天然氣長輸管道信息及文控管理措施

天然氣長輸管道信息及文控管理措施1文件控制管理措施1.1項目部至少設一名專職文控員負責文件管理，各職能部門有兼職的文控管理人員。1.2文件的分類1.2.1技術文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關工程技術的信函、報告；業(yè)主的技術要求及技術文件；施工圖紙及設計文件；業(yè)主指定的施工驗收規(guī)范、標準；其它相關的規(guī)范、標準；承包商內(nèi)部的技術文件；施工記錄及各種檢查驗收報告等。1.2.2質(zhì)量文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關質(zhì)量的信函、報告；業(yè)主的質(zhì)量要求及規(guī)定；業(yè)主指定的質(zhì)量評定標準和檢驗程序；承包商的質(zhì)量手冊、質(zhì)量控制程序及質(zhì)量管理文件；質(zhì)量檢驗記錄及質(zhì)量評定資料等。1.2.3HSE文件：包括與監(jiān)理、業(yè)主之間有關健康、安全、環(huán)保的信函、報告；業(yè)主關于健康、安全、環(huán)保的規(guī)定和文件；承包商的HSE管理手冊、HSE程序文件及HSE管理文件；HSE報告、記錄文件等。1.2.4合同管理文件：包括主合同文件；合同管理記錄及評價報告；合同變更文件；與業(yè)主、監(jiān)理之間關于合同管理的信函、報告等。1.2.5控制管理文件：包括施工計劃；施工統(tǒng)計記錄；進度控制報告；成本控制報告；工程預決算資料。1.2.6其它文件，如采辦、財務等文件。1.3文件的接收1.3.1辦公室文控員負責文件的接收并負責登記，記錄應注明文件的來源、主題、編號、版本號、接收日期等信息。1.3.2呈送項目經(jīng)理或其指派人批示，批示處理意見和文件的分發(fā)意見。1.3.3根據(jù)批示建立文件分發(fā)矩陣，分發(fā)矩陣包含應分發(fā)的部門（單位）和份數(shù)。1.3.4按照分發(fā)矩陣分發(fā)文件并做好記錄，記錄必須有接收人簽字。1.4文件的發(fā)送1.4.1項目部所有向外呈送的文件全部交由文控員處理。1.4.2文控員將文件呈送項目經(jīng)理或其指派人審閱并簽發(fā)，如有不妥，則將文件返回制作部門，修改再送或作廢處理。1.4.3對簽發(fā)的文件，及時發(fā)送到有關單位，并做好發(fā)送記錄。1.4.4項目內(nèi)部文件的發(fā)送可以不通過文控員，直接由各職能部門制發(fā)，基層的報告，資料也可以直接呈送各職能部門。1.5文件的存檔1.5.1文件存檔以書面文字形式為主，輔以電子版本或其它形式。1.5.2經(jīng)過文控員的所有接收、發(fā)送文件全部要留一份（或拷貝件）存檔。1.5.3各部門的文件自選建立存檔。1.6作廢文件的處理1.6.1各文件和資料發(fā)放部門，對已作廢文件，應及時從發(fā)放單位收回，并填寫作廢文件回收記錄。1.6.2對于為積累知識而保留和留作參考用的作廢文件，文件發(fā)放部門要在該文件上加蓋作廢章，并做好記錄。1.7文件的更改1.7.1內(nèi)部文件的更改由原文件的審批人更改。1.7.2對于外部文件，無權進行任何更改。任何變更只能是來自原發(fā)文單位。1.8文件控制管理的實施1.8.1在項目部建立通用的計算機網(wǎng)絡管理信息系統(tǒng)，并設專人負責，加速信息傳遞和處理時間，合理調(diào)整施工計劃，為確保工期的實現(xiàn)提供可靠的理論數(shù)據(jù)。1.8.2采用電話、傳真、和電子郵件的形式，按要求定期向業(yè)主報送各種報表，并接收業(yè)主下達的各種計劃、指令、文件，建立與業(yè)主、監(jiān)理、設計等部門溝通的信息網(wǎng)絡。1.8.3做好與業(yè)主、監(jiān)理等外部單位的往來信函管理。1.8.4項目部向外呈送的文件、報表及信函，必須由項目經(jīng)理簽字才能生效。1.8.5文控管理人員要明確責任，及時傳達上級的有關指令、文件和技術要求，以免延誤時間。1.8.6每天對收集的信息及時整理、分析研究，為項目部制定相應計劃和措施提供依據(jù)，便于統(tǒng)籌解決施工過程中出現(xiàn)的問題。1.8.7掌握施工機組每天的施工狀態(tài)、進度和施工材料需求情況。1.8.8對與施工計劃進行跟蹤控制，以檢查計劃實施的進展和程度，當出現(xiàn)預想不到的變化時，隨時進行調(diào)整。2竣工資料的編制計劃2.1在工程完工后，及時清理現(xiàn)場，辦理工程有關移交手續(xù)及簽證，在竣工日期前按業(yè)主要求的時間內(nèi)提供相應數(shù)量合格的竣工資料。在施工過程中及時組織整理、匯總竣工資料，竣工驗收資料的編制應隨著工程施工同時進行，竣工資料中計量單位與符號應符合法定計量單位的使用規(guī)則，文字、數(shù)字應清晰工整、圖面整潔。2.2竣工資料應如實記載竣工工程的確切部位以及有關的規(guī)范、數(shù)據(jù)和實施的施工文件。2.2.1施工資料：開工報告、工程技術要求、技術交底資料、圖紙會審記錄（紀要）、施工組織設計及施工計劃、方案、工藝、措施、設計變更單、工程更改洽商單、材料代用審批單、原材料及構件出廠證明/質(zhì)量鑒定、材料試驗報告、隱蔽工程檢查驗收記錄、施工專業(yè)性技術記錄、工程測試、測量記錄、無損探傷檢測報告、單位、分部、分項工程質(zhì)量檢查評定資料、施工說明、施工大事記或施工日志、交工驗收記錄證明、施工技術總結、竣工報告、重大質(zhì)量、安全事故處理報告。2.2.2管理資料：項目部成立及職責分工文件；工程建設招、投、中標文件、承發(fā)包合同、協(xié)議；施工單位執(zhí)照、資質(zhì)證明；征用土地等有關資料；安全衛(wèi)生及消防審批文件；項目開工報告；工程管理計劃、管理實施文件等資料；與工程有關的文件、紀要等。2.2.3設備/物資資料：包括裝箱單、出廠合格證、使用說明書、質(zhì)量證明書、維修保養(yǎng)說明書、備件目錄、隨機的全套圖紙、磁盤、光盤等各種載體的文件材料。2.3施工技術資料的編制2.3.1竣工文字資料按單位工程進行編輯與組卷。2.3.2企業(yè)資質(zhì)類：包括各類合同協(xié)議、施工執(zhí)照、企業(yè)資質(zhì)、法人代表等，第一卷為單位工程共有部分。2.3.3施工管理文件類：包括施工組織設計、技術方案、管理措施、管理細則、規(guī)劃等，每個單位工程組成一卷；2.3.4通用資料類：按開工、竣工、交工、質(zhì)保、技術管理先后順序及內(nèi)容進行編制，每個單位工程組成一卷；2.3.5施工記錄類：按施工的先后順序及內(nèi)容進行編制，每個單位工程組成一卷；2.3.6材料（設備）資料類：合格證、裝箱單、商檢記錄等，每個單位工程組成一卷；2.3.6施工總結單獨組卷。2.4竣工圖的編制2.4.1竣工圖是竣工資料的重要組成部分，是記錄管線、電氣、自動化儀表等安裝工程實際情況的技術文件，竣工圖必須齊、全、準確，做到竣工圖與設計變更資料、隱蔽工程記錄“三對口”，竣工圖應包括所有的施工圖。通用圖、標準圖、重復利用圖不進竣工圖，但必須在圖紙目錄中注明。2.4.2施工中沒有變更的施工圖，加蓋“竣工圖專用章”。2.4.3施工中有部分變更的施工圖，可在原圖上修改，修改的部分在竣工圖的相應位置加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加蓋“竣工圖專用章”。2.4.4改動大，不宜在原施工圖上修改的，應重新繪制竣工圖，并加蓋“竣工圖專用章”。2.4.5竣工圖加蓋竣工圖章，簽字要求填寫整齊、清楚，不得代簽，用碳素筆簽寫?？⒐D專用章應加蓋在角圖章的左面或圖的空白處。竣工圖專用章應使用不褪色紅印泥。凡文字材料中記載有竣工圖變更內(nèi)容時，必須在竣工圖相應位置做更改標明，并加蓋竣工圖核定章。2.5組卷要求2.5.1同一項目形成的歸檔材料，可分為文字和圖紙兩大部分，分別組成一卷或若干卷，文字資料在前，圖紙在后。大、中型工程項目形成的文字和圖紙不得混合組卷；小型項目如形成的文字和圖紙資料較少時，可將文字和圖紙混合組卷。2.5.2卷內(nèi)圖紙資料按專業(yè)圖號單獨裝訂，即每一專業(yè)圖號裝訂一冊。2.5.3凡自身形成的文字材料必須耐久，利于長期保管和使用，其中書寫的文字材料必須使用墨汁、碳素墨水、藍黑墨水、油墨等，不得有復印、鉛筆、圓珠筆等不符合要求的字跡材料。打印件要字跡清晰、耐久，簽字處不許直接打印，要由本人親自簽寫。2.5.4所有竣工資料編制時采用A4幅面（297×210mm），其紙張質(zhì)量至少達到65g/m2；圖紙要折疊成“手風琴”式4號圖紙規(guī)格（297×210mm），圖面在里，標題欄露在外右下角；若小于A4紙，可將其粘貼在A4紙上，便于組卷、裝訂，達到整齊美觀。材質(zhì)證及材質(zhì)單要粘貼在A4幅面（297×210mm）的合格證粘貼單上。2.5.5每卷厚度不得超過30mm，裝訂線（對于橫向排版的資料為上邊）留出25mm，四眼等距線裝，裝訂前必須去掉文件材料中的各種金屬物，對破損的文件材料須按裱糊技術托裱。卷的左側較薄時，在左側夾裝硬紙條。案卷裝訂要結實、整齊、美觀、不壓字、不掉頁，各種表格材料裝訂時應將表頭向里或向上。2.6案卷編目2.6.1卷內(nèi)文件資料和圖紙均要用打號機逐頁打號。案卷封面、卷內(nèi)目錄（竣工圖隨圖目錄除外）、卷內(nèi)備考表不打頁號。2.6.2卷內(nèi)目錄的填寫（全部要求打?。?.6.2.1順序號：應用阿拉伯數(shù)字從1依次標注卷內(nèi)文件順序，一個文件（或部件）一個號。2.6.2.2文件編號：文件的文號或圖紙的圖號，無填寫內(nèi)容，劃“—”。2.6.2.3責任者：文件材料直接編寫部門或主要責任者。2.6.2.4文件材料題名：文件材料的標題全稱，無標題的要代擬標題。2.6.2.5日期：文件材料的形成日期。2.6.2.6頁次：每份文件材料首頁上標注的頁號，末份文件要標注起止頁。2.6.2.7備注：對文件材料需做的必要說明。2.6.3案卷外封面的填寫2.6.3.1案卷題名：建設項目名稱＋單位工程名稱＋簡要內(nèi)容＋文種（竣工文字資料或竣工圖）2.6.3.2編制單位：案卷內(nèi)文件材料的形成單位，要與單位公章吻合。2.6.3.3編制日期：文字資料卷填寫卷內(nèi)文件材料的起止日期，竣工圖填寫竣工圖章上的編制日期。2.6.3.4保管期限：案卷劃定的保管期限（永久、長期、短期）。2.6.3.5密級：案卷涉及的秘密等級（絕密、機密、秘密），無劃定密級，可劃“—”。2.6.4卷內(nèi)備考表的填寫卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)文件材料尾頁之后，其填寫要求如下：2.6.4.1卷內(nèi)備考表要標明案卷內(nèi)文件材料的頁數(shù)、圖紙的張數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。2.6.4.2立卷人：由負責立卷的人員簽字