公司檔案管理部門制度

第第頁公司檔案管理部門制度公司檔案管理部門制度1、公司檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由專人全權負責。2、文書結(jié)案后，原稿由檔案專員歸檔，經(jīng)辦部門視必需留存影本。如為特別案件因業(yè)務處理必需，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)檔案管理主管引導批準后妥為保管，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。3、檢討文件的*及附件是否完全，如有短少，應即追查歸入。4、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。點收文件后，應依下列方法整理：1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3、文件如有皺折、破損、長短不一等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一、檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多，前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷應用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。每一檔夾封面內(nèi)頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。檔號之表現(xiàn)方法如下aabbccdee，aa為經(jīng)辦部門，bb為大類號，cc為小類號。d為檔卷卷次，ee為檔案目次。檔案各級分類應予以一名稱，其名稱應簡明簡要，以能充分表現(xiàn)檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有肯定范圍，不宜籠統(tǒng)含糊。各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表現(xiàn)；其位數(shù)應用視案件多寡及加添情況而考慮決議。檔案分類各級名稱經(jīng)斷定后，應編制“檔案分類編號表”，即將全部分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用肯定次序依次排列，以便查閱。檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定，不宜任意修正，如確有修正必需，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對比表，以免混雜。采編：.cOm篇2:醫(yī)院檔案管理制度****醫(yī)院檔案管理制度一、歸檔范圍1、醫(yī)院與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關法律文件及各類審批文件（合同、工程的審批）。2、緊要的會議紀要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。3、醫(yī)院與上級單位的溝通文件，包含向上級單位的遞交料子以及上級單位的批復文件。4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔佑襄助人員的任免決議、嘉獎以及相關的處分文件。5、醫(yī)院的年終總結(jié)、各類緊要會議的報告性文件。6、醫(yī)院重點事跡的照片、音頻影像料子等電子數(shù)據(jù)。7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關資質(zhì)證書。8、醫(yī)院各項論文雜志、學術、科教資料。9、醫(yī)院的各項料子，包含但不限于醫(yī)療機構(gòu)許可證、稅務登記證、營業(yè)執(zhí)照。10、醫(yī)院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫(yī)療類記錄。二、歸檔時間1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。2、每月最終一日為檔案總結(jié)歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案料子統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。三、歸檔條件1、歸檔料子如無其他特殊情況則必需是原件。歸檔料子如有電子料子需要一并存檔。（電子料子應統(tǒng)一歸檔名稱）2、各科室的歸檔料子必需保證料子干凈乾凈無污染，書寫規(guī)范，不能隨便涂改、添加與歸檔料子不相關的內(nèi)容。3、合同、協(xié)議類文件應符合醫(yī)院關于合同、協(xié)議的簽訂標準，需要加蓋公章的原件，如合同內(nèi)容有修改，應注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。3.1、醫(yī)院的單次付款（收款）金額在1000元以上的醫(yī)療料子、機器設備（產(chǎn)品）采購（銷售）業(yè)務，均須以書面形式簽訂合同：；3.2、合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。⑴所經(jīng)辦合同必需先經(jīng)由法務部門審核，并經(jīng)院長簽字確認方可簽約；⑵依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范本本。3.3、合同的保管：⑴各類合同，醫(yī)院至少保管兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保管原件，應在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)（此項不包含勞動合同）。⑵合同的實施進度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于商定合同期內(nèi)完成相關義務。4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)料子需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不供應任何人使用，另一份可供日常使用。四、檔案歸檔處1、醫(yī)療類（即患者病歷、手術記錄等）檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。2、非醫(yī)療類（采購、營銷、行政等）檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。4、醫(yī)院的人事料子、職工信息由人力資源部管理。5、醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務部管理，護士資質(zhì)證書由護理部管理。五、檔案借閱1、院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負責人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負責人，以此類推。2、各部門人員需要借出檔案時，必需出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》（可參考附件1）。借出檔案時必需保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。4、檔案歸還時，檔案管理人員必必需核試驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。六、歸檔責任1、各科室必需保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。2、各部門負責人應承當起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。4、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。七、檔案庫存1、檔案入庫必必需辦理交接，全部檔案必必需經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)量無破損、無缺失后，所在部門負責的經(jīng)辦人員在《檔案入庫登記表》（可參考附件2）上簽字。2、全部檔案按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，編號科學規(guī)范、標志明顯、查找方便。（編號可參考附件3）八、檔案保密1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關人員隨便翻看檔案。2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。3、檔案柜鑰匙必需由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。4、不得將醫(yī)院檔案隨便帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。九、本制度自20**年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院20**年6月2日附件1：河北燕達****醫(yī)院檔案借出單使用日期：*年*月*日歸還日期：*年*月*日檔案名稱：使用部門：用途及內(nèi)容：共計（份）（頁）用檔案申請人：部門負責人：附件2：河北燕達****醫(yī)院檔案入庫登記表檔案編號檔案名稱檔案內(nèi)容檔案份數(shù)所屬部門經(jīng)辦人簽字備注附件3：河北燕達****醫(yī)院檔案編號（參考版）序號所屬部門檔案名稱編號備注人事部勞動合同LDP17RSHT001人力資源部負責人事部職工信息LDP17RSZ*001辦公室采購合同LDP17BGHT001辦公室負責辦公室采購匯總LDP17BGCZ001辦公室申報資料LDP17BGSB001辦公室法務資料LDP17BGFW001辦公室信息料子LDP17BG*S0018辦公室其他文件LDP17BGHZ0019后勤保障部保障料子LDP17HQBZ00110營銷部營銷合同LDP17Y*HT00111營銷部推廣料子LDP17Y*TG00112宣傳部宣傳合同LDP17*CHT00113宣傳部宣傳資料LDP17*C*C001宣傳部負責14藥劑科病案室負責15普通血液科16免疫試驗室17移植科18病理醫(yī)學科19社會服務部20科教部21醫(yī)務部醫(yī)務部22護理部護理部232425附件4：檔案編號：LDP17*****001河北燕達****醫(yī)院檔案匯總表（部門）*年*月*日至*年*月*日所屬部門：檔案內(nèi)容（簡要版）：檔案名稱：檔案內(nèi)容（認真版）：共計（份）（頁）檔案經(jīng)辦人：部門負責人：檔案管理員：備注：篇3:施工現(xiàn)場檔案管理制度施工現(xiàn)場檔案管理制度1、檔案管理由項目組專人負責。2、做好施工現(xiàn)場每日例會記錄、每周例會記錄、臨時現(xiàn)場會議記錄等。3、現(xiàn)場工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。4、工程中簽證單、工程任務書、設計更改單、施工圖紙、工程檢查資料、采購資料、合同等的整理歸檔。5、工程中其它文件、資料、文書往來整理歸檔。6、各類檔案資料分類保管，做好備份，不得遺失。同時建立相關電子文檔，便于查閱。7、項目組人員借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表，并及時歸還。篇4:鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度匯編主管領導檔案工作職責一、組織《檔案法》《檔案法實施方法》《江蘇省檔案管理條例》等檔案法律法規(guī)的學習宣傳教育活動，提高全鎮(zhèn)干部職工的檔案意識和法制觀念。二、將本鎮(zhèn)檔案工作納入議事日程和工作計劃，實行目標管理，定期主持召開工作會議，切實解決檔案工作中存在的人、財、物等實際問題。三、布置檔案工作規(guī)范化管理任務,提出“收、管、用”要求，并組織監(jiān)督、檢查。四、協(xié)調(diào)檔案室與其他科室及本系統(tǒng)所屬單位的關系。五、組織開展本鎮(zhèn)各村（社區(qū)）檔案人員的培訓工作、業(yè)務考核，落實獎懲。檔案人員崗位職責一、學習宣傳貫徹落實《檔案法》《檔案法實施方法》《江蘇省檔案管理條例》等檔案法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行檔案工作有關標準、規(guī)范。二、建立、完善并嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度，確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范、有效利用。三、對所屬單位和系統(tǒng)檔案工作進行監(jiān)督、引導，實在負責本鎮(zhèn)各種門類和載體的文件歸檔前的監(jiān)督、引導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作，促進檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目與檢索、編輯與研究、保管以及供應利用等項業(yè)務建設。四、做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。五、學習和掌握檔案業(yè)務知識和專業(yè)技術，不絕更新觀念，樂觀應用檔案管理新技術、新方法，不絕提升檔案管理水平。檔案收集歸檔制度一、收集歸檔范圍凡是反映本鎮(zhèn)工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件，均屬收集歸檔范圍。任何個人不得對其履行職責過程中形成的文件據(jù)為己有。二、歸檔質(zhì)量要求遵奉并服從文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值和年度，便于保管和利用。文書、科技、會計、音像、電子以及專業(yè)等門類的歸檔文件和檀卷質(zhì)量符合相應標準。三、收集歸檔時間各種門類和載體的文件采用隨時收集和集中收集等有效方法，確保文件料子收集齊全、完整，有序排列，分類存放，便于日常查找利用。黨務、行政管理文件于次年6月末以前整理歸檔；科技文件在科技活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔；會計文件由會計機構(gòu)整理立卷，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計機構(gòu)保管1年，次年3月末以前歸檔；音像文件在相關活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔；電子文件實時進行邏輯歸檔，并對應于紙質(zhì)文件的歸檔時間進行物理歸檔；重點活動形成的文件在該項活動結(jié)束或告一段落后3個月內(nèi)整理歸檔；專業(yè)文件按行業(yè)主管部門的規(guī)定時間整理歸檔（如無規(guī)定，則自行確定歸檔時間，且確定的歸檔時間不得超出2年）。檔案整理制度一、檔案整理原則檔案整理工作應堅持敬重和維護檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系，充分敬重和利用原有基礎，便于保管和利用的原則。二、檔案整理環(huán)節(jié)檔案整理工作由辦公室組織實施，檔案人員負責對各種門類和載體的文件進行歸檔前的監(jiān)督、引導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作。黨務、行政管理紙質(zhì)文件由辦公室整理歸檔；會計文件由會計科整理歸檔；科技文件、音像文件、電子文件、重點活動形成的文件、專業(yè)文件由相關科室整理歸檔。三、檔案分類排列（一）文書檔案采用“保管期限年度”的分類法；其他門類和載體的檔案依照相應的方法和標準、規(guī)范，綜合運用“保管期限”、“年度”、“機構(gòu)（問題）”、“工程項目”等分類方法進行分類。（二）不同門類和載體的檔案分別排列；同一門類和載體的檔案按分類方案進行排列。四、檔案整理標準文書、科技、會計、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案，必需分別依照《歸檔文件整理規(guī)定》《科學技術檔案檀卷構(gòu)成的一般要求》《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》《國家重點建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《會計檔案管理方法》《照片檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《江蘇省電子文件歸檔與管理方法》等有關規(guī)定整理歸檔。專業(yè)文件按行業(yè)主管部門規(guī)定的方法整理歸檔。五、檔案基本編目（一）檀卷封面項目“全宗名稱”、“類目名稱”、“檀卷題名”、“時間”、“保管期限”、“件、頁數(shù)”、“檔號”等填寫齊全。（二）檀卷脊背項目“全宗號”、“目錄號”、“年度”、“檀卷號”等填寫齊全。（三）檔案盒封面和盒脊“全宗名稱”、“全宗號”、“年度”、“保管期限”、“起止件號（室）”、“盒號”等填寫齊全。（四）以卷為單位的紙質(zhì)文書檔案采用“全宗號檀卷目錄號檀卷號件、頁（張）號”的結(jié)構(gòu)編制檔號；以件為單位的紙質(zhì)文書檔案采用“全宗號年度保管期限件號”的結(jié)構(gòu)編制檔號；科技檔案采用“類別名項目號檀卷號件、頁（張）號”的結(jié)構(gòu)編制檔號。會計檔案、電子檔案、聲像檔案、實物料子等依照相關規(guī)定編制檔號。（五）卷內(nèi)目錄、檀卷目錄、歸檔文件目錄填寫齊全完整、規(guī)范；機讀目錄符合《文書檔案著錄細則與機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等的規(guī)定。檔案保管制度一、嚴格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。二、檔案人員應科學管理檔案，非檔案管理人員不得進入檔案庫房。三、檔案庫房和檔案柜架適合檔案的安全保管保護，配備“八防”設備并依照規(guī)定正確維護和使用。四、依照規(guī)范對各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和其他指引標記。五、節(jié)假日和重點事件發(fā)生等前后必需對檔案庫房進行防火、防盜和防有害生物等“八防”安全檢查并作好各項檢查記錄；堅持每周4次以上的庫房溫度、濕度測記，并對不在14℃24℃溫度、45%60%相對濕度范圍的庫房溫濕度進行調(diào)控；保持庫房清潔衛(wèi)生，努力做到一塵不染。六、檔案庫房內(nèi)嚴禁堆放非檔案物品。檔案鑒定銷毀制度一、依據(jù)本鎮(zhèn)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，正確分析和判別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確地確定檔案的保管價值。二、成立相關科室人員參加的檔案鑒定銷毀工作領導小組，全面負責本鎮(zhèn)檔案鑒定銷毀工作。辦公室負責組織協(xié)調(diào)，檔案人員依照職責參加鑒定銷毀工作并對會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作進行業(yè)務引導。三、鑒定檔案的價值要依據(jù)各種門類和載體檔案的《保管期限表》和《歸檔與不歸檔范圍表》等規(guī)定進行。四、檔案鑒定工作采用由鑒定人員對檀卷逐卷逐件分析、研究的方法進行，寫出鑒定銷毀工作報告，提出存毀看法，交鑒定銷毀工作領導小組審查。五、需要銷毀的檔案，必需編制銷毀清冊，經(jīng)主管領導批準后方可銷毀。六、銷毀檔案應有二人以上人員在場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，注明銷毀時間、地方和方法。及時對檔案鑒定銷毀工作進行總結(jié)。檔案統(tǒng)計移交制度一、建立檔案、資料的各種統(tǒng)計臺帳，及時準確記載和統(tǒng)計室藏檔案、資料情況，做到統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確、真實，帳實相符。二、檔案統(tǒng)計臺帳的類型：室藏檔案總量統(tǒng)計、檔案分類（門類、載體、保管期限）統(tǒng)計、基礎設施統(tǒng)計、檔案人員統(tǒng)計、室藏資料統(tǒng)計、供應利用檔案統(tǒng)計、檢索工具統(tǒng)計等。三、依照要求及時向主管部門和檔案行政管理部門報送檔案工作報表。四、依據(jù)《檔案法》的規(guī)定，依照市、區(qū)檔案局、館的統(tǒng)一布置，向區(qū)檔案館移交規(guī)定范圍并符合檀卷質(zhì)量標準的檔案及其他相關資料。五、檔案人員調(diào)離工作崗位，必需辦理移交手續(xù)，交接雙方應依據(jù)移交目錄清點核對，并在交接清單上簽字蓋章。遇有“帳實不符”的情況，應查明原因、分清責任及時處理。檔案利用制度一、凡查閱檔案者，都應當如實填寫包含查閱目的等項目在內(nèi)的《檔案利用登記表》。二、本鎮(zhèn)人員因工作需要查閱檔案按以下規(guī)定辦理：（一）查閱一般的檔案，需經(jīng)科室負責人和辦公室負責人同意；（二）查閱黨組會議記錄、行政領導辦公會議記錄、有關掌控數(shù)字等需要保密的檔案，還必需經(jīng)過分管檔案工作的領導或單位緊要領導批準，經(jīng)同意后方可查閱。三、其他單位人員因工作需要查閱檔案，查閱者須持單位介紹信并經(jīng)科室負責人、辦公室負責人以及分管檔案工作的領導同意后方可查閱。四、檔案的利用一般于工作時間內(nèi)在閱覽室進行。如遇特殊情況需要借出利用檔案時，必需經(jīng)過分管檔案工作的領導同意。檔案借閱時間不得超出5天，確實需要連續(xù)利用的，應當重新辦理借閱手續(xù)。五、查（借）閱檔案人員，不得擅自摘抄、復印、照相、翻拍檔案或借給他人；不得擅自公布檔案內(nèi)容；不得在檔案上圈點、勾劃、作記號，更不得撕毀檔案；不得有其他有可能造成檔案損毀的行為。違者將依法追究當事人責任。六、檔案人員要自動熱誠供應檔案利用服務，對歸還的檔案必需進行卷數(shù)、頁數(shù)等項目的安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報解決。同時，如實填寫《檔案利用效果登記表》。重點活動檔案登記收集制度為確保重點活動中形成的檔案的齊全完整，結(jié)合本鎮(zhèn)實際，特訂立本制度。一、登記范圍：凡在上級機關緊要領導視察、檢查、引導本鎮(zhèn)工作活動，本機關舉辦的重點的活動，新聞媒體有關本鎮(zhèn)的緊要報道，涉及本鎮(zhèn)的重點災情和事故，以及其它緊要事件中形成的各種紙質(zhì)的、音像的、電子的文件和實物，均屬重點活動檔案收集登記歸檔范圍。二、實施登記：負責重點活動檔案登記工作的人員應當做好收集登記和日常管理工作，對《重點活動登記簿》中活動發(fā)生的時間、地方、人員、內(nèi)容等項目全面準確地進行登記，并設置卷夾，將收到的文件分類臨時存放，方便日常利用。三及時歸檔：檔案室應對重點活動檔案的形成過程進行業(yè)務監(jiān)督和引導；重點活動結(jié)束后1個月內(nèi)，確定人員將本次活動形成的全部文件按相關標準整理歸檔，由檔案室對檔案實行集中統(tǒng)一管理，其他個人不得據(jù)為己有。資料收集制度一、凡檔案室收藏的、為本鎮(zhèn)各方面工作參考的需要而收集或編寫的公開或內(nèi)部出書物和檔案復制品。二、收集范圍（一）反映本鎮(zhèn)不同歷史時期的各種史料、刊物、志書、大事記、年鑒、歷史沿革、機構(gòu)沿革。（二）與本鎮(zhèn)各項工作有直接或間接關系的政策法令法規(guī)匯編以及其他文件匯編，各類統(tǒng)計資料，內(nèi)部通訊、簡報。（三）系統(tǒng)反映本鎮(zhèn)活動而編輯的剪報資料。（四）字典、百科全書、專業(yè)辭典、手冊等工具書。（五）有選擇地收藏一部分革命領袖著作以及其他圖書。三、收集方法檔案工作人員應掌握本鎮(zhèn)編印發(fā)行資料的信息，及時將資料收進檔案室；依據(jù)利用工作反饋的信息收集或向領導建議訂購相關資料。四、資料的整理檔案室收集來的資料，應依據(jù)《中國圖書資料分類法》，結(jié)合運用（出書者）、內(nèi)容、時間、載體形式等特征進行分類、排列、整理和編制目錄、索引。五、資料的管理（一）資料由檔案人員負責管理。（二）凡借閱資料，應當辦理登記手續(xù)。（三）借閱者應珍惜各類資料，并定期歸還。如丟失、損壞，應照價15倍予以賠償。電子文件歸檔與管理制度一、歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。電子文件歸檔管理應明確專人負責，實在承辦電子文件歸檔工作，檔案室對其實施全過程管理。二、本鎮(zhèn)緊要活動中產(chǎn)生的電子文件，具有緊要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值，應進行歸檔。重點收集定稿電子文件和正式電子文件。另外還包含數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、計算機程序、多媒體文件等。三、電子文件的歸檔方式包含邏輯歸檔和物理歸檔，并以物理歸檔為主。四、實施邏輯歸檔時，實在經(jīng)辦人完成電子文件歸檔操作；檔案人員參加設備更新時的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作并做更新記錄，會同計算機系統(tǒng)管理人員設定查詢歸檔電子文件的權限；網(wǎng)絡管理人員應把歸檔電子文件的物理住址存放于指定的計算機服務器上，并采取可靠的備份措施；檔案人員、網(wǎng)絡管理人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡上重復的電子文件。五、實施物理歸檔時，歸檔電子文件存儲的載體應注明是否經(jīng)過檢毒和消毒處理，有隱患的數(shù)據(jù)文件不得歸檔；電子文件按保管期限年度（或保管期限年度機構(gòu)）分類；歸