幼兒園檔案管理

幼兒園檔案管理一、檔案管理規(guī)范化的必要性

(一)幼兒園檔案管理是幼兒園管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。（二）幼兒園檔案管理是幼兒園管理工作不可缺少的保證。

(三)幼兒園檔案是幼兒園信用管理的重要保證。(四)幼兒園檔案是幼兒園各項(xiàng)教育評(píng)估的重要依據(jù)。二、當(dāng)前幼兒園檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案的重視程度不夠。

（二）檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高，力量薄弱。（三）檔案室硬件設(shè)施不齊全，管理方法落后。三、幼兒園檔案管理規(guī)范化的若干對(duì)策。（一）提高幼兒園管理人員的檔案意識(shí)。

（二）提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)。（三）健全檔案管理制度。（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平。有關(guān)幼兒園檔案的概念定義

幼兒園在教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)幼兒園和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的各種文字圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。特性原始性、客觀真實(shí)性、唯一性、信息性、機(jī)密性、知識(shí)儲(chǔ)存性作用憑證作用參考作用幼兒園檔案管理的意義是幼兒園各項(xiàng)活動(dòng)和歷史發(fā)展的真實(shí)記錄是幼兒園教育評(píng)估的依據(jù)材料是幼兒園科學(xué)規(guī)范管理的重要組成部分是幼兒園文化底蘊(yùn)、園風(fēng)建設(shè)的具體表現(xiàn)

檔案管理部門的職責(zé)（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；（二）負(fù)責(zé)制定和實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃；（三）指導(dǎo)和督促各部門做好各類文件材料的收集、整理、上交工作；（四）負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；（五）集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案和資料；（六）嚴(yán)格執(zhí)行保密法律法規(guī)和有關(guān)制度規(guī)定，保護(hù)檔案的完整與安全；檔案管理人員的基本素質(zhì)·專職（或兼職）檔案人員，中專以上文化程度，政治可靠，原則性強(qiáng)，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守具備檔案專業(yè)知識(shí)，掌握使用計(jì)算機(jī)的基本技能?！ぜ皶r(shí)收集資料，規(guī)范檔案整理收集有價(jià)值的、能反映幼兒園歷史發(fā)展情況的材料?！Ｈ素?fù)責(zé)，確保檔案材料的齊全完整真實(shí)。·整理歸檔一一科學(xué)規(guī)范分類，將同專題、同項(xiàng)目、同內(nèi)容的材料按時(shí)間順序編排，輸入檔案目錄，方便檢索?！n案的分類文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)考績(jī)檔案、聲像檔案、科技（基建）檔案、實(shí)物檔案、設(shè)備檔案·保管期限永久、定期（30年、10年）幼兒園檔案的分類幼兒園檔案管理要點(diǎn)·建立制度，明確分工《檔案管理人員崗位職責(zé)制》《檔案利用制度》《各類檔案借閱制度》《檔案工作保密制度》《檔案收集歸檔制度》《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》《檔案鑒定銷毀制度》》《檔案庫(kù)房管理制度》檔案室的管理1、檔案室的設(shè)立

不應(yīng)放在最低層，庫(kù)房門窗加固，與辦公室分開(kāi)，與閱覽室分開(kāi)，專人負(fù)責(zé)，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)。四上墻：·制度、檔案的分類方案、管理網(wǎng)絡(luò)圖、庫(kù)存示意圖·檔案柜排列順序：文書檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)考績(jī)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案

2、檔案室的管理·檔案室應(yīng)集中布置，自成一區(qū)，不可挪做其他用房，室內(nèi)的平面布局應(yīng)簡(jiǎn)單緊湊。檔案柜的排列順序（柜號(hào)）應(yīng)連貫，不可隨意擺放。·檔案室要定期檢查，通風(fēng)換氣，保持室內(nèi)清潔，溫濕度適宜（溫度14℃—24℃，濕度45%—60%），如有異常，應(yīng)及時(shí)采取措施。如：開(kāi)窗通風(fēng)，拖地、灑水加濕·檔案室內(nèi)應(yīng)有“八防”措施：即防盜、防火、防蛀、防塵、防光、防潮、防鼠、防高溫。·檔案室為二級(jí)防火區(qū)域，嚴(yán)格執(zhí)行“六不準(zhǔn)”，即不準(zhǔn)吸煙、不準(zhǔn)未經(jīng)批準(zhǔn)使用明火、不準(zhǔn)用非防爆燈具、不準(zhǔn)亂接電源、不準(zhǔn)易燃易爆物品混存、不準(zhǔn)閑雜人員進(jìn)入?！n案閱后歸還要正確放入檔案盒內(nèi)，使檔案室內(nèi)裝具和案卷擺放整齊有序、科學(xué)有序、整潔美觀。隨時(shí)接待上到及外單位參觀·檔案室由檔案管理員專職管理，鑰匙不準(zhǔn)隨意交于他人，進(jìn)出檔案室隨手關(guān)鎖門窗，確保安全?！ざ沤^一切不安全因素，不得將火源、易燃易爆品或食物帶入庫(kù)房，電線老化及時(shí)更換。幼兒園檔案管理范圍

·文書檔案—永久1、本園黨支部的會(huì)議記錄；2、黨支部的計(jì)劃、總結(jié)；3、黨支部委員會(huì)改選的請(qǐng)示與批復(fù)；4、黨員花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)；5、工會(huì)組建的請(qǐng)示批復(fù)；6、工會(huì)選舉結(jié)果請(qǐng)示批復(fù)；7、團(tuán)支部的組建請(qǐng)示批復(fù)；8、本園工作制度、管理辦法等文件材料；9、重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的主要文件材料；10、教職工花名冊(cè)：11、本單位歷史沿革、大事記、幼兒園園史；職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；12、關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)主管部門的批復(fù)、批示、重要報(bào)告、總結(jié)等；13、機(jī)構(gòu)演變、人事任免、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；14、房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件；15、上級(jí)主管部門制發(fā)的屬于本園主管業(yè)務(wù)的重要文件資料；16、本園教職工獲獎(jiǎng)名單、登記表、單行材料（自治區(qū)級(jí)以上）等……幼兒園檔案管理范圍·文書檔案—定期（30年）1、本園黨支部關(guān)于重大問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)；2、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本園創(chuàng)建精神文明、綜合治理等專項(xiàng)檢查材料；3、工會(huì)工作會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)；4、工會(huì)會(huì)員花名冊(cè)，統(tǒng)計(jì)年報(bào)表；5、團(tuán)支部會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)；6、團(tuán)員花名冊(cè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)；7、本園黨建、精神文明、綜合治理、計(jì)劃生育等單項(xiàng)工作年度計(jì)劃、總結(jié)；8、本園教職工獲獎(jiǎng)名單、登記表、單行材料（市級(jí)以下）等......幼兒園檔案管理范圍·文書檔案—定期（10年）1、黨支部的經(jīng)驗(yàn)材料；2、中心組學(xué)習(xí)材料；3、黨風(fēng)廉政建設(shè)材料；4、本園與有關(guān)單位簽訂各種合同、協(xié)議書及主要來(lái)往的信函（短時(shí)間內(nèi)具有參考利用價(jià)值的文件材料）；5、本園召開(kāi)的大型會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)、參考材料等……文書檔案的整理程序：收集——分類——整理——裝訂——排序——編號(hào)——蓋歸檔章——打印目錄——蓋盒面章、盒脊章——備考表——裝盒（一）收集收集材料是檔案最基本的工作，幼兒園檔案材料的齊全完整關(guān)系到幼兒園今后的利用。幼兒園各部門的工作人員要積極配合按規(guī)定時(shí)間主動(dòng)上交材料。（二）分類檔案員要嚴(yán)格按照上級(jí)檔案部門所規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類。（永久30年、10年）（三）整理●文書檔案的整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。●文書檔案的整理單位：“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件。

●文書檔案整理要求一、歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予以修整，字跡模糊或者易退變的、不宜永久、長(zhǎng)期保存的應(yīng)復(fù)制（復(fù)制件與原件合為一份）；二、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求；書寫材料：禁止使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料書寫或繪制；紙張：紙張大于A4標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)該按A4標(biāo)準(zhǔn)酌情進(jìn)行折疊。A3折A4的方法：（四）裝訂●拆除文件材料上的金屬物，永久、30年保管的文件，裝特制文書檔案封套，一份裝一個(gè)封套；●10年保管的文件，可保持原貌。不再拆開(kāi)重新裝訂；只在存檔材料的首頁(yè)上方中間蓋條碼章。（五）編寫頁(yè)號(hào)1、以“件”為單位編寫頁(yè)號(hào)，每件均從“1”開(kāi)始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁(yè)號(hào)；（即一個(gè)封套內(nèi)一個(gè)流水號(hào)）2、頁(yè)號(hào)編寫的位置，凡是有文字、圖表的頁(yè)面都要編寫，正面編寫在右上角，背面編寫在左上角；（用碳素筆）3、一份文件的總頁(yè)數(shù)，以該文件最后一個(gè)頁(yè)號(hào)為準(zhǔn)。（填歸檔文件目錄時(shí)填寫頁(yè)數(shù)）（六）排列編號(hào)

歸檔文件排列是文件整理系統(tǒng)化的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，編寫件號(hào)是對(duì)排序成果的確認(rèn)與固定，方法如下：

按保管期限逐年度進(jìn)行排列；即永久、30年、10年各排列一個(gè)順序，逐年延續(xù)，編寫的件號(hào)應(yīng)始終保持永久、30年、10年三個(gè)序列；（七）蓋歸檔章

1、歸檔章加蓋在每份文件的首頁(yè)正中，如有其他標(biāo)記或文字時(shí)，可酌情向左或向下適當(dāng)移動(dòng)。

2、歸檔章的規(guī)格：長(zhǎng)15mm×3，寬8mm×2，樣式如下：全宗號(hào)年度室編件號(hào)問(wèn)題保管期限館編件號(hào)加蓋歸檔章（八）打印目錄

年度分類法：相同保管期限的文件混年編制目錄，不同年度的文件件號(hào)不連續(xù)編。

歸檔文件目錄樣式如下：件號(hào)責(zé)任人文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1中共烏魯木齊市委組織部烏黨組干字[2011]20號(hào)干部任免通知2011022022烏市紅旗幼兒園2011年園務(wù)工作計(jì)劃201101083歸檔文件目錄

全宗名稱：年度：保管期限：?jiǎn)栴}：（九）蓋盒面章、盒脊章全宗號(hào)年度保管期限問(wèn)題起止日期室館盒號(hào)

（十）備考表備考表填寫方法：●說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件需要說(shuō)明的問(wèn)題，主要包括文件的齊全完整程度，損壞情況及整理歸檔后修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等有關(guān)情況，無(wú)問(wèn)題則不填寫?！裾砣耍河烧須w檔文件責(zé)任人簽字（檔案員）?！駲z查人：由檢查歸檔文件整理質(zhì)量的責(zé)任人簽字（主管領(lǐng)導(dǎo)）。●日期：填寫本盒文件整理完畢的年月日。說(shuō)明：整理人：年月日檢查人：