印章刻制檔案管理

印章刻制檔案管理目錄TOC\h\z\u第一節(jié)人員檔案管理 2一、目的 2二、適用范圍 2三、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé) 2四、檔案歸檔 2五、檔案和資料的保管 4六、檔案資料的使用 5七、文件和資料的更改、銷毀 6第二節(jié)檔案人員崗位職責(zé) 7第三節(jié)檔案安全保密制度 9第四節(jié)電子檔案管理辦法 11一、范圍 11二、術(shù)語 11三、基本原則 11四、網(wǎng)絡(luò)建設(shè) 12五、軟件系統(tǒng)建設(shè) 12六、數(shù)據(jù)庫建設(shè) 14七、數(shù)據(jù)管理與維護(hù) 16八、查詢利用 16九、安全管理 17十、制度建設(shè) 19第五節(jié)檔案室管理制度 20一、檔案室管理制度 20二、檔案管理員職責(zé) 20第一節(jié)人員檔案管理一、目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護(hù)公司的知識產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，并符合ISO9001質(zhì)量體系的規(guī)范要求，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案管理、保密工作的規(guī)定，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)管理、人員管理、服務(wù)流程、服務(wù)培訓(xùn)等涉及企業(yè)經(jīng)營各方面的具有歸檔保存價值的實(shí)物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。三、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)公司設(shè)立檔案資料室，負(fù)責(zé)全公司各類檔案、資料的管理，隸屬于公司辦公室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對本部門歸檔文件資料進(jìn)行初級管理。四、檔案歸檔1.歸檔要求歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤）同存時，應(yīng)保持一致。屬于ISO9001質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫受控編號。歸檔的文件和資料要求質(zhì)量優(yōu)良，圖樣清晰，字跡工整，裝訂整齊美觀，禁用字跡不牢固的工具書寫。對軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時要有保護(hù)措施，包裝良好，封面書寫標(biāo)題及編號，無涂改。凡對公司有保存價值的各種文件、資料、實(shí)物等，各部門有責(zé)任及時歸檔。因歸檔不及時造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門須承擔(dān)責(zé)任。歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定保密級別和限制查閱使用范圍。2.歸檔時間項(xiàng)目服務(wù)資料在項(xiàng)目服務(wù)結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。各類管理文件、人員資料，項(xiàng)目資料每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價值的文件和資料應(yīng)及時歸檔。3.歸檔程序和手續(xù)各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預(yù)立卷。歸檔時要作《檔案移交（接收）登記》，屬質(zhì)量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當(dāng)面清點(diǎn)簽字后備查。對不完整、不準(zhǔn)確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善達(dá)到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項(xiàng)目的成套資料在歸檔時要有資料目錄，并按要求提供《資料存檔清單》。4.歸檔責(zé)任部門公司下發(fā)行政文件、管理制度、公司重要會議材料、外來文件由公司辦公室負(fù)責(zé)。各職能部發(fā)的文件、管理細(xì)則由主辦部門負(fù)責(zé)。技術(shù)文件、工程文件、研發(fā)文件、生產(chǎn)文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件由相關(guān)事業(yè)部負(fù)責(zé)。5.管理文件和資料的歸檔凡正式發(fā)文的公司文件按發(fā)文序號歸檔，不得缺少。公司各職能部門負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的管理文件及資料按期歸檔，以保證借閱人員能使用更新后的有效版本。五、檔案和資料的保管1.各種管理、技術(shù)文件和資料屬于公司專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)和無形資產(chǎn)的重要組成部分，要嚴(yán)格管理，嚴(yán)防因失密給公司造成損失。2.管理文件和資料、技術(shù)文件等應(yīng)進(jìn)行分類管理，文件與資料必須編號。3.檔案資料是公司經(jīng)營和管理的重要依據(jù)，檔案資料室必須確保安全。（1）健全借閱審批、登記制度，嚴(yán)防文件資料損壞、丟失。未經(jīng)許可不得復(fù)制、使用保密檔案。（2）做好“五防”工作，即：防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。（3）檔案室內(nèi)要經(jīng)常打掃，保持清潔衛(wèi)生。（4）室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得將易燃、易爆物品帶入室內(nèi)。（5）工作人員離開檔案室時要關(guān)燈、關(guān)好門窗。六、檔案資料的使用1.檔案資料分為機(jī)密、秘密、無密級三個圾期。以檔案資料有嚴(yán)格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機(jī)密級檔案管理。秘密級檔案和資料有查閱限制，復(fù)制借閱要經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人同意，公司辦公室批準(zhǔn)。對公司較重要的文件、技術(shù)和項(xiàng)目資料列入秘密級別管理。無密級檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復(fù)制、借用，但需進(jìn)行登記備案。2.查閱檔案資料，需執(zhí)行檔案資料保密規(guī)定，并做查閱登記。本公司員工可查閱本職工作范圍的檔案資料；如要查閱非本職工作的檔案資料，需經(jīng)檔案歸檔部門負(fù)責(zé)人同意，公司辦公室批準(zhǔn)；公司外部人員查閱檔案資料，需經(jīng)公司接待部門領(lǐng)導(dǎo)申請，公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人陪同查閱，不得借出。3.檔案資料的借閱和復(fù)制按檔案保密規(guī)定執(zhí)行。借閱檔案資料應(yīng)在檔案室做借閱登記，對有保密要求的檔案資料要有相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《文件資料借閱申請單》。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。4.借閱科技檔案不得超過兩個月；借用管理文件不得超過一個月；借用非本部門檔案不得超過兩周。借閱期滿后，如需繼續(xù)借用時，可持所借檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對逾期不還，經(jīng)催促仍拖延者，除停止其借閱權(quán)利外，還將向其所在部門通報。5.凡公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也必須清還所借檔案。七、文件和資料的更改、銷毀1.已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門持《文件和資料更改通知單》到檔案室填寫《文件和資料更改登記表》，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢。2.技術(shù)文件和資料需更改時，要按《設(shè)計更改程序》及《產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件更改辦法》執(zhí)行，填寫《設(shè)計變更補(bǔ)充通知單》并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字。對標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品圖紙及工藝文件的更改要有事業(yè)部總工或技術(shù)負(fù)責(zé)人的審批，同時注明更改原因及日期。3.文件和資料失效或終止執(zhí)行時，各部門檔案員應(yīng)按要求填寫《終止執(zhí)行文件和資料目錄》，到檔案室備案，由檔案室在文件上標(biāo)明終止執(zhí)行或作廢字樣。4.對無保存價值的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，需經(jīng)原編制部門審核，原審批部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫《技術(shù)文件和資料處置表》及《申請銷毀文件和資料目錄》存檔。5.對于需要銷毀的文件、資料，由檔案室定期提出申請，經(jīng)公司專家委員會鑒定后，檔案室統(tǒng)一銷毀并做銷毀記錄。第二節(jié)檔案人員崗位職責(zé)一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級主管部門有關(guān)檔案管理的方針、政策和部署安排。二、制訂本公司檔案工作的規(guī)劃計劃、規(guī)章制度和管理細(xì)則，并組織實(shí)施。三、全面掌握本公司的工作情況，組織全室人員做好檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產(chǎn)、經(jīng)營管理和兩個文明建設(shè)服務(wù)。四、安排本公司所屬職工的政治教育、業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)及工作考核，提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。有計劃、有組織地安排專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技術(shù)活動和學(xué)術(shù)活動。五、聯(lián)系購置配備必要的工具、裝具設(shè)施。六、加強(qiáng)與各有關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，理順疏通檔案的歸檔渠道，促進(jìn)檔案工作的順利開展。七、負(fù)責(zé)對全公司部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。定期召開部門檔案工作會議，經(jīng)常組織人員深入基層了解檔案資料的積累、利用等情況，隨時進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督檢查工作。八、及時向上級主管部門提供本公司檔案工作的各種資料。九、負(fù)責(zé)本部門成本的有效使用和控制。十、負(fù)責(zé)綜合檔案室固定資產(chǎn)的管理和維護(hù)。協(xié)助做好廠固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)資工作。十一、起草工作報告、總結(jié)工作。向上級匯報工作。十二、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作任務(wù)。十三、負(fù)責(zé)全公司的檔案統(tǒng)籌管理工作。十四、負(fù)責(zé)綜合檔案室行政和日常工作。十五、負(fù)責(zé)對全公司各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。十六、負(fù)責(zé)理順疏通檔案的歸檔渠道。十七、負(fù)責(zé)加強(qiáng)檔案基本建設(shè)，聯(lián)系購置必備的檔案裝具和設(shè)施。十八、負(fù)責(zé)向領(lǐng)導(dǎo)和上級業(yè)務(wù)主管部門匯報工作。十九、負(fù)責(zé)召集鑒定小組對到期檔案進(jìn)行鑒定，并組織監(jiān)督銷毀過期檔案，建立銷毀記錄。第三節(jié)檔案安全保密制度為保護(hù)檔案的安全，做好管理人員的保密工作，應(yīng)制定規(guī)范的檔案安全保密制度。一、檔案人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》和《中華人民共和國檔案法》，遵守公司的保密規(guī)定，維護(hù)檔案安全。二、檔案人員必須嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行各項(xiàng)程序。三、全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，對機(jī)密、絕密檔案應(yīng)實(shí)行全程有效監(jiān)控，在接收、登記時應(yīng)注明機(jī)密、絕密字樣，和普通文件分開立卷，單獨(dú)存放，特殊管理。四、各類檔案一般不準(zhǔn)借出，對確實(shí)需要借出的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。對機(jī)密、絕密檔案的科技檔案，要嚴(yán)格把握審批程序，不經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，不得借閱、抄錄、復(fù)印和描繪。經(jīng)批準(zhǔn)抄錄、復(fù)印的材料應(yīng)及時銷毀，嚴(yán)防遺失。借出檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，妥善保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人。五、檔案工作人員要增強(qiáng)保密意識，遵守保密紀(jì)律，不傳不說不問機(jī)密檔案的內(nèi)容，不隨身攜帶機(jī)密檔案材料。六、未經(jīng)允許任何人不得私自銷毀檔案。七、加強(qiáng)檔案室的安全保護(hù)工作，檔案室應(yīng)自成區(qū)域。室區(qū)及庫房設(shè)施應(yīng)符合檔案管理規(guī)定。檔案庫房及辦公室鑰匙應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，發(fā)現(xiàn)丟失，應(yīng)立即采取措施。節(jié)假日前應(yīng)做好以下工作：徹底清點(diǎn)檔案并進(jìn)行登記；催還借出的檔案；將所有檔案材料全部歸入檔案室內(nèi)；鎖好門窗，加貼封條。八、加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，非本館人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房、機(jī)房。檔案庫房嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃易爆等危險品，切實(shí)做好庫房的八防管理（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光）。每日下班前要關(guān)閉空調(diào)，切斷電源，鎖好門窗，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。九、電子檔案的安全保密參照上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四節(jié)電子檔案管理辦法一、范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了數(shù)字檔案室的建設(shè)基本原則、內(nèi)容構(gòu)成、技術(shù)要求等。本標(biāo)準(zhǔn)適用于我省各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)。二、術(shù)語數(shù)字檔案室指以電子檔案為對象，以電子計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。三、基本原則1.文檔一體化原則各單位應(yīng)堅持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)辦公信息的順暢交流。2.統(tǒng)籌規(guī)劃原則數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動化的重要構(gòu)成。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。3.確保安全原則各單位應(yīng)健全各種設(shè)施，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。四、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)1.檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)檔案室應(yīng)配備能夠滿足運(yùn)行需要的計算機(jī)設(shè)備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，建設(shè)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全域，按照BMB17的技術(shù)要求進(jìn)行建設(shè)。應(yīng)與單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離，禁止接入因特網(wǎng)。2.接入單位辦公網(wǎng)和業(yè)務(wù)網(wǎng)檔案室應(yīng)配備專門的計算機(jī)與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進(jìn)行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網(wǎng)與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務(wù)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)的，應(yīng)采取相應(yīng)措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。3.數(shù)據(jù)交換數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換采用移動硬盤等介質(zhì)實(shí)現(xiàn)。五、軟件系統(tǒng)建設(shè)1.應(yīng)選擇技術(shù)成熟、前瞻性好、后期維護(hù)有保障的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案室基礎(chǔ)管理平臺。（1）選擇適宜的操作系統(tǒng)。采用與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。（2）選擇適宜的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)推薦采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲管理，其他數(shù)據(jù)可根據(jù)需要選用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫存儲管理。2.應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案進(jìn)館和報送管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實(shí)際、功能齊全、運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全的檔案管理應(yīng)用平臺。（1）電子文件歸檔管理系統(tǒng)是單位辦公自動化系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)按照GB/T18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時歸檔，網(wǎng)上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報送等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。（2）數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。主要應(yīng)包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、庫房管理等功能。（3）檔案進(jìn)館和報送管理系統(tǒng)按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求，整理應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。（4）檔案查詢利用系統(tǒng)在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。（5）電子文件歸檔管理系統(tǒng)和檔案查詢利用系統(tǒng)是單位辦公自動化系統(tǒng)的子系統(tǒng)，應(yīng)與辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。3.數(shù)字檔案室一般應(yīng)基于中間件技術(shù)，將業(yè)務(wù)規(guī)則邏輯與后臺數(shù)據(jù)存儲處理和前臺展現(xiàn)程序進(jìn)行分離，構(gòu)架數(shù)據(jù)庫服務(wù)器處理數(shù)據(jù)，應(yīng)用服務(wù)器處理具體業(yè)務(wù)邏輯，客戶端負(fù)責(zé)和用戶交互的三層體系開發(fā)應(yīng)用平臺。六、數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.數(shù)據(jù)庫種類檔案室應(yīng)建立面向全部室藏檔案的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫，集中存儲管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。（1）檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫室藏檔案應(yīng)按照DA/T18和DB37/T53的規(guī)定設(shè)計著錄項(xiàng)目，建立檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫。室藏資料應(yīng)按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定設(shè)計著錄項(xiàng)目，建立資料目錄數(shù)據(jù)庫。（2）電子檔案數(shù)據(jù)庫根據(jù)GB/T18894和國家及省制發(fā)的電子文件管理規(guī)定組織建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)量大、種類豐富的單位可以區(qū)分類型建立數(shù)據(jù)庫，分別存儲文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型等電子檔案數(shù)據(jù)。電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行有效掛接。2.數(shù)據(jù)采集和加工（1）檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集按照DA/T18和DB37/T536的規(guī)定采集檔案目錄數(shù)據(jù)。按照GB3792.1和GB3792.2的規(guī)定采集圖書資料目錄數(shù)據(jù)。（2）電子檔案數(shù)據(jù)的采集3.電子文件收集歸檔單位應(yīng)按照國家及省有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定，建立健全電子文件歸檔管理體制和責(zé)任體系，采取相應(yīng)的技術(shù)手段和管理措施，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件形成、處理、積累、歸檔的一體化管理，確保各種類型電子文件完整歸檔。歸檔文本型電子文件推薦采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文檔；圖像型電子文件推薦采用TIFF或JPEG格式；音頻型電子文件推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文件推薦采用MPEG2或AVI格式。4.檔案數(shù)字化加工（1）檔案室應(yīng)有計劃地采用成熟的數(shù)字化技術(shù)對室藏非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案按照DA/T31的規(guī)定進(jìn)行數(shù)字化加工。（2）照片檔案采用掃描方式進(jìn)行數(shù)字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；掃描儀光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi；掃描后的照片應(yīng)保存為TIFF格式，采用LZW格式壓縮；掃描圖像縮放比應(yīng)為100%。（3）錄音帶數(shù)字化時應(yīng)選用44.1kHz，16bit來進(jìn)行立體聲采樣。數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為WAV或MP3。錄像帶數(shù)字化時數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4Mb/s，采用MPEG2壓縮存儲標(biāo)準(zhǔn)。七、數(shù)據(jù)管理與維護(hù)1.應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理2.數(shù)據(jù)入庫電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行齊全性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性、有效性鑒定，確認(rèn)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)要求后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫保管。3.數(shù)據(jù)修改入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)確有錯誤，應(yīng)形成書面報告，按相關(guān)制度的程序規(guī)定批準(zhǔn)后方能修改。4.數(shù)據(jù)備份檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份，脫機(jī)分開保管，一套異地保存。并定期進(jìn)行更新備份。有條件的單位，宜采用雙機(jī)熱備加磁盤陣列柜存儲管理。5.數(shù)據(jù)刪除入庫數(shù)據(jù)不能隨意刪除。經(jīng)價值鑒定確無保存價值的檔案數(shù)據(jù)，按相關(guān)制度的程序規(guī)定審批同意后，按要求刪除數(shù)據(jù)。刪除數(shù)據(jù)應(yīng)形成紙質(zhì)記錄存檔。八、查詢利用1.單位辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置非涉密檔案在線查詢利用的功能鏈接。2.檔案室應(yīng)利用本單位辦公網(wǎng)實(shí)現(xiàn)非涉密檔案在線查詢利用；利用電子郵件或其他通訊方式實(shí)現(xiàn)非在線查詢利用。3.涉密檔案不能上網(wǎng)利用。4.應(yīng)建立完善的網(wǎng)上查詢利用記錄，對檔案查詢利用進(jìn)行全程監(jiān)督。5.編制提供本單位基礎(chǔ)數(shù)字、重要工作和重大事件等信息資料，通過辦公網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)。九、安全管理1.物理安全檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件；采用溫濕度自動控制系統(tǒng)，使庫房溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35%—45%之間；設(shè)置門控系統(tǒng)、監(jiān)控報警系統(tǒng)，配備磁帶備份系統(tǒng)、光盤刻錄系統(tǒng)、斷電保護(hù)UPS系統(tǒng)等外圍輔助設(shè)備，健全環(huán)境安全和介質(zhì)安全等功能，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全。電子檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。有條件的單位應(yīng)建造標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案庫房。2.數(shù)據(jù)安全檔案室應(yīng)健全系統(tǒng)備份、容災(zāi)恢復(fù)和電磁兼容等功能，配備防火墻、入侵檢測等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備，建立操作日志，通過身份認(rèn)證、訪問控制、信息加密、信息完整性校驗(yàn)、入侵檢測等技術(shù)手段和管理方法確保檔案數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，防止因偶然或惡意的原因使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)遭到破壞、更改、泄露，杜絕網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。（1）計算機(jī)病毒防治采用國家有關(guān)主管部門審驗(yàn)通過的查毒、殺毒軟件，實(shí)時對服務(wù)器和客戶端查毒、殺毒，并健全各種防毒措施。（2）網(wǎng)絡(luò)入侵防護(hù)采用通過國家鑒定的防火墻設(shè)備構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，并通過網(wǎng)絡(luò)入侵檢測設(shè)備，對網(wǎng)絡(luò)可疑訪問進(jìn)行記錄、跟蹤，與防火墻及網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)聯(lián)動，阻止非法訪問，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全。（3）系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)通過系統(tǒng)漏洞掃描系統(tǒng)，主動查找網(wǎng)絡(luò)中存在的各種漏洞，及時采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，避免可能引起的破壞。（4）身份鑒別采用各種有效措施對通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線移交、信息檢索等活動進(jìn)行身份鑒別，保證用戶身份的合法性。（5）訪問控制通過網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件組合功能對用戶進(jìn)行操作權(quán)的限制，包括功能權(quán)限制和數(shù)據(jù)權(quán)限制，主要防范用戶的越權(quán)訪問。（6）信息加密包括傳輸加密和存儲加密。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)支持相應(yīng)的加密協(xié)議。（7）安全審計利用數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、安全保密產(chǎn)品和應(yīng)用軟件的審計功能進(jìn)行安全審計、評估。3.保密管理應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關(guān)保密規(guī)定切實(shí)做好保密管理。十、制度建設(shè)1.電子文件歸檔制度明確電子文件歸檔范圍、責(zé)任、格式、程序、方法、時限和質(zhì)量要求等。2.檔案數(shù)字化規(guī)程明確規(guī)定本單位各