合同管理制度

合同管理制度第一章總則第一條為加強(qiáng)（以下稱公司）經(jīng)濟(jì)合同管理，保護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《民法典》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本管理制度。第二條本制度適用XXX及所屬分、子公司。第二章職責(zé)分工第三條經(jīng)營管理部門負(fù)責(zé)公司經(jīng)營性合同的審核、監(jiān)督、管理工作，其主要職責(zé)是：1.宣傳貫徹經(jīng)濟(jì)合同法律、法規(guī)；2.制定、修正公司的經(jīng)濟(jì)合同管理辦法；3.指導(dǎo)、監(jiān)督當(dāng)事人訂立和履行經(jīng)濟(jì)合同；4.經(jīng)濟(jì)合同簽訂前的審查審批；5.合同資料的統(tǒng)計(jì)、備案；6.經(jīng)濟(jì)合同履行情況、糾紛情況的匯總與分析、檢查與監(jiān)督。第四條技術(shù)工程部負(fù)責(zé)公司工程類合同的審核、監(jiān)督、管理工作。第五條投資發(fā)展部負(fù)責(zé)公司投資類合同的審核、監(jiān)督、管理工作。第六條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司融資類合同的審核、監(jiān)督、管理工作。第三章合同的訂立和履行第七條訂立合同，必須遵守法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，遵循平等互利、協(xié)商一致、誠實(shí)信用的原則。第八條訂立合同，均應(yīng)采用書面形式〔書面形式是指合同書、信件以及數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式〕。當(dāng)事人協(xié)商同意的有關(guān)修改合同的電報(bào)、電傳、文書和圖表。也是合同的組成部分。第九條簽訂合同前，要進(jìn)行必要的市場調(diào)查和可行性研究，避免盲目簽訂。第十條訂立合同必須審查對方當(dāng)事人的資質(zhì)能力。與企業(yè)法人簽訂合同時(shí)，一要審查對方當(dāng)事人的主體資格，包括企業(yè)名稱、地址、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍和方式、當(dāng)年參加年檢的證明資料等；二要調(diào)查對方的履約能力和資信情況包括：資金、原材料、技術(shù)設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量等合同履行的保證條件；三要看審查簽約人有無簽約權(quán)限，即看法定代表人證明書或法人授權(quán)委托書及委托的權(quán)限；四要看對方有無生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證；以審查其主體資格和履約能力。與個體工商戶訂立合同時(shí)，要了解對方的主體資格、信譽(yù)情況和履約能力。第十一條下列政府規(guī)定必須經(jīng)鑒證的合同，當(dāng)事人必須到指定的工商行政管理部門鑒證批準(zhǔn)：1.國有、集體企業(yè)承包、租賃經(jīng)營合同；2.建設(shè)工程施工合同、建筑安裝工程承包合同、建筑裝飾裝修合同；3.化肥、農(nóng)藥、糧食和種子購銷合同；4.委托拍賣合同和拍賣成交確認(rèn)書；5.財(cái)產(chǎn)租賃合同（含場地、柜臺租賃）；6.商品房銷售合同；7.國有產(chǎn)權(quán)交易合同；8.其他法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)鑒證的合同。第十二條簽約當(dāng)事人對方的主體資格、履行能力、信譽(yù)情況無把握時(shí)，可到當(dāng)?shù)毓ど绦姓芾頇C(jī)關(guān)了解對方的情況或進(jìn)行合同鑒證。第十三條與不具有法人資格的分支機(jī)構(gòu)：如施工隊(duì)、門市部等訂立合同時(shí)，必須有法人委托協(xié)議。第十四條簽約時(shí)，雙方應(yīng)本著平等協(xié)商自愿原則，將合同的主要條款填寫完整，具體如下：1.雙方的名稱，必須寫全稱，不可簡化，并與蓋具的合同專用章上的名稱一致；2.標(biāo)的物的名稱、商標(biāo)、型號應(yīng)規(guī)范化、具體化。不寫簡寫；3.合同中計(jì)量單位必須以法定計(jì)量單位為準(zhǔn)。如須雙方約定計(jì)量單位，如包、捆、打等，應(yīng)明確每個單位的具體數(shù)量；4.質(zhì)量和驗(yàn)收方法具體明確。有國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，按國標(biāo)確定；沒有國標(biāo)的，按地方和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定；沒有上述標(biāo)準(zhǔn)的，按雙方協(xié)商標(biāo)準(zhǔn)。需要封樣的，要封存樣品；5.合同中價(jià)格、酬金要按國家規(guī)定執(zhí)行。結(jié)算方式、開戶銀行、銀行賬號應(yīng)確定，并核對一致；6.自合同生效日起，合同開始履行，違反合同雙方要承擔(dān)的權(quán)利、義務(wù)、法律責(zé)任應(yīng)明確規(guī)定；7.合同發(fā)生爭議，協(xié)商不能解決的，指定XX法院為訴訟單位，在合同中載明（不允許使用仲裁條款）；8.合同應(yīng)由簽約人簽字，加蓋單位合同專用章，注明年、月、日和簽約地點(diǎn)。第十五條簽訂合同時(shí)，應(yīng)防止訂立無效合同，以《合同法》規(guī)定的條款為準(zhǔn)，嚴(yán)禁簽訂下列合同：1.冒充法人名義簽訂的合同；2.冒充個體工商戶名義簽訂的合同；3.訂立沒有履約能力的合同；4.代理人超越代理權(quán)限簽訂的合同；5.采用欺詐、脅迫或乘人之危等手段訂的合同；6.雙方有重大誤解的合同；7.超越經(jīng)營范圍的合同；8.損害國家、企業(yè)或第三人利益的合同；9.以合同形式掩蓋非法目的的合同；10.雙方買賣物品是國家法律流通或限制經(jīng)營的合同；11.違反國家物價(jià)、稅收及環(huán)保等法規(guī)的合同。第十六條簽訂合同時(shí)，應(yīng)防止訂立違法合同，具體如下：1.假冒其他組織或個人騙訂的合同；2.偽造實(shí)際交易的產(chǎn)品和雙方權(quán)利義務(wù)的合同；3.利用合同倒賣重要物資、指標(biāo)、批文等；4.利用合同買空賣空；5.把單位帳號或蓋有公章的合同文本非法轉(zhuǎn)讓給他人；6.非法轉(zhuǎn)讓合同；7.在簽約履行中行賄受賄；8.其他違法行為。第四章合同的變更與解除第十七條合同的變更與解除，必須符合《合同法》所規(guī)定的允許變更和解除合同的條件。第五章合同的監(jiān)督與管理第十八條合同簽訂的審批管理（一）下列合同必須經(jīng)總公司審批后方可簽訂并履行：1.采購合同：一年內(nèi)預(yù)計(jì)采購次數(shù)超過5次或一次性簽訂半年、全年或多年——即固定采購客戶；經(jīng)貿(mào)類公司一次性采購金額超過30萬元，符合上述條件之一者；2.合同標(biāo)的額超過50萬元（含50萬元）的銷售合同；3.履行期超過一年（含一年）的租賃合同、承包合同，龍澤大廈的物業(yè)出租合同除外；4.按規(guī)定必須鑒證的合同。（二）合同審批的內(nèi)容主要包括：合同的主體資格、主要條款、項(xiàng)目、價(jià)格等內(nèi)容。（三）合同審批的程序?qū)τ谛鑸?bào)批的合同，各分、子公司需據(jù)實(shí)詳細(xì)填寫一式兩份的《合同審查審批表》（見附件1），上報(bào)總部經(jīng)營管理部門進(jìn)行審批。（具體程序見附件2）第十九條合同的委托代理管理（一）經(jīng)濟(jì)合同委托代理分兩種情況：1.不具備法人資格的分支機(jī)構(gòu)對外簽訂合同，由企業(yè)法人委托代理；2.法人代表委托不具有法人資格的業(yè)務(wù)人員對外簽訂合同，由法人代表委托授權(quán)。（二）各分、子公司嚴(yán)格授權(quán)委托書的管理，簽訂合同的受托人員嚴(yán)格在代理事項(xiàng)、代理權(quán)限以及期限內(nèi)簽訂合同。第二十條合同用章的管理（一）刻制合同專用章，按規(guī)定須持有營業(yè)執(zhí)照副本到工商行政管理部門提出申請，由工商行政管理部門出具刻制印章證明，經(jīng)公安部門批準(zhǔn)后到指定的部門刻制。（二）合同用章的使用與保管1.合同用章要責(zé)成專人保管，建立使用程序和保管措施；2.合同用章的使用，必須按法定代表人授權(quán)的范圍，超越范圍不準(zhǔn)使用；3.合同專用章不準(zhǔn)攜帶外出，必須攜帶的須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記，回來后由合同管理員檢查是否丟失或超越使用權(quán)限等。不準(zhǔn)蓋空白的合同書；4.合同用章丟失應(yīng)立即在報(bào)紙、電視、廣播聲明作廢。第二十一條合同臺帳與資料的管理（一）各分、子公司設(shè)專或兼職人員負(fù)責(zé)合同管理。（二）合同管理人員應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)的合同簽訂、審批、履行、糾紛處理等情況臺帳或檔案資料等，并認(rèn)真登記保管。（三）合同臺帳的內(nèi)容包括簽約雙方當(dāng)事人的名稱、地址、法人代表、姓名、簽訂合同的時(shí)間、標(biāo)的和價(jià)款、履行期限等都要詳細(xì)記載。（四）合同資料除合同正副本外還包括電報(bào)、信函、賬冊、圖表及涉及糾紛案件等經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的資料都要妥善保管。（五）合同執(zhí)行完畢，合同管理人員應(yīng)在年底將相關(guān)的合同資料移交辦公室統(tǒng)一歸檔。（六）合同資料的保管期限1.永久保留的合同資料。2.長期保存的合同資料（一般為15年）。例如：購進(jìn)量大、精密、稀有設(shè)備及其文書。橫向聯(lián)營合同及其文書等；3.短期保存的合同（一般為3年）。例如：各類產(chǎn)品的購銷合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同等；4.上述各類合同在保管期限內(nèi)如有法律所規(guī)定的權(quán)利與義務(wù)未完結(jié)或存在經(jīng)濟(jì)糾紛等情況，合同應(yīng)繼續(xù)保留，不受上述規(guī)定的保管期限的限制。（七）合同資料的借閱因工作需要借閱經(jīng)濟(jì)合同資料時(shí)，按借閱檔案有關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記，不準(zhǔn)擅自外借，復(fù)印時(shí)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并及時(shí)歸檔。第二十二條合同資料的統(tǒng)計(jì)上報(bào)1.各分、子公司的合同管理員于次月5日前上報(bào)上月的合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表（見附件3）、所簽合同的原件、合同審查審批表的復(fù)印件、經(jīng)濟(jì)糾紛資料的復(fù)印件；2.