應(yīng)付賬款管控從財(cái)務(wù)角度、業(yè)務(wù)角度的管理分析

金蝶財(cái)務(wù)軟件會(huì)計(jì)實(shí)操-財(cái)稅職場小陳PAGEPAGE9應(yīng)付賬款管控從財(cái)務(wù)角度、業(yè)務(wù)角度的管理分析應(yīng)付賬款是營運(yùn)資金的一個(gè)組成部分，涉及到發(fā)票、驗(yàn)收單、付款申請單、審批、資金安排等內(nèi)部管控流程，如果認(rèn)為應(yīng)付賬款管控只是付付款而已、或?qū)φ麄€(gè)流程重視不夠，就有可能會(huì)導(dǎo)致多付款、存貨等資產(chǎn)流失、舞弊等行為發(fā)生。因此要拓展一下財(cái)會(huì)視野，不僅要從財(cái)務(wù)角度看問題，還要從公司業(yè)務(wù)的角度充分認(rèn)識(shí)到整個(gè)流程包括從采購到支付款項(xiàng)的重要性，可以從以下幾個(gè)方面來予以考慮完善。1.貨物及服務(wù)采購要付款就先有采購，有采購就要考慮由誰做的問題。在包括原材料、備品配件及服務(wù)類的采購中要”橋歸橋，路歸路”，盡量避免資產(chǎn)或服務(wù)使用單位既是使用人又是采購人，如生產(chǎn)設(shè)備由維護(hù)部、研發(fā)材料由研發(fā)部、辦公用品由行管部、服務(wù)類項(xiàng)目由各自使用部門來全權(quán)跟進(jìn)采購，所有采購要?dú)w口管理到采購部門負(fù)責(zé)并由各使用部門協(xié)助。通過不相容職務(wù)的相互分離，一方面可以由采購部門來履行專業(yè)職能，做好供應(yīng)商的選擇及維護(hù)、議價(jià)、采購工作；另一方面利用制度控制人性的弱點(diǎn)，減少相關(guān)人員利用失控的漏洞而發(fā)生徇私舞弊的機(jī)會(huì)。2.貨物及服務(wù)驗(yàn)收采購的貨物到達(dá)工廠后要考慮四個(gè)方面的問題，一是針對未驗(yàn)收的，要置放在倉庫及ERP系統(tǒng)的已到貨未驗(yàn)收庫區(qū)；二是驗(yàn)收手續(xù)完成后，倉管憑驗(yàn)收單將合格的材料轉(zhuǎn)入正品倉庫，將不合格的材料轉(zhuǎn)入拒收倉庫進(jìn)行后續(xù)退貨處理；三是涉及到保稅進(jìn)口的材料還要設(shè)置專門的隔離倉庫；四是待收到發(fā)票后財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)再在ERP系統(tǒng)沖銷暫估的應(yīng)付賬款，轉(zhuǎn)入確認(rèn)對應(yīng)供應(yīng)商的應(yīng)付賬款。對于服務(wù)類合同的采購及驗(yàn)收，雖然沒有貨物驗(yàn)收流程多，但也要待服務(wù)商服務(wù)提供完成之后經(jīng)服3.付款申請付款申請歸口到采購部門統(tǒng)一提出，采購部門負(fù)責(zé)人要履行第一關(guān)口的管控作用，而不能只當(dāng)“甩手掌柜”，只是簽一個(gè)名而已，需要對付款申請單在大體上有知曉，不符合要求的申請要在這個(gè)環(huán)節(jié)就要先扣下不予轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)。比如貨款還沒有到期就提前提付款申請，讓人懷疑你是供應(yīng)商的臥底。履約付款中尤其更要關(guān)注關(guān)鍵供應(yīng)商或重要供應(yīng)商的付款申請，需要“另眼看待”，不能拖延。站在公司的角度要有相應(yīng)的管理制度來約束，如果是采購部門無意拖延，或帶有不純目的有意拖延，對到期的貨款不予申請付款，對企業(yè)來說可能面臨短料的風(fēng)險(xiǎn)，損失將會(huì)更大。4.財(cái)務(wù)審核1.要用“火眼金睛”來識(shí)別發(fā)票的真?zhèn)渭昂侠硇?。在我國，業(yè)務(wù)交易主要是通過發(fā)票來證明的，稅局實(shí)行的是“以票管稅“。隨著防偽稅控開具增值稅發(fā)票的愈發(fā)普遍，查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)蔚姆椒ㄓ卸喾N，但快速的方法就是登陸國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)網(wǎng)站查詢發(fā)票的信息，將增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票和增值稅電子普通發(fā)票的發(fā)票信息進(jìn)行查驗(yàn)，若是假發(fā)票便會(huì)無處遁形。此外，審核時(shí)要注意發(fā)票的類型要與發(fā)生業(yè)務(wù)要匹配，要“表里如一”。2.除了發(fā)票之外，對其他類型票證的審核也要“多加留意”。如貨物報(bào)關(guān)的商檢費(fèi)等等，是政府行政收費(fèi)票據(jù)。這個(gè)要有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)來予以核對合理性。委托貨代支付的境內(nèi)、境外的貨代費(fèi)用，只有一張形式發(fā)票，因?yàn)樵诰惩鉀]有像在國內(nèi)使用的增值稅發(fā)票一說，就要小心來判定費(fèi)用發(fā)生的合理性。3.為了更好地收集增值稅專用發(fā)票予以抵扣，可以規(guī)定供應(yīng)商開具的發(fā)票統(tǒng)一由采購部門簽收，將發(fā)票聯(lián)與抵扣聯(lián)一并與采購申請遞交給財(cái)會(huì)部門并在交接本上簽名明確責(zé)任，財(cái)會(huì)部門分別在會(huì)計(jì)上與稅務(wù)上做進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣之用。最大限度地避免增值稅專用發(fā)票遺失而造成采購成本增加及納稅等級降級的不利局面。4.付款支持資料要“充分合理”。付款申請不單單是一張申請表，要有一套資料來相互印證需要付款的真實(shí)性：采購申請，驗(yàn)收單，發(fā)票金額需要匹配。若有超過驗(yàn)收的金額需要追查原因；采購單價(jià)是否與法務(wù)部審查的合同單價(jià)一致，實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量是否超過采購訂單數(shù)量。對于授權(quán)簽字人，在驗(yàn)收單上要注意是否在簽字權(quán)限之內(nèi)，如本來應(yīng)有質(zhì)檢部的A簽收質(zhì)量報(bào)告的，如果由沒有權(quán)限的B來簽收，則是不符合相應(yīng)規(guī)定。對于付款審批環(huán)節(jié)，同樣需要按照批準(zhǔn)權(quán)限來看批準(zhǔn)付款人的權(quán)限是否“照章行事”，超過權(quán)限的，要往上簽到有權(quán)人簽署為準(zhǔn)。5.資金安排資金是企業(yè)的血液，合理安排好資金調(diào)度就要從編制好年度資金預(yù)算抓起，并在每月實(shí)時(shí)更新資金收支預(yù)測表。采購部門提交資金需求計(jì)劃包括付款時(shí)間及付款金額，財(cái)務(wù)部門結(jié)合ERP系統(tǒng)中對應(yīng)的賬期予以編制。有沒有資金可以安排付款，還需要結(jié)合銷售收款回籠的進(jìn)展，量入為出地支付資金，如果涉及到需要向銀行借入資金也要考慮到節(jié)約資金成本的問題。6.財(cái)務(wù)付款1.現(xiàn)在對于境內(nèi)付款比較普遍是用網(wǎng)銀來支付，最好設(shè)置三層付款方式，第一層權(quán)限是錄入、第二層是付款審核、第三層是復(fù)核及付款。每個(gè)人的用戶名及密碼要保密，彼此之間不要泄露，其中的人員外出需要代理處理業(yè)務(wù)的，返回后要記得修改密碼。2.對于開立支票、境外付款采取電匯方法的，在出納填寫一套單據(jù)后，要由另外一人來確認(rèn)復(fù)核以降低差錯(cuò)率。3.對于供應(yīng)商信息資料的變動(dòng)，做好“三個(gè)注意”：一是要注意只有財(cái)務(wù)部門的相關(guān)人員有權(quán)限在ERP系統(tǒng)中更改，二是依據(jù)是來自于供應(yīng)商的正式變更通知，三是要及時(shí)處理。這樣可以保證付出的款給相應(yīng)的供應(yīng)商能及時(shí)收到，以防信息錯(cuò)誤退回來又要重新走付款流程，耽誤時(shí)間而影響到工作效率，也可以避免把款匯給錯(cuò)誤的公司而造成損失。4.在有境外付款的時(shí)候，先從相應(yīng)的外幣賬戶中支付，再考慮用人民幣買匯。在匯率波動(dòng)頻繁的時(shí)候，可以在專業(yè)機(jī)構(gòu)的幫助下使用遠(yuǎn)期匯率的方法來鎖定匯率的波動(dòng)。7.應(yīng)付賬款沖銷1.沖賬不要“張冠李戴”。應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)要細(xì)心處理，不要把該沖的沒沖，不該沖的又沖銷掉了。2.如果對于同一個(gè)供應(yīng)商有兩個(gè)不同品種材料或服務(wù)的采購項(xiàng)目要分開明細(xì)核算，避免大雜燴而無法追蹤詳細(xì)的付款和余額狀況，造成管控的難度。3.賬務(wù)處理要有人來復(fù)核每筆會(huì)計(jì)分錄包括沖銷應(yīng)付賬款，也是能減少人為錯(cuò)誤帶來的風(fēng)險(xiǎn)。8.應(yīng)付賬款對賬1.與應(yīng)收賬款對賬由銷售方要主動(dòng)出具對賬單相比，應(yīng)付賬款的對賬則是買方根據(jù)賣方提供的對賬單來核對。但這不代表不要在ERP系統(tǒng)中完善賬齡設(shè)置與分析，要檢查是否有沒到期的貨款就全部付出的情況。另外，在ERP系統(tǒng)中已經(jīng)收貨但還沒有收到發(fā)票的，財(cái)會(huì)部門要有專人聯(lián)系采購部門來向供應(yīng)商催收發(fā)票。2.注意不同會(huì)計(jì)科目之間的掛賬余額的準(zhǔn)確性，可能某筆業(yè)務(wù)先有預(yù)付款項(xiàng)，但之后采購材料時(shí)忘記沖銷預(yù)付款項(xiàng)，這在對賬過程中都要注意甄別，以防款項(xiàng)的多付。9.財(cái)務(wù)分析1.控制應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)次數(shù)或周轉(zhuǎn)天數(shù)來管控。設(shè)定周轉(zhuǎn)次數(shù)或周轉(zhuǎn)天數(shù)的預(yù)算目標(biāo)值（應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率=主營業(yè)務(wù)成本凈額/平均應(yīng)付賬款余額×100%=主營業(yè)務(wù)成本凈額/（應(yīng)付賬款期初余額+應(yīng)付賬款期末余額）/2×100%；應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)=360/應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率）。這個(gè)指標(biāo)還需要結(jié)合現(xiàn)金流循環(huán)周期=庫存周轉(zhuǎn)期+應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)期-應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)期來考慮，比較理想的情況是應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)盡長于應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)天數(shù)，但延長應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)不是簡單粗暴地不付供應(yīng)商的款項(xiàng)，要盡可能地與供應(yīng)商達(dá)成延長信用期，為企業(yè)的運(yùn)營資金管控做出更多的現(xiàn)金流貢獻(xiàn)。2.關(guān)注預(yù)付賬款。預(yù)付賬款相對于應(yīng)付賬款，是付款時(shí)間提前。對預(yù)付賬款的類型分門別類，對其中涉及的指定供應(yīng)商、緊急采購、設(shè)備采購等分析原因，逐一找出對策以減少不合理的現(xiàn)象。另外，應(yīng)付賬款和采購緊密相連，這有必要追根溯源。采購計(jì)劃是否合理、是否與生產(chǎn)及銷售計(jì)劃相匹配、是否對合格供應(yīng)商的選擇把好關(guān)、是否對供應(yīng)商定期評估、