聊一聊 OA 系統(tǒng)（框架篇）

聊一聊OA系統(tǒng)（框架篇）B端產(chǎn)品更直觀的體現(xiàn)出對公司的幫助，OA在公司日常管理中，尤其明顯。

經(jīng)常有新員工入職后，對我們的助理小姐姐說，公司自動化做的真好，入職都是自動化，人工操作是真的少啊。是的，3年前公司就已經(jīng)完成入職流程自動化了。截止到現(xiàn)在，對入職員工來講，操作也越來越少了。以我廠新員工入職為例，助理小姐姐會帶領(lǐng)新員工到工位，剩下的入職流程，全部通過OA來完成。消耗時間最長的，估計就是電腦初始化的時間了。完善的OA系統(tǒng)，能很大程度提升員工的幸福感。那OA具體與那些功能模塊呢？我們怎么才能做好OA呢？OA端結(jié)構(gòu)拆解No.1OA（OfficeAutomation）是代替手動重復性工作，高效的處理辦公事務，改善工作環(huán)境?，F(xiàn)在的OA，可以分為辦公自動化（狹義的OA）和HR系統(tǒng)。辦公自動化（狹義的OA）按照場景，可以「入職流程管理」、「考勤管理」、「成本管理（財務）」、「行政管理」、「IT」

和「權(quán)限配置」。

我們把「入職模塊」詳細拆分下。入職流程管理分為2大模塊：面試流程和入職流程，其中面試流程，涉及到員工管理，是放到HR系統(tǒng)中，我們把整個流程串起來講下。

面試流程面試流程分為：簡歷篩選，面試預約，面試過程和反饋。我們這里只簡單講一下面試環(huán)節(jié)。大家也會類似的經(jīng)歷，到面后填寫很復雜并且重復的表格，不知道大家什么感覺，反正我是深惡痛絕。所有，我們把這些環(huán)節(jié)做了優(yōu)化。我們把表單中大部分的信息，根據(jù)簡歷信息自動填寫好。應聘者只需要確認和填寫公司需要的少許信息即可。應聘者到公司面試時，就只用等著和面試官聊就好了，提升了應聘者對公司的印象分值。面試流程的管理，現(xiàn)在有比較成熟的產(chǎn)品，如MokaHR系統(tǒng)，可以直接拿來用，最多和公司的HR系統(tǒng)做好對接。入職流程入職流程分為兩部分：入職前的準備工作，和入職當天就職流程。入職前的準備工作確定給員工發(fā)offer后，HRBP就開始為員工入職做準備，通過審批流的方式，通知部門助理、IT、行政、HR等角色，為即將入職員工準備工位、設(shè)備、郵箱以及薪酬錄入等。入職當天就職流程入職當天，員工通過OA完成個人信息完善，合同簽署，wifi密碼、郵箱密碼設(shè)置。電腦等辦公用品，已經(jīng)是入職之前IT提前準備好，不需要跑各個辦公室簽合同、領(lǐng)電腦、領(lǐng)辦公用品了。舉例以前我入職某互聯(lián)網(wǎng)公司，整整一個大會議室，十幾個入職的人，在填寫各種信息、簽字，HRBP負責復印件收集?，F(xiàn)在好了，入職當天助理小姐姐把新員工帶到工位，并給新員工一個入職引導小卡片（原來很復雜的，現(xiàn)在也是越來越簡單了），入職全部流程也就3步：下載并登錄企業(yè)微信，通過「人事」模塊獲取wifi密碼，獲取郵箱密碼；通過企業(yè)微信「人事」模塊，完善個人信息。個人信息只需要提交身份證、學歷證件等照片，完善一下教育經(jīng)歷和緊急聯(lián)系方式，檢查一下自動填寫好的個人信息（從簡歷里面自動獲取的）；簽訂電子合同，入職流程完成了。半個小時搞定所有流程和手續(xù)，HRBP全程不用參與。OA還有考勤、報銷/用款等財務流程、設(shè)備借用/名片申請等行政流程、權(quán)限、賬號申請等工作權(quán)限申請流程，后續(xù)我們逐步介紹說明。

小結(jié)很多流程都有自己的公司特色，但可以抽象出兩類：「審批流管理」和「權(quán)限管理」。辦公自動化的核心之一是審批流設(shè)計，后續(xù)會單獨來講。權(quán)限管理的RBAC模型已經(jīng)很成熟，也不多講。HR端結(jié)構(gòu)拆解No.2HR系統(tǒng)服務的對象HRBP和薪酬專員，主要分為4個模塊：員工管理、薪酬管理、績效管理和權(quán)限設(shè)置。我們對員工管理進行拆解，包含5個模塊：員工花名冊管理、合同管理、員工異動管理、員工數(shù)據(jù)分析、員工關(guān)愛?；麅怨芾矸譃?大模塊，員工基本信息管理和崗位信息管理，以及操作日志管理。1.管理員工的基本信息：包括個人信息、教育信息、住址以及緊急聯(lián)系人等2.崗位信息：包括工號、職級/職位、入職/轉(zhuǎn)正/離職信息、匯報對象等，和工作崗位相關(guān)的內(nèi)容。3.操作日志：HRBP對員工的所有調(diào)整，都要記錄歸檔，以備查詢。合同管理具體分為OA端和HR端兩個部分。

HR系統(tǒng)端：主要是由HRBP操作，設(shè)置「合同模板」，發(fā)起合同簽署流程，以及最終歸檔。OA端：更多是員工操作，有查看、合同簽字。具體流程如下：

員工新入職，HRBP會在HR后臺，提前為員工設(shè)置好合同模板，基本信息都自動填寫好了。入職當天員工在OA端收到合同簽訂通知，員工只需要檢查無誤后，在手機上完成簽字即可。完成簽字后，合同歸檔。員工在OA端只能查看，有的公司薪酬相關(guān)也在合同中，那是要設(shè)置為不能查看，避免薪酬信息泄露。合同續(xù)簽流程類似，只是多了提前30天通知HRBP員工即將合同到期，確定要續(xù)約后，再進行后續(xù)流程。最后No.3OA在公司中無處不在，從面試、