檔案治理有什么重要意義？2．您公司的檔案是否有長(zhǎng)期分散于各個(gè)部門的情形？您將如何樣保證您公司的歸檔工作做到制度化、規(guī)范化？技能點(diǎn)2如何進(jìn)行檔案整理

主題詞行政治理·檔案治理·檔案整理適用情形當(dāng)需要對(duì)種類繁多的檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，查看此技能。7技能描述檔案整理是檔案治理工作的中心環(huán)節(jié)?？茖W(xué)優(yōu)化的檔案整理，能夠促進(jìn)檔案治理的各個(gè)環(huán)節(jié)良性互動(dòng)和和諧進(jìn)展，進(jìn)而能為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)。因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案治理過程中必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案整理能夠按以下步驟進(jìn)行：?區(qū)分全案所謂“全案”，簡(jiǎn)言之，確實(shí)是檔案的性質(zhì)歸屬，性質(zhì)相同的檔案隸屬于一個(gè)“全案”。判定檔案屬于哪個(gè)全案，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者—立檔單位。構(gòu)成全案的文件大致可劃分為三種差不多類型：內(nèi)部文件、發(fā)文和收文。立檔單位的內(nèi)部文件和發(fā)文（存本和原稿），其文件作者即為檔案形成者，只要查到文件作者，就能夠確定文件全案。立檔單位的收文，其檔案形成者是收文的實(shí)際同意者，而非文件作者，只需查明收文的實(shí)際同意者，就能夠確定所屬全案。區(qū)分全案為檔案整理工作的系統(tǒng)化確立了差不多的框架。?合理分類由于公司檔案種類繁多，采納單一的分類方法已不能滿足檔案治理的實(shí)際需要，因而多是結(jié)合兩種以上的分類方法對(duì)不同的檔案進(jìn)行多層次分類。一樣第一從部門區(qū)分開始，部門區(qū)分之后，依檔案內(nèi)容，分為若干大類，再在大類中依年度及其他分類標(biāo)準(zhǔn)分為若干“子類”，三級(jí)分類不夠用時(shí)還能夠在三級(jí)之后增設(shè)四級(jí)“細(xì)類”?？傊?，檔案分類應(yīng)本著一切從實(shí)際需要?jiǎng)由淼脑瓌t確定分類的層級(jí)和標(biāo)準(zhǔn)，力求做到區(qū)分合理，層次清晰。?制作檔夾同一“子類”（或“細(xì)類”）的案件一樣歸于一個(gè)檔夾，假如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用，也可分為兩個(gè)或兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并在“子類”（或“細(xì)類”）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)。每一個(gè)檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，以方便查找。?檔案的命名每一個(gè)檔夾內(nèi)的案件稱為一個(gè)案卷，為了明確案卷內(nèi)容，方便查找，需對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行命名。對(duì)案卷進(jìn)行命名時(shí)應(yīng)遵循以下原則：其一：準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容；其二：文字簡(jiǎn)明扼要；其三：標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整。?檔號(hào)編訂檔案分類的各級(jí)名稱確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)按一定的次序排列，以便查閱。檔號(hào)編訂以一檔一號(hào)為原則，以十進(jìn)制阿拉伯?dāng)?shù)字表示（具體位數(shù)多少，視案件多少而定）。檔號(hào)必須反映出檔案的層次關(guān)系。如檔號(hào)A1A2—B1B2C1C2D1—a1a2中，A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔案卷次，a1a2為檔案目次。?檔夾裝訂將各案卷以目次號(hào)順序裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)：中文豎寫文件以右方裝訂為原則。中文橫寫，或外文文件則以左方裝訂為原則。對(duì)有皺褶、破舊、參差不齊的文件，應(yīng)先補(bǔ)正、裁切、折疊、理齊后再訂牢。最后在裝訂好的檔夾背脊標(biāo)明檔夾內(nèi)案件的分類編號(hào)及名稱，以便于日后查檔。總之，檔案治理是一件十分細(xì)心和耐心的工作，每一道工序都要求慎之又慎，不可有半點(diǎn)馬虎。9牢記要點(diǎn)檔案整理應(yīng)遵循以下步驟：_區(qū)分全案_合理分類_制作檔夾_檔案命名_檔號(hào)編訂_檔夾裝訂.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．檔案的關(guān)鍵在于（）A．確定檔案的形成者B．確定文件作者2．檔案的分類順序?yàn)椋海ǎǎǎǎ?．檔案整理應(yīng)遵循哪些原則？4．檔案編訂中專門應(yīng)該注意的問題是什么？參考答案：1．A2．部門分類大類小類細(xì)類3．準(zhǔn)確表達(dá)案卷內(nèi)容，文字簡(jiǎn)明扼要，標(biāo)題結(jié)構(gòu)完整4．在編號(hào)中預(yù)留空檔，以備組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)進(jìn)行編號(hào)增補(bǔ)。技能點(diǎn)3如何妥善保管檔案

主題詞行政治理·檔案治理·檔案保管適用情形當(dāng)需要長(zhǎng)期安全儲(chǔ)存重要檔案時(shí)，查看此技能。7技能描述檔案的構(gòu)成材料多為紙張、照片、錄影帶及機(jī)讀磁卡材料等，這些材料都較易造成損毀，對(duì)公司的檔案治理工作十分不利，因此，采取有效的措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命是每個(gè)職業(yè)經(jīng)理人在檔案保管過程中必須予以重視的一項(xiàng)重要工作。具體來說，檔案安全保管可采取以下措施：1．對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)包裝選擇檔案的包裝方法時(shí)應(yīng)考慮以下因素：（1）檔案的種類：如檔案的重要性、制作材料等；（2）庫(kù)房條件；如庫(kù)房應(yīng)干燥、易于通風(fēng)、密封和避光等；（3）環(huán)境要求：如防塵、防污染及減少機(jī)械磨損等；（4）制作成本：在愛護(hù)成效相同的情形下，應(yīng)當(dāng)選用比較經(jīng)濟(jì)適用的方法；（5）檔案利用的取放方便程度。2．合理排放案卷將案卷排放到檔案架時(shí)，應(yīng)將同一時(shí)期、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全案排放到一起；同時(shí)，必須嚴(yán)格按照差不多確定的分類體系和案卷的順序進(jìn)行排列，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。案卷存在方式有兩種：豎放和平放。豎放方便案卷檢索，但從更好愛護(hù)檔案的角度看，平放的方式則更為有利，因?yàn)槠椒艜r(shí)文件躺著，自然壓平而可不能起皺裂，關(guān)于寶貴檔案的保管，更應(yīng)采取平放方式。為了方便取放和幸免文件過重受壓，平放的堆疊高度一樣不宜超過40厘米。3．制造適宜的庫(kù)房條件按照檔案保管的技術(shù)要求，科學(xué)地操縱庫(kù)房的溫度和濕度，保持有利于檔案存放的庫(kù)房環(huán)境和庫(kù)內(nèi)衛(wèi)生，是做好檔案保管工作的重要保證。4．建立防火制度防火是檔案保管中最重要和最經(jīng)常的工作，一項(xiàng)完善的防火制度應(yīng)包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（1）加強(qiáng)檢查，排除一切火災(zāi)隱患。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)嚴(yán)禁吸煙，定期檢查各種電器設(shè)備，有隱患的趕忙進(jìn)行修理，規(guī)模較大的庫(kù)房，還應(yīng)安裝避雷針。（2）提早做好滅火預(yù)備。滅火預(yù)備包括物質(zhì)上的預(yù)備和思想上的預(yù)備兩個(gè)方面：物質(zhì)上的要緊是滅火工具、水源、沙袋等應(yīng)該放在便于取用的地點(diǎn)；思想上的預(yù)備要緊指平常經(jīng)常進(jìn)行防火教育，學(xué)習(xí)防火方面的理論知識(shí)和技術(shù)方法。（3）擬訂檔案搶救方案。依照檔案的重要程度、隱秘程度和庫(kù)房條件，擬訂幾套搶救方案，萬(wàn)一火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠合理安排搬運(yùn)路線方法，搶救最貴重的檔案，幸免搶救過程中的失密現(xiàn)象。（4）火災(zāi)發(fā)生后的措施?；馂?zāi)一旦發(fā)生，應(yīng)迅速通知消防機(jī)關(guān)，同時(shí)迅速組織人員沉著搶救，堅(jiān)持現(xiàn)場(chǎng)秩序。5．定期進(jìn)行安全檢查只有定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，才能及時(shí)發(fā)覺和排除安全隱患，愛護(hù)檔案的安全。安全檢查中最重要的確實(shí)是進(jìn)行防火檢查，以確保防火治理工作得到切實(shí)保證。6．建立嚴(yán)格的保密制度檔案是公司的重要財(cái)寶，專門是一些隱秘檔案，對(duì)公司的生存進(jìn)展更是具有生死攸關(guān)的重要意義，一旦失密，將對(duì)公司造成不可補(bǔ)償?shù)娜笔АＲ虼?，建立?yán)格的保密制度是公司檔案保管的關(guān)鍵一環(huán)。保密工作的開展第一應(yīng)防范泄密渠道，公司的泄密渠道要緊有：（1）庫(kù)房治理人員治理失職造成泄密；（2）非庫(kù)房治理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)盜竊和造成破壞；（3）治理人員在非工作時(shí)刻和工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密；（4）現(xiàn)代治理工具（如運(yùn)算機(jī)）泄密。明確了泄密渠道后，就應(yīng)時(shí)刻提高小心，建立一套嚴(yán)格的保密制度，杜絕一切失密可能，這一制度要求：（1）治理人員做到防盜工作萬(wàn)無一失，堵塞治理中可能存在的泄密渠道，絕密檔案應(yīng)該放入保險(xiǎn)柜，在專門的地點(diǎn)進(jìn)行儲(chǔ)存；（2）非庫(kù)房治理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得入庫(kù)，確實(shí)需入庫(kù)時(shí)，出入應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真登記和檢查，進(jìn)入隱秘庫(kù)房時(shí)，應(yīng)執(zhí)行更為嚴(yán)格的治理制度；（3）加強(qiáng)運(yùn)算機(jī)系統(tǒng)的安全建設(shè)，防止內(nèi)部工作人員和電腦黑客竊密。7．防止檔案搬動(dòng)過程中的磨損當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案需要搬動(dòng)時(shí)，必須輕拿輕放，防止磨損和污染，當(dāng)搬動(dòng)數(shù)量較多時(shí)，還應(yīng)配備小型手推車等機(jī)械搬運(yùn)工具。8．及時(shí)修復(fù)破舊檔案一旦檔案遭到破舊，必須及時(shí)發(fā)覺和修復(fù)，以便檔案能夠長(zhǎng)久保持和利用。檔案修復(fù)是一件技術(shù)性專門強(qiáng)的工作，必須設(shè)立專門的檔案修復(fù)室統(tǒng)一進(jìn)行。檔案修復(fù)工作的要緊程序是：（1）同意登記。檔案送往修復(fù)室，必須對(duì)其所屬單位、份數(shù)加以詳細(xì)登記，以幸免檔案遺失和紛亂；（2）進(jìn)行技術(shù)鑒定。檔案修復(fù)人員對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒后，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行全面的技術(shù)鑒定，依照其字跡、紙張成分質(zhì)量及毀損程度和性質(zhì)，選擇合理的修復(fù)方法，以幸免因修復(fù)方法不當(dāng)使檔案遭受進(jìn)一步的缺失；（3）采納合適的修復(fù)方法對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)；（4）將修復(fù)好的檔案及時(shí)交庫(kù)房治理人員歸位?？偠灾?，檔案保管是一個(gè)系統(tǒng)工程，每一步都要做到盡可能完善，以幸免不必要的缺失。9牢記要點(diǎn)檔案保管的要緊措施有：_對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)包裝_合理排放案卷_制造適宜的庫(kù)房條件_建立防火制度_定期進(jìn)行安全檢查_建立嚴(yán)格的保密制度_防止檔案搬動(dòng)過程中的磨損_及時(shí)修復(fù)破舊檔案.實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1．連線題：請(qǐng)將下列檔案類型和適合的包裝方法用直線連起來。（1）補(bǔ)償使用的檔案A.卷皮（2）庫(kù)房條件較差的檔案B.包裝紙（3）程序檢查利用的檔案C.卷盒2．什么緣故案卷排放時(shí)多采納平放式？3．檔案泄密的要緊渠道有哪些？應(yīng)該如何杜絕？4．檔案修復(fù)前最重要的工作是（）A.詳細(xì)登記B.去污除塵C.對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)鑒定參考答案：1．（1）A（2）B（3）C2．因?yàn)槠椒艜r(shí)文件較舒展，自然壓平而可不能起皺裂，更有利于檔案的愛護(hù)。3．（1）庫(kù)房治理人員治理失職造成泄密。杜絕治理工作漏洞；（2）非庫(kù)房治理人員進(jìn)入庫(kù)房盜竊和破壞造成泄密。建立嚴(yán)格出入庫(kù)治理制度；（3）治理人員在非工作時(shí)刻和工作場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容造成泄密。加強(qiáng)對(duì)有關(guān)人員的保密教育，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度；（4）現(xiàn)代治理工具（如運(yùn)算機(jī)）等造成泄密。加強(qiáng)現(xiàn)代治理工具使用時(shí)的系統(tǒng)安全建設(shè)。4．C。技能點(diǎn)4如何建立檔案利用制度

主題詞行政治理·檔案治理·檔案利用適用情形當(dāng)需要充分利用檔案資源時(shí)，查看此技能。7技能描述對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)整理和有效保管，其最終目的差不多上為了充分開發(fā)利用檔案信息資源，從而使檔案真正能為公司進(jìn)展服務(wù)。一套完整的檔案利用制度應(yīng)包含以下內(nèi)容：?建立一套集中分散相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)化治理機(jī)構(gòu)相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和合適的人員是開發(fā)利用檔案的先決條件。一樣情形下，是在經(jīng)理機(jī)構(gòu)下設(shè)一個(gè)公司檔案室，集中負(fù)責(zé)公司的各項(xiàng)檔案治理工作。公司檔案室由總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)。在各部門相應(yīng)設(shè)立檔案治理機(jī)構(gòu)和檔案治理職位，治理屬于本部門的檔案，并由公司檔案治理機(jī)構(gòu)對(duì)事實(shí)上行網(wǎng)絡(luò)化治理，使公司和部門兩級(jí)檔案治理部門實(shí)現(xiàn)良性主動(dòng)。也確實(shí)是說，一方面公司檔案室對(duì)各部門檔案治理機(jī)構(gòu)負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)察、督促和把關(guān)的職責(zé)；另一方面，各部門檔案治理機(jī)構(gòu)及時(shí)向公司檔案室反饋各部門檔案治理機(jī)構(gòu)工作情形。?編制檢索工具編制科學(xué)有效的檢索工具是建立檔案利用制度的首要任務(wù)。檔案檢索工具的編制過程，實(shí)質(zhì)上是由一次文獻(xiàn)（原始檔案）向二次文獻(xiàn)（檢索工具）的轉(zhuǎn)化過程。第一依照檢索的實(shí)際需要和各類檢索工具的特點(diǎn)確定編制類型，然后對(duì)原始檔案進(jìn)