CHT 1030-2012 基礎測繪項目文件歸檔技術規(guī)定（正式版）

基礎測繪項目文件歸檔技術規(guī)定國家測繪地理信息局發(fā)布I前言 Ⅱ Ⅲ 12規(guī)范性引用文件 13術語和定義 1 25歸檔紙質(zhì)文件 26歸檔電子文件 47歸檔紙質(zhì)文件的整理 48歸檔電子文件的數(shù)據(jù)組織 59編目與歸檔 5附錄A(規(guī)范性附錄)基礎測繪項目歸檔范圍、保管期限和份數(shù) 7附錄B(資料性附錄)照片歸檔樣式示例 9附錄C(規(guī)范性附錄)測繪管理工作國家秘密范圍目錄 附錄D(規(guī)范性附錄)涉密文件標識章 附錄E(規(guī)范性附錄)移交清單 附錄F(規(guī)范性附錄)歸檔查驗登記表 參考文獻 Ⅱ本標準由國家測繪地理信息局提出并歸口。本標準起草單位：國家基礎地理信息中心。本標準主要起草人：李佳、紀云平、王小平、宋鴻運、劉悅。Ⅲ基礎測繪項目文件是在實施項目過程中形成的，是指導后續(xù)測繪工作和查考利用的憑證，具有十分重要的參考價值。本標準是為規(guī)范基礎測繪項目文件的整理、歸檔和移交而制定的。內(nèi)容涉及歸檔紙質(zhì)文件和歸檔電子文件的質(zhì)量要求、紙質(zhì)文件的整理方法、歸檔電子文件的數(shù)據(jù)組織方法、項目文件的歸檔移交等方面的工作。本標準的制定本著科學性、可行性的原則進行。本標準是在長期的基礎測繪項目整理歸檔實踐的基礎上，依據(jù)國家測繪地理信息局的相關標準，借鑒國家檔案局制定的相關標準編制而成?；A測繪項目文件歸檔技術規(guī)定1范圍本標準規(guī)定了基礎測繪項目實施中形成的文件(包括紙質(zhì)文件、電子文件)的質(zhì)量、整理與歸檔要求。本標準適用于基礎測繪項目文件的積累、收集、整理、歸檔等工作。其他測繪項目可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T788圖書和雜志開本及其幅面尺寸CH/T1001測繪技術總結編寫規(guī)定CH/T1004測繪技術設計規(guī)定CH/Z1001測繪成果質(zhì)量檢驗報告編寫基本規(guī)定3術語和定義下列術語和定義適用于本文件?；A測繪項目文件recordofbasicsurveyingandmappingproject基礎測繪項目在立項、審批、設計、實施、檢查驗收過程中，按照一定程序和技術要求直接形成的，與本項目密切相關的，以文字、圖像、圖表、數(shù)據(jù)等形式反映工作成果的一整套信息(主要包括紙質(zhì)文件和電子文件)。國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。最初產(chǎn)生的區(qū)別于復制件的原始文件。正本officialtext有規(guī)范格式和生效標志的正式文本。再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復本，備存查和通知有關方面之用。2歸檔文件整理archivalarrangement對文件資料內(nèi)容和形式特征等進行分析、選擇和記錄的過程。編目cataloguing;description按照一定的規(guī)則進行檔案著錄，并將條目組織成目錄的過程。單位工程subunitproject具有獨立設計文件、可獨立組織實施的基礎測繪項目。4總則4.1基礎測繪項目實施過程中形成的最終結果，且應當保存?zhèn)洳榈奈募鶓獨w檔，歸檔范圍、保管期限和份數(shù)見附錄A。4.2歸檔紙質(zhì)文件應使用原件、正本或副本。內(nèi)容應反映本項目生產(chǎn)實施、科學研究、設備購置及其管合相應標準規(guī)范。4.3歸檔電子文件由紙質(zhì)文件和電子文件兩種載體構成。一份文件既歸檔了紙質(zhì)文件又歸檔了電子文件的，其電子文件的內(nèi)容、編排體例和編輯格式(如字體、字號等)、生效標識等應與紙質(zhì)文件一致。4.4歸檔紙質(zhì)文件生效標識(如公章、簽字、日期等)缺項、沒有或不符合相關標準的，應補正后再歸檔。4.5記載基礎測繪項目實施且有保存價值的照片，應歸檔原始數(shù)碼照片，并同時打印一套紙質(zhì)文件4.6基礎測繪項目文件歸檔一般在單位工程中進行。基礎測繪歸檔文件整理由項目承擔單位負責。未經(jīng)系統(tǒng)整理或檢驗不合格的基礎測繪項目文件不應移交歸檔。4.7第5、6、7、8章的規(guī)定與已有專業(yè)技術標準不一致的，按專業(yè)技術標準的規(guī)定執(zhí)行。5歸檔紙質(zhì)文件5.1.1文件開本除特別業(yè)務規(guī)定外，歸檔紙質(zhì)文件宜采用GB/T788—1999規(guī)定的A系列規(guī)格紙張的A4幅面(29.7cm×21cm)制作；各類圖表宜采用A4型紙或A4型紙的2,4,6,…倍制作。5.1.2紙張規(guī)格歸檔紙質(zhì)文件宜用70g/m2的普通中性紙制作。封面、封底宜用不高于120g/m2的普通中性紙制作。不應使用傳真件、熱敏紙制作文件進行歸檔。5.1.3字跡材料歸檔紙質(zhì)文件應使用油墨、碳素墨水、藍黑墨水等耐久性好的字跡材料書寫，或用激光打印機制作。3除特殊規(guī)定外，不應使用鉛筆、紅色墨水、純藍墨水、復寫紙等不耐久的字跡材料書寫和制作。5.1.4照片歸檔數(shù)碼照片以JPEG格式，12cm×9cm大小，嵌入Word文檔。A4紙排版，一頁紙放置兩張照片，每張照片都應配有簡要文字說明，反映照片所表達的有關內(nèi)容(格式參見附錄B)。以Word文檔上交電子照片，并同時打印成文本，裝訂成冊。5.2.1歸檔紙質(zhì)文件應按件裝訂。裝訂前應剔除文件上的金屬物，對破損、字跡不清的頁面應修復或更換。封面、封底不宜進行塑封等處理。5.2.2歸檔紙質(zhì)文件一般為左側豎型裝訂，所有橫型使用的頁面，字頭一律朝裝訂線方向。5.2.3歸檔紙質(zhì)文件宜采用線裝、膠裝，也可采用對紙張無損的粘合劑粘貼。5.2.4要裝訂結實、整齊，不丟頁、無空白頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。5.3密級標識5.3.1歸檔紙質(zhì)文件的密級及保密期限見附錄C。5.3.2測繪管理工作涉及國防和國家其他部門或行業(yè)的國家秘密，按其主管部門的國家秘密范圍規(guī)定。5.3.3除有特殊規(guī)定的以外，所有書面形式的絕密、機密、秘密和內(nèi)部文件，應在文件封面(或首頁)的左上角標明密級、保密期限和定密依據(jù)，即涉密文件標識章(樣式見附錄D);凡有包裝盒(或套、袋等)的絕密、機密、秘密和內(nèi)部文件，應在包裝盒(或套、袋等)左上角標明秘級、保密期限和定密依據(jù)。5.4生效標識5.4.1基礎測繪項目總體方案、項目設計書、技術設計書和專業(yè)技術設計書等應符合CH/T1004的相關格式規(guī)定。設計負責人、主要設計人應簽字；審核人、審批人應簽署姓名和意見；應加蓋單位公章；宜加蓋騎縫章。5.4.2基礎測繪項目總結、技術總結和專業(yè)技術總結等應符合CH/T1001的相關格式規(guī)定。編寫人應簽字；審核人應簽署姓名和意見；應加蓋單位公章。5.4.3基礎測繪成果質(zhì)量檢驗報告應符合CH/Z1001的相關格式規(guī)定。內(nèi)容有涂改、無相關人員簽字、無騎縫章、復印件未補蓋檢驗單位公章的不能歸檔。5.4.4由法人單位制發(fā)的文件應加蓋單位的公章。由兩個或兩個以上法人單位共同制發(fā)的文件應加蓋各法人單位的公章。5.4.5單位簽署的合同、協(xié)議等文件應有雙方法人或委托人代理人(法人代表)的簽字、公章和日期，兩頁及兩頁以上的應加蓋騎縫章。5.4.6由個人制發(fā)的文件應有本人簽名；由多人共同制發(fā)的文件，應有代表人簽名，并附所有成員簽名表。5.4.7一份文件不宜多處加蓋公章(如內(nèi)封面蓋公章，封面不宜再蓋)。落款處一般不署制發(fā)文件單位名稱，只標識成文時間。加蓋公章應端整、居中。當公章下弧無文字時，以公章下弧壓在成文時間上；當公章下弧有文字時，以公章中心線壓在成文時間上。5.5頁碼編制使用阿拉伯數(shù)字，自內(nèi)封面(無封面的從有效頁)開始對所有有內(nèi)容的頁連續(xù)編制頁碼。頁碼置于頁面底部中央距頁底邊緣1.5cm處；或正頁面右下角，背頁面左下角，距翻口1.5cm處。46歸檔電子文件6.1基本要求6.1.1基礎測繪項目實施過程中形成的電子文件，以及開發(fā)的軟件、平臺、操作系統(tǒng)等的最終版本應歸檔。6.1.2歸檔電子文件不應加密、打包壓縮、編譯。6.1.3同一文件既歸檔紙質(zhì)文件，又歸檔電子文件的，電子文件應符合4.3的規(guī)定。6.1.4歸檔電子文件數(shù)據(jù)量大于一張光盤容量的宜用移動硬盤。含有絕密、機密、秘密和內(nèi)部電子文件的光盤、磁帶應在盤面和盤盒(套)面進行標示。6.2.1文本文件宜轉換為RTF格式。插圖、插表的文件格式應能插入RTF文件中，且在其中能正常使用。6.2.2圖像文件宜轉換成JPEG、TIFF格式。6.2.3視頻文件宜使用MPEG、AVI格式。6.2.4音頻文件宜使用WAV、MP3格式。6.2.5GPS觀測數(shù)據(jù)應歸檔原始數(shù)據(jù)和轉換為RENIX格式的數(shù)據(jù)。6.2.6數(shù)字高程模型(DEM)、數(shù)字正射影像(DOM)、數(shù)字線劃圖(DLG)、地表覆蓋數(shù)據(jù)(LC)等基礎地理信息數(shù)據(jù)，以及數(shù)字地形圖(矢量數(shù)字地形圖、柵格數(shù)字地形圖)、數(shù)字影像地形圖(矢量影像數(shù)字地形圖、柵格影像數(shù)字地形圖)、數(shù)字暈渲地形圖(矢量暈渲數(shù)字地形圖、柵格暈渲數(shù)字地形圖)、EPS印前數(shù)據(jù)等，以現(xiàn)行國家標準規(guī)范或經(jīng)基礎測繪項目主管部門批準的格式歸檔。7歸檔紙質(zhì)文件的整理7.1排序7.1.1將分好類的歸檔紙質(zhì)文件按形成的時間順序排列；以圖幅集中的文件按圖幅編號升序排列，同一項目圖幅內(nèi)的文件排列順序應一致。7.1.2排列時應將密切相聯(lián)的兩個文件排列在一起。正文在前，附件在后；批復在前，對應的請示在后；復文在前，對應的來文在后。7.2.1所謂分類就是要把歸檔紙質(zhì)文件按照立項文件、實施文件、驗收文件、成果文件等同一類型、同一載體的文件集中在一起。7.2.2當基礎測繪項目跨多個測繪專業(yè)時，應先按大地測量、航空攝影測量、地圖制圖、基礎地理數(shù)據(jù)等專業(yè)分類，再按7.2.1的規(guī)定進行細分。7.2.3成果文件能夠以圖幅集中的宜按圖幅集中分類。7.3編寫件號按文件排列順序從“1”開始逐件編號。編件號宜用較軟的鉛筆書寫在文件封面或首頁右上角空白處。58歸檔電子文件的數(shù)據(jù)組織8.1整理歸檔電子文件應按項目、測(攝)區(qū)、課題組織整理。項目、測(攝)區(qū)、課題文本電子文件與測繪成果電子文件應分文件夾存放；不同類別的測繪成果電子文件宜分文件夾存放；電子文件存放最小單元應保證其完整性要求。8.2說明有矢量數(shù)字地形圖、柵格數(shù)字地形圖、基礎地理數(shù)據(jù)(庫數(shù)據(jù))、電子記錄數(shù)據(jù)、數(shù)字航空攝影等數(shù)據(jù)，以及開發(fā)的軟件等電子文件的，應附加一個說明文件，放在電子文件的根目錄下。說明文件使用Word文檔制作，文件名格式為“XXX項目電子文件說明.doc”,“XXX”代表項目名稱。說明文件應包含以下a)項目背景：簡述立項背景、項目名稱、資金來源、數(shù)字成果的密級、制作單位和制作時間等；b)生產(chǎn)工藝：簡述數(shù)字測繪成果的工藝流程或生產(chǎn)方法；c)數(shù)據(jù)組織：詳述數(shù)據(jù)組織原則、結構和文件命名規(guī)則；d)應用方式：詳述數(shù)字測繪成果的數(shù)據(jù)格式、運行環(huán)境(包括操作系統(tǒng)、應用軟件及版本號)、字庫e)安裝方式：詳述軟件系統(tǒng)安裝指南(包括安裝環(huán)境和安裝步驟),基于關系型數(shù)據(jù)庫運行的基礎地理信息數(shù)據(jù)的導入、導出方法等；9編目與歸檔9.1移交清單目錄項移交清單目錄包括：序號、題名、文件編號/數(shù)據(jù)格式、責任者、形成日期、載體類型、件數(shù)、密級9.2移交清單與著錄要求9.2.1移交清單目錄著錄在Excel電子工作表上。著錄應使用規(guī)范化漢字，數(shù)字使用阿拉伯數(shù)字；字與字、字與數(shù)字、字與符號之間不留空格；所有字母、數(shù)字、符號應使用半角。紙質(zhì)文件和電子文件都應著錄。9.2.2著錄標識符包括：b)“…”表示著錄內(nèi)容中節(jié)略部分。9.2.3序號項。序號是文件排列的順序號。一份紙質(zhì)文件為1件，一個存放最小單元的電子文件為1能空置。沒有題名的文件應補正后再著錄。題名過于冗長時，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，9.2.5文件編號/數(shù)據(jù)格式項。文件編號是發(fā)文字號、項目編號、任務書編號、鑒定證書編號、審核文件編號、質(zhì)檢報告編號、招標編號、合同編號、協(xié)議書編號、圖幅編號等的統(tǒng)稱。電子文件的數(shù)據(jù)格式著錄在6本項內(nèi)。文件編號/數(shù)據(jù)格式項為選錄項，可空置。9.2.6責任者項。責任者是對文件內(nèi)容進行創(chuàng)造，且負有責任的作者、測繪單位、編制單位、出版單位等團體或個人的統(tǒng)稱。責任者為必錄項，不應空置。沒有責任者的文件，應補正后再著錄。責任者有多個時，著錄列居首位的責任者，其他責任者用“[等]”表示。應使用責任者的標準全稱，不應使用簡稱或縮寫名稱。9.2.7形成日期項。形成日期是發(fā)文時間、簽署時間、觀測時間、出版時間、修改時間、攝影日期等的統(tǒng)稱。形成日期為必錄項，不應空置。沒有日期的文件，應補正后再著錄。形成日期用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1～4位數(shù)表示年，第5～6位數(shù)表示月，第7～8位數(shù)表示日。缺位用“0”補。9.2.8載體類型項?；A測繪項目文件的載體類型分為紙、膠片、膠卷、磁帶、光盤等，多于一種時以9.2.9件數(shù)項。當把若干個檔案文件當作一個整體編制1條目錄時，如果該條目所包含的文件數(shù)量沒有意義(或相對次要，沒必要關心),則件數(shù)為“1”;如果該條目所包含的文件數(shù)量比較重要，則件數(shù)應如實反映檔案文件數(shù)量。9.2.10密級項?；A測繪文件分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部、公開五個級別。密級為必錄項，不應空置按文件標示的秘密等級著錄。9.3歸檔9.3.1基礎測繪項目承擔單位應向檔案接收單位提出歸檔查驗申請，提出歸檔查驗的同時應提交紙質(zhì)《移交清單》(樣式、制作與填寫要求見附錄E)及移交清單目錄的Excel電子工作表一套。9.3.2基礎測繪項目文件應通過測繪檔案接收單位查驗后再移交歸檔。查驗后，填寫《歸檔查驗登記9.3.3基礎測繪項目通過鑒定驗收、歸檔查驗后兩個月內(nèi)連同鑒定驗收的文件一起歸檔，也可歸檔查驗后立即歸檔。9.3.4基礎測繪項目文件歸檔應履行手續(xù)。《移交清單》各項內(nèi)容應填寫齊全。經(jīng)辦人和接收人應簽7(規(guī)范性附錄)基礎測繪項目歸檔范圍、保管期限和份數(shù)表A.1規(guī)定了基礎測繪項目歸檔范圍、保管期限和份數(shù)。表A.1基礎測繪項目歸檔范圍、保管期限和份數(shù)歸檔范圍1項目申請(建議)書11112調(diào)研報告1111項目各階段的工作總結、技術總結(專業(yè)技術總結)1監(jiān)理報告1項目相關公文(通知、函、批復、報告、會議紀要等)1實驗報告、測試報告協(xié)議、合同13項目階段性總結1項目工作總結1項目技術總結(專業(yè)技術總結)14點之記1控制點分布圖、水準路線圖1選點、埋石、建站照片1外業(yè)觀測數(shù)據(jù)11內(nèi)業(yè)計算資料、誤差計算18歸檔范圍3點位對照表1監(jiān)理報告(測繪成果質(zhì)量檢驗報告)11控制像片11自然地理、資源環(huán)境、經(jīng)濟、社會等基本信息參考資料1圖歷簿(少數(shù)民族地區(qū)應附少數(shù)民族地名調(diào)查表)及各種附圖、附表1景觀圖片111作業(yè)區(qū)衛(wèi)星影像接合圖、圖幅分幅接合圖1控制點及加密點分布圖11(僅限外業(yè)施測檢測點的圖幅)以及相關文檔1數(shù)字正射影像，包括以景為單位未作色彩調(diào)整的數(shù)字正射影像數(shù)據(jù)和測檢測點的圖幅)以及相關文檔111111519(資料性附錄)照片歸檔樣式示例12月27日西部測圖工地形圖交接儀式在四川測繪局舉行(照片置于此處)交接代(照片置于此處)(規(guī)范性附錄)測繪管理工作國家秘密范圍目錄表C.1測繪管理工作國家秘密范圍國家秘密事項名稱控制范圍1國家大地坐標系、地心坐標系以及獨立坐標系之間的準的測繪成果保管單位及用戶；經(jīng)總參測繪導航局批準的軍事測繪成果保管單位及用戶231:1萬、1:5萬全國高精度數(shù)字高程模型45國家等級控制點坐標成果以及其他精度相當?shù)淖鴺瞬块T批準的測繪成果保管單位及用戶；經(jīng)大軍區(qū)以上軍隊測繪主管部門批準的軍事測繪成果保管單位及用戶6國家等級天文、三角、導線、衛(wèi)星大地測量的觀測成果7國家等級重力點成果及其他精度相當?shù)闹亓c成果8成果；精度優(yōu)于±1m的高程異常成果；精度優(yōu)于±3”的9涉及軍事禁區(qū)的大于或等于1:1萬的國家基本比例1:2.5萬、1:5萬和1:10萬國家基本比例尺地形圖空間精度及涉及的要素和范圍相當于上述機密基礎測部門批準的測繪成果保管單位及用戶；經(jīng)大軍區(qū)以上軍隊測繪主管部門批準的軍事測繪成果保管單位及用戶；該成果測繪單位及其測繪成構成環(huán)線或線路長度超過1000m的國家等級水準網(wǎng)管部門批準的測繪成果保管單位及用戶；經(jīng)大軍區(qū)以上測繪主管部門批準的軍事測繪成果保管單位及用戶±10mGal的重力異常成果；精度在±1m至±2m的高連續(xù)的、覆蓋范圍超過6km2的大于1:5000的國家基國家秘密事項名稱控制范圍1:50萬、1:25萬、1:1萬國家基本比例尺地形圖及管部門批準的測繪成果保管單位及用戶；經(jīng)大軍區(qū)以上測繪主管部門批準的軍事測繪成果保管單位及用戶空間精度及涉及的要素和范圍相當于上述秘密基礎測管部門批準的測繪成果保管單位及用戶；經(jīng)大軍區(qū)以上測繪主管部門批準的軍事測繪成果保管單位及用戶；該成果測繪單位及其測繪成果國民經(jīng)濟重要工程設施精度優(yōu)于±100m的點位坐標注1:依據(jù)《測繪管理工作國家秘密范圍的規(guī)定》(國測辦〔2003〕17號)。注2:“測繪成果”包括紙、光、磁等各類介質(zhì)所承載的測繪數(shù)據(jù)(規(guī)范性附錄)涉密文件標識章D.1涉密文件標識章的樣式參見圖D.1。D.2涉密文件標識章制作要求如下：a)涉密文件標識章左右長40mm;上下高13mm;(規(guī)范性附錄)E.1《移交清單》封面和移交清單目錄的樣式參見圖E.1和圖E.2?！痢痢另椖恳平环绞剑簹w檔(入館單號：2011×××)移交單位(公章):接收單位(公章):四條第三款，項目負責人對項目歸檔工作負具體責任。請項目負責人審核項目歸檔材項目負責人題名文件編號/責任者形成日期類型件數(shù)密級:圖E.2移交清單目錄樣式E.2《移交清單》封面各要素制作與填寫要求如下：b)第二行為宋體、小初、加粗；c)第三行為宋體、三號；d)第四行至第十行為宋體、四號；e)“完整性、準確性說明”部分的內(nèi)容為宋體、小四號；f)最后兩行為宋體