物業(yè)基礎(chǔ)管理方案

物業(yè)基礎(chǔ)管理方案1、檔案管理方案1.1檔案的建立與分類（一）接管移交資料。1、小區(qū)批準(zhǔn)文件。2、用地批準(zhǔn)文件。3、建筑許可證、施工許可證。4、綜合驗(yàn)收合格資料、證書。5、建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書。6、建筑消防驗(yàn)收合格證。7、用電許可證。8、產(chǎn)權(quán)資料。9、供用電協(xié)議書。10、工程技術(shù)資料。11、竣工圖，包括總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水電、設(shè)備設(shè)施、附屬工程及隱蔽管線全套圖紙。12、地質(zhì)勘察報(bào)告。13、工程合同及開、竣工報(bào)告。14、圖紙會審記錄。15、工程設(shè)計(jì)變更通知（包括質(zhì)量事故處理記錄）。16、隱蔽工程驗(yàn)收簽證。17、沉降觀察記錄。18、砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告。19、供水試壓報(bào)告。20、綠化工程圖及清單。21、水電、衛(wèi)生器具、水泵、智能設(shè)備、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書。22、消防系統(tǒng)說明書。23、各類機(jī)電設(shè)備使用說明書。24、小區(qū)業(yè)主姓名、產(chǎn)權(quán)、居住位置、建筑面積清單（二）項(xiàng)目部內(nèi)部資料。（1）質(zhì)量手冊。（2）行政管理作業(yè)指導(dǎo)書。（3）秩序維護(hù)員服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書。（4）環(huán)境維護(hù)員服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書。（5）維保服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書。（6）業(yè)戶服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書。（7）綠化服務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書。2、業(yè)主入住檔案資料。（1）入住通知書。（2）入住驗(yàn)房表。（3）業(yè)主家庭情況登記表（4）業(yè)主手冊。（5）業(yè)主臨時(shí)規(guī)約。（6）前期物業(yè)管理服務(wù)服務(wù)協(xié)議3、裝修管理檔案資料。（1）業(yè)主裝飾裝修申請表。（2）裝修圖紙。（3）裝飾裝修管理協(xié)議。（4）臨時(shí)施工人員登記表。（5）違章裝飾裝修檢查表。4、機(jī)電設(shè)備運(yùn)作檔案資料。（1）各類設(shè)備臺帳一覽表。（2）電梯維修保養(yǎng)記錄。（3）電梯年檢資料。（4）水泵維修保養(yǎng)記錄。（5）智能系統(tǒng)運(yùn)行記錄。（6）智能監(jiān)控存儲記錄。（7）智能系統(tǒng)維修保養(yǎng)記錄。5、業(yè)主意見調(diào)查與分析檔案資料（1）業(yè)主意見調(diào)查表。（2）業(yè)主意見調(diào)查報(bào)告。（3）糾正、改進(jìn)和預(yù)防始報(bào)告。6、業(yè)主投訴與回訪記錄檔案資料。（1）業(yè)主投訴登記表。（2）業(yè)主投訴處理記錄。（3）投訴回訪記錄。7、小區(qū)車輛管理檔案資料。（1）業(yè)主車輛情況登記表。（2）車庫車輛登記表。（3）車庫檢查記錄。（4）車輛進(jìn)出記錄表。8、小區(qū)消防管理檔案資料。（1）消防設(shè)施登記表。（2）消防設(shè)施維修保養(yǎng)記錄。（3）室內(nèi)外消防系統(tǒng)檢查表。9、小區(qū)治安管理檔案資料。（1）值班記錄表。（2）巡邏檢查記錄表。（3）物資放行記錄表。（4）緊急情況處理記錄表。（5）夜間查崗記錄。10、項(xiàng)目部日常管理檔案資料。（1）項(xiàng)目部值班記錄。（2）工作檢查記錄。（3）工作計(jì)劃。11、日常維修服務(wù)檔案資料。（1）維修服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。（2）維修臺帳。（3）維修任務(wù)單。（4）維修回訪記錄。12、環(huán)境維護(hù)員管理檔案資料。（1）公用設(shè)施一覽表。（2）環(huán)境維護(hù)員衛(wèi)生檢查表。（3）環(huán)境消殺記錄。（4）樓道清掃安排表。13、人事及人員培訓(xùn)檔案資料。（1）各類人員一覽表。（2）各類人員簡歷表復(fù)印件。（3）員工各類證書復(fù)印件。（4）項(xiàng)目部員工培訓(xùn)計(jì)劃。（5）各崗位考核評比標(biāo)準(zhǔn)。（6）員工考核記錄。14、項(xiàng)目部各類通知、會議記錄、報(bào)表、公告、信函等檔案資料。15、其他資料。（三）外來文件資料。政府、主管部門頒發(fā)的法律、法規(guī)等文件。1.2檔案資料的日常管理要求1、設(shè)置專人管理，做到檔案標(biāo)識清晰，分類明確。2、建立檔案室，要求具有防火、防盜、防潮功能。3、明確收集、整理、分類、編號、登記、輸入電腦、入柜、運(yùn)用、檢查建檔流程。4、采用多種形式的文檔存儲方式，如電腦磁盤、光盤、錄像帶、膠卷、照片。5、對原始文件、合同等重要資料必須嚴(yán)格管理，重要資料的接收、借閱、復(fù)印等必須經(jīng)項(xiàng)目部主任審批。6、重視檔案管理信息開發(fā)，根據(jù)項(xiàng)目部工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。7、項(xiàng)目部各部門可設(shè)兼職管理員，小區(qū)經(jīng)理、副經(jīng)理每季度對檔案資料管理情況進(jìn)行檢查。8、項(xiàng)目部全體員工應(yīng)樹立檔案意識、保密意識，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。2、財(cái)務(wù)管理方案2.1財(cái)務(wù)管理根據(jù)財(cái)政部財(cái)基字（1998）7號《物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》，結(jié)合單位特點(diǎn)及物業(yè)管理服務(wù)要求，規(guī)范項(xiàng)目部財(cái)務(wù)運(yùn)作，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)核算，特制度如下制度。1、根據(jù)公司的管理要求，編制年度財(cái)務(wù)收、支預(yù)算，平衡資金需要，并定期分析。2、項(xiàng)目部各項(xiàng)收入及時(shí)上交公司財(cái)務(wù)部門，不得將收入流散外面，以防公款私用。3、嚴(yán)格資金使用，資金使用堅(jiān)持事前控制、事后檢查監(jiān)督、審批一支筆的原則。4、為加強(qiáng)流動(dòng)資金管理，材料采購按程序報(bào)批。5、及時(shí)做好各類賬簿記載，會計(jì)科目要符合《物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》。6、每半年向客戶公布物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)收支情況。7、開辦費(fèi)另外建帳，?？顚Ｓ?。8、嚴(yán)格控制差旅費(fèi)使用，工作人員出差要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后到財(cái)務(wù)部門辦理借款手續(xù)。9、因工作需要添置固定資產(chǎn)、低值易耗品，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，方可購置。10、嚴(yán)格資金使用，使用前由部門提出申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，財(cái)務(wù)部門給予辦理有關(guān)費(fèi)用結(jié)算。11、各部門使用的各種票據(jù)，應(yīng)到財(cái)務(wù)部門辦理登記領(lǐng)用手續(xù)，各部門不得擅自私印刷，購買票據(jù)。12、車庫收費(fèi)使用專用票據(jù)，由秩序維護(hù)員部對每個(gè)車庫核定每季應(yīng)上交金額，核定后交一份清單給財(cái)務(wù)部門。13、做好經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議（含發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來的各項(xiàng)書簽憑證）等的管理。2.2會計(jì)檔案管理1、根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，加強(qiáng)對會計(jì)檔案工作，建立會計(jì)檔案的立卷、保管、查詢和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查詢、嚴(yán)防毀損、喪失和泄密。2、會計(jì)檔案指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：3、會計(jì)憑證類。原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。4、會計(jì)帳薄類。總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片。5、會計(jì)報(bào)告類。月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。6、其他類。銀行對賬單、調(diào)節(jié)表、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊。7、財(cái)務(wù)上每年應(yīng)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊、編制會計(jì)檔案、保管清冊，記賬員兼會計(jì)檔案員。8、保管的會計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，予以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。9、會計(jì)檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限為3年、5年、15年等類。會計(jì)檔案的保管期限從會計(jì)年度終了后第一天算起。10、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。11、借閱、查詢本單位會計(jì)檔案應(yīng)按照下列規(guī)定執(zhí)