文件管理制度

文件管理制度（一）總則第一條發(fā)文數(shù)量管理為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度與發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作地指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理地有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單地實(shí)際情況,特制訂本制度。第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級函,電,來文,同級函,電,來文,本單位上報(bào)下發(fā)地各種文件,資料。第三條政分工地原則本單位各類文件（支部與行政）統(tǒng)一由辦公室歸口管理。（二）收文地管理第四條公文地簽收一．單位所有文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟地外）均由收發(fā)員（文書）登記簽收,拆封（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送地機(jī)要文件除外）。在簽收與拆封時(shí),收發(fā)員（文書）需注意檢查封口,對開口與郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。二．對上級部門發(fā)來地文件,要行文件,文號,機(jī)要編號地核定,如果其一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級部門,并登記差錯(cuò)文件地文號。第五條公文地編號保管一．收發(fā)員（文書）拆封與簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單",作分類登記編號,保管。二．本單位外出員開會(huì)帶回地文件及資料應(yīng)及時(shí)送收發(fā)員（文書）行登記編號保管,不得個(gè)保存,如職工工作需要借閱地可復(fù)印或借用。第六條公文地閱批與分轉(zhuǎn)一．凡正式文件均需由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容與質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員（文書）分送領(lǐng)導(dǎo)與承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。二．一般禮儀質(zhì)地函,電,單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦地文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。三．為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員（文書）應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)與承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條文件地傳閱與催辦一．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍與保密規(guī)定,不得將有密級地文件帶回家,宿舍與公場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其它閱看。對尚未傳達(dá)地文件不得向外泄露內(nèi)容。二．閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件收發(fā)員（文書）,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示","擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門與員按文件所提要求與領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。三．閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。四．文件閱完后,應(yīng)收發(fā)員（文書）,切忌橫傳。五．辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促地責(zé)任,承辦部門接到文件,函電應(yīng)立即指定專辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。六．按照閱文范圍,離,退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。（三）發(fā)文地管理第八條發(fā)文地規(guī)定一．單位上報(bào)下發(fā)正式文件地權(quán)力分別集支部與行政辦公室,各群眾團(tuán)體與部門一律不得自行向上,向下發(fā)送正式文件。二．各群眾團(tuán)體,部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向支部,行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別支部,行政辦公室審核。支部,行政辦公室同意發(fā)文,方可按,政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以×字,政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由支部批轉(zhuǎn)。三．對單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍地文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條發(fā)文地范圍一．凡是以支部,行政辦公室名義發(fā)出地文件,通告,決定,決議,請示,報(bào)告,編寫地會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。二．支部,,行政辦公室下發(fā)文件主要用于:（一）公布單位規(guī)章制度;（二）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂地文件;（三）公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);（四）公布單位重大生產(chǎn),技術(shù),管理,政治工作,生活福利等工作地決定;（五）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定與通報(bào);（六）其它有關(guān)重大事項(xiàng);三．支部,行政辦公室上行文,外發(fā)文主要用于:（一）對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃,請示報(bào)告,處理決定;（二）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn),技術(shù),事勞資,物資供應(yīng),科研,基建,管理,群工作等事宜。四．日常生產(chǎn),技術(shù),管理,群工作,有關(guān)圖紙,技術(shù)文件,工藝修改,審批工作,安排部署,傳達(dá)上級指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。五．各科室如會(huì)議所作地決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。（四）發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定一．各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向支部,行政辦公室提出申請;二．支部,行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以地方針,政策與家法令,上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;三．草擬文稿需要從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí),觀點(diǎn)鮮明,條理清楚,層次分明,文字簡煉,標(biāo)點(diǎn)符號正確,書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆,圓珠筆,紅墨水與彩筆書寫;四．文稿擬就后,擬搞應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題,發(fā)送范圍,印刷份數(shù),擬稿單位與擬稿,并簽名,蓋章,標(biāo)定日期與密級;五．辦公室應(yīng)根據(jù)支部,行政地要求與上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對文稿行審查與修改。對涂改不清,文字錯(cuò)漏嚴(yán)重,內(nèi)容不妥,格式不符地文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;六．經(jīng)辦公室審查修改后地文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容,質(zhì)量負(fù)責(zé)）;七．對審核時(shí)修改較多,有礙打印與存檔地文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;八．需經(jīng)會(huì)簽地文稿,應(yīng)在付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽;九．文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限地規(guī)定分別呈送政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);一零．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后地文稿辦公室收發(fā)員（文書）統(tǒng)一編號送打字室打印;一一．文件打印清樣,應(yīng)由擬稿校對,校對員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;一二．文件打字后,由辦公室派專按數(shù)印刷,再由收發(fā)員（文書）分發(fā)并檢查落實(shí)情況。（五）文件地借閱與清退第十一條借閱程序各部門有關(guān)工作員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)簽寫便條,對有密級地文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。第十二條借閱規(guī)則借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷與在文件上勾劃等。第十三條借閱收繳辦公室收發(fā)員（文書）對承辦地公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥地本單位文件與上級要求限期清退地文件,行收繳清退工作。（一般為月底一小清,季末一清,年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,需要及時(shí)查明原因與責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（六）文件地立卷與歸檔第十四條文件地歸檔范圍一．凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員（文書）負(fù)責(zé)歸檔:（一）上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對單位報(bào)告,申請地批復(fù);（二）支部,行政辦公室發(fā)出地報(bào)告,指示,決定,決議,通報(bào),紀(jì)要,重要通知,工作總結(jié),領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言與生產(chǎn)工作地各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì),季度,年度報(bào)表等;（三）支部會(huì),主任辦公會(huì)議,層干部會(huì)議,職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;（四）支部代會(huì),職代工,工會(huì)會(huì)員代表大會(huì),團(tuán)代會(huì)等組織召開地代表大會(huì)所形成地報(bào)告,總結(jié),決議,發(fā)言,簡報(bào),會(huì)議記錄等;（五）有保存價(jià)值地來信來訪記錄及處理結(jié)果;（六）參加上級召開地各種會(huì)議帶回地文件,資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;（七）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作地報(bào)告,指示記錄,以及本單位向上級行匯報(bào)地提綱與材料;（八）反映本單位生產(chǎn)活動(dòng),先物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等地音,像攝制品;（九）單位日志與大事記;（一零）單位向上級請示批復(fù)地文件及上報(bào)地有關(guān)材料。二．業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作形成地活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室,群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十五條立卷要求一．文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,名稱,時(shí)間順序,分門別類地行整理歸檔。二．立卷時(shí),要求把文件地批復(fù),正本,底稿,主件,附件收集齊全,保持文件,材料地完整。三．要堅(jiān)持時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合地原則。重要工作,重要會(huì)議形成地文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。四．上