如何做好招標文件解讀

如何做好招標文件解讀雷啟威中石化中原油建工程有限公司國際工程事業(yè)部前言隨著中國經(jīng)濟的快速發(fā)展、全球經(jīng)濟一體化進程的加快和國內(nèi)市場趨于飽和，越來越多的中國公司為了實現(xiàn)自身可持續(xù)發(fā)展和參與全球競爭，在積極拓展國際業(yè)務，參與國際工程建設。石油工程建設行業(yè)在這方面走在國內(nèi)施工公司的前列。拓展國際業(yè)務的一個重要手段就是參加國際項目招標，這是一個公正、安全和有效的途徑。投標后能否中標，不僅取決于投標公司實力的強弱，還取決于投標人對招標文件的理解程度和對招標人需求的把握程度。國際項目招標一般用外語寫成，大多數(shù)情況下是英語。因此可以說對招標文件的熟悉程度在某種意義上決定了投標方案和報價編制是否合理、是否有競爭力。因此招標文件解讀是投標過程中很關鍵的一步。本文對如何有效地解讀招標文件進行了探討。招標文件組成國際項目招標文件一般有許多文件，少的有數(shù)十個，多則達上百個，不過比較規(guī)范系統(tǒng)。一般來說，國際石油地面工程項目招標文件包括以下內(nèi)容：投標須知（InstructionstoBidders）；工作范圍（ScopeofWork）；合同協(xié)議（ContractAgreement）；合同條款（ContractTerms），包括通用條款（GeneralTermsandConditions）和專用條款（SpecialTermsandConditions）；技術要求（技術規(guī)格書）（TechnicalSpecification）；QA/QC要求文件；HSE要求文件；工程量清單（BOQ）或MTO；圖紙；適用標準；其它文件。例如，沙特阿美公司（SaudiAramco）的招標文件一般可達800多個，有當?shù)鼗霉ぁ⒉少彽纫笪募?。標書解讀目的一般來說，招標文件解讀主要是了解招標人的需求，其主要目的如下：了解項目性質(zhì)、工期計劃、截標日期、各類保函要求等關鍵事項；明確投標人的責任、工作范圍和報價要求；明確投標書編制內(nèi)容及要求；理解項目的技術要求，以制訂合理的施工方案；了解工程中擬采用的材料和設備，以便進行市場詢價；發(fā)現(xiàn)招標文件中的錯誤、含糊不清或相互矛盾之處，提請招標人澄清；發(fā)現(xiàn)招標文件（合同、技術文件等）中暗藏的風險和不利隱私，以便做出合理的應對措施；找出合同中含有的不合理規(guī)定或投標人要承擔風險的條款，以便采取相應的對策，標書解讀也是風險管理中重要的一步，通過解讀來發(fā)現(xiàn)和識別招標文件中存在的風險，引起投標團隊的重視，做好應對工作。招標文件的解讀和準確把握是編制合格的技術標書和商務標書的前提，也是投標團隊開始投標的第一步和關鍵一步，因此必須高度重視。標書解讀要求國際石油工程項目招標時間一般在一個月，有的可能一個半月，在這短短的招標期間，要完成所有的投標工作（考察、解讀、采辦詢價、工期計劃編制、工作量匯總和計算、人力設備資源計劃編制、各類施工方案編制、質(zhì)量方案和HSE方案編制、商務報價以及各種商務文件的準備以及后期標書裝訂遞交等）殊非易事，因此必須在盡可能短的時間內(nèi)完成標書解讀。因此要控制好標書解讀的時間，留給一個月時間內(nèi)對于投標時間在一個月左右的項目，一般應在收到招標文件后5~7個工作日內(nèi)完成解讀，接著召開標書解讀會。標書解讀原則上越細致越好。投標人員解讀時應將閱讀招標文件時發(fā)現(xiàn)的問題、重點、難點、不明確或含混不清或模棱兩可的地方，要清楚各自負責解讀的章節(jié)或?qū)I(yè)，作好記錄，寫下自己的理解。有條理，有順序。這樣有利于編寫方案、人力設備資源計劃和報價。標書解讀內(nèi)容投標人員要全面熟悉招標文件的內(nèi)容，不要忽視任何一個細節(jié)。對招標文件的熟悉程度不夠、對合同條件理解錯誤都可能給自己帶來錯誤的判斷，進而造成項目執(zhí)行時的經(jīng)濟損失。在研究招標文件過程中發(fā)現(xiàn)招標文件有問題或者內(nèi)容含糊的地方，應該以書面形式或在標前投標負責人或其指定人員簡要介紹項目背景、性質(zhì)和工程量等情況；商務合同人員介紹解讀商務合同文件后的所得，存在的重要風險和問題；專業(yè)技術人員介紹各專業(yè)的工作量和技術要求，指出難點和要點，說明工程量不清晰或重復的地方，工程的技術難度，以及解決方案等；最后就一些關鍵的商務、合同和技術問題展開討論，提出應對方法。投標負責人安排專人負責會議記錄，會后編寫會議紀要，將投標成員的解讀文件匯在一起，作為紀要的附件，與會議紀要一起上傳到內(nèi)網(wǎng)由投標人員共享，用作投標方案編制的參考。標書解讀會的結束并非意味著標書解讀完成，投標人員應隨著投標工作的進展深入閱讀招標文件，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。標書解讀不良案例項目不同，項目所在國不同，標書內(nèi)容也不同，標書要求也不同，商務合同和技術方面都會有所不同，即使項目性質(zhì)類似或規(guī)模相當，標書的內(nèi)容也不會完全相同。因此，不能應為有了同類或類似項目經(jīng)驗，就可以不閱讀、不細讀表述的具體內(nèi)同，想當然地認為沒什么差別。同樣的項目有時因為項目地點不同、所在國法律法規(guī)的變化、技術標準的進步、氣候環(huán)境的不同、環(huán)境保護要求而大相迥異。我們歷史上曾經(jīng)出現(xiàn)不少因沒有熟讀標書導致報價失誤，中標后產(chǎn)生巨大風險的事例。下面就此列出幾個案例，目的是希望投標人員足夠重視標書解讀。我方承包的沙特阿美公司Manifa井場和管線施工項目，工作包括井場管線和井場設施的施工。由于投標人員沒有注意到工作量是按訂單形式下放的，誤以為整個工程全有我方施工，采取了不平衡報價策略。結果有三家單位中標，業(yè)主將報價低的工作下放給我方，導致工程出現(xiàn)重大虧損。具體內(nèi)容如下：在招標文件“Specific_Instuctions_to_Bidders”的A.INTRODUCTION第2段寫道：“…SAUDIARAMCOhastherighttoissueReleasePurchaseOrders(ReleasePO)onanyworkingareatoone(1)bidderormore.”(翻譯：沙特阿美公司有權將某個區(qū)域工程的批準采購單下達給一個或多個競標人。)在合同ScheduleA“GENERALTERMSANDCONDITIONS”多次提到了“ReleasePO”，例如：“7. SAUDIARAMCO'SGENERALOBLIGATIONS SAUDIARAMCOshall,inaccordancewithandsubjecttothetermsandconditionsofthisContract: 7.1 IssueReleasePOs.”（翻譯：7.沙特阿美公司基本義務沙特阿美公司應依據(jù)并且遵守本合同條款：7.1下發(fā)批準PO。）注意：這里PO后面加了s，表明該項目有多個PO。充分說明了這個項目的具體工程可能授予不同的承包商。但是在招標階段沒人注意到這一點，以為只有一家中標人執(zhí)行整個項目，因而作出了不平衡報價，對人力資源和設備計劃考慮不周，結果是Manifa項目有多家公司中標，阿美公司將報價低的工程授予了我公司，導致項目嚴重虧損。沙特阿美陸上井場升級改造項目，工作內(nèi)容主要是對現(xiàn)有井場進行升級改造，井場分布極為分散，從沙特首都利雅得附近一直到沙特南部，而且也是采用訂單形式下放工作。投標人員沒有認識到這一點，以為是一個全新項目，最后將報價削減了約一半左右（還有一些其它因素），中標了。合同簽署后準備開始執(zhí)行，現(xiàn)場人員到各個現(xiàn)場考察后發(fā)現(xiàn)了這個問題，認為如果堅持執(zhí)行合同會產(chǎn)生巨大虧損的風險，建議取消合同。最后在沙分公司和國工的努力下，與阿美公司協(xié)商，取消了該合同。雖然阿美公司對我方的信任度降低，但是避免了巨大的經(jīng)營風險。（注：項目招標文件遺失，無法列出具體內(nèi)容）沙特農(nóng)業(yè)部凈化水輸送項目：由于技術規(guī)格書閱讀不全面，甚至可能了漏看了管溝開挖、回填以及試壓方面的要求：“Thelengthoftrenchtobeleftopenpriortolayingshallnotbemorethan200metresandnotrenchshallbeleftopenformorethan20daysunlesstheContractorhasobtainedthewrittenconsentoftheEngineer”(翻譯：開挖且待鋪設管子的管溝長度不得超過200米，管溝應在20天內(nèi)鋪管和回填，有得到工程師同意的除外)；和“Unlessotherwisestatedoragreedtestingshallbecarriedoutinlengthsnotexceeding1000meters.Thewholesystemshallbetestedandchlorinatedbeforethefinalconnectionsaremade.”(翻譯：除非另行同意，試壓管段不得超過1000米。整個系統(tǒng)在試壓和通氯氣清洗后才能進行最后連接。)“Pipeslaidwithinwadisandinchannelbedsshalleitherbeencasedinconcreteorshallbebackfil1edwithcementstabilizedsoilorbothasdirectedbytheEngineer.ThebackfillingshallbedoneasdescribedinSpecificationsexceptforthelast750mmwhichshallbefilledwithcementstabilizedsoilcompactedinlayerseach250mmthick.”（翻譯：鋪設在干谷或河床中的管子應按照工程師的指示安裝在混凝土套管中或用固化土回填或同時采用兩種方法。除最后的750mm外，回填應按照規(guī)格書的要求進行，最后750mm應用水泥固化土填滿，每250mm一層進行壓實。）