安檢設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目管理制度

安檢設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目管理制度目錄第一節(jié)管理制度概述 1一、管理理念 1二、管理策劃 1三、管理原則 2第二節(jié)常規(guī)管理制度 4一、文檔管理制度 4二、公章管理制度 9三、項(xiàng)目會(huì)議制度 11四、項(xiàng)目保密制度 13五、項(xiàng)目協(xié)調(diào)制度 14六、辦公用品使用制度 16第一節(jié)管理制度概述一、管理理念1.積極倡導(dǎo)“管理和項(xiàng)目質(zhì)量息息相關(guān)”的理念。因此，必須要對(duì)公司的基本狀況、組織結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)理念、運(yùn)作模式都有比較全面透徹的了解和認(rèn)識(shí)，使公司全體員工的的政策理論水平和管理技能都要有穩(wěn)定而明顯的提升。在不斷提高全體工作人員素質(zhì)的同時(shí)，創(chuàng)造條件、靈活運(yùn)用、采取多種方式，在公司內(nèi)部形成愛(ài)學(xué)習(xí)、敬崗位、講團(tuán)結(jié)、比成效的良好氛圍。2.尤其是在安檢設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目中，其必須依照有關(guān)法律、法規(guī)、政策及服務(wù)合同賦予的權(quán)力和責(zé)任行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，實(shí)施對(duì)秩序的管理。沒(méi)有管理，項(xiàng)目質(zhì)量就無(wú)法得以保障，項(xiàng)目人員的一舉一動(dòng)，一言一行，每時(shí)每刻無(wú)不代表著公司的形象，影響著公司的聲譽(yù)。因此，我們必須明確，管理是手段，工作質(zhì)量才是目的，通過(guò)有效的管理，保證本次采購(gòu)工作的圓滿完成。二、管理策劃項(xiàng)目管理策劃是一種具有建設(shè)性、邏輯性思維的過(guò)程，在此過(guò)程中，總的目的就是把所有可能影響決策的決定總結(jié)起來(lái)，對(duì)未來(lái)起到指導(dǎo)和控制作用，最終借以達(dá)到方案目標(biāo)。它是一門新興的策劃學(xué)，以具體的項(xiàng)目活動(dòng)為對(duì)象，體現(xiàn)一定的功利性、社會(huì)性、創(chuàng)造性、時(shí)效性和超前性特征的活動(dòng)。項(xiàng)目管理策劃是項(xiàng)目持續(xù)良性運(yùn)行的總體綱要，是決策層在項(xiàng)目具體管理思路、管理目標(biāo)實(shí)施前起到未雨綢繆的奠基石，并實(shí)施過(guò)程中起到定航引導(dǎo)的作用，可針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素及早制定預(yù)防措施，開(kāi)展糾偏工作，實(shí)施糾偏措施，使項(xiàng)目管理工作中導(dǎo)線始終保持正常軌道上。因此，我們將在全面執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)的前提下，制定合理有效的管理制度，保證本次采購(gòu)項(xiàng)目有條不紊地進(jìn)行。三、管理原則1.規(guī)范性原則：管理制度的最大特點(diǎn)是規(guī)范性，呈現(xiàn)在穩(wěn)定和動(dòng)態(tài)變化相統(tǒng)一的過(guò)程中。對(duì)項(xiàng)目管理來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)久不變的規(guī)范不一定是適應(yīng)的規(guī)范，經(jīng)常變化的規(guī)范也不一定是好規(guī)范，應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目發(fā)展的需要而進(jìn)行相對(duì)的穩(wěn)定和動(dòng)態(tài)的變化。在項(xiàng)目的發(fā)展過(guò)程中，管理制度應(yīng)是具有相應(yīng)的與項(xiàng)目生命周期對(duì)應(yīng)的穩(wěn)定周期與動(dòng)態(tài)的時(shí)期，這種穩(wěn)定周期與動(dòng)態(tài)時(shí)期是受項(xiàng)目的行業(yè)性質(zhì)、產(chǎn)業(yè)特征、團(tuán)隊(duì)人員素質(zhì)、項(xiàng)目環(huán)境、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的個(gè)人因素等相關(guān)因素綜合影響的。項(xiàng)目管理制度的規(guī)范性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是客觀事物、自然規(guī)律本身的規(guī)范性和科學(xué)性，二是特定管理活動(dòng)所決定的規(guī)范性。2.層次性原則：管理是有層次性的，制訂項(xiàng)目管理制度也要有層次性。通常的管理制度可以分為責(zé)權(quán)利制度、崗位職能制度和作業(yè)基礎(chǔ)制度三個(gè)層次。各層次的管理制度包含不同的管理要素。前兩個(gè)制度包含更多的管理哲學(xué)理念與管理藝術(shù)的要素，后一個(gè)屬于操作和執(zhí)行層面，強(qiáng)調(diào)執(zhí)行，具有更多的科學(xué)和硬技術(shù)要素的內(nèi)容。3.適應(yīng)性原則：實(shí)行管理制度的目的是多、快、好、省地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目各個(gè)利益相關(guān)方盡量滿意。不是為了制度而制訂制度。制訂制度要結(jié)合項(xiàng)目管理的實(shí)際，既要學(xué)習(xí)國(guó)際上先進(jìn)的理論和技術(shù)，又要符合相關(guān)的法律法規(guī)。4.有效性原則：制定出的制度要對(duì)管理有效。要注意團(tuán)隊(duì)人員的認(rèn)同感。在制訂制度的時(shí)候，是上級(jí)定了下級(jí)無(wú)條件執(zhí)行，還是在制訂的時(shí)候大家一起參與討論區(qū)別很大。制度的制訂是為了項(xiàng)目管理的效率，而非簡(jiǎn)單地制約員工。管理制度必須在社會(huì)規(guī)范、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、人性化尊重之間取得一個(gè)平衡。對(duì)于不合理的制度置若罔聞而我行我素，這種危害遠(yuǎn)大于不合理制度存在所產(chǎn)生的危害，這將直接導(dǎo)致員工對(duì)整個(gè)制度的不重視，從而使得組織上下缺乏執(zhí)行力，所以可以使用日事清的計(jì)劃管理模塊，對(duì)管理問(wèn)題合理合規(guī)的透明管理，提高反饋效率，增強(qiáng)溝通力度。5.創(chuàng)新性原則：項(xiàng)目管理制度的動(dòng)態(tài)變化需要組織進(jìn)行有效的創(chuàng)新，項(xiàng)目本身就是創(chuàng)新活動(dòng)的載體，也只有創(chuàng)新才能保證項(xiàng)目管理制度具有適應(yīng)項(xiàng)目的相對(duì)穩(wěn)定性、規(guī)范性，合理、科學(xué)、把握好或利用好時(shí)機(jī)的創(chuàng)新是保持項(xiàng)目管理制度規(guī)范性的重要途徑。項(xiàng)目管理制度是管理制度的規(guī)范性實(shí)施與創(chuàng)新活動(dòng)的產(chǎn)物，一方面，項(xiàng)目管理制度的編制需按照一定的規(guī)范來(lái)編制，項(xiàng)目管理制度的編制在一定意義上講，是項(xiàng)目管理制度的創(chuàng)新，項(xiàng)目管理制度創(chuàng)新過(guò)程就是項(xiàng)目管理制度的設(shè)計(jì)、編制，這種設(shè)計(jì)或創(chuàng)新是有其相應(yīng)的規(guī)則或規(guī)范的。另一方面，項(xiàng)目管理制度的編制或創(chuàng)新是具有規(guī)則的，起碼的規(guī)則就是結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，按照事物的演變過(guò)程依循事物發(fā)展過(guò)程中內(nèi)在的本質(zhì)規(guī)律，依據(jù)項(xiàng)目管理的基本原理，實(shí)施創(chuàng)新的方法或原則，進(jìn)行編制或創(chuàng)新，形成規(guī)范。第二節(jié)常規(guī)管理制度一、文檔管理制度本項(xiàng)目的文檔管理包括文件、資料、證照、證函等，按照分類歸檔，分工管理的原則，由綜合辦公室及各部門指定專人管理，具體管理?xiàng)l例如下：1.文件管理：（1）文件包括：會(huì)議記錄、會(huì)議決議、申請(qǐng)報(bào)告、通知批復(fù)、來(lái)函來(lái)電、規(guī)章制度、管理辦法、工作計(jì)劃等:。（2）行政文件由行政部指定專人管理，部門文件由各部門指定專人管理，文件管理人要及時(shí)對(duì)各類文件分類歸檔、編號(hào)管理。（3）公司人員開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)帶回的文件及資料要根據(jù)其性質(zhì)及時(shí)送交各部門文件管理人統(tǒng)一管理，不得個(gè)人保存。（4）文件的閱批與分轉(zhuǎn)：文件接收人要根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送項(xiàng)目負(fù)責(zé)人親自閱批后分送承辦部門閱辦。（5）文件的傳閱與催辦：傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將秘密的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交還文件管理人。閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，各部門負(fù)責(zé)人要責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。文件閱完后，應(yīng)送交文件管理人，切忌橫傳。（6）文件的起草：行政文件由行政部起草，部門文件由各部門起草，起草的各類文件應(yīng)形成統(tǒng)一格式，起草的各類文件經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批后方可形成正式文件報(bào)、抄、發(fā)給各級(jí)部門。（7）文件的使用包括借閱、復(fù)印等，文件的使用按使用管理規(guī)定程序執(zhí)行。（8）文件使用審批權(quán)限：普通文件由部門負(fù)責(zé)人審批，重要文件由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，機(jī)密文件由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人交由公司董事長(zhǎng)審批。（9）文件使用人要填寫(xiě)《文檔使用登記表》，并對(duì)使用的文件負(fù)全部責(zé)任。（10）文件使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。（11）審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》由文件管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。2.資料管理：（1）資料包括項(xiàng)目資料、人事資料、申報(bào)材料、合同資料、工資資料、發(fā)票憑證、工程資料、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品資料、操作規(guī)程、業(yè)務(wù)單據(jù)、客戶資料、銷售臺(tái)賬等。（2）各類資料分由各部門指定專人管理，資料管理人要及時(shí)對(duì)各種資料分類歸檔、編號(hào)管理。（3）各類項(xiàng)目資料、人事資料、申報(bào)材料等由行政部指定專人管理。（4）各類合同資料、工資資料、發(fā)票憑證等由財(cái)務(wù)部指定專人管理。（5）各類工程資料、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品資料、操作規(guī)程等分別由生產(chǎn)部指定專人管理。（6）各類業(yè)務(wù)單據(jù)、客戶資料、銷售臺(tái)賬等由營(yíng)銷部指定專人管資料分類歸檔要求：資料完整齊全。根據(jù)資料內(nèi)容合并整理建檔。根據(jù)資料的歷史編號(hào)。案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切、便于查詢。（7）資料管理人要做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫等工作，定期檢查。（8）資料的使用包括借閱、復(fù)印等，資料的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。（9）資料使用審批權(quán)限：普通資料由部門負(fù)責(zé)人審批，重要資料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，機(jī)密資料由公司董事長(zhǎng)審批。（10）資料使用人要填寫(xiě)《文檔使用登記表》，并對(duì)使用的文件負(fù)全部責(zé)任。（11）資料使用人應(yīng)妥善保管，如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。（12）審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》由資料管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。3.證照管理:（1）證照文件是指由上級(jí)主管部門頒發(fā)的各類證書(shū)、批文等，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證等。（2）公司證照由行政部統(tǒng)一管理。（3）證照的使用包括借用、復(fù)印、掃描、翻拍等。（4）證照的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。（5）證照的使用須項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批。（6）證照使用人要填寫(xiě)《文檔使用登記表》，并對(duì)使用的證照文件負(fù)全部責(zé)任。（7）證照文件使用人應(yīng)妥善保管，如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。（8）未使用的證照文件，要及時(shí)退還證照管理人。（9）審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》由證照管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。4.證函管理：（1）證函文件包括：證明、介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。（2）公司證函文件由行政部統(tǒng)一開(kāi)出。嚴(yán)禁開(kāi)出空白證函文件。（3）證函文件要按公司規(guī)定統(tǒng)一格式開(kāi)具，常用證函文件格式見(jiàn)附件。（4）證函文件的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。（5）證函文件的使用須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的審批。（6）證函文件使用人要填寫(xiě)《文檔使用登記表》，并對(duì)使用的證函文件負(fù)全部責(zé)任。（7）證函文件使用人應(yīng)妥善保管，如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。（8）未使用的證函文件，應(yīng)立即退還證函管理人。（9）審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》由證函管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。5.使用管理：（1）文檔使用包括借閱、復(fù)印、借出、掃描、翻拍、開(kāi)出等方式。（2）使用程序：使用人申請(qǐng)—在行政部領(lǐng)填《文檔使用申請(qǐng)表—部門負(fù)責(zé)人審批—項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批—填寫(xiě)《文檔使用登記表》—使用—?dú)w還—填寫(xiě)《填寫(xiě)使用登記表》。（3）行政部要仔細(xì)核實(shí)《文檔使用申請(qǐng)表》的審批是否符合各類文檔使用要求。（4）文檔借閱由行政部根據(jù)《文檔使用申請(qǐng)表》中審批意見(jiàn)，調(diào)用文檔供使用人閱讀，閱后立即交還文檔管理人。（5）文檔復(fù)印由行政部根據(jù)《文檔使用申請(qǐng)表》中審批意見(jiàn)，統(tǒng)一復(fù)印并加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”章，復(fù)印完畢立即交還文檔管理人。（6）文檔借出由使用申請(qǐng)人憑經(jīng)權(quán)限審批后的《文檔使用申請(qǐng)表》，到文檔管理人借出文檔，并填寫(xiě)《文檔使用登記表》，歸還后填寫(xiě)《文檔使用登記表》。（7）文檔掃描、翻拍由行政部根據(jù)《文檔使用申請(qǐng)表》審批意見(jiàn)，統(tǒng)一掃描、翻拍后交給使用申請(qǐng)人，使用申請(qǐng)人必須保證掃描、翻拍件的安全使用，并承擔(dān)全部責(zé)任。（8）文檔開(kāi)出指需要開(kāi)具的證函文件，由行政部根據(jù)《文檔使用申請(qǐng)表》中審批意見(jiàn)開(kāi)具證明函件，證明函件需要加蓋印章的，使用申請(qǐng)人要按《印章管理制度》規(guī)定程序操作。（9）《文檔使用申請(qǐng)表》應(yīng)包括編號(hào)、申請(qǐng)人、資料類型、所辦事宜、使用方式、使用數(shù)量、使用時(shí)間等內(nèi)容（見(jiàn)附表）。（10）《文檔使用登記表》應(yīng)包括使用人、使用方式、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容，詳見(jiàn)附表。二、公章管理制度為規(guī)范項(xiàng)目印章的管理，維護(hù)企業(yè)形象和合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)印章管理的制度化和規(guī)范化，為了進(jìn)一步加強(qiáng)項(xiàng)目公章的使用、借用規(guī)范，做好公章的保管工作，特制定以下公章使用管理制度。1.分類：公司的印章根據(jù)用途類別分為公司公章、財(cái)務(wù)專用章、法人章。2.使用范圍：（1）公司對(duì)外簽發(fā)的文件。（2）公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。（3）由公司出具的證明及有關(guān)資料。（4）公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。（5）公司章程、協(xié)議。（6）員工的調(diào)動(dòng)、任免及聘用。（7）財(cái)務(wù)專用章及法人章主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)等。3.使用制度：（1）各類印章的使用須嚴(yán)格登記程序，完成審批手續(xù)后方可用印。不符合規(guī)定和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、資料、合同等，公章保管人有權(quán)拒印。（2）任何情況不得攜出各類公章或外借。若因工作需要，確須將印章帶出，需提交申請(qǐng)，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可帶出，公章帶出期間，只可將公章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)公章的使用承擔(dān)一切責(zé)任。（3）各類公章的保管人嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而違規(guī)用章。（4）保管人員不在時(shí)由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好印章的交接手續(xù)。（5）公章一般不得用于空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等，如遇特殊情況時(shí)，必須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由經(jīng)辦人在需蓋文件蓋章處背面簽字方可蓋章，公章一般應(yīng)在上班時(shí)間內(nèi)使用，如無(wú)特殊情況，下班后停止使用公章。（6）如遇特殊情況，需要以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購(gòu)單等，由專業(yè)人員審核，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可蓋章（對(duì)加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰）。4.保管制度：（1）印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。（2）印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。（3）印章管理員如因工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。（4）非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（5）印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保其清晰、端正。（6）印章保管有異常現(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，管理員應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告，并備案配合查處。三、項(xiàng)目會(huì)議制度為了更好的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理、控制，就本項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中召集各種會(huì)議所做的相關(guān)工作做如下要求：項(xiàng)目召集會(huì)議分為內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議兩種。1.項(xiàng)目?jī)?nèi)部會(huì)議：（1）召開(kāi)時(shí)間：根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度安排每周一次或兩周一次，項(xiàng)負(fù)責(zé)人提前三至四天通知。（2）參加人員：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，本項(xiàng)目所有相關(guān)工作人員參加。（3）會(huì)議內(nèi)容：①項(xiàng)目進(jìn)度：項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人確認(rèn)各階段的工作是否按時(shí)間節(jié)點(diǎn)正常進(jìn)行，對(duì)于下一階段的工作，責(zé)任人是否明確，時(shí)間是否有保證，還需要提供哪些支持。②問(wèn)題清單：項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人總結(jié)上次問(wèn)題清單上問(wèn)題的關(guān)閉情況，了解產(chǎn)生了哪些新的問(wèn)題，確認(rèn)責(zé)任人、完成時(shí)間和需要提供的支持，會(huì)后再次更新、發(fā)放問(wèn)題清單，并進(jìn)行跟蹤直至問(wèn)題關(guān)閉。③項(xiàng)目項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人在傾聽(tīng)項(xiàng)目成員抱怨的同時(shí)以積極的心態(tài)給到建議和支持，還要有控制會(huì)議的能力，會(huì)議內(nèi)容應(yīng)把握重點(diǎn)，避免漫議。④項(xiàng)目項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人在會(huì)議總結(jié)中，可向上層主管申請(qǐng)支持或提出要求。2.項(xiàng)目外部會(huì)議：（1）召開(kāi)時(shí)間：根據(jù)項(xiàng)目問(wèn)題進(jìn)展情況安排每半月一次或一月一次，另在每個(gè)階段完成時(shí)也必須召開(kāi)外部會(huì)議進(jìn)行匯報(bào)、總結(jié)。（2）參加人員：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，本項(xiàng)目所有相關(guān)工作人員參加。3.會(huì)議內(nèi)容：（1）向項(xiàng)目小組匯報(bào)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展情況，做階段性匯總。（2）簡(jiǎn)述其他相關(guān)部門工作完成情況，將項(xiàng)目過(guò)程中存在的重點(diǎn)問(wèn)題提出，落實(shí)相關(guān)責(zé)任部門、責(zé)任人及整改時(shí)間，并追溯。（3）可向領(lǐng)導(dǎo)提出所需要的支持。（4）各階段的總結(jié)會(huì)議要求必須邀請(qǐng)所服務(wù)單位參加會(huì)議，并將階段總結(jié)報(bào)告匯總后提交公司總部，以便上層領(lǐng)導(dǎo)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況。3.會(huì)議注意事項(xiàng)：（1）內(nèi)、外部會(huì)議均要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)召集并做記錄，遇特殊情況可以調(diào)整會(huì)議時(shí)間，會(huì)議以商定、落實(shí)為主。內(nèi)部會(huì)議時(shí)間要求控制在40分鐘左右，外部會(huì)議時(shí)間控制在1個(gè)小時(shí)左右。（2）項(xiàng)目小組成員都應(yīng)按照要求到會(huì)，如有急事需要外出，不能參加會(huì)議，應(yīng)提前兩天通知項(xiàng)目項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并將匯報(bào)內(nèi)容委托其他人員進(jìn)行匯報(bào)或?qū)?bào)告提交給項(xiàng)目項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。（3）項(xiàng)目項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)所管項(xiàng)目的狀態(tài)、客戶的要求進(jìn)行相關(guān)會(huì)議的合理安排，推進(jìn)項(xiàng)目服務(wù)的有序進(jìn)行。四、項(xiàng)目保密制度1.為明確本項(xiàng)目各類資料的傳達(dá)范圍，使用權(quán)限，保守公司秘密，維護(hù)公司利益等，特制訂本制度。2.全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)，在對(duì)外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準(zhǔn)出賣公司秘密。3.公司秘密是指在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的事項(xiàng)。4.保密守則：不該問(wèn)的秘密不問(wèn)，不該看的秘密不看，不該記錄的秘密不記錄，不該復(fù)制的秘密不復(fù)制。5.公司秘密分普通、重要、機(jī)密三級(jí)，具體如下：（1）普通級(jí)：規(guī)章制度、管理辦法、工資資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、產(chǎn)品資料等涉及公司常規(guī)管理運(yùn)行的資信等。（2）重要級(jí)：項(xiàng)目資料、人事資料、申報(bào)材料、發(fā)票憑證、技術(shù)資料、技術(shù)圖紙、業(yè)務(wù)單據(jù)、銷售臺(tái)賬、會(huì)議記錄、上級(jí)函電、證照文件、證函文件等涉及公司發(fā)展的資信等。（3）機(jī)密級(jí)：客戶資料、合同資料、招標(biāo)標(biāo)底、合作條件、非公開(kāi)的財(cái)務(wù)情況等涉及公司核心利益的資信等。6.屬于公司機(jī)密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“機(jī)密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄、翻拍等。五、項(xiàng)目協(xié)調(diào)制度1.協(xié)調(diào)原則：（1）守法是組織與協(xié)調(diào)工作的第一原則，在相關(guān)法律法規(guī)的許可范圍內(nèi)去協(xié)調(diào)、去工作，面對(duì)招標(biāo)單位，更應(yīng)該嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，只有這樣，才能做好組織與協(xié)調(diào)工作。（2）組織協(xié)調(diào)要維保公正原則：要站在項(xiàng)目的立場(chǎng)上，公平的處理每一個(gè)糾紛，一切以最大的項(xiàng)目利益為原則，做好組織與協(xié)調(diào)工作，就必須按照合同的規(guī)定，維護(hù)合同雙方的利益，這樣，最終才能最大的經(jīng)濟(jì)效益。（3）協(xié)調(diào)與控制目標(biāo)與一致的原則：在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)該注意各部門職能的相互配合和統(tǒng)一，不能有所偏廢，協(xié)調(diào)與控制的目標(biāo)是一致的，不能脫離目標(biāo)去協(xié)調(diào)，不能強(qiáng)調(diào)某一目標(biāo)而忽視其他目標(biāo)。2.項(xiàng)目?jī)?nèi)部協(xié)調(diào)制度：（1）項(xiàng)目?jī)?nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)依據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度，通過(guò)做好思想工作，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)等方法實(shí)現(xiàn)。（2）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人建立詳細(xì)的負(fù)責(zé)系統(tǒng)，做到項(xiàng)目各要素活動(dòng)有人操作、有人檢查運(yùn)行情況，防止因?yàn)樨?zé)任不清相互推委。（3）做好項(xiàng)目計(jì)劃的編制、平衡工作，并認(rèn)真執(zhí)行計(jì)劃。（4）充分發(fā)揮項(xiàng)目控制部門的項(xiàng)目調(diào)度作用，加強(qiáng)調(diào)度工作，排除障礙。3.項(xiàng)目外部協(xié)調(diào)制度：（1）與采購(gòu)單位的請(qǐng)示、報(bào)告一般應(yīng)通過(guò)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行，以保證傳遞信息的完整、統(tǒng)一。（2）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)直接向采購(gòu)單位代表請(qǐng)示、匯報(bào)工作。（3）提交的報(bào)告、發(fā)文等均應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并加蓋項(xiàng)目部公章后才能發(fā)出，發(fā)文應(yīng)有專門立檔的簽收記錄表和有關(guān)人員簽字。（4）采購(gòu)單位給項(xiàng)目部的批示、發(fā)文等應(yīng)單獨(dú)立檔保存、（5）指導(dǎo)日常工作的月、周工作計(jì)劃，管理月報(bào)由信息服務(wù)師準(zhǔn)時(shí)報(bào)送采購(gòu)單位。（6）及時(shí)收集采購(gòu)單位的反饋意見(jiàn)，對(duì)其投訴和不滿應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和總公司匯報(bào)，并做出相應(yīng)處理。（7）與對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)的不定期溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)處理有關(guān)問(wèn)題。六、辦公用品使用制度1.目的：為了規(guī)范辦公用品的管理，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費(fèi)，針對(duì)項(xiàng)目具體的辦公用品使用情況特制定本制度。

2.適用范圍：適用于項(xiàng)目辦公用品的采購(gòu)、保管、領(lǐng)用及報(bào)廢等管理。3.辦公用品分類:辦公用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。（1）消耗品：系指容易消耗，無(wú)法重復(fù)使用的用品，如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書(shū)針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。（2）耐用品：系指能重復(fù)使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應(yīng)由個(gè)人自購(gòu)。平時(shí)使用如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如：U盤、訂書(shū)機(jī)、啟釘器、計(jì)算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇：服務(wù)年限1年以內(nèi)（含），如有遺失，照價(jià)賠償。服務(wù)年限1年以上，耐用品單價(jià)在500元（含）以上的，如有遺失，照價(jià)賠償。（3）特殊用品：系指某些部門人員為進(jìn)行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如：財(cái)務(wù)部常用的憑證等。（4）領(lǐng)用分類：根據(jù)辦公用品的使用性質(zhì)，將辦公用品分為公用品和私用品兩類，私用品由使用人個(gè)人領(lǐng)用，公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用。①個(gè)人領(lǐng)用：系個(gè)人使用保管用品，如水