時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧概述課件

13五月2024時(shí)間管理與工作統(tǒng)籌技巧概述

目錄員工的職業(yè)生涯規(guī)劃團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理時(shí)間管理的基本策略基礎(chǔ)工作與有備無患分清工作的輕重緩急時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧管理技巧的具體應(yīng)用小實(shí)驗(yàn)道具：——鐵桶一只，大石頭一塊，碎石若干，細(xì)沙一堆，水一罐。方法：把以上物品裝進(jìn)鐵桶。提問：如果請你做這個(gè)實(shí)驗(yàn)，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進(jìn)鐵桶？1、員工職業(yè)生涯與時(shí)間管理■生命的有限性——人最寶貴和稀缺的是什么■生命的價(jià)值觀——生命的價(jià)值和人生的意義■追求成功人生是每個(gè)人的夢想——成功的原動力來自心靈■實(shí)現(xiàn)理想取決于行動力——個(gè)人職業(yè)設(shè)計(jì)與操作中的時(shí)間管理一、員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃2、人生的四個(gè)職業(yè)發(fā)展階段66歲以上，當(dāng)退休臨近的時(shí)候下降階段45歲-65歲維持階段30多歲和40多歲之間的某個(gè)時(shí)段上職業(yè)中期危機(jī)階段30-40歲之間穩(wěn)定子階段25-30歲之間嘗試子階段24-44歲之間確立階段15歲-24歲之間探索階段具體說明不同階段一、員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃3、人生定位與選擇最佳職業(yè)■性格/愛好/能力/市場——準(zhǔn)確定位提高人生價(jià)值是另一種時(shí)間節(jié)約一、員工個(gè)人的職業(yè)生涯規(guī)劃性格線愛好線能力線市場線個(gè)人職業(yè)選擇的范圍1、我們的問題在哪里■透過現(xiàn)象看本質(zhì)——部分人的三個(gè)字特征——人治特征下的權(quán)力情結(jié)■時(shí)間管理失序——做事缺乏計(jì)劃性——做事分不清主次——不善于說“不”——無法恰當(dāng)處理外部的打擾二、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理“?！薄懊Α薄懊ぁ?、我們的問題在哪里■時(shí)間的浪費(fèi)——電話干擾，陪同煲粥——會而不議，議而不決——不速之客，禮節(jié)陪聊——回復(fù)信件，斟字酌句——外部客觀的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點(diǎn)等）B、餐飲服務(wù)C、社會化程度二、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理1、我們的問題在哪里■時(shí)間的浪費(fèi)——某項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（１天）三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理睡眠8.05小時(shí)用餐1.31小時(shí)瑣事0.55小時(shí)工作7.34小時(shí)交際0.39小時(shí)休息0.45小時(shí)娛樂0.31小時(shí)上下班交通0.73小時(shí)讀書報(bào)雜志0.42小時(shí)處理家務(wù)事0.26小時(shí)興趣的工作0.37小時(shí)音樂或電視2.51小時(shí)與朋友聊天1.11小時(shí)1、我們的問題在哪里■時(shí)間陷井——情不自禁——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無為三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：

管理人員平均每8分鐘被打擾一次；

業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時(shí)間不少于10小時(shí)；行政管理人員每周會議20小時(shí)。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時(shí)間為３－５分鐘日本學(xué)者關(guān)于時(shí)間浪費(fèi)的調(diào)查

“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時(shí)大約7次，即每天50—60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是50%。其中約3小時(shí)的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來的思路至少需要3分鐘，每天就是2.5小時(shí)。”根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理2、團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理的原則■時(shí)間進(jìn)度表制定原則——實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間總比預(yù)計(jì)的長■突發(fā)性事件應(yīng)付原則——為突發(fā)事件預(yù)留處理時(shí)間■日常性事務(wù)維護(hù)原則——做好數(shù)據(jù)庫清理與更新等基礎(chǔ)工作■時(shí)間被占用說不原則——過度熱心腸者的良藥三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理3、走出觀念上的誤區(qū)■高效率就是高效益——快就一定好嗎？——方向錯(cuò)誤和方法不當(dāng)■鑒別問題比進(jìn)一步解決問題容易——想明白了再行動三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理4、時(shí)間管理的八大法寶■工作環(huán)境“５Ｓ”

準(zhǔn)備工作■工作的計(jì)劃性目標(biāo)管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級■并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)■學(xué)會說“不”

拒絕的學(xué)問案例：華為的時(shí)間管理■韻律原則——“韻律原則”包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學(xué)會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-mail），要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習(xí)慣等。

三、團(tuán)隊(duì)組織的時(shí)間管理1、提高你的時(shí)間管理技能■做個(gè)時(shí)間管理的高手——有效地計(jì)劃與安排自己的時(shí)間——找到節(jié)約時(shí)間的措施——學(xué)會積零成整——提高“復(fù)種”指數(shù)——應(yīng)付意外事件四、時(shí)間管理的基本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■準(zhǔn)備之一：長期準(zhǔn)備（4）——購買工具書/增加知識儲備/提高能力——訓(xùn)練你的快速閱讀能力——把常用的文件/文具放好——養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣四、時(shí)間管理的基本策略

——凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■準(zhǔn)備之二：臨時(shí)準(zhǔn)備（5）——明天的工作前晚進(jìn)行優(yōu)先級排序——將相關(guān)的工作列在一起——把工作計(jì)劃放到隨時(shí)可見的地方——每天早晨比規(guī)定時(shí)間起早十分鐘——做好正式工作前的準(zhǔn)備工作四、時(shí)間管理的基本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■要培養(yǎng)的好習(xí)慣（6）——利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時(shí)間——把最困難的事放在效率最高的時(shí)候——利用零碎時(shí)間處理例行性事務(wù)——午餐或下班前開會效率最高/避免上午開會——休息片刻/伸個(gè)懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料——每晚沉思片刻/回顧與總結(jié)四、時(shí)間管理的基本策略2、應(yīng)該記住的20條實(shí)用方法■與外部產(chǎn)生聯(lián)系時(shí)的應(yīng)變能力（4）——站著接待一向健談的來訪者——從不主動閑聊/盡量回避來閑聊者——管理電話：主動撥號/與被動接聽——如遇瑣事纏身能快速擺脫3、秘書人員的時(shí)間管理■認(rèn)清自己的角色和職責(zé)四、時(shí)間管理的基本策略工作環(huán)境“５Ｓ”——白領(lǐng)階層的辦公室“５Ｓ”工作計(jì)劃表常用文件及工具書柜子及辦公室桌清理相關(guān)人員通訊錄事件記錄本五、基礎(chǔ)工作與有備無患1、“80、20”法則運(yùn)用■先做最重要的事情

你知道圓的面積占正方形面積的多少嗎？你知道去掉圓的面積正方形面積還剩下多少嗎？結(jié)論：做重要的少數(shù)事情六、分清工作的輕重緩急

——請運(yùn)用“80、20”法則，找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%。個(gè)人模式：自發(fā)回憶法團(tuán)隊(duì)模式：頭腦風(fēng)暴法現(xiàn)場思考：六、分清工作的輕重緩急2、工作優(yōu)先級綜合分析——四象限坐標(biāo)圖重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫六、分清工作的輕重緩急■請運(yùn)用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計(jì)劃B（石塊型的事務(wù)）發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C（細(xì)沙型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的會議、活動D（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動六、分清工作的輕重緩急案例分析一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個(gè)同學(xué)從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時(shí)主持人宣布，由于這次會議時(shí)間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進(jìn)會場，拉著李華就往外走，原來幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個(gè)班長來找李經(jīng)理。

假如你是李華，此時(shí)此刻你該怎么辦？1、并行工作模式■什么情況下能并行工作——舉例七、時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購某機(jī)器配件把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處和在該城市工作的同學(xué)聚餐公私兼顧一次搞掂2、串行工作模式■什么情況下必須串行工作——舉例九、時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD主要領(lǐng)導(dǎo)不到場會議不能開要充分考慮工作的連續(xù)性會議沒結(jié)束形不成工作決議決議沒有下達(dá)工作無法開展工作尚未結(jié)束無法進(jìn)行考核3、并行串行如何兼顧■學(xué)一點(diǎn)統(tǒng)籌學(xué)九、時(shí)間管理的統(tǒng)籌技巧ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購某機(jī)器配件把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處

和在該城市工作的同學(xué)聚餐公私兼顧一次搞掂請問：——A、B、C、D如何排列？

陳明宇是一名大專生，在某公司擔(dān)任辦公室行政助理，雜務(wù)事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜；B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)；C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項(xiàng)的通知；D、協(xié)助業(yè)務(wù)部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)員王笑天談話；E、復(fù)印機(jī)故障需聯(lián)系售后服務(wù)單位前來維修；F、后天主管市場的張副總?cè)ケ本才庞啓C(jī)票。主任交待完任務(wù)就外出辦事去了