信息技術(shù)在高職院校文書檔案管理中的運用探討獲獎科研報告

信息技術(shù)在高職院校文書檔案管理中的運用探討獲獎科研報告摘

要：在信息時代背景下，檔案資源的重要性日漸凸顯，高職院校在開展文書檔案管理的過程中也積極探索信息技術(shù)的應(yīng)用，希望能構(gòu)建信息化檔案管理體系，促進綜合管理效能得到顯著的提升。本文結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用，針對高職院校文書檔案管理工作的優(yōu)化開展進行了探究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高職院校;文書檔案管理

在有效組織開展文書檔案管理工作的過程中，有效探索信息技術(shù)的合理化應(yīng)用，能逐步構(gòu)成信息化文書檔案管理綜合體系，文書檔案管理水平和綜合影響力會進一步增強，對于高職院校信息化檔案管理體系的構(gòu)建和檔案管理綜合發(fā)展效能的提升起到良好的促進作用，能優(yōu)化檔案管理效果，促進高職院校文書檔案資源實現(xiàn)高效化利用的目標(biāo)，真真更彰顯文書檔案管理價值，因此要重點針對信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用進行分析，為高職院校穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造條件。

一、信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校文書檔案管理的優(yōu)勢

信息技術(shù)在高職院校文書檔案管理工作中的實踐應(yīng)用能對文書檔案管理工作的科學(xué)穩(wěn)定開展產(chǎn)生積極的影響，從不同的角度促進文書檔案資源的優(yōu)化利用和管理效能的逐步提升。具體解讀信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校文書檔案管理工作中產(chǎn)生的優(yōu)勢作用，發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在以下方面：

其一，能增強高職院校文書檔案管理工作的完整性。在信息化檔案管理平臺的作用下，能對高職院校文書檔案管理工作中涉及到的相關(guān)內(nèi)容進行整合，將管理流程向網(wǎng)絡(luò)平臺轉(zhuǎn)移，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐下對不同環(huán)節(jié)的管理工作進行嚴(yán)格的控制，促進多種檔案資源的合理化應(yīng)用，從而促進檔案管理效能得到進一步提升[1]。

其二，能提高高職院校文書檔案管理綜合效率。在引入信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作的情況下，能高效率針對文書檔案進行歸檔和整理，有助于形成完善的、系統(tǒng)化的管理模式，促進各環(huán)節(jié)工作的高效率開展，從而保障文書檔案管理效率和綜合水平不斷提升。

其三，有助于促進文書檔案資源的優(yōu)勢共享。在信息技術(shù)的支撐下，高職院校文書檔案資源在大范圍內(nèi)的共享成為可能，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，能多渠道促進檔案管理資源的分享和傳遞，有助于提高管理水平，實現(xiàn)高職院校文書檔案資源的高效化利用目標(biāo)。

二、信息技術(shù)在高職院校文書檔案管理中的有效應(yīng)用措施

信息技術(shù)在高職院校文書檔案管理實踐中的合理化應(yīng)用，需要完善的措施作為支撐，只有能從多角度探索信息技術(shù)的科學(xué)合理應(yīng)用，才能促進文書檔案管理體系的構(gòu)建，突出文書檔案管理綜合發(fā)展效能。

（一）全面推進文書檔案管理自動化建設(shè)

在實際組織開展文書檔案管理工作的過程中，有效的管理制度和信息技術(shù)支持能促進文書檔案管理工作自動化和智能化發(fā)展。因此在文書檔案管理工作實踐中，有關(guān)部門應(yīng)該加強信息技術(shù)應(yīng)用的重視，并對信息化、自動化文書檔案管理工作涉及到的法律法規(guī)和規(guī)章制度進行完善，選取合適的技術(shù)與文書檔案管理工作進行有機結(jié)合，保障管理工作的開展能突出高職院校文書檔案管理的特色，能在文書檔案材料歸檔、使用、調(diào)用等方面實現(xiàn)自動化和智能化管理，確保促進文書檔案管理水平進一步提升，為檔案管理工作的科學(xué)穩(wěn)定推進創(chuàng)造良好的條件。

（二）優(yōu)化文書檔案管理信息化工作模式

在實際組織開展文書檔案管理工作的過程中，探索信息化工作模式的有效應(yīng)用簡單的說就是要健全檔案管理機制，引入信息化管理工作，可以嘗試綜合分析高校文書檔案管理工作的現(xiàn)實需求，構(gòu)建信息化文書檔案管理系統(tǒng)，能具體按照不同的管理需求設(shè)置相應(yīng)的信息化管理模塊，形成信息化文書檔案管理工作機制，降低傳統(tǒng)管理的不良影響，提升文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展水平[2]。

如高校在探索文書檔案管理信息化模式建設(shè)和實施的過程中，針對文書檔案加工工作，可以引入傳真機、數(shù)據(jù)庫等，對文書檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并開展文書檔案數(shù)字化管理服務(wù)，對資源實施數(shù)字化存儲和共享，促進文書檔案管理工作的優(yōu)化開展，保障管理效率和效能得到進一步提升。

（三）構(gòu)建文書檔案管理信息安全保障機制

在深入推進文書檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須明確認(rèn)識到信息安全的重要性，只有能結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用構(gòu)建完善的信息化管理體系，重點針對文書檔案管理中涉及到的問題進行優(yōu)化，保證檔案數(shù)據(jù)庫安全、檔案存儲環(huán)境安全、檔案共享傳輸安全，在登陸身份驗證、密匙管理、數(shù)據(jù)證書等多種安全管理模式的作用下，在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全監(jiān)控和殺毒軟件安全監(jiān)控的作用下，提升文書檔案信息化建設(shè)安全保障水平，為資源的高效化管理和利用創(chuàng)造便利，切實彰顯高校文書檔案管理工作的價值，為高職院校在文書檔案管理工作中資源的高效化利用創(chuàng)造便利[3]。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)文書檔案管理隊伍

高職院校文書檔案管理隊伍的信息素養(yǎng)關(guān)系到檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化開展，因此在信息時代背景下，為了更好的將信息技術(shù)融入到高職院校文書檔案管理實踐中，就要通過強化文書檔案管理人員的信息素養(yǎng)、專業(yè)能力、業(yè)務(wù)能力等，構(gòu)建能與信息化文書檔案管理需求相適應(yīng)的人才隊伍，結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用對高職院校文書檔案管理工作進行系統(tǒng)的優(yōu)化，如此才能提高文書檔案管理工作的整體水平，促進信息化管理工作的科學(xué)穩(wěn)定開展。在高素質(zhì)文書檔案管理人才隊伍的建設(shè)方面，有條件的高職院?？梢試L試聘請專家學(xué)者對本校檔案管理人員實施教育培訓(xùn)，使他們能借助先進的管理理念優(yōu)化管理工作，加快高職院校文書檔案管理的信息化和現(xiàn)代化發(fā)展進程，促進文書檔案資源在高職院校人才培養(yǎng)工作中得到良好的應(yīng)用[4]。

結(jié)語