學(xué)院辦公室崗位職責(zé)

學(xué)院辦公室崗位職責(zé)第一章總則為確保學(xué)院辦公室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率和質(zhì)量，訂立本規(guī)章制度。本制度適用于學(xué)院辦公室全體員工。第二章職責(zé)范圍2.1辦公室主任負(fù)責(zé)辦公室的整體規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和管理工作；訂立辦公室工作計(jì)劃和年度預(yù)算，定期進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估；組織協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的溝通和協(xié)作，解決工作中的矛盾和問(wèn)題；引導(dǎo)、培訓(xùn)和評(píng)價(jià)辦公室員工的工作表現(xiàn)；負(fù)責(zé)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和其他部門(mén)的聯(lián)系，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況和問(wèn)題。2.2辦公室文秘人員完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、資料等書(shū)面料子的起草、整理和歸檔工作；負(fù)責(zé)辦公室文件的傳送、收集和分發(fā)工作，保證信息的及時(shí)傳遞和保密性；幫助辦公室主任組織緊要會(huì)議和活動(dòng)，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和文件整理；布置辦公室內(nèi)部會(huì)議和活動(dòng)的事項(xiàng)，協(xié)調(diào)各部門(mén)參加。2.3辦公室行政管理人員負(fù)責(zé)學(xué)院辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)和管理，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和更新；組織協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部辦公空間的規(guī)劃和使用，保證辦公環(huán)境的乾凈和安全；負(fù)責(zé)學(xué)院辦公樓的維護(hù)和設(shè)備的保養(yǎng)，及時(shí)處理設(shè)備故障和報(bào)修；處理學(xué)院?jiǎn)T工的考勤、請(qǐng)假、獎(jiǎng)懲等事務(wù)，保證員工信息的準(zhǔn)確性和保密性。2.4辦公室接待人員負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)部和外部人員的接待工作，保持良好的服務(wù)態(tài)度和形象；接待來(lái)訪客戶或?qū)W員，供應(yīng)必需的咨詢和引導(dǎo)，并記錄相關(guān)信息；組織協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部的會(huì)議室預(yù)定和使用布置，供應(yīng)必需的支持服務(wù)；負(fù)責(zé)電話接聽(tīng)和轉(zhuǎn)接，處理來(lái)電咨詢和問(wèn)題反饋。2.5辦公室行政支持人員幫助辦公室主任完成辦公事務(wù)的日常布置和處理；負(fù)責(zé)辦公室文件的整理、打印、復(fù)印和掃描等工作；幫助辦公室文秘人員進(jìn)行文件的歸檔和存檔管理；負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)部文件和資料的傳遞和分發(fā)，保證信息的安全和準(zhǔn)確。第三章工作要求3.1保密要求辦公室全體員工須嚴(yán)格遵守學(xué)院涉密文件、資料和信息的保密規(guī)定；不得將任何機(jī)密文件、資料外泄或用于其他非學(xué)院工作目的；不得私自復(fù)印、傳輸或存儲(chǔ)機(jī)密文件、資料；嚴(yán)禁將任何機(jī)密信息或資料存放在個(gè)人筆記本電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等非規(guī)定設(shè)備中。3.2協(xié)作要求辦公室員工應(yīng)保持良好的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和合作精神，樂(lè)觀搭配其他部門(mén)的工作；及時(shí)向相關(guān)部門(mén)供應(yīng)必需的支持和幫忙；在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、矛盾和難題時(shí)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通和協(xié)商解決。3.3工作素養(yǎng)要求辦公室員工應(yīng)具備良好的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守；嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，定時(shí)完成上級(jí)交辦的任務(wù)；在工作中要嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、細(xì)致，確保工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性；定期學(xué)習(xí)和更新相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高工作本領(lǐng)和水平。3.4服務(wù)規(guī)范要求辦公室接待人員應(yīng)保持良好的服務(wù)態(tài)度和儀容儀表，熱誠(chéng)接待來(lái)訪者；禮貌、規(guī)范地回答來(lái)訪者的問(wèn)題和咨詢，并及時(shí)供應(yīng)所需的信息；細(xì)心、詳細(xì)地布置會(huì)議室的布置和所需的配套服務(wù)；回訪來(lái)訪者，及時(shí)了解和處理來(lái)訪者的反饋和問(wèn)題。3.5工作效率要求辦公室員工要合理布置和調(diào)配工作時(shí)間和任務(wù)，提高工作效率；常常性開(kāi)展工作進(jìn)展和問(wèn)題的匯報(bào)和溝通，及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃；對(duì)于緊要工作任務(wù)，提前做好充分的準(zhǔn)備和組織，確保定時(shí)完成。第四章違紀(jì)違規(guī)行為和處理措施4.1違紀(jì)違規(guī)行為未按規(guī)定履行崗位職責(zé)，導(dǎo)致工作耽擱或質(zhì)量問(wèn)題的；違反保密規(guī)定，泄露學(xué)院機(jī)密文件、資料和信息的；有意攔阻對(duì)外聯(lián)絡(luò)和合作的正常進(jìn)行的；擅自私用學(xué)院辦公用品、設(shè)備和資源的；違反工作紀(jì)律，嚴(yán)重影響辦公室工作秩序的。4.2處理措施口頭警告：對(duì)于細(xì)小違紀(jì)違規(guī)行為，由辦公室主任進(jìn)行口頭警告，并進(jìn)行記錄；書(shū)面警告：對(duì)于一般違紀(jì)違規(guī)行為，由辦公室主任進(jìn)行書(shū)面警告，并進(jìn)行記錄；談話處理：對(duì)于較嚴(yán)重的違紀(jì)違規(guī)行為，由學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與辦公室主任進(jìn)行談話處理，并進(jìn)行記錄；崗位調(diào)整：對(duì)于多次違紀(jì)違規(guī)行為或影響嚴(yán)重的，可通過(guò)調(diào)整崗位實(shí)施矯正措施；績(jī)效考核扣分：對(duì)于違紀(jì)違規(guī)行為影響到工作效果和工作質(zhì)量的，可對(duì)該員工的績(jī)效考核進(jìn)行扣分處理；組織調(diào)查處理：對(duì)于嚴(yán)重違紀(jì)違規(guī)行為，將組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查并進(jìn)行處理。第五章附則本規(guī)章