行政部工作模式與流程

行政部工作模式與流程第4頁(yè)共8頁(yè)行政部工作模式流程（2017-07-04修訂）一、行政部工作職責(zé)1、公司規(guī)章制度的建設(shè)完善和監(jiān)督執(zhí)行；2、公司文化建設(shè)；負(fù)責(zé)公司文化的培育、提煉、宣導(dǎo)；3、行政事務(wù)管理；負(fù)責(zé)公司環(huán)境改善、文件、檔案、綠植、圖書(shū)等行政類事務(wù)的安排；4、資產(chǎn)管理；負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)、低值資產(chǎn)的采購(gòu)、編碼、發(fā)放、調(diào)撥、清理、盤(pán)點(diǎn)等；5、公司后勤管理負(fù)責(zé)水、電、辦公設(shè)施的維護(hù)和管理，負(fù)責(zé)公司保潔工作的管理；負(fù)責(zé)員工宿舍、餐廳、停車的管理；6、公司辦公自動(dòng)化管理負(fù)責(zé)公司辦公網(wǎng)絡(luò)和電話網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與維護(hù)；7、成本控制負(fù)責(zé)公司水、電、辦公耗材、交通、通訊等費(fèi)用的控制；8、安全管理負(fù)責(zé)公司財(cái)產(chǎn)、水電、消防、內(nèi)部治安安全；員工人身、財(cái)產(chǎn)安全的宣導(dǎo)、監(jiān)督與檢查；9、負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)地的租賃、裝修與環(huán)境布置；10、公共關(guān)系處理負(fù)責(zé)公司的對(duì)外聯(lián)絡(luò)、接待工作；業(yè)務(wù)關(guān)系往來(lái)的洽談。二、行政部人員配備（三）網(wǎng)絡(luò)管理員崗位職責(zé)（1）負(fù)責(zé)公司所有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的架設(shè)、管理與維護(hù)。（2）負(fù)責(zé)公司所有電腦、打印機(jī)、投影儀等設(shè)備的故障維護(hù)與維修。（3）負(fù)責(zé)公司通訊線路與器材的維護(hù)與維修。（4）負(fù)責(zé)公司門(mén)禁卡的制作、發(fā)放與管理。（5）負(fù)責(zé)公司門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)與考勤系統(tǒng)的維護(hù)與維修。（6）負(fù)責(zé)公司大型活動(dòng)和會(huì)務(wù)的音響設(shè)備的調(diào)試與操作。（7）負(fù)責(zé)協(xié)助公司技術(shù)部開(kāi)展的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等工作。（8）負(fù)責(zé)協(xié)助本部門(mén)開(kāi)展的整體工作，支持各崗位突發(fā)的緊急工作。（9）負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他臨時(shí)性工作。（四）行政后勤崗位職責(zé)（1）負(fù)責(zé)公司公共設(shè)施、水電、設(shè)備、家具、器材等維修維護(hù)工作。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：接到維修通知，如沒(méi)有其它工作安排，第一時(shí)間趕到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修；如正在進(jìn)行其它工作，根據(jù)六點(diǎn)工作優(yōu)先制安排工作主次；如維修通知的維修沒(méi)有手頭工作緊急重要，及時(shí)做好備忘，待手頭工作完成后，及時(shí)去完成維修。、遇到維修工作超出能力范圍時(shí)，及時(shí)報(bào)行政部長(zhǎng)，由行政部長(zhǎng)負(fù)責(zé)安排送修或上門(mén)維修。遇到需要采購(gòu)零部件方能完成的維修，及時(shí)報(bào)行政部長(zhǎng)，由行政部長(zhǎng)安排采購(gòu)。（2）負(fù)責(zé)巡視檢查公司辦公區(qū)域與公共區(qū)域用電及消防安全，及時(shí)排除安全隱患。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：每周檢查所有辦公區(qū)域，重點(diǎn)檢查用電線路是否超負(fù)荷、損壞等情況；每周檢查辦公區(qū)域及宿舍是否存私接電源、私自使用大功率電器等情況；每周檢查公司消防器材是否損壞、丟失；消防通道是否順暢；每月進(jìn)行一次用電大檢查，重點(diǎn)檢查用電線路老化的情況；每月進(jìn)行一次消防大檢查，重點(diǎn)檢查滅火器壓力值是否處于正常范圍等情況；以上檢查及時(shí)填寫(xiě)檢查登記表。（3）負(fù)責(zé)協(xié)助生產(chǎn)設(shè)備的安裝工作。（4）負(fù)責(zé)臨時(shí)性接送客人與外出勤務(wù)等工作。（5）負(fù)責(zé)協(xié)助部門(mén)開(kāi)展的整體工作，支持各崗位突發(fā)的緊急工作。（6）配合公司及部門(mén)舉辦工作活動(dòng)的組織及后勤服務(wù)工作。（7）負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他臨時(shí)性工作。（五）行政文員崗位職責(zé)（1）負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)費(fèi)用的收集、匯總、統(tǒng)計(jì)等工作。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：每月5日前完成上月除水電之外的其它費(fèi)用；每月8日前完成上月所有費(fèi)用的收集、匯總與統(tǒng)計(jì)；（2）負(fù)責(zé)公司房租、水電、寬帶等所有行政費(fèi)用的付款流程，并及時(shí)付款、報(bào)銷與轉(zhuǎn)賬；（3）負(fù)責(zé)公司員工工牌辦理、發(fā)放、替換與回收工作。（4）負(fù)責(zé)公司電話號(hào)碼的辦理、充理與管理；（5）負(fù)責(zé)公司通迅錄的整理與更新。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：每月20日前完成通訊錄的初步修訂，提交人資部修改；每月25日前發(fā)布新的通訊錄。（6）負(fù)責(zé)公司郵件、快遞及其他文件的收發(fā)處理工作。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：快遞或信件到達(dá)公司，統(tǒng)一簽收后，及時(shí)在《快遞登記表》上登記；通過(guò)即時(shí)通訊工具，通知相應(yīng)的員工領(lǐng)取快遞；員工個(gè)人外發(fā)快遞，須做好登記；因工作需要發(fā)加急的快遞（EMS或順風(fēng)），需走相應(yīng)的申請(qǐng)流程；每周匯總快遞費(fèi)用，向財(cái)務(wù)中心交賬。（7）負(fù)責(zé)對(duì)公司廢品變賣工作的處理跟進(jìn)工作。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：變賣過(guò)程中須嚴(yán)格檢查核對(duì)數(shù)量、重量與類別，并簽字。保證金款項(xiàng)余額不足時(shí)，及時(shí)與財(cái)務(wù)部對(duì)接。（8）負(fù)責(zé)協(xié)助部門(mén)開(kāi)展的整體工作，支持各崗位突發(fā)的緊急工作。（9）部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)安排的其他相關(guān)工作。（六）行政專員崗位職責(zé)（1）負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理。（2）負(fù)責(zé)辦公用品、低值資產(chǎn)、易耗品、公司產(chǎn)品的管理。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：熟悉各種資產(chǎn)、物料的品種、規(guī)格、型號(hào)及性能，隨時(shí)掌握庫(kù)存狀態(tài)，設(shè)定最低庫(kù)存量。明確各項(xiàng)辦公用品和各類資產(chǎn)的使用用途，嚴(yán)禁挪作私用或損壞。每周二集中采購(gòu)，結(jié)合歷史同期使用量，計(jì)算采購(gòu)數(shù)量，書(shū)寫(xiě)采購(gòu)郵件提報(bào)于供應(yīng)鏈中心；采購(gòu)?fù)瓿珊?，及時(shí)審核采購(gòu)單，清點(diǎn)數(shù)量、檢查品質(zhì)及規(guī)格是否合格，填寫(xiě)《入庫(kù)單》，并在T6做電子采購(gòu)入庫(kù)后，實(shí)物入庫(kù)。辦理入庫(kù)不得隔夜?！度霂?kù)單》一式三聯(lián)，一聯(lián)留存，二聯(lián)提供采購(gòu)人員報(bào)銷，三聯(lián)財(cái)務(wù)留存。領(lǐng)出使用：使用部門(mén)/人填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用表，行政部遵循以舊換新、先進(jìn)先出的原則發(fā)放。每月底，盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)所有辦公用品剩余量，計(jì)算當(dāng)月各部門(mén)辦公用品、耗材領(lǐng)用費(fèi)用報(bào)行政部長(zhǎng)。（3）負(fù)責(zé)公司倉(cāng)庫(kù)的管理。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：做好庫(kù)房的安全管理工作，保證庫(kù)房的防火、防盜及設(shè)施安全，及時(shí)解決管理漏洞與消防隱患。合理安排庫(kù)房、庫(kù)位，預(yù)留足夠的出入通道、安全距離、安全高度。每周五清理庫(kù)房，使物料分類排列，存放整齊，數(shù)量準(zhǔn)確。倉(cāng)庫(kù)物料擺放原則：上輕下重，外形對(duì)應(yīng)，先進(jìn)先出。及時(shí)排查將要過(guò)期或損壞物料，避免損失。（4）負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)資產(chǎn)、物料的借用及回收。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：凡借用公司辦公器材、物料，需填寫(xiě)《物料借用登記表》。提醒借用人員愛(ài)惜公共財(cái)產(chǎn)，回收物品時(shí)仔細(xì)查驗(yàn)物品，簽字入庫(kù)。借用物資超時(shí)未還的，督促歸還或續(xù)借，不得超過(guò)1個(gè)工作日未還。借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。（5）負(fù)責(zé)公司鑰匙的管理。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：收集所有辦公室、會(huì)議室、大門(mén)等各處鑰匙，做到集中管理。保持鑰匙編號(hào)整齊、有序，不得缺失。辦公室搬遷，及時(shí)提醒鑰匙保管人交回鑰匙。每把鑰匙丟失上交10元費(fèi)用補(bǔ)辦。重要位置鑰匙丟失，責(zé)任人負(fù)責(zé)換鎖成本