HYT 056-2010 海洋科學技術研究檔案業(yè)務規(guī)范

中華人民共和國海洋行業(yè)標準代替HY/T056—2001海洋科學技術研究檔案業(yè)務規(guī)范1HY/T056—2010前言 V 2規(guī)范性引用文件 3術語和定義 4總體要求 25科研文件的收集 25.1科研文件的積累 25.2科研文件的匯總 25.3科研文件的審查 25.4科研文件的鑒定 36科研文件的整理 36.1整理單元構成 36.2紙質文件整理 36.2.1裝訂 3 36.2.3排序 36.2.4立卷 36.2.5文件裝盒 46.2.6編制卷內目錄 46.2.7編制卷內備考表 46.2.8編制案卷封面 6.2.9編制案卷脊背 56.3電子文件整理 56.3.1歸檔載體 56.3.2分類 56.3.3文件命名 56.3.4文件組織 5 56.3.6建立說明文件 56.3.7歸檔載體制作 56.3.8標識包裝 66.3.9建立歸檔電子文件目錄 66.4建立替代卷 67科研文件的歸檔 67.1歸檔要求 67.2歸檔份數(shù) 77.3歸檔時間 77.4歸檔程序 7ⅡHY/T056—20107.4.1歸檔審查 77.4.2辦理歸檔手續(xù) 78科研檔案的整理、編目和保管 78.1科研檔案的整理 78.1.1檔號標引 8.1.2排序排重 88.1.3分類標引 88.1.4主題標引 88.1.5科研文件的補充與修改 88.2科研檔案的編目 98.2.1編制案卷目錄 98.2.2編制文件目錄 98.2.3編制全引目錄 98.2.4編制其他目錄 98.3科研檔案的保管 98.3.1保管要求 98.3.2保管環(huán)境 98.3.3檢查維護 99科研檔案的統(tǒng)計和利用 9.1科研檔案的統(tǒng)計 9.1.1統(tǒng)計形式 9.1.2統(tǒng)計指標 9.1.3統(tǒng)計要求 9.2科研檔案的利用 9.2.1利用要求 9.2.2檔案閱覽 9.2.3檔案咨詢 9.2.4檔案開發(fā) 9.2.5利用效果分析 10科研檔案的鑒定、銷毀和移交 10.1科研檔案的鑒定 10.1.1鑒定內容 10.1.2鑒定時間 10.1.3鑒定程序 10.2科研檔案的銷毀 10.2.1編制銷毀清冊 10.2.2銷毀程序 10.3科研檔案的移交 10.3.1移交原則 10.3.2移交時間和范圍 10.3.3移交程序 10.4科研檔案的調整 附錄A(規(guī)范性附錄)科研文件歸檔范圍與檔案保管期限 ⅢHY/T056—2010附錄B(規(guī)范性附錄)科研文件歸檔說明書格式 附錄C(規(guī)范性附錄)科研文件整理用表格式 附錄D(規(guī)范性附錄)科研檔案管理用表格式 參考文獻 圖B.1歸檔說明書封面式樣 圖B.2歸檔說明書第1頁式樣 20圖B.3歸檔說明書第2頁式樣 21圖B.4歸檔說明書第3頁式樣 22圖B.5歸檔說明書第4頁式樣 23圖B.6歸檔說明書第5頁式樣 24圖C.1科研文件鑒定登記表式樣 25圖C.2卷盒式樣 26圖C.3卷盒展開示意圖 圖C.4卷內目錄式樣 28圖C.5卷內備考表式樣 圖C.6案卷封面式樣 30圖C.7案卷脊背式樣 圖C.8檔號章式樣 圖C.9歸檔電子文件目錄式樣 圖C.10科研文件歸檔清單式樣 圖D.1科研檔案修改申請單式樣 圖D.2案卷目錄式樣 圖D.3目錄封面式樣 圖D.4文件目錄表式樣 38圖D.5全引目錄一案卷目錄表式樣 圖D.6科研檔案利用效益記錄表式樣 40圖D.7科研檔案鑒定記錄表式樣 41圖D.8科研檔案銷毀清冊封面式樣 42圖D.9科研檔案銷毀清冊式樣 43圖D.10科研檔案交接文據(jù)式樣 表A.1海洋科學技術研究文件歸檔范圍與檔案保管期限表 V本標準與HY/T056—2001相比主要變化如下：——增加了規(guī)范性引用的文件(見2);——增加了術語和定義(見3.3、3.4、3.5);——增加了“總體要求”一章(見4);——修改了文件材料的形成與積累、審查和歸檔的標題與內容(見2001年版的4.1、4.2;本版的5、——增加了整理單元構成條款(見6.1);——修改了文件材料的整理、立卷的標題與內容(見2001年版的4.3;本版的6.2、6.3);——刪除了文件材料的立卷、審查和歸檔中的行政性條款(見2001年版的4.1.1、4.1.3、4.3.1、——刪除了文件材料的整理、立卷中不同尺寸的文件材料要統(tǒng)一折疊為A4幅面的內容(見2001年版的4.3.12.4);——刪除了檔案的整理中術語解釋性內容(見2001年版的5.1.1、5.1.1.1、5.1.1.1.1);——刪除了檔案互見性標引條款(見2001年版的5.1.1.3);——刪除了室藏號的編制(見2001年版的5.1.1.4);——刪除了組成課題代碼的一般規(guī)則(見2001年版的5.1.1.1.4);——增加了照片整理條款(見6.2.3.2、6.2.3.4、6.2.4.4d));——增加了非成冊圖件整理條款(見6.2.3.3);——增加了文件裝盒條款(見6.2.5);——增加了建立替代卷條款(見6.4);——修改了歸檔移交標題與內容(見2001年版的4.4、4.4.1、4.4.2、4.4.4.1;本版的7、7.1、7.1.5);——修改了檔號結構條款(見2001年版的5.1.1.1.2;本版的8.1.1.1);——增加了分類、主題標引條款(見8.1.3、8.1.4);——修改了新補文件材料的整理方法(見2001年版的5.1.1.5.2;本版的8.1.5.2);——刪除了檔案館的檔案整理(見2001版的5.1.2);——修改了檔案保管的條款(見2001年版的5.3.1、5.3.2、5.3.3;本版的8.3.1、8.3.2、8.3.3);——修改了檔案統(tǒng)計條款(見2001年版的7.1;本版的9.1);——修改了檔案開發(fā)和利用條款(見2001年版的7.2、7.3、7.4;本版的9.2);——修改了檔案移交和接收條款(見2001年版的6.1、6.3、6.4、6.5、6.6、6.7;本版的10.3.1、——增加了檔案鑒定程序(見10.1.3);——增加了移交檔案運送條款(見10.3.3.3);——修改了海洋科研文件材料歸檔范圍和保管期限表(見2001年版的附錄A.1、A.2;本版的附錄——修改了海洋科研課題文件材料歸檔說明書(見2001年版的附錄B圖B.1、B.2、B.5、B.6;本——修改了海洋科研文件材料和檔案用表格式標題(見2001年版附錄C;本版的附錄C、附錄D);——刪除了檔案卷夾格式(見2001年版附錄D圖D.3);——修改了海洋科研檔案案卷封面格式(見2001年版的附錄C圖C.4;本版的附錄C圖C.6);——增加了歸檔電子文件目錄式樣(見附錄C圖C.9);——修改了海洋科研文件材料歸檔移交單格式(見2001年版的附錄C圖C.5;本版的附錄C——修改了海洋科研檔案案卷目錄格式(見2001年版的附錄C圖C.10;本版的附錄D圖D.2);——增加了科研檔案目錄封面式樣(見附錄D圖D.3);——修改了海洋科研檔案鑒定登記表格式(見2001年版的附錄C圖C.13;本版的附錄D圖D.7);——刪除了海洋科研檔案借閱登記簿格式(見2001年版的附錄C圖C.11);——修改了海洋科研檔案移交(接收)清單格式(見2001年版的附錄C圖C.9;本版的附錄D圖本標準附錄A、附錄B、附錄C和附錄D為規(guī)范性附錄。本標準由國家海洋局辦公室提出。本標準由全國海洋標準化技術委員會(SAC/TC283)歸口。本標準起草單位：中國海洋檔案館、國家海洋局北海分局、國家海洋技術中心、國家海洋局第二海洋研究所。袁澤軼。本標準所代替標準的歷次版本發(fā)布情況為：1海洋科學技術研究檔案業(yè)務規(guī)范本標準規(guī)定了海洋科學技術研究文件材料收集、整理和歸檔以及海洋科學技術研究檔案整理、編目、保管和開發(fā)利用等的基本方法和要求。本標準適用于海洋科學技術研究檔案業(yè)務工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則檔案庫房技術管理暫行規(guī)定，國家檔案局國家海洋局接收海洋檔案進館暫行辦法，國家海洋局3術語和定義DA/T1—2000確定的以及下列術語和定義適用于本標準。海洋科學技術研究文件recordsonmarinescientificandtechnologicalresearch國家機構、社會組織或個人在海洋科學與技術研究活動中形成的各種形式的信息記錄。海洋科學技術研究檔案archivesonmarinescientificandtechnologicalresearch國家機構、社會組織或個人在海洋科學與技術研究活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件；正本與定稿為一件；正文與附件為一件；來文與復文為一件；譯文與原文為一件；報告、表冊、圖冊文件等一冊(本)為一件；圖件一幅為一件；反映單一事件或事物一次性產(chǎn)生的一組照片為一件；以能獨立有效使用的電子文件(夾)為一件，數(shù)據(jù)庫或軟件文件夾為一件。整理單元arrangementunit對同一工作的歸檔海洋科學技術研究文件進行系統(tǒng)整理的單位。替代卷replacingfile用以保存電子文件載體、大開本圖件或資料、樣品樣本等實體的紙質目錄和說明信息，并指示實體存放位置的案卷。24總體要求4.1海洋科學技術研究檔案(以下簡稱科研檔案)業(yè)務工作應遵守國家檔案法律、法規(guī)，符合海洋事業(yè)4.2科研檔案業(yè)務應納入海洋科學技術研究工作(以下簡稱科研工作)管理體系，下達科研工作任務的同時布置建檔工作；檢查科研工作進度的同時檢查海洋科學技術研究文件(以下簡稱科研文件)形成的質量以及積累、整理和保管情況；驗收科研工作任務前，先驗收科研檔案；鑒定、4.4歸檔科研文件整理應遵循科研文件的自然形成規(guī)律和成套性特點；保持科研文件之間的有機聯(lián)4.5歸檔科研文件應原始、真實，能全面反映科研工作的軌跡和取得的科研成果；其保管單元易于移4.6紙質文件載體和書寫材料應符合長久保存要求；電子文件應保證載體有效，應被機器有效識別和5科研文件的收集5.1科研文件的積累5.1.1科研文件收集積累按照歸檔范圍(見附錄A)進行。5.1.2科研文件積累時應做好登記工作，及時記錄文件形成單位(責任者)、形成日期、文件題名等特征5.1.3電子文件積累時應按GB/T18894規(guī)定的通用格式的要求執(zhí)行，無法轉成通用格式存儲的電子文件應與相關軟件一并積累。電子文件運行的軟硬件環(huán)境信息或元數(shù)據(jù)應與電子文件同時積累。5.1.4應對電子文件采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動，并隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。5.1.5積累反映科研工作重要事件、主要人物、關鍵過程和主題場景的照片時，應及時附加相關說明信息。數(shù)碼照片或膠片與其印件同時積累。5.1.6錄音、錄像文件的積累應保持原始載體形式；需要重復使用的載體，按照通用格式轉存到其他載5.1.7科研文件在積累期間因工作人員變動產(chǎn)生流動時，應及時記錄相關信息。5.2科研文件的匯總匯總已積累的科研文件及其保管利用記錄，并根據(jù)科研工作實際情況和附錄A要求，收集齊全相5.3科研文件的審查5.3.1科研文件審查應由科研工作組、科研工作部門、科研工作管理部門逐級進行。5.3.3科研文件審查內容包括科研文件的真實性、原始性、完整性和齊全性。對電子文件增加有效性和安全性審查。5.3.4審查過程中，若發(fā)現(xiàn)問題應及時糾正。審查合格后，將審查意見填入科研文件歸檔說明書第4頁，式樣見附錄B圖B.5。35.4科研文件的鑒定5.4.1科研工作管理部門組織有關專家會同科研工作部門和檔案部門，根據(jù)科研工作的任務來源、投入規(guī)模、學術意義、科研水平、效益效應、應用影響等情況，對科研文件整體價值進行鑒定。5.4.2科研文件整體價值分為重大、重要或一般三個級別。鑒定結果應填入科研文件鑒定登記表，式樣見附錄C圖C.1。5.4.3科研文件的保管期限定為永久、30年和10年。5.4.4根據(jù)科研文件的整體價值，按附錄A確定每份科研文件的保管期限。6科研文件的整理6.1整理單元構成6.1.1非常規(guī)性科研工作以獨立分解的任務所形成的歸檔文件作為一個整理單元。6.1.2常規(guī)性科研工作以年度所形成的文件為一個整理單元。6.2紙質文件整理6.2.1.1科研文件按件裝訂。6.2.1.2裝訂材料應不銹蝕、不老化。頁數(shù)較少的可采用左上角“粘貼”或“不銹鋼訂書釘(夾)”;頁數(shù)較多的采用“三孔一線”裝訂法。6.1.1.3文件裝訂時，一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前，來文在后；譯文在前，原文在后。6.1.1.4線裝或膠訂成冊的報告或出版物不重新裝訂；照片印件不裝訂。6.2.2.1科研文件首先分為業(yè)務管理類文件和技術成果類文件，然后各自按工作階段分為準備立項、研究實施、總結鑒定、申報獎勵和推廣應用等階段，最后按問題細分。分類級別逐漸降低，具體分類內容見附錄A。6.2.2.2按附錄A中的最低一級類目，確定科研文件的類目號。6.2.3.1科研文件按類目號順序排列，相同類目號的文件按形成時間先后排列。6.2.3.2照片、非成冊圖件與其他科研文件分開排序。6.2.3.3對非成冊圖件，有圖號的按圖號排序，無圖號的按類排列。6.2.3.4照片(附底片)按拍攝時間先后排序。6.2.3.5在排序時剔除相同的文件。6.2.4立卷6.2.4.1案卷構成案卷按下列要求構成：a)案卷在同一整理單元內構成；b)按附錄A最低一級類目號確定案卷構成；c)相同類目號內根據(jù)文件數(shù)量和厚度可組成一卷或多卷；d)相同類目號的文件較少時，可適當向上一級類目擴展組合；e)同一類目下不同學科的海洋要素記錄應分開立卷；f)電子文件的紙質說明文件與相應的電子文件介質分開立卷和存放；g)立檔單位有約定需特殊保管的文件可單獨立卷。6.2.4.2卷內材料放置卷內材料按卷內目錄(式樣見附錄C圖C.4)、序列文件、卷內備考表(式樣見附錄C圖C.5)順序疊放。46.2.4.3編制件號件號按下列要求編制：b)自阿拉伯數(shù)字“1”起依次編制，并標注在件首頁右上角加蓋的檔號章序號欄內，檔號章式樣見c)卷內目錄、卷內備考表不編件號。6.2.4.4編制頁號頁號按下列要求編制：a)按件對有書寫內容的頁面自阿拉伯數(shù)字“1”起順序編制；b)單面書寫的頁號編寫在其右下角，雙面書寫的頁號分別編寫在其正面的右下角、背面的左下角；c)已編頁號且正確的不再重編，裝訂成冊的可用原頁碼，頁數(shù)中計入未統(tǒng)標頁碼的封面、扉頁、前d)照片頁號由文件檔號[見8.1.1.la]]、件內照片順序號和半字線“-”組成(見圖1),編寫在照片印件的背面。圖1照片文件頁號結構6.2.5文件裝盒6.2.5.1按6.2.4.1將科研文件裝入檔案盒。檔案盒規(guī)格和材料應按GB/T11822要求，式樣見附6.2.5.2照片裝入相應規(guī)格的照片檔案盒，并按GB/T11821要求標注和編目。選用的照片檔案盒應按GB/T11821要求。6.2.5.3對大于A4幅面的非成冊圖件平放時加圖袋，卷放時裝入圖桶。6.2.6編制卷內目錄6.2.6.1卷內目錄式樣見附錄C圖C.4。6.2.6.2序號，應依次標注卷內文件排列順序。6.2.6.3文件編號，應填寫文件文號、圖號或代字、代號等。按DA/T18要求填寫。6.2.6.4責任者，應填寫文件直接形成部門或主要責任人。按DA/T18要求填寫。6.2.6.5文件題名，應填寫文件全稱。按DA/T18要求填寫。6.2.6.6日期，應填寫文件的形成日期。填寫方法和要求按DA/T18。6.2.6.7保管期限，應填寫按附錄A確定的保管期限。6.2.6.8頁數(shù)，應填寫每件文件的總頁數(shù)。6.2.6.9備注，根據(jù)實際填寫需要注明的情況。6.2.6.10檔號，歸檔后由檔案室按8.1.1.1b)的要求標引。6.2.7編制卷內備考表6.2.7.1卷內備考表式樣見附錄C圖C.5。6.2.7.2說明，應標明案卷內全部文件的總件數(shù)、總頁數(shù)以及立卷和案卷提供使用過程中需要說明的56.2.7.3立卷人，應由立卷責任者簽名。6.2.7.4立卷日期，應填寫完成立卷的時間。6.2.7.5檢查人，應有案卷質量審核者簽名。6.2.7.6檢查日期，應填寫案卷質量審核的時間。6.2.7.7互見號，應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。6.2.7.8檔號，歸檔后由檔案室按8.1.1.1b)的要求標引。6.2.8編制案卷封面6.2.8.1案卷封面應印制在檔案盒正表面，式樣見附錄C圖C.6。6.2.8.2案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內科研文件的主要內容。6.2.8.3科研工作名稱，應填寫科研工作全稱和代號。6.2.8.4立卷單位，應填寫負責科研工作的單位全稱或法定簡稱。6.2.8.5起止時間，應填寫卷內科研文件形成的最早和最晚日期，按DA/T18要求填寫。6.2.8.6保管期限，應填寫立卷時按附錄A確定的保管期限，或卷內科研文件的最長保管期限。6.2.8.7密級，應填寫卷內科研文件的最高密級。6.2.8.8檔號，歸檔后由檔案室按8.1.1.1b)的要求標引。6.2.9編制案卷脊背6.2.9.1案卷脊背印制在檔案盒側面，式樣見附錄C圖C.7。6.2.9.2案卷題名和保管期限的填寫方法分別見6.2.8.2和6.2.8.6。6.3電子文件整理6.3.1歸檔載體歸檔電子文件一般以光盤作為歸檔存儲載體。選用順序為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等。歸檔電子文件按照文本文件、數(shù)據(jù)文件、程序文件、圖形圖像文件(含遙感圖像文件)、音像文件和其他文件分類整理。6.3.3文件命名電子文件命名應符合科研工作要求，自命名文件名應準確、簡明反映文件內容。數(shù)碼照片文件名一般沿用其紙質印件的編號。6.3.4文件組織6.3.4.1電子文件按附錄A對應的類目存放在一個目錄下或一個載體上。6.3.4.2電子文件存放時應保持內容的有機聯(lián)系及文件的系統(tǒng)性和獨立性。同類目下文件數(shù)據(jù)量小時可并到其上一級類目下存儲；數(shù)據(jù)量大時則分載體存儲。6.3.4.3程序文件應包括源代碼文件和軟件包，按其形成過程分別存儲和有序標識。6.3.5目錄組織6.3.5.1每個電子文件載體只建一個一級目錄，目錄名應準確、簡潔反映載體存放的文件內容。同類目文件存放在多個載體上時，目錄名應外加序列號。6.3.5.2一級目錄下可設置多級、多個子目錄，分別存放不同類目下的文件，子目錄命名見6.3.3。6.3.6建立說明文件6.3.6.1對每個電子文件載體建立說明文件，以README.TXT為文件名，存放在根目錄下。6.3.6.2說明文件內容主要包括在載體上各子目錄名稱、歸檔電子文件名、文件內容、文件記錄格式、文件運行環(huán)境、制作單位、責任人及聯(lián)系信息等內容。6.3.7歸檔載體制作6.3.7.1操作前應對歸檔電子文件以及所用計算機進行病毒查殺。66.3.7.2建立電子文件載體卷標(名稱),卷標名由科研工作名稱簡稱(或代號)及載體順序號構成。6.3.7.3檢查載體的可讀性、有效性，核實制作前后歸檔電子文件的一致性。6.3.8標識包裝6.3.8.1歸檔電子文件載體應有標識。標識包括卷標、科研工作名稱、主要內容、形成單位、密級、保管期限、制作日期和套別等。6.3.8.2光盤標識的內容打印在專用標簽上，或專用機器打印在光盤背面。若須在標簽面書寫時，應使用專門的光盤標簽筆。6.3.8.3歸檔電子文件載體選用配套裝具包裝并標識，標識內容與載體標識一致，并加蓋檔號章，在件號欄目內填寫該載體的順序號。檔號章式樣見附錄C圖C.8。6.3.9建立歸檔電子文件目錄6.3.9.1以歸檔載體為單位，建立電子文件目錄，式樣見附錄C圖C.9。6.3.9.2歸檔電子文件目錄一般情況下建立到文件級。如果同類目下同要素的電子文件個數(shù)多時，則建立到該子目錄。6.3.9.3歸檔電子文件目錄包括以下內容：a)序號，該電子文件在清單中的順序號；b)文件名，歸檔電子文件在載體上存儲的實際文件名或子目錄名；c)文件內容，簡要描述該歸檔電子文件或子目錄下電子文件的內容；d)存儲格式，該電子文件在載體上的存儲格式或子目錄下主要電子文件格式；e)存儲空間，電子文件或子目錄下電子文件在載體上的實際存儲量；f)形成單位、形成時間分別見6.2.6.4和6.2.6.6;g)密級，該電子文件的密級或子目錄下電子文件的最高密級；h)檔號，歸檔載體的檔號，按8.1.1.1b)標引；i)備注，其他需要說明的信息。如建立到子目錄級時，說明子目錄下文件個數(shù)。6.4建立替代卷6.4.1替代卷由卷內目錄、被替代科研文件的信息、卷內備考表順序構成。6.4.2應對歸檔電子文件載體、大開本的圖件或資料、樣品樣本實體和其他實物等建立替代卷。6.4.3被替代科研文件的信息可包括以下內容：a)歸檔電子文件目錄、說明文件、存放位置、備份數(shù)量等記錄；b)樣品樣本實體清單及其實體保管信息；c)大幅面圖件、圖集或資料的清單、編圖說明材料以及存放位置等記錄；d)其他需要替代科研文件的信息。6.4.4不同類目下文件構成的替代卷排列在一般紙質文件案卷之后，同類目下文件構成的替代卷排列在所屬類目的位置。7科研文件的歸檔7.1歸檔要求7.1.1科研文件歸檔范圍見附錄A。7.1.2國內合作完成的科研工作，由主持單位(或合同約定一方)負責歸檔，協(xié)作單位應將歸檔科研文件原件整理后送交主持單位歸檔，協(xié)作單位可歸入文件副本或復制件，并說明原件的歸屬。7.1.3與國外合作開展的科研工作，應在協(xié)議書中明確文件原件的歸屬，需要時可歸入文件副本或復7.1.4失敗或中止的科研工作，應在科研工作停止后兩個月內將已形成的科研文件歸檔，并在歸檔說明書中注明工作中斷的原因和歸檔文件可利用的程度。77.1.5由科研工作負責人編制歸檔說明書，式樣見附錄B。歸檔說明書置入該整理單元檔案的首卷首件。7.2歸檔份數(shù)7.2.1原始件或正本一份。保管期限長、使用范圍廣的成果報告、圖集圖件、學術論文等印件，可增加歸檔份數(shù)。7.2.2歸檔電子文件光盤載體一式三套，其他載體一式兩套。7.3歸檔時間7.3.1無外業(yè)任務科研文件的歸檔時間7.3.1.1合同期兩年以下(含兩年)的科研工作結題驗收前歸檔一次，結題驗收后六十日內完成驗收文件歸檔；成果鑒定文件于鑒定后二十日內歸檔，成果推廣文件每年第一季度歸檔一次。7.3.1.2合同期兩年以上的科研工作，每兩年或中期評估前歸檔一次，其余后續(xù)歸檔時間見7.3.1.1。7.3.1.3常規(guī)性科研工作每年第一季度完成上年度的歸檔工作。7.3.2有外業(yè)任務科研文件的歸檔時間7.3.2.1應在內業(yè)整理結束三個月內完成外業(yè)任務科研文件歸檔。7.3.2.2有外業(yè)任務的其他科研文件按7.3.1歸檔。7.4歸檔程序7.4.1歸檔審查科研文件歸檔時，檔案部門應對歸檔科研文件的齊全性和完整性以及科研文件整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性進行審查。審查意見記入歸檔說明書第4頁，式樣見附錄B圖B.5。7.4.2辦理歸檔手續(xù)7.4.2.1科研工作負責人或指定人員填寫科研文件歸檔清單，式樣見附錄C圖C.10,一式二份。7.4.2.2檔案人員按科研文件歸檔清單對紙質文件逐卷、逐頁驗收，對電子文件進行逐盤、逐個文件的可讀性和完整性檢查，驗收合格后，簽字蓋章，各執(zhí)一份留存。8科研檔案的整理、編目和保管8.1科研檔案的整理8.1.1檔號標引8.1.1.1檔號構成檔號分為文件檔號和案卷檔號，具體構成如下：a)文件檔號文件檔號由單位全宗號、科研工作代號(無代號按年度)、卷號、卷內文件載體形態(tài)、件號以及半字線“-”構成(見圖2)。圖2文件檔號結構b)案卷檔號案卷檔號由單位全宗號、科研工作代號或年度、卷號以及半字線“-”構成(見圖3)。8圖3案卷檔號結構8.1.1.2編制檔號檔號編制內容包括：a)單位全宗號，按檔案館給定的全宗號標引；b)科研工作代號，按科研工作的下達機構所給定的代號標引；c)年度，用四位阿拉伯數(shù)字表示，當年完成的科研工作按任務下達年份標引，跨年度且少于一年完成的科研工作按任務完成年份標引，跨年度且多于一年完成的科研工作分年份標引；d)卷號，依案卷流水號標引，電子文件載體卷號按替代卷的卷號標引；e)卷內文件載體形態(tài)，紙介質缺省，電子介質用“D”表示；f)件號，按6.2.4.3獲得的順序號標引，或電子文件載體的順序號。8.1.1.3填寫檔號科研文件歸檔后由檔案室在歸檔科研文件和案卷相關位置填寫檔號。8.1.2排序排重8.1.2.1以歸檔時科研文件整理立卷為基礎，根據(jù)科研工作及其整理單元劃分完成各科研檔案之間的順序排列和調整。一般不變更歸檔時各科研檔案整理結果的順序。8.1.2.2應對檔案內各工作之間的科研文件進行查重和剔重。8.1.2.3確認為重復文件時，應在卷內目錄的備注欄中說明后再剔除，并修改卷內備考表。8.1.3分類標引按有關分類法和標引規(guī)則對科研檔案進行分類標引。8.1.4主題標引按有關主題詞表和標引規(guī)則對科研檔案進行主題標引。8.1.5科研文件的補充與修改8.1.5.1補充與修改要求科研文件補充與修改按下列要求：a)應保持原檔案案卷的相對穩(wěn)定以及補充科研文件與原檔案的有機聯(lián)系；b)由科研工作負責人或指定人員完成科研文件的補充和歸檔工作，補充內容包括申報獎勵、推廣應用階段形成的科研文件以及其他漏缺的科研文件；c)凡需修改的科研文件，由科研工作負責人填寫修改申請單，式樣見圖D.1,經(jīng)科研工作管理部門審核，報單位主管領導批準后，方可進行修改；d)檔案部門對補充科研文件進行整理和編目。8.1.5.2補充科研文件整理方法補充科研文件采用以下方法整理：a)按照附錄A確定補充科研文件的類目號和補充科研文件所在整理單元的案卷及排列位置；b)補充科研文件編制頁號按6.2.4.4;c)插入原案卷的補充科研文件的件號可用前一個原科研文件的件號“+1”、“+2”、…“+N”的形式表示。補充科研文件置于原序列文件之首時，則可用“-1”、“—2”、…“—N”表示。補充科研文件檔號編制按8.1.1.1a);d)補充科研文件插入或卷內文件修改后，應將補充和修改的相關情況記入該卷備考表，并修改9e)補充科研文件單獨成卷時，按6.2、6.3整理，列在該科研工作檔案案卷之后。案卷檔號標引按8.2科研檔案的編目8.2.1編制案卷目錄8.2.1.1案卷目錄式樣見圖D.2。8.2.1.2序號，應填寫登錄案卷的流水順序號。8.2.1.3檔號，填寫方法見8.1.1。8.2.1.4案卷題名、保管期限，填寫方法見6.2.8。8.2.1.5總頁數(shù)，應填寫卷內全部文件的頁數(shù)之和。8.2.1.6備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。8.2.2編制文件目錄8.2.2.1文件目錄式樣見圖D.4。8.2.2.2序號，應填寫登錄文件的流水順序號。8.2.2.2卷號，應填寫該文件所在案卷的序號。8.2.2.3卷內件號，應填寫該文件在案卷內的排列順序，見6.2.6.2。8.2.3編制全引目錄8.2.3.1全引目錄以全宗或聯(lián)合全宗為單位，將案卷目錄與卷內文件目錄相結合，按一定次序編排。8.2.3.2全引目錄由案卷目錄(式樣見圖D.5)和文件目錄(式樣見圖D.4)構成。8.2.4編制其他目錄根據(jù)需要編制其他目錄，如分類目錄、主題目錄和專題目錄等。8.3科研檔案的保管8.3.1保管要求8.3.1.1入庫檔案以整理單元為單位按案卷檔號順序，在檔案柜(架)內自上而下，從左至右依次排放。8.3.1.2絕密級檔案應專柜密閉存放。8.3.1.3電子檔案應多套異地和單獨保管。8.3.1.4建立庫房安全保管制度和應急預案。8.3.2保管環(huán)境8.3.2.2紙介質的科研檔案保管環(huán)境應按《檔案庫房技術管理暫行規(guī)定》要求執(zhí)行。8.3.2.3歸檔電子文件載體保管環(huán)境應按GB/T18894規(guī)定的要求執(zhí)行。8.3.2.4照片印件保管環(huán)境應按GB/T11821規(guī)定的要求執(zhí)行。8.3.3檢查維護8.3.3.1應定期檢查庫房設備運轉情況和保管環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并記錄相關信息和處理結果。8.3.3.2每年對庫存檔案進行至少一次全面的檢查核對，做到帳物相符。庫存檔案發(fā)生變化時應記錄8.3.3.3按GB/T18894規(guī)定的有效性保證要求執(zhí)行，對歸檔電子文件進行檢查和維護。8.3.3.4跟蹤電子文件運行環(huán)境的變遷，對歸檔電子文件進行遷移操作，記錄遷移后的運行環(huán)境信息，與遷移過程中形成的相關文件一并補充到該電子文件的替代卷中。9科研檔案的統(tǒng)計和利用9.1科研檔案的統(tǒng)計9.1.1統(tǒng)計形式科研檔案統(tǒng)計分為內部統(tǒng)計和外部統(tǒng)計。9.1.2統(tǒng)計指標9.1.2.1科研檔案實存量、入庫量、移出量和銷毀量等檔案數(shù)量統(tǒng)計指標應包括以下內容：a)紙介質檔案案卷數(shù)量、文件數(shù)量和大幅圖件數(shù)量；b)照片檔案反映事件數(shù)和照片張數(shù)；c)電子檔案載體數(shù)量，電子文件個數(shù)，電子文件實際數(shù)據(jù)量；d)樣品樣本等實物數(shù)量；e)反映本單位承擔的科研工作任務情況。9.1.2.2科研檔案構成情況統(tǒng)計指標應包括檔案種類和檔案載體形式，以及不同種類、不同載體形式的檔案數(shù)量。9.1.2.3科研檔案質量情況統(tǒng)計指標應包括科研檔案歸檔率和齊全率?？蒲袡n案歸檔率為實際歸檔科研工作個數(shù)與應歸檔科研工作個數(shù)的百分比，科研檔案齊全率為實際歸檔文件數(shù)量與應歸檔文件數(shù)量的百分比。9.1.2.4科研檔案鑒定情況統(tǒng)計指標應包括各種保管期限、各種秘密等級的檔案數(shù)量。9.1.2.5科研檔案利用情況統(tǒng)計指標應包括借閱人次、調閱案卷數(shù)和文件數(shù)、提供復制情況和開發(fā)產(chǎn)品量等。9.1.2.6科研檔案工作條件統(tǒng)計指標應包括庫房和柜架面積及利用情況和設備配置等。9.1.3統(tǒng)計要求9.1.3.1科研檔案統(tǒng)計應能反映科研檔案及其工作現(xiàn)象和數(shù)量特征，統(tǒng)計內容要準確，歷次統(tǒng)計結果應保持連續(xù)性。9.1.3.2內部統(tǒng)計要求由本單位根據(jù)具體情況確定，建立內部統(tǒng)計報表和統(tǒng)計工作機制。9.1.3.3外部統(tǒng)計(含上級機關年度統(tǒng)計任務)按照任務下達時的要求進行。統(tǒng)計結果一式兩份，一份提交給任務下達單位(部門),一份由本單位永久保存。9.1.3.4定期分析統(tǒng)計結果，編制統(tǒng)計分析報告，評價各項工作效能，找出存在問題，提出改進措施和建議，報主管領導審批并永久保存。9.2科研檔案的利用9.2.1利用要求科研檔案利用應嚴格執(zhí)行國家的科技保密、專利等有關法律法規(guī)。對于秘密級以上檔案利用須經(jīng)領導批準，利用申請過程中的專利材料應經(jīng)專利申請人同意。9.2.2檔案閱覽9.2.2.1建立科研檔案閱覽制度，規(guī)定閱覽檔案的審批權限、期限、數(shù)量、手續(xù)等事項。9.2.2.2外單位人員查閱科研檔案，需持介紹信，經(jīng)本單位主管領導批準后方可提供，必要時應報上級主管部門審批。9.2.2.3科研檔案閱覽應在專門的閱覽室進行，電子檔案閱覽應配備專用機器。9.2.2.4提供珍貴科研檔案閱覽時應使用復制件。9.2.2.5未經(jīng)許可，不應任意抄錄檔案內容和復制檔案材料。檔案復制件或抄錄內容加蓋館(室)藏檔案復制件印章后生效。9.2.3檔案咨詢9.2.3.1檔案人員應指導利用者使用各種檢索工具，提供檔案查找線索。9.2.3.2充分發(fā)揮科研檔案的法律憑證作用，為保護科技成果所有權及正確處理科研工作中的各種權益問題提供憑證。9.2.3.3根據(jù)科研工作需要和條件，選擇重點研究課題，主動介紹有關科研檔案，進行定題跟蹤服務。9.2.4檔案開發(fā)9.2.4.1建立科研檔案利用計算機平臺。包括館(室)藏科研檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、科研檔案元數(shù)據(jù)庫及應用系統(tǒng)等。9.2.4.2編制檢索工具書和參考資料。包括科研檔案目錄、科研檔案內容摘要、科研工作成果簡介、科研工作項目匯編和科研工作大事記等。9.2.4.3開展科研檔案展覽研究，布設科研工作成果展覽。9.2.5利用效果分析9.2.5.1應建立科研檔案利用效果反饋記錄，式樣見圖D.6。9.2.5.2對科研檔案利用效果進行定期的分析和統(tǒng)計，總結科研檔案利用成果、取得的經(jīng)驗和存在問9.2.5.3編制科研檔案利用分析報告，并報單位主管領導，必要時報送檔案主管部門。10.1科研檔案的鑒定科研檔案鑒定包括：a)對保管期限需要調整的案卷和文件應重新確定；b)對保管期限已滿不需要調整或無繼續(xù)保存價值的案卷或文件，應予以銷毀；c)對密級需要調整的案卷或文件應進行重新確定；d)對科研檔案是否符合進館條件應進行確定。保管期限一般每3年～5年集中鑒定一次，密級鑒定時間和科研檔案進館鑒定時間由相關工作要10.1.3.1成立鑒定小組?？蒲袡n案鑒定小組由單位主管科研工作的負責人或總工程師、科研管理人10.1.3.2編制鑒定方案?？蒲袡n案管理部門組織編制鑒定實施方案，內容應包括鑒定范圍、鑒定內10.1.3.3直接鑒定。按照鑒定方案，審閱符合鑒定范圍內的每個案卷、每個文件，對案卷或文件的鑒定內容做出判斷，記錄相關案卷或文件信息，填寫10.1.3.4撰寫鑒定報告。鑒定工作結束后，由鑒定小組撰寫鑒定工作報告，與科研檔案鑒定記錄表、鑒定意見一并報單位主管領導審批，并報上級主管部門備案。10.2科研檔案的銷毀10.2.1編制銷毀清冊經(jīng)鑒定需銷毀的科研檔案，由檔案部門編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊封面式樣見圖D.8,清冊10.2.2.2檔案銷毀工作由檔案部門負責執(zhí)行，本單位保密及保衛(wèi)部門在銷毀時應各指派一人監(jiān)銷，銷毀人和監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字。10.3科研檔案的移交10.3.1移交原則10.3.1.1國家海洋專項科研檔案按相關專項規(guī)定向指定的檔案館移交。其他符合進館條件的科研檔案向本系統(tǒng)國家級檔案館移交。10.3.1.2機構合并時，如主管機關不變，合并單位的原有科研檔案可一同移交新單位保管；如主管機關有變動，科研檔案的移交，由原來和現(xiàn)在的主管機關協(xié)商辦理。10.3.1.3單位撤銷時，被撤銷單位的科研檔案應移交主管機關或按規(guī)定移交本系統(tǒng)國家級檔案館。10.3.2移交時間和范圍科研檔案移交時間和范圍按照國家規(guī)定執(zhí)行。10.3.3移交程序10.3.3.1對符合進館條件的檔案進行編目，包括案卷目錄、文件目錄和全引目錄，與科研檔案參考資料、開發(fā)產(chǎn)品和利用限制說明等一并隨同科研檔案移交。10.3.3.2科研檔案移交方應填寫檔案交接文據(jù)，式樣見圖D.10,一式二份。10.3.3.3移交檔案運送按照《國家海洋局接收海洋檔案進館暫行辦法》執(zhí)行。10.3.3.4科研檔案移交和接收雙方根據(jù)檔案移交目錄，連同案卷、文件清點無誤和驗收合格后，在檔案交接文據(jù)上簽字，各執(zhí)一份存查。10.4科研檔案的調整10.4.1科研檔案鑒定、銷毀和移交后，檔案部門應及時調整檔案排架，對需調整保管期限和密級的案卷或文件重新標識，修改相關檢索工具和編目材料。10.4.2應及時整理科研檔案鑒定、銷毀和移交過程中形成的文件材料，并永久保存。(規(guī)范性附錄)科研文件歸檔范圍與檔案保管期限科研文件歸檔范圍與檔案保管期限如表A.1所示。表A.1海洋科學技術研究文件歸檔范圍與檔案保管期限表類目名A立項科技查新報告、選題建議及其相關請示、合同書、任務書、協(xié)議書、委托書及其補充、調費計劃和下?lián)艿任募?0年重要的10年一般的辦法規(guī)定其報批文件、通知類目名檢查、年度總結入此)中試報告、中期評估報告、評估意見及其會議開箱(包)單、說明書、操作手冊，安裝記錄、照片及說明、船舶交付書10年維修記錄、質量檢測和標定記錄以及檢驗證書明材料，以及實驗室設施情況說明品、中間成果使用申請及其審批文件，底圖使用申請及相關使用協(xié)議品委托管理文件、樣品使用記錄及其分析結果重要的10年一般的10年類目名一級二級檔案驗收申請及其報批材料，檔案工作報告10年成果鑒定10年10年成果鑒定意見、技術鑒定證書10年10年重要的10年一般的10年10年申報獎勵10年科研成果獎勵申報表及審批文件、獲獎通知申報專利重要的一般的10年推廣應用10年10年類目名10年重要的一般的B科研工作前期策劃材料、預研論證技術報告、重要的一般的10年實施方案、技術方案、設計方案、設計文檔、用科研工作制訂、執(zhí)行的業(yè)務規(guī)范、技術規(guī)程和外業(yè)調查數(shù)據(jù)記錄(表)及其說明文件、元數(shù)據(jù)內業(yè)加工(表)及其元數(shù)據(jù)和相應技術方法數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)、采用或研制的技術方法及相類目名記錄及其海試現(xiàn)場環(huán)境等說明文件(含獲取的海洋數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù))科研工作實施過程中形成的照片、錄音錄像以產(chǎn)品重要過程試驗報告、軟件測試驗證報告、重要的一般的10年明材料、元數(shù)據(jù)等(含調查數(shù)據(jù)處理報告)類目名研究制作的各種各類海洋信息產(chǎn)品(數(shù)據(jù)集、圖件、圖集、多媒體等)及其制作說明材料、元品報告及其用戶手冊、使用說明等以及使用說明文件未采納的10年推廣應用國內外學術交流材料10年(規(guī)范性附錄)科研文件歸檔說明書格式科研文件歸檔說明書格式見圖B.1～圖B.6。8圖B.1歸檔說明書封面式樣第1頁研究經(jīng)過或中止情況及主要情況簡介(各種載休各種形式的歸檔文件數(shù)量)￥圖B.2歸檔說明書第1頁式樣常右研究成果內容提要邑科研投資和經(jīng)費支山情況8圖B.3歸檔說明書第2頁式樣常高序號間(年、月品圖B.4歸檔說明書第3頁式樣第4頁8審查部