事半功倍2教材

事半功倍

-------PowerPoint制作技巧講座（二）主講人：王靜編輯日期：2011年10月20日授課日期：2011年10月21日

大綱

二讓你的PPT講故事

三讓你的模板與眾不同

四橫豎都有理的表格表達(dá)

五趨勢(shì)圖的表達(dá)

六如何SHOW出PPT二讓你的PPT講故事1）多用簡(jiǎn)單句一）不簡(jiǎn)單的簡(jiǎn)單完整句6/6法則只用簡(jiǎn)單詞，不用完整句,每頁(yè)不多于6行字，每行不超過(guò)6個(gè)單詞30法則每頁(yè)總共不超過(guò)30個(gè)單詞。字?jǐn)?shù)越少，視覺(jué)沖擊力越強(qiáng)。反正還要講，要具體解釋，所以沒(méi)必要什么都寫(xiě)。流行說(shuō)法論據(jù)反方觀點(diǎn)查閱前期工作只有簡(jiǎn)單詞和圖無(wú)完整結(jié)論的PPT沒(méi)有參考價(jià)值事后閱讀PPT需要PPT里有完整的觀點(diǎn)，清楚易懂簡(jiǎn)單完整句是滿足要求的最好形式。僅幾個(gè)關(guān)鍵詞容易引起誤解完整句節(jié)省聽(tīng)眾理解時(shí)間完整句解放自己例：表1-1短語(yǔ)與簡(jiǎn)單句對(duì)比短語(yǔ)完整句項(xiàng)目背景項(xiàng)目在總結(jié)前期工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目計(jì)劃制定得仔細(xì)周到項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目實(shí)施中得到了各方面的支持項(xiàng)目進(jìn)展項(xiàng)目中收獲酸甜苦辣項(xiàng)目結(jié)題項(xiàng)目圓滿完成一）不簡(jiǎn)單的簡(jiǎn)單完整句2）完整你的簡(jiǎn)單句示例

短語(yǔ)：項(xiàng)目管理（projectmanagement)

句子：管理項(xiàng)目（manageproject）

句子結(jié)構(gòu)完整，一個(gè)句子中有一個(gè)謂語(yǔ)觀點(diǎn)明確

示例Rehearsal(彩排）Importanceofrehearsal(彩排的重要性）Rehearsalisimportant(彩排很重要）Rehearsalisveryimportant(彩排非常重要）Rehearsalisveryimportanttobuildupconfidence(彩排對(duì)提高自信心很重要）示例8月份銷售報(bào)表8月份銷售報(bào)表超額完成計(jì)劃的5%

一）不簡(jiǎn)單的簡(jiǎn)單完整句2）完整你的簡(jiǎn)單句句子結(jié)構(gòu)完整，一個(gè)句子中有一個(gè)謂語(yǔ)觀點(diǎn)明確簡(jiǎn)單1）句式簡(jiǎn)單、字?jǐn)?shù)少，一行能寫(xiě)下的完整句。如果是中文，用32號(hào)字體，大概可以寫(xiě)下18個(gè)字，包括標(biāo)點(diǎn)；如果是24號(hào)字體，大概可以寫(xiě)下25個(gè)字。英文用28號(hào)字，約50個(gè)字母。2）不產(chǎn)生歧義，有自己的觀點(diǎn)。簡(jiǎn)單完整句決定這整個(gè)PPT的效果，以及用PPT做報(bào)告的質(zhì)量，絕對(duì)不能忽視。不要迷戀KISS原則（keepitsimpleandstupid)。過(guò)度形式上的simple帶來(lái)的是stupid,甚至可怕的后果。

2003年2月，“哥倫比亞”號(hào)航天飛機(jī)在返航時(shí)失事解體，7名機(jī)組宇航員全部遇難。美國(guó)宇航局隨后進(jìn)行了深入調(diào)查，當(dāng)時(shí)把事故原因作為調(diào)查重點(diǎn)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，發(fā)射升空時(shí)航天飛機(jī)外部燃料箱泡沫絕緣材料脫落擊中了左翼，給返航埋下隱患。而這一問(wèn)題，在飛機(jī)起飛之前就已經(jīng)被觀察到。波音公司所作的評(píng)估報(bào)告以PPT形式提交給了美國(guó)航天局，但是因?yàn)镻PT中沒(méi)有使用簡(jiǎn)單句，存在的隱患沒(méi)有得到重視，最終導(dǎo)致了這場(chǎng)災(zāi)難。

資料圖片：失事的美國(guó)哥倫比亞號(hào)航天飛機(jī)7名機(jī)組人員。非簡(jiǎn)單完整句“擊落”航天飛機(jī)資料圖片：美國(guó)空軍在哥倫比亞號(hào)解體前一分鐘拍攝到的圖片。SOFI:sprayonfoaminsulation,噴涂保溫隔熱泡沫，就是它造成了機(jī)翼上的洞。波音公司的20余頁(yè)評(píng)估報(bào)告中的一頁(yè)ReviewofTestDataIndicatesConservatismforTilePenetration●

TheexistingSOFIontiletestdatausedtocreateCraterwasreviewedalongwithSTS-87Southwestresearchdatasignificantly—Crateroverpredictedpenetrationoftilecoatingsignificantly

●Initialpenetrationtodescribedbynormalvelocity

—Varieswithvolume/massofprojectile(e.g.,200ft/secfor3cu.in)

●SiginificantenergyisrequiredforthesofterSOFIparticletopenetratetherelativelyhardtilecoating—Testresultsdoshowthatitispossibleatsuficientmassandvelocity

●Conversely,oncetileispenetratedSOFIcancausesignificantdamage

—minorvariationsintotalenergy(abovepenetrationlevel)cancausesignificanttiledamage—Flightconditionissignificantlyoutsideoftestdatabase

●Volumeoframpis1920cuinvs3cuinfortest測(cè)試數(shù)據(jù)的評(píng)估指出要用保守主義對(duì)待隔熱瓦的撞擊●值得關(guān)注，現(xiàn)存的隔熱瓦上的泡沫涂層測(cè)試數(shù)據(jù)被crater模型用STS-87西南研究數(shù)據(jù)所評(píng)估

—Crater模型嚴(yán)重地預(yù)測(cè)了隔熱瓦的穿透性

●被正常速度描述的最初穿透結(jié)果

—不同體積、質(zhì)量的拋射體（如體積3立方英寸以200英尺/秒運(yùn)動(dòng)）

●需要巨大的能量來(lái)軟化隔熱層顆粒，從而穿透相對(duì)硬的隔熱瓦包層

—測(cè)試結(jié)果的確顯示了有足夠質(zhì)量和速度的可能性

●相反地，一旦隔熱瓦被穿透，泡沫涂層就能造成巨大的破壞

—總能量（在穿透水平之上）的微小波動(dòng)就能造成重大破壞

—飛行條件已嚴(yán)重地超出了測(cè)試數(shù)據(jù)庫(kù)

●碎片是1920立方英寸，而非測(cè)試中用的3立方英寸波音公司的20余頁(yè)評(píng)估報(bào)告中的一頁(yè)該P(yáng)PT頁(yè)情況分析優(yōu)點(diǎn)：大量使用完整句缺點(diǎn)：1）結(jié)構(gòu)不簡(jiǎn)單，使用復(fù)雜語(yǔ)法結(jié)構(gòu)

2）觀點(diǎn)不明確，讓看報(bào)告的人不知所以。此為致命處?！八槠?920立方英寸，而非測(cè)試中用的3立方英寸”到底想說(shuō)明什么問(wèn)題？表達(dá)什么觀點(diǎn)？

3）前后矛盾，整個(gè)PPT不能有效的講述故事；并且有很多前后矛盾的地方修改如下：測(cè)試模型恐無(wú)法正確模擬穿透性的嚴(yán)重程度，故需謹(jǐn)慎處理！隔熱瓦的泡沫涂層數(shù)據(jù)超出了Crater模型及STS-87西南數(shù)據(jù)研究范圍-真是碎片為1920立方英寸，運(yùn)動(dòng)速度8.3英尺/秒。--實(shí)驗(yàn)碎片為3立方英寸，運(yùn)動(dòng)速度200英尺/秒1920立方英寸8.3英尺/秒

3立方英寸，200英尺/秒（示意圖，未顯示真實(shí)比例）基于模型測(cè)試條件，結(jié)果證明須謹(jǐn)慎考慮安全性能—測(cè)試結(jié)果顯示碎片質(zhì)量和速度有可能穿透隔熱瓦包層—一旦隔熱瓦被穿透，總能量的微小波動(dòng)就能造成重大破壞因結(jié)果超出模型范圍，測(cè)試結(jié)果僅供參考二）骨灰級(jí)的PPT結(jié)構(gòu)—總分總第一個(gè)總：概述□

第一部分內(nèi)容

□

第二部分內(nèi)容

□

第三部分內(nèi)容

□

第四部分內(nèi)容概述第x部分內(nèi)容

●

第一分論點(diǎn)

●第二分論點(diǎn)

●第三分論點(diǎn)

●第四分論點(diǎn)二）骨灰級(jí)的PPT結(jié)構(gòu)—總分總第一個(gè)總：概述概述。。。。。。

□

第一部分內(nèi)容□第三部分內(nèi)容

●分論點(diǎn)1●分論點(diǎn)1

●分論點(diǎn)2●分論點(diǎn)2□第二部分內(nèi)容

●分論點(diǎn)1

●

分論點(diǎn)2

●

分論點(diǎn)3

概述頁(yè)里，設(shè)置3-5條要點(diǎn)比較合適，每一條的層次不多于兩層。二）骨灰級(jí)的PPT結(jié)構(gòu)—總分總分：把你的分論點(diǎn)做成頁(yè)標(biāo)題跨地區(qū)項(xiàng)目之特點(diǎn)1參與項(xiàng)目的人員和部門眾多二）骨灰級(jí)的PPT結(jié)構(gòu)—總分總分：把你的分論點(diǎn)做成頁(yè)標(biāo)題跨地區(qū)項(xiàng)目之特點(diǎn)2不同的文化、語(yǔ)言和時(shí)區(qū)會(huì)導(dǎo)致交流困難álor明天跨地區(qū)項(xiàng)目之特點(diǎn)3傳統(tǒng)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)不適用于跨地區(qū)項(xiàng)目二）骨灰級(jí)的PPT結(jié)構(gòu)—總分總第二個(gè)總：概述□

回顧內(nèi)容recap□整理邏輯logic□提出最終結(jié)論conclusion□計(jì)劃下一步工作nextstep□尋求反饋feedback

三讓你的模板與眾不同

1）模板里的小細(xì)節(jié)和大學(xué)問(wèn)1PPT頁(yè)按頁(yè)碼布局、功能來(lái)分類首頁(yè)概述頁(yè)章節(jié)頁(yè)內(nèi)容頁(yè)結(jié)束頁(yè)首頁(yè)顯示題目和作者，讓聽(tīng)眾明白要講什么，誰(shuí)來(lái)講，演講者所在單位概述頁(yè)是希望聽(tīng)眾在正式內(nèi)容前有一個(gè)全局觀篇幅較長(zhǎng)的PPT中間要加一些過(guò)渡的章節(jié)頁(yè)引到聽(tīng)眾到下一部分的內(nèi)容內(nèi)容也要多用簡(jiǎn)單完整句，表達(dá)明確的觀點(diǎn)和聽(tīng)眾最關(guān)心的內(nèi)容最后，千萬(wàn)別忘了感謝你的聽(tīng)眾放到結(jié)束頁(yè)中。

1）模板里的小細(xì)節(jié)和大學(xué)問(wèn)2首頁(yè)盡顯個(gè)人修養(yǎng)要體現(xiàn)出制作者和制作團(tuán)隊(duì)的精神風(fēng)貌Thereisno2ndchancetomakefirstimpression.(沒(méi)有第二次機(jī)會(huì)給別人第一印象。）首頁(yè)是張嘴說(shuō)話前給人的第一印象。所需細(xì)節(jié)：（1）大標(biāo)題抓住聽(tīng)眾眼球（2）副標(biāo)題說(shuō)明具體內(nèi)容（3）人名顯示團(tuán)隊(duì)精神（4）及時(shí)修改日期和添加單位標(biāo)志，表達(dá)對(duì)聽(tīng)眾的尊重

1）模板里的小細(xì)節(jié)和大學(xué)問(wèn)3結(jié)構(gòu)變活，要靠概述頁(yè)和章節(jié)過(guò)渡頁(yè)1）目錄頁(yè)標(biāo)題或章節(jié)頁(yè)標(biāo)題：要用最簡(jiǎn)練的話概括內(nèi)容，提示聽(tīng)眾進(jìn)入下一部分2）內(nèi)容簡(jiǎn)介：用簡(jiǎn)單完整句把整個(gè)PPT或者一章的各個(gè)分觀點(diǎn)說(shuō)清楚3）進(jìn)程指示標(biāo)志：可以吧概述頁(yè)和章節(jié)過(guò)渡頁(yè)做在一起用。先做個(gè)目錄頁(yè)，然后每到新的一章，就把目錄頁(yè)在顯示一下，同事用動(dòng)畫(huà)或者方框把要講的下一章突出出來(lái)。最出彩4）時(shí)間分配：告訴聽(tīng)眾每一部分安排的時(shí)間，非常有效。

1）模板里的小細(xì)節(jié)和大學(xué)問(wèn)3讓內(nèi)容頁(yè)清晰完整1）章節(jié)標(biāo)志和本頁(yè)觀點(diǎn)（1）縮小標(biāo)題的字號(hào)（2）用圖片代表主題2）核心內(nèi)容（1）觀點(diǎn)一定要單一（2）各個(gè)要素一定要一致，包括：字體、字號(hào)、顏色的一致。頁(yè)邊距一致。提示符一致。語(yǔ)言風(fēng)格一致（3）注釋如果引用了別人的觀點(diǎn)或者工作，特別是正式的報(bào)告，一定要注明出處信息。1來(lái)表示對(duì)原作者的尊重；2來(lái)避免了抄襲他人的嫌疑（4）頁(yè)碼可加可不加結(jié)束頁(yè)要表達(dá)一顆感恩的心感謝支持者，感謝觀眾參與并引導(dǎo)觀眾提問(wèn)二）省心型模板簡(jiǎn)單不“撞衫”1）給現(xiàn)成模板做個(gè)整容小手術(shù)/zh-cn/templates/CT101172622052.aspx2）讓模板有些新變化

1）給現(xiàn)成模板做個(gè)整容小手術(shù)

二）省心型模板簡(jiǎn)單不“撞衫”二）省心型模板簡(jiǎn)單不“撞衫”2）讓模板有些新變化

二）省心型模板簡(jiǎn)單不“撞衫”添加標(biāo)題添加副標(biāo)題第一類模板幾何圖形的組合添加標(biāo)題添加副標(biāo)題背景拆開(kāi)后，是幾個(gè)幾何圖形的組合

頁(yè)標(biāo)題

.內(nèi)容原來(lái)的模板

頁(yè)標(biāo)題

.內(nèi)容

.內(nèi)容

頁(yè)標(biāo)題在主題里改變顏色和字體在母板里改變一些設(shè)計(jì)元素改變顏色改變顏色把分隔欄下移點(diǎn)擊插入標(biāo)題內(nèi)容第二類使用照片做模板幾何型背景有很多優(yōu)點(diǎn)，但是難以通過(guò)模板烘托主題，也不能體現(xiàn)作者的風(fēng)格。所以用照片做模板，以增加質(zhì)感，體現(xiàn)個(gè)性。主標(biāo)題副標(biāo)題提防兩個(gè)陷阱1)不要把圖片做成水印作為背景，費(fèi)力不討好;2)不用很炫的模板作為背景三個(gè)貼士1)設(shè)計(jì)模板并不難，并不是專業(yè)設(shè)計(jì)人員的專利；2)一個(gè)自己設(shè)計(jì)的模板能更好地為我所用；3）高明的PPT作者是在無(wú)數(shù)“很土”的PPT基礎(chǔ)上鍛煉成長(zhǎng)起來(lái)的。四橫豎都有理的表格表達(dá)1）表格是PPT的天敵2）別把Excel表格原樣貼過(guò)來(lái)3）循規(guī)蹈矩做表格：有表頭、分行線、數(shù)量要有單位、一行只寫(xiě)一個(gè)種內(nèi)容4）表格不能過(guò)度圖形化5）講述表格的套路表1冬天的洗衣頻率明顯地低于夏天

冬天夏天>=7/周11854-6/周13102-3/周5851/周150<1/周40平均（/周）37問(wèn)題表頭沒(méi)有編號(hào)，信息不明確；沒(méi)有畫(huà)線，沒(méi)有對(duì)齊，字號(hào)??；單位缺失夏天的洗衣頻率明顯地高于冬天表一：冬夏洗衣頻率調(diào)查洗滌次數(shù)/周冬天夏天7or>711%85%4-613%10%2-358%5%115%0%<14%0%平均3次/周7次/周地點(diǎn)：青島參與調(diào)查人數(shù)：女性20