行政機關(guān)公文知識講座

行政機關(guān)公文知識講座目錄公文概述與重要性公文種類與格式規(guī)范公文寫作技巧與提升方法公文處理程序與規(guī)范操作公文保密要求及措施落實行政機關(guān)公文改革發(fā)展趨勢01公文概述與重要性公文定義及作用公文是行政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等在處理公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。權(quán)威性規(guī)范性實用性時效性行政機關(guān)公文特點行政機關(guān)公文具有法定效力，代表制發(fā)機關(guān)的意志，要求受文機關(guān)必須遵守、執(zhí)行或辦理。行政機關(guān)公文是為了處理公務(wù)活動而形成的，具有明確的目的和針對性，要求內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。行政機關(guān)公文具有規(guī)范的體式，包括文種、格式、行文規(guī)則等，以保證公文的嚴(yán)肅性和有效性。行政機關(guān)公文是在特定時間內(nèi)制發(fā)和處理的，要求及時、迅速，以保證公務(wù)活動的正常進(jìn)行。03公文歸檔公文處理完畢后，需要按照規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂、歸檔，以便日后查閱和使用。01收文處理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序，以保證公文得到及時、正確的處理。02發(fā)文處理包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序，以保證公文的質(zhì)量和傳播效果。公文處理流程簡介公文格式不規(guī)范。解決方案：加強公文格式培訓(xùn)，制定詳細(xì)的格式規(guī)范，建立格式審核機制。問題一問題二問題三問題四公文內(nèi)容不準(zhǔn)確。解決方案：提高公文撰寫人員的業(yè)務(wù)水平，加強內(nèi)容審核，建立責(zé)任追究制度。公文處理不及時。解決方案：優(yōu)化公文處理流程，加強時間管理，建立催辦機制。公文歸檔不規(guī)范。解決方案：制定詳細(xì)的歸檔規(guī)范，加強歸檔人員培訓(xùn)，建立定期檢查機制。常見問題及解決方案02公文種類與格式規(guī)范命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關(guān)單位及人員。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。法定公文種類介紹通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通告是適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項的周知性公文。通告的使用面比較廣泛，一般機關(guān)、企事業(yè)單位甚至臨時性機構(gòu)都可使用，但強制性的通告必須依法發(fā)布，其限定范圍不能超過發(fā)文機關(guān)的權(quán)限。通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。通報多屬下行文，其中表揚和批評的通報屬于典型的下行文，而情況通報有些偏向于平行文，可以在平行機關(guān)之間互相通報情況。通知、通告、通報等常見類型010203函件適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函是一種平行文，不能用于上下級機關(guān)。電報是一種最早用電的方式來傳送信息的、可靠的即時遠(yuǎn)距離通信方式，它是19世紀(jì)30年代在英國和美國發(fā)展起來的。電報信息通過專用的交換線路以電信號的方式發(fā)送出去，該信號用編碼代替文字和數(shù)字，通常使用的編碼是摩爾斯電碼。傳真是近現(xiàn)代發(fā)展的一種傳遞文件的特殊技術(shù)，將文字、圖表、相片等記錄在紙面上的靜止圖像，通過掃描和光電變換，變成電信號，經(jīng)各類信道傳送到目的地，在接收端通過一系列逆變換過程，獲得與發(fā)送原稿相似記錄副本的通信方式。函件、電報、傳真等特殊類型紙張要求公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。排版規(guī)格公文排版規(guī)格要統(tǒng)一，正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。格式規(guī)范要求及注意事項03公文寫作技巧與提升方法遵循客觀性原則公文寫作應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映事實，避免主觀臆斷和夸大其詞。保持正式風(fēng)格公文語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、莊重，符合公文文體的要求。遵循規(guī)范格式公文寫作應(yīng)遵循規(guī)定的格式和行文規(guī)范，確保公文的規(guī)范性和統(tǒng)一性。寫作原則及風(fēng)格把握標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文的主旨，突出重點，簡明扼要。標(biāo)題要簡明扼要正文應(yīng)按照邏輯順序展開，段落分明，條理清晰，表達(dá)準(zhǔn)確。正文要條理清晰結(jié)尾應(yīng)總結(jié)全文，提出希望或要求，恰當(dāng)?shù)皿w，不留尾巴。結(jié)尾要恰當(dāng)?shù)皿w標(biāo)題、正文、結(jié)尾撰寫技巧公文寫作應(yīng)使用精煉、準(zhǔn)確的語言，避免冗長和啰嗦。精煉語言提高表達(dá)能力掌握公文用語通過多讀、多寫、多說等方式提高表達(dá)能力，增強寫作功底。熟悉和掌握公文常用詞匯和短語，提高公文寫作的專業(yè)性和規(guī)范性。030201語言運用和表達(dá)能力提升公文初稿完成后，應(yīng)認(rèn)真審核修改，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、語言流暢、格式規(guī)范。審核修改對公文進(jìn)行潤色完善，提高公文的質(zhì)量和檔次，使其更加符合實際需要和要求。潤色完善在審核修改過程中，應(yīng)重視他人的反饋意見，虛心接受并認(rèn)真修改。重視反饋意見審核修改和潤色完善04公文處理程序與規(guī)范操作公文簽發(fā)需經(jīng)過擬稿、審核、會簽、簽發(fā)等程序，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、程序合規(guī)。簽發(fā)流程各級行政機關(guān)應(yīng)明確公文簽發(fā)的責(zé)任主體，如擬稿人、審核人、會簽人和簽發(fā)人等，確保責(zé)任落實到人。責(zé)任主體明確簽發(fā)流程和責(zé)任主體明確登記管理公文處理過程中應(yīng)建立登記制度，對公文進(jìn)行編號、登記，以便查詢和追蹤。分發(fā)傳遞公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、緊急程度等因素確定分發(fā)范圍和傳遞方式，確保公文及時、準(zhǔn)確送達(dá)。保密措施涉密公文應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取加密傳輸、專人傳遞等保密措施，確保公文安全。登記、分發(fā)、傳遞等環(huán)節(jié)管理公文辦理完畢后應(yīng)及時歸檔保存，以便日后查詢和使用。對于無保存價值的公文應(yīng)及時銷毀，避免占用空間和泄露信息。銷毀時應(yīng)履行審批手續(xù)，確保銷毀過程安全、可控。歸檔保存和銷毀制度執(zhí)行銷毀制度歸檔保存各級行政機關(guān)應(yīng)積極推廣公文信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公文的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高公文處理效率和質(zhì)量。信息化管理系統(tǒng)信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的收文、發(fā)文、簽批、歸檔等功能模塊，滿足各級行政機關(guān)公文處理需求。功能模塊完善信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等安全保障措施，確保公文信息安全。同時，應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護和升級，保持系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。安全保障措施信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用推廣05公文保密要求及措施落實深入理解《中華人民共和國保守國家秘密法》及其相關(guān)規(guī)定，明確公文保密的法律責(zé)任和義務(wù)。掌握國家關(guān)于公文保密的政策要求，包括密級劃分、定密程序、保密期限等，確保公文處理符合政策規(guī)定。關(guān)注保密法規(guī)政策的更新變化，及時調(diào)整和完善公文保密措施。保密法規(guī)和政策解讀制定涉密公文處理流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)和要求，確保公文處理過程安全可控。對涉密公文進(jìn)行密級標(biāo)識，采取相應(yīng)保密措施，防止泄密事件發(fā)生。建立涉密公文識別機制，對接收、制作、傳遞的公文進(jìn)行涉密審查，確保涉密公文得到及時有效處理。涉密公文識別和處理流程建立保密工作責(zé)任制，明確各級領(lǐng)導(dǎo)和涉密人員的保密職責(zé)，確保保密工作得到有效落實。加強保密監(jiān)督檢查，定期對公文保密工作進(jìn)行自查、互查和專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，確保公文保密工作的嚴(yán)肅性和有效性。保密責(zé)任落實和監(jiān)督檢查123制定泄密事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工和協(xié)作機制，確保一旦發(fā)生泄密事件能夠迅速響應(yīng)并有效處置。加強泄密事件預(yù)警和防范工作，定期對公文保密風(fēng)險進(jìn)行評估和排查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對發(fā)生的泄密事件進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善保密措施，防止類似事件再次發(fā)生。泄密事件應(yīng)對及處置預(yù)案06行政機關(guān)公文改革發(fā)展趨勢簡化優(yōu)化公文處理流程精簡公文種類和數(shù)量通過合并、取消、替代等方式，減少不必要的公文種類和數(shù)量，降低行政成本。優(yōu)化公文處理環(huán)節(jié)簡化公文處理流程，減少繁瑣環(huán)節(jié)，提高公文處理效率。推行電子公文推廣電子公文的使用，實現(xiàn)公文的快速傳遞和處理，節(jié)約時間和資源。探索采用圖表、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等多媒體形式呈現(xiàn)公文內(nèi)容，使公文更加直觀、生動。創(chuàng)新公文形式在公文中突出重點、簡明扼要地表達(dá)核心內(nèi)容，提高公文的閱讀效率和理解度。突出核心內(nèi)容優(yōu)化公文語言表達(dá)，使用簡潔明了、規(guī)范準(zhǔn)確的語言，避免使用模糊、歧義的語言。注重語言表達(dá)創(chuàng)新公文形式和內(nèi)容呈現(xiàn)推廣移動辦公推廣移動辦公應(yīng)用，使行政機關(guān)工作人員能夠隨時隨地處理公文，提高工作效率。加強信息安全保障完善信息安全保障措施，確保公文信息的安全、保密和完整性。建設(shè)信息化平臺構(gòu)建行政機關(guān)信息化平臺，