電器集團編碼原則指導說明書樣本

XXXX電器集團編碼標準指導說明書Zhejiangkingdee用戶服務部編碼標準說明：以物料編碼為根本講解編碼標準，但所講編碼標準一樣適適用于K3系統(tǒng)用戶編碼、供給商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、多種類別編碼和其它需要編碼任何項目等。第一節(jié)物料編碼意義物料編碼是以簡短文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它相關事項一個管理工具。在物料極為單純、物料種類極少工廠或許有沒有物料編碼全部無關緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上工廠，物料編碼就顯得格外關鍵了。此時，物料領發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻繁，而藉著物料編碼，使各部門提升效率，多種物料資料傳輸快速、意見溝通愈加輕易。物料編碼之功效以下：增強物料資料正確性物料領發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、統(tǒng)計等一切物料之活動全部有物料編碼能夠查核，所以物料數(shù)據(jù)愈加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。提升物料管理工作效率物料現(xiàn)有系統(tǒng)排列，以物料編碼替換文字記述，物料管理簡便省事，效率所以提升。利于電腦管理物料管理在物料編碼推行根本以后，方能深入利用電腦作更有效處理，以達成物料管理之效果。降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量控制，同時利于呆料預防，并提升物料管理工作效率，所以可減輕資金積壓，降低成本。預防物料舞弊事件之發(fā)生物料一經(jīng)編碼后，物料統(tǒng)計正確而快速，物料儲存井然有序，能夠降低舞弊事件之發(fā)生。便于物料之領用庫存物料全部有正確統(tǒng)一名稱及規(guī)格給予編碼。對用料部門領用和物料倉庫發(fā)料全部十分方便。第二節(jié)物料編碼標準物料編碼必需合乎物料編碼標準，合理物料編碼，必需含有下列基礎標準：簡單性分類展開性完整性單一性一貫性可伸縮性組織性適應電腦管理充足性易記性一、簡單性編碼目標在于將物料化繁為簡，便于物料管理，假如編碼過于繁雜，則違反了編碼之目標。所以物料編碼在應用文字符號或數(shù)字上應努力爭取簡單明了，這么可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄時間和手續(xù)，并可降低其中錯誤機會。物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類展開也稱為多級分類。二、分類展開性物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，假如采取阿拉伯數(shù)字十進位，則每段最多只能由十個細分項目，假如采取英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。比如采取阿拉伯數(shù)字十進位，有十八個項目時，其分類展開能夠利用下列方法。需要分類項目第一個分類方法第二類分法第三類分法1111001012120202313030341411045152210561622067221230782233089234410910244210112543111226551213331661131432621415336315163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料編碼時，全部物料全部應有物料編碼可歸，這么物料編碼才能完整。若有些物料找不到給予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料產(chǎn)生輕易破壞物料編碼完整性。所以每當有新物料產(chǎn)生，即應給予新物料編碼，并要求新物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)覺物料訂購單缺乏物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，不然不予入庫、不予付款。這么才能確保物料編碼完整性。四、單一性物料編碼單一性是指一個物料編碼只能代表一個物料，同一個物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，通常地，只要物料物理或化學性質有改變、只要物料要在倉庫中存放、就必需為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。假如該物料三道工序全部在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。假如該物料三道工序不在同一個車間完成，其次序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料三種狀態(tài)，必需取不一樣物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不一樣加工狀態(tài)物料。五、一貫性物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標按時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必需要分段或分級進行。六、伸縮性物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展和產(chǎn)品規(guī)格變更而發(fā)生物料擴展或變動情形。預留物料伸縮余地，并不能僅就現(xiàn)在物料現(xiàn)實狀況加以物料編碼安排，不然她日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編情況。七、組織性物料編碼依其編碼系統(tǒng)，作井然有序組織和排列，方便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼組織性，對物料管理能夠省掉無須要麻煩。八、適應電腦管理電腦應用已經(jīng)比較普及，所以在編碼時一定要考慮錄入方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。九、充足性物料編碼所采取文字、記號或數(shù)字，必需有足夠數(shù)量，方便所組成部分物料編碼，足以代表全部部分物料，和應付未來物料擴展時實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。不然物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。十、易記性在不影響上述九項標準之下，物料編碼應選擇易于記憶文字、符號或數(shù)字，或給予暗示及聯(lián)想性。但這標準是屬于次要標準，若上述九項標準俱全而獨缺乏此項標準物料編碼，仍不失為優(yōu)異物料編碼。第三節(jié)物料編碼方法現(xiàn)在工商企業(yè)所采取物科編碼方法，關鍵有下列多個：阿拉伯數(shù)字法英文字母法暗示法混正當一、阿拉伯數(shù)字法阿拉伯數(shù)字法，是以阿拉伯數(shù)字作為物料編碼工具，采取以一個或數(shù)個阿拉伯數(shù)字代表一項物料。這種方法輕易了解，只是需另外準備物料項目和數(shù)字對照表，又要記憶對照項目，所以相關人員必需經(jīng)過一段時間訓練和適應才能利用自如。以阿拉伯數(shù)字做物料編碼，較常見有下列多個：連續(xù)數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法區(qū)段數(shù)字編碼法國際十進制分類法1．連續(xù)數(shù)字編碼法連續(xù)數(shù)字編碼法是先將全部物料依某種方法大致排列，然后自1號起依次序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是次序編碼除顯示編碼時間前后，往往和所代表項目標屬性并無關聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列次序料號內，比如：1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購六角鐵制帶帽螺栓為3/8“×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采取這種物料，故無編碼），故只好編以最終一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。2．分級式數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法是先將物料關鍵屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類依據(jù)次要屬性細分為較次級類別并編定其號碼，如止已繼續(xù)進行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法優(yōu)點首先顯示編碼規(guī)律性，首先達成一物料項目僅有一編碼目標，其缺點是無用空號太多，首先顯得浪費累贅，其次常造成物料編碼位數(shù)不夠用。來源（大類）材料（中類）用途（小類）1=自制1=非鐵金屬1=零部件2=外購2=鋼鐵2=包裝用料3=委外加工3=木材3=辦公用具4=化學品（表二）3．區(qū)段數(shù)字編碼法

區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法和分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達成物料編碼目標。比如有64項，分為5大類，其情形以下：A類12項B類10項C類17項D類15項E類10項累計64項（表三）上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必需3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形以下：類別分配編碼剩下備用編碼A類12項（01-20）8項B類10項（21-37）7項C類17項（38-61）7項D類15項（62-83）7項E類10項（84-99）6項（表四）4．國際十進分類（U.D.C.）

這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新奇而獨到，能夠無限制展開，頗受歐洲大陸各國重視。1895年國際圖書館學會決定杜威十進法為基礎，作更深入發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學教授確實究和發(fā)展，最終完成所謂國際十進位分類法（UniversalDecimalClassification），現(xiàn)在已經(jīng)有很多國家采取為國家規(guī)格。所謂國際十進位分類法是將全部物料分類為十大類，分別以0至9之數(shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數(shù)字為代表，如此進行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情形以下：6 應用科學62． 工業(yè)技術621． 機械工業(yè)技術621．8 動力傳動621．88 挾具621．882． 螺絲、螺帽621．882．2 多種小螺絲621．882．21 金屬用小螺絲621．882．215 丸螺絲621．682．215.3 平螺絲采取國際十進分類物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字以后仍須繼續(xù)延長時時，即應加以“.”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進分類法所能利用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。二、英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字和阿拉伯數(shù)字1、0、9、2等輕易混淆，故多廢棄不用，除此之外，還有23個字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬......，英文字母在中國已經(jīng)相當普遍，是可用物料編碼方法。三、暗示法暗示編碼法是指物料編碼代表物料意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：字母暗示法數(shù)字暗示法1、英文字母暗示法：從物料英文字母當中，擇取關鍵且有代表性一個或數(shù)個英文字母（通常取關鍵文字第一個字母）做為編碼號碼，使閱讀物料編碼者能夠從中想象到英文字文字，進而從暗示中得悉該物料為何物。比如： VC=VariableCapaciter(可變電容器) IC=IntegratedCircuit(集成電路)SW=Switch(開關)ST=SteelTube(鋼管)BT=BRASSTuber(黃鋼管)EP=EarPhone(耳機)2、數(shù)字暗示法： 直接以物料數(shù)字為物料編碼號碼，或將物料數(shù)字依一固定規(guī)則而轉換成物料編碼號碼，物料編碼閱讀者可從物料編碼數(shù)字暗示中得悉該物料為何物。物料編碼代表意義： 例1： ×××××××××× —————————— 類 小類形式長度厚度 例2：電阻值編碼編碼電阻值0050.5Ω0505Ω10010Ω101100Ω10210310,000Ω104100,000Ω1051,000,000Ω （表五）例3：鋼筋直徑編碼編號鋼筋直徑12121616mm1919mm2525mm（表六）例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm）mm一。編碼軸徑0525mm0630mm0735mm（表七）四、混正當混正當物料編碼系聯(lián)合使用英文字母和阿拉伯數(shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進位或其它方法編阿拉伯數(shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進位采取符號較多，故有不少企業(yè)樂于采取此種方法。比如： M=金屬物料MB=螺栓、螺絲及帽MBI=帶帽螺栓MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-6=3/8”x3/4MBI-106-8=3/8”x1MBI-106-8=1/2”x1第四節(jié)物料編碼舉例例一：某企業(yè)冰箱材料分類和編碼代碼基礎形式× × × × × × × × × ×1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 大分類 中分類 小分類 整個代碼由十位數(shù)字組成，一樣規(guī)格和材質物料編碼相同。大分類是由前兩位數(shù)字代表，31表示冰箱中分類由第3、4、5位三位數(shù)字表示1板金類2金屬類3塑膠橡膠類01外箱組件01鐵01擠壓弄（射出）02內箱組件02銅02成型（真空和沖床成型）03門組件03鋁03吹氣盛開04蒸發(fā)器組件04鋅合金04剪型05底座組件05其它金屬05模內加熱加壓成型屑06凝結器組件06橡膠07其它零件07管棒類08其它4電工器材5絕熱材料6雜類01電裝品部分01玻璃纖維01紙類02電線02保利龍02膠帶類03其它03玻璃類04海綿類05木類（表八）小分類為5位數(shù)（6、7、8、9、10），前4位是流水號碼，最終一位表板金類表面處理編碼。表示未電鍍、未噴漆、及表面不需要處理之零件表示噴漆表示電鍍表示研磨5．分類編碼實例 表示板裝飾條用夾板例二：某機械加工廠物料編碼標準該企業(yè)考慮現(xiàn)在物料總數(shù)有4000種左右，考慮到未來發(fā)展，制訂以下物料編碼標準： × × × × × × 1 2 3 4 5 6前5位為次序號，以分段方法將物料分為20大類，最終一位表示零件特征碼,A表示沖壓工序已完成，B表示零件加工車間已完成、C表示電鍍車間已完成、D表示噴漆車間以完成。 如：00012A 00012B 十字架上托（已鉆孔） 00012C 例三：某柴油機生產(chǎn)廠物料編碼標準全部物料編碼分四段，前后次序為“物料類別、物料特征碼、次序號、后綴” ××××……××……× 物料類別物料特征碼 次序號 后綴(可選)物料類別物料類別用一位數(shù)字或字母表示，用來區(qū)分產(chǎn)品、零部件、原材料、輔助材料……物料特征碼物料特征碼用3-8位數(shù)字或字母表示，用來表示識別該類物料特征代碼。每一類物料可取不一樣寬度特征代碼，如：產(chǎn)品特征碼可取3位，用來表示產(chǎn)品系列號及其它特征，而零部件特征碼可取8位，用來表示零部件所屬產(chǎn)品號及其圖號。一旦確定了某類特征代碼使用位數(shù)，則全部該類物料特征碼必需根據(jù)指定位數(shù)編碼。代碼不足指定位數(shù)可用其它字母或數(shù)字補充（用字母補充時通常見字母“N”，），代碼超出指定位數(shù)可進行簡寫。對特征碼，也可進行細分，如特征碼總長度為6位，則可用前兩位表示一個信息，中間兩位表示一個信息，后兩位表示一個信息。次序號次序號用來表示某一物料在該類物料中編碼次序，是為了區(qū)分同一類物料中不一樣物料而設計。次序號長度可依據(jù)該類物料多少確定，但要考慮編碼未來擴展，保留一定余地。不一樣類別物料能夠取不一樣長度次序號，如：用三位就可表示從‘000’到‘999’共1000種物料。次序號長度一旦指定，則該類物料全部次序號位必需按指定長度編寫，不足長度前面用’0’補充。如：001,002,003,090,445等是正確，不能用’10’表示第10種物料，而應用‘010’來表示。后綴后綴用一位字母表示，能夠用來區(qū)分相同名稱、規(guī)格或圖號而材質、加工工序或顏色不一樣零部件或產(chǎn)品、原材料。這么，能夠用相同特征代碼和次序號表示出同一圖號零部件或產(chǎn)品不一樣狀態(tài)。如：C325002R,表示產(chǎn)品325002紅色C325002G,表示產(chǎn)品325002L3421007A,表示零部件3421007已沖壓成型L3421007B,表示零部件3421007已零件加工L3421007C,表示零部件3421007已電鍍 后綴是能夠選擇，能夠使用，也能夠不用，依據(jù)具體情況而定。舉例：如：產(chǎn)品編碼標準定為： × ×××××× 一位字母‘C’四位特征碼兩位次序號 則產(chǎn)品內銷機-S195-S195長單機代碼可編為： CS19501 內銷機-S195-S195方單機代碼可編為： CS19502 內銷機-S195-S19545W代碼可編為： CS19503 零部件編碼標準為：× ×××××××××××× 一位字母‘L’ 八位特征碼三位次序號一位后綴 用特征碼表示產(chǎn)品及圖號縮寫，后綴表示零部件加工狀態(tài)。 例：專用件或借用件編碼：內銷機-S195-S19545W缸套圖號為0101，零件次序號為03則其代碼為可編為：LS[LS195010103]，后綴不用。通用件產(chǎn)品編碼：通用件因為不專于任何一個產(chǎn)品序號，其產(chǎn)品特征碼可定義為：TTTT或其它有代表性字符。假如上例中內銷機-S195-S19545W缸套屬于通用件，則其編碼為：LTTTT010103。注意事項：假如使用字母和數(shù)字混和編碼時，應避免使用字母O、I、Z等字母，以免書寫時和0、1、2相混淆；編碼中盡可能不用-、#、*等這些無意義符號（只是為了區(qū)分編碼段，而沒有任何含義），因為這些符號不便于電腦輸入，而且會使編碼太長；確定編碼方案時一定要保留足夠空間以方便以后擴充；為了使編碼便于書寫和錄入電腦，編碼在滿足一定要求下應盡可能簡短；通常庫存中可能出現(xiàn)物料全部必需給予編碼；每種物料只能有一個編碼，一樣，一個編碼只能在庫存中找到一個物料，一一對應。第五節(jié)金蝶K3系統(tǒng)物料編碼處理特點一、靈活地處理物料編碼修改問題物料編碼標準上不許可修改，但因為多種原因，如：制訂物料編碼標按時預留范圍不夠，需要擴充；新物料編碼時物料類別分配錯誤；伴隨企業(yè)發(fā)展，使用物料類型改變，原來編碼標準需要更改或細分等。當這些事情發(fā)生時全部需要對現(xiàn)有物料編碼進行修改，不然物料編碼標準將失效。總而言之，物料編碼修改在很多情況下是因為物料類別改變引發(fā)，物料編碼中所攜帶物料類別信息越多，則物料編碼越需要頻繁地修改，以下舉例說明。例：某企業(yè)零件編碼由5位數(shù)字組成，第一位是產(chǎn)品類型碼，用“1”表示“單面臺秤”，用“2”表示“雙面臺秤”，第二位表示“組件”，用“1”表示“齒輪組件”，用“2”表示外殼組件，后三位為次序號，起初企業(yè)只有一個類型產(chǎn)品叫“單面臺秤”，用“01”表示“單面臺秤齒輪組件”，“02”表示“單面臺秤外殼組件”，單面臺秤齒輪組件中零件“大齒輪”編碼是“11006”。以后企業(yè)又陸續(xù)開發(fā)了一系列新產(chǎn)品，如“雙面臺秤”、“健康稱”、“廚房稱”…