綜合項(xiàng)目文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范v

項(xiàng)目文檔管理規(guī)范文件類(lèi)別○手冊(cè)○過(guò)程文件/程序文件●指南文件/作業(yè)指導(dǎo)○其它簽字公布版本號(hào)1.0公布日期密級(jí)●一般○秘密金蝶建筑和房地產(chǎn)事業(yè)部實(shí)施管理部目錄TOC\o"1-3"\h\z1. 目標(biāo) 32. 范圍 33. 文檔公布標(biāo)準(zhǔn) 34. 文檔變更標(biāo)準(zhǔn) 45. 文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn) 46. 項(xiàng)目文檔范圍 57. 文檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn) 6附件 10目標(biāo)在項(xiàng)目生命周期中會(huì)形成很多文檔資料，包含工作文檔和技術(shù)文檔。這些文檔資料是未來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)和提供運(yùn)維服務(wù)所必需，是項(xiàng)目管理中很關(guān)鍵一部分工作。為加強(qiáng)項(xiàng)目過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)控制，維護(hù)金蝶企業(yè)利益，特制訂本規(guī)范對(duì)項(xiàng)目各類(lèi)文檔進(jìn)行規(guī)范管理。從法律角度來(lái)看，項(xiàng)目生命周期中產(chǎn)出文檔代表了金蝶企業(yè)作為服務(wù)提供方根據(jù)協(xié)議約定完成交付義務(wù)標(biāo)志，含相關(guān)鍵證據(jù)作用；同時(shí)也代表了用戶(hù)方對(duì)金蝶企業(yè)提供服務(wù)接收和確定。范圍此規(guī)范適適用于組織內(nèi)全部項(xiàng)目標(biāo)文檔管理活動(dòng)，而且各企業(yè)設(shè)置了對(duì)應(yīng)項(xiàng)目管理辦公室（PMO）管理項(xiàng)目，各企業(yè)可依據(jù)本身實(shí)際情況進(jìn)行修改選擇。文檔公布標(biāo)準(zhǔn)為了規(guī)范項(xiàng)目文檔格式、結(jié)構(gòu)、范圍和填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)等，金蝶房地產(chǎn)實(shí)施管理部參考企業(yè)開(kāi)發(fā)方法論和實(shí)施方法論，整理了項(xiàng)目各階段需要提交文檔名稱(chēng)和模板，經(jīng)過(guò)評(píng)審后進(jìn)行公布，全部在建項(xiàng)目均須使用標(biāo)準(zhǔn)模板。步驟說(shuō)明：項(xiàng)目管理專(zhuān)員參考企業(yè)實(shí)施方法論和開(kāi)發(fā)方法論制訂文檔模板；PMO對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)審，部門(mén)經(jīng)理對(duì)文檔進(jìn)行會(huì)審；審核經(jīng)過(guò)后，項(xiàng)目管理專(zhuān)員經(jīng)過(guò)OA和郵件公布。注：PMO為項(xiàng)目管理辦公室，文檔模板見(jiàn)實(shí)施工具包中，參考選擇。文檔變更標(biāo)準(zhǔn)在文檔使用過(guò)程中，假如發(fā)覺(jué)文檔模板或提交方法等有問(wèn)題，能夠提交變更需求，由PMO進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審經(jīng)過(guò)后，由PMO修改并進(jìn)行公布應(yīng)用。步驟說(shuō)明：顧問(wèn)或項(xiàng)目經(jīng)理將變更需求提交給部門(mén)經(jīng)理審核；部門(mén)經(jīng)理匯總后提交PMO評(píng)審；項(xiàng)目管理專(zhuān)員依據(jù)需求修改標(biāo)準(zhǔn)模板，并公布應(yīng)用。文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)通常而言，項(xiàng)目生命周期中關(guān)鍵文檔全部需用戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理簽字并加蓋公章。但考慮到文檔關(guān)鍵性不一樣和實(shí)際情況復(fù)雜性，不一樣性質(zhì)文檔確實(shí)定標(biāo)準(zhǔn)也有所不一樣。需要用戶(hù)簽字或蓋章確定各項(xiàng)目結(jié)果、文檔和文件一律采取書(shū)面形式提交PMO，不得經(jīng)過(guò)口頭、電子郵件等其它形式。紙質(zhì)文檔提交同時(shí)，需要提交版本一致電子檔（在蓋章審批時(shí)候作為附件提交即可），以供PMO進(jìn)行項(xiàng)目配置管理。步驟說(shuō)明：項(xiàng)目經(jīng)理將經(jīng)用戶(hù)項(xiàng)目經(jīng)理簽字蓋章項(xiàng)目文檔原件提交部門(mén)經(jīng)理；部門(mén)經(jīng)理審查確定后，將文檔（原件）提交PMO；PMO蓋章后，留一份存檔，同時(shí)更新文檔服務(wù)器（VSS）；PMO將經(jīng)企業(yè)蓋章文檔返回給項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目文檔范圍實(shí)施類(lèi)項(xiàng)目周期關(guān)鍵包含項(xiàng)目計(jì)劃、藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)切換和連續(xù)支持五個(gè)階段，開(kāi)發(fā)類(lèi)項(xiàng)目周期關(guān)鍵包含計(jì)劃、設(shè)計(jì)、編碼、上線(xiàn)和驗(yàn)收五個(gè)階段，各個(gè)階段工作任務(wù)不一樣，所包含和需要提交文檔也有所不一樣。實(shí)施類(lèi)文檔清單：序號(hào)階段文檔清單數(shù)量確定方法1項(xiàng)目計(jì)劃《項(xiàng)目開(kāi)啟會(huì)會(huì)議紀(jì)要》一式兩份簽字＋蓋章《項(xiàng)目組組員名單》一式兩份簽字＋蓋章《項(xiàng)目主計(jì)劃》一式兩份簽字2藍(lán)圖設(shè)計(jì)《需求分析匯報(bào)》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《處理方案》一式兩份簽字＋蓋騎縫章3系統(tǒng)建設(shè)《系統(tǒng)測(cè)試匯報(bào)》一式兩份簽字＋蓋騎縫章4切換準(zhǔn)備5系統(tǒng)切換《上線(xiàn)切換匯報(bào)》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《初驗(yàn)匯報(bào)》一式兩份簽字6連續(xù)支持《驗(yàn)收匯報(bào)》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤統(tǒng)計(jì)單》一式兩份簽字7其它《項(xiàng)目變更單》一式兩份簽字＋蓋章《產(chǎn)品安裝確定匯報(bào)》一式兩份簽字＋蓋章《關(guān)鍵階段會(huì)議會(huì)議紀(jì)要》一式兩份簽字開(kāi)發(fā)類(lèi)文檔清單：序號(hào)階段文檔清單數(shù)量確定方法1項(xiàng)目計(jì)劃《項(xiàng)目開(kāi)啟會(huì)會(huì)議紀(jì)要》一式兩份簽字＋蓋章《項(xiàng)目組組員名單》一式兩份簽字＋蓋章《項(xiàng)目主計(jì)劃》一式兩份簽字2設(shè)計(jì)《需求分析匯報(bào)》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《設(shè)計(jì)方案》一式兩份簽字＋蓋騎縫章3編碼4上線(xiàn)《系統(tǒng)測(cè)試匯報(bào)》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《初驗(yàn)匯報(bào)》一式兩份簽字5驗(yàn)收《驗(yàn)收匯報(bào)》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤統(tǒng)計(jì)單》一式兩份簽字6其它《項(xiàng)目變更單》一式兩份簽字＋蓋章《實(shí)施日志》一式兩份簽字《關(guān)鍵階段會(huì)議會(huì)議紀(jì)要》一式兩份簽字備注及說(shuō)明：全部文檔一式兩份，一份企業(yè)存檔，一份用戶(hù)存檔；文檔頁(yè)數(shù)≦2頁(yè)時(shí)每頁(yè)全部須蓋章；文檔頁(yè)數(shù)﹥2頁(yè)時(shí)，首頁(yè)和未頁(yè)須蓋章，其它蓋騎縫章；項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，可依據(jù)評(píng)審情況合適淘汰。文檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)PMO設(shè)置項(xiàng)目管理專(zhuān)員，定時(shí)（每個(gè)季度不少于一次）依據(jù)《文檔審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》審計(jì)項(xiàng)目文檔，并出具《文檔審計(jì)匯報(bào)》，審計(jì)匯報(bào)發(fā)：項(xiàng)目經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理、PMO經(jīng)理?！段臋n審計(jì)匯報(bào)》發(fā)出后，項(xiàng)目經(jīng)理有2周整改時(shí)間，2周后PMO再組織審計(jì)，其作為階段審計(jì)結(jié)果，納入項(xiàng)目KPI考評(píng)，最終審計(jì)結(jié)果影響KPI。為了表現(xiàn)文檔審計(jì)可操作性和標(biāo)準(zhǔn)性，本規(guī)范建立了審計(jì)評(píng)分規(guī)則，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模板設(shè)置Checklist點(diǎn)和對(duì)應(yīng)分值，對(duì)顧問(wèn)提交上來(lái)文檔逐項(xiàng)進(jìn)行打分，從而判定文檔是否合格，打分結(jié)果納入項(xiàng)目KPI考評(píng)。文檔審計(jì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿(mǎn)分100分，不合格項(xiàng)扣分）文檔名稱(chēng)蓋章Checklist分值評(píng)價(jià)《項(xiàng)目開(kāi)啟會(huì)會(huì)議紀(jì)要》★是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采取非標(biāo)模板得0分會(huì)議決議內(nèi)容：是否指定雙方項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組組員名單；是否明確說(shuō)明項(xiàng)目范圍；項(xiàng)目計(jì)劃是否和客方確定；關(guān)鍵階段驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間是否和客方確定。4缺一項(xiàng)扣1分，不明確作為決議得0分。雙方是否簽字蓋章。4無(wú)得0分，只簽字得2分《項(xiàng)目主計(jì)劃》無(wú)是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分包含內(nèi)容：是否有項(xiàng)目編碼和項(xiàng)目名稱(chēng)；是否有項(xiàng)目范圍和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；是否有項(xiàng)目組織架構(gòu)和組員名單；是否有項(xiàng)目計(jì)劃；是否有些人力投入計(jì)劃。5缺一項(xiàng)扣1分。PMO是否確定3無(wú)得0分《項(xiàng)目組組員名單》★是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采取非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否明確雙方項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目總監(jiān)；是否包含姓名、項(xiàng)目角色、聯(lián)絡(luò)方法；項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)是否清楚；項(xiàng)目組名單是否得到用戶(hù)確定。4缺一項(xiàng)扣1分。雙方是否簽字蓋章。4無(wú)得0分，只簽字得2分《需求分析匯報(bào)》★是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采取非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否有調(diào)研活動(dòng)總結(jié)；是否有業(yè)務(wù)步驟描述；是否有需求分析；是否得到用戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確定。4缺一項(xiàng)扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分《處理方案》（實(shí)施類(lèi)）★是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采取非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否有處理方案概述；是否明確方案目標(biāo)和范圍；方案是否具體、完整；是否得到用戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確定。4缺一項(xiàng)扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分《設(shè)計(jì)方案》（開(kāi)發(fā)類(lèi)）★是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2采取非標(biāo)模板得0分包含內(nèi)容：是否有處理方案概述；是否明確方案目標(biāo)和范圍；方案是否具體、完整；是否得到用戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確定。4缺一項(xiàng)扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分《上線(xiàn)切換匯報(bào)》★是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分包含內(nèi)容：是否明確上線(xiàn)模塊和范圍；是否有實(shí)施過(guò)程回顧；是否有判定上線(xiàn)決議；是否得到用戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理確定。4缺一項(xiàng)扣1分。是否蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分《驗(yàn)收匯報(bào)》★是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分檢驗(yàn)內(nèi)容：是否明確驗(yàn)收模塊和范圍；是否有實(shí)施過(guò)程回顧；是否有階段結(jié)果產(chǎn)出物；是否有明確表示項(xiàng)目終驗(yàn)；遺留問(wèn)題及處理方法。4缺一項(xiàng)扣1分。是否蓋騎縫章4無(wú)得0分，只簽字得2分《系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題跟蹤統(tǒng)計(jì)單》無(wú)是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板2無(wú)得0分檢驗(yàn)內(nèi)容：是否填寫(xiě)項(xiàng)目名稱(chēng)；是否填寫(xiě)提交時(shí)間；是否填寫(xiě)維護(hù)人員；是否填寫(xiě)問(wèn)題類(lèi)型；是否填寫(xiě)問(wèn)題現(xiàn)在狀態(tài)。5缺一項(xiàng)扣1分。用戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理是否簽字3無(wú)得0分《實(shí)施日志》是否使用PMO標(biāo)準(zhǔn)模板1無(wú)得0分檢驗(yàn)內(nèi)容：是否填寫(xiě)用戶(hù)名稱(chēng)；是否填寫(xiě)部門(mén)；是否填寫(xiě)工作內(nèi)容；是否填寫(xiě)起始日期、完成日期；是否填寫(xiě)實(shí)際工時(shí)。是否天天填寫(xiě)一張實(shí)施日志；是否每個(gè)顧問(wèn)獨(dú)自填寫(xiě)；7缺一項(xiàng)扣1分。用戶(hù)是否簽字確定。2無(wú)得0分文檔審計(jì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（加分部分，滿(mǎn)分20分，合格項(xiàng)加分）文檔名稱(chēng)蓋章Checklist分值評(píng)價(jià)《系統(tǒng)測(cè)試匯報(bào)》無(wú)是否