招投標(biāo)檔案管理制度范文

招投標(biāo)檔案管理制度范文一、目的為了加強招投標(biāo)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高招投標(biāo)工作透明度和效率，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招投標(biāo)活動及其相關(guān)文件資料的收集、整理、保管和歸檔工作。三、職責(zé)1.招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的管理工作，包括檔案的接收、登記、分類、編號、保管、移交等。2.招投標(biāo)參與部門負(fù)責(zé)本部門招投標(biāo)文件的編制、收集和整理工作，并按照規(guī)定及時向招投標(biāo)管理部門移交相關(guān)文件資料。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的防火、防潮、防蛀、防盜等工作，確保檔案安全無損。4.分公司部門負(fù)責(zé)人對本單位的招投標(biāo)檔案管理工作負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)責(zé)任。四、檔案內(nèi)容1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件（正本、副本）、澄清答疑文件等。2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、投標(biāo)報價表、企業(yè)資質(zhì)證明、人員資格證明、業(yè)績證明等。3.開標(biāo)記錄：包括開標(biāo)時間、地點、參會人員、唱標(biāo)記錄、開標(biāo)結(jié)果等。4.評標(biāo)報告：包括評標(biāo)委員會組成、評標(biāo)方法、評標(biāo)過程、評標(biāo)結(jié)果等。5.中標(biāo)通知書：包括中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、合同簽訂日期等。6.合同文件：包括合同正文、附件、補充協(xié)議等。7.評標(biāo)專家抽取記錄：包括專家姓名、專業(yè)領(lǐng)域、抽取時間等。8.其他相關(guān)文件：包括招標(biāo)會議簽到表、會議紀(jì)要、投訴處理材料等。五、檔案管理流程1.招投標(biāo)管理部門在收到招投標(biāo)文件后，應(yīng)及時進(jìn)行登記、分類和編號，并按照規(guī)定移交檔案管理人員。2.投標(biāo)文件由投標(biāo)部門負(fù)責(zé)編制、收集和整理，并在規(guī)定時間內(nèi)向招投標(biāo)管理部門移交。3.開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等材料由招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)制作，并按規(guī)定歸檔。4.合同文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，由招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)歸檔。5.評標(biāo)專家抽取記錄由招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)記錄和管理。6.其他相關(guān)文件由招投標(biāo)管理部門根據(jù)需要負(fù)責(zé)收集和整理。7.檔案管理人員應(yīng)對收到的檔案資料進(jìn)行驗收，確保文件齊全、真實、有效，并按照規(guī)定進(jìn)行分類和編碼。8.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全無損。9.需要銷毀的檔案資料，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和審批，確保銷毀的合法性和規(guī)范性。六、檔案利用和保密1.檔案管理人員應(yīng)建立健全檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱和使用流程，防止檔案資料泄露和濫用。2.檔案管理人員應(yīng)加強對檔案的保密管理，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案安全。3.檔案利用應(yīng)遵循合法、公正、客觀、保密的原則，不得利用檔案進(jìn)行非法活動或謀取私利。4.對于涉及商業(yè)秘密和敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，實行專人管理和保護(hù)。5.如需對外提供檔案資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查和審批，確保檔案利用的安全性和合規(guī)性。七、檔案移交和接收1.屬于公司內(nèi)部的招投標(biāo)項目，其檔案應(yīng)由招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一移交至公司檔案室進(jìn)行保管。2.屬于外部單位的招投標(biāo)項目，其檔案應(yīng)由招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)整理并妥善保管，待項目結(jié)束后及時移交給公司檔案室。3.檔案移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，并確保檔案資料齊全、真實、有效。4.檔案接收部門應(yīng)對移交的檔案資料進(jìn)行驗收，確保檔案完整無損，并按照規(guī)定進(jìn)行分類和編碼。八、附則1.本制度自發(fā)布之日起施行。2.本制度的解釋權(quán)歸招投標(biāo)管理部門所有。如遇法律法規(guī)或公司政策調(diào)整，本制度將及時修訂。3.本制度與之前的有關(guān)規(guī)定有沖突的，以本制度為準(zhǔn)。招投標(biāo)檔案管理制度范文（1）一、目的為了加強招投標(biāo)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高招投標(biāo)工作透明度和效率，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招投標(biāo)項目，包括但不限于勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購、信息化建設(shè)等領(lǐng)域的招投標(biāo)活動。三、檔案內(nèi)容招投標(biāo)檔案主要包括以下內(nèi)容：1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、澄清答疑等；2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、投標(biāo)報價表、施工組織設(shè)計、技術(shù)方案等；3.開標(biāo)記錄：包括開標(biāo)時間、地點、參與人員、投標(biāo)文件密封情況等；4.評標(biāo)報告：包括評標(biāo)委員會組成、評標(biāo)方法、評標(biāo)結(jié)果等；5.中標(biāo)通知書：包括中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、合同簽訂日期等；6.合同文件：包括合同協(xié)議書、專用條款、履約保證金證明等；7.評標(biāo)專家和評標(biāo)委員會成員名單；8.其他相關(guān)文件：包括招標(biāo)過程中產(chǎn)生的其他重要文件和資料。四、檔案管理職責(zé)1.招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的接收、整理、保管和歸檔工作；2.項目管理部門負(fù)責(zé)配合招投標(biāo)管理部門對投標(biāo)文件的審查和整理工作；3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)保證金的收取、管理和退還工作；4.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)工作，確保檔案安全、完整、可用；5.使用部門或相關(guān)人員需要借閱檔案時，應(yīng)經(jīng)招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。五、檔案管理規(guī)定1.招投標(biāo)文件應(yīng)紙質(zhì)文檔和電子文檔同時歸檔，確保兩者一致；2.檔案標(biāo)簽應(yīng)清晰可見，便于識別和管理；3.檔案保管期限應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，一般為半年和一年，最長不超過三年；4.對于過期無保存價值的檔案，可以按規(guī)定進(jìn)行銷毀；5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全無損；6.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案利用和銷毀1.檔案利用應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益；2.需要查閱檔案時，應(yīng)經(jīng)招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)；3.銷毀檔案應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保銷毀過程合法、規(guī)范、不可逆；4.銷毀檔案時應(yīng)記錄銷毀時間和銷毀方式，并妥善保管相關(guān)記錄備查。七、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有與現(xiàn)行法律法規(guī)不符之處，以法律法規(guī)為準(zhǔn)。招投標(biāo)檔案管理制度范文（2）一、目的為了加強招投標(biāo)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高招投標(biāo)工作水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招投標(biāo)項目的檔案管理，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。三、職責(zé)1.招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的管理工作，包括檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.招投標(biāo)參與部門負(fù)責(zé)本部門參與招投標(biāo)項目的文件編制、提交和整理等工作。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的驗收、移交、保管、借閱、歸還等手續(xù)。四、管理流程1.招投標(biāo)項目啟動前，招投標(biāo)管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員明確檔案管理職責(zé)和要求。2.招投標(biāo)文件編制過程中，招標(biāo)人應(yīng)確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制。3.投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，并對投標(biāo)文件的真實性、合法性和完整性負(fù)責(zé)。4.開標(biāo)時，招標(biāo)人應(yīng)組織相關(guān)人員對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)候選人名單。5.評標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)人應(yīng)整理評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等檔案材料，并移交招投標(biāo)管理部門歸檔。6.檔案管理人員應(yīng)對收到的檔案材料進(jìn)行驗收、登記、整理，并編制檔案目錄和檢索工具，便于檔案的保管和利用。五、保管期限招投標(biāo)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)項目類型、規(guī)模和合同約定來確定。一般而言合同履行完畢后三個月內(nèi)，應(yīng)向公司檔案室移交全部檔案材料。對于重要或長期的項目，可以適當(dāng)延長保管期限。六、利用與保密1.檔案管理人員應(yīng)建立健全檔案利用制度，規(guī)范檔案的利用程序，防止檔案的泄露和濫用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對已歸檔的招投標(biāo)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全性和可利用性。3.需要利用招投標(biāo)檔案時，應(yīng)由相關(guān)部門（人員）提出申請，經(jīng)招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。涉及商業(yè)秘密和個人隱私的，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和保護(hù)。4.任何單位或個人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或銷毀招投標(biāo)檔案。違反規(guī)定者，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。七、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。招投標(biāo)檔案管理制度范文（3）一、目的為了加強招投標(biāo)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高招投標(biāo)工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招投標(biāo)項目的檔案管理，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等文件。三、職責(zé)1.招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的管理工作，包括檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.招投標(biāo)參與部門負(fù)責(zé)本部門參與招投標(biāo)項目的文件編制、提交和整理工作。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，確保檔案的安全性和完整性。四、檔案管理1.招投標(biāo)文件應(yīng)按照招標(biāo)文件、投標(biāo)文件的順序進(jìn)行排列，便于查找和保管。2.招投標(biāo)文件應(yīng)采用雙面打印或復(fù)印等方式進(jìn)行復(fù)制，避免紙張浪費。3.招投標(biāo)文件應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行編制，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.招投標(biāo)文件應(yīng)按照規(guī)定的時間進(jìn)行提交和送達(dá)，避免延誤和遺漏。5.開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等文件應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行編制和審批，確保程序的合法性和規(guī)范性。五、檔案利用1.檔案管理人員應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，為公司提供決策支持和服務(wù)。2.需要查閱檔案時，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用檔案時，應(yīng)尊重檔案原始狀況，不得擅自修改、涂抹或損壞。4.利用檔案取得的成果應(yīng)及時歸檔，確保檔案的連續(xù)性和完整性。六、保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全性和保密性。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自提供、公布或泄露檔案信息。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)立即采取補救措施，并向相關(guān)部門報告。七、檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定和程序，確保銷毀的合法性和規(guī)范性。2.銷毀檔案前，應(yīng)編制銷毀清單并簽字確認(rèn)，并存檔備查。3.不得銷毀涉密檔案，確需銷毀的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定人員監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀的徹底性和不可逆性。八、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有與現(xiàn)行法律法規(guī)不符之處，以法律法規(guī)為準(zhǔn)。招投標(biāo)檔案管理制度范文（4）一、目的為了加強招投標(biāo)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高招投標(biāo)工作透明度和效率，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招投標(biāo)項目，包括但不限于勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購、信息化建設(shè)等領(lǐng)域的招投標(biāo)活動。三、檔案內(nèi)容招投標(biāo)檔案主要包括以下材料：1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、澄清答疑等；2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、投標(biāo)報價表、施工組織設(shè)計、技術(shù)方案等；3.開標(biāo)記錄：包括開標(biāo)時間、地點、參與人員、投標(biāo)文件密封情況等；4.評標(biāo)報告：包括評標(biāo)委員會組成、評標(biāo)方法、評標(biāo)結(jié)果等；5.中標(biāo)通知書：包括中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、合同簽訂日期等；6.合同文件：包括合同協(xié)議書、專用條款、履約保證金證明等；7.評標(biāo)專家和評標(biāo)現(xiàn)場監(jiān)督人員名單；8.其他相關(guān)材料：包括招標(biāo)過程中產(chǎn)生的照片、錄音、錄像等。四、檔案管理職責(zé)1.招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的接收、整理、保管和歸檔工作；2.項目管理部門負(fù)責(zé)協(xié)助招投標(biāo)管理部門對投標(biāo)文件的審查和整理工作；3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)保證金的收取和管理工作；4.檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案安全、完整、保密；5.對于破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可用性。五、檔案借閱和使用1.檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批程序，借閱人需持有效證件并填寫借閱申請單；2.借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，并確保檔案安全無損；3.非相關(guān)人員不得查閱檔案，確需查閱的應(yīng)由項目管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；4.檔案室應(yīng)定期對已歸檔的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全性和可利用性。六、檔案驗收和移交1.項目竣工驗收后，招投標(biāo)管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案驗收；2.驗收合格后，招投標(biāo)管理部門應(yīng)將檔案移交給公司檔案室統(tǒng)一保管；3.檔案移交時應(yīng)確保檔案完整無損，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。七、附則1.本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行；2.本制度的解釋權(quán)歸招投標(biāo)管理部門所有。招投標(biāo)檔案管理制度范文（5）一、目的為了加強招投標(biāo)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高招投標(biāo)工作透明度和效率，根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招投標(biāo)活動及其相關(guān)文件資料的收集、整理、保管和歸檔工作。三、職責(zé)1.招投標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案的管理工作，包括檔案的接收、登記、分類、編號、保管、移交等。2.招投標(biāo)相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門招投標(biāo)文件的編制、收集和整理工作，并向招投標(biāo)管理部門提交所需資料。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的驗收、整理、保管、統(tǒng)計、查詢、借閱、銷毀等。四、檔案內(nèi)容1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、澄清答疑等。2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、投標(biāo)報價表、企業(yè)資質(zhì)證明、人員資格證明、業(yè)績證明等。3.開標(biāo)記錄：包括開標(biāo)時間、地點、參與人員、投標(biāo)文件密封情況等。4.評標(biāo)報告：包括評標(biāo)委員會組成、評標(biāo)方法、評標(biāo)過程、評標(biāo)結(jié)果等。5.中標(biāo)通知書：包括中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、合同簽訂日期等。6.合同文件：包括合同協(xié)議書、專用條款、履約保證金證明等。7.評標(biāo)專家?guī)熨Y料：包括評標(biāo)專家的基本信息、評標(biāo)經(jīng)驗、評標(biāo)表現(xiàn)等。8.其他相關(guān)文件：包括招標(biāo)投標(biāo)過程中的通知、變更、補充協(xié)議等。五、檔案管理1.招投標(biāo)管理部門應(yīng)建立檔案管理制度，明確檔案管理人員和工作職責(zé)。2.招投標(biāo)文件應(yīng)按照招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、合同文件等順序進(jìn)行整理。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行定期檢查，確保檔案安全、完整、準(zhǔn)確。4.檔案借閱應(yīng)遵循借閱手續(xù)，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.檔案銷毀應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，履行審批手續(xù)，確保檔案安全銷毀。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。2.本制度的解釋權(quán)歸招投標(biāo)管理