居家養(yǎng)老服務(wù)服務(wù)檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé) 1一、檔案管理部門職責(zé)范圍 2二、檔案工作人員崗位職責(zé) 2第二節(jié)檔案管理流程 5一、檔案資料的收集 5二、檔案資料的歸檔范圍 7三、檔案資料的歸檔要求 8四、檔案資料的歸檔時(shí)間 9五、歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限 10六、檔案交接 10七、檔案移交服務(wù)中心的流程 11八、檔案保管 11第三節(jié)檔案管理制度 17一、歸檔要求規(guī)范 17二、檔案的查閱和借閱制度 18三、檔案的移交制度 19四、檔案的保管制度 20五、檔案的銷毀制度 20第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé)一、檔案管理部門職責(zé)范圍1.負(fù)責(zé)本服務(wù)中心各類檔案的統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對(duì)本服務(wù)中心的技術(shù)圖書資料實(shí)行業(yè)務(wù)管理，并根據(jù)本服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。2.貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)檔案管理制度。3.負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)各部門檔案人員和有關(guān)人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本服務(wù)中心專、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核計(jì)劃，會(huì)同有關(guān)部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。4.做好各類檔案的管理和統(tǒng)計(jì)工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案的復(fù)制、修裱及檔案庫房安全措施的落實(shí)，確保檔案的完整和安全。二、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）領(lǐng)導(dǎo)管理職責(zé)1.主管服務(wù)中心的檔案管理工作，熟悉并貫徹執(zhí)行《檔案法》等法律、法規(guī)、條例和規(guī)定。2.掌握檔案信息情況，組織推廣檔案信息的開發(fā)利用，解決服務(wù)中心檔案管理中的重大問題。3.督促檔案管理部門建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的庫房和設(shè)施，采用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，確保檔案管理的有效進(jìn)行。4.聽取檔案管理部門關(guān)于檔案工作的匯報(bào)，了解情況，檢查、指導(dǎo)檔案管理工作。（二）部門負(fù)責(zé)人管理職責(zé)1.在上級(jí)業(yè)務(wù)部門和本服務(wù)中心分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)工作的管理，定期召開檔案管理工作會(huì)議，傳達(dá)上級(jí)指示精神，布置、檢查、總結(jié)工作。2.帶頭貫徹執(zhí)行國(guó)家《檔案法》等法律、法規(guī)、先例及規(guī)定，組織制訂服務(wù)中心檔案管理制度。3.根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門及服務(wù)中心的工作安排，負(fù)責(zé)起草年度檔案工作計(jì)劃和檔案工作發(fā)展規(guī)劃，熟悉檔案管理各崗位人員的職責(zé)和工作質(zhì)量，安排和組織好檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。4.及時(shí)檢查和總結(jié)檔案管理工作，經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。（三）專職或兼職檔案員崗位職責(zé)1.在檔案管理部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，做好檔案的管理工作，熱愛本職工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，努力為服務(wù)中心各項(xiàng)工作服務(wù)。2.熟悉并認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計(jì)、鑒定工作。3.保護(hù)檔案的安全，堅(jiān)持做好“七防”工作。4.努力做好檔案的利用服務(wù)工作，編制多種檢索工具及服務(wù)中心“大事記”等有關(guān)匯編材料。5.協(xié)助和指導(dǎo)各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。6.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容。7.參加有關(guān)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、技術(shù)成果鑒定和設(shè)備、技術(shù)資料開箱檢驗(yàn)，并做好記錄。8.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復(fù)查、審批和監(jiān)銷關(guān)。9.積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。三、檔案管理人員配備我服務(wù)中心成立檔案管理部門負(fù)責(zé)服務(wù)中心重要文件檔案的收錄和整理，并對(duì)采購單位的相關(guān)檔案進(jìn)行收集，以便更好地為采購單位拂去，我服務(wù)中心具體檔案管理人員名單如下表：序號(hào)姓名年齡專業(yè)職務(wù)備注123456第二節(jié)檔案管理流程一、檔案資料的收集（一）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。（二）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。1.歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月25日前。2.檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。3.檔案資料的日常管理：（1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。（2）文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。（3）文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。4.檔案借閱（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在服務(wù)中心內(nèi)，不能帶出；必須帶出服務(wù)中心查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（2）檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；（3）借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；（4）借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；5.檔案銷毀（1）對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。（2）執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。二、檔案資料的歸檔范圍1.服務(wù)中心對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；2.服務(wù)中心收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本服務(wù)中心有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；3.本服務(wù)中心與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；4.服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；5.重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；6.反映服務(wù)中心主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；7.服務(wù)中心的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；8.本服務(wù)中心與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；9.本服務(wù)中心干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本服務(wù)中心員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；10.本服務(wù)中心發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；11.本服務(wù)中心的歷史沿革、大事記及反映本服務(wù)中心重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；12.外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；13.財(cái)務(wù)檔案資料；14.各種實(shí)物檔案；15.其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。三、檔案資料的歸檔要求1.歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。2.一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。3.聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。4.子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。5.各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。四、檔案資料的歸檔時(shí)間（一）即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：1.服務(wù)中心規(guī)定的密級(jí)文件；2.重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；3.合同、協(xié)議書等正本及過程資料；4.服務(wù)中心干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；5.其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。（二）定期歸檔1.部門應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；2.部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交服務(wù)中心行政人事部；3.電子聲像檔案的歸檔（1）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。（2）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。（3）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。五、歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限（一）需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：文件等級(jí)文件類型保管期限一級(jí)秘密文件服務(wù)中心各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，服務(wù)中心內(nèi)部人員任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等文件材料，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級(jí)普通文件員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購、出車及維修三年六、檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。七、檔案移交服務(wù)中心的流程1.經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；2.行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；3.檔案完整、齊全且符合服務(wù)中心要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；八、檔案保管1.檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2.檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。3.檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。4.檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。5.建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào)：日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號(hào)：日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號(hào)：日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期合計(jì)移交說明移交人：接收意見接收人：移交人（部門）經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號(hào)：日期：借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號(hào)借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門：日期：案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注第三節(jié)檔案管理制度為加強(qiáng)服務(wù)中心檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使服務(wù)中心檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為服務(wù)中心各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：一、歸檔要求規(guī)范1.歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。2.歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。3.存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。4.檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號(hào)，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。5.檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；證件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。6.文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。7.歸檔時(shí)間：部門或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向服務(wù)中心檔案管理部門移交歸檔。二、檔案的查閱和借閱制度（一）查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。（二）查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復(fù)制。（三）原則上本服務(wù)中心內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請(qǐng)并由部門經(jīng)理簽名認(rèn)可