企業(yè)文檔與信息管理制度

企業(yè)文檔與信息管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)文檔與信息管理，確保企業(yè)信息的安全性、完整性和可訪問性，提高工作效率和信息溝通的準確性，特訂立本《企業(yè)文檔與信息管理制度》（以下簡稱“本制度”）。二、適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部部門和員工，包含但不限于：—全部紙質(zhì)文檔和電子文檔—相關信息的存儲、傳輸和處理三、文檔分類與命名規(guī)范為了便于管理，全部文檔必需依照類型和內(nèi)容進行分類，且命名規(guī)范統(tǒng)一如下：分類：行政類文檔人力資源類文檔財務類文檔銷售類文檔技術(shù)類文檔客戶管理類文檔項目管理類文檔其他類文檔命名規(guī)范：全部文檔名稱采用英文名，并使用下劃線“_”作為單詞間的間隔。文檔命名方式為“分類_具體描述_日期”。例如，技術(shù)類文檔命名為“技術(shù)_軟件開發(fā)流程_20220501”。四、文檔編寫與存儲編寫要求：文檔必需明確標明文檔標題、編寫日期、版本號等信息。文檔內(nèi)容應準確、簡明扼要，確?？勺x性和易理解性。文檔必需遵從國家相關法律法規(guī)，嚴禁顯現(xiàn)引起法律糾紛的內(nèi)容。存儲要求：電子文檔必需存儲在企業(yè)指定的專用服務器上。紙質(zhì)文檔必需存放在指定的檔案柜內(nèi)，并按分類、日期進行整理歸檔。全部文檔必需備份并依照肯定周期進行定期更新。緊要文檔和合同必需加密存儲并設定訪問權(quán)限。五、信息安全和保密措施訪問權(quán)限：依據(jù)工作職責和需要，予以員工不同級別的文檔訪問權(quán)限，細化權(quán)限掌控，確保信息安全。嚴禁私自調(diào)整、傳遞或泄露他人權(quán)限。數(shù)據(jù)保護：在電子文檔傳輸過程中，必需使用加密通道進行安全傳輸。緊要數(shù)據(jù)必需進行備份和加密存儲，避開數(shù)據(jù)丟失和被非法取得。外部溝通：嚴禁將涉及公司機密的文檔或信息外傳給外部人員或單位，未經(jīng)授權(quán)不得與外部人員或單位共享。外部傳輸信息必需加密，并通過安全渠道發(fā)送或傳輸。六、文檔審批和更改掌控審批程序：全部涉及緊要決策的文檔必需經(jīng)過相關部門或人員的審批才略正式發(fā)放或使用。記錄文檔審批流程，包含審批人、審批時間等信息。更改掌控：對已經(jīng)正式發(fā)放的文檔進行修改或更改時，必需遵從更改管理流程，由相關人員填寫更改申請表，并經(jīng)過評審和批準后方可進行更改。七、文檔歸檔和保管期限歸檔要求：依據(jù)國家相關法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，對紙質(zhì)和電子文檔分別訂立歸檔規(guī)定，確保文檔的長期保管和可追溯性。保管期限：依據(jù)文檔類別和內(nèi)容的緊要性，確定文檔的保管期限，并組織實施定期審查。到期文檔依照規(guī)定的程序進行銷毀，確保信息不被濫用或外泄。八、違紀與懲罰對于未依照本制度進行操作的員工，將依據(jù)公司內(nèi)部紀律規(guī)定進行相應的違紀懲罰。對于有意泄露企業(yè)機密或違反本制度行為嚴重的員工，公司將依法追究其責任，并保存追究法律責任的權(quán)力。九、附則本制度自頒布之日起生效，替代以前的文檔與信息管理規(guī)定。如有需要對本制度進行修改或增補，需經(jīng)有關部門