物業(yè)公司物業(yè)管理處管理制度樣本

物業(yè)管理處管理制度同馨物業(yè)管理目錄一、 崗位職責物業(yè)經(jīng)理崗位職責 1秘書/文員崗位職責 3物業(yè)主任崗位職責 4物業(yè)助理/接待員崗位職責 5保安主管崗位職責 8保安領班崗位職責 9清潔主管崗位職責 10清潔領班崗位職責 11二、 工作程序業(yè)戶收樓程序 12裝修管理程序 14巡查程序 17投訴處理程序 18回訪程序 20三、 行政制度物業(yè)管理處辦公室守則 21往來文書控制及保密制度 22檔案系統(tǒng) 25會議系統(tǒng) 26辦公室設備使用管理 27庫存系統(tǒng)及計劃 28倉庫管理制度 29各職員應含有禮儀及當值時所需注意事項 30五、 保安制度工作綱要 63保安部職責 64巡查職員作規(guī)程 65監(jiān)控職員作規(guī)程 66消防職員作規(guī)程 67門崗工作規(guī)程 68儀表及行為 69裝備及其使用 72巡查 74處理緊急情況 75停車場制度 87保安人員組織編制 90事故統(tǒng)計 92六、 清潔/綠化制度清潔工作程序 93綠化工作程序 95特殊環(huán)境清潔工作程序 97清潔工作檢驗規(guī)程 99一、崗位職責1.物業(yè)經(jīng)理崗位職責全方面統(tǒng)籌整個物業(yè)管理工作，包含：-(1)協(xié)調工作a.幫助住戶組織業(yè)主委員會，方便推廣管理事務。b.加強和住戶及業(yè)主委員會聯(lián)絡，出席業(yè)主委員會會議，并常常咨詢住戶意見，集中交業(yè)主委員會參考。c.代表物業(yè)管理企業(yè)和公用事業(yè)機構和政府相關部門進行聯(lián)絡，確保國家相關政策法規(guī)落實。(2)管理工作a.處理全部住戶/業(yè)主查詢及投訴。b.切實實施管理條約及業(yè)主手冊條款。c.督促企業(yè)職員認真實施管理規(guī)章制度。d.不定時召開業(yè)務會議或各班組會議，傳達企業(yè)決議及確定方針，并研究處理各項管理問題。e.健立健全檔案制度。f.審批、簽發(fā)來往函件。g.制訂各項設備使用措施、守則。h.每個月向業(yè)主委員會及發(fā)展商匯報工作情況。如：住戶入伙情況及空置情況；重大遺漏工程；業(yè)主委員會/業(yè)主會議決定事項；財務管理明細表及其它事項。i.樓宇驗收和住戶入戶交接工作。j.認真實施政府政策法規(guī)和公安部門防盜防火防災計劃。(3)人事管理a.對人事部培訓計劃進行審核，和對職員表現(xiàn)考評。b.組織召開人事晉升會議，對人事升遷作出決定性提議。c.批簽全部管理職員假期。(4)財務管理a.審查及簽發(fā)每個月管理費明細表及管理費月報表，研究制訂追收欠繳款項方法和措施。b.抽查物業(yè)管理費及其它收入收支情況及作出改善方法。c.審批物料采購申請報表。2.秘書/文員崗位職責負責處理全部管理處之文書工作；將小區(qū)之資料健全入文件；負責計算機程序、文字處理及打印工作；文件發(fā)送及登記；各類表格、通告及圖表打印工作；IDD國際直撥電話及傳真之登記；編排各類會議時間及安排相關文件；盡速完成會議紀錄等文件；幫助處理咨詢及解答相關大廈事宜；幫助處理對外公關事宜；負責企業(yè)印章管理；負責企業(yè)營業(yè)執(zhí)照管理。檔案系統(tǒng)分類及存盤工作；文儀器材保修之聯(lián)絡；文儀器材配套用具之訂購；考勤卡收發(fā)及登記；文具、文儀及家俱之登記及發(fā)放；幫助職員福利品訂購及發(fā)放；信件郵遞；接聽辦公室電話；辦公室其它雜務。3.物業(yè)主任崗位職責幫助物業(yè)經(jīng)理落實一切物業(yè)管理職能。監(jiān)管公共設備正常運作，定時向物業(yè)經(jīng)理匯報及提出改善方法。向各管理職員反饋業(yè)主意見和投訴，并幫助處理相關問題。監(jiān)管物業(yè)清潔、綠化、保安及維修，并進行妥善安排。熟悉并能自覺地利用政府及企業(yè)制訂各項法規(guī)、規(guī)章，實施有效管理。物業(yè)地理環(huán)境，布局，結構用途，多種管線走向，多種設備狀態(tài)，住戶基礎資料和收費標準和計算方法。4.物業(yè)助理/接待員崗位職責上班后即閱讀上一班管理工作統(tǒng)計，如有需要，可采取對應方法并作好統(tǒng)計。公共地方巡視，如：水、電、空調供給情況，清潔情況，保安情況和其它事項。巡視完成后即填寫巡視匯報呈交每班主管。全部匯報必需交到管理部主任處。建立及整理物業(yè)內住戶相關統(tǒng)計，除日間辦公電話及責任人姓名外，更須有夜間緊急聯(lián)絡電話及聯(lián)絡人姓名。相關業(yè)主統(tǒng)計資料必需保密，并立即送交管理部主任處理。認真聽取業(yè)主對管理工作意見，接收投訴?？商幚碚?，即行處理，不能處理者，匯報上級，并填寫于管理工作統(tǒng)計內。了解各部門職員工作情況，接收上級工作安排。熟悉《管理條約》和《業(yè)戶手冊》相關要求，掌握發(fā)生火警、偷竊或其它災難事故時應急處理方法。參與驗收工作，并做好業(yè)戶入戶交接手續(xù)。必需穿著整齊制服當值。禮貌、耐心回復客人問詢。監(jiān)察周圍之環(huán)境衛(wèi)生，督促清潔職員工作。幫助處理及分發(fā)每日之報章及刊物。5.保安主管崗位職責(1)保安主管對整個小區(qū)范圍安全包含消防、交通方法等負有組織領導具體責任；(2)制訂保安部工作計劃和目標、監(jiān)督各領班及全體保安員工作;(3)主持部門例會，傳達落實管理處及相關部門指示；(4)對物業(yè)內重大案件、事故親自組織調查，并主動幫助公安部門處理；(5)負責完成物業(yè)經(jīng)理交辦各項事項；(6)認真做好保安部考勤工作，具體記載工作中所碰到及處理各項情況，天天向主管部門匯報一次；(7)巡查職員工作表現(xiàn)并作出工作評定；(8)和公安局、派出所保持聯(lián)絡；(9)和業(yè)戶保持聯(lián)絡，征求她們對保安意見及提議；(10)制訂小區(qū)內突發(fā)事故應急方法；(11)定時檢驗保安設備、器材、消防安全設施設備、培訓消防知識及安排定時演練；(12)完成其它由物業(yè)經(jīng)理委派工作。 6.保安領班崗位職責保安領班直屬保安主管下，全權負責率領旗下保安員處理其班組當值時間所發(fā)生于范圍內安全保衛(wèi)工作，亦須幫助及配合管理處提供用戶服務及處理投訴；其工作范圍包含但不限于下列各項：(1)率領保安員認真實施企業(yè)要求各項規(guī)章制度；(2)率領保安員主動完成各項保安任務，嚴格要求保安員認真地推行職責，遵紀遵法、嚴防失竊和暴力性案件發(fā)生，以確保安全；(3)合理地安排勤務工作，立即處理工作中出現(xiàn)問題；關心珍惜保安員，幫助領導進行深入細致工作，搞好班內團結；(4)加強保安員管理教育，嚴格維護風紀和生活秩序，管理和珍惜全班裝備及其它用具，預防多種事故，嚴守內部機密；(5)每個月組織四次班務會議，內容檢驗評選一周工作、思想、學習、生活遵守紀律方面情況，并做好考勤及成績統(tǒng)計工作。7.清潔主管崗位職責根據(jù)管理部門制訂目標有效地組織屬下職員完成各項具體工作；訂定工作計劃立即間表；例行檢驗屬下職員工作完成情況及作出對應行動，以補不足；定時作出工作檢討，提出改善提議，清潔質量不停改善；隨時以預防性為工作目標，撤消“死角”存在；指導下屬職員損傷清潔器材及作出應有保養(yǎng)；指導下屬職員對各類清潔劑了解及有效使用；避免職員使用不合適器材或物料損壞公共設施；工具管理及物料合剪發(fā)放及庫存管理；組織例會，和下屬職員保持良好溝通；根據(jù)管理部門要求定時進行職員工作評定；實施管理部門獎懲制度；督導屬下職員遵守職員守則及各項工作規(guī)章制度。8.清潔領班崗位職責實施上級所指派之工作，及完成每日之例行工作；幫助制訂及安排日常及定時之工作項目表；對機器及物料之性能深入了解，并能靈活利用，提升清潔水準及效率；每日巡視小區(qū)內各處之工作水準，認真督促職員，立即改善不足之處，保持良好工作質素；提升職員之工作知識及技巧，以達更佳效果；幫助處理突發(fā)事件，并實施工作之尤其安排；遵守工業(yè)安全條例及預防工業(yè)意外，免傷及職員及她人；每日召開由清潔承判商參與部門例會，安排并總結工作；檢驗一天清潔工作并統(tǒng)計存檔；幫助收發(fā)物料，每日清點；幫助處理業(yè)戶之相關投訴及管理處所發(fā)出之工作單；幫助定時向物業(yè)主管匯報清潔情況及商討改善；

二、工作程序1.業(yè)主收樓程序(1)管理企業(yè)依據(jù)發(fā)展商提供之業(yè)戶資料，安排通知業(yè)戶前來收樓，并預約收樓時間，避免因太多業(yè)戶同時前來而影響服務質素。(2)工作步驟圖(備齊資料)(核收應收費用)業(yè)主財務部用戶(備齊資料)(核收應收費用)業(yè)主財務部用戶部(登記、歸檔、派發(fā)《住戶手冊》) 用戶部 用戶部驗收樓宇發(fā)放鑰匙限期整改不合格物業(yè)部業(yè)主(簽收)、水電表讀數(shù)(辦理用戶出入證)辦理裝修手續(xù)(辦理裝修手續(xù)或入住)驗收樓宇發(fā)放鑰匙限期整改不合格物業(yè)部業(yè)主(簽收)、水電表讀數(shù)(辦理用戶出入證)辦理裝修手續(xù)(辦理裝修手續(xù)或入住)(3)在業(yè)戶前來辦理入住手續(xù)時，物業(yè)助理應填寫《入住記錄表》，查驗用戶以下資料，并留存復印件，同時簽發(fā)《住戶手冊》并作講解：-a.入伙通知書；b.購房協(xié)議書；c.業(yè)主身份證/營業(yè)執(zhí)照；d.代理入住委托證實和代理人身份證；f.發(fā)展商注明應含有其它文件資料。(4)財務部人員應核收業(yè)主各項費用并辦理、管理費銀行托收手續(xù)。(5)在業(yè)主交清相關費用后，物業(yè)助理應陪同業(yè)戶對樓宇進行驗收，并填寫《樓宇交樓書》，簽收鑰匙，如有遺漏項目，業(yè)主可填寫《遺漏事項記錄表》，限期交回，由物業(yè)部轉交相關承建商并跟進其在限期內修復，完成后再通知業(yè)戶驗收。2.裝修管理程序(1)物業(yè)部應在業(yè)戶收樓時，講解申請裝修程序.(2)業(yè)主裝修管理步驟圖財務人員核收業(yè)戶裝修各項應繳費用。業(yè)戶提出裝修申請并填寫《裝修申請表》，提供相關裝修施工隊資料。物業(yè)部人員預審裝修內容及相關裝修施工隊資料，需報請消防部門審批必需有消防部門批復。工程經(jīng)理對相關裝修項目進行審批，并督促工程人員做好裝修工程監(jiān)督工作。財務人員核收業(yè)戶裝修各項應繳費用。業(yè)戶提出裝修申請并填寫《裝修申請表》，提供相關裝修施工隊資料。物業(yè)部人員預審裝修內容及相關裝修施工隊資料，需報請消防部門審批必需有消防部門批復。工程經(jīng)理對相關裝修項目進行審批，并督促工程人員做好裝修工程監(jiān)督工作。物業(yè)工作人員辦理裝修人員《出入證》并通知保安部。物業(yè)部、保安部人員在日常巡查時應對裝修施工隊作業(yè)情況進行監(jiān)督。如發(fā)覺有違章裝修現(xiàn)象發(fā)生，應立即給予阻止并交由物業(yè)部統(tǒng)一按要求進行處理。物業(yè)工作人員辦理裝修人員《出入證》并通知保安部。物業(yè)部、保安部人員在日常巡查時應對裝修施工隊作業(yè)情況進行監(jiān)督。如發(fā)覺有違章裝修現(xiàn)象發(fā)生，應立即給予阻止并交由物業(yè)部統(tǒng)一按要求進行處理。用戶裝修完成后，工程經(jīng)理對裝修工程進行驗收，確定無違章現(xiàn)象，30天后給辦理退回裝修押金手續(xù)。用戶裝修完成后，工程經(jīng)理對裝修工程進行驗收，確定無違章現(xiàn)象，30天后給辦理退回裝修押金手續(xù)。

(3)對裝修承判商管理在裝修人員進場之前，物業(yè)部應查驗、復印并存盤以下資料：a.裝修商之營業(yè)執(zhí)照；b.裝修人員證件;c.保險單據(jù)(有需要投購保險之工程)。(4)在裝修承判商辦妥裝修手續(xù)后，可準許施工人員進入物業(yè)施工。(5)裝修過程中，管理人員應監(jiān)督裝修施工人員在指定現(xiàn)場作業(yè)，按要求清運垃圾，同時預防施工人員破壞公用設備、設施。(6)在裝修工程驗收完成后，應督促承判商交回全部《出入證》，對丟失《出入證》將作處罰。2.巡查程序(1)日檢a.物業(yè)部助理每日按要求對責任區(qū)最少進行一次巡視和檢驗，具體檢驗內容包含：-_公用設施是否保持正常使用功效；_轄區(qū)內各裝修施工隊有沒有違章作業(yè)現(xiàn)象；_有沒有私自占用、使用公共場地現(xiàn)象；_轄區(qū)內環(huán)境是否保持清潔、衛(wèi)生；b.物業(yè)助理應將每日檢驗情況如實統(tǒng)計在物業(yè)部《日檢統(tǒng)計表》內；c.對檢驗中發(fā)覺不合格項，物業(yè)助理應立即向管理處主管領導反應；(2)周檢管理處每七天對分管部門工作進行一次全方面檢驗，并在周檢統(tǒng)計表上作出對應統(tǒng)計和評價。(3)月檢物業(yè)經(jīng)理每個月組織相關人員進行檢評。(1)在服務過程中由檢驗人員按標準要求重新檢驗并做統(tǒng)計。(2)統(tǒng)計歸檔和保留3.投訴處理程序(1)處理投訴之程序a.當接獲業(yè)主或住戶來電或親臨管理處投訴，在任何情況下，管理處職員必需以禮相待，并須耐心聆聽及統(tǒng)計投訴事項之關鍵點。b.接投訴之職員應正確無誤地記以下事項：-投訴日期立即間、投訴者姓名、投訴者地址及聯(lián)絡電話、投訴內容。c.如屬較簡單之投訴事項，而接投訴之職員亦能自行分柝及處理，應即時處理及回復投訴者；如屬較復雜或須請示之事項，接投訴之職員應禮貌地向投訴者解釋，待和上級跟進相關之事后立即和其聯(lián)絡交待。d.如屬緊急而又嚴重之事故，接投訴之職員應即時向上匯報及請示，尋求處理方法，并盡可能將已采取之步驟、進度或結果即時回復投訴者，使之安心及滿意地離去。e.全部投訴均應立即處理及回復投訴者，除應清楚地統(tǒng)計每項投訴之內容在日志部內，亦須繕寫《業(yè)戶投訴/意見統(tǒng)計》表格及呈交上級審閱。(2)處理投訴指導a.對業(yè)主/住戶之投訴應持歡迎態(tài)度，并給予熱情接待；冷漠、訓訴祗會引發(fā)反感。b.了解投訴之內容。c.分析問題之原因及責任情況。d.實地視察投訴內容情況，注意做好統(tǒng)計。e.提出處理或不處理理由和意見。f.碰到不能處理之問題，應立即向上級匯報，尋求指導。請切記，當處理業(yè)主或住戶投訴時，必需表示出耐心和禮貌，誠懇和合作；和利用機智去處理每一項投訴；耐心及認真地聆聽投訴者所述之一切事項并統(tǒng)計下來；然后立即采取合適方法去處理問題，并向投訴者解釋處理方法和過程，此乃處理任何投訴之準則。如有投訴事項被隱瞞、虛報、誤導等事情被發(fā)覺,相關職員將被嚴重紀律處分。

4.回訪程序(1)用戶部根據(jù)《用戶投訴統(tǒng)計》，對投訴100%進行回訪，回訪時間按投訴內容具體確定。(2)回訪工作可采取和用戶交談，現(xiàn)場查看、檢驗等方法綜合進行。(3)用戶部安排人員對回訪結果進行統(tǒng)計分析，發(fā)覺存在不合格項應立即向管理經(jīng)理匯報，安排人員限期處理，并再次進行回訪，直至業(yè)主滿意。(4)回訪統(tǒng)計由用戶部兼職文件管理員進行統(tǒng)一管理。三、行政制度1.物業(yè)管理處辦公室守則辦公室人員須嚴守企業(yè)機密，各部門多種內部要求及不公開決議；根據(jù)企業(yè)檔案要求處理及保留檔案，未經(jīng)許可，不得私自將檔案外借；須流轉文件和分發(fā)通告，務必直接交到相關人士手中；辦公室職員須保持儀容整齊穿企業(yè)要求制服，男性職員留心頭發(fā)長度、指甲；女性職員須注意化妝適度及避免過量飾物；辦公室作為整個企業(yè)窗口，須注意言談舉止，為企業(yè)樹立一個良好形象；辦公室職員應自覺提升本身業(yè)務水平，緊密配合，提升工作效率；辦公室職員如因需外出，需在接待秘書處將其外出原因、外出時間、去向及預計歸來時間填寫清楚；辦公室職員在實施公務時，應以維護企業(yè)利益為前提，不接收任何形式賄賂或向她人行賄；辦公室職員盡可能降低私人電話，若因要事情況下，也需要在三分鐘內結束；辦公室中全部來電，必需在電話鈴聲響起三次時間內接聽，接聽時需報：“_同馨管理處，您好!”在接聽用戶電話時，請多用：“請、謝謝及麻煩你”等禮貌用語。

2.往來文書控制及保密制度(1)文書往來需嚴格，其中包含：-a.外發(fā)文書：必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出。b.內部文書：必需由部門主管發(fā)出或部門蓋公章才算有效公文。c.保密文件：必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。(2)保密制度a.本制度是為處理包含企業(yè)機密文件及其機要事項而制訂。企業(yè)職員必需依據(jù)自己職務遵守處理機要文件及機要事項紀律。b.本要求修改和廢止、由辦公室提議，企業(yè)總經(jīng)理決定后實施。c.本要求中所稱機要是指不得泄露其內容文件及事項，凡符合下列條款之一者均屬于此。-相關企業(yè)關鍵政策或計劃；-相關人事問題；-相關關鍵會議討論事項；-相關業(yè)主或租戶檔案資料；-契約、協(xié)定或依據(jù)協(xié)商而決定事項；-要求、命令中尤其指定事項。d.機要文件及其處理，按其程序可分為以下三種：--企業(yè)內部秘密，不能向企業(yè)以外公開。-絕密，不能向部門經(jīng)理及主管，和尤其指名最小范圍內相關工作人員和承接人員以外者公開。e.機要文件、機要事項及其種類認定，標準上由所管部門經(jīng)理負責，但企業(yè)總經(jīng)理能夠命其變更。f.機要文件或機要事項由該業(yè)務部經(jīng)理負責印制和傳達。g.機要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門分門別類加以保管，另一份由辦公室專員保管。機要文件應加蓋對應紅色標識，其處理和保管由收件人自行處理。h.機要文件制發(fā)部門應備有發(fā)文簿，文件發(fā)送至相關部門時，必需請收件人簽字蓋章。i.企業(yè)內機要文件傳輸，除責任者自行攜帶方法外，必需加封后傳輸。不能以文件方法傳輸秘密事項必需由直接關系者親自傳達。j.機要文件須經(jīng)制發(fā)部門經(jīng)理同意后方可復制。機要文件復制時制發(fā)部門應將復制件數(shù)量在原件或副本上具體統(tǒng)計，并在上述(2.2.8)款要求發(fā)文簿上記載復制件去向。k.秘密文件或企業(yè)外秘密文件和秘密事項，由制發(fā)部門經(jīng)理負責，請專員進行分發(fā)和傳送，但必需推行上述要求手續(xù)。l.機要文件及其相關草案、其它無用物品銷毀，應確定一定時間，由所管經(jīng)理負責銷毀。m.凡違反本要求者，由總經(jīng)理辦公室討論處理。n.文件大致可分為：--法律效力文件：包含條約、手冊、指南等；-匯報/表格；-作業(yè)指導書/工作手冊；-程序文件

3．檔案系統(tǒng)管理檔案系統(tǒng)是管理工作中一重大系統(tǒng)，全部職員全部必需主動關心，需采取簡單及輕易明白設計，各職員應根據(jù)下列要求處理文件：-（1）分管經(jīng)理工作職責a.必需把檔案管理工作列入經(jīng)理任期目標責任制，并分解下達管理目標。b.要重視檔案管理工作，主動處理檔案管理工作經(jīng)費及其它問題，每十二個月最少要召開兩次檔案工作會議。辦公室依據(jù)“檔案法”和經(jīng)理年度方針、工作目標制訂每十二個月工作計劃。(2)檔案資料職員作職責a.負責做好收件登記、編號、運轉和檢驗未歸檔文件催辦工作。b.按要求程序立即、正確地辦理多種資料動態(tài)注記。c.按時搜集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔。分類要正確，裝訂要工整，要符合立卷標準。d.立即制訂工作計劃和做好工作總結，每個月或每季提供給各級領導正確、可靠統(tǒng)計表。e.嚴格實施查閱資料要求措施和資料保密紀律。f.妥善保管好各類檔案資料。4.會議系統(tǒng)為有效率地實施管理及不停完善管理運作，將采取下列安排：-(1)會議召開之前應作好準備工作，確定議題內容，準備好相關會議資料、文件。(2)多種會議通常應和辦公室聯(lián)絡，對出席對象提前一天以上發(fā)出通知，以備會議出席者安排好工作。(3)會議出席者應按時到會，假如無法參與，應事先向會議組織者請假，未請假或未經(jīng)許可請假而缺席、遲到者按相關出勤考評措施負擔責任。缺席者應事后立即主動補閱會議統(tǒng)計，了解會議精神。(4)會議應堅持講效率、開短會標準，講話者做到言簡意賅，不作題外話但又要暢所欲言，要使多種會議全部能起到應有效果。(5)固定性會議為：總經(jīng)理辦公室會議，部門經(jīng)理例會、部門例會、段組例會。(6)會議如需增加、延期、合并或擴大出席對象時，由會議主持者約定后立即發(fā)出變更及擴大范圍通知。(7)出席會議人員于會議前安排好工作，會議期間其它人如無特殊情況不得進入會場找人、談事。如有來訪客人或來訪電話，安排合適人員作好接待統(tǒng)計，待會后再通知當事人處理。如遇急事必需當事人親自接待時，應先得到會議召集者許可，由其通知相關人員離開會場，并盡可能不影響會議進程和講話，維護會議正常進行。(8)相關部門和人員應嚴格實施會議紀要、決議、決定相關內容，于要求完成日期后首次會議上作出完成情況扼要匯報。(9)會議紀要，及所形成決議、決定文稿應妥善保管，無關人員未經(jīng)同意不得借閱。(10)和會者需遵守會場紀律，尊重她人講話，充足說明自己見解，手機請調至振動檔，以維護會議正常進行。5.辦公室設備使用管理(1)電話a.企業(yè)電話設備專為保障企業(yè)各項業(yè)務工作得以順利進行而配置，必需嚴格按要求使用，無故損壞應賠償；b.企業(yè)各部門辦公區(qū)域，因公事要求申請安裝電話，須由部門或個人提出申請，辦公室統(tǒng)一辦理，報總經(jīng)理審批后，交工程部實施。c.企業(yè)各部門職員辦公用電話，除總經(jīng)理辦公室電話及傳真機外，其它均不含有國際、中國長途功效，任何人不得以任何理由申請開啟DDD、IDD功效，確因公需撥打長途，應填寫長途申請單，經(jīng)辦公室審批后指定撥發(fā)。d.不準用企業(yè)電話聊天及處理私人事務。(2)復印、電腦、打印機a.復印、打字是企業(yè)文書機要崗位，工作人員應嚴守崗位，非指定人員不得使用；b.復印機確保天天早晨8:15開機，下午5:30關機；c.使用復印機、電腦、打印機應遵守操作規(guī)程，注意珍惜。6.庫存系統(tǒng)及計劃(1)制訂小區(qū)下月耗用材料計劃，并依據(jù)實際庫存情況決定請購數(shù)量，并報審批。(2)購進材料、工具在進庫前必需驗收數(shù)量及質量，合格無誤方可進庫。(3)材料、工具領用要填寫領料單并簽字領料單應用處，個人專用工具要填寫個人領用單，如有遺失由個人負擔。(4)領用工具如自然報廢，要填寫報廢單，由主管以上簽字認可，如屬意外報廢，要寫明原因，由主管以上簽字認可，不然照價賠償。(5)每個月清庫一次，做到帳物相符，對庫存材料、工具立即申報給上級部門。(6)倉庫內物品擺放分類，地面保持清潔，易腐、易碎、易燃、易揮發(fā)物品應另外放置。7.倉庫管理制度凡入庫物料，需依據(jù)進倉單進行數(shù)量、外觀、技術資料和品質檢驗、清點，對缺損和不合格物料，應立即在進倉單內說明。物料入庫后要立即登帳、立卡、建立物料檔案，帳卡物要常常查對，做到帳物相符。如發(fā)覺備料不足或缺損要查明原因提出書面匯報。入庫物料要盡可能合理堆垛，定量存放，過目成數(shù)，做到不歪不倒，搬運方便和安全不受損壞。應做好倉庫門窗和庫存物料保管和安全防患工作，要常常檢驗、維護、保養(yǎng)、確保物料不變形、不受損、不變質。倉庫內嚴禁吸煙和火種入內。對存放庫內珍貴、易燃或揮發(fā)性化工物料，要定時關鍵檢驗和防護。物料出庫或領用均要按物料出倉單內容填寫好出倉物料品名、規(guī)格、數(shù)量、經(jīng)辦清出庫或領用交接手續(xù)后，方可發(fā)料。物料出倉后，倉管人員要立即清理庫房，整理貨垛，搞好庫內整齊，并立即憑出倉單上所發(fā)物料登銷帳卡。非本單位或本單位非相關人員，未經(jīng)倉管人員許可嚴禁進入倉庫，倉管人員所管理倉庫鎖匙亦不準任意交她人保管或開啟。出庫物料通常要成套領發(fā)，對散件及包裝好散裝部件，應分別附有標明物料品名、規(guī)格標簽。屬配件，還應標識“備品備件”文號。任何負責物料運輸企業(yè)，在運輸途中應確保貨物安全和完好。特殊和珍貴物料倉管人員應隨車押運，做到接運立即、超卸安全、交接正確。對回收剩下或廢舊物料，倉管人員應負責將所回收物料分類收存保管，并在入庫時亦應辦理進倉手續(xù)，另立帳冊立即進行登帳。8.各職員應含有禮儀及當值時所需注意事項(1) 職員應含有禮儀a.儀表-制服必需穿著整齊和清潔。-頭發(fā)應定時修剪及梳理整齊。-胡子必需刮好。-皮鞋必需擦亮。-手指甲必需定時修理及保持清潔。-必需注意個人衛(wèi)生。-必需佩帶工作證。b.禮貌-見到相熟業(yè)戶，必需有禮貌地打招呼。-對全部業(yè)戶提問，必需有禮貌地耐心回復。-在早上，中午及下午時間，在當值班之職員看到業(yè)主須問安，如早上好，午安及再見。-即使面對無理取鬧業(yè)戶主，亦不可隨便惡言相向，必需耐心地解釋原因。若有必需時應轉達上級處理。-在當值時應盡可能面帶笑容，保持親切友善形象。-即使正在向陌生人問詢時，亦應盡可能保持笑容及禮貌，切記不可無故厲聲喝問，影響管理處形象。-當值時絕對不可粗言穢語。-絕對不可在面對業(yè)戶時隨便抽煙或吃零食，更不可咬著香煙或食物跟業(yè)戶講話。-不可無故遲到早退，即使有任何理由亦必需先向上級匯報。如因故未能上班，更應預先作出通知，方便安排其它職員替補。-若有需要輪班當值，交接班必需按時，而下班前亦必需收齊全部需交予下一班職員辦理事項，向下一班職員交代清楚方可離去。倘若下一班職員因任何理由而延遲抵達，則必需等候下一班職員全部返回后方可離去，以免崗位出現(xiàn)真空。若因用膳或其它理由而需要離開任何崗位，應先通知當值主管，而且必需等候其它接崗員抵達方可離開，以免崗位出現(xiàn)真空。若在巡查時發(fā)覺有崗位出現(xiàn)真空，應臨時接替相關崗位，并立即通知主管處理。必需切記服務業(yè)戶原是管理處職員應盡責任，全部職員嚴禁向業(yè)戶索取任何形式賞賜。即使業(yè)戶主動提出，亦應該盡可能禮貌地作出拒絕。(2) 禮貌培訓常備紙筆。在正常情況下勿讓電話響鬧超出三下。先說企業(yè)/部門名稱?；貜臀痣x題。講一般話，發(fā)音清楚，咬字標準。聽時勿打斷。記事/留言要筆錄，清楚，全方面。尊稱來電者姓氏。提供深入幫助/服務。友善、客氣。讓來電者先掛電話。掛后勿當眾討論剛才來電