如何改材料輔導(dǎo)講稿

如何改材料輔導(dǎo)講稿秘書不但要能寫材料，而且要能改材料。修改材料的難度不亞于撰寫材料，修改者不但要能看出材料的毛病，準(zhǔn)確修改完善，使之符合工作規(guī)范，還要讓原稿起草者心服口服，這是很需要眼力和水平的。關(guān)于修改材料，歷來(lái)是仁者見仁、智者見智，各有真知灼見。下面，我結(jié)合實(shí)踐談?wù)劜牧闲薷膯?wèn)題。一、判斷材料主題是否符合要求所有材料都應(yīng)圍繞主題起草，從來(lái)沒(méi)有主題不明的材料。鮮明的主題是材料的生命和價(jià)值所在，也是真正體現(xiàn)材料作用的核心所在。我們起草材料之前都要首先確定主題，然后才能動(dòng)手寫作，否則材料就有可能因主題不明而亂七八糟、不知所云；該體現(xiàn)的沒(méi)有體現(xiàn)，該強(qiáng)調(diào)的沒(méi)讓聽者感覺(jué)不到位、不過(guò)癮。材料不論長(zhǎng)短，都要緊緊圍繞主題把事情說(shuō)清楚，讓別人看明白。每個(gè)材料突出什么觀點(diǎn)，講什么內(nèi)容，選擇哪些素材，說(shuō)到什么程度，面向哪些對(duì)象，分析哪些問(wèn)題，把握什么口徑，表達(dá)哪些想法，體現(xiàn)什么意圖，實(shí)現(xiàn)什么目的，等等，這些都要根據(jù)工作需要，圍繞主題、突出重點(diǎn)地組織材料、搭建框架，然后起草文稿。所以，修改材料首先就要看材料是否符合主題，如果符合主題就可著手修改，否則就要打回重新起草，不做無(wú)用之功。二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅所有材料都有一定篇幅限制，從來(lái)沒(méi)有不受篇幅限制的材料。材料篇幅長(zhǎng)短主要取決于所反映事項(xiàng)本身的復(fù)雜程度、面向?qū)ο蟆⑽姆N、應(yīng)用場(chǎng)合、工作要求等諸多因素。修改材料第二法則就是控制材料篇幅。確定主題沒(méi)有問(wèn)題后，材料起草者可自行刪減或者增加內(nèi)容，從篇幅上滿足材料要求，而后再動(dòng)手審閱修改其他內(nèi)容。此外，還要注意材料體態(tài)美，做到整體布局勻稱均衡，避免頭重腳輕、肌體發(fā)育不全等現(xiàn)象。材料的各個(gè)層次、層次的各個(gè)段落、段落的各個(gè)句子、句子的各個(gè)用詞，都要講究份量協(xié)調(diào)、表述連貫、文辭整潔以及語(yǔ)意明確、內(nèi)容全面等。增減材料篇幅通常由起草者動(dòng)手較好。主要是因?yàn)槠鸩菡咦鳛榫唧w操辦人，知道材料詳略取舍的重點(diǎn)，本人動(dòng)手操作更易掌握尺度。這種辦法在實(shí)踐中用得較多，也很有效。因修改基于篇幅長(zhǎng)短，故稱之為“皮尺尺量法”，篇幅長(zhǎng)短根據(jù)實(shí)際需要而定。三、刪繁就簡(jiǎn)突出材料重點(diǎn)每個(gè)材料都有重點(diǎn)所在，整篇材料有全文重點(diǎn)，每段文字有每段文字重點(diǎn)，同樣工作面向不同對(duì)象或者不同場(chǎng)合，其重點(diǎn)都各有不同，既需要起草者很好把握，又需要修改者控好詳略。我們修改材料時(shí)要認(rèn)真思考材料的重點(diǎn)是什么？看看材料是否充分體現(xiàn)了重點(diǎn)？例如，同樣是抗災(zāi)救災(zāi)主題的材料，在不同場(chǎng)合就有不同重點(diǎn)：如果用于對(duì)下部署工作，材料重點(diǎn)就要放在目前形勢(shì)、職責(zé)任務(wù)、工作安排、后勤保障、工作紀(jì)律等方面；如果是對(duì)外宣傳，重點(diǎn)就要放在總體形勢(shì)、救災(zāi)舉措、救災(zāi)成績(jī)、社會(huì)救助、提醒警示以及需要公眾協(xié)助事項(xiàng)等方面，營(yíng)造全社會(huì)合力抗災(zāi)救災(zāi)的濃厚輿論氛圍；如果是對(duì)上匯報(bào)，材料重點(diǎn)就要放在組織發(fā)動(dòng)、工作措施、工作成效、目前狀況、存在問(wèn)題、原因分析、下一步推進(jìn)舉措以及需要關(guān)心支持事項(xiàng)等方面，讓上級(jí)了解相關(guān)情況；如果是請(qǐng)求上級(jí)支援，材料重點(diǎn)就要放在支持事項(xiàng)內(nèi)容、請(qǐng)示緣由等方面。由此可見，修改材料必須明確重點(diǎn)所在，才能圍繞主題作出針對(duì)性修改，著重保留跟主題相關(guān)的重點(diǎn)內(nèi)容，敢于大刀闊斧砍掉偏離重點(diǎn)或者沒(méi)有關(guān)系的內(nèi)容，保證重點(diǎn)突出。我曾經(jīng)處理過(guò)一個(gè)重點(diǎn)嚴(yán)重不清的應(yīng)急預(yù)案。這個(gè)預(yù)案有*頁(yè)之多，*萬(wàn)多字，總體框架基本符合應(yīng)急預(yù)案寫作要求，但是有很多連篇累牘的背景性資料，從應(yīng)急對(duì)象基本情況、衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)情況到消防設(shè)施情況，從發(fā)展歷史到現(xiàn)實(shí)情況，完全是在圖書館及網(wǎng)上檢索資料的堆砌物，體系臃腫、內(nèi)容龐雜，重點(diǎn)不明、書生氣十足，并且經(jīng)常出現(xiàn)與實(shí)際情況不相符合的錯(cuò)誤。一般情況下，應(yīng)急預(yù)案中的行動(dòng)細(xì)節(jié)、專業(yè)術(shù)語(yǔ)以及圖表等內(nèi)容應(yīng)由各個(gè)專業(yè)組掌握或在指揮部里張貼，因?yàn)檫@些東西基本上屬于專業(yè)組層面或者處室層面的，甚至是一線搶險(xiǎn)隊(duì)員或資料員的事情。這些東西放在市政府文件里顯然不妥，造成政府文件冗長(zhǎng)，而且影響效率，淹沒(méi)了重點(diǎn)內(nèi)容。如果真發(fā)生緊急情況，恐怕等把這個(gè)預(yù)案翻完，突發(fā)事故也就結(jié)束了。應(yīng)急預(yù)案作為發(fā)生緊急情況時(shí)組織應(yīng)急處置的工作方案，也是平時(shí)組織應(yīng)急演練的行動(dòng)方案。其重點(diǎn)應(yīng)該緊緊圍繞組織指揮體系及職責(zé)、預(yù)警和預(yù)防機(jī)制、應(yīng)急響應(yīng)和處置、保障措施教育、演習(xí)和監(jiān)督管理等方面，而不必將基礎(chǔ)性背景資料充斥到材料之中。經(jīng)過(guò)我大刀闊斧的修改，*萬(wàn)多字送審稿只保留*多字，成為正式印發(fā)稿。真正出現(xiàn)突發(fā)問(wèn)題的時(shí)候，市政府只需要啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，通過(guò)指揮部把命令直接下達(dá)到各個(gè)專業(yè)組負(fù)責(zé)人，由各個(gè)專業(yè)組負(fù)責(zé)人執(zhí)行具體應(yīng)急行動(dòng)。這里包含的兩個(gè)層次，不能放到一起。把各個(gè)專業(yè)組任務(wù)放到政府層面，也就混淆了政府應(yīng)急預(yù)案與專業(yè)組之間的關(guān)系，分工不清，責(zé)任不明，必然影響事件的處置結(jié)果。四、去除起草單位夾帶的“私貨”按照文件制定規(guī)則，文件起草一般由牽頭的職能部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，結(jié)合實(shí)際情況，再征求同級(jí)部門的意見和建議，最后擬寫出文件文本，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)審議。在文件起草過(guò)程中，相關(guān)部門為了強(qiáng)化本單位地位或者維護(hù)本單位利益，往往會(huì)將某些屬于本單位職責(zé)范疇內(nèi)的事項(xiàng)或者資金安排等內(nèi)容塞進(jìn)文件之中，希望通過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)文件進(jìn)一步強(qiáng)化本單位的權(quán)威性，或者為今后本單位開展工作提供政策性依據(jù)。例如，有些單位在起草文件中有意提出將某項(xiàng)工作的專項(xiàng)資金納入財(cái)政預(yù)算，希望借助文件權(quán)威為今后申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)提供方便。再如：某地出臺(tái)失信懲戒文件，住房管理部門提出將不按時(shí)繳納物業(yè)費(fèi)行為納入自然人失信管理范圍，顯然有失公允。對(duì)于這類部門色彩強(qiáng)烈的夾帶內(nèi)容，我們要有較高政策素養(yǎng)，要熟悉法律法規(guī)及部門職責(zé)，還要有明察秋毫的眼光，善于從繁雜文字中找出部門夾帶的“私貨”并果斷剔除。五、剔除沒(méi)有可操作性的內(nèi)容來(lái)源于實(shí)踐、回歸于實(shí)踐、應(yīng)用于實(shí)踐是所有材料的立足點(diǎn)和落腳點(diǎn)。各種材料都是為了反映工作、傳達(dá)意見、溝通信息、落實(shí)工作，都要著眼于實(shí)踐客觀性，特別是實(shí)踐可操作性，這樣才有實(shí)用價(jià)值和生命力，脫離實(shí)踐就猶如空中浮萍，看起來(lái)很光鮮，但是落不到地上，得不到貫徹，也就徒勞無(wú)功。我們對(duì)于那些脫離實(shí)際或者實(shí)踐中得不到落實(shí)的內(nèi)容要大刀闊斧地去除。這類問(wèn)題比較容易發(fā)現(xiàn)，只要放到社會(huì)實(shí)踐中，結(jié)合實(shí)際多問(wèn)幾個(gè)能不能落實(shí)就可以了。例如《*市機(jī)動(dòng)車駕駛?cè)宋拿鹘煌ㄐ庞霉芾磙k法（試行）》關(guān)于懲戒交通失信行為的內(nèi)容有兩條，其中：印發(fā)件內(nèi)容：第一條公安、教育、人社、交通、銀行、保險(xiǎn)公司等單位應(yīng)按規(guī)定將文明交通信用與職業(yè)準(zhǔn)入、個(gè)人信貸、車輛保險(xiǎn)、評(píng)優(yōu)評(píng)先等掛鉤，主動(dòng)查詢機(jī)動(dòng)車駕駛?cè)?、所有人文明交通信用記錄，?duì)交通失信行為人實(shí)施相應(yīng)懲戒。第二條各級(jí)機(jī)關(guān)、各類國(guó)有企事業(yè)單位招考聘用工作人員時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定取消有較重或嚴(yán)重交通失信記錄的人報(bào)考應(yīng)聘資格。各級(jí)機(jī)關(guān)及各類國(guó)有企事業(yè)單位、社會(huì)組織、行業(yè)機(jī)構(gòu)不給有較重或嚴(yán)重交通失信記錄的人授予榮譽(yù)稱號(hào)。部門報(bào)審件原文內(nèi)容：第一條文明辦、公安、教育、城市管理、人力資源和社會(huì)保障、住房、交通運(yùn)輸、銀行、保險(xiǎn)公司以及各類企事業(yè)單位，在行政管理、資格資質(zhì)認(rèn)定、職業(yè)準(zhǔn)入、個(gè)人信貸、車輛保險(xiǎn)、評(píng)優(yōu)評(píng)先時(shí)，對(duì)交通信用實(shí)行聯(lián)動(dòng)管理。第二條行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和行業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)在行政管理或公共服務(wù)中應(yīng)當(dāng)對(duì)具有一般交通信用失信記錄的，及時(shí)進(jìn)行信用提醒或者誠(chéng)信約談，敦促其糾正違法行為、誠(chéng)信守法；對(duì)具有較重、嚴(yán)重交通信用失信記錄的，實(shí)行聯(lián)動(dòng)懲戒。第三條信用管理機(jī)構(gòu)對(duì)列入公共信用信息系統(tǒng)交通失信“黑名單”的人員，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電視、報(bào)紙、廣播等形式予以曝光。第四條黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織、行業(yè)機(jī)構(gòu)在評(píng)優(yōu)評(píng)先時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)市、縣（區(qū)）公共信用信息查詢系統(tǒng)查詢參評(píng)對(duì)象交通信用信息，對(duì)具有較重、嚴(yán)重交通信用失信記錄的，取消評(píng)先評(píng)優(yōu)資格。第五條各黨政機(jī)關(guān)招錄公務(wù)員、工勤人員，企事業(yè)單位招聘工作人員時(shí)，對(duì)有較重或者嚴(yán)重交通失信記錄的人，按照有關(guān)招錄（招聘）規(guī)定和《*省自然人失信懲戒辦法（試行）》規(guī)定的有關(guān)懲戒條款執(zhí)行。第六條公路客運(yùn)、公交客運(yùn)、出租客運(yùn)、旅游客運(yùn)、危險(xiǎn)品運(yùn)輸、校車服務(wù)、渣土運(yùn)輸企業(yè)在招聘、管理駕駛?cè)藭r(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)查詢、應(yīng)用交通信用記錄。聘用單位對(duì)具有一般交通信用失信記錄的應(yīng)聘人員，應(yīng)組織崗前警示教育、并經(jīng)測(cè)試合格后方可準(zhǔn)予上崗；對(duì)具有較重或嚴(yán)重交通失信記錄的應(yīng)聘人員，不予聘用；在同等條件下，經(jīng)信用管理機(jī)構(gòu)或者信用服務(wù)機(jī)構(gòu)出具無(wú)交通信用失信記錄報(bào)告或個(gè)人綜合信用報(bào)告評(píng)分較高的應(yīng)聘人員優(yōu)先錄用。交通運(yùn)輸、教育行政、城市管理等主管部門對(duì)公路客運(yùn)、公交客運(yùn)、出租客運(yùn)、旅游客運(yùn)、危險(xiǎn)品運(yùn)輸、校車服務(wù)、渣土運(yùn)輸車駕駛?cè)司哂休^重、嚴(yán)重交通信用失信記錄的應(yīng)當(dāng)通報(bào)所在單位；對(duì)具有較重交通失信記錄的，責(zé)令予以內(nèi)部處罰、轉(zhuǎn)崗，不得在交通信用失信記錄修復(fù)前安排駕駛上述車輛；對(duì)具有嚴(yán)重交通信用失信記錄的，責(zé)令解除聘用。第七條交通運(yùn)輸部門辦理機(jī)動(dòng)車駕駛?cè)松暾?qǐng)參加道路運(yùn)輸駕駛員從業(yè)資格考試業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)查詢、應(yīng)用交通信用記錄。對(duì)*年內(nèi)有重大以上交通責(zé)任事故和交通違法記滿*分記錄的機(jī)動(dòng)車駕駛?cè)松暾?qǐng)參加道路運(yùn)輸駕駛員從業(yè)資格考試的，不予受理。第八條商業(yè)銀行在審批發(fā)放個(gè)人貸款時(shí)，對(duì)申請(qǐng)人具有嚴(yán)重交通信用失信記錄的，作為限制貸款重要參考依據(jù)。部門在報(bào)審件列出了八種交通失信行為懲戒管理內(nèi)容，希望對(duì)交通失信行為懲戒作出盡量細(xì)致的規(guī)定。通過(guò)分析，我們看到其中幾項(xiàng)是沒(méi)有可操作性內(nèi)容：一是政府文件要求全社會(huì)各類單位參與交通失信懲戒，這是做不到的，要求每個(gè)企業(yè)和社會(huì)機(jī)構(gòu)都參與懲戒，這在實(shí)際工作中根本做不到，特別是非政府所屬的各類企業(yè)，而且此事也不應(yīng)該通過(guò)政府行政命令強(qiáng)行推進(jìn)；二是交通失信行為主要由公安交通管理部門曝光，不能規(guī)定由信用管理機(jī)構(gòu)曝光，信用管理機(jī)構(gòu)主要履行的是工作協(xié)調(diào)職責(zé)；三是要求所有單位取消交通失信行為人員的聘用資格的強(qiáng)制性規(guī)定，也沒(méi)有可操作性；四是銀行貸款的主要依據(jù)是經(jīng)濟(jì)效益及貸款者還款能力，不可能將交通失信行為作為參考因素。保險(xiǎn)公司將交通文明行為作為考量保險(xiǎn)對(duì)象的重要依據(jù)，直接動(dòng)因也是與經(jīng)濟(jì)效益直接掛鉤，即使政府文件不作規(guī)定也會(huì)主動(dòng)納入工作范疇。本段從操作性層面考慮僅應(yīng)保留印發(fā)件上的兩條內(nèi)容。六、注意遵守基本語(yǔ)法規(guī)則不論什么單位的材料，也不論什么文種文體，在寫作時(shí)都要遵循基本的語(yǔ)法規(guī)則，保證材料文通句順、符合規(guī)則。我們?cè)谛薷牟牧蠒r(shí)要求做到字斟句酌，逐句審核其是否符合語(yǔ)法規(guī)則。所謂語(yǔ)法規(guī)則，其實(shí)就是一種文字編排秩序和通用語(yǔ)言規(guī)范、慣例。通用語(yǔ)言規(guī)范及慣例是一個(gè)民族或者國(guó)家對(duì)通用語(yǔ)言文字表達(dá)方式所作的規(guī)范性規(guī)定。我們需要遵循的基本規(guī)范主要有四個(gè)：一是學(xué)校老師在課堂上傳授的語(yǔ)法知識(shí)，二是國(guó)家語(yǔ)言文字工作委員會(huì)出臺(tái)的語(yǔ)言文字規(guī)范規(guī)定，三是《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，四是各單位根據(jù)實(shí)際制定的材料處理規(guī)則。其中，第四條是部分大型企事業(yè)單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要制定的個(gè)性化規(guī)定，是為了滿足單位內(nèi)部材料運(yùn)轉(zhuǎn)需要。語(yǔ)法規(guī)則的本質(zhì)是讓大家遵循共同的表達(dá)規(guī)律，準(zhǔn)確溝通信息、傳達(dá)思想，讓閱者看得明白，不產(chǎn)生歧義。語(yǔ)法規(guī)則說(shuō)起來(lái)復(fù)雜，其實(shí)應(yīng)用到材料中并不復(fù)雜，只需要文通句順、表達(dá)主題就可。從語(yǔ)法規(guī)則來(lái)說(shuō)，我們要注意以下幾點(diǎn)：一要句子表述完整，說(shuō)什么就說(shuō)完整，不要有殘缺、半截話，最簡(jiǎn)單的就是保持主語(yǔ)、謂語(yǔ)和賓語(yǔ)的完整性、連貫性。二要注意主語(yǔ)的統(tǒng)一性，注重每個(gè)敘述單元完整，把一句話講完了再用新的主語(yǔ)講另一句話，不能隨便更換主語(yǔ)，搞亂層次。三是不要有病句，使讀者難以理解；四要去除個(gè)人口頭語(yǔ)或者過(guò)分個(gè)性化表達(dá)方式，防止材料敘述瑣碎、邏輯混亂。五要注意正確使用標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤是材料常見病，也是容易忽視的重要問(wèn)題。比如，不會(huì)用句號(hào)，一段話從頭到尾都是逗號(hào)。一般情況下，一個(gè)主語(yǔ)領(lǐng)起的語(yǔ)句講完后就要用句號(hào)。一個(gè)主語(yǔ)后面跟好幾句內(nèi)容，就用逗號(hào)。一個(gè)主語(yǔ)有好幾個(gè)并列的內(nèi)容就用分號(hào)。需要引用書名或者文件、材料名稱的就用書名號(hào)。引用其他文件或者材料中的原文就用雙引號(hào)。各類機(jī)關(guān)材料都要慎用感嘆號(hào)，主要是感嘆號(hào)蘊(yùn)含強(qiáng)烈的感情色彩，稍不注意就容易讓閱文者認(rèn)為情緒化太重，產(chǎn)生反感情緒。值得一提的是，語(yǔ)法問(wèn)題還是材料處理和審核中經(jīng)常關(guān)注的首要問(wèn)題。人們審核或者閱讀材料，往往習(xí)慣首先關(guān)注材料是否通暢，是否有語(yǔ)法問(wèn)題；要是材料語(yǔ)法有問(wèn)題，既有病句，還有標(biāo)點(diǎn)問(wèn)題，那么對(duì)材料印象就會(huì)大打折扣，認(rèn)為起草單位不重視、水平低。退回重新修改完善不但沒(méi)有面子，而且還會(huì)影響工作效率。我曾經(jīng)見過(guò)一份項(xiàng)目計(jì)劃書，不足三頁(yè)紙，從頭到尾語(yǔ)法錯(cuò)誤密密麻麻，似乎作者想怎么寫就怎么寫，根本就沒(méi)有構(gòu)思布局、字斟句酌痕跡。結(jié)果可想而知，該項(xiàng)目計(jì)劃書被發(fā)回修改完善，時(shí)間來(lái)來(lái)回回好幾天，嚴(yán)重影響了工作效率。語(yǔ)法錯(cuò)誤在材料起草中雖然屬于低級(jí)問(wèn)題，但是往往成為材料硬傷，一般會(huì)被認(rèn)為是起草單位整體工作水平較低的表現(xiàn)。語(yǔ)法規(guī)則是小事，也是要事，弄得不好還會(huì)成為煩心事。我們起草材料不論是鴻篇巨制，還是三言兩語(yǔ)的短文，都要在起草之初強(qiáng)化語(yǔ)法規(guī)則意識(shí)，規(guī)規(guī)矩矩遵守語(yǔ)法規(guī)則，按照語(yǔ)法規(guī)則遣詞造句，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎。七、注意破除機(jī)械主義與迷信傾向我們還會(huì)經(jīng)常碰到大量引用上級(jí)單位文件的材料和委托專業(yè)機(jī)構(gòu)制訂的工作材料。在我們下手修改時(shí)可能有人會(huì)提醒這是上級(jí)機(jī)關(guān)材料內(nèi)容，或者說(shuō)這是某某專家親自牽頭整理的，言下之意就是你不能對(duì)這些材料隨便動(dòng)手。這實(shí)質(zhì)上是盲目迷信上級(jí)、崇拜專家，機(jī)械照搬，還有不動(dòng)腦筋、偷懶的問(wèn)題。對(duì)此，我們不能抱有本本照抄主義或者機(jī)械教條主義，而要保持獨(dú)立思維和清醒認(rèn)識(shí)。上級(jí)單位材料，內(nèi)容比下級(jí)單位材料更具有寬泛性、原則性及指導(dǎo)性，需要下級(jí)單位在準(zhǔn)確理解其核心精神并認(rèn)真貫徹的前提下，結(jié)合本單位實(shí)際富有成效地做好落實(shí)工作，不要本本主義、照抄照搬。專家或者專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的材料，專業(yè)性、學(xué)術(shù)性、體系性、科學(xué)性突出，可以為決策提供參考，但要變成執(zhí)行層面材料，則需要經(jīng)過(guò)責(zé)任主體的理解、吸收和改造，去除那些純學(xué)術(shù)的背景性、探討性、資料性或者理論性內(nèi)容，力求符合政策要求和實(shí)際工作需要，同時(shí)更有可操作性、現(xiàn)實(shí)合理性，不能因迷信專家權(quán)威而畏首縮腳。我在某部門舉辦公文處理講座期間，在會(huì)場(chǎng)見到該部門印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)信息報(bào)送工作的通知》，發(fā)現(xiàn)此材料最大的問(wèn)題是照抄照搬上級(jí)文件，其中具有代表性的毛病就是多處出現(xiàn)“我廳”字樣以及部分內(nèi)容明顯屬于省內(nèi)其他城市的工作內(nèi)容。我當(dāng)即以此為范本具體介紹了材料的若干修改辦法。經(jīng)了解，該文基本是照抄省主管部門的工作通知，沒(méi)有考慮到與本市緊密結(jié)合問(wèn)題。現(xiàn)實(shí)中，更有甚者是照搬上級(jí)部門文件甚至照搬兄弟單位材料，只是更改了地區(qū)名稱而已，做成了純粹機(jī)械主義的東西，結(jié)果不但效果不佳，而且還讓單位和領(lǐng)導(dǎo)蒙羞。某地消防部門領(lǐng)導(dǎo)拿著外地消防工作講話稿作重要講話之事已經(jīng)成為笑談。八、剔除不符合公文處理規(guī)范的內(nèi)容材料如果屬于機(jī)關(guān)法定公文，我們除了做好前面七個(gè)方面工作外，還要按照公文處理規(guī)范要求做好修改工作。公文處理跟一般工作材料的不同之處在于其內(nèi)容和格式都有一套規(guī)范性要求。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位的公文，目前執(zhí)行的是*年*月中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合出臺(tái)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔*〕*號(hào)）以及國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)*年*月發(fā)布《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（gb/t*-*）。其他企業(yè)既有參照黨政機(jī)關(guān)制定公文處理規(guī)范行文的，也有根據(jù)自身情況單獨(dú)制定公文處理辦法的。不論哪種情況，公文材料都要求規(guī)范齊整、有章可循、有據(jù)可依?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》包含了公文種類、公文格式、行文規(guī)則、公文擬制、公文辦理、公文管理等方面內(nèi)容，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作的法定依據(jù)和規(guī)范要求?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》則從技術(shù)操作層面對(duì)公文通用紙張、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素編排規(guī)則等方面制定了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。不論起草材料，還是修改材料，我們都要認(rèn)真執(zhí)行條例、遵守標(biāo)準(zhǔn)。從修改角度來(lái)說(shuō)，我們需要重點(diǎn)關(guān)注以下幾方面：一是行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。二是內(nèi)容是否符合黨的路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接，所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。三是涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。四是文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。九、積極主動(dòng)溝通銜接材料修改屬于開放性工作。我們?cè)谛薷倪^(guò)程中需要積極主動(dòng)與各個(gè)方面溝通，以求信息對(duì)稱、內(nèi)容完善、表述準(zhǔn)確、集成智慧，讓所處理的公文既達(dá)到要求，又充分尊重與吸收?qǐng)?bào)文單位的意見和建議，以免關(guān)起門來(lái)修改半天最后偏離了主題主線，勞而無(wú)功。公文處理中的溝通主要包含五個(gè)方面內(nèi)容：一是補(bǔ)充完善相關(guān)資料，主要是請(qǐng)報(bào)文單位補(bǔ)充材料里欠缺的內(nèi)容、數(shù)字等信息。二是商量修改內(nèi)容的準(zhǔn)確性，征求對(duì)方意見，保證辦文過(guò)程通透、接地氣。三是如果材料改動(dòng)內(nèi)容較多，則需要邀請(qǐng)材料原執(zhí)筆人參與修改，直接交換意見，保證起草過(guò)程與修改過(guò)程融為一體。四是注意與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通，吸收領(lǐng)導(dǎo)意見和要求，讓文件更能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，為材料最終獲得通過(guò)奠定基礎(chǔ)。五是對(duì)于涉及多個(gè)單位的材料，我們還需要在一定范圍內(nèi)充分征求意見，發(fā)動(dòng)各單位提出修改意見，體現(xiàn)各有關(guān)單位的思想；遇到涉及人財(cái)物等重要工作事項(xiàng)的，我們可能還要多次征求意見，特別是直接承擔(dān)落實(shí)責(zé)任的單位，更要提前溝通，必要時(shí)要求這些單位提供書面（蓋章）意見，作為備案，防止今后落實(shí)不到位。十、文章不怕百人改好材料是改出來(lái)的。材料是集體智慧的結(jié)晶，實(shí)非一人之功。一份材料從醞釀、起草、修改、完善到最后定稿，經(jīng)過(guò)層層審核把關(guān)，集中了各個(gè)層面人員的智慧。每個(gè)層面人員所處位置不同，承擔(dān)職責(zé)也不同，審視材料的視角也不同，當(dāng)然看法也會(huì)不同，作出改動(dòng)是正常的、必需的。通過(guò)層層把關(guān)，材料越改越完善，越改越準(zhǔn)確，越改越有生命力，直至改無(wú)可改，最后由領(lǐng)導(dǎo)定稿。材料修改過(guò)程主要包含七個(gè)環(huán)節(jié)：一是起草過(guò)程修改完善，主要是具體執(zhí)筆人修改完善，直到滿意為止。這個(gè)環(huán)節(jié)修改工作量最大，如果修改到位，將為后面完善定稿節(jié)省大量時(shí)間，減少很多麻煩。二是單位中層管理人員審核把關(guān)，主要是執(zhí)筆人所在部門的負(fù)責(zé)人審核完善，重點(diǎn)從技術(shù)及業(yè)務(wù)層面具體修改提升，體現(xiàn)本部門最高水平。這個(gè)修改環(huán)節(jié)直接決定材料質(zhì)量的高低。單位中層部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)著本部門業(yè)務(wù)的管理權(quán)，熟