孫娜建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

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內(nèi)容提要?建設(shè)項(xiàng)目檔案檔案工作概述?項(xiàng)目文件的形成與歸檔?項(xiàng)目文件的整理與組卷?竣工圖的編制與審核?項(xiàng)目檔案分類與檔號(hào)編制

第一章建設(shè)項(xiàng)目檔案工作概述

?基本概念?建設(shè)項(xiàng)目檔案工作特點(diǎn)?建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理原則、目標(biāo)及措施?項(xiàng)目檔案工作的職責(zé)任務(wù)一、基本概念相關(guān)述語(yǔ)建設(shè)項(xiàng)目單項(xiàng)工程單位工程分部工程分項(xiàng)工程項(xiàng)目文件前期文件竣工文件施工文件竣工圖監(jiān)理文件竣工驗(yàn)收文件項(xiàng)目檔案文件歸檔檔案移交

（一）建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)概念1.建設(shè)項(xiàng)目。指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。一般以一個(gè)企業(yè)（或聯(lián)合企業(yè)）、事業(yè)單位或獨(dú)立工程作為一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目。

2.單項(xiàng)工程。指建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。

單項(xiàng)工程從施工的角度看是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，在工程項(xiàng)目總體施工部署和管理目標(biāo)的指導(dǎo)下，形成自身的項(xiàng)目管理方案和目標(biāo)，依照其投資和質(zhì)量要求，如期建成并交付使用。單項(xiàng)工程師建設(shè)工程項(xiàng)目的組成部分。一個(gè)工程項(xiàng)目由一個(gè)或多個(gè)單項(xiàng)工程組成。如工民建設(shè)工程中，某工廠建設(shè)項(xiàng)目中的生產(chǎn)車間、辦公樓、住宅等即可成為單項(xiàng)工程；某學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目中的教學(xué)樓、食堂、宿舍等也可稱為單項(xiàng)工程；它是基建項(xiàng)目的組成部分。再如公路工程中獨(dú)立設(shè)計(jì)、獨(dú)立施工、建成后可以獨(dú)立交工通車的一個(gè)合同段，即可成為單項(xiàng)工程。單擊此處添加標(biāo)題

3.單位工程。指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，但建成后不能獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。是工程單項(xiàng)工程的組成部分。在工民建設(shè)工程中，如生產(chǎn)車間這個(gè)單項(xiàng)工程一般是由建筑工程、設(shè)備安裝工程這兩個(gè)單位工程組成的。在公路工程中，如某標(biāo)段這個(gè)單項(xiàng)工程是由路基工程、路面工程、橋梁工程、隧道工程等等單位工程組成的。單位工程與單項(xiàng)工程兩者的區(qū)別，主要是看它竣工后能否獨(dú)立地發(fā)揮整體效益或生產(chǎn)能力。若公路工程劃分標(biāo)段的話，每個(gè)標(biāo)段的路基工程、路面工程就是單位工程。建筑工程中辦公樓單項(xiàng)工程，其包含的土建工程、采暖工程、通風(fēng)工程、照明工程，熱力設(shè)備及安裝工程，電氣設(shè)備及安裝工程等，都可稱為單位工程。

4.分部工程。指單位工程中按工程的部位、結(jié)構(gòu)形式等的不同劃份的工程，是單位工程的組成部分。一般工業(yè)與民用建筑工程的分部工程包括：地基與基礎(chǔ)工程、主體結(jié)構(gòu)工程、裝飾裝修工程、屋面工程、給排水及采暖工程、電氣工程、智能建筑工程、通風(fēng)與空調(diào)工程、電梯工程。公路工程的分部工程包括：路基石方工程、小橋涵工程、大型擋土墻、路面工程、橋梁基礎(chǔ)及下部構(gòu)造、橋梁上部構(gòu)造預(yù)制和安裝等等。在工民建工程中，當(dāng)分部工程較大時(shí)，可將其分為若干子分部工程。如裝飾裝修工程科分為：地面、門窗、吊頂工程；建筑電氣工程可劃分為：室外電氣、電子照明安裝、電氣動(dòng)力等子分部工程。

5.分項(xiàng)工程。指分部工程的組成部分，是施工圖預(yù)算中最基本的計(jì)算單位，它又是概算定額的基本計(jì)量單位，故也稱為工程定額子目或工程細(xì)目，將分部工程進(jìn)一步劃分的。它是按照不同的施工方法、不同材料的不同規(guī)格等確定的，一般按主要工程、材料、工藝、設(shè)備類別進(jìn)行劃分。如：基礎(chǔ)工程的土方開挖工程、土方回填工程，整體結(jié)構(gòu)的鋼筋工程、模板工程、混凝土工程等。

6.隱蔽工程。所謂“隱蔽工程”，就是在裝修后被隱蔽起來，表面上無法看到的施工項(xiàng)目。例如地基、電氣管線、供水供熱管線等需要覆蓋、掩蓋的工程。

7.建設(shè)單位。指對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行組織管理，并在項(xiàng)目建設(shè)過程中負(fù)總責(zé)的組織。即建設(shè)管理部門，建設(shè)項(xiàng)目的法人或項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)指揮機(jī)構(gòu)。

8.參建單位。指參與項(xiàng)目建設(shè)并承擔(dān)特定法律責(zé)任的所有單位，主要包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、總承包、監(jiān)理、設(shè)備制造、第三方檢測(cè)等單位。

（二）項(xiàng)目文件的有關(guān)概念1.項(xiàng)目文件。指在項(xiàng)目建設(shè)（立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收）全過程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式的文件材料。包括前期文件、竣工文件、竣工驗(yàn)收文件等。

2.前期文件。指項(xiàng)目在籌備、立項(xiàng)、招投標(biāo)、合同協(xié)議、勘察設(shè)計(jì)、征地拆遷、移民安置及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。

3.竣工文件。指項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工（建筑、安裝）過程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的文件，主要由施工文件、竣工圖和監(jiān)理文件組成。

3-1.施工文件。指項(xiàng)目施工過程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件。3-2.竣工圖。指工程竣工后真實(shí)反映施工結(jié)果的圖樣。3-3.監(jiān)理文件。指工程監(jiān)理單位在履行建設(shè)工程監(jiān)理合同過程中形成或獲取的，以一定形式記錄、保存的文件。

4.竣工驗(yàn)收文件。指項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中形成的文件。（有安全、工程質(zhì)量、環(huán)保、消防、勞保、檔案竣工驗(yàn)收文件）

（三）項(xiàng)目檔案的有關(guān)概念

1.項(xiàng)目檔案。指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。包括前期文件、竣工文件（施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件）、竣工驗(yàn)收文件。

2.項(xiàng)目電子檔案。指項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件及相關(guān)過程信息的集合。

3.項(xiàng)目檔案管理卷。指檔案管理機(jī)構(gòu)在管理某一項(xiàng)過程中形成的，包括項(xiàng)目概況、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊(cè)等說明項(xiàng)目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。

項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)：

項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)緊密相關(guān)，項(xiàng)目建設(shè)涉及的專業(yè)廣、單位多、工序繁、周期長(zhǎng)，項(xiàng)目檔案與其他門類檔案相比，其構(gòu)成更繁雜、來源更廣泛、歸檔更漫長(zhǎng)、內(nèi)容更專業(yè)，同時(shí)管理難度更大、專業(yè)門檻更高。

（1）成套性。這是項(xiàng)目檔案最突出的特點(diǎn)。項(xiàng)目檔案形成于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的全過程，它反映了建設(shè)項(xiàng)目從提出、調(diào)研、可行性評(píng)估、審批、計(jì)劃、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、竣工、投產(chǎn)等專業(yè)領(lǐng)域的全部?jī)?nèi)容，項(xiàng)目檔案記載了項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的全過程和成果，這些專業(yè)之間既有所不同，又相互聯(lián)系，構(gòu)成了一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的成套性體系。

（2）專業(yè)性。項(xiàng)目檔案室專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包括工程勘察、設(shè)計(jì)、建筑施工、地質(zhì)、水文、測(cè)繪氣象、地震、設(shè)備及管道安裝、科研等，是專業(yè)技術(shù)人員智慧和勞動(dòng)的結(jié)晶。

（3）現(xiàn)實(shí)性。項(xiàng)目檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，項(xiàng)目檔案在用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值后，還會(huì)為二次、三次、若干次的提供利用，因此它具有長(zhǎng)期的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值。

（4）動(dòng)態(tài)性。這是項(xiàng)目檔案的一個(gè)比較明顯的特點(diǎn)，決定了檔案工作的難度。從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。二、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作特點(diǎn)責(zé)任重難度大要求高

（一）責(zé)任重

從項(xiàng)目檔案的價(jià)值和作用方面，項(xiàng)目檔案為建設(shè)管理、竣工驗(yàn)收、生產(chǎn)運(yùn)行、維修改造等服務(wù)，肩負(fù)著現(xiàn)實(shí)和歷史的雙重責(zé)任；從工作方面，項(xiàng)目檔案室工程建設(shè)管理的重要組成部分和必不可少的環(huán)節(jié)。

（二）難度大一是收集難：建設(shè)單位或項(xiàng)目法人與地質(zhì)勘探、勘察設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等參建單位各方之間接口關(guān)系多，人員變動(dòng)大，文件來源多不易控制；時(shí)間緊，伴隨項(xiàng)目建設(shè)周期，各階段都有相應(yīng)的任務(wù)，檔案工作必須及時(shí)跟進(jìn)同步管理，不能脫節(jié)；二是整理難：形成的檔案門類、載體復(fù)雜、數(shù)量大、參建單位水平不一。

（三）要求高

項(xiàng)目檔案是工程竣工驗(yàn)收、項(xiàng)目稽查、審計(jì)、評(píng)價(jià)的重要依據(jù)（外部監(jiān)管），是維護(hù)資產(chǎn)和權(quán)益的憑證，是運(yùn)行管理、維修改造的保證，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)（內(nèi)部需要），因此要求項(xiàng)目檔案要完整、系統(tǒng)準(zhǔn)確。在建設(shè)項(xiàng)目管理中最薄弱的工作環(huán)節(jié)就是檔案管理。據(jù)有關(guān)文獻(xiàn)介紹，建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中存在的許多問題，其中三分之二都直接與檔案管理及運(yùn)用的問題有關(guān)。

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理原則、目標(biāo)及措施

（一）管理原則

項(xiàng)目檔案管理應(yīng)遵循“統(tǒng)一管理、強(qiáng)化保障、融入建設(shè)、全程管控”的原則。

統(tǒng)一管理。建設(shè)建設(shè)單位對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

強(qiáng)化保障。建設(shè)單位與參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，配備項(xiàng)目檔案工作所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等各項(xiàng)管理資源。

融入建設(shè)。項(xiàng)目檔案工作應(yīng)融入項(xiàng)目建設(shè)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。

全程管控。建設(shè)單位及各參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目文件過程管理，通過節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，事項(xiàng)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。

（二）管理目標(biāo)

《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》總則第5款明確指出了項(xiàng)目檔案管理的目標(biāo)：項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。

完整性。工程各階段工作形成的重要項(xiàng)目文件收集齊全，能夠完整地記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程。

準(zhǔn)確性。真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)全過程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備，保證檔案的原始憑證屬性。

系統(tǒng)性。項(xiàng)目文件之間和項(xiàng)目檔案之間能夠系統(tǒng)成套、排列合理、邏輯閉環(huán)，能夠反映問題的來龍去脈和建設(shè)全過程，并保持有機(jī)聯(lián)系。

規(guī)范性。項(xiàng)目文件的形成、收集、組卷、鑒定、整理、歸檔以及項(xiàng)目檔案的上架、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等符合規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

安全性。項(xiàng)目文件與項(xiàng)目檔案實(shí)體不損毀、丟失，檔案裝具符合有關(guān)安全規(guī)定，庫(kù)房滿足“九防”要求，確保檔案信息安全。

（三）管理措施

建設(shè)項(xiàng)目具有工作計(jì)劃性強(qiáng)、更努力科學(xué)、組織嚴(yán)密、程序規(guī)范的管理特點(diǎn)，因此要求項(xiàng)目檔案工作也必須規(guī)范、科學(xué)，只有這樣才能將檔案工作納入工程建設(shè)的科學(xué)管理之中，使檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展。

1.檔案工作納入項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，是指項(xiàng)目法人對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的籌劃、籌資、設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施、經(jīng)營(yíng)管理、歸還貸款以及資產(chǎn)的增值和保值等全過程負(fù)責(zé)，并承擔(dān)投資風(fēng)險(xiǎn)。檔案工作納入項(xiàng)目法人制，就是將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行同步管理。建立和加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，就是要求項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

2.檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步管理。同步管理，就是要求檔案工作與工程項(xiàng)目立項(xiàng)同步，與施工驗(yàn)收同步，目的就是要在項(xiàng)目建設(shè)的全過程完成項(xiàng)目文件的收集、整理工作。檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步管理，目的是確保整體工程完工時(shí)項(xiàng)目文件也隨之完成歸檔。

3.檔案工作實(shí)行“三納入”、“四同步”、“五參加”管理。

“三納入”、“四同步”、“五參加”管理是國(guó)家為加強(qiáng)科技檔案工作的明確規(guī)定。

“三納入”：一是將項(xiàng)目文件的形成、積累、整理和歸檔工作納入項(xiàng)目建設(shè)工作計(jì)劃和各項(xiàng)管理程序；二是將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程和管理各個(gè)環(huán)節(jié)；三是將檔案工作納入工程領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和職責(zé)范圍。

“四同步”：一是在簽訂合同的同時(shí)提出項(xiàng)目檔案（包括竣工圖）的整理質(zhì)量、移交份數(shù)和歸檔要求設(shè)置的相應(yīng)條款；二是下達(dá)工程計(jì)劃的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；三是在檢查工程計(jì)劃進(jìn)度與施工質(zhì)量的同時(shí)檢查項(xiàng)目文件的形成、收集、整理情況；四是在工程竣工驗(yàn)收和評(píng)審、鑒定項(xiàng)目建設(shè)成果的同時(shí)驗(yàn)收項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確情況。

“五參加”：檔案人員一是參加建設(shè)項(xiàng)目的有關(guān)會(huì)議；二是參加建設(shè)項(xiàng)目工程創(chuàng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)等活動(dòng)；三是參加建設(shè)項(xiàng)目工程新產(chǎn)品的定型投產(chǎn)過程；四是參加建設(shè)項(xiàng)目工程的竣工驗(yàn)收；五是參加設(shè)備、重要儀器的開箱驗(yàn)收工作。

4.檔案工作納入合同管理制，依法管理項(xiàng)目檔案。合同是一切項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，因此要求合同的條文內(nèi)容要全面，把有關(guān)文件的歸檔工作納入到合同中，充分發(fā)揮合同的法律作用。

5.檔案工作納入工程技術(shù)管理。為確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，建設(shè)管理單位技術(shù)部門要對(duì)項(xiàng)目文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確情況進(jìn)行審查，配合檔案部門認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好項(xiàng)目檔案工作，工程技術(shù)管理是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。

6.檔案工作納入工程監(jiān)理制。項(xiàng)目檔案的整理質(zhì)量，是衡量工程各項(xiàng)工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。監(jiān)理工程師應(yīng)對(duì)項(xiàng)目文件形成質(zhì)量和竣工檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核把關(guān)，并在審核后履行簽字手續(xù)，充分發(fā)揮監(jiān)理的控制手段作用。

7.檔案工作納入工程驗(yàn)收程序。項(xiàng)目文件的整理，是工程建設(shè)過程中的一個(gè)必要環(huán)節(jié)。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格，是不能進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的整體驗(yàn)收的。

8.檔案工作納入合同工程結(jié)算和質(zhì)量保證金程序。為保證項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和及時(shí)、規(guī)范，建設(shè)管理單位應(yīng)建立文件歸檔結(jié)算支付體系，在工程款項(xiàng)結(jié)算審核程序中，設(shè)立檔案部門簽署意見，財(cái)務(wù)部門須在見到檔案部門的簽字后方可辦理與參建單位的資金結(jié)算和費(fèi)用支付。另外，工程質(zhì)量保證金對(duì)項(xiàng)目檔案具有同樣的質(zhì)保作用。

四、項(xiàng)目檔案工作的職責(zé)任務(wù)

（一）建設(shè)單位1.應(yīng)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目檔案工作的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際，制定、完善項(xiàng)目文件管理和檔案管理的制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實(shí)施。2.與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任，包括項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確千里單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。3.對(duì)參建單位進(jìn)行合同履約考核時(shí)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目文件管理?xiàng)l款的履行情況做出評(píng)價(jià)，合同款支付審批時(shí)應(yīng)審查項(xiàng)目文件的歸檔情況，并將項(xiàng)目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。4.項(xiàng)目開工前制定項(xiàng)目檔案工作方案，對(duì)參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和歸檔交底。5.建立項(xiàng)目文件管理和歸檔考核機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目文件的形成、積累和歸檔情況進(jìn)行考核。6.將項(xiàng)目檔案信息化納入項(xiàng)目管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，同步實(shí)施。7.按檔案行政管理部門和主管部門相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理登記，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的準(zhǔn)備和整改工作。

（二）建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)1.監(jiān)督、指導(dǎo)本單位工程管理相關(guān)部門及參建單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作，審查參建單位制定的針對(duì)該項(xiàng)目的文件管理和歸檔制度、規(guī)范。2.組織項(xiàng)目管理相關(guān)人員和檔案人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.參加項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、階段性檢查驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收。4.負(fù)責(zé)審查、抽查項(xiàng)目文件歸檔的完整性、真實(shí)性、合法性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。5、負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和移交工作。

（三）建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門1.對(duì)工程技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求，組織對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、總承包、檢測(cè)、供貨等單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。2.對(duì)本部門形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。3.機(jī)構(gòu)和人員變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)交接項(xiàng)目文件，辦理交接手續(xù)。

（四）參建單位1.建立符合建設(shè)單位要求的文件管理制度，報(bào)建設(shè)單位確認(rèn)。2.負(fù)責(zé)所承擔(dān)工程的文件收集、整理和歸檔工作。3.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。4.應(yīng)配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備，采取措施確保項(xiàng)目文件的安全。第二章項(xiàng)目文件的形成與歸檔

?項(xiàng)目文件的形成?項(xiàng)目文件歸檔范圍與保管期限一、項(xiàng)目文件的形成

（一）項(xiàng)目文件的形成要求1.項(xiàng)目前期文件、管理性文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定；工程技術(shù)文件應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.重要活動(dòng)及事件、原始地形地貌、建設(shè)過程中的工程形象進(jìn)度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應(yīng)形成照片和音視頻文件。3.項(xiàng)目文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號(hào)規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求。4.歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。因故用復(fù)制件歸檔時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。

（二）項(xiàng)目文件的制作要求

1.工程文件的制作應(yīng)使用激光打印件，不得用噴墨打印。

2.工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格采用標(biāo)準(zhǔn)（A3或A4）紙張。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

3.組卷時(shí)，一般情況檔案裝訂厚度以不超過45mm為宜。

4.整卷裝訂的歸檔文件，使用棉線、采取三孔一線的方法進(jìn)行裝訂。裝訂后應(yīng)加裝軟封面，軟封面盡量采用牛皮紙張。

（三）項(xiàng)目檔案正本、副本的質(zhì)量要求

項(xiàng)目檔案至少保存兩套：一套為正本存檔，另一套為副本，供今后借閱用?？⒐D至少保存三套。各工程項(xiàng)目依據(jù)檔案利用的實(shí)際情況確定保存套數(shù)。（1）對(duì)正本的質(zhì)量要求。

①歸檔文件必須是原件；

②文件部分必須按有關(guān)規(guī)定存檔；

③竣工圖紙必須加蓋竣工圖章，并按有關(guān)要求簽署。

（2）對(duì)副本的質(zhì)量要求。

①文件材料部分可以是復(fù)印的，但盡量采用原件歸檔；

②文件部分最好雙面復(fù)印，以減少儲(chǔ)存空間；

③竣工圖紙必須加蓋竣工圖章，副本與正本保持一致。

二、項(xiàng)目文件歸檔范圍與保管期限

（一）項(xiàng)目文件歸檔范圍的確定項(xiàng)目文件整理時(shí)，首先要確定哪些文件材料必須歸檔，哪些不歸檔，劃定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是在依據(jù)T28《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、行業(yè)特點(diǎn)、管理模式等特征，制定符合項(xiàng)目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表。其原則是：凡直接記述和反映工程建設(shè)全過程、具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的項(xiàng)目文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。正確劃定歸檔范圍是保證項(xiàng)目檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的關(guān)鍵。建設(shè)項(xiàng)目全過程形成的文件材料，主要包括立項(xiàng)文件、招投標(biāo)合同協(xié)議文件、勘察設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件、科研項(xiàng)目文件、竣工驗(yàn)收文件等。

（二）保管期限的確定目前，項(xiàng)目文件的保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年和10年。歸檔文件的保管期限劃定原則依據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》，結(jié)合項(xiàng)目文件的實(shí)現(xiàn)效用、歷史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值進(jìn)行確定。凡是反映工程建設(shè)及管理單位重要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本單位的工程建設(shè)、管理和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管；凡是反映主要工作活動(dòng)，對(duì)日常管理及工程建設(shè)、運(yùn)行與維護(hù)工作具有較重要的參考作用，并在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)可作為證據(jù)或依據(jù)的文件，列為定期30保存；凡是在短期內(nèi)有查考利用價(jià)值的文件，列為定期10年保存。

注：《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》規(guī)定的歸檔范圍是一種普適性的范圍。在實(shí)際操作中，每個(gè)行業(yè)、每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都具有自身的特點(diǎn)，因此凡是在項(xiàng)目建設(shè)全過程形成的具有后續(xù)利用價(jià)值的項(xiàng)目文件，經(jīng)過鑒定之后都應(yīng)該歸檔。

（三）不歸檔的文件材料

中間結(jié)算及臨時(shí)經(jīng)濟(jì)簽證資料、部分臨建工程（指工程建設(shè)完工后建筑實(shí)體不存在的工程，如清渣處理等工程）資料可作為臨時(shí)文件保存至工程全面完工，為工程審計(jì)、項(xiàng)目稽查提供查證依據(jù)；未中標(biāo)的招投標(biāo)文件可另柜保存一套（正本），暫存到工程決算結(jié)束或一定期限，其余可按規(guī)定銷毀或退還投標(biāo)方。三、項(xiàng)目文件形成和歸檔中存在的問題

（一）建設(shè)單位。在項(xiàng)目前期，通常沒有專門的檔案管理人員統(tǒng)一收集、保管有關(guān)材料，容易造成原始文件的丟失；且針對(duì)施工單位水平參差不齊的檔案員，建設(shè)單位培訓(xùn)的效果不明顯，指導(dǎo)難度大。

（二）設(shè)計(jì)單位。設(shè)計(jì)單位水平不一，對(duì)圖紙和變更，沒有使用統(tǒng)一的文件編號(hào)，造成管理上的無序，給竣工圖的編制和準(zhǔn)確性審核帶來困難。

（三）監(jiān)理單位。不及時(shí)審核現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量技術(shù)文件，對(duì)第一手施工文件的質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)，不認(rèn)真審核施工圖和竣工圖，甚至大量存在代簽現(xiàn)象，使檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性難以得到有效保障。

（四）施工單位。施工管理文件原件不及時(shí)收集；現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量文件不及時(shí)送檢和報(bào)監(jiān)理審核；施工文件格式填寫不規(guī)范；編制的竣工圖不能準(zhǔn)確反映施工全貌；施工原始驗(yàn)收簽證材料填寫不規(guī)范，存在補(bǔ)檔造檔情況。

（五）項(xiàng)目文件形成的不完整，不規(guī)范，項(xiàng)目文件缺項(xiàng)缺材料。容易缺項(xiàng)的檔案有：審批文件，合同協(xié)議，財(cái)務(wù)文件中的原始憑證、銀行對(duì)賬單，招投標(biāo)文件中的評(píng)標(biāo)打分記錄、未中標(biāo)的投標(biāo)書、評(píng)估報(bào)告，施工文件中的隱蔽工程文件、作業(yè)設(shè)計(jì)圖以及聲像和電子文件等。文件內(nèi)容不規(guī)范情況有：請(qǐng)示與批復(fù)不符，目錄與文件內(nèi)容不符，圖紙與實(shí)物不符，施工日記與監(jiān)理日記不符，缺少設(shè)計(jì)變更通知、會(huì)議記錄不完整等。

（六）歸檔的無效文件。復(fù)?。ㄖ疲┘啵屹|(zhì)量不高、手續(xù)不全，不具有法律效力。收集到原件但缺少責(zé)任人簽字、蓋章，造成存檔無效文件。事故材料也不歸檔?？⒐D的印章、簽名不規(guī)范，有的是別人代簽而沒有授權(quán)。第三章項(xiàng)目文件的整理與組卷

?項(xiàng)目文件的收集?項(xiàng)目文件的整理要求?項(xiàng)目文件的鑒別和審核?項(xiàng)目文件的組卷?卷內(nèi)文件的排列與裝訂一、項(xiàng)目文件的收集

（一）收集原則項(xiàng)目文件遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理”的原則，收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和前提，依據(jù)項(xiàng)目文件的形成特點(diǎn)，區(qū)別不同情況，制定相應(yīng)的收集方法，以保證檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性。

（二）時(shí)間要求各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行到哪道工序，項(xiàng)目文件就會(huì)形成到哪道工序，收集項(xiàng)目文件就要到哪道工序。引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的文件應(yīng)首先登記歸檔，再行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。

（三）注意事項(xiàng)1.歸檔文件應(yīng)以激光打印件和合格書寫材料，以保證字跡的耐久性。易褪色材料（如復(fù)印紙、熱敏紙等）形成的、并需要永久或長(zhǎng)期保存文件材料，應(yīng)附一份復(fù)印件。2.主送和抄送本單位的文件均以紅頭文件歸檔；各類合同協(xié)議，試運(yùn)行各種簽證、機(jī)組啟動(dòng)驗(yàn)收交接書、機(jī)組移交生產(chǎn)證書等以正本歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔。

3.各類施工記錄、安裝記錄、驗(yàn)評(píng)單、驗(yàn)收單、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）的數(shù)據(jù)填寫內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)齊全，格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范規(guī)定，并按要求進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以原件歸檔的各類驗(yàn)收簽證單必須親筆簽名，不能以蓋章或打印代替簽名。

4.設(shè)備廠家提供的產(chǎn)品合格證、說明書、試驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告、商檢記錄等文件必須為原件，且用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格紙張，有些尺寸過小的證件（如產(chǎn)品合格證）應(yīng)進(jìn)行托裱。引進(jìn)技術(shù)工程的設(shè)備訂貨合同及其附件，中譯文應(yīng)同外文原文一同歸檔。

（四）抓好項(xiàng)目文件收集的重點(diǎn)難點(diǎn)

1.項(xiàng)目前期文件。項(xiàng)目前期文件是工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。

2.設(shè)備文件。設(shè)備文件是設(shè)備在設(shè)計(jì)、制造、運(yùn)輸?shù)冗^程中形成的文件，是設(shè)備安裝、運(yùn)行、檢修、技術(shù)改造的重要依據(jù)。設(shè)備檔案是項(xiàng)目檔案的一個(gè)非常重要的組成部分。因此，業(yè)主必須重視對(duì)總包商設(shè)備文件全過程控制的管理與監(jiān)督、指導(dǎo)，做好設(shè)備文件的收集工作。設(shè)備文件的重點(diǎn)是設(shè)備制造完工報(bào)告（EOMR）和設(shè)備運(yùn)行維修手冊(cè)（EOMM）。

3.設(shè)計(jì)變更文件一是澄清單（CR）。CR是業(yè)主或施工承包商對(duì)施工文件中某些不清楚或不完整的地方提出的澄清要求。二是現(xiàn)場(chǎng)變更申請(qǐng)（FCR）。FCR是承包商發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)施工問題需要修改已宣布以便使用的施工文件而提出的現(xiàn)場(chǎng)變更申請(qǐng)。三是設(shè)計(jì)變更通知（DEN）。DEN是設(shè)計(jì)方根據(jù)工程情況修改已宣布準(zhǔn)備工作的設(shè)計(jì)文件時(shí)發(fā)出的設(shè)計(jì)變更通知。

4.交工文件。交工文件是工程土建、安裝過程中形成的與工程實(shí)體一致的施工文件，包括施工管理文件、原材料質(zhì)保文件、質(zhì)量控制文件、質(zhì)量驗(yàn)收文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等文件材料。

5.射線底片。射線底片主要包括設(shè)備制造的探傷片、安裝過程產(chǎn)生的管道焊接傷片和役前設(shè)備檢查射線探傷片。其是交工文件的組成部分，包括底片本身和底片文件兩大部分。

6.聲像文件。聲像文件是項(xiàng)目檔案的組成部分，由制作部門或指定部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。它包括照片（底片、反轉(zhuǎn)片）、影片（正負(fù)片）、錄音帶、錄像帶等。它應(yīng)以聲像為主，并輔以文字說明。照片按“六要素”（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者）配有文字說明，統(tǒng)一保管。聲像檔案應(yīng)真實(shí)記錄建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)原貌、開工儀式、重要施工過程、竣工儀式、試生產(chǎn)情況或工程面貌及重要會(huì)議（包括大會(huì)會(huì)場(chǎng)、主席臺(tái)、主要領(lǐng)導(dǎo)講話等場(chǎng)面）、重大活動(dòng)、重要事件或重大事故情況。

7.實(shí)物類檔案

巖芯是地層地質(zhì)特征最直觀、最真實(shí)的第一手實(shí)物檔案。新華網(wǎng)青海頻道文章《青海油田8萬(wàn)多箱巖芯成柴達(dá)木盆地“檔案庫(kù)”》：近日，記者在中國(guó)油田青海油田分公司發(fā)現(xiàn)，該公司自動(dòng)化巖芯庫(kù)收藏了從上世紀(jì)50年代到如今的8萬(wàn)多箱地質(zhì)巖心，而且實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化調(diào)取、計(jì)算機(jī)管理等手段，成為西北地區(qū)較為先進(jìn)和儲(chǔ)存巖心較多的巖芯庫(kù)，同時(shí)也成為十分難得的記錄柴達(dá)木盆地地質(zhì)資料的“檔案庫(kù)”，為這幾年柴達(dá)木盆地新的油氣田的發(fā)現(xiàn)和其他領(lǐng)域的科研工作起到了非常關(guān)鍵的作用。

試塊試樣。是指按試驗(yàn)?zāi)康?，將試樣?jīng)過加工制成可供試驗(yàn)的樣品。

見證件。常規(guī)產(chǎn)品中的產(chǎn)品試板。

8.緊要憑證。一般包括：合同、授權(quán)書、正式協(xié)議、房契、土地使用紅線圖、用地、取水許可證、執(zhí)照申請(qǐng)批準(zhǔn)書、許可證、財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓證、豁免證、財(cái)務(wù)契約類證件等。

二、項(xiàng)目文件的整理要求

項(xiàng)目文件的整理，是在文件材料收集完整的基礎(chǔ)上，由文件形成單位根據(jù)文件的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，將項(xiàng)目文件劃分為不同層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)。

（一）總要求

1.項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門進(jìn)行整理。整理工作包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等內(nèi)容。

2.項(xiàng)目文件整理應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理，便于保管和利用。

3.項(xiàng)目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進(jìn)行鑒定，確定其是否歸檔。

4.項(xiàng)目文件應(yīng)按照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類。

（二）文件整理注意事項(xiàng)

1.整理工程檔案資料時(shí)，應(yīng)注意“單位工程”的成套性，同時(shí)注意“單位工程”的獨(dú)立性，在以“分部工程”整理歸檔基礎(chǔ)上，完成“單位工程”檔案資料的立卷歸檔。

2.文件材料整理時(shí)檢查其各項(xiàng)簽章是否有遺漏現(xiàn)象以及歸檔文件是否已經(jīng)辦理完畢。整理中發(fā)現(xiàn)遺漏簽章現(xiàn)象的要求相關(guān)人員及時(shí)補(bǔ)簽，未辦理完畢的文件材料不能整理歸檔。

3.合格證的歸檔與整理。

（1）出廠合格證的歸檔。原材料及重要設(shè)備合格證，每個(gè)證都要?dú)w檔；某些小設(shè)備（如傳感器、互感器等）合格證，如果是相同的，可以存幾張有代表性的，其余合格證可不歸檔，作為資料保存。

（2）合格證的整理。當(dāng)被托裱的合格證較少時(shí)，可將合格證托裱在A4紙上（當(dāng)合格證兩面都有字時(shí)，使用棉線裝訂保證不遮蓋字跡），并進(jìn)行標(biāo)識(shí)。例如：在A4紙上托裱4個(gè)合格證，則應(yīng)在每個(gè)合格證旁的托裱紙上標(biāo)注：4-1、4-2、4-3、4-4。當(dāng)被托裱的合格證較多時(shí)，如20張，可將合格證以“階梯狀”形式托裱在A4紙上，并在每份合格證右下角自“1”開始編寫固定號(hào)，最后在托裱紙右下角標(biāo)注“此頁(yè)共20張”。

（3）頁(yè)碼編寫。編寫有被托裱的文件材料的頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)編寫在托裱紙張（A4紙）的右下角編寫頁(yè)碼，以一頁(yè)A4紙編寫一個(gè)頁(yè)號(hào)，不應(yīng)把頁(yè)號(hào)編寫在合格證或被托裱的文件上。

4.招投標(biāo)文件的整理。中標(biāo)的招標(biāo)文件，按分類號(hào)進(jìn)行整理，盡量不破壞招投標(biāo)文件材料的原有裝訂方式。

5.設(shè)計(jì)施工圖的歸檔與整理。設(shè)計(jì)施工圖應(yīng)保證一套應(yīng)歸檔?？杀３衷O(shè)計(jì)院來圖時(shí)的卷冊(cè)順序，按專業(yè)單獨(dú)存放。

6.引進(jìn)外文資料整理。一般情況，外文資料應(yīng)保持原來案卷及文件的排列順序、文號(hào)及裝訂形式。歸檔的外文資料至少應(yīng)將提名譯成中文，外文資料的譯文，應(yīng)一并立卷歸檔。組卷排列時(shí)譯文在前，原文在后。

三、項(xiàng)目文件的鑒別和審核

（一）項(xiàng)目文件的鑒別

建設(shè)項(xiàng)目文件的鑒別是指對(duì)項(xiàng)目文件的完整性、準(zhǔn)確性、屬性以及其保存價(jià)值，進(jìn)行系統(tǒng)地辨別和判定。

1.完整性的鑒別。

項(xiàng)目文件應(yīng)按單項(xiàng)或單位工程收集齊全，不能有缺項(xiàng)。

（特別是依據(jù)性和管理性文件）（歸檔率、完整率）

歸檔率計(jì)算方法：歸檔率=實(shí)際歸檔的工程項(xiàng)目文件項(xiàng)目總數(shù)/應(yīng)歸檔的工程項(xiàng)目文件項(xiàng)目總數(shù)×100%完整率計(jì)算方法：完整率=實(shí)際歸檔文件份數(shù)/應(yīng)歸檔文件材料×100%

2.準(zhǔn)確性的鑒別。歸檔文件應(yīng)做到兩個(gè)一致，一是項(xiàng)目文件應(yīng)同其所記載和反映的對(duì)象或過程相一致，二是項(xiàng)目文件相互之間在內(nèi)容上一致。3.屬性的鑒別。即對(duì)項(xiàng)目文件、工程資料以及一般文書文件的屬性進(jìn)行區(qū)分。

4.保存價(jià)值和保管期限的鑒別。通過鑒別，正確、全面地確定需要保存有價(jià)值的項(xiàng)目文件。還應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目文件保存價(jià)值的大小、技術(shù)含量的高低和重要程度等，確定其保管期限。

（二）項(xiàng)目文件的審核

項(xiàng)目文件按檔案管理要求進(jìn)行編制審核后，移交工程檔案前，監(jiān)理工程師還應(yīng)負(fù)責(zé)其重要部分的檔案材料的審核把關(guān)，并在審核后，履行簽字手續(xù)。

1.施工設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)計(jì)文件的審核：

（1）審核施工設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)文件與招標(biāo)圖紙、文件的差異；

（2）審核施工設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)文件中有無錯(cuò)誤，表達(dá)是否清楚；

（3）審核提交施工設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)文件的份數(shù)和時(shí)間。

2.工程文件材料的審核：

（1）審核文件材料內(nèi)容的真實(shí)性;

（2）審核文件內(nèi)容是否填寫完整；

（3）審核文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備；

（4）審核文件材料是否為原件；

（5）審核文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象；

（6）審核文件的書寫材料是否符合要求；

（7）審核文件紙張材料和用紙格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)。

3.竣工圖的審核：對(duì)竣工圖的審核，要求其如實(shí)記錄并反映各種地下、地上建筑物的詳細(xì)情況，特別是要能反映出設(shè)計(jì)變更后的真實(shí)情況。四、項(xiàng)目文件的組卷

（一）組卷原則

遵循項(xiàng)目文件形成的客觀規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，簽字手續(xù)完備，分類科學(xué)，組卷合理，符合檔案管理要求。

（二）組卷方法

1.項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理性文件：按事由結(jié)合時(shí)間順序組卷，其中招投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷，勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專業(yè)組卷。2.施工技術(shù)文件：按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。3.設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)套組卷。

4.監(jiān)理文件：按照監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷。5.科研項(xiàng)目文件：按科研項(xiàng)目（課題）組卷。6.生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件：按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間組卷。7.竣工圖和設(shè)計(jì)施工圖：圖紙是按結(jié)構(gòu)、專業(yè)形成的，竣工圖可按單位工程、分部工程或不同專業(yè)單獨(dú)組卷。設(shè)計(jì)施工圖形成后有圖紙目錄排列順序，設(shè)計(jì)施工圖按設(shè)計(jì)圖紙目錄、專業(yè)組卷。底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理，底圖的整理同樣遵循成套性特點(diǎn)，底圖編號(hào)與藍(lán)圖編號(hào)要一致。

（三）組卷時(shí)注意事項(xiàng)

1.項(xiàng)目文件應(yīng)按單位工程或分部工程進(jìn)行整理立卷。

2.項(xiàng)目工程重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說明中注明。

3.同一事由文件的組卷。對(duì)同一問題（或事由），請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)在一起立卷；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)年度立卷；排列時(shí)批復(fù)在前、請(qǐng)示在后。填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，應(yīng)把請(qǐng)示、批復(fù)作為一份文件處理，請(qǐng)示可作為批復(fù)的附件。

4.項(xiàng)目中成冊(cè)、成套文件要保持其原有形態(tài)，不拆散組卷。如果是有譯文的外文材料，譯文與原文一起組卷歸檔，沒有譯文的外文材料，要求翻譯標(biāo)題。

5.工程簡(jiǎn)報(bào)、月報(bào)等根據(jù)文件數(shù)量，按年度組成一卷或數(shù)期一卷。

6.設(shè)備維修、更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，原案卷保持不變，將新形成的文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備隨機(jī)文件單獨(dú)組卷。

五、卷內(nèi)文件的排列與裝訂

（一）卷內(nèi)文件的排列

1.管理性文件的排列：按問題、時(shí)間或重要程度排列。如果卷內(nèi)多份文件反映同一問題的，一般本單位的文件在前，與之有緊密聯(lián)系的外單位來文在后；同一類型的文件按時(shí)間先后順序排列，綜合性的在前，素材性的在后；如果卷內(nèi)文件反映的問題不同，要先把問題分清楚，然后再按其順序排列。2.設(shè)計(jì)文件的排列：設(shè)計(jì)文件都有編號(hào)，可以按照原編號(hào)排列。如果一個(gè)卷內(nèi)有兩個(gè)以上專業(yè)（或項(xiàng)目）的設(shè)計(jì)文件，可先分專業(yè)，然后按原有編號(hào)排列。3.施工文件的排列：按管理性文件、施工文件、檢測(cè)文件及實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定文件、工程驗(yàn)收文件的順序排列。

4.設(shè)備儀器文件的排列：按依據(jù)性文件、設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件材料、設(shè)備安裝調(diào)試和運(yùn)行維護(hù)文件等工作程序，隨機(jī)文件一般情況可單獨(dú)組卷。

5.圖樣材料的排列：

（1）有目錄的圖紙，按圖紙目錄的順序進(jìn)行排列。

（2）沒有目錄的圖紙，可按總體與局部的關(guān)系排列。工程圖紙可以按總平面圖---系統(tǒng)圖---平面圖等順序排列；設(shè)備圖紙可按總圖---組件圖---部件圖的順序排列。

（3）圖文結(jié)合材料的排列，案卷內(nèi)既有圖樣材料，又有文字材料時(shí)，一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。

（4）竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)順序排列。

（二）卷內(nèi)文件排列注意事項(xiàng)

1.幾件成冊(cè)文件組成一卷時(shí)，主要按文件材料的形成時(shí)間排列。

2.成冊(cè)材料與零散文件或圖紙組成一卷時(shí)，成冊(cè)材料放在后面。

3.管理性文件中有的一份文件涉及幾個(gè)工程項(xiàng)目時(shí)，可放在其中一卷，其他涉及的案卷可存放復(fù)制件，但應(yīng)在卷內(nèi)目錄備注欄注明“復(fù)制件”，并在備考表中注明文件原件的存放檔號(hào)。

4.卷內(nèi)文件按問題重要程度、相互間的因果關(guān)系，再結(jié)合責(zé)任者或時(shí)間順序排列。（如試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等有鋼材的、水泥的等，應(yīng)將鋼材的放在一起，水泥的放在一起，不要混放）

5.同一問題（事由）文件應(yīng)依序排在一起，并以一份文件著錄。卷內(nèi)同一事由密不可分的文件遵循“結(jié)論在前、調(diào)查材料在后”的原則排列，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，文字材料在前、圖樣在后，譯文在前、原文在后，正文在前、附件在后，印件在前、定（底）稿在后，轉(zhuǎn)發(fā)文件在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后，非訴訟案件結(jié)論性材料在前、依據(jù)性材料在后，有譯文的外文材料譯文在前、原文在后。會(huì)議文件可按時(shí)間順序或文件重要程序排列，辦理有文件的依據(jù)性材料（內(nèi)部請(qǐng)示、領(lǐng)導(dǎo)批示及相關(guān)的文件材料）要放在該文件的定稿之后，復(fù)制件在前、原件在后。

6.工程文件較少組成一卷時(shí)，卷內(nèi)文件可按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等排列。

（六）卷內(nèi)文件的修整與裝訂

案卷內(nèi)文件材料裝訂前要進(jìn)行處理和修整。

1.文件材料的修整。

（1）文件材料的規(guī)格。案卷內(nèi)文件材料規(guī)格要求一致，裝訂前要將案卷內(nèi)不同幅面的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。幅面一般采用A4（297mm×210mm）或16開型（260mm×185mm）。圖紙折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。

（2）小規(guī)格文件材料的處理。對(duì)規(guī)格小不易裝訂的文件材料，如表格、原始記錄、合格證等，應(yīng)以平行或階梯式托裱在標(biāo)準(zhǔn)幅面的白紙上，并按自左至右、自上而下的順序在被托裱文件材料的右下角，自“1”起編寫出固定號(hào)，或在托裱紙底部加注“此項(xiàng)共幾頁(yè)”標(biāo)記。

（3）托裱裝訂邊條。對(duì)裝訂可能出現(xiàn)壓字現(xiàn)象的文字材料，應(yīng)當(dāng)逐頁(yè)在其裝訂位置托裱裝訂邊條。（4）修補(bǔ)、托裱破損的文件材料。對(duì)殘缺破損的文件材料，小于或大于卷面的文件材料要進(jìn)行修補(bǔ)、托裱和折疊。2.案卷的裝訂：可采取裝訂和不裝訂兩種形式。一般情況下，前期文件采取單份文件裝訂的方式，工程文件采取整卷裝訂方式，圖樣采取不裝訂的形式立卷。

（1）裝訂的案卷。

裝訂要求：案卷裝訂要符合規(guī)定，要求結(jié)實(shí)、美觀、整齊。裝訂前要拆除卷內(nèi)文件材料易銹蝕的金屬物和塑料制品。（成冊(cè)材料保持原狀）裝訂時(shí)做到左齊、右下齊，無倒頁(yè)，無掉頁(yè)，不漏訂、不壓字、不損壞文件，不妨礙閱讀。

裝訂方法：采用棉線“三孔一線”方法裝訂。

外文材料應(yīng)保持原來文件排列順序、文號(hào)和裝訂方式。

對(duì)于不易拆散的投標(biāo)文件可保持原狀。

（2）不裝訂的案卷。

不裝訂形式的案卷是指卷內(nèi)文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂，即卷內(nèi)以“每份”文件或反映“同一問題”的文件為單位進(jìn)行裝訂。以“件”裝訂的文件或不裝訂的圖紙，均在每“件”的右上角空白處逐件加蓋填寫檔號(hào)章。

卷內(nèi)文件：以每“件”文件為單位，用棉線進(jìn)行單件裝訂。例如：印件與定稿、正文與附件裝訂在一起為一件。

圖紙：A0～A2號(hào)圖紙不進(jìn)行裝訂，要求按A4圖紙大小折疊手風(fēng)琴式，折疊圖紙時(shí)注意正面朝內(nèi)、圖標(biāo)外露，以保護(hù)圖紙不受磨損并便于查看利用。第四章竣工圖編制與審核

?竣工圖的編制主體?竣工圖的編制原則和依據(jù)?編制竣工圖的四種常見情況一、竣工圖的編制主體

1.工程竣工時(shí)應(yīng)編制竣工圖，竣工圖一般由施工單位負(fù)責(zé)編制。2.建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織或委托有紙質(zhì)的單位編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。（也有行業(yè)規(guī)定由設(shè)計(jì)單位編制竣工圖或建設(shè)單位、施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的情況。）二、竣工圖編制的原則和依據(jù)1.竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。2.應(yīng)將設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、技術(shù)核定單、洽商單、材料變更、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、施工及質(zhì)檢記錄等涉及變更的全部文件匯總后經(jīng)監(jiān)理審核，作為竣工圖編制的依據(jù)。3.竣工圖依據(jù)工程技術(shù)規(guī)范按單位工程、分部工程、專業(yè)編制，并配有竣工圖編制說明和圖紙目錄。竣工圖編制說明的內(nèi)容應(yīng)包括：竣工圖設(shè)計(jì)的工程概況、編制單位、編制人員、編制時(shí)間、編制依據(jù)、編制方法、變更情況、竣工圖張數(shù)和套數(shù)等。4.同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在竣工圖編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制竣工圖。5.用施工圖編制竣工圖的，應(yīng)使用新圖紙，不得使用復(fù)印的白圖編制竣工圖。6.竣工圖章、竣工圖審核章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。158圖

1

竣工圖章式樣圖

2

竣工圖審核章式樣單位：mm單位：mm竣工

圖

10

7

7

10

77

12

60 編制單位編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位專業(yè)監(jiān)理工程師審核日期

25 25

80

30 竣

工

圖

審

核

章監(jiān)理單位 專業(yè)監(jiān)理工程師審核日期

40 25 15

80

1010

12

32 三、編制竣工圖的四種常見情況

第一種情況：沒有設(shè)計(jì)變更的按施工圖施工沒有變更的，由竣工圖編制單位在施工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖章。

第二種情況：一般設(shè)計(jì)變更可在原圖直接修改的凡一般性圖紙變更且能在原施工圖上修改補(bǔ)充的，可直接在原圖上修改，并加蓋竣工圖章。在修改處應(yīng)注明修改依據(jù)文件的名稱、編號(hào)和條款號(hào)，無法用圖形、數(shù)據(jù)表達(dá)清楚的，應(yīng)在圖框內(nèi)用文字說明。第三種情況：需要重新繪制竣工圖的

有下述情形之一的均應(yīng)重新繪制竣工圖：a）涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變；b）圖面變更面積超過20％；c）合同約定對(duì)所有變更均需重繪或變更面積超過合同約定比例。重新繪制竣工圖按原圖編號(hào)，圖號(hào)末尾加注“竣”字，或在新圖標(biāo)題欄內(nèi)注明“竣工階段”。重新繪制竣工圖圖幅、比例和文字大小及字體應(yīng)與原圖一致。施工單位重新繪制的竣工圖，標(biāo)題欄應(yīng)包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖號(hào)、比例尺、編制日期等標(biāo)識(shí)項(xiàng)，并逐張加蓋監(jiān)理單位相關(guān)責(zé)任人審核簽字的竣工圖審核章。

第四種情況：設(shè)計(jì)單位繪制竣工圖的

行業(yè)規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或建設(shè)單位、施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖，應(yīng)在竣工圖編制說明、圖紙目錄上和竣工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖審核章。四、竣工圖的審核和簽署

1.竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)竣工圖編制的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范情況進(jìn)行審核。2.竣工圖章、竣工圖審核章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人簽字，不得代簽；經(jīng)建設(shè)單位同意，可蓋執(zhí)業(yè)資格印章代替簽字。3涉外項(xiàng)目，外方提供的竣工圖應(yīng)由外方相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。五、竣工圖套數(shù)

1.竣工圖套數(shù)應(yīng)滿足項(xiàng)目建設(shè)單位、運(yùn)行管理單位、有關(guān)部門或項(xiàng)目主管單位的需要。2.竣工圖套數(shù)應(yīng)按合同條款約定和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（竣工圖應(yīng)至少編制兩套，一套提供利用，一套封存保管。）第五章項(xiàng)目文件的編目與移交

?項(xiàng)目文件頁(yè)號(hào)的編制

?卷內(nèi)目錄的編制

?卷內(nèi)備考表的編制

?案卷封面的編制

?項(xiàng)目檔案的移交

一、項(xiàng)目文件頁(yè)號(hào)的編制

（一）項(xiàng)目文件頁(yè)號(hào)的編寫

1.頁(yè)號(hào)編寫方法經(jīng)排列整理完畢的案卷，其卷內(nèi)文件應(yīng)逐頁(yè)采用阿拉伯?dāng)?shù)字累計(jì)編寫頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)文件材料有書寫內(nèi)容的頁(yè)面（包括文字、圖表及原圖目錄）均應(yīng)編寫頁(yè)號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄（不包括原圖紙目錄）、卷內(nèi)備考表均不編寫頁(yè)號(hào)。

2.頁(yè)號(hào)編寫位置

單面書寫的文件材料在右下角編寫頁(yè)號(hào)；雙面書寫的文件材料正面在右下角、背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)；圖紙頁(yè)號(hào)編寫在圖紙標(biāo)題欄外右下角。

105頁(yè)號(hào)編制示例正面示例：反面示例：空白頁(yè)不編頁(yè)碼124683579

3.成套圖樣或成冊(cè)文件頁(yè)號(hào)

成冊(cè)圖紙、成冊(cè)文件自成一卷時(shí)，原目錄可代替卷內(nèi)目錄。成冊(cè)文件由于文件內(nèi)已有打印頁(yè)碼，可不重新編寫頁(yè)號(hào)。

4.案卷之間頁(yè)號(hào)無聯(lián)系

各保管單位（即案卷）之間不連續(xù)編寫頁(yè)號(hào)，同一問題一卷裝不下，可分為兩個(gè)以上的案卷，每卷均重新編寫頁(yè)號(hào)。

（二）編寫頁(yè)號(hào)時(shí)注意事項(xiàng)

文件材料根據(jù)裝訂方式的不同，其頁(yè)號(hào)的編寫方法不同。案卷裝訂分為整卷裝訂和單份文件裝訂兩種方式。

1.整卷裝訂時(shí)以案卷為單位連續(xù)編寫頁(yè)號(hào)。

2.以“件”裝訂時(shí)，每件文件材料均從“1”開始編寫頁(yè)號(hào)。

二、卷內(nèi)目錄的編制

（一）卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)（或頁(yè)數(shù)）和備注等組成。

1.序號(hào)：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“１”起依此標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件編一個(gè)序號(hào)，文件的附件不編序號(hào)。

2.文件編號(hào)：應(yīng)填寫文件文號(hào)、圖樣的圖號(hào)或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)，沒有編號(hào)的不填。3.責(zé)任者：應(yīng)填寫文件材料形成者或第一責(zé)任者的全稱或通用簡(jiǎn)稱。合同、協(xié)議等文件應(yīng)填寫甲乙雙方名稱。

4.文件題目：填寫文件材料標(biāo)題或圖紙圖名的全稱。文件題目不能隨意更改或簡(jiǎn)化，沒有題目或原文件題目不能揭示文件內(nèi)容的，由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名，用[]標(biāo)明。外文材料的題名應(yīng)譯成中文。

5.日期：填寫文件的形成日期。

6.頁(yè)號(hào)（或頁(yè)數(shù)）：填寫每份文件材料首頁(yè)標(biāo)注的頁(yè)號(hào)和最后一份文件材料的首尾頁(yè)號(hào)，或者每份文件材料的頁(yè)數(shù)。

7.備注：注釋文件需說明的情況。（復(fù)制件）

（二）注意事項(xiàng)1.案卷題名與文件題目的區(qū)別

案卷題名是由立卷人擬寫的，要求能簡(jiǎn)潔、明了地揭示卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，文件題目是指該份文件的標(biāo)題，應(yīng)照實(shí)著錄，不能人為增減和修改。2.卷內(nèi)文件日期的填寫

卷內(nèi)目錄中文件日期填寫時(shí)以8位計(jì)數(shù)。當(dāng)卷內(nèi)文件無形成日期時(shí)，可不填寫；如某份文件有年、月沒有“日”號(hào)，以00代替，同樣為8位計(jì)數(shù)。（2019年3月為“20190300”）

3.文件的附件著錄

當(dāng)卷內(nèi)某份文件有附件時(shí)，可將正件與附件作為一份文件著錄，不占用卷內(nèi)目錄的序號(hào)，將附件排列在正件的下一行并錄入其標(biāo)題，并在卷內(nèi)目錄的“備注”中標(biāo)明“附件”。

三、卷內(nèi)備考表的編制

卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見示例），說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等。（強(qiáng)調(diào)簽字問題）

示例：

文字材料20件，100頁(yè)，照片10張，附圖1張。

卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。

四、案卷封面的編制

案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，外封面貼在卷盒外，內(nèi)封面放在卷盒內(nèi)第一頁(yè)。案卷封面揭示的主要內(nèi)容有：檔號(hào)、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等。1.案卷題名。是指能反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容的概括性標(biāo)題，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，一般不超過50個(gè)字。題名由三部分組成：工程名稱，項(xiàng)目的組件、部件、專業(yè)、階段的名稱、代號(hào)，卷內(nèi)文件的概括性名稱。案卷題名結(jié)構(gòu)為：項(xiàng)目（工程）名稱+單位工程名稱及分部工程名稱+卷內(nèi)文件內(nèi)容的概括性標(biāo)題

2.立卷單位。填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門的全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。3.起止日期。填寫卷內(nèi)文件形成的最早與最晚日期。4.保管期限。填寫文件材料組卷時(shí)