公司加油卡管理制度

加油卡管理制度==本文檔為Word版，下載后可任意編輯修改==1、目的為規(guī)范公司（包括各子公司，下同）辦公車輛加油卡的管理，本著“嚴格管理、節(jié)約支出、一車一卡、對號加油”的原則，更有效的控制車輛使用，最真實的反映車輛的實際情況，提高工作效率，確保車輛出行安全，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司所屬公務車輛的管理。3、職責3.1辦公室是公司所屬車輛加油卡的歸口管理部門，根據(jù)每部車的車況和車輛月平均消耗燃油費，由車輛管理人將管理卡(總卡)所購燃油進行分配充值，并將駕駛員所駕車輛牌號、對應加油卡卡號、加油卡充值時間、金額、余額等錄入電子文檔存查。3.2財務部負責車輛加油費用的審核。4、車輛油卡管理4.1公司所有車車輛統(tǒng)一使用****油卡加油，實行一車一卡制度，每張加油卡限定車輛車號。4.2公司所有車輛禁止現(xiàn)金加油，駕駛?cè)藛T應隨時攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，須經(jīng)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理批準，并報車輛管理人員備案。4.3車輛加油卡辦理后，管理人員應按車牌號與油卡號碼進行備案登記，每月進行核對。油卡一經(jīng)備案，不允許變更，如遇到特殊情況，比如油卡壞了，不能正常加油時，應報車輛管理人員，及時修理。4.4一車一卡，一車一表，管理人員在申請充值時應將每輛車的《車輛加油分配表》上報財務審核，內(nèi)容包括車輛加油卡余額、充值金額、上月行駛里程數(shù)、車輛總里程數(shù)及車輛油耗。5、充值申請流程5.1車輛管理人員應實時了解車輛油卡的用油情況，在每月13日對每個駕駛員的里程數(shù)及油卡余額進行統(tǒng)計，按照行駛里程數(shù)及余額計算每個車的油耗。5.2車輛管理人員做好《車輛加油分配表》后，根據(jù)每個車的固定充值金額填寫《費用申請單》，經(jīng)辦公室負責人簽字后，報財務總監(jiān)簽字后，憑《費用申請單》申請電匯。5.3經(jīng)查****公司收到電匯后，車輛管理人員及時到****加油站根據(jù)《車輛加油分配表》分配，并收取發(fā)票。5.4發(fā)票由車輛管理人員及時填寫《費用報銷單》，完成審批流程。6、附件附件一《車輛加油分配表》車輛加油分配表序號車號車輛型號卡號現(xiàn)余額充值金額加油卡保持金額上月行駛公里數(shù)現(xiàn)公里數(shù)百公里耗油車輛加油卡管理制度一、目的為嚴格管控單位加油卡使用流程，明確權限人、負責人，做到充值有記錄，使用有記錄，信息真實、完整、準確，為單位車輛消耗核算提供依據(jù)。二、管理部門與負責人加油卡由財務室負責充值以及每月加油卡使用明細與支出款的核準，加油卡由單位指定專人管理，負責加油卡的保管、及加油卡使用登記表，駕駛員對使用記錄數(shù)據(jù)負責。三、使用流程1、IC加油卡為主卡一張及副卡若干張。主卡為管理卡，不能加油，由單位指定人員保管，用于增減副卡的數(shù)目、資料變更、充值及查詢加油信息等。副卡為加油卡，一車一卡，登記發(fā)放，誰領用誰負責。車輛憑相對應的IC卡到中石化任何供油點均可加油。2、充值當加油卡余額不足500元時，由駕駛員提出充值申請，經(jīng)單位領導批準后由財務室進行充值。3、車輛加油時駕駛員需在《加油卡使用登記表》中填寫日期、加油車輛，并在領用人處簽字后才能領取加油卡。4、加油卡加油完畢后設備自動打印加油小票，駕駛員應及時索要小票。應疏忽將加油小票丟失者，當日須寫文字說明由單位領導核實、簽字，駕駛員并對此次做好加油記錄。5、加油當天駕駛員應將加油卡和小票交到加油卡專人保管處，并補填當天加油金額，同時應填寫卡內(nèi)余額。加油小票必須由駕駛員簽字確認。6、加油卡使用記錄采用一卡一表記錄方式，充值金額使用完后由會計匯總，按充值流程要求將加油小票附于表后。四、其他1、駕駛員出車前應檢查車輛的油量，及時補充，確保車輛的返回。2、加油卡對應車號加油，不得對私家車或朋友車輛私自加油。3加油卡若有遺失要立即報主卡管理人員，予以掛失處理，否則使用人自行承擔損失責任。車輛加油卡使用管理規(guī)定為規(guī)范本公司車輛用油管理，降低車輛使用成本，提高車輛使用功效，特制定本規(guī)定：一、公司所有車輛實行統(tǒng)一油卡加油，實行一車一卡制度，加油站定點在珠海市中南方洲南屏加油站有限公司，加油卡實行專人管理。二、由綜合管理部統(tǒng)一管理加油卡，綜合管理部負責對所有車輛用油情況進行不定期抽查，監(jiān)督和控制。三、綜合管理部設專人管理油卡（以下簡稱油卡專管員），首次領取油卡時，應在綜合管理部填寫《油卡信息登記表》進行備案。油卡一經(jīng)備案，如非特殊情況，不得隨意更改。如油卡臨時損壞或因其他原因不能正常進行加油時，請油卡專管員及時報綜合管理部進行處理。四、使用油卡時保持卡面清潔，不得折彎，專管員須對油卡妥善保管，如有遺失應及時到辦卡油站辦理掛失并承擔由此造成的損失。五、車輛需使用油卡時，可直接在油卡專員處進行領取，領取時填寫《油卡領用登記表》，以備綜合管理部及其相關負責人進行檢查和監(jiān)督。六、油卡專管員應及時了解車輛油卡的使用情況，信時向綜合管理部申請油卡充值。并于每次充值之前將上一次的使用登記表交綜合管理部進行備案。七、公司所有車輛禁止現(xiàn)金加油，車輛使用有員在使用前仔細檢查車輛情況，如需加油請攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況，須經(jīng)綜合管理部負責人、并要油卡專管員處進行備案，否則，將不予報銷。八、加油責任到每車每個人，每輛車配備加油卡只限本車使用。不得轉(zhuǎn)用或私用，加油完畢后設備會自動打印加油小票，駕駛員必須索要小票，當天加油當天將小票交到綜合管理部前臺辦公處，在小票上寫明加油車號，因加油站系統(tǒng)故障無法打印小票或者是小票丟失時，當日須向綜合管理部說明情況由司機做好加油記錄，并由駕駛員簽字確認。九、綜合管理部每月將加油小票匯總，并與加油卡網(wǎng)上使用