《辦公自動化》教材

第一章辦公自動化基本概念

辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）是70年代首先在工業(yè)發(fā)達國家興起的一門技

術(shù)科學(xué)。它是適應(yīng)信息化社會的需要，基于軟科學(xué)的理論和計算機技術(shù)、通信技術(shù)的普遍

應(yīng)用而發(fā)展起來的。

第一節(jié)辦公活動的形成

辦公，是處理集體事務(wù)的一類活動，是信息處理的重要組成部分。在人類歷史上，辦

公行為的出現(xiàn)，比人類有意識（而不是本能）地進行信息活動晚得多。早在蒙昧?xí)r代，人類

已經(jīng)懂得采用某些符號記錄信息，作為對自然現(xiàn)象的總結(jié)和生活經(jīng)驗的積累。但是，這樣

的處理，僅囿于“私”（個人或家庭）的范圍。而辦公活動，是以“公”，也就是為“集體”

辦事作為基礎(chǔ)的。這種活動，開始于原始社會的早期。例如，人們在分配獵獲物時，便需

要辦公了。這就是說，在人類蒙昧?xí)r代的中級階段，即人類從樹上活動為主轉(zhuǎn)移到地面的、

以打獵為主的生活，有簡單的工具，有相對穩(wěn)定活動地點的時候，就出現(xiàn)辦公活動的萌芽。

而形成一套正規(guī)的辦公行為，則可以追溯到國家出現(xiàn)之前的氏族社會。恩格斯在《家庭、

私有制和國家的起源》一書中引用摩爾根的材料時指出，易洛魁人的氏族有下面的習(xí)俗：

選舉或撤換酋長；公家出面處理死者的財產(chǎn)；相互保護安全；舉行氏族議事會，解決氏族

間的糾紛；舉行宗教儀式；組成成年男女享有平等表決權(quán)的民主集會等等。而希臘人的氏

族間的事務(wù)活動，比這更為完備。這些活動，看來都屬于辦公的范疇。根據(jù)我國歷史記載,

距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社會中，土地、房屋、牲畜等，歸氏族公有，氏族

成員共同勞動、共同消費。在處理這些問題時，也需要有“辦公”活動。

在國家形成之后，辦公活動更空前增多。無論是戰(zhàn)爭還是和平時期；無論是軍事、政

治、外交、文化還是內(nèi)務(wù)，都充滿了辦公活動。這樣，經(jīng)歷了很長的一個歷史階段，雖然

辦公的內(nèi)容和手段都在不斷變化，但辦公行為卻逐漸形成一套比較確定的形式。不同的國

家，不同社會制度，甚至不同的部門或行業(yè)，辦公的體制、習(xí)慣、程式都不盡相同，但我

們?nèi)匀豢梢钥偨Y(jié)出若干共同點，從幾個方面對辦公活動加以闡明。

第二節(jié)現(xiàn)代社會辦公活動的描述

社會中各種活動單位，其活動內(nèi)容都可以用不同的流程來描述。例如，一個工廠，有

三個主要環(huán)節(jié)：生產(chǎn)、動力、管理；對應(yīng)三個流程：物質(zhì)流、能量流、信息流。一個商店,

有四個環(huán)節(jié)：購、銷、調(diào)、存；對應(yīng)兩個流程：物質(zhì)流和信息流。一個機關(guān)或管理部門，

有兩個環(huán)節(jié)：事務(wù)處理和決策，對應(yīng)一個流程：信息流。當然，這只是大致的說法，具體

到某個單位，還可以作更具體和更細致的分析。

從總的來看，辦公的核心是實現(xiàn)管理，大到國家（包括國際事務(wù)），小到基層單位，都

是這樣。而實現(xiàn)管理是通過處理信息來進行的，就是對應(yīng)信息這個流程。我們可以比較一

下，工人的工作對象是產(chǎn)品，農(nóng)民工作的對象是農(nóng)作物，醫(yī)生工作的對象是病人，這些對

象都是具體的；而辦公人員呢？他們的工作對象不是具體的物質(zhì)，而是反映人類社會活動

的信息，他們從事各類與管理有關(guān)的信息處理，屬于腦力勞動者。他們固然不同于工作在

生產(chǎn)第一線的體力勞動者，就是與從事科學(xué)研究的腦力勞動者也有很大區(qū)別，形成一類獨

特的專業(yè)活動。那末，用什么來反映辦公的行為呢？就辦公活動的內(nèi)容來說，可以分為：

書面信息的接收與處理：包括公文閱讀、文件批示、資料存檔、計劃制訂、回答查詢

等。

書面信息的生成與處理：包括草擬文件、編制圖表、批閱公文、整理資料、記錄、拍

照等。

書面信息的傳遞和管理：包括電報、電傳、文件資料的收發(fā)、保存、復(fù)制和檢索。

口頭信息的生成和處理：包括開會、匯報、命令、談話、指示、報告、討論等。

口頭信息的傳遞和管理：包括電話、錄音及廣播等。

辦公資料的運用：包括時間安排、設(shè)施調(diào)度與計劃執(zhí)行、檢查等。

若從行為的性質(zhì)來看，在“辦公”這個大前提下，辦公行為可分為兩大類型，即信息

的事務(wù)性處理和信息的研究性處理。

信息的事務(wù)性處理：即對信息進行例行程式的辦理，規(guī)律性比較明顯。例如，公文的

閱讀和傳遞、報表填寫、統(tǒng)計累計一、資料整理、日常接待、回答查詢、完成一般的交辦任

務(wù)等。這類活動一般由中下級辦公人員執(zhí)行。

信息的研究性處理：即運用人的思維活動對信息進行分析（也就是一種特殊的加工），

并作出指導(dǎo)行動的決擇。一般表示為決策過程：研究、分析、比較、判斷、決心、反饋、

修正等行為。其結(jié)果是使信息大大增值。這類活動一般由職位較高的中上層領(lǐng)導(dǎo)人進行。

辦公行為按表示方式來劃分：

信息的采集與編輯：包括聽取匯報、閱讀報告、記錄；書寫起草公文，文字處理，計

算，思考，討論；決策等。

信息傳遞：依賴工具與載體進行信息的分配與發(fā)送，包括聲音、文字、圖像等，屬于

間接傳遞。而人與人的直接對話，如會議、面談等，屬于直接傳遞。

信息整理與存檔：分類、總成、存儲、復(fù)印、歸檔等。

檢索：根據(jù)提供的線索，從己保存的信息檔案中（包括人在自己腦海中建立起的無形的

“檔案”）,檢取需用的信息。

以上這些，都只是辦公行為的靜態(tài)描述，當把這些行為的動態(tài)過程表示出來，便構(gòu)成

反映辦公過程的信息流。

第三節(jié)辦公的基本要素

從上面通過不同角度對辦公活動所作的說明，不難看到，辦公的內(nèi)容、表示方法和環(huán)

境，都是十分復(fù)雜的，不易定量地、數(shù)學(xué)化地去描述。但不論什么樣的辦公體系，一般可

歸結(jié)為六個要素：即人、機構(gòu)、制度、工具、空間、信息。

一、辦公第一個要素：人

辦公是人群的一種管理活動，是由人去執(zhí)行辦公任務(wù)的。所有辦公人員都必須具備按

既定要求完成自身職務(wù)范圍內(nèi)的任務(wù)的能力，他們都組合在某一個系統(tǒng)中，既有分工又有

合作，而且要與上、下、左、右進行信息溝通。概括地說，辦公人員可以分為決策人員、

中層管理人員、專業(yè)人員、輔助人員四個層次，他們各司其職，各盡其責(zé)。

《史記》在〈陳丞相世家＞中，有一段記載：

“孝文皇帝既益明習(xí)國家，事朝而問右丞相勃（按指絳侯周勃）曰：'天下一歲決獄幾

何?’，勃謝曰：‘不知問：'一歲錢骰出入幾何?’，勃又謝：‘不知‘，汗出沾背，愧不能

對。于是上亦問左丞相平。平日：'有主者上曰：‘主者謂誰?‘，平曰：'陛下即問決獄責(zé)

廷尉；問錢骰責(zé)治粟史上曰：‘茍各有主者，而君主者何事也？'，平謝曰：'主臣！陛下

不知其鴛下使待罪宰相。宰相者，上佐天子理陰陽、順四時，下育萬物之宜；外鎮(zhèn)撫四夷

諸侯，內(nèi)親附百姓，使卿大夫各得任其職焉孝文帝乃稱善。右丞相大慚，出而讓陳平日:

'君獨不素教我對？'，陳平笑曰：'君居其位不知任邪？且陛下即問長安中盜賊數(shù)，君欲

強對邪?

這一段記載，生動地表明當時的左丞相陳平很清楚地認識到，不同層次的辦公人員，

有不同的職責(zé)，丞相作為最高級的辦公人員，并不必要去處理一些屬于中、下級人員所管

轄的事情，而且實際上也處理不好。如長安中盜賊數(shù)，作為丞相是無須去弄清楚的，丞相

只應(yīng)管理屬于全國性上、下、內(nèi)、外有關(guān)的大事。象陳平這樣劃分工作界面是十分重要的。

決策人員是各部門（從大系統(tǒng)到各個子系統(tǒng)）的領(lǐng)導(dǎo)人，如政府部門的各級領(lǐng)導(dǎo)、公司

經(jīng)理和企業(yè)廠長等，他們需要運用自己的職權(quán)與智慧，應(yīng)用有關(guān)的科學(xué)原理、方法與經(jīng)驗,

對各類事件和情況謀取眾多的對策，并在其中選取盡可能正確的決策，組織和指揮他所管

轄的部屬，充分發(fā)揮他們的專長和力量，積極進行活動，以達到或趨向于共同目標。

中層管理人員是系統(tǒng)內(nèi)某一部門的負責(zé)人，他們要協(xié)調(diào)專業(yè)人員的工作，綜合分析有

關(guān)信息和情報，對本部門的問題作出判斷和決定。他們既要領(lǐng)導(dǎo)下屬單位的業(yè)務(wù)工作，又

要及時為上級領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息和方案，起到承上啟下的作用。

專業(yè)人員，在行政機關(guān)內(nèi)是指負責(zé)社會、經(jīng)濟、政治、法律等各項業(yè)務(wù)的工作人員；

在企業(yè)內(nèi)是指負責(zé)生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售和技術(shù)發(fā)展的各類人員。他們要負責(zé)處理大量的信息

和文件，直接管理大量業(yè)務(wù)工作，同時要為組織的決策人員提供輔助決策方案。

輔助人員是行政機構(gòu)和企業(yè)的一般辦公人員和后勤人員，如打字員、通信員、保管員

等。他們一般進行比較單一性的、例行的工作。

二、辦公的第二個要素：機構(gòu)

無論從大系統(tǒng)或子系統(tǒng)來看，都有相對固定的機構(gòu)。它的作用，是確定系統(tǒng)內(nèi)全體辦

公人員的崗位以及他們之間的相互關(guān)系，同時也確定信息的流向。機構(gòu)的內(nèi)容、規(guī)模、性

質(zhì)與任務(wù)，是由辦公系統(tǒng)的總目標決定的。但是，機構(gòu)的建立是否合理，優(yōu)劣如何，則嚴

重影響著辦公效率。設(shè)立合理的機構(gòu)，是辦公中的重要問題。

我國辦公機構(gòu)有多種劃分方法。行政機構(gòu)主要有按管理職能劃分法、按管轄區(qū)域劃分

法、按行列和產(chǎn)品劃分法和按服務(wù)對象劃分法等。

三、辦公的第三個要素：制度

制度可以看成是辦公知識、辦公經(jīng)驗的固定化。它是維系辦公人員的活動，確立辦公

的流程，使全體人員在統(tǒng)一的目標下有組織地、有條不紊地、高效率地工作的保證。和機

構(gòu)一樣，制度是否合理、制度的優(yōu)劣，也嚴重地影響著辦公的效率。

四、辦公的第四個要素：工具

工具用于提高辦公的效率和質(zhì)量。減輕人的負擔(dān)，降低辦公的費用消耗。既然辦公是

人們的一種腦力勞動，所以，計算機的應(yīng)用，在辦公活動中具有革命性的意義；又由于辦

公活動是處理人與人之間的事情，是信息的頻繁交換，通訊工具的利用也占有十分重要的

地位。此外，現(xiàn)代化的辦公工具還有錄音、錄相、復(fù)印、輕印刷等等。

五、辦公的第五個要素：空間

空間是人們（包括所利用的工具）進行辦公的場所，最普通的便是辦公室。一般來說，

辦公室是集中的、固定的。在特殊情況和特定環(huán)境下，也可以是活動的。近年來，也有人

提出實行分布式的辦公，使辦公空間變成分散的或不定形的。不管什么樣的辦公室，都應(yīng)

盡可能使辦公人員有一個舒適的、愿意停留的辦公環(huán)境，這才能使他們工作愉快，提高效

率。

六、辦公的第六個要素：信息

信息是辦公內(nèi)容的反映，是辦公行為的對象和依據(jù)，是辦公活動所利用的資源。辦公

室是信息的集散樞紐。辦公活動從信息處理角度看，就是對各類信息進行采集、加工、處

理和傳輸?shù)倪^程。辦公信息可分為數(shù)值信息和非數(shù)值信息兩大類。數(shù)值信息是指反映數(shù)量

關(guān)系的數(shù)據(jù)，非數(shù)值信息是指文字信息、圖象信息和聲音信息。按信息的用途可分為經(jīng)濟

信息、社會信息、內(nèi)部信息、外部信息、歷史信息和當前信息等等，按信息的形式可分為

聲音、數(shù)值、文字、圖形和圖像信息。圖形信息主要指圖表，如表格、直方圖、餅圖等；

圖象信息主要指靜態(tài)的圖象，如照片、圖畫、動畫等和動態(tài)的圖象，如電視、電影等。

在上述六個辦公要素中，機構(gòu)、制度和空間是相對穩(wěn)定不易變的，而人員、工具、信

息是相對活躍易變的。辦公活動就是辦公人員在一定的辦公環(huán)境、機構(gòu)和制度下，通過使

用辦公工具對辦公信息進行采集、加工、處理和傳輸?shù)倪^程。

這六個要素，對研究辦公自動化是很重要的。其中，工具這個要素，便是實現(xiàn)辦公自

動化的突破口。

第四節(jié)辦公自動化定義的討論

辦公自動化雖然已發(fā)展了二十多年，但到目前為止，還沒有一個統(tǒng)一的定義，幾乎是

“十個人有十個說法”。

當前，在許多著作中，都采用美國麻省理工學(xué)院M.C.季斯曼教授的定義：“辦公自動

化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)應(yīng)用于用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以

處理的、量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項綜合技術(shù)。”這個說法的最主要之點，

是以計算機技術(shù)為中心的若干新技術(shù)在特定環(huán)境（即特定對象一一業(yè)務(wù)，特定的方法一一數(shù)

據(jù)處理）下的運用。而所謂“量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的業(yè)務(wù)”，正是指我們通常提到的辦

公活動內(nèi)容。雖然辦公的機構(gòu)、制度、工具甚至空間都相對確定，使辦公行為有“例行公

事”這相對固定的一面，但辦公所要處理的信息是變化的，人的思維也是變化的，這就形

成辦公業(yè)務(wù)中有很大的不確定性，因而，用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理辦法便不宜處理而必須求助于

一套新的（特別是融匯進軟科學(xué)的）方法和手段。這個說法在一定程度上反映了辦公自動化

帶本質(zhì)性的東西，已為許多學(xué)者所接受。

國內(nèi)外的學(xué)者還有另外的一些論述，如認為辦公自動化是：

“不斷將智能化的辦公工具電子化和機械化，將非智能化工具智能化，以便大幅度地

提高工作人員的辦事效率”；

“用電子計算機或數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來處理一些例行事務(wù)性工作”；

“人們處理信息的一種現(xiàn)代化工具”；

“作為人們產(chǎn)生價值更高信息的一種輔助手段”；

“在辦公室中應(yīng)用計算機以支持那些有知識而又不是計算機專家的工作人員”；

“讓人們能夠利用現(xiàn)代技術(shù)更有效地管理信息并進行信息交流二

不難看出，在這許多的有差異的說法中，有如下共同點，它們都認為辦公自動化；

a是新技術(shù)，尤其是計算機技術(shù)和通信技術(shù)的綜合利用；

b用于管理信息，包括處理與交流（通信）；

c其目的是提高工作效率。

這幾點，確實在辦公自動化中占有重要地位。

以上這眾多的說法，其優(yōu)點是比較簡練，不足之處是沒有把問題說透，或者只是強調(diào)

了某一個側(cè)面。

1985年，我國召開全國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會，出席會議的專家們對照國內(nèi)外

流行的各種說法，經(jīng)過討論比較，傾向于如下的看法：

“辦公自動化是應(yīng)用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù),

不斷使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服

務(wù)于某種辦公目標的人機信息系統(tǒng)。”

在現(xiàn)階段，辦公自動化的支持理論是行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人

機工程學(xué)等；其直接利用的技術(shù)是計算機技術(shù)、通信技術(shù)、自動化技術(shù)等。一般來說，一

個比較完整的辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)當包括有信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存這

四個基本環(huán)節(jié)，其核心任務(wù)是向它的主人（各領(lǐng)域、各層次的辦公人員）提供所需運用的信

息。

由此可見，辦公自動化系統(tǒng)，綜合體現(xiàn)了人、機器、信息資源三者的關(guān)系。信息是被

加工的對象；機器是加工的手段（工具）；人是加工過程的設(shè)計者、指揮者和成果的享用者。

所以，辦公自動化，是一門綜合的科學(xué)技術(shù)，它是信息化社會的歷史產(chǎn)物，是在計算

機、通信設(shè)備較普遍應(yīng)用，信息業(yè)務(wù)空前繁忙的情況下產(chǎn)生的。

第五節(jié)辦公自動化發(fā)展簡史

和許多科學(xué)技術(shù)相似，辦公自動化并不是由誰先給出定義，然后去補充它的內(nèi)容和建

立這樣的實用系統(tǒng)，而是通過人們的實踐逐步形成較完整的概念。在本節(jié)中，將簡單介紹

辦公自動化的發(fā)展過程。

一、辦公自動化發(fā)展的一般過程

上兩節(jié)介紹了辦公的一般情況。人類社會很長一段時間，辦公任務(wù)是通過人們的自身

活動去完成的，即使運用了工具，也是極其簡單的。例如，多少年來，我國辦公用的就是

所謂“文房四寶”（筆、墨、紙、硯），或者再加上古老的算盤，通訊也幾乎是靠人力或普

通交通工具。但隨著社會的發(fā)展，生產(chǎn)、經(jīng)營、政治、戰(zhàn)爭、國際往來等活動規(guī)模越來越

大，信息量空前增加，對決策正確性的要求也越高，單憑人力和簡單的工具已無法適應(yīng)。

而技術(shù)上的發(fā)展，又為辦公行為提供了有效的工具。電報、電話、電傳打字機、輕印刷機

械等設(shè)備便很快地相繼為辦公室所采用，形成辦公走向自動化的第一步.但即使到這個階

段，人們還沒有形成辦公自動化的概念，辦公活動從內(nèi)容到形式上也未能起本質(zhì)性的變化。

到本世紀60年代，人類社會出現(xiàn)了一次新的技術(shù)革命一一信息革命，出現(xiàn)了所謂信息

化社會。形勢瞬息萬變，事物相關(guān)因素大量增加，知識急速發(fā)展，社會信息迅猛膨脹，與

原有的辦公方式形成了尖銳的矛盾.其表現(xiàn)有以下幾個方面：

第一方面，辦公人員大量增加。據(jù)統(tǒng)計，在主要工業(yè)化國家，40%以上的工作人員在

辦公室內(nèi)工作。在美國，從1975年起，白領(lǐng)職員就超過工人人數(shù)，大約有4500萬人從事

管理。發(fā)達國家都有類似趨勢，管理工作平均8?10年增長一倍。

第二方面，是辦公的效率低。人員的增加并未解決辦公效率的提高，反而使通訊情況

惡化，電話頻繁，文山會海，信息準確性不高，判斷、決策遲緩。美國一家公司統(tǒng)計，許

多辦公人員絕大部分的時間花費在通訊和談話上，只有5?8%的時間用于思考、計劃和分

析。從1968年到1978年，美國白領(lǐng)職員的勞動效率提高約4%,而同期內(nèi)農(nóng)業(yè)工人效率

提高184%,工業(yè)工人效率提高90%,一些工業(yè)化國家辦公室工作人員平均17分鐘就要受

到一次干擾。美國一些研究結(jié)果表明，會議、書寫、電話這類通訊性工作占去工作人員每

天辦公時間約65%,只有35%的時間用來閱讀、思考、分析。日本企業(yè)負責(zé)人在其全部辦

公時間中，判斷和決策時間僅占16%,而傳遞時間占39%,數(shù)據(jù)和文件處理時間占25%,

移動和其他占20%,一般工作人員的文件處理時間就更長了。

第三方面，是辦公費用不斷增加。據(jù)統(tǒng)計，全世界每年的辦公用紙連起來可達2億英

里，美國政府紙面工作每年約100億張，為了書寫、打字、印刷，耗去大量人力。一封商

務(wù)文件的價格1967年為2.49美元，1975年為3.79美元，1980年為6.07美元而1982年約

7.11美元。美國1980年為辦公人員支付工資達6000億美元，辦公費用耗資達3000億美元，

因此，降低辦公成本已成為迫切的問題。

以上情況表明，如果沿用舊有的（60年代以前的）辦公方式，勢必導(dǎo)致信息量的大量積

壓和棄置，這樣，便談不上獲取合理、有效或令人滿意（更不用說是最佳）的決策了。或者,

即使有較好的決策，也會因決策的周期過長而貽誤時機，無法實現(xiàn)有效的管理。

然而，正是這個時期，電子計算機早已突破數(shù)值計算的應(yīng)用范圍，在非數(shù)值計算領(lǐng)域（如

數(shù)據(jù)處理、過程控制、人工智能等）里取得驚人的進展。尤其是70年代后期出現(xiàn)的個人計

算機，為人們處理信息提供了最便捷的工具.另一方面，管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、行為科

學(xué)、社會學(xué)、人機工學(xué)等一系列軟科學(xué)，從理論到應(yīng)用都取得了很大的成功，為人們改進

辦公活動提供了強有力的理論基礎(chǔ)。

早在I960年，美國著名經(jīng)濟學(xué)家H.A.西蒙（1978年諾貝爾經(jīng)濟學(xué)獎金獲得者）發(fā)表《管

理決策的新科學(xué)》（THENEWSCIENCEOFMANAGEMENTDECISION）一書，提出由計算

機管理公司的重大命題。他指出：“人類知識的增長是產(chǎn)生改革的主要因素”?！靶轮R實際

上就在于對思維與學(xué)習(xí)過程的一種基本理解。我們現(xiàn)在可以給電子計算機編寫出控制程序,

這些程序可以使計算機進行思維與學(xué)習(xí)。這門學(xué)問正在并仍將在兩個方面具有實際影響：

其一，因為我們現(xiàn)在有可能極其具體地模擬人類頭腦的一些重要過程，我們就具有在心理

學(xué)研究中有巨大威力的技術(shù)；其二，因為我們現(xiàn)在有可能給計算機編寫出復(fù)雜的信息處理

控制程序，我們就正在獲得有可能在‘思維'與'決策'工作的迅速而廣泛的范圍中用計

算機來取代人的技術(shù)能力“我們談到人類智能的間接增長，指的是計算機的人工智能對

人類智能的加強”?！霸诓痪玫膶?，也許在下一代，我們將有用機器來取代企業(yè)組織中一

切人類職能的技術(shù)能力”。西蒙還進一步談到，“工廠和辦公室都在迅速變成一個復(fù)雜的人-

機系統(tǒng)”，“人與機器的相互關(guān)系將變成（實際上己變成）一個設(shè)計課題。這個設(shè)計問題，其

重要性就象設(shè)計人和人之間的相互關(guān)系的系統(tǒng)一樣重要”。H.A.西蒙的這本書中許多論點

和預(yù)言，無疑對辦公自動化的實現(xiàn)有重要的影響。尤其是他所描繪的人-機系統(tǒng)和日后出現(xiàn)

的辦公自動化系統(tǒng)是十分吻合的。

于是，當人們以一整套的軟科學(xué)為理論基礎(chǔ)，以計算機為核心工具，引進到辦公活動

領(lǐng)域之后，連同原來通信技術(shù)、自動化技術(shù)，使辦公活動出現(xiàn)了本質(zhì)性的飛躍，形成一個

新的概念辦公自動化（OfficeAutomation）；也可以說，使辦公自動化進入到一個新的階

段，即逐步演變成為一整套新的技術(shù)門類的階段。

因此辦公自動化是在人類社會活動有迫切需要，在技術(shù)和工業(yè)基礎(chǔ)上又具備了可能的

條件下產(chǎn)生出來的。

歸納起來，辦公自動化發(fā)展的一般過程可以分為三個階段：

第一階段，是以通訊技術(shù)和自動化技術(shù)為支柱的辦公活動。

第二階段，就是現(xiàn)階段，是在原來的基礎(chǔ)上引進軟科學(xué)理論和計算機技術(shù)；

第三階段，辦公自動化的未來，將廣泛采用不斷出現(xiàn)的新理論、新技術(shù)。

二、工業(yè)發(fā)達國家發(fā)展辦公自動化的幾個進程

工業(yè)發(fā)達國家，如美國、日本等，發(fā)展本國的辦公自動化已有一段歷史，走過的道路

也不盡相同。

美國大致可分為三個階段：

第一階段為單機階段（1975年以前）。主要表現(xiàn)為采用單機設(shè)備，如文字處理機、復(fù)印

機、傳真機、專用交換機等，辦公活動的某些環(huán)節(jié)由機器來執(zhí)行，局部地、個別地實現(xiàn)自

動操作以完成單項業(yè)務(wù)的自動化。

第二階段為局域網(wǎng)階段（1975?1982年）。主要表現(xiàn)為個人計算機開始進入辦公室，并

形成局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在辦公室的關(guān)鍵部分出現(xiàn)信息采集、處理、保存的綜合系統(tǒng)，專用自

動交換機和文字、語音的網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)等已廣泛使用，實現(xiàn)了關(guān)鍵部分業(yè)務(wù)運行的自動化。

這一階段還陸續(xù)出版了有關(guān)辦公自動化技術(shù)的許多專著。

第三階段為一體化階段（1983年以后）。主要表現(xiàn)為辦公設(shè)備的一體化、辦公系統(tǒng)綜合

化，如可以與計算機連接的數(shù)碼相機、多媒體投影機等設(shè)備的出現(xiàn)與應(yīng)用，多功能工作站、

電子郵件、衛(wèi)星和光纜數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)、全國性的和國際性的綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)的形成等，實

現(xiàn)了辦公業(yè)務(wù)綜合管理自動化。

日本的發(fā)展可以分為下列幾個時期：

初期（1979年以前），其特點是常規(guī)電信的調(diào)度，即“無主觀意識地”引用電話、用戶

電報、電傳打字機等設(shè)備。

發(fā)展期(1979?1984年)，其特點是計算機廣泛地進入辦公室領(lǐng)域，各種各樣的電子設(shè)

備，如個人計算機、字處理機，智能數(shù)據(jù)終端，工作站和局域網(wǎng)絡(luò)都用來裝備辦公室，并

推行辦公業(yè)務(wù)管理方式的統(tǒng)一化和標準化。

改進期(1984?)，將各種各樣的電子辦公信息管理功能綜合為統(tǒng)一工具，并使之用于

任何辦公場所中。

三、中國開展辦公自動化的簡況

80年代初為啟蒙與準備階段，這一時期做的主要工作是理論研討，在典型的試點上開

展某些辦公自動化系統(tǒng)的建立，探討中國辦公自動化的模式，建立全國性的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)一

國務(wù)院電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組所屬辦公自動化專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組，制定我國辦公自動化發(fā)展規(guī)劃等等。

1981年國家公布了計算機漢字字符交換標準系統(tǒng)一一GB2312漢字字符交換集，開發(fā)了最

早的計算機中文操作系統(tǒng)和漢字輸入方法。

80年代末為發(fā)展階段，這一時期辦公自動化設(shè)備和軟件激增，有了國產(chǎn)計算機和比較

優(yōu)秀的漢化辦公軟件，形成了單機和一體化辦公系統(tǒng)相互交錯的應(yīng)用局面。

近年來，計算機技術(shù)發(fā)展非常迅速，銀行、稅務(wù)、海關(guān)、民航、鐵路等部門基本實現(xiàn)

了電子化、網(wǎng)絡(luò)化。一些行政機關(guān)、大專院校、企事業(yè)單位的辦公自動化工作，也達到相

當高的水平。

但應(yīng)該指出我國辦公自動化的總體水平還不高，有計算機的單位不少，但由于辦公人

員素質(zhì)不高，絕大多數(shù)計算機還處于單機工作狀態(tài)，僅能完成打字和制表這樣一類最一般

的辦公事務(wù)；就軟件而言，我國軟件業(yè)雖然有了很大的發(fā)展，但是國產(chǎn)優(yōu)秀大型軟件不多，

國產(chǎn)軟件的市場占有率較低，成功的辦公軟件更是鳳毛麟角。

第二章辦公自動化硬件介紹

一個比較完善的現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)由計算機、通信系統(tǒng)和各種現(xiàn)代化辦公硬件設(shè)備

以及相應(yīng)的軟件組成，共同實現(xiàn)各種信息的處理功能。

辦公設(shè)備一般可分為三類：第一類是獨立使用的辦公設(shè)備，如收錄機、復(fù)印機、普通

照相機、碎紙機等，這類辦公設(shè)備與系統(tǒng)中其他設(shè)備關(guān)系不大，可以單獨使用；第二類是

與通信網(wǎng)絡(luò)連接使用的通信設(shè)備和系統(tǒng)，如電話、傳真、電報、無線尋呼系統(tǒng)、電視會議

系統(tǒng)等；第三類辦公設(shè)備是與計算機連接使用的設(shè)備，例如打印機、掃描儀、多媒體投影

機、數(shù)碼照相機、PC傳真機、語音處理系統(tǒng)、繪圖儀、光盤刻錄機等，這類辦公設(shè)備只能

與計算機連接使用，才能發(fā)揮它應(yīng)有的功能。現(xiàn)代通信和計算機的發(fā)展使得這三類設(shè)備的

關(guān)系日益密切，反過來也使計算機與通信日益成為不可分割的整體。從這一點上說，后兩

種分類就不可能是一成不變的了.

由于計算機的出現(xiàn)和發(fā)展，那些獨立使用的辦公設(shè)備已經(jīng)不能滿足人們提高辦公效率

的需要，計算機被引入辦公活動中并成為辦公設(shè)備的主角?，F(xiàn)代化辦公活動主要是圍繞計

算機展開的。下面介紹以計算機為中心的各類辦公設(shè)備。

第一節(jié)計算機

現(xiàn)代辦公自動化的主要標志是采用計算機，辦公人員通過與計算機對話的方式進行辦

公活動，甚至經(jīng)理對辦公室的領(lǐng)導(dǎo)和管理也都是通過計算機來進行。

一、計算機系統(tǒng)組成

計算機系統(tǒng)由硬件與軟件兩大部分組成，硬件是“看得見，摸得著”的有形東西：而

軟件是“看不見，摸不著”的，它是數(shù)據(jù)、信息、指令等的有機的集合。只有硬件而沒有

軟件的計算機稱為“裸機”，“裸機”是不能工作的，是軟件使“裸機”變成有用的東西，

成為人類改造自然的得力幫手。

計算機是依靠硬件和軟件的協(xié)同工作來完成某一給定任務(wù)的。一個完整的計算機系統(tǒng)

包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩大部分。

二、計算機硬件系統(tǒng)構(gòu)成

計算機硬件由主機和外部設(shè)備組成，主機又可以進一步分為計算機中央處理器(Central

ProcessorUnit,簡稱CPU)和內(nèi)部存儲器，CPU又可分為運算器和控制器；外部設(shè)備可分

為輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、外部存儲器和一些輔助外部設(shè)備。運算器、控制器、輸入設(shè)備、

輸出設(shè)備和存儲器是計算機的五大基本部件。

1.輸入設(shè)備

用戶通過輸入設(shè)備把信息輸入到計算機。輸入設(shè)備包括鍵盤、鼠標、書寫器、掃描儀、

數(shù)碼相機等。通過一定的接口，錄音機、錄像機、話筒等也可以成為輸入設(shè)備。鍵盤和鼠

標是最常用的輸入設(shè)備。

2.輸出設(shè)備

輸出設(shè)備是指從計算機中取出信息的器件，如顯示器、打印機、繪圖儀等。顯示器和

打印機是最常見的輸出設(shè)備。

3.控制器

控制器能對程序的每一條指令進行分析、判斷，并發(fā)出各種控制信號，使計算機的有

關(guān)設(shè)備協(xié)調(diào)工作，它是整個計算機的指揮中心。

4.運算器

運算器負責(zé)計算機中的各類運算，如四則運算、邏輯運算，另外還能進行代碼的傳送、

移位等操作。

運算器和控制器一起組成了計算機的心臟，也就是中央處理器(CPU)。

5.存儲器

存儲器是計算機的記憶裝置，用來存放原始數(shù)據(jù)、中間結(jié)果、最終結(jié)果和解題步驟。

存儲器可以區(qū)分為內(nèi)存儲器(內(nèi)存)和外存儲器(外存)。外存儲器是指硬盤、光盤、軟盤、磁

帶等外部磁性存儲介質(zhì)，外存相對內(nèi)存而言讀取速度比較慢。內(nèi)存儲器包含隨機存取存儲

器(RAM)和只讀存儲器(ROM),它們用半導(dǎo)體材料做成，讀取速度快。只讀存儲器(ROM)

是不可寫的，它內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息是由工廠輸入，并固定在里面，一般情況下用戶不能更改。

ROM內(nèi)部存放的信息是計算機內(nèi)最原始的信息，它用來啟動和引導(dǎo)系統(tǒng)軟件，是它最初

激活了計算機。隨機存取存儲器(RAM)是可讀可寫的，其中的數(shù)據(jù)會因斷電而丟失，故用

來存放正在使用的數(shù)據(jù)信息；RAM還可分為兩類，DRAM①ynamicRAM,動態(tài)隨機存取

存儲器)，即平時所稱內(nèi)存條；SRAM(StaticRAM,靜態(tài)存儲器)，又稱Cache(高速緩沖存

儲器)，是介于CPU和DRAM之間的內(nèi)存，可以加速計算機的運行速度。

第二節(jié)打印機

打印機是計算機的輸出設(shè)備，是辦公自動化的必備工具。通過打印機可以將計算機內(nèi)

的文件、圖表打印在紙介質(zhì)上或膠片上，便于保存和使用。

一、打印機的分類與特點

打印機的種類很多，按印字的方式來分，目前最普及的主要有針式打印機、噴墨打印

機和激光打印機三種；按打印文本的幅度可區(qū)分為窄行打印機和寬行打印機；按印字的色

彩來分可分為單色打印機和彩色打印機。現(xiàn)將其特點與功能介紹如下：

1.針式打印機

針式打印機根據(jù)打印頭針數(shù)的多少，可分為9針和24針等多種。9針的打印機一般只

適用于打印西文字符，現(xiàn)己淘汰。由于漢字的筆畫比較多，一般要采用24針的打印機打印。

針式打印機的實現(xiàn)原理比較簡單：打印針頭在計算機打印驅(qū)動程序和打印字庫字形信息的

控制下按照一定的次序擊打在色帶上，通過色帶一點一點印到紙上，形成字符。針式打印

機的優(yōu)點是打印機的價格比較便宜，打印材料的成本比較低，有很好的易用性，且它是唯

一一種可以用來打印蠟紙和多層紙的打印機;當然針式打印機也有其自身難以克服的缺點，

如打印質(zhì)量低、速度慢、工作噪聲大。這些都使其無法適應(yīng)當今社會的需要，因而現(xiàn)在已

很少使用它。

2.噴墨打印機

噴墨打印機使用噴墨來代替針打。噴墨打印機按工作原理可分為固體噴墨式和液體噴

墨式兩種，目前較常見的是液體噴墨打印機。液體噴墨方式又可分為氣泡式（如佳能和惠普

噴墨打印機）與液體壓電式（如愛普生噴墨打印機）兩種。氣泡技術(shù)是通過加熱噴嘴，使墨水

產(chǎn)生氣泡，噴到打印介質(zhì)上的。而在壓電式噴墨技術(shù)中，墨水從一個類似熱感應(yīng)式噴墨技

術(shù)的噴嘴噴出，但是墨滴由縮小墨水噴出的區(qū)域形成，而噴出區(qū)域由施加電壓到噴出區(qū)內(nèi)

的一個或多個壓電板控制。由于墨水在高溫下易發(fā)生化學(xué)變化，性質(zhì)不穩(wěn)定，所以打出的

色彩真實性就會受到一定程度的影響；另一方面由于墨水是通過氣泡噴出的，墨水微粒的

方向性與體積大小不好掌握，打印線條邊緣容易參差不齊，在一定程度上影響了打印質(zhì)量,

這都是它的不足之處。微壓電打印頭技術(shù)是利用晶體加壓時放電的特性，在常溫狀態(tài)下穩(wěn)

定地將墨水噴出。它有著墨滴控制能力強的特點，容易實現(xiàn)高精度的打印質(zhì)量，且微壓電

噴墨時無需加熱，墨水就不會因受熱而發(fā)生化學(xué)變化，故大大降低了對墨質(zhì)的要求。目前,

愛普生、惠普和佳能這3家公司生產(chǎn)的液態(tài)噴墨打印機代表了市場的主流產(chǎn)品，而它們在

技術(shù)方面也各有所長。

噴墨打印機有許多優(yōu)點：價格比較便宜，打印速度比針式快，噪音比針式的要小，打

印質(zhì)量比針式好，接近激光打印機的效果，可以打印彩色圖象。在打印介質(zhì)的選擇上，也

具有一定的優(yōu)勢；既可以打印信封、信紙等普通介質(zhì)，還可以打印各種膠片、照片紙、卷

紙、T恤轉(zhuǎn)印紙等特殊介質(zhì)。缺點是耗材貴。正因為有諸多優(yōu)點，噴墨打印機日益受到人

們的喜愛，逐漸占領(lǐng)了廣大的中低端市場。

3.激光打印機

激光打印機是比較先進的打印機。它是集激光技術(shù)、微電子技術(shù)和精密機械于一體的

現(xiàn)代科技產(chǎn)物。激光打印機工作噪音極低，可以產(chǎn)生高質(zhì)量的文本和圖像，其質(zhì)量可與鉛

字印刷的質(zhì)量媲美。

激光打印機的工作原理是利用計算機送來的字符信息調(diào)制激光束，被調(diào)制的激光束在

有機感光鼓表面產(chǎn)生靜電潛像，靜電潛像吸附打印墨粉，顯影后形成真實的墨粉字符或圖

像，然后把真實的墨粉字符或圖像轉(zhuǎn)印到紙上，最后將紙上的墨粉字符或圖像作加熱加壓

定型，輸出永久性的文本，整個過程準確而且高效。雖然激光打印機的價格要比噴墨打印

機昂貴得多，但從單頁的打印成本上講，激光打印機則要便宜很多，因此激光打印機的市

場占有率是越來越高。

除了上述3種最為常見的打印機外，還有熱轉(zhuǎn)印打印機和大幅面打印機等幾種應(yīng)用于

專業(yè)方面的打印機機型。熱轉(zhuǎn)印打印機是利用透明染料進行打印的，它的優(yōu)勢在于專業(yè)高

質(zhì)量的圖像打印方面，可以打印出近于照片的連續(xù)色調(diào)圖片來，一般用于印前及專業(yè)圖形

輸出。大幅面打印機，它的打印原理與噴墨打印機基本相同，但打印幅度一般都能達到24

英寸（61cm）以上。它的主要用途一直集中在工程與建筑領(lǐng)域。但隨著其墨水耐久性的提高

和圖形解析度的增加，大幅面打印機也開始越來越多地應(yīng)用于廣告制作、大幅攝影、藝術(shù)

寫真和室內(nèi)裝璜等裝飾宣傳領(lǐng)域，成為打印機家族中重要的一員。

二、打印機的安裝

新購買的打印機一般都附帶有兩根線，一根是電源線，一根是數(shù)據(jù)線。把電源線插入

插座中接通電源，再把打印機數(shù)據(jù)線兩頭分別插入打印機通信端口和計算機上的并行口

（LPT端口）中。這樣就物理連接好了打印機，下一步將為其安裝驅(qū)動程序并進行相應(yīng)設(shè)置

方可執(zhí)行打印操作。下面介紹在Windows2000中安裝打印機的操作。

a在“開始”菜單中選擇“設(shè)置”|“打印機”命令，打開打印機對話框；

b雙擊“添加打印機”圖標，得到“添加打印機向?qū)А睂υ捒颍缓髥螕簟跋乱徊健卑粹o；

c單擊“本地打印機”不要選中“自動檢測并安裝我的即插即用打印機”復(fù)選框，然

后單擊“下一步”按鈕，得到“選擇打印機端口”對話框；

d選擇LPT端口，然后單擊“下一步”按鈕,可以得到選擇“制造廠商和型號”對話框；

e在對話框中找到你的打印機制造廠商和型號（如果沒有列出，可以單擊“從磁盤安裝”

按鈕）。然后單擊“下一步”按鈕，在“命名你的打印機”對話框中，給你的打印機起一個

名字，再單擊“下一步”按鈕，在“打印機共享”對話框中，選擇“不共享這臺打印機”

單選框，然后單擊“下一步”按鈕，得到“打印測試頁”對話框；

f選擇是否打印測試頁，然后單擊“下一步”按鈕，得到“正在完成添加打印機向?qū)А?/p>

對話框，單擊“完成”按鈕，打印機圖標就出現(xiàn)在打印機對話框上了，至此打印機安裝工

作全部完成。

三、打印機的日常維護

打印機作為一種比較精密的設(shè)備，平時的維護工作顯得非常重要。尤其是打印機工作

時，需要不斷地執(zhí)行進紙、出紙操作，而打印紙不可避免地會帶有某些灰塵、雜物，這些

都有可能對打印機造成損害。為了延長打印機的使用壽命，保證高質(zhì)量的打印效果，就要

對其進行有效的日常維護?？紤]到針式打印機已逐步退出歷史舞臺，下面只對噴墨打印機

與激光打印機的日常維護進行介紹。

1.噴墨打印機的日常維護

噴墨打印機由于內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，出現(xiàn)故障的可能性和操作注意事項也較多，所以更應(yīng)

在平時勤加維護。噴墨打印機的日常維護主要是進行噴墨頭、墨水和墨水盒的維護。

⑴噴墨頭的維護

噴墨打印機的噴墨頭由很多細小的噴嘴組成。噴嘴的尺寸與灰塵顆粒差不多。如果灰

塵或細小的雜物掉進噴嘴中，就很有可能將噴嘴阻塞而使其無法噴出墨水來，同時還容易

使噴嘴面板被墨水污染。此外，若噴嘴內(nèi)殘存有氣泡，也有可能發(fā)生墨水噴射不良的現(xiàn)象，

所以在日常維護中應(yīng)該特別注意對噴墨頭的維護。維護噴墨頭應(yīng)該注意如下幾條：

?不要將噴墨頭從主機上拆下并單獨放置。尤其是在高溫低濕狀態(tài)下，如果長時間單

獨放置，墨水中所含的水分會逐漸蒸發(fā)，干涸的墨水容易導(dǎo)致噴嘴阻塞，從而形成永久性

損害。如果噴嘴已出現(xiàn)阻塞現(xiàn)象，應(yīng)用清水進行清洗。若清洗達不到目的，則應(yīng)更換新的

噴墨頭。

?避免用手指和工具碰撞噴嘴面，以防止噴嘴面損傷，或雜物、油質(zhì)等阻塞噴嘴。不要向

噴嘴部位吹氣、不要將汗、油、藥品（酒精）等沾染到噴嘴上，否則墨水的成份、粘度將發(fā)

生變化，造成墨水凝固阻塞。同時還要注意不要用面紙、鏡片紙、布條等擦拭噴嘴表面。

?切記一定要先關(guān)掉打印機再切斷電源。先將打印機置于關(guān)機狀態(tài)，當噴墨頭被蓋帽

后方可關(guān)閉電源，最后拔下插頭。否則對于某些型號的打印機，打印機無法執(zhí)行蓋帽操作，

噴嘴暴露于空氣中會導(dǎo)致墨水干涸。一旦出現(xiàn)非正常斷電，要及時讓打印頭回復(fù)到停機待

命位置，以避免打印頭噴嘴干涸造成阻塞而形成永久性損害。

⑵墨水盒及墨水的維護

?墨水盒在使用之前應(yīng)儲于密閉的包裝袋中，溫度以室溫為宜。溫度太低會使盒內(nèi)的

墨水凍結(jié)；而如果長時間置于高溫環(huán)境中，墨水成份有可能發(fā)生變化。

?不要將墨水盒放在日光直射的地方,安裝墨水盒時注意避免灰塵混入墨水造成污染。

不要用手觸摸墨水盒的墨水出口，以免雜質(zhì)混入。

?為保證打印質(zhì)量，墨水要盡量使用與打印機對應(yīng)的型號。墨水盒是一次性用品，用

完后要更換，不能向舊墨水盒中注入墨水。

?墨水具有導(dǎo)電性，因此應(yīng)防止廢棄的墨水濺到打印機的印刷電路板上，以免出現(xiàn)短

路現(xiàn)象。如果印刷電路板上有墨水沾染，可用含酒精的紙巾將其擦掉。

?不要隨便拆開墨水盒，墨水盒安裝好后，也不要輕易用手去移動它，以免造成打印

機故障。

2.激光打印機的日常維護

越來越多的用戶將激光打印機作為自己的首選打印機，而激光打印機相對噴墨打印機

而言采用了較多的先進技術(shù)，其部件也比較精密，所以在日常的使用過程中，同樣需要經(jīng)

常對其進行有效地維護，以維持激光打印機良好的打印效果。

一般激光打印機在使用一段時間后，由于空氣中的灰塵與碎屑的侵蝕，有可能會損壞

打印機，不能保證正常的打印效果，所以要養(yǎng)成定期清潔打印機的好習(xí)慣，清潔打印機的

操作步驟如下：

⑴斷開打印機電源。

⑵用清水打濕干凈的布條，將布條擰成稍微有點濕，然后用來清潔打印機外部。

⑶用毛刷或光滑的干布清潔打印機內(nèi)部，擦去打印機內(nèi)所有的灰塵和碎屑。

⑷當激光打印機硒鼓中的碳粉消耗盡后，打印出的文字就不清晰了，這時就要更換硒

鼓。更換硒鼓的方法比較簡單：斷開電源，打開打印機的外殼，捏住硒鼓上的手柄，將其

拔出。然后抽出新硒鼓上的封條，安裝上新硒鼓即可。

注意：清潔打印機時，若衣服上沾染了碳粉，可用干布將其擦掉，然后用冷水沖洗。

切記不要用熱水，因為熱水會使碳粉固定在布料的織物纖維里。

第三節(jié)掃描儀

掃描儀是計算機的外部輸入設(shè)備。被廣泛應(yīng)用于檔案館、印刷業(yè)、平面設(shè)計、廣告、

傳真、電子文檔的發(fā)送和Internet上信息共享等領(lǐng)域。掃描儀的掃描對象有反射類的印刷

品、照片、手稿等和透射類的反轉(zhuǎn)膠片或負片。掃描儀的作用是將圖像、圖片、照片或文

字材料（如簽字、手跡）等掃入計算機中，供計算機調(diào)用處理。有了掃描儀，用戶就可以將

喜歡的圖畫或照片掃到計算機中，實現(xiàn)圖文混排，打印出圖文并茂的作品。利用掃描儀可

將文字材料、圖形圖像掃描輸入，然后由打印機打印輸出，起到復(fù)制的效果；還可以通過

光學(xué)字符識別(OpticalCharacterRecognition,簡稱OCR)軟件，將掃描輸入的以圖形形式保

存的文字文檔轉(zhuǎn)化成可以編輯的字符型文檔；通過掃描儀和計算機傳真的配合使用，能像

獨立式傳真機那樣發(fā)送文件“真跡”；Internet的普及是掃描儀市場的主要驅(qū)動力，利用掃

描儀，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布廣告照片。隨著掃描儀的大幅度降價，使掃描儀進入家庭

已成為現(xiàn)實。對于家庭用戶，可以使用掃描儀制作電子相冊、掛歷、T恤等充滿個性化的

物品，也可以用它處理老照片使其煥發(fā)青春，還可以將照片掃描到計算機中用電子郵件發(fā)

送給遠方的親朋好友。正因為掃描儀有如此多的用途，它被稱之為辦公自動化的第三大件。

一、掃描儀的原理

目前常見的掃描儀基本采用兩種不同的制造原理。一種采用CCD(chargedcoupled

device)技術(shù)，用電荷耦合器件(CCD)作為傳感元件，它是一種能夠根據(jù)照射在掃描物上的

光線強度，輸出對應(yīng)于光強的模擬電壓的器件。掃描儀內(nèi)部，由一個帶光源的反射鏡、光

學(xué)透鏡和CCD元件板的鏡頭組成，它連續(xù)地進行縱向移動。從而將放置于工作臺板上的

稿件掃描入計算機。另一種則采用CIS接觸式掃描原理，這種技術(shù)過去通常用來制造傳真

機。它的圖像在用LED燈管掃過之后會直接通過CIS感光元件記錄下來，不需使用鏡片

折射，因此整個機體能夠做得很輕薄。它比較適合對文件或一般平面圖文的掃描，而不適

合掃描立體物品和膠片、幻燈片等光線可透射的掃描介質(zhì)。

CCD技術(shù)與CIS技術(shù)相比更加成熟，圖像質(zhì)量更好，但是在制作上，由于其結(jié)構(gòu)非常

精密，也使得掃描儀的體積較大，而采用CIS技術(shù)的掃描儀則可制作得非常薄，有的厚度

只有4cmo

二、掃描儀的分類

目前市場上的掃描儀種類比較多。按照結(jié)構(gòu)大致可分為3類。即手持式掃描儀、平板

式掃描儀(也稱平臺式)和滾筒式掃描儀(也稱饋紙式)。

手持式掃描儀：體積較小、重量較輕、攜帶比較方便，但掃描精度較低、掃描質(zhì)量較

差，幅面也小，隨著平板式掃描儀的大幅度降價，目前手持式掃描儀已經(jīng)銷聲匿跡了。

滾筒式掃描儀：這種掃描儀通常應(yīng)用在需要大幅面掃描的地方，由于其掃描的圖稿幅

面大，主要運用于一些專業(yè)領(lǐng)域，如工程圖紙輸入等，它通過旋轉(zhuǎn)的滾筒進紙方式工作，

因此適合平面圖文的掃描。滾筒式掃描儀價格昂貴，不適合一般辦公和家庭使用。

平板式掃描儀：是掃描儀家族中用途最廣、種類最多、同時也是銷量最大的產(chǎn)品，是

目前市場的主角，現(xiàn)在平板式掃描儀的分辨率一般為1200dpi或以上，高的可達6400dpi

或更高。掃描的速度快、精度高、價格便宜，最適合辦公或個人使用。

按照接口分類，掃描儀又可分為EPP、USB和SCSI三種。

EPP掃描儀：這種掃描儀的最大特點是連接方便。而且現(xiàn)在的增強型EPP接口和USB、

SCSI接口的速度已經(jīng)很接近，同時EPP接口對計算機硬件要求很低，486以上檔次的計算

機就可以用，所以如果用戶還停留要486或586時代，那么EPP接口的掃描儀則是最好的

選擇。

USB掃描儀：這種接口的掃描儀最大的特點是速度較快，安裝方便，可以帶電拔插，

即常說的熱插拔。USB掃描儀對計算機的性能要求很高，首先必須支持USB技術(shù)，另外

主板的質(zhì)量也影響掃描儀的穩(wěn)定性；如果主板對USB設(shè)備供電不足，就有可能導(dǎo)致掃描時

死機。隨著USB技術(shù)的成熟和普遍應(yīng)用，USB接口的掃描儀當前已成發(fā)展的主流。

SCSI掃描儀：這種掃描儀的最大優(yōu)點是速度快，掃描穩(wěn)定，掃描時占用系統(tǒng)資源少。

但是成本較高，且安裝麻煩，要求主板帶有SCSI接口，或者通過一塊SCSI卡連接。現(xiàn)在

除高檔專業(yè)掃描儀外，使用SCSI技術(shù)的掃描儀越來越少了。

三、掃描儀的性能指標

掃描儀的性能指標是衡量掃描儀品質(zhì)優(yōu)劣的重要條件，主要指標有分辨率、灰度、色

彩位數(shù)、掃描速度和掃描幅度面等。

分辨率：表示掃描儀對圖像細節(jié)表現(xiàn)的能力，指每英寸長度上掃描圖像所含有像素點

的個數(shù)，單位是dpi。掃描儀的最高分辨率是指在光學(xué)分辨率上的軟件插值，也就是說通

過軟件運算得到的。一般掃描儀的分辨率為1200dpi就已經(jīng)夠滿足一般辦公或家庭使用的

需要了O

灰度：表示灰度圖像亮度層次范圍的指標，灰度級數(shù)越多表示掃描圖像的亮度范圍越

大、層次越豐富，目前多數(shù)掃描儀的灰度為64?512級。這個指標和復(fù)印機上灰度所表示

的含義是一樣的。

色彩位數(shù)：體現(xiàn)彩色掃描儀所能產(chǎn)生的顏色范圍，與計算機里用的單位一樣，也是采

用位表示，如36位、48位，色彩位數(shù)越多表示所能掃描圖像的顏色越多，圖像也顯得越

真實，如36位則表示236種顏色，即百萬種顏色；48位則表示248顏色，即億萬種顏色。

掃描速度和幅面：表示掃描一定的圖像所需要的時間和掃描對象的最大尺寸，和打印

機一樣，基本可分為A3、A4兩種。

四、掃描儀的選購

在3種類型的掃描儀中，手持式描儀雖然便于攜帶，但是由于精度差、分辨率低，已

經(jīng)很難滿足人們的需要，已被淘汰；滾筒式掃描儀價格昂貴，適合于專業(yè)領(lǐng)域，在社會上

很難見到，因此下面介紹平板式掃描儀。

決定購買掃描儀時，必須搞清楚到底需要什么檔次的掃描儀。此時，首先應(yīng)根據(jù)實際

需求來確定掃描儀應(yīng)具備的性能指標，然后再根據(jù)經(jīng)濟狀況以及易用性等方面確定價位，

最后根據(jù)這些要求選擇適當?shù)漠a(chǎn)品。

如果在辦公室使用，應(yīng)該選擇光學(xué)分辨率為1200dpi以上的產(chǎn)品，因為目前世界主要

的掃描儀生產(chǎn)廠家已經(jīng)停止了120(klpi以下掃描儀的生產(chǎn)，不可再選用。而更高分辨率的

產(chǎn)品由于受技術(shù)和生產(chǎn)成本的影響，價格較高。1200dpi及以上的產(chǎn)品完全可滿足一般工

作的需要。

色彩位數(shù)是衡量掃描儀色彩還原能力的主要指標。經(jīng)歷了24位到30位再到36位的過

渡。36位實際是保證掃描儀實現(xiàn)色彩校正、準確還原色彩的基礎(chǔ)。此外由于各主要掃描儀

生產(chǎn)廠家已經(jīng)停止了較低色彩位數(shù)掃描儀的生產(chǎn)，因此目前不宜選用色彩位數(shù)較低的產(chǎn)品。

42位等更高色彩位數(shù)的產(chǎn)品，價格較高，大多用于專業(yè)領(lǐng)域使用。目前市場上的一些廉價

的48位掃描儀，由于與其他掃描儀的36位色彩位數(shù)的測量標準相同，因此無法直接比較。

目前市場上的掃描儀基本有EPP接口、USB接口、IEEE1394接口和SCSI接口4種不

同的接口類型。其中SCSI接口掃描儀安裝時由于必須首先在主板上安裝一塊SCSI接口卡,

如果安裝不當，可能還會出現(xiàn)地址沖突、中斷沖突等問題，因此比較復(fù)雜，最好由專業(yè)人

員來安裝。此外由于SCSI接口能夠提供更快的速度以及其他技術(shù)原因，因此比采用其他

接口但性能相同的產(chǎn)品價格略貴，采用EPP接口、IEEE1394接口和USB接口的掃描儀則

不存在這些問題，相對來說使用更方便。

CCD技術(shù)是目前最成熟的掃描技術(shù)，普遍被平臺式掃描儀所采用，使用范圍覆蓋了最

低檔到頂極的掃描儀產(chǎn)品，性能非常優(yōu)越。而CIS或LIDE技術(shù)在掃描儀生產(chǎn)上還處于起

步階段，采用這種技術(shù)的產(chǎn)品，成本較低、重量輕、厚度薄、便于攜帶，適合于移動辦公

環(huán)境。雖然其性能指標達到了600dpi?2400dpi的分辨率，但掃描效果與采用CCD技術(shù)的

掃描儀相比仍有較大的差別，因此不太適合于辦公室等固定的環(huán)境使用。

一般來說，一等價格一等貨。從幾百元的低檔掃描儀到99萬元的高檔專業(yè)掃描儀。性能差

距非常大。用于辦公室使用，選擇價位在500元?3000元的產(chǎn)品就足夠了。在挑選掃描儀

時還需要注意以下幾點：

a外觀

檢查外觀不是看外觀是否漂亮。而是檢查外殼是否堅固。因為掃描儀所有運動部件的

支架都固定在外殼上，殼體的強度和剛度對掃描儀效果影響非常大。好的掃描儀外殼較厚,

強度高不易變形，差的掃描儀外殼則只是一層薄薄的塑料殼，強度很低。此外有的掃描儀

使用金屬外殼，但是也要注意，如果只是一層薄薄的鐵皮，使用時間一長，就可能分出現(xiàn)

變形，影響掃描的精度。

b掃描效果

選購掃描儀時重要的還是看掃描效果，不要過分相信商家的演示，為了推銷自己的產(chǎn)

品，商家可能專門選用適合自己掃描儀的圖片，如果掃描其它圖片則不一定能達到同樣的

效果。所以在選購時，可拿一張報紙。分別將掃描儀設(shè)置在600dpi和1200dpi下進行掃描，

查看掃描后圖像背景是否有較多的黑點，文字是否有粘連現(xiàn)象，然后將圖片調(diào)整到1：1

的大小，查看字體邊緣是否有鋸齒，如果沒有以上現(xiàn)象，或不嚴重，則說明掃描儀質(zhì)量尚

可，可以選用。

如果需要經(jīng)常掃描印刷圖片，掃描后的圖片可能會有一些明顯的花紋和斑點，這時還

需要掃描儀具有去除網(wǎng)點的功能，并且在功能中有針對各種印刷品的選項。在這里去網(wǎng)點

功能又分為兩種，一種為硬件去網(wǎng)點，一種為軟件去網(wǎng)點，判斷去網(wǎng)點方式，可在600dpi

下掃描A4幅面的圖像，一般硬件去網(wǎng)點只需要1?3分鐘即可完成，軟件去網(wǎng)點需要較長

的時間。

c掃描程序

一般要求掃描程序提供色彩校正功能，最好提供能夠根據(jù)不同的輸出設(shè)備進行不同調(diào)

整的選項。因為同一幅圖片使用不同的打印機可能會有不同的輸出效果，因此色彩校正選

項是非常必需的。

在選購時注意以上幾點，在真正了解了產(chǎn)品的性能后再進行購買。

第四節(jié)投影機

使用投影機設(shè)備是為了向眾多觀眾展示文字、圖形圖像、影視等信息。早期人們使用

幻燈機、膠片投影儀等設(shè)備展示文字、圖片資料，這種方式首先要制作膠片，費時費力，

一經(jīng)制作就不易修改，而且播放時比較呆板，使用效率不高。近年來，投影機被廣泛用于

娛樂場所、電化教學(xué)、小型會議和演示場所，逐漸成為辦公自動化領(lǐng)域的新寵。目前市場

上的投影機從其實現(xiàn)技術(shù)上可分為視頻投影機、數(shù)據(jù)投影機和圖形投影機三種類型。

⑴視頻投影機只能顯示視頻圖像，主要用于娛樂場所和電化教學(xué)，可接駁錄像機、

影碟機、VCD、攝像機等電視圖像信號。

⑵數(shù)據(jù)投影機可與計算機顯示器同步顯示相同的圖形圖像信號。

⑶圖形投影機可與帶有高分辨率圖形卡的計算機、工作站顯示器同步顯示相同的圖

形圖像信號。

我們這里講的是最適合于辦公自動化，能與計算機相聯(lián)接的數(shù)據(jù)、圖形投影機，即通

常講的多媒體投影機。數(shù)據(jù)、圖形投影機有CRT管投影機(也稱RGB三槍投影機)、液晶(LCD)

投影機和數(shù)字微鏡晶片(DLP)投影機等。

CRT投影機具有高亮度、高清晰度、高分辨率、色彩豐富、適應(yīng)性強、壽命長等優(yōu)點，

其缺點是體積大、笨重，因而只適合固定的場所，如配置在高檔會議室、指揮控制中心、

電化教室等。由于其技術(shù)落后，現(xiàn)已逐步被市場淘汰。

LCD投影機是采用了液晶控制透光度技術(shù)來實現(xiàn)色彩的投影系統(tǒng)。其優(yōu)點是亮度高、

體積小、重量輕、自動調(diào)整功能強、使用簡單、攜帶方便、價格低，其缺點是光源壽命較

短、分辨率較差。這類投影機多用于非固定演示的小型會議室和場所。

DLP投影機是一種采用數(shù)字微鏡晶片(DMD)來做主要關(guān)鍵元件以實現(xiàn)數(shù)字光學(xué)處理

過程。其原理是將光源藉由一個積分器(Integrator),將光均勻化，通過一個有色彩三原色

的色環(huán)(ColorWheel),將光分成R、G、B三色，再將色彩由透鏡成像在DND上。以同

步訊號的方法，把數(shù)字旋轉(zhuǎn)鏡片的電訊號，將連續(xù)光轉(zhuǎn)為灰階，配合R、G、B三種顏色

而將色彩表現(xiàn)出來，最后在經(jīng)過鏡頭投影成像。它可以產(chǎn)生超高亮度、超高對比度、超高

分辨率的高質(zhì)量畫面。目前，這種投影機價格較高。這類投影機是為多觀眾、強光環(huán)境設(shè)

計的高性能投影系統(tǒng)，可用于規(guī)模較大的影院、會議室、電教室、現(xiàn)代控制指揮中心等場

所。

第五節(jié)數(shù)碼相機

數(shù)碼相機最早出現(xiàn)在美國，20多年前美國曾利用它通過衛(wèi)星向地面?zhèn)魉驼掌?。后來隨

著數(shù)碼相機的價格不斷下降，圖象質(zhì)量的不斷提高，在商業(yè)用戶和業(yè)余愛好者中開始流行

起來。

一、什么是數(shù)碼相機

數(shù)碼相機是光、機、電一體化的產(chǎn)品。與傳統(tǒng)相機相比，二者最大的區(qū)別是它們使用

的感光與存儲介質(zhì)不同。與傳統(tǒng)相機使用膠片不同，數(shù)碼相機是用一種特殊的半導(dǎo)體材料

—電荷耦合器，簡稱CCD來記錄圖象，并用可擦寫的電子存儲介質(zhì)來保存圖象。CCD

由數(shù)千個獨立的光敏元件組成，這些光敏元件通常排列成與取景器相對應(yīng)的矩陣。景象所

反射的光透過鏡頭照射在CCD上，并被轉(zhuǎn)換成電荷，每個元件上的電荷量取決于它所受

到的光照強度。當你按動快門時，CCD將各個元件的信息傳送到一個模數(shù)轉(zhuǎn)換器上，模數(shù)

轉(zhuǎn)換器將數(shù)據(jù)編碼后送到可擦寫存儲器中，這樣就可以得到一張完整的數(shù)碼圖片。

數(shù)碼相機，也叫數(shù)字相機。它集成了影像信息的轉(zhuǎn)換、存儲、傳輸?shù)炔考?，具有?shù)字

化存取模式、與計算機交互處理以及實時拍攝等功能。因此數(shù)碼相機可以輕而易舉地把圖

像數(shù)據(jù)傳輸給計算機，并用計算機進行圖像的處理和修改。它還能夠以無線方式利用電話

線和因特網(wǎng)將圖像數(shù)據(jù)傳輸?shù)竭h距離的計算機終端上。

幾乎所有的數(shù)碼相機都有一個彩色顯示屏，用戶可以通過顯示屏即時查看所拍攝的圖

像。數(shù)碼相機還具有演示功能，有些格式的圖像可以裝載到數(shù)碼相機中，所以數(shù)碼相機可

用于幻燈片演示等。數(shù)碼相機拍攝到的圖像一般是以PC機文件格式存儲，可以把這些圖

像文件插到文檔、圖像演示或web頁面中；還可以利用電子郵件把數(shù)字圖像傳給朋友、同

事等。有了數(shù)碼相機，就用不著購買膠卷了，當然更不會由于保存不當而損壞膠卷了。由

于不使用膠片，無需再沖洗膠片了，因此數(shù)碼相機的拍攝成本幾乎為零，可以按喜好隨意

拍攝，而且可以當場查看拍攝效果。

二、選購數(shù)碼相機應(yīng)參考的技術(shù)指標

數(shù)碼相機是一種較為高檔的輸入設(shè)備。目前，數(shù)碼相機的品牌非常多，不僅有柯達、

富士、愛克發(fā)、佳能、尼康、美能達、奧林巴斯、理光等著名相機品牌，也有蘋果、愛普

生、索尼、卡西歐、松下等計算機或電器廠商生產(chǎn)的品牌，競爭十分激烈。而人們看到的

數(shù)碼相機也已多過數(shù)十種，檔次不同，價格相差懸殊，從幾百元到幾萬元，性能差距也非

常大。因此在選購時應(yīng)遵循實用的原則，只要能夠滿足工作需要就可以了。在選購時應(yīng)注

意以下幾點。

1.分辨率

分辨率的高低決定了所拍攝影像的表現(xiàn)能力，分辨率越高，數(shù)碼相機的價格也就越高。

目前有的相機利用一種軟件技術(shù)提高相機的分辨率，與通過硬件來實現(xiàn)的圖像分辨率相差

無幾，因此大大降低了成本和價格。在這些軟件中最有名的就是PHOTOGenie.這種特有

人工智能技術(shù)可以避免圖像高反差色調(diào)、缺角和像素化等現(xiàn)象，圖像分辨率提升后比原相

機分辨率的圖像效果有很大的改觀。

2.變焦

變焦范圍越大，相機所具有的廣角和望遠功能越強。變焦范圍的大小和數(shù)碼相機的價

格是正比關(guān)系。

3.曝光補償

有曝光補償?shù)臄?shù)碼的相機能在自動曝光的基礎(chǔ)上人為地改變相片的明暗度和彩色效

果。

4.近拍距離

近拍距離越近，就越能清楚地拍攝到微小的文字或圖案。

5.白平衡（人眼功能）

由于人眼會根據(jù)氣候或光照條件的不同來調(diào)節(jié)色彩的感應(yīng)程度，這樣白色物體始終會

呈現(xiàn)白色。白平衡校正則是為了讓相機具有人眼一樣的功能。通過計算不同光照平均值，

自動調(diào)節(jié)內(nèi)部的色彩平衡，達到所有條件下均能真實再現(xiàn)白色的效果。

6.鏡頭質(zhì)量

數(shù)碼相機的鏡頭質(zhì)量也非常重要。鏡頭應(yīng)具有的分辨率水平，與CCD芯片的尺寸和

像素有著很大的關(guān)系。由于一般的數(shù)碼相機均采用尺寸較小的CCD芯片，因而要求鏡頭

有非常高的分辨率。

7.存儲容量

圖象的數(shù)字化存儲是數(shù)碼相機的特色，在選購高像素數(shù)碼相機時，要盡可能選擇高容

量存儲媒體的數(shù)碼相機。

此外，數(shù)碼相機還應(yīng)具有輸出功能、即拍即顯功能、影像和聲音記錄功能等。

三、使用數(shù)碼相機的注意事項

1.節(jié)省電池

數(shù)碼相機彩色液晶顯示屏的電量消耗特別大，因此最好使用充電電池，而且拍攝結(jié)束

時，盡量關(guān)閉電源。

2.控制曝光

使用數(shù)碼相機拍攝時要注意控制好曝光過度，這是因為照片在曝光不足的情況下我們

還可以通過Photoshop之類的軟件進行修正，如果是曝光過度，這張照片基本上也就作廢了。

3.注意控制閃光燈

在拍攝1米以內(nèi)的近距離物體時一定要注意避免使用閃光燈，這是因為在拍攝近距離

物體時，物體會將閃光燈的光線全部反射回來，造成曝光過度，破壞圖片質(zhì)量。如果一定

要使用閃光燈，我們可以用一塊均勻的白紗布包住閃光燈，以使閃光燈的光線發(fā)散，從而降

低反射。

4.避免隔著玻璃拍攝

在室內(nèi)或車內(nèi)拍攝外景時應(yīng)打開窗戶，這是因為數(shù)碼相機的自動對焦功能會將眼前的

玻璃當成拍攝的目標，從而造成對焦不準。在不能打開窗戶的情況下，為避免這一情況發(fā)

生，要注意盡量與窗玻璃成一定角度。

5.小心刪除

使用數(shù)碼相機有很多優(yōu)點，其中之一就是隨時可以刪除不滿意照片，在進行刪除操作

時一定要小心謹慎，以免誤操作將有用的照片刪除。

四、數(shù)碼相機的維護

1.防潮

防潮就是防潮濕，防水分。自然環(huán)境中含有一定比例的水分，對照相機十分不利。遇

此情況，就得采取防潮措施。數(shù)碼相機還要防水，如果是下雨天攝影，隨時都得注意不要

讓雨水淋濕相機（防水相機例外）.

2.防震

防震就是防止數(shù)碼相機受到劇烈震動。劇烈震動會使數(shù)碼相機的內(nèi)部零件移位、松動、

脫落，外出拍攝乘車途中要注意不要將相機隨便扔在車上，應(yīng)背在肩上減少震動，確保安

全。

3.防塵

相機總得在空氣中工作，而空氣中多少總有些灰塵，特別是在北方，氣候干燥，風(fēng)沙

較多，因此在這些地方拍攝防塵尤為重要。

4.防污

防污就是防止臟物沾污，相機要經(jīng)常拿在手中使用，鏡頭很容易被沾污，尤其是指紋,

一不小心就印在鏡頭上，相機上沾有污物后應(yīng)及時清洗，每次用畢后應(yīng)給予清潔處理，然

后妥善存放。

5.防冷熱

不要讓相機長時間在太陽下暴曬，應(yīng)存放在通風(fēng)干燥處。通常數(shù)碼相機的使用溫度在

零攝氏度到四十攝氏度之間，低于或超過這個溫度對數(shù)碼相機的壽命都有影響。

6.防霉

防霉主要是防止鏡頭電子元器件霉變，在我國南方各省，氣溫高，濕度大，如果保管

不善，很容易造成相機內(nèi)部電子元器件和鏡頭等產(chǎn)生霉變。

7.防靜電

數(shù)碼相機內(nèi)部有著復(fù)雜電路裝置，在使用數(shù)碼相機時應(yīng)注意身上所產(chǎn)生的靜電。尤其

是在冬天，氣候干燥，身上的化纖織物能產(chǎn)生大量的靜電，這些靜電很容易造成相機內(nèi)部

電子元器件的損壞。

第六節(jié)傳真機

傳真技術(shù)誕生于19世紀40年代，到20世紀20年代才逐漸成熟起來，60年代后得到

了迅速發(fā)展。近十幾年來，傳真已經(jīng)成為使用最為廣泛的通信工具之一.

一、傳真機的特點與分類

傳真機按價格高低可分為高、中、低檔3類傳真機，不管是高檔、中檔還是低檔傳真

機都具有復(fù)印、發(fā)送傳真和接收傳真3