秘書(shū)學(xué)概論第三章秘書(shū)學(xué)素養(yǎng)

毀滅之路第三章秘書(shū)素養(yǎng)第一節(jié)秘書(shū)的精神素養(yǎng)第二節(jié)秘書(shū)的知識(shí)與能力素養(yǎng)第三節(jié)秘書(shū)的心理素質(zhì)和性格特征思考訓(xùn)練與教學(xué)互動(dòng)第一節(jié)秘書(shū)的精神素養(yǎng)一、秘書(shū)的思想政治素養(yǎng)

二、秘書(shū)的職業(yè)道德與作風(fēng)修養(yǎng)

一、秘書(shū)的思想政治素養(yǎng)二、秘書(shū)的職業(yè)道德與作風(fēng)修養(yǎng)（一）秘書(shū)的職業(yè)道德

（二）秘書(shū)的作風(fēng)修養(yǎng)

5.誠(chéng)實(shí)守信

誠(chéng)實(shí)守信，包括真誠(chéng)待人、信守承諾、忠實(shí)于自己承擔(dān)的義務(wù)。秘書(shū)承擔(dān)著上傳下達(dá)、溝通執(zhí)行和輔助決策的重要職責(zé)，誠(chéng)實(shí)守信對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)尤為重要。只有誠(chéng)實(shí)守信，秘書(shū)才能得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任，保持和諧的人際關(guān)系，從而促進(jìn)秘書(shū)職能順利發(fā)揮，提高組織管理效益。

（二）秘書(shū)的作風(fēng)修養(yǎng)

1.雷厲風(fēng)行

首先，樹(shù)立嚴(yán)格的時(shí)間觀念；其次，練就敏捷的反應(yīng)能力；再次，杜絕官僚主義和拖拉作風(fēng)。

2.嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致

秘書(shū)工作責(zé)任重大，無(wú)論是撰擬公文、傳達(dá)指示，還是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，都不能有絲毫馬虎和差錯(cuò)，因此，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致是對(duì)秘書(shū)工作作風(fēng)最起碼的要求。

3.謙虛謹(jǐn)慎

謙虛謹(jǐn)慎，是秘書(shū)的作風(fēng)修養(yǎng)的重要內(nèi)涵。因?yàn)槊貢?shū)上接近領(lǐng)導(dǎo)，下接近群眾，要保持謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度，不驕不躁，平易近人。

4.勤奮耐勞

兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干，是秘書(shū)工作的優(yōu)良傳統(tǒng)。

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書(shū)提出了更高、更新的要求，只有思想敏銳、工作勤奮、學(xué)習(xí)刻苦、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿貢?shū)，才能成為一名合格的秘書(shū)。

5.思路清晰

秘書(shū)工作任務(wù)繁重、種類(lèi)繁多，各種工作的重要性與要求不同，這就要求秘書(shū)工作思路要清晰、思維邏輯要嚴(yán)密，要有大局觀和團(tuán)隊(duì)意識(shí)。

第二節(jié)秘書(shū)的知識(shí)與能力素養(yǎng)一、秘書(shū)的知識(shí)素養(yǎng)

二、秘書(shū)的能力素養(yǎng)

一、秘書(shū)的知識(shí)素養(yǎng)（一）秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

（二）秘書(shū)的文化修養(yǎng)

（一）秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)1.秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系建構(gòu)的原則

2.秘書(shū)的具體知識(shí)結(jié)構(gòu)

１.秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系建構(gòu)的原則（1）適應(yīng)性原則

這一原則具體表現(xiàn)為以下兩個(gè)方面的要求，即：首先，秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與秘書(shū)的崗位職責(zé)相適應(yīng)。其次，還應(yīng)當(dāng)與秘書(shū)所在組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)相適應(yīng)。（2）比例性原則

所謂比例性原則，是指根據(jù)各種知識(shí)在秘書(shū)工作中所使用的頻率來(lái)確定其在秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)體系中所占的比例。

（3）動(dòng)態(tài)性原則

所謂動(dòng)態(tài)性原則，是指秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)該隨著時(shí)代的發(fā)展和環(huán)境的變化不斷調(diào)節(jié)和更新，使之適應(yīng)工作的需要。

建構(gòu)原則適應(yīng)性比例性動(dòng)態(tài)性2.秘書(shū)的具體知識(shí)結(jié)構(gòu)

（1）基礎(chǔ)知識(shí)

其主要內(nèi)容有馬克思主義理論知識(shí)、語(yǔ)言文字知識(shí)、歷史知識(shí)、法律法規(guī)知識(shí)以及辦公自動(dòng)化知識(shí)等。（2）專業(yè)知識(shí)是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，具體包括：秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作學(xué)、檔案管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)。（3）相關(guān)知識(shí)主要包括：領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)以及社會(huì)學(xué)、倫理學(xué)、決策學(xué)、咨詢學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)以及文學(xué)、美學(xué)等方面的知識(shí)。知識(shí)結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)知識(shí)專業(yè)知識(shí)相關(guān)知識(shí)（二）秘書(shū)的文化修養(yǎng)文化修養(yǎng)文學(xué)修養(yǎng)史學(xué)修養(yǎng)藝術(shù)修養(yǎng)基礎(chǔ)能力專業(yè)能力基本技能二、秘書(shū)的能力素養(yǎng)（一）基礎(chǔ)能力

（二）專業(yè)能力

（三）基本技能

（一）基礎(chǔ)能力1.觀察力

秘書(shū)觀察力的培養(yǎng)可以從培養(yǎng)觀察興趣開(kāi)始，有意識(shí)地加強(qiáng)自身對(duì)周?chē)h(huán)境的注意程度，同時(shí)要講究觀察方法和注意細(xì)節(jié)。

2.注意力

秘書(shū)的注意力的培養(yǎng)應(yīng)從加強(qiáng)自我控制能力和增強(qiáng)工作責(zé)任感兩個(gè)方面入手。

基礎(chǔ)能力觀察力注意力記憶力思維力……

3.記憶力秘書(shū)的記憶力的培養(yǎng)首先要有明確的目的，要有意識(shí)、有選擇地去記憶某些重要的信息；其次要掌握記憶的技巧。

4.思維力

秘書(shū)的思維力的培養(yǎng)應(yīng)注重拓寬思維的廣度，增加思維的深度，鍛煉思維的靈敏度。

（二）專業(yè)能力1.表達(dá)能力

（1）書(shū)面表達(dá)能力指秘書(shū)的寫(xiě)作能力，主要是指寫(xiě)作各種應(yīng)用文體的能力,要求秘書(shū)首先要熟悉和掌握各種應(yīng)用文體的寫(xiě)作格式、要求和技巧。其次，準(zhǔn)確。

（2）口頭表達(dá)能力對(duì)秘書(shū)口頭表達(dá)能力的要求首先是要口齒清楚、發(fā)音準(zhǔn)確。其次是中心突出、表意明確，說(shuō)話時(shí)要簡(jiǎn)潔干練。再次是說(shuō)話得體，符合身份。

專業(yè)能力表達(dá)能力辦事能力管理能力應(yīng)變能力和社交能力2.辦事能力秘書(shū)在培養(yǎng)自己的辦事能力時(shí)：（1）學(xué)會(huì)區(qū)分工作的輕重緩急（2）明確各部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍（3）要通曉辦事程序

3.管理能力管理能力的培養(yǎng)要求秘書(shū)：（1）保持頭腦清醒，要懂得統(tǒng)籌方法，能夠合理分配時(shí)間或物品；（2）隨時(shí)掌握先進(jìn)的管理理念和管理方法，以便使所管理的人、財(cái)、物能夠最大限度地發(fā)揮作用。

4.應(yīng)變能力

應(yīng)變能力的培養(yǎng)要求秘書(shū)要具有：（1）敏銳的觀察力（2）準(zhǔn)確的判斷力（3）良好的心理素質(zhì)（4）快速反應(yīng)的能力5.社交能力社交能力的培養(yǎng)要求秘書(shū)：（1）講究文明禮貌，以得體的裝扮和文雅的舉止給對(duì)方一個(gè)良好的印象（2）要對(duì)自己和他人有準(zhǔn)確的定位（三）基本技能

1.現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技能

秘書(shū)應(yīng)該熟練掌握常用現(xiàn)代辦公設(shè)備的操作、使用和日常維護(hù)方法。

2.常用的辦公軟件的使用技能常用的辦公軟件系統(tǒng)有Word、Excel、PowerPoint等，要想使計(jì)算機(jī)充分發(fā)揮作用，就必須掌握常用的辦公軟件的使用方法。

3.網(wǎng)絡(luò)辦公技能網(wǎng)絡(luò)辦公是指應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)處理各種事務(wù)。秘書(shū)必須熟練掌握搜索引擎、電子郵箱、視頻會(huì)議等現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公技能。

第三節(jié)秘書(shū)的心理素質(zhì)

和性格特征一、秘書(shū)的心理素質(zhì)

二、秘書(shū)的性格特征

一、秘書(shū)的心理素質(zhì)（一）秘書(shū)的個(gè)性心理

（二）秘書(shū)的心理障礙及調(diào)節(jié)

（一）秘書(shū)的個(gè)性心理

1.動(dòng)機(jī)

一名優(yōu)秀的秘書(shū)，應(yīng)當(dāng)具備正確而高尚的動(dòng)機(jī)，把輔助領(lǐng)導(dǎo)有效地實(shí)施管理和實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。

2.興趣

優(yōu)秀的秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。

個(gè)性心理動(dòng)機(jī)興趣意志情緒氣質(zhì)3.意志

秘書(shū)要鍛煉和培養(yǎng)自己的自覺(jué)性、堅(jiān)韌性、果斷性和頑強(qiáng)性等積極的意志品質(zhì)，克服盲目性、脆弱性、頑固性和沖動(dòng)性等消極的意志品質(zhì)。

4.情緒

秘書(shū)應(yīng)該學(xué)會(huì)控制自己的情緒，在工作中要善于經(jīng)常保持積極、樂(lè)觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀、煩躁的情緒。5.氣質(zhì)

指人的心理活動(dòng)動(dòng)力特征的總和，是人典型的、穩(wěn)定的個(gè)性心理特征。

（二）秘書(shū)的心理障礙及調(diào)節(jié)

1.自卑

克服自卑心理，秘書(shū)要：（1）擺脫不自信，要善于發(fā)現(xiàn)并利用自己的優(yōu)點(diǎn)、發(fā)揮自己的長(zhǎng)處（2）善于學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)提高自身的工作能力和水平

心理障礙自卑自負(fù)嫉妒焦慮厭煩2.自負(fù)消除自負(fù)心理，秘書(shū)要：（1）對(duì)自己有清醒的認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確的定位（2）加強(qiáng)自我修養(yǎng)，樹(shù)立正確的人生觀、世界觀、價(jià)值觀，以腳踏實(shí)地的工作來(lái)完成自己對(duì)秘書(shū)角色的認(rèn)知

3.嫉妒

擺脫嫉妒心理

（1）正視自己的差距，然后揚(yáng)長(zhǎng)避短，不斷充實(shí)和提高自己，改變現(xiàn)狀（2）認(rèn)識(shí)別人的長(zhǎng)處，客觀地看待別人的優(yōu)點(diǎn)，以冷靜、達(dá)觀的心態(tài)對(duì)待周?chē)囊磺校?）積極主動(dòng)地向同事請(qǐng)教、學(xué)習(xí)，以提高自己，縮小差距，從而減少嫉妒心理的產(chǎn)生

4.焦慮

消除焦慮心理，秘書(shū)要：（1）增加自信心，減少自卑感（2）學(xué)會(huì)自我放松，把自己從焦慮情緒中解脫出來(lái)

5.厭煩

消除厭煩心理，秘書(shū)要：（1）最重要的是樹(shù)立正確的理想和信念，要明確自己的工作目標(biāo)，充實(shí)自己的生活內(nèi)容（2）有正確的思維方法，懂得厭煩本身是無(wú)濟(jì)于事的

二、秘書(shū)的性格特征（一）秘書(shū)的性格要求

（二）秘書(shū)良好性格的培養(yǎng)

（一）秘書(shū)的性格要求

1.開(kāi)朗豁達(dá)

秘書(shū)的性格中很重要的一個(gè)方面就是對(duì)人對(duì)事需要豁達(dá)、開(kāi)朗，即在堅(jiān)持原則的前提下采取寬容、忍耐的態(tài)度。

2.堅(jiān)忍頑強(qiáng)

堅(jiān)忍頑強(qiáng)的性格在秘書(shū)工作中的表現(xiàn)首先就是對(duì)工作任勞任怨；其次表現(xiàn)為正確對(duì)待自身的缺點(diǎn)和錯(cuò)誤，也能夠正確看待，努力克服，做到自尊、自愛(ài)和自重。

開(kāi)朗豁達(dá)穩(wěn)重自制幽默風(fēng)趣寬容友愛(ài)堅(jiān)忍頑強(qiáng)性格

3.寬容友愛(ài)

秘書(shū)的寬容表現(xiàn)在：（1）在工作中以大局為重，不計(jì)較小事，在非原則性的問(wèn)題上盡量忍讓。（2）在工作中求同存異，善于團(tuán)結(jié)與自己意見(jiàn)不一致的人，不能對(duì)別人求全責(zé)備。（3）在工作中不能嫉賢妒能，要努力學(xué)習(xí)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，絕不能心胸狹隘，故意刁難。

4.幽默風(fēng)趣秘書(shū)在人際交往活動(dòng)中運(yùn)用幽默，可以使人感到輕松，易于溝通情感，取得理解，消除陌生和緊張，營(yíng)造和睦的交際氛圍。5.穩(wěn)重自制

秘書(shū)在平時(shí)工作中辦事要穩(wěn)妥，待人要穩(wěn)重，遇到突發(fā)事件時(shí)頭腦清醒冷靜，學(xué)會(huì)在不同場(chǎng)合、不同對(duì)象面前控制自己的情緒和行為方式。

（二）秘書(shū)良好性格的培養(yǎng)

1.了解自己，正視自己的性格

秘書(shū)要想培養(yǎng)良好的性格，首先要了解自己的性格，努力使自己的性格與職業(yè)要求相適應(yīng)。

2.從善如流，接受別人的建議

可以請(qǐng)身邊的領(lǐng)導(dǎo)、同事、朋友甚至家人給自己挑毛病、提建議。

3.找出差距，努力改變自己

秘書(shū)要善于分析自己，找出差距，在性格培養(yǎng)過(guò)程中，要注意揚(yáng)長(zhǎng)避短。

4.長(zhǎng)期堅(jiān)持，講究方法

秘書(shū)要想改變自己性格中不利于秘書(shū)工作的部分，就需要有恒心、有毅力，要講究方式方法。

思考訓(xùn)練與教學(xué)互動(dòng)

1．秘書(shū)的精神素養(yǎng)包括哪些內(nèi)容，如何提高秘書(shū)的精神素養(yǎng)？

2．秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)由哪幾部分內(nèi)容組成？

3．秘書(shū)的能力素養(yǎng)的具體內(nèi)容是什么？

4．秘書(shū)應(yīng)該具備哪些心理素質(zhì)和性格特征？

思考訓(xùn)練與教學(xué)互動(dòng)

5．聯(lián)系以下某企業(yè)秘書(shū)的職責(zé)，談?wù)劽貢?shū)應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)。

××公司秘書(shū)工作職責(zé)一、組織建設(shè)參與討論公司部門(mén)級(jí)以上組織結(jié)構(gòu)；確定下級(jí)部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)；當(dāng)發(fā)現(xiàn)下級(jí)部門(mén)的崗位設(shè)置或崗位分工不合理時(shí)，要及時(shí)指出問(wèn)題，作出調(diào)整，并通知人力資源部。二、招聘及任免用人需求:提出直接下級(jí)崗位的用人需求，并編寫(xiě)該崗位的崗位職責(zé)和任職資格，提交給總經(jīng)理確認(rèn)；確認(rèn)直接下級(jí)提交的用人需求（含崗位職責(zé)和任職資格），并提交總經(jīng)理確認(rèn)。面試:進(jìn)行直接下級(jí)崗位的初試；進(jìn)行直接下級(jí)崗位的復(fù)試，并做最后確定；組織面試工作。不合格員工處理:提出對(duì)不合格直接下級(jí)的處理建議，提交總經(jīng)理確認(rèn)；確認(rèn)直接下級(jí)提出的對(duì)不合格員工的處理建議，提交人力資源部。思考訓(xùn)練與教學(xué)互動(dòng)

思考訓(xùn)練與教學(xué)互動(dòng)六、激勵(lì)提議下級(jí)部門(mén)和直接下級(jí)的激勵(lì)原則，提交總經(jīng)理確認(rèn)；根據(jù)總經(jīng)理確認(rèn)的激勵(lì)原則，與人力資源部經(jīng)理商討并確定激勵(lì)方法。七、經(jīng)費(fèi)審核與控制依據(jù)財(cái)務(wù)制度審批下級(jí)部門(mén)的各項(xiàng)花費(fèi)，并確認(rèn)支出的合理性；監(jiān)督并控制下級(jí)部門(mén)的費(fèi)用支出，并向總經(jīng)理進(jìn)行費(fèi)用月報(bào)。八、工作報(bào)告定期將自己的各項(xiàng)工作及下級(jí)部門(mén)的工作以書(shū)面的形式向總經(jīng)理報(bào)告。九、表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)能力指導(dǎo)、鼓勵(lì)、鞭策下級(jí)，使下級(jí)能努力工作；有辦法提升下級(jí)的工作效率；能為下級(jí)描繪公司的戰(zhàn)略意圖和遠(yuǎn)大前景。