校友會校友聯(lián)系管理小組工作手冊

PAGEPAGE1校友會校友聯(lián)系管理小組工作手冊一、前言校友是學校的重要資源，校友會的成立旨在加強校友之間的聯(lián)系，促進校友與母校之間的交流與合作。校友聯(lián)系管理小組作為校友會的重要職能部門，負責校友信息的收集、整理、更新和維護，以及校友活動的策劃和組織。本手冊旨在為校友聯(lián)系管理小組成員提供工作指導和參考，以確保校友聯(lián)系管理工作的順利進行。二、校友聯(lián)系管理小組的職責1.校友信息的收集與整理：負責收集校友的基本信息，包括姓名、性別、出生年月、畢業(yè)年份、專業(yè)、工作單位、聯(lián)系方式等，并對收集到的信息進行整理和分類。2.校友信息的更新與維護：定期對校友信息進行更新，確保信息的準確性和完整性，同時做好校友信息的保密工作。3.校友活動的策劃與組織：根據(jù)校友的需求和興趣，策劃和組織各類校友活動，如校友聚會、校友論壇、校友講座等，增進校友之間的交流與合作。4.校友與母校之間的橋梁：積極搭建校友與母校之間的溝通橋梁，促進校友參與母校的建設(shè)和發(fā)展，同時為母校提供校友資源和信息支持。5.校友會內(nèi)部溝通與協(xié)作：與其他校友會部門保持良好的溝通與協(xié)作，共同推進校友會的工作。三、校友聯(lián)系管理小組的工作流程1.校友信息的收集：通過多種渠道收集校友信息，如校友登記表、校友群、校友QQ群等，同時注意信息的真實性和準確性。2.校友信息的整理與分類：對收集到的校友信息進行整理和分類，建立校友信息數(shù)據(jù)庫，便于查詢和管理。3.校友信息的更新與維護：定期對校友信息進行更新，包括校友的工作單位、聯(lián)系方式等，同時刪除無效信息，確保校友信息的準確性和完整性。4.校友活動的策劃：根據(jù)校友的需求和興趣，策劃各類校友活動，如校友聚會、校友論壇、校友講座等，同時制定活動方案和預算。5.校友活動的組織與實施：負責活動的具體組織與實施，包括場地預訂、活動宣傳、活動簽到、活動主持等，確?；顒拥捻樌M行。6.校友活動的總結(jié)與反饋：活動結(jié)束后，對活動進行總結(jié)和反饋，收集校友的意見和建議，為下次活動提供參考。7.校友與母校之間的溝通：定期向母校匯報校友會的工作情況，同時收集母校的需求和資源，為校友參與母校的建設(shè)和發(fā)展提供支持。四、校友聯(lián)系管理小組的工作技巧1.溝通技巧：與校友保持良好的溝通，注意傾聽校友的需求和意見，及時回應(yīng)校友的問題和建議。2.組織協(xié)調(diào)能力：具備較強的組織協(xié)調(diào)能力，能夠合理分配工作任務(wù)，確保工作的順利進行。3.服務(wù)意識：樹立良好的服務(wù)意識，以校友的需求為導向，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。4.團隊合作：與其他校友會部門保持良好的溝通與協(xié)作，共同推進校友會的工作。5.保密意識：做好校友信息的保密工作，不泄露校友的個人信息。五、校友聯(lián)系管理小組是校友會的重要職能部門，負責校友信息的收集、整理、更新和維護，以及校友活動的策劃和組織。希望本手冊能為校友聯(lián)系管理小組成員提供工作指導和參考，共同推進校友會的工作，為校友和母校之間的交流與合作搭建良好的平臺。以上內(nèi)容中，需要重點關(guān)注的是“校友信息的收集與整理”。校友信息的準確性和完整性對于校友聯(lián)系管理小組的工作至關(guān)重要，它是策劃和組織校友活動、搭建校友與母校之間溝通橋梁的基礎(chǔ)。以下是對這一重點細節(jié)的詳細補充和說明：一、校友信息的收集1.信息收集渠道：校友信息的收集應(yīng)通過多種渠道進行，以確保信息的廣泛性和準確性。這些渠道包括但不限于：校友登記表：通過校友登記表收集校友的基本信息，這是最傳統(tǒng)也是最直接的方式。社交媒體平臺：利用校友群、QQ群、微博、LinkedIn等社交媒體平臺，發(fā)布信息收集通知，鼓勵校友主動提供信息。學校官方網(wǎng)站和校友會網(wǎng)站：在網(wǎng)站上設(shè)置校友信息登記入口，方便校友在線填寫和更新信息。校友聚會和活動：在各類校友聚會和活動中，設(shè)置信息登記環(huán)節(jié)，鼓勵校友現(xiàn)場更新信息。2.信息收集內(nèi)容：收集的信息應(yīng)全面且實用，包括但不限于：基本信息：姓名、性別、出生年月、畢業(yè)年份、專業(yè)、學歷等。工作信息：工作單位、職位、行業(yè)、工作地點等。聯(lián)系方式：方式、、、QQ等。其他信息：興趣愛好、專長、捐贈意愿等。二、校友信息的整理與分類1.信息整理：收集到的信息需要經(jīng)過整理，去除重復和無效的信息，確保每條信息的準確性和實用性。2.信息分類：根據(jù)校友的不同特征，如畢業(yè)年份、專業(yè)、行業(yè)等，對校友信息進行分類，便于后續(xù)的查詢和使用。三、校友信息的更新與維護1.定期更新：設(shè)立定期更新機制，比如每年一次，通過郵件、短信或社交媒體通知校友更新個人信息。2.動態(tài)維護：對于已知的校友信息變動，如工作變動、聯(lián)系方式變更等，應(yīng)及時更新數(shù)據(jù)庫。3.信息驗證：在更新校友信息時，應(yīng)通過方式、郵件等方式驗證信息的真實性。四、校友信息的保護1.保密原則：確保校友的個人信息安全，不泄露給任何第三方。2.訪問權(quán)限：設(shè)置信息訪問權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問校友信息數(shù)據(jù)庫。3.數(shù)據(jù)備份：定期對校友信息數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、校友信息的利用1.活動策劃：根據(jù)校友信息的分類，策劃針對性的校友活動，如按行業(yè)、按興趣等組織的聚會和講座。2.母校合作：向母校提供校友信息，特別是校友的專業(yè)和工作背景，促進母校與校友在科研、就業(yè)等方面的合作。3.資源對接：根據(jù)校友的需求和專長，搭建資源對接平臺，促進校友之間的合作和互助。通過以上詳細的補充和說明，校友聯(lián)系管理小組可以更加高效和系統(tǒng)地管理校友信息，為校友和母校之間的交流與合作提供堅實的數(shù)據(jù)支持。六、校友活動的策劃與組織1.活動策劃原則：活動的策劃應(yīng)基于校友的興趣和需求，同時考慮活動的可行性和預期效果。策劃時應(yīng)注意以下幾點：多樣性：活動形式和內(nèi)容應(yīng)多樣化，滿足不同校友的需求。針對性：針對不同年級、專業(yè)、行業(yè)的校友，策劃有針對性的活動?；有裕夯顒討?yīng)鼓勵校友之間的互動，增強校友之間的聯(lián)系。實用性：活動應(yīng)具有一定的實用價值，如職業(yè)發(fā)展講座、行業(yè)交流等。2.活動組織流程：籌備階段：確定活動主題、時間、地點、預算等，制定詳細的活動方案。宣傳階段：通過郵件、社交媒體、校友會網(wǎng)站等渠道，廣泛宣傳活動信息。實施階段：活動現(xiàn)場的布置、簽到、主持、協(xié)調(diào)等，確?；顒禹樌M行?？偨Y(jié)階段：活動結(jié)束后，收集校友反饋，總結(jié)活動經(jīng)驗教訓，為下次活動提供參考。七、校友與母校之間的橋梁作用1.信息傳遞：及時向母校傳遞校友的最新動態(tài)，如職業(yè)成就、科研成果等，增強母校對校友的了解。2.資源整合：整合校友資源，為母校的教育教學、科研合作、學生就業(yè)等提供支持。3.校友參與：鼓勵校友參與母校的建設(shè)和發(fā)展，如擔任客座教授、參與校園講座等。4.母校支持：向校友傳遞母校的最新發(fā)展，鼓勵校友為母校的發(fā)展提供支持和幫助。八、校友會內(nèi)部溝通與協(xié)作1.定期會議：定期召開校友會內(nèi)部會議，交流工作進展，協(xié)調(diào)各項工作。