企業(yè)合同簽署管理制度

企業(yè)合同簽署管理制度1.前言本制度的編制目的是為了規(guī)范企業(yè)的合同簽署行為，確保合同簽署的程序合法合規(guī)，風(fēng)險可控，并提高合同履約的效率和質(zhì)量。各部門和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行合同簽署管理的各項要求。2.適用范圍本制度適用于全部該企業(yè)的相關(guān)部門、員工，包含但不限于銷售部門、采購部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等。各相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)本制度訂立相應(yīng)的操作細(xì)則，并與本制度有機(jī)銜接，相互協(xié)同搭配。3.合同簽署流程3.1登記與備案（1）合同簽署需在企業(yè)內(nèi)部合同管理系統(tǒng)進(jìn)行登記，并依照規(guī)定的格式與料子備案。合同所涉及的相關(guān)信息，包含但不限于合同類型、合同標(biāo)的、合同金額、合同期限等，應(yīng)真實準(zhǔn)確。（2）合同登記備案由合同管理部門負(fù)責(zé)，相關(guān)部門應(yīng)樂觀搭配供應(yīng)相關(guān)信息和料子。3.2審批流程（1）合同簽署涉及的審批流程應(yīng)依據(jù)事項的緊要性和金額的大小設(shè)定不同的審批層級，確保有關(guān)人員審批權(quán)限與職責(zé)相匹配。審批流程一般包含初審、復(fù)核、最終審批等環(huán)節(jié)。（2）合同的初審由合同管理部門或法務(wù)部門負(fù)責(zé)，對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定。（3）復(fù)核環(huán)節(jié)由相關(guān)部門（如業(yè)務(wù)部門、采購部門等）進(jìn)行，重要對合同的經(jīng)濟(jì)效益、商業(yè)條款的合理性等進(jìn)行評審，確保合同內(nèi)容明確、權(quán)益平衡、風(fēng)險可控。（4）最終審批環(huán)節(jié)由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人或其委托人進(jìn)行，審批人員對合同的綜合內(nèi)容進(jìn)行審查，并做出最終決策。3.3簽署與授權(quán)（1）經(jīng)過審批的合同由相關(guān)的責(zé)任人進(jìn)行簽署，簽署前應(yīng)進(jìn)行充分的核對和驗證，確保簽署人的身份和權(quán)限符合要求。（2）對于特定類型的合同，如合作協(xié)議、涉及重點利益的合同等，需要經(jīng)過授權(quán)才略簽署，授權(quán)方式可以是口頭授權(quán)、書面授權(quán)等，但必需經(jīng)過合法有效。3.4合同歸檔與管理（1）簽署完成后，合同應(yīng)及時歸檔，依照合同類型和日期進(jìn)行分類存放，確保易查找和保密性。（2）歸檔的合同應(yīng)做好電子化備份，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和安全措施，防止合同信息泄露和竄改。4.合同履約與風(fēng)險管理4.1合同履約義務(wù)（1）各部門和員工應(yīng)嚴(yán)格依照合同商定的條款和要求履行合同義務(wù)，并保證合同履約的質(zhì)量和效率。（2）履約過程中如發(fā)現(xiàn)問題或有更改需求，應(yīng)及時與對方溝通并協(xié)商解決，確保合同的正常履行。4.2風(fēng)險管理（1）各部門和員工應(yīng)建立健全的風(fēng)險管理機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)、分析和評估合同履約中存在的風(fēng)險，并采取相應(yīng)措施予以掌控和應(yīng)對。（2）對于合同履約過程中發(fā)生的重點糾紛或違約行為，應(yīng)及時報告上級主管部門和法務(wù)部門，協(xié)同解決，減輕和避開損失。5.監(jiān)督與改進(jìn)（1）企業(yè)管理負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對合同簽署管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時矯正。（2）各部門應(yīng)加強(qiáng)自身的合同管理，建立健全自身的規(guī)章制度和操作流程。（3）對合同簽署管理制度的執(zhí)行情況、問題和改進(jìn)看法，應(yīng)定期進(jìn)行總結(jié)和評估，及時改進(jìn)和完善制度。6.附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，對于本制度的修改和解釋