公司合同檔案管理制度

公司合同檔案管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范和管理公司的合同檔案，確保合同的存檔、查閱和銷毀等工作能夠有效進(jìn)行，保證合同文件的完整性、安全性和可追溯性，提高公司合同管理水平，確保公司合規(guī)運(yùn)營(yíng)。2.適用范圍本制度適用于公司的全部部門和員工。3.定義合同：指公司與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等形成的書面協(xié)議。合同檔案：指合同的存儲(chǔ)、歸檔、銷毀等一系列管理活動(dòng)。4.合同檔案管理流程4.1合同存檔4.1.1合同簽訂當(dāng)公司與相關(guān)方簽訂合同時(shí)，合同需經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。公司工作人員應(yīng)將合同及相關(guān)附件歸檔為合同文件。4.1.2合同登記公司工作人員應(yīng)將合同的相關(guān)信息登記入合同登記冊(cè)，包含合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、生效日期、合同期限、合同金額等。合同登記冊(cè)由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)。4.1.3合同存儲(chǔ)合同應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的檔案庫或安全的電子檔案管理系統(tǒng)中，確保合同文件的安全。合同電子檔案應(yīng)備份并進(jìn)行定期檢查，以防數(shù)據(jù)丟失。合同存儲(chǔ)應(yīng)依照合同的類別、時(shí)間、編號(hào)等進(jìn)行分類，方便日后的查閱和管理。4.2合同查閱4.2.1查閱權(quán)限合同的查閱權(quán)限應(yīng)按崗位和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行劃分，確保合同信息的保密性。只有經(jīng)授權(quán)的員工在合同信息的查閱過程中才會(huì)得到相應(yīng)權(quán)限。4.2.2合同查閱流程員工需要查閱合同時(shí)，應(yīng)向公司檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)，明確查閱目的和范圍。檔案管理部門在收到申請(qǐng)后，核實(shí)權(quán)限并供應(yīng)相應(yīng)的合同文件或電子檔案。員工查閱完畢后，應(yīng)立刻歸還合同文件或電子檔案，確保合同信息的安全性。4.3合同銷毀4.3.1銷毀時(shí)機(jī)合同的銷毀時(shí)間應(yīng)依據(jù)合同商定的有效期限和業(yè)務(wù)需要而定。合同到期后，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)無需保存的合同，可進(jìn)行銷毀。4.3.2銷毀程序公司檔案管理部門應(yīng)編制合同銷毀計(jì)劃，并報(bào)批相關(guān)部門。檔案管理部門應(yīng)依照銷毀計(jì)劃，對(duì)合同文件或電子檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)將銷毀文件或檔案記錄及時(shí)登記，并留存?zhèn)浒浮?.4合同檔案保管責(zé)任4.4.1公司檔案管理部門責(zé)任公司檔案管理部門負(fù)責(zé)訂立并更新合同檔案管理制度，引導(dǎo)公司全員合同檔案的管理工作。檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行定期檢查和檔案審計(jì)，確保合同檔案管理制度的執(zhí)行情況和合同文件的完整性。4.4.2部門負(fù)責(zé)人責(zé)任各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)各自部門合同的管理，并確保合同檔案依照制度規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和查閱。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)合同的存儲(chǔ)、歸檔和查閱工作，并做好相應(yīng)記錄。4.4.3員工責(zé)任公司全員應(yīng)遵守合同檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同文件的存儲(chǔ)、歸檔、查閱和銷毀等工作負(fù)責(zé)。員工不得私自查閱、轉(zhuǎn)移、竄改或銷毀合同文件，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。5.監(jiān)督與改進(jìn)公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)引導(dǎo)和矯正。檔案管理部門應(yīng)依據(jù)實(shí)際工作情況，不絕總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化合同檔案管理流程，提升管理效率和安全性。6.附則本制度的解釋權(quán)歸公司檔案管理部門全部，并可依據(jù)需要進(jìn)行修訂和增補(bǔ)。任何違反本制度規(guī)定的行為