物業(yè)公司物資管理新規(guī)制度

物資管理制度為提升企業(yè)基礎(chǔ)管理工作水平，深入規(guī)范物資和成品流通、保管和控制程序，維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全完整，加速資金周轉(zhuǎn)，特制訂本制度：第一章現(xiàn)金管理制度一、現(xiàn)金收入管理各部門零星收入款項(xiàng)在500元（含）以下，由客服財(cái)務(wù)人員收取，收款必需開具蓋有物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)章收據(jù)。收款不開收據(jù)視同貪污行為，處以100%罰款。收款額滿500元經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，需填寫《北京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理收入記錄表》，并持本表到財(cái)務(wù)入賬，交款完成后將財(cái)務(wù)開具蓋有物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)章收據(jù)交由交款人，將有財(cái)務(wù)經(jīng)手人簽字《北京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理收入記錄表》報(bào)物業(yè)客服財(cái)務(wù)人員登記入賬。北京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理收入記錄表經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)交款人房號(hào)交款人姓名物業(yè)經(jīng)手人企業(yè)財(cái)務(wù)經(jīng)手人客服財(cái)務(wù)簽收年月日二、現(xiàn)金借支管理1、現(xiàn)金借支關(guān)鍵用于特殊用途臨時(shí)性暫借款，包含差旅費(fèi)借款、零星購物借款及其它臨時(shí)性借款2、借款程序（1）差旅費(fèi)借款：需借支差旅費(fèi)時(shí)，應(yīng)填寫差旅費(fèi)請(qǐng)款單，注明預(yù)借金額；經(jīng)各級(jí)主管審查、審核、簽批；到客服財(cái)務(wù)人員處領(lǐng)款，客服財(cái)務(wù)人員以差旅費(fèi)請(qǐng)款單作為借款依據(jù)；（2）零星購物借款：由采購部門填寫請(qǐng)購單，經(jīng)各級(jí)主管審查、審核、簽批；到客服財(cái)務(wù)人員處領(lǐng)款，客服財(cái)務(wù)人員以請(qǐng)購單作為借款依據(jù)；通常零星購物借款限額為1000元；（3）其它臨時(shí)性借款：通常不予借給，特殊情況經(jīng)同意可借給；有借款還未還清者，一律不準(zhǔn)再借。借款人填寫借款單，注明用途；經(jīng)各級(jí)主管簽批。到客服財(cái)務(wù)人員處以請(qǐng)款單作為借款還款依據(jù)。3、借款人應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)借款用途使用借款，不得挪作它用；不然，應(yīng)按情節(jié)輕重追究責(zé)任。三、現(xiàn)金報(bào)銷支出管理1、現(xiàn)金報(bào)銷需填制支出憑單，物業(yè)企業(yè)全部些人員必需依據(jù)正當(dāng)、完整原始憑證，按要求粘貼、填制報(bào)銷支出憑單，由部門經(jīng)理、審核人員、總經(jīng)理審核簽字后交財(cái)務(wù)核報(bào)。2、原始憑證基礎(chǔ)要求1）原始憑證內(nèi)容必需含有：憑證名稱；填制憑證日期；填制憑證單位名稱或填制人姓名；經(jīng)辦人員署名或蓋章；接收憑證單位名稱；經(jīng)營業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單位和金額。2）從外單位取得原始憑證，必需符合國家票證管理措施，并蓋有填制單位公章；從個(gè)人取得原始憑證，必需有填制人員署名或蓋章。自制原始憑證必需有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或其指定人員署名或蓋章。3）凡填有大寫或小寫金額原始憑證，大寫和小寫必需相符。購置實(shí)物原始憑證，必需有入庫單或驗(yàn)收證實(shí)；支付款項(xiàng)原始憑證，必需有收款單位收款證實(shí)。4）經(jīng)相關(guān)部門同意經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)該將同意文件作為原始憑證附件。假如同意文件需要單獨(dú)歸檔，應(yīng)該在憑證上注明同意部門、日期、同意人及“原件存檔”字樣；假如同意文件包含兩項(xiàng)報(bào)賬內(nèi)容，可將原件附其中一份報(bào)賬單據(jù)，另一份注明原件在“××報(bào)賬中”字樣。3、原始憑證粘貼具體要求：1）在空白報(bào)銷單上將原始報(bào)賬憑證按小票在下，大票在上要求，從右至左呈階梯狀依次粘貼；若票據(jù)較少，可直接在正式報(bào)銷單反面粘貼（原始憑證正面和報(bào)銷單正面同向）；若票據(jù)較多，可在多張空白報(bào)銷單上粘貼。2）將已填寫完成正式報(bào)銷單粘貼在已貼好原始報(bào)銷憑證空白報(bào)銷單上（將左面對(duì)齊粘貼）。四、費(fèi)用報(bào)賬管理1、費(fèi)用開支后，應(yīng)憑報(bào)銷單辦理報(bào)賬手續(xù)；有借支，必需先清理借支。2、依據(jù)協(xié)議開支各項(xiàng)費(fèi)用，報(bào)賬時(shí)，應(yīng)具體注明協(xié)議號(hào)。3、依據(jù)匯報(bào)開支各項(xiàng)費(fèi)用，報(bào)賬時(shí)，應(yīng)附已指示匯報(bào)原件。5、購置辦公用具、低耗品、物料、水電衛(wèi)生設(shè)施等物資必需辦理入庫手續(xù)，報(bào)賬時(shí)附入庫單或直接由領(lǐng)用人在原始憑證上簽字證實(shí)。6、粘貼好支出憑單應(yīng)在每七天二早晨交由客服財(cái)務(wù)人員，由客服財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)找領(lǐng)導(dǎo)簽批。第二章庫房管理制度一、庫房日常管理1、庫房保管員必需合理設(shè)置各類物資和產(chǎn)品明細(xì)賬簿和臺(tái)賬。原材料倉庫必需依據(jù)實(shí)際情況和各類原材料性質(zhì)、用途、類型分明別類建立對(duì)應(yīng)明細(xì)賬、卡片；客服財(cái)務(wù)人員和庫房保管員所建賬簿及次序編號(hào)必需相互統(tǒng)一，相互一致。合格品、逾期品、失效品、料廢、退回電機(jī)、返修電機(jī)應(yīng)分別建賬反應(yīng)。2、做好各類物料和產(chǎn)品日常核查工作，倉庫保管員必需對(duì)各類庫存物資定時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)盤點(diǎn)，并做到賬、物、卡三者一致。3、各物品使用部門必需根椐使用計(jì)劃及庫房庫存情況合理確定采購數(shù)量，并嚴(yán)格控制各類物資庫存量；倉庫保管員必需定時(shí)進(jìn)行各類存貨分類整理，對(duì)存放期限較長，逾期失效等不良存貨，要按周編制報(bào)表，報(bào)送物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員，物業(yè)經(jīng)理對(duì)本單位各類不良存貨每七天必需提出處理意見，責(zé)成相關(guān)部門立即加以處理。二、入庫管理1、物料進(jìn)倉時(shí)，庫房管理員必需憑送貨單、檢驗(yàn)合格單辦理入庫手續(xù)；如屬回用物資應(yīng)憑回用單辦理入庫手續(xù)，拒絕不合格或手續(xù)不齊全物資入庫，杜絕只見發(fā)票不見實(shí)物或邊辦理入庫邊辦理出庫現(xiàn)象。2、入庫時(shí)，庫房管理員必需查點(diǎn)物資數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、合格證件等項(xiàng)目，如發(fā)覺物資數(shù)量、質(zhì)量、單據(jù)等不齊全時(shí)，不得辦理入庫手續(xù)。未經(jīng)辦理入庫手續(xù)物資一律作待檢物資處理放在待檢區(qū)域內(nèi)，經(jīng)檢驗(yàn)不合格物資一律退回，放在暫放區(qū)域，同時(shí)必需在短期內(nèi)通知經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)處理。3、一切原材料購入全部必需用增植稅專用發(fā)票方可入庫報(bào)銷，無稅票，其材料價(jià)格必需下浮到能補(bǔ)足扣稅額為止。同時(shí)要注意審查發(fā)票正確性和有效性。4、入庫材料在未收到對(duì)應(yīng)發(fā)票前，倉管員必需建立貨到票未到材料明細(xì)賬，在票到以后立即報(bào)客服財(cái)務(wù)人員登記入賬。5、入庫單填開必需正確完整，供給單位名稱應(yīng)填寫全稱并和發(fā)票單位一致，如屬票到?jīng)_抵，應(yīng)在備注欄中注明原入庫時(shí)間。入庫單上必需有保管員及經(jīng)手人簽字，三、出庫管理1、物料出庫時(shí)必需辦理出庫手續(xù)，并做到限額領(lǐng)料，領(lǐng)料人員憑部門主管簽字領(lǐng)料單向倉庫領(lǐng)料，領(lǐng)料員和倉管員應(yīng)查對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況，查對(duì)正確后，經(jīng)領(lǐng)料人、發(fā)料人簽字，倉管員登記入卡、入賬。2、倉管員在每七天末要和物業(yè)財(cái)務(wù)人員做好物料進(jìn)出查對(duì)銜接工作，并正確立即報(bào)送要求各類報(bào)表，收付存報(bào)表、材料耗用匯總表、三個(gè)月以上積壓物資報(bào)表，并確保其正確無誤。四、物料盤點(diǎn)管理1、每個(gè)月25日前，倉庫管理員和客服財(cái)務(wù)人員應(yīng)對(duì)倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一盤點(diǎn)。2、依據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，填寫《庫存物品盤點(diǎn)表》。3、倉庫管理員應(yīng)將庫存物品明細(xì)賬余額和盤點(diǎn)表上實(shí)物余額進(jìn)行查對(duì)：a）經(jīng)查對(duì)無誤，倉庫管理員應(yīng)依據(jù)當(dāng)月發(fā)生入庫單及出庫單，編制《庫存物品進(jìn)、耗、存表》，同時(shí)編制下月采購計(jì)劃；b）如經(jīng)查對(duì)有誤：—實(shí)物多于賬面余額，報(bào)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)進(jìn)行賬務(wù)處理；

—如實(shí)物少于賬面余額，標(biāo)準(zhǔn)上視具體情況依據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)程處理。4、倉庫管理員應(yīng)在28日前將當(dāng)月《物品盤點(diǎn)表》、《采購計(jì)劃表》報(bào)送客服財(cái)務(wù)人員處。庫房管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)步驟1.0目標(biāo)1.1本步驟規(guī)范庫房管理工作，確保對(duì)庫房物品進(jìn)行安全、高效、有序管理。2.0適用范圍2.1本規(guī)程適適用于物業(yè)企業(yè)庫房管理工作。3.0職責(zé)3.1企業(yè)采購員負(fù)責(zé)物品采購工作。3.2庫房管理員負(fù)責(zé)物品驗(yàn)收、入倉、領(lǐng)用手續(xù)辦理和庫存物品保管。3.3物業(yè)企業(yè)客服財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)物品核實(shí)。3.4物業(yè)企業(yè)客服主管負(fù)責(zé)庫房管理工作監(jiān)督。4.0管理工作關(guān)鍵點(diǎn)4.1庫存物品限額標(biāo)準(zhǔn)4.1.1日常消耗物料庫存限額：a)通常為每個(gè)月平均消耗量1.2倍；b）特殊情況另行處理。4.1.2常備零件物品庫存限額：a）通常為每個(gè)月平均消耗量1.5倍；b）特殊情況另行處理。4.2物品采購申請(qǐng)4.2.1庫房管理員標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)在每個(gè)月28日前依據(jù)庫房實(shí)際庫存量，編制下月物品采購計(jì)劃。4.2.2當(dāng)庫房物品低于要求庫存限額時(shí)，應(yīng)立即填制所需物品采購計(jì)劃。4.2.3庫房中無儲(chǔ)存零星、應(yīng)急物品由使用部門責(zé)任人填制采購計(jì)劃。4.2.4庫房管理員應(yīng)在每個(gè)月28日前將采購計(jì)劃交物業(yè)企業(yè)客服部。4.2.5物業(yè)企業(yè)經(jīng)理依據(jù)下列內(nèi)容審核：a）倉庫實(shí)際庫存量；b）當(dāng)月實(shí)際消耗量；c）庫存物品限額標(biāo)準(zhǔn)；d）下月估計(jì)消耗量；4.3物品驗(yàn)收程序4.3.1物品驗(yàn)證要求：a）每次采購物品單位數(shù)量少于10個(gè)，要求100％抽樣驗(yàn)證；b）每次采購物品單位數(shù)量多于10個(gè)，要求10％-50％驗(yàn)證；c）采購物品必需含有合格證，尤其對(duì)批量購置物品必需要驗(yàn)證物品合格證，物品合格證由庫管員保留；d）對(duì)目測無法驗(yàn)證物品，必需使用相關(guān)工具幫助驗(yàn)證；e）物品規(guī)格、數(shù)量等必需和《采購計(jì)劃單》上內(nèi)容相符；f）庫管員應(yīng)將常見物品說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗(yàn)證無誤后交物業(yè)客服保留、備查。4.4物品入倉程序4.4.1物品入倉程序：a）采購員標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)在物品采購回來當(dāng)日，將物品送交倉庫驗(yàn)收，特殊情況不能在當(dāng)日入倉，應(yīng)報(bào)物業(yè)經(jīng)理同意后另行處理；b）如采購員通知物品供給商送貨上門，采購員應(yīng)陪同供給商一起到庫房驗(yàn)貨；c）庫房管理員應(yīng)對(duì)符合購置計(jì)劃物品進(jìn)行驗(yàn)收；d）經(jīng)驗(yàn)收合格物品，庫房管理員應(yīng)開具《入庫單》，登記庫房物品明細(xì)賬，并將物品分類存放；e）庫房管理員應(yīng)依據(jù)當(dāng)日物品驗(yàn)收單，立即登記物品明細(xì)賬；4.4.3設(shè)備工具入倉程序：a）新采購工具按物品入倉程序?qū)嵤?；b）以舊換新設(shè)備工具入倉程序：

—經(jīng)辦人應(yīng)憑其所在部門主管署名確定《工具借領(lǐng)單》到倉庫辦理舊工具入倉手續(xù)；

—庫房管理員經(jīng)檢驗(yàn)無誤后給予辦理入倉手續(xù)，發(fā)給新工具，同時(shí)在使用《工具登記卡》上由經(jīng)辦人署名確定；c）退還設(shè)備工具入倉程序：

—庫房管理員依據(jù)使用人《工具登記卡》上項(xiàng)目，逐項(xiàng)清點(diǎn)退還工具；

—庫房管理員對(duì)退還工具進(jìn)行驗(yàn)收；

—庫房管理員應(yīng)在《工具登記卡》上登記，并由使用人所在部門責(zé)任人署名確定后存檔。d）借用工具入倉程序：

—工具借用人在工具送還倉庫前必需把工具清理潔凈；

—庫房管理員依據(jù)設(shè)備工具領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行驗(yàn)收；

—庫房管理員應(yīng)立即在《工具登記卡》上登記。4.5庫房物品存放管理4.5.1物品存放倉庫自然條件：a）有通風(fēng)設(shè)備；b）光線充足；c）面積寬大。4.5.2庫房物品存放分類：a）易燃、易爆和揮發(fā)性強(qiáng)物品；b）吸水性強(qiáng)、輕易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹物品；c）常見工具、材料和配件等；d）易碎、易損物品；4.5.3物品存放倉庫區(qū)域劃分：a）合格物品存放區(qū)；b）不合格物品存放區(qū)；c）待檢物品存放區(qū)。d)處理物品存放區(qū)4.5.4倉庫區(qū)域劃分方法：a）在貨架上標(biāo)識(shí)并隔離；b）劃線掛標(biāo)牌。4.5.5倉庫物品存放要求：a）易燃、易爆和揮發(fā)性強(qiáng)物品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置倉庫存放，存放時(shí)應(yīng)注意：—周圍無明火、遠(yuǎn)離熱源；—擺放在地下；—配置滅火器；—保持包裝完好；—庫房結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，門窗封閉牢靠；—庫房門內(nèi)開。b）吸水性強(qiáng)、輕易發(fā)潮發(fā)霉和生銹物品存放時(shí)：—用經(jīng)過防水處理貨架放置；—放在干燥地上或貨架上；—配置防潮通風(fēng)設(shè)施。c）常見工具、材料和配件等：—不規(guī)則物品，用盒或袋裝好后擺放；—規(guī)則物品整齊擺放在貨架或地上；—體積較大、體重較輕可靠墻上放或掛在墻上。d）易碎易損物品：—體積較小或瓶裝物品，放置貨架底層、整齊擺放在地上；—體積較大，應(yīng)靠墻立放，放置上方不懸掛物品；—放置位置有膠墊。4.6庫房物品領(lǐng)用管理4.6.1物品領(lǐng)用程序：a）物品領(lǐng)用人應(yīng)憑其所在部門主管簽字確定《領(lǐng)料單》到庫房辦理材料領(lǐng)用手續(xù)；b）庫房管理員依據(jù)《領(lǐng)料單》上所列品種，逐一發(fā)放；c）庫房管理員依據(jù)《領(lǐng)料單》內(nèi)容登記倉庫物料發(fā)放明細(xì)登記；d）庫房管理員以10天為一期，將《領(lǐng)料單》匯總后交物業(yè)財(cái)務(wù)人員查對(duì)，并進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)登記。4.6.2工具領(lǐng)用管理：a）工具使用人應(yīng)憑其所在部門主管確定《領(lǐng)料單》到庫房領(lǐng)用工具；b）庫房管理員應(yīng)依據(jù)使用人《工具領(lǐng)用卡》統(tǒng)計(jì)，查對(duì)原卡上領(lǐng)用工具是否有反復(fù)現(xiàn)象：

—如經(jīng)查對(duì)，已經(jīng)有領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)，但沒有報(bào)廢或其它處理統(tǒng)計(jì)，庫房管理員應(yīng)拒絕發(fā)放；

—如經(jīng)查對(duì)沒有該工具領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)，將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后，并在《工具領(lǐng)用卡》上登記。c）庫房管理員以10天為一期，將《領(lǐng)料單》匯總后交物業(yè)財(cái)務(wù)人員查對(duì)，并進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)登記。4.6.3借用工具領(lǐng)用程序：a）凡因工作需要借用工具人員，應(yīng)憑其所在部門主管署名確定《工具借領(lǐng)單》，到庫房辦理工具借用手續(xù)；b）庫房管理員依據(jù)《工具借領(lǐng)單》，和庫房建立借用工具登記卡查對(duì)無誤后發(fā)放；c）庫房管理員對(duì)借用工具應(yīng)依據(jù)要求歸還期限督促借用人按時(shí)歸還。4.7庫房物品報(bào)廢管理4.7.1報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)：a）物品到使用期；b）客觀原因造成物品工具已無使用價(jià)值；c）按其它相關(guān)要求需報(bào)廢。4.7.2物品報(bào)廢程序：a）報(bào)廢物品經(jīng)辦人憑其所在部門主管署名確定《物品報(bào)廢單》到庫房辦理物品報(bào)廢手續(xù)；b）庫房庫存物品報(bào)廢，由庫房管理員負(fù)責(zé)填寫《物品報(bào)廢單》；c）庫房管理員準(zhǔn)備好報(bào)廢物品相關(guān)原始資料：—入庫時(shí)間—物品性能介紹；—使用時(shí)間；—使用說明；—其它相關(guān)資料。d)物業(yè)企業(yè)客服主管，應(yīng)組織相關(guān)人員驗(yàn)證；e）報(bào)廢物品交物業(yè)企業(yè)經(jīng)理審批；g）庫房管理員依據(jù)審批意見，將報(bào)廢物品相關(guān)財(cái)務(wù)資料交物業(yè)財(cái)務(wù)人員查對(duì)并進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理。4.9統(tǒng)計(jì)表格4.9.14.9.2《工具登記卡》4.9.3《庫存物品進(jìn)、耗、存表》

4.9.4《入庫單》4.9.5《領(lǐng)料單》4.9.6《庫存物品盤點(diǎn)表》物品報(bào)廢單〔〕號(hào)報(bào)廢物品名稱物品規(guī)格購入時(shí)間報(bào)廢數(shù)量報(bào)廢原因處理方法申請(qǐng)人署名：年月日部門責(zé)任人意見年月日專