提高機關工作效率

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淺談如何做好辦公室工作

機關辦公室的工作非常重要，是政府部門運作的樞紐，起著承上啟下，聯(lián)通各方，綜合協(xié)調(diào)，服務保障作用，是領導的參謀和助手，是機關工作的“參謀部”和“后勤部”。

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和政府機構改革，作為政府及其部門的辦公室還必需深化改革，與時俱進，實現(xiàn)“三個轉變”，即轉變工作職能、轉變工作方式、轉變工作作風，并實現(xiàn)“兩個提高”即提高工作質(zhì)量和效率。如何進一步轉變思想觀念，改進工作方式，加大服務力度，提高工作效率和服務質(zhì)量，使其最大限度地發(fā)揮作用，以推動辦公室工作上質(zhì)量、上水平，是值得我們首當其沖需要討論和解決的問題?，F(xiàn)將我對做好辦公室工作的幾點思索匯報如下：

一、統(tǒng)一思想，提高熟悉，堅持三個原則

1、服務大局原則。辦公室工作細而碎瑣，千頭萬緒，紛繁簡單，涉及幫助局領導處理機關日常事務，負責機關文秘工作、綜合會議支配、文件材料打印、接待來信來訪、文書檔案管理、財務審計管理、人事信息宣揚、后勤保障服務等各方面。即是“忙家”、“雜家”，又是“管家”，而這些都是圍繞全局的中心工作來進行的，許多事情直接關系到干部群眾的切身利益。因此，辦公室必需把服務于全局的中心工作和服務于干部群眾作為全部工作的動身點和落腳點，從思想上樹立全局意識和大局觀念，把“參

與政務”、“管理事務”、“搞好服務”三大職能統(tǒng)籌兼顧，合理支配，切實做好服務領導、服務部門、服務基層三大任務，從而使工作目標更明確，更有效地發(fā)揮辦公室的作用。

2、主觀能動原則。辦公室工作的服務性特點打算了其工作的被動性和不行預見性。但要做好辦公室工作，又必需發(fā)揮人員的主觀能動性，擅長在被動中求主動。從原來的“領導交辦就辦”的思維方式向“該干什么、怎么去干、怎樣干好”的方式轉變。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性的工作，不要消極等待，要主動著手，提前預備。對領導臨時交辦的任務、應急大事和突發(fā)大事等非確定性工作，要有敏捷的應變力量，做到忙而不亂。同時要樂觀適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，敢為人先，膽大心細，主動做好超前服務。

3、團隊整體原則。辦公室事務的多雜性打算了各項工作不是單單只靠一個人的力氣，而是靠大家的共同努力和協(xié)調(diào)協(xié)作才可以完成的。整體性原則要求有序和協(xié)調(diào)，才能顯現(xiàn)最大合力。這就需要在辦公室主任的領導下，思想上同心、目標上同向、行動上同步、事業(yè)上同干，扭成一條繩，建設一支高績效的團隊，發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高工作的層次和水平，確保各項工作任務的圓滿完成。

二、進一步完善辦公室工作的制度化和規(guī)范化

辦公室工作頭緒許多，可以說線長、面廣、事雜，要做到靈

敏、高效、有序運轉，必需提高工作規(guī)范化程度。工作是否規(guī)范，關系到工作重點的明確，關系到人員力氣的分布和使用，關系到工作關系的順暢，關系到整體效能的發(fā)揮，因此，要不斷加強制度建設。

俗話說“沒有法規(guī)，不成方圓”，用制度約束人、用制度引導人、激勵人。我們在工作中就要明確三個方面的問題：

一、通過工作職責制度的建立，使工作人員明確自己的工作職責，更有效地去開展工作；

二、不斷完善辦公室內(nèi)部管理制度確保辦公室工作規(guī)范運轉，使各項工作有章可循、有規(guī)可依；

三、確保各項制度落到實處。

制定規(guī)章制度的目的是要規(guī)范工作程序和辦事行為，促進團結，開成合力，共同完成三大任務。制定不是落腳點，關鍵在于實施。再次，每一項制度的出臺，都有明確的要求和預期的目標，要實現(xiàn)這個目標就必定要有相應的激勵機制和獎懲措施。辦公室要在從制度出臺、執(zhí)行就開頭就做好日常工作，收集必要的數(shù)據(jù)，供應量化考核依據(jù)，如近幾年在局內(nèi)開展的工作目標責任制同樣可以借鑒于辦公室內(nèi)部適用，建立首問責任制、過錯追究制，出了問題找個人，真正做到嚴格獎懲，從而大大調(diào)動工作人員樂觀性，提高工作質(zhì)量和效率。

三、在作風建設上，要外樹形象，內(nèi)強素養(yǎng)。

對外，辦公室是一個“窗口”，是單位形象的代表，工作人

員的一言一行直接關系到單位的社會形象，當前正在開展行風評議“回頭看”活動，辦公室首當其沖成為頭號監(jiān)督考查對象。因此，每個辦公室工作人員都要從自我做起，從小事做起，轉變“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的作風，樹立務實、廉潔、高效的形象。對內(nèi)，作為規(guī)章制度的監(jiān)督執(zhí)行者，辦公室人員在遵規(guī)守紀方面要以身作則，“正人先正己”，做好模范帶頭作用，確保各項規(guī)章制度在全局得到貫徹落實；在工作中，要以事業(yè)為重，堅持原則性，不分親疏彼此，處理事情做到公正、公正、公開，一視同仁，不摻雜個人感情，不怕得罪人，理直氣壯抓落實，開拓創(chuàng)新。只有這樣，才能經(jīng)得起領導和職工的檢查與監(jiān)督，推動辦公室工作規(guī)范、高效開展。

四、幫助領導搞好工作，方法上注意統(tǒng)籌性。

“時間就是金錢，效率就是生命”，工作沒效率，完成不準時，就會貽誤領導工作。因此，凡是應當辦理的工作事項都應當根據(jù)領導要求，宜早不宜遲，快速辦理，不拖拉，不怠慢，真正做到今日事今日畢。并擅長看到各個方面的狀況，把從方方面面收集到的信息準時、精確?????、全面地反饋給領導，為領導高效、正確、堅決決策供應依據(jù)。

辦公室作為重要綜合部門，每一項工作都與全局有著親密的聯(lián)系，面對來自各方面的工作和需要解決的問題，就要切實做好工作的統(tǒng)籌支配和綜合協(xié)調(diào)。綜合協(xié)調(diào)工作的好壞，關系整個機關政務工作的水平；協(xié)調(diào)得是否合理到位，關系到工作能否順當

開展。因此，每一位辦公室工作人員要圍繞全局中心工作理清思路，解決沖突就要有先后，先抓大事，抓工作中的主要沖突，分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧，合理支配，做好全盤工作方案，并逐項支配、檢查、落實，保證各項工作有條不紊，落到實處。尤其是在遇到工作任務較多的狀況下，切忌不行有急躁心情，肯定要冷靜思索，分清輕重緩急，聽取各個科室和有關單位的意見，排出時間表并一件一件落實。同時，要熟悉到周期重復性的工作是有規(guī)律可循的。從煩雜的事務堆中解脫出來，擅長思索，不斷摸索和把握工作規(guī)律，提前做好工作預備，從而減輕工作量和壓力，提高工作質(zhì)量和效率。

五、促進工作敏捷高效，發(fā)揮辦公自動化作用

工作敏捷高效是辦公室效能建設的最終體現(xiàn)和根本標準。工作敏捷，是指辦公條件和環(huán)境的變化，適時適地進行調(diào)整，以保證辦公室具有高度的應變力量。這一點對辦公室工作來說至關重要。新形勢下，市場經(jīng)濟的要求，“效率優(yōu)先”，辦公室作為中心部門，必需跟上新時代的節(jié)奏。辦公自動化是辦公室今后進展的方向，運用