介紹信管理制度

介紹信管理制度公司介紹信使用管理規(guī)定第一部分：公司介紹信使用管理辦法鑒于公司介紹信的管理與使用亟需規(guī)范，以確保審批流程的嚴謹性，特此制定本管理辦法。第一章總則第一條介紹信乃公司派遣員工外出接洽工作或商討事務時的正式憑證。第二條介紹信的管理工作歸屬于公司綜合管理部門，由專人負責。第二章介紹信的管理與使用第三條介紹信由信文與存根兩部分組成，信文交由攜帶者，存根則留存于本單位備查。第四條若介紹信發(fā)出后未被使用，應歸還至管理人員，并粘貼于存根之上。第五條介紹信內(nèi)容須明確具體，并務必注明有效期限。第六條介紹信管理人員對所開具的介紹信負有責任，如由他人代填，需核對其內(nèi)容的一致性。第七條應嚴格限制使用空白介紹信。第三章介紹信的審批流程第八條申請使用介紹信需經(jīng)公司高層領(lǐng)導批準。第九條對于不涉及重大事務的日常事務，可由綜合部門負責人批準或授權(quán)介紹信管理人員掌握使用。第十條介紹信管理人員在開具介紹信時，必須在存根上注明批準人的姓名、批準日期等信息。第十一條特殊情況下需使用空白介紹信時，須由公司主要領(lǐng)導批準。第四章附則本管理辦法由公司綜合部門負責解釋，自公布之日起生效。第二部分：介紹信管理制度企業(yè)的介紹信是企業(yè)派遣員工前往其他單位進行工作聯(lián)系或執(zhí)行任務時所使用的正式信函。介紹信不僅用于證明持證人的身份，還用于說明聯(lián)系事務的性質(zhì)。企業(yè)應備有相應的介紹信，以便在需要時使用。一、介紹信的種類企業(yè)所使用的介紹信大致可分為以下幾種：1.業(yè)務介紹信用于企業(yè)對外進行業(yè)務聯(lián)系，通常因特定業(yè)務需要而開具，內(nèi)容較為詳細，常采用手寫或打印在信箋上，并裝入信封。2.專用介紹信用于特定事務的辦理，如購買機票、辦理出國手續(xù)等。企業(yè)的各個業(yè)務部門也常備有專用的業(yè)務介紹信，用于經(jīng)常性業(yè)務的介紹與辦理。專用介紹信內(nèi)容和格式固定，可一次性印制多份，填寫、蓋章后即生效。3.存根介紹信此類介紹信為鉛印，分為存根和外出使用的介紹信兩聯(lián)，兩聯(lián)均有編號，便于查對。兩聯(lián)之間有縫線，開具時需加蓋騎縫章以供核對。4.證明信可由企業(yè)、機關(guān)、團體或個人出具，用以證明特定組織、團體、個人或相關(guān)事項的真實情況。若以個人名義出具，除個人簽字或蓋章外，還需所在組織加蓋公章以證明其身份。二、加強介紹信管理的措施1.印制的介紹信應由專人負責保管，企業(yè)級介紹信由企業(yè)辦公室秘書保管，部門級介紹信由部門指定人員保管，不得分發(fā)空白介紹信或私自保留空白介紹信。2.出具介紹信時應注明單位落款、出具時間和有效期限。存根介紹信還需加蓋騎縫章，存根部分除包含與持出部分相同內(nèi)容外，還應有批準領(lǐng)導簽字和經(jīng)辦人信息。介紹信內(nèi)容應具體明確，避免使用模糊字眼。3.開具介紹信需嚴格遵守審批手續(xù)。申請人需在介紹信簽批單上填寫完整信息，上報主管領(lǐng)導審批。秘書根據(jù)簽批單填寫介紹信并蓋章后發(fā)放。開具介紹信需履行簽批程序，以便單位領(lǐng)導掌握使用情況，防止濫用。4.填寫介紹信時應確保持出部分與存根部分內(nèi)容一致。5.介紹信應用毛筆、鋼筆或簽字筆書寫，字跡清晰、準確，不得涂改。如有涂改，應加蓋公章以示非私自改動。6.應先開具介紹信后加蓋印章，不得在空白介紹信上預先蓋印，也不得將空白介紹信發(fā)放給外出人員自行填寫。如確需開具空白介紹信，應控制數(shù)量，并注明有效期限，外出人員返回后應收回未使用的空白介紹信。7.秘書人員不得私自為他人開具介紹信。8.接待外單位人員時，應仔細核查其介紹信。事務辦理完畢后，應保留來人介紹信，并請其在介紹信背面簽字確認辦理情況，以便日后查對。如發(fā)現(xiàn)介紹信存在問題，應與來人單位聯(lián)系，核實介紹信及來人真?zhèn)巍?.對于因情況變化