《公路建設(shè)項目數(shù)據(jù)管理、交付及電子文件歸檔管理規(guī)范》

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公路建設(shè)項目數(shù)據(jù)管理、交付及電子文件歸檔管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了公路建設(shè)項目電子文件與電子檔案管理的總則、管理目標、管理對象、管理流程、系

統(tǒng)建設(shè)要求等要求。

本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)公路建設(shè)項目在建設(shè)過程中產(chǎn)生的電子文件與電子檔案

的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

DA/T13檔號編制規(guī)則

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T28建設(shè)項目檔案管理規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

DA/T93電子檔案移交接收操作規(guī)程

JTGF80/2公路工程質(zhì)量檢驗評定標準第二冊機電工程

DBJT45/T029.1公路建設(shè)項目檔案管理指南第1部分：一般規(guī)定

《公路建設(shè)監(jiān)督管理辦法》(交通運輸部令2021年第11號)

《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）

《公路工程建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)〔2010〕382號）

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

項目電子文件digitalprojectrecord

在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱

讀、處理，記錄和反映公路建設(shè)項目建設(shè)和管理各項活動的文件。

注：包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、錄音電子文件、錄像電子文件等。

注：[來源：DA/T28—2018，3.12，有修改]

1

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項目電子檔案digitalprojectarchive

項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件及其相關(guān)元數(shù)據(jù)的集合。

[來源：DA/T28—2018，3.15，有修改]

電子文件歸檔electronicdocument

辦理完畢的具有保存價值的電子文件提交、整理并以電子檔案管理的過程。

[來源：DA/T88-2021，3.6，有修改]

電子簽名electronicsignature

電子文件中以電子形式所含、所附用于識別責(zé)任人身份并表明責(zé)任人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。

存檔信息包archivalinformationpackage

滿足公路建設(shè)項目電子檔案存檔的需求，以件為基本單位，對項目電子文件的內(nèi)容數(shù)據(jù)和相關(guān)元數(shù)

據(jù)，按規(guī)范技術(shù)要求進行封裝所形成的信息包。

注：一個存檔信息包為一件電子檔案。

[來源：DB35/T1916—2020，3.6，有修改]

查詢信息包queryinformationpackage

滿足公路建設(shè)項目電子檔案查詢利用需求，以件為基本單位，從存檔信息包中提取與查詢利用相關(guān)

的內(nèi)容數(shù)據(jù)所形成的信息包。

[來源：DB35/T1916—2020，3.7，有修改]

管理信息包managementinformationpackage

滿足公路建設(shè)項目電子檔案管理的需求，以件為基本單位，從存檔信息包中提取出元數(shù)據(jù)中的管理

信息以及項目電子檔案管理過程中生成的信息所形成的信息包。

[來源：DB35/T1916—2020，3.8，有修改]

聚合體aggregation

按照公路建設(shè)項目文件形成的規(guī)律、成套性特點和組卷要求，聚合相互關(guān)聯(lián)的存檔信息包，形成一

個集合。

電子文件鑒定appraisal

對電子文件的內(nèi)容和技術(shù)狀況進行評估的過程，確認其真實性、完整性、可用性、安全性及其價值

等，并確定其保管期限。

[來源：DA/T58-2014，4.1，有修改]

移交accession

項目法人單位根據(jù)合同、協(xié)議或規(guī)定，將項目電子檔案交運營管理單位、項目主管單位或檔案管理

機構(gòu)的過程。

[來源：DA/T28-2018，3.16，有修改]

4總則

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總體要求

4.1.1公路建設(shè)項目電子文件與電子檔案管理應(yīng)納入建設(shè)單位信息化建設(shè)規(guī)劃，遵循項目建設(shè)和信息

系統(tǒng)運行的規(guī)律，保障項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案移交要與項目立項、建設(shè)、竣工驗收同

步進行。

4.1.2應(yīng)建設(shè)、配備必要的公路建設(shè)項目電子文件、電子檔案管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)等

應(yīng)用系統(tǒng)，系統(tǒng)之間應(yīng)互相銜接，為項目電子文件與電子檔案管理提供技術(shù)保障。

4.1.3應(yīng)建立健全安全管理體系，采取必要管理措施和技術(shù)手段，確保項目電子檔案管理安全、過程

可溯、長期可用、風(fēng)險可控。

工作原則

4.2.1來源可靠原則

公路建設(shè)項目電子文件由建設(shè)單位和參建單位授權(quán)和確認的法定形成者，通過項目業(yè)務(wù)系統(tǒng)或電子

設(shè)備產(chǎn)生，確保項目電子文件真實可靠。

4.2.2程序規(guī)范原則

明確管理和技術(shù)要求，實現(xiàn)項目電子文件形成、歸檔和項目電子檔案保存、利用、鑒定、銷毀全過

程規(guī)范化控制，確保各環(huán)節(jié)程序規(guī)范。

4.2.3要素合規(guī)原則

公路建設(shè)項目電子文件的內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)符合相關(guān)法規(guī)和標準要求，確保各組成要素齊全、完整、

規(guī)范、可讀。

5管理目標

保存好公路建設(shè)項目從立項到項目竣工驗收全過程所形成的文件材料，為工程建設(shè)業(yè)務(wù)和項目后

續(xù)活動提供決策和支持。

按照來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)等原則，采用和實施可靠的管理性和技術(shù)性手段，確保公路

建設(shè)項目電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

實現(xiàn)公路建設(shè)項目電子文件在項目建設(shè)過程中同步形成、同步收集、同步預(yù)歸檔。

6管理對象

公路建設(shè)項目文件主要類別

按照《公路建設(shè)監(jiān)督管理辦法》和《公路工程建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》的規(guī)定，公路

建設(shè)項目文件包括立項審批、設(shè)計審批、工程準備、施工文件、竣（交）工驗收和工程招投標及合同文

件、資金管理、其他等八類文件：

a)立項審批文件包含項目建議書和工程可行性階段形成的文件；

b)設(shè)計審批文件包含初步設(shè)計（若采用三階段設(shè)計時增加技術(shù)設(shè)計）和施工圖設(shè)計階段形成的

文件；

c)工程準備文件是指公路工程建設(shè)項目開工前準備階段形成的文件，包含建設(shè)用地、征地拆遷、

施工許可、質(zhì)量監(jiān)督申請等文件；

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d)施工文件是指公路工程建設(shè)項目在工程實施階段形成的文件。施工文件按公路工程施工業(yè)務(wù)

活動分為質(zhì)量、安全、環(huán)境保護、進度、費用、合同等文件，按文件形成責(zé)任者，分為項目

法人（或建設(shè)）、施工、監(jiān)理、試驗檢測等單位；

e)交、竣工驗收文件是指公路工程建設(shè)項目在交工、缺陷責(zé)任期、竣工階段形成的文件；

f)工程招投標及合同包含勘察設(shè)計及設(shè)計監(jiān)理、施工、監(jiān)理、試驗檢測等招標活動所形成的文

件及合同；

g)資金管理包含計量支付報表、工程決算、決算審計報告、費用管理等文件；

h)其他文件。

公路建設(shè)項目形成文件框架

公路建設(shè)項目形成文件框架詳見附錄A。

7管理流程

一般規(guī)定

公路建設(shè)項目電子文件與電子檔案管理流程包括項目電子文件形成與歸檔、項目電子檔案管理兩個

階段，見圖1。

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圖1公路建設(shè)項目電子文件與電子檔案管理流程

公路建設(shè)項目電子文件形成與歸檔

7.2.1電子文件類別

7.2.1.1按信息形式分類，項目電子文件包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、錄音電

子文件、錄像電子文件等，歸檔格式見表1。

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表1公路項目電子文件歸檔格式

文件類別歸檔格式

文本電子文件OFD、PDF

圖像電子文件JPG、TIF

圖形電子文件（二維）SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF

圖形電子文件（三維）STEP

錄音電子文件WAV、MP3

錄像電子文件MP4、MPG、FLV、AVI

選擇webservice、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結(jié)構(gòu)歸檔接口時，元數(shù)據(jù)格歸檔格式

可以ET、XLS、DBF、XML等任意一格式歸檔

電子文件元數(shù)據(jù)

選擇中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口時，可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫推送至中間數(shù)據(jù)庫，也可

再由中間數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件

7.2.1.2按生成方式分類，項目電子文件包括由項目業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的原生電子文件以及傳統(tǒng)紙質(zhì)載體

檔案數(shù)字化成果。

7.2.2原生電子文件形成要求

7.2.2.1項目電子文件應(yīng)按照DA/T28的規(guī)定形成。

7.2.2.2項目電子文件宜由項目業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接生成。用物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備自動采集數(shù)據(jù)時，項目業(yè)務(wù)系統(tǒng)與

物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)應(yīng)通過數(shù)據(jù)接口，將物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為可識別的電子文件，并提取相應(yīng)的元數(shù)據(jù)

信息。

7.2.2.3項目電子文件歸檔格式應(yīng)符合7.1.1.1的規(guī)定。

7.2.2.4在項目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)及時跟蹤、檢查、記錄相關(guān)元數(shù)據(jù)。

7.2.3紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化要求

傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化應(yīng)按照DA/T31要求執(zhí)行。

7.2.4電子文件收集與整理

7.2.4.1建設(shè)單位應(yīng)按照DBJT45/T029.1規(guī)定，結(jié)合項目建設(shè)內(nèi)容、行業(yè)特點、管理模式等，制定符

合項目實際的電子文件分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，確保項目建設(shè)過程中形成的項

目電子文件及其元數(shù)據(jù)收集齊全完整。

7.2.4.2應(yīng)按項目電子文件自動或半自動進行項目電子文件收集、分類、整理。整理應(yīng)遵循項目電子

文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。

7.2.4.3應(yīng)結(jié)合項目實際建立項目電子文件目錄數(shù)據(jù)。

7.2.4.4數(shù)碼照片整理參照DA/T50的規(guī)定，錄音電子文件、錄像電子文件整理參照DA/T78的規(guī)定。

7.2.4.5收集整理項目電子文件的同時，應(yīng)采集管理過程元數(shù)據(jù)。

7.2.4.6項目電子文件應(yīng)通過“四性”檢測，檢測內(nèi)容和檢測方案參照DA/T70規(guī)定。

7.2.5鑒定

7.2.5.1根據(jù)建設(shè)單位確定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行價值鑒定，確定歸檔文件的保

管期限。

7.2.5.2應(yīng)按照DA/T70規(guī)定的檢測內(nèi)容和檢測方案，對歸檔的項目電子文件進行“四性”檢測。

7.2.5.3根據(jù)建設(shè)單位確定的分類和聚合方案，對項目電子文件聚合體的成套性和系統(tǒng)性進行檢驗。

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7.2.5.4應(yīng)嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定，確定電子文件密級。

7.2.6存檔信息包生成

7.2.6.1每件項目電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝為一個存檔信息包，結(jié)構(gòu)應(yīng)符合附錄B的規(guī)定。存檔信息

包宜采用OFD格式，文件信息應(yīng)可被閱讀。

7.2.6.2存檔信息包中的項目電子文件歸檔格式應(yīng)符合7.1.1.1的規(guī)定，確實無法實現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換的電

子文件保留原格式，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

7.2.6.3項目電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)包含基本元數(shù)據(jù)和擴展元數(shù)據(jù)，采用XML或HTML格式。項目電子文件

元數(shù)據(jù)類別及要求應(yīng)符合附錄C的規(guī)定。

7.2.6.4參照DA/T70規(guī)定的檢測內(nèi)容和檢測方案，對存檔信息包進行檢測，確保項目電子文件真實、

完整、可用、安全。

7.2.6.5參照DA/T28—2018中7.3.2的規(guī)定對存檔信息包進行整理，組成多層級的聚合體。

7.2.6.6存檔信息包應(yīng)采用技術(shù)手段防止被篡改，并有相應(yīng)的日志進行監(jiān)控。

7.2.7歸檔及移交

7.2.7.1電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔,邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔按照同類

紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

7.2.7.2將存檔信息包聚合體推送至預(yù)歸檔庫，應(yīng)支持手動歸檔、自動歸檔、批量歸檔、單份歸檔；

7.2.7.3應(yīng)按照DBJT45/T029.1的規(guī)定確定電子文件保管期限。

7.2.7.4電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、

病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策。

7.2.7.5應(yīng)按照GB/T18894第8.2.3的規(guī)定確定電子文件歸檔接口，歸檔接口應(yīng)支持通用接口技術(shù)標

準。

公路建設(shè)項目電子檔案管理

7.3.1接收

7.3.1.1應(yīng)按照DA/T70的規(guī)定對接收的電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。

7.3.1.2對于檢驗合格的項目電子文件，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠正確讀取存檔信息包，正確解析電

子文件實體及其元數(shù)據(jù)。

7.3.1.3對于檢測不合格的項目電子文件，應(yīng)由電子檔案管理系統(tǒng)出具不合格報告，同時退回業(yè)務(wù)系

統(tǒng)再處理。

7.3.2編目

7.3.2.1鑒定歸檔后的存檔信息包應(yīng)以文件級檔號編制其文件名，檔號編制規(guī)則參照DA/T13。

7.3.2.2按照DA/T18的規(guī)定，對存檔信息包進行編目，建立相應(yīng)的項目電子檔案目錄數(shù)據(jù)。

7.3.2.3項目電子檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)與相應(yīng)的存檔信息包建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，保持一一對應(yīng)。

7.3.3查詢信息包及管理信息包生成

7.3.3.1提取存檔信息包的相關(guān)內(nèi)容數(shù)據(jù)生成查詢信息包及管理信息包。

7.3.3.2查詢信息包應(yīng)以檔號加“CX”編制其文件名，結(jié)構(gòu)應(yīng)符合附錄D的規(guī)定。管理信息包應(yīng)以檔

號加“GL”編制其文件名。

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7.3.3.3查詢信息包和管理信息包生成后，應(yīng)與存檔信息包一并存入電子檔案庫，管理信息包的項目

電子文件元數(shù)據(jù)部分的類別及要求應(yīng)符合附錄C的規(guī)定。管理數(shù)據(jù)類別及要求應(yīng)符合附錄E的表E.1

的規(guī)定。

7.3.4管理

7.3.4.1項目電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)按照GB/T18894規(guī)定實施，管理過程產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)信息應(yīng)存入

管理信息包。

7.3.4.2項目電子檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計應(yīng)符合GB/T39784的規(guī)定。

7.3.4.3應(yīng)按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，建立相應(yīng)的安全防護

體系。

7.3.4.4應(yīng)按照GB/T18894的規(guī)定，確定電子檔案的存儲要求。

7.3.5備份

應(yīng)對項目電子檔案進行定期備份，有條件的單位可采用異地異質(zhì)備份。

7.3.6移交

7.3.6.1項目竣工驗收后，建設(shè)單位應(yīng)向運行管理單位、檔案館等相關(guān)單位辦理項目電子檔案移交。

7.3.6.2參照《電子檔案移交與接收辦法》和DA/T93的規(guī)定，移交項目電子檔案目錄與項目電子檔

案時，同步移交相應(yīng)的查詢信息包和管理信息包。

7.3.7利用

7.3.7.1項目電子檔案庫中目錄數(shù)據(jù)庫及查詢信息包中的內(nèi)容，由各單位在其權(quán)限范圍內(nèi)根據(jù)需求提

供利用。

7.3.7.2項目電子檔案應(yīng)分級分類利用，采用必要的技術(shù)手段進行保護。

8系統(tǒng)建設(shè)要求

業(yè)務(wù)系統(tǒng)

8.1.1統(tǒng)一管理標準

系統(tǒng)應(yīng)預(yù)置統(tǒng)一業(yè)務(wù)與文件協(xié)同管理標準，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理與文件管理以有序、高效、一體化的方式

開展，確保實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理與文件管理有效協(xié)同，具體包括：

——系統(tǒng)應(yīng)按照附錄F，預(yù)置工程結(jié)構(gòu)劃分模板及建立統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)編碼，并能夠逐級引導(dǎo)創(chuàng)建工程

結(jié)構(gòu)樹，為電子文件的前端控制、保證業(yè)務(wù)活動的有序開展奠定基礎(chǔ)；

——系統(tǒng)應(yīng)按照6.2建立和維護文件分類，以便對電子文件進行系統(tǒng)、完整、有序的組織管理；

——系統(tǒng)應(yīng)按照DBJT45/T029.1，預(yù)置統(tǒng)一業(yè)務(wù)標準用表，結(jié)合工程結(jié)構(gòu)劃分，建立工序與用表

對應(yīng)關(guān)系，并提供表格填報指南及示例，實現(xiàn)工程劃分業(yè)務(wù)體系與文件體系相關(guān)聯(lián)，確保參

建單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)填寫、引用的統(tǒng)一、準確；

——系統(tǒng)應(yīng)按照附錄C的規(guī)定，預(yù)置元數(shù)據(jù)方案，為項目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中及時跟蹤、

檢查、記錄相關(guān)元數(shù)據(jù)提供依據(jù)。

8.1.2系統(tǒng)過程控制

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系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作開展與文件形成、流轉(zhuǎn)的有效協(xié)同，確保業(yè)務(wù)工作開展與文件過程控制的協(xié)同

管理，具體包括：

——系統(tǒng)應(yīng)按照相關(guān)要求對崗位職責(zé)、工作任務(wù)進行劃分，并能對各崗位工作情況進行匯總、統(tǒng)

計，實現(xiàn)任務(wù)到崗、責(zé)任到人；

——系統(tǒng)應(yīng)按照相關(guān)要求能夠自定義報驗流程，并根據(jù)文件組成規(guī)則，自動組成文件，實現(xiàn)對文

件組成、流轉(zhuǎn)的精準控制及業(yè)務(wù)工作流的控制；

——系統(tǒng)應(yīng)采用經(jīng)CA中心認證的電子簽章產(chǎn)品，并支持電子簽名圖形化轉(zhuǎn)化，保證電子文件簽名

的有效性與合法性；

——系統(tǒng)應(yīng)支持通過引用標準、規(guī)范值及表格數(shù)據(jù)，結(jié)合工程結(jié)構(gòu)劃分，按分部、分項、單位工

程自動生成質(zhì)量等級評定文件，提升質(zhì)量評定工作及相關(guān)文件形成的效率及準確性。

8.1.3系統(tǒng)文件固化

系統(tǒng)應(yīng)支持通過格式轉(zhuǎn)換的方式，將項目電子文件及其元數(shù)據(jù)封裝,轉(zhuǎn)換成PDF或OFD格式文件，并

支持以單份文件或復(fù)合文件的形式進行保存，形成存檔信息包。

電子檔案管理系統(tǒng)

8.2.1電子文件接收

系統(tǒng)宜具備電子文件檢測接收功能，表2給出了具體的功能設(shè)置建議。

表2電子文件接收功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1能支持存檔信息包的接收，并進行解析必選

2能支持電子文件的批量接收和零散接收必選

3能支持通過“四性檢測”功能對存檔信息包進行檢測必選

4能支持存檔信息包在接收、解析、存儲過程中，信息包丟失、不被非法更改必選

5能向業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送電子文件接收成功或失敗的消息必選

能支持將解析后的電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲在指定位置，并維護電子文件及其元數(shù)據(jù)之間

6必選

的關(guān)系

7能在審計跟蹤日志中，記錄歸檔電子文件類型、歸檔時間、歸檔狀態(tài)等信息必選

8應(yīng)支持將PDF格式版式文件轉(zhuǎn)換為OFD格式的功能必選

8.2.2電子文件登記

系統(tǒng)宜具備對電子文件進行登記的功能，支持電子文件數(shù)量的清點，并對電子文件賦予唯一標識符。

表3給出了具體的功能設(shè)置建議。

表3電子文件登記功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1能支持電子文件的批量登記、逐件登記、數(shù)量清點和核對功能必選

9

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表3電子文件登記功能（續(xù)）

序號功能設(shè)置選擇建議

能支持在登記過程中賦予和確認電子文件的唯一標識，并將其作為元數(shù)據(jù)與該文件一起保

2必選

存

3能對登記進入的電子文件進行分類，確保接收的每一份電子文件都有類可歸必選

4能支持在登記后進一步手動輸入、完善相應(yīng)的元數(shù)據(jù)必選

能支持授權(quán)用戶登記文件關(guān)聯(lián)，包括文件與組成文件的文檔、組件及其他文件、文件類型

5必選

等之間的關(guān)聯(lián)，并能夠顯示這些關(guān)聯(lián)

能支持對登記成功的電子文件設(shè)置為不可修改或刪除功能，除非根據(jù)處置方案銷毀、移交

6必選

文件

8.2.3電子檔案整理

8.2.3.1分類管理

系統(tǒng)宜具備對電子文件分類組織的管理功能，表4給出了具體的功能設(shè)置建議。

表4分類管理功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1能支持維護電子文件與其所屬案卷、類及分類方案的關(guān)聯(lián)必選

能支持將案卷、文件定位到分類方案中的不同位置，保證復(fù)合文件和組合文件關(guān)聯(lián)保持不

2必選

變

能支持授權(quán)用戶對電子文件重新分類，并輸入重新分類原因，且作為元數(shù)據(jù)計入審計跟蹤

3可選

日志

能支持授權(quán)用戶涉及類的開放/關(guān)閉標記，并允許管理員或授權(quán)用戶標記某類為關(guān)閉狀態(tài)，

4必選

防止新類、新案卷或新文件增加到該類

8.2.3.2案卷立卷

系統(tǒng)可支持電子文件整理立卷功能，表5給出了具體的功能設(shè)置建議。

表5案卷立卷功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1能支持對電子文件立卷的功能，能支持預(yù)立卷、人工立卷等方式必選

2宜支持按照規(guī)則化的設(shè)置，自動立卷并排序可選

3能支持人工立卷，人工介入選擇應(yīng)立卷的文件，組成案卷，并對卷內(nèi)文件進行排序必選

4能允許文件管理員預(yù)先設(shè)定案卷的題名規(guī)則，支持自動或半自動題名必選

5能支持案卷形成時，自動捕獲案卷元數(shù)據(jù)必選

6能支持文件管理員或授權(quán)用戶對案卷元數(shù)據(jù)進行人工添加、刪除、修改必選

7能允許案卷繼承類目元數(shù)據(jù)必選

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表5案卷立卷功能（續(xù)）

序號功能設(shè)置選擇建議

8能支持文件管理員預(yù)先設(shè)定案卷的編號規(guī)則，對案卷進行編號必選

8.2.3.3案卷管理

系統(tǒng)宜具備電子案卷管理的功能，表6給出了具體的功能設(shè)置建議。

表6案卷管理功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1能將案卷設(shè)置與分類方案對應(yīng)，在分類方案的最底層級下設(shè)案卷必選

2能依照規(guī)則支持自動或授權(quán)用戶為創(chuàng)建的案卷設(shè)置唯一標識符與分類代碼必選

能允許授權(quán)用戶根據(jù)特定的規(guī)則關(guān)閉或打開案卷，允許已關(guān)閉的案卷，添加新文件后再次

3可選

關(guān)閉

能允許授權(quán)用戶增加、刪除、移動、合并、拆分案卷或?qū)Π妇碇匦職w類，并能夠?qū)Π妇淼?/p>

4必選

元數(shù)據(jù)進行自動或手動調(diào)整，調(diào)整行為應(yīng)記錄在審計跟蹤日志中

能支持自動記錄案卷管理過程中的有關(guān)信息作為案卷元數(shù)據(jù)，如形成時間、開放/關(guān)閉時

5必選

間、保管期限、操作者等信息

6能保證案卷內(nèi)各文件與其元數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系不被破壞必選

7能只允許授權(quán)用戶刪除空案卷，并記入審計跟蹤日志必選

8能支持設(shè)置每卷文件數(shù)量，達到設(shè)置標準時，應(yīng)能夠自動關(guān)閉案卷必選

9能允許管理員或授權(quán)用戶能夠通過預(yù)定義的保管期限列表為類目、案卷分配保管期限必選

8.2.3.4檔案編目

系統(tǒng)宜具備電子檔案編目功能，表7給出了具體的功能設(shè)置建議。

表7檔案編目功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1能支持電子檔案目錄庫的自動生成，支持自動生成、人工補錄檔案著錄項內(nèi)容必選

2能具備電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理維護的功能必選

3能具備對電子檔案目錄數(shù)據(jù)與電子檔案關(guān)聯(lián)關(guān)系的檢查、修正與維護功能可選

8.2.3.5檔案入庫

系統(tǒng)宜具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理記錄，表8給出了具體的功能設(shè)置建議。

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表8檔案入庫功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1具備擬入庫的電子檔案按照分庫管理要求進行入庫處理的功能必選

2電子檔案入庫前，系統(tǒng)能對電子檔案進行“四性”檢測，檢測合格后，電子檔案方可入庫必選

3宜具備電子檔案入庫操作策略配置功能可選

應(yīng)具備在電子檔案入庫后，反饋移交接收結(jié)果，并支持移交接收信息的瀏覽、查詢和打印

4必選

的功能

5具備電子檔案入庫過程信息的管理和維護必選

8.2.4存儲保管

8.2.4.1檔案存儲

系統(tǒng)宜具有電子檔案存儲功能，包括存儲設(shè)備、存儲格式及存儲管理，表9給出了具體的功能設(shè)置

建議。

表9檔案存儲功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1存儲介質(zhì)要求參照GB/T29194中5.2.5.1的規(guī)定必選

2存儲格式要求參照GB/T29194中5.2.5.2的規(guī)定必選

3能支持在線、離線存儲，并配備相關(guān)的軟硬件設(shè)備必選

4具備適當?shù)拇鎯σ?guī)劃以保證系統(tǒng)升級后電子檔案的可用性與完整性必選

5能保證在系統(tǒng)升級、文件遷移或轉(zhuǎn)換，介質(zhì)更新時沒有數(shù)據(jù)丟失或損壞必選

能提供有效的存儲狀態(tài)監(jiān)控，當有效存儲空間低于設(shè)定水平要求時，可提醒管理員采取必

6必選

要的措施

7能將有關(guān)的存儲管理信息計入審計跟蹤日志必選

8.2.4.2備份與恢復(fù)

系統(tǒng)宜具備電子檔案備份與恢復(fù)功能，對備份與恢復(fù)提供管理支持，表10給出了具體的功能設(shè)置建

議。

表10備份與恢復(fù)功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1系統(tǒng)可支持GB/T29194中5.2.5.4的要求必選

2系統(tǒng)具備電子檔案備份、恢復(fù)策略的配置與維護功能必選

8.2.5統(tǒng)計管理

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系統(tǒng)宜具備電子檔案各類對象的管理，支持在統(tǒng)計指標、統(tǒng)計口徑、統(tǒng)計發(fā)布方面的管理，表11

給出了具體的功能設(shè)置建議。

表11統(tǒng)計管理功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1具備報表管理功能，具體功能要求可執(zhí)行GB/T29194中5.2.4.1的規(guī)定必選

2具備用于統(tǒng)計工作的基本指標，具體功能要求可執(zhí)行GB/T29194中5.2.4.2的規(guī)定必選

3具備統(tǒng)計模板功能，具體功能要求可執(zhí)行GB/T29194中5.2.4.3的規(guī)定可選

8.2.6檢索利用

8.2.6.1檢索

系統(tǒng)宜具備支持電子檔案多條件檢索、多檢索對象及統(tǒng)計報告的功能，表12給出了具體的功能設(shè)置

建議。

表12電子檔案檢索功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1具備電子檔案的查詢、檢索和訪問的策略和權(quán)限控制功能必選

支持多種方式檢索，如：

——分類檢索、模糊檢索、遞進檢索、多條件檢索與固定字段檢索；

——目錄檢索、全文檢索；

2——跨類檢索、跨卷檢索；必選

——類目檢索、文件檢索、元數(shù)據(jù)檢索；

——無條件檢索、有條件檢索；

——主題詞檢索、關(guān)鍵詞檢索

3宜提供統(tǒng)一的檢索界面可選

檢索對象可包括但不限于：

——用戶權(quán)限范圍內(nèi)的資源對象及其元數(shù)據(jù)；

4必選

——案卷、文件、實體文件；

——檢索對象處于在線、離線狀態(tài)

5支持檢索結(jié)果的導(dǎo)出功能必選

6檢索模塊支持與其他功能模塊的繼承，將其作為功能的入口，如利用、處置等可選

7支持查詢統(tǒng)計報告功能必選

8支持多用戶的并發(fā)檢索必選

8.2.6.2利用

系統(tǒng)宜具備電子檔案利用的功能，支持利用用途、利用權(quán)限的管理，表13給出了具體的功能設(shè)置建

議。

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表13利用功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1利用功能要求可執(zhí)行GB/T39784中8.4的規(guī)定必選

2能支持利用審批流程的建立和實施必選

3具備對常用檢索條件進行保存的功能可選

8.2.7鑒定處置

8.2.7.1功能配置

系統(tǒng)宜具備依據(jù)保管期限與處置表對電子檔案的保管狀態(tài)進行調(diào)整并及時做出處置決定，表14給出

了具體的功能設(shè)置建議。

表14鑒定處置配置功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1具備電子檔案鑒定與處置進行策略配置的功能必選

2根據(jù)有關(guān)部門批準的保管期限與處置表來確定處置行為必選

可按卷對電子檔案定義鑒定與處置，包括但不限于：

——移交；

3必選

——銷毀；

——續(xù)存

支持實施對處置行為的各項管理和維護功能，包括：

——支持創(chuàng)處置行為；

4必選

——標識并存儲處置行為；

——審查處置行為

具備定義和維護鑒定與處置行為觸發(fā)的功能，可包括但不限于：

——時間觸發(fā)，即當案卷件保管到期后觸發(fā)預(yù)定的處置行為或處置工作流，并予以提示；

5——事件觸發(fā)，當特定事件發(fā)生后觸發(fā)處置行為，并允許文件管理員定義和管理時間列表；必選

——自定義觸發(fā)事件，支持自動觸發(fā)或人工干預(yù)觸發(fā)；

——允許授權(quán)用戶修改或重新定義保管期限、處置行為及其觸發(fā)條件

6支持將鑒定與處置行為的修改、變更、刪除信息等過程計入審計跟蹤日志必選

7將所有處置行為的日期和其他細節(jié)作為處置對象的元數(shù)據(jù)予以記錄必選

8.2.7.2鑒定與處置行為操作

系統(tǒng)宜具備電子檔案的鑒定與處置操作，表15給出了具體的功能設(shè)置建議。

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表15鑒定與處置行為操作

序號功能設(shè)置選擇建議

1具備進行鑒定與處置的自動提醒功能，提醒文件管理員對即將觸發(fā)的行為做出回應(yīng)必選

2支持人工觸發(fā)與自動觸發(fā)方式進行處置必選

3對于觸發(fā)處置行為的文件，應(yīng)支持以工作流方式設(shè)置處置程序可選

支持將案卷與其元數(shù)據(jù)提供與審查者，并支持審查者在審查的案卷的元數(shù)據(jù)中記錄審查的

4必選

決定、原因、審查記錄等

支持在審查完畢后，應(yīng)允許文件管理員或授權(quán)用戶：

5——標注需要移交、銷毀、續(xù)存的案卷；必選

——不確定標準的為“再審查”

6在鑒定處置執(zhí)行過程中應(yīng)維護處置活動的持續(xù)性與安全性必選

7支持文件管理員或授權(quán)用戶生成鑒定處置的工作報告必選

8.2.7.3移交

系統(tǒng)宜具備電子檔案移交功能，表16給出了具體的功能設(shè)置建議。

表16電子檔案移交功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1支持按照機構(gòu)相應(yīng)的移交程序的要求實現(xiàn)移交必選

2對于移交電子檔案進行“四性”檢測必選

3移交功能要求具體可執(zhí)行GB/T29194中5.2.3.4的規(guī)定可選

8.2.7.4銷毀

系統(tǒng)宜具備電子檔案銷毀功能，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄，表17給出了具

體的功能設(shè)置建議。

表17電子檔案銷毀功能

序號功能設(shè)置選擇建議

支持按照銷毀流程制定功能，支持銷毀業(yè)務(wù)的申請、審批、實施銷毀程序、按定格式生成

1必選

文件銷毀清冊等

2銷毀功能要求可執(zhí)行GB/T39784中9.3的規(guī)定可選

8.2.7.5續(xù)存

系統(tǒng)宜具備續(xù)存功能，具體功能要求可執(zhí)行GB/T29194中5.2.3.6的規(guī)定。

8.2.8安全管理

8.2.8.1用戶與權(quán)限管理

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系統(tǒng)宜具備用戶與權(quán)限管理的功能，保障授權(quán)用戶在其權(quán)限范圍內(nèi)進行合法操作，表18給出了具體

的功能設(shè)置建議。

表18用戶與權(quán)限管理功能

序號功能設(shè)置選擇建議

支持多種用戶角色的定義，并根據(jù)其用戶角色分配相應(yīng)的權(quán)限，系統(tǒng)管理員具全部用戶角

1必選

色權(quán)限

2具備用戶角色信息的管理功能，包括用戶角色的新增、修改、刪除、查看等功能必選

3宜具備對用戶身份、系統(tǒng)和設(shè)備等進行安全認證的服務(wù)功能可選

4支持一人多崗、一崗多人、易崗易權(quán)的管理要求必選

5用戶與權(quán)限管理功能可執(zhí)行GB/T29194中5.3.1與5.3.2的規(guī)定必選

8.2.8.2審計跟蹤與日志管理

系統(tǒng)宜具備審計跟蹤日志功能，保留電子檔案管理系統(tǒng)重要行為的記錄，表19給出了具體的功能設(shè)

置建議。

表19審計跟蹤功能與日志管理功能

序號功能設(shè)置選擇建議

1支持記錄關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程信息，形成完備的系統(tǒng)運行日志必選

具備審計跟蹤日志自動形成功能，并實施管理。系統(tǒng)日志應(yīng)包括系統(tǒng)運行日志、用戶操作

2