《國際商務英語函電》課件

lessononebasicsofbusinessletters

商務信函基礎

2024/7/211LearningObjectivesAfterstudyingthelesson,youshouldbeabletoKnowprinciplesofbusiness-letterwritingKnowpartsofabusinessletterLearnthestylesofabusinessletterLearn

some

generaltipsofwritingabusinessletterbystudying

sampleletters2024/7/212

I.BusinessLetter-Writing1.IntroductiontoBusinessLetter-WritingQ:Whatdoyouthinkistheimportanceofbusinessletter-writing?KeyTerms:InternationaltradeBusinesscorrespondenceBusinessnegotiationImportance:Businesslettersareofcrucialimportanceintheconductofbusinessactivities.Theyplayanessentialroleinacompany’scorrespondencewiththeoutsideworld.2024/7/2132.PrinciplesofBusinessLetter-Writing7“C”sCourtesy禮貌Consideration體諒Completeness完整Clarity清晰Conciseness簡潔Concreteness具體Correctness正確2024/7/214Whatarethefunctionsofallbusinessletters?1)Toaskforandgiveareplytoanenquiry,offer,orderorcomplaint.2)Tokeeparecordofalltheimportantfactsforreadyreference.2024/7/215ElementsofBusinessLettersandTheirPositionsintheLetter:LetterheadReferenceNumberDateInsideAddressParticularAddressorAttentionLineSalutation

SubjectLineorCaption___________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________ComplimentaryCloseSignaturec.c.

PostscriptBodyoftheletter2024/7/216FullBlockFormat:齊頭式

LetterheadDate:____________

InsideAddress__________________________________

Salutation:

__________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ComplimentaryClose,SignatureBody2024/7/217IndentedFormat:縮行式

Letterhead

Date:___________InsideAddress___________________________Salutation:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ComplimentaryClose,SignatureBody2024/7/218

TheStructureandLayoutofaLetterTheStructureofaLetter

英文書信通常有7個部分組成，即信頭、日期、封內地址、稱呼、正文、結尾敬語以及簽名。除此之外。還有一些需根據實際需要而增加的部分，例如參考標號、經辦人姓名、事由標題、認辨記號、附件、抄送以及附言等，這些部分可能出現(xiàn)在不同類型的信函中。2024/7/2191）HeadingorLetterhead(信頭)

信頭對于任何信件來說都是重要的組成部分，商業(yè)信函和官方公函尤其如此。一般社交信函的信頭包括發(fā)信人的姓名、地址、郵政編碼、電話號碼、電傳及傳真號碼以及e-mail地址等，置于信箋右上角。

大多數(shù)商業(yè)信函和官方公函的信頭一般采用社交信函的信頭，多數(shù)是專業(yè)設計的，且是已事先印制好的信頭（printedheading）,進行聯(lián)系時最好使用印有本公司或單位信頭的信箋，2024/7/2110

這樣做出于三個目的：美觀（appearance）、高效(efficiency)、標準化(standardization)。信箋上沒有印上本公司或單位信頭時，則需要將上述內容打在信箋中上方或上方。2）ReferenceNumber(參考編號)參考編號常用在商業(yè)信函中。一家公司在致函另一家公司時，會使用參考編號，便于歸類存檔。參考編號在縮行式打印的信函中常放在低于信頭一至兩格處，與寫信日期同行；在齊頭式打印的信函中常置于寫信日期之上，也可置于左下角低于署名兩行處。2024/7/2111Yourref.:345SCB/bxcOurref.:532ZXY/mzs注1.345為存檔編號，SCB為署名人首寫字母，bxc為打字員姓名首寫字母。注2.532為存檔編號，ZXY為署名人首寫字母，mzs為打字員姓名首寫字母。3）Date(日期)每封信必須標明日期，日期常寫在信頭下方2行處，一般置于信箋的右上角，但當信函采用全齊頭式時則置于左上角。2024/7/2112May4(th),1998美國式

4(th)May,1998英國式寫日期時務必注意以下各點：（1）年份必須用阿拉伯數(shù)字寫全，不能用02代替2002。（2）月份要用英文拼寫，可全拼也可采用標準的簡寫。May,June,July

不能簡寫。（3）日期可用基數(shù)詞(cardinalnumbers)也可用序數(shù)詞(ordinalnumbers)。2024/7/2113（4）在年份前面必須用逗號隔開，但在月份和日期之間不能用逗號隔開。

May20,2003（5）寫信日期（Date）不能全部用數(shù)字表示，如5/4/2003，這樣寫容易引起誤解。4）InsideAddress(封內地址)封內地址是收信人的姓名或商行名，與信封地址相同，一般在寫信日期以下2-4行靠左書寫。封內地址內容及順序如下：2024/7/2114（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人頭銜、職務或職稱；（3）公司（或所屬單位、組織、學校）名稱；（4）郵政地址（mailing/postaladdress）和街道地址（streetaddress）,即門牌和路名；（5）城市、郵編、省名或州名、國名。2024/7/2115封內地址可采用齊頭式（blockstyle），也可采用縮進式（indentedstyle）,齊頭式較為普遍，但采用縮進式時，信函的其他部分也必須都采用縮進式。縮進式

Mrs.MiriamSchwarts1280ColemanAvenueOmaha,Nebraska,U.S.A.68014如果信函時寫給公司而不是個人的話，則應先寫公司名稱，后寫公司地址，門牌等。如：2024/7/2116

EASTERNTEXTILESIMP.&EXP.CO.,LTD.

72FlintStreetSYDNEYAustralia

▲如果不知道收信人姓名時，信函常寄給與討論的問題有關的部門。該部門頭銜一般被認為可以處理有關問題。如：2024/7/2117

TheManagerBarminsterBankLtdLondonEC25BPEngland5)AttentionLine(經辦人)商務和官方信函雖然寫給公司或政府機構，但常常由某個成員收閱并辦理信中事務。若寫上經辦人姓名，可以加快信函的處理。經辦人姓名一般置于封內地址和稱呼之間，可左齊，縮行，也可居中。可全部大寫，也可有大小寫并下劃線。Attention后可用冒號或破折號，也可不用標點。例如：2024/7/2118ATTENTION:MR.LAWRENCEWAGNER,EXPORTMANAGERATTENTIONINTERNATIONALDEPARTMENTAttentionMr.LawrenceWagner,RegionalVicePresidentAttentionofMarketingManagerFortheattentionofMarketingManagerAttentionMr.LawrenceWagner2024/7/21196)Salutation(稱呼)稱呼的具體形式取決于寫信人與收信人之間的關系：寫信人與收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。半公半私信函可稱呼為Dear…,以示熱情、友好。“Dear”

后面還加上尊稱，如：

DearMr.…DearMrs.…Mydear…DearDr.…DearProfessor…DearPresident…2024/7/2120(3)官方公函常用DearSir

或Sir。商務信函的稱呼通常用的形式是

DearSirs,Gentlemen,DearMadam。

不管采用何種形式，稱呼總是單獨出現(xiàn)在一行。若無經辦人姓名，稱呼緊跟在封內地址下2-4行，左齊，后面常用逗號或冒號。7）SubjectLineorCaption(事由標題)在商業(yè)信函中常用“事由標題”，一則讓收信人盡快了解信函的主要內容，二則便于歸檔。下列兩種情況下尤其要使用“事由標題”項。2024/7/2121當對方來函已使用了事由標題項。當信函內容比較復雜時?！笆掠蓸祟}”項常介于稱呼和正文之間，可全部大寫，也可有大小寫并下劃線，可左齊，可縮行，也可居中，常用subject或用Re引導。DearSirs,Subject:AlternationtoWarehouse2024/7/21228)TheBodyoftheLetter(信函正文)

要求：安排恰當、層次清楚、觀點明確、態(tài)度誠懇。信函正文包括引言、中心部分和結尾。引言為信函的第一句話或第一段。一般英文書信沒有固定的引言，但人們常用一些客套話作為引言，如果體積對方來函的日期、編號及主題，以便使對方一看便知道來函是回復先前哪一封信的；或對對方來表示謝意；假如是首次致函對方，也可用引言作相應的自我介紹，并標明寫信的主要目的。如：2024/7/2123YourkindletterofNovember12tharrivedthisafternoon.ThankyouverymuchforyourletterofMay15andthegiftyousentmeonChristmasEve.WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSaturdaythat…I’mverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcompanyhasbeenapproved.2024/7/2124InreplytoyourletterofJuly12…YouwererecommendedtoourcompanybytheBOC,andwewishto…信函的中心部分是正文的主要內容，或提供信息，或說明情況，或請求解決問題。結尾部分用來總結信函內容，表達謝意與祝愿，請求合作與幫助，或期待回復等。注意：避免使用分詞引導的結尾語，如Lookingforwardtoyourfavorablereply.常用的結尾語有：2024/7/2125Weareawaitingyourgoodnews.Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.Pleaseremembermetoyourfamily.Shouldtherebeanythingelsewecandoforyou,pleaseletusknow.Welookforwardtoyourconfirmationatyourearliestconvenience.如果信函的正文很長，需要續(xù)頁時，則需要注意以下細節(jié)：2024/7/2126不能只將結尾敬語及以下各行移于續(xù)頁，至少要將信的正文最后一段的最后兩行移于續(xù)頁，最后一個詞不要使用連詞符號“-”,須將整詞留在上頁或移于續(xù)頁。續(xù)頁紙張的質量、顏色、大小應與前頁紙相同。續(xù)頁上部注明頁碼、收信人姓名及寫信日期。其格式如下：

Mr.Johnson,July5,2003Page22024/7/2127Dr.Johnson-2-June2,2003Page2InternationalTradingCo.Ltd.May8,2002InternationalTradingCo.Ltd.Page2July8,20032024/7/2128稱呼結尾敬語正式Gentlemen/DearSir(s)DearMadamYourtruly/faithfully/sincerely/cordially半正式DearMissJones(由尊稱和姓構成)Yourssincerely/cordially非正式DearWilliam(使用收信人的firstname)Yoursincerely/truly/lovingly9)TheComplimentaryClose(結尾敬語)結尾敬語僅僅是一種用于結束信函的禮儀方式，結尾敬語必須與稱呼配套。如：2024/7/2129

非正式結尾敬語用于彼此認識的人，或者希望消除拘謹時也可采用。正式的結尾語是作為一種標準的慣例而使用的。結尾敬語通常置于信函正文以下2-4行處。在縮行式信函中，結尾敬語大約位于信函中間，一般與日期對齊，形成視覺對稱感，但在全齊頭式信函中，結尾敬語左齊。結尾敬語中，只有第一個單詞首寫字母大寫，結尾敬語后加逗號。2024/7/213010)TheSignature(簽名)每一封信函都必須手寫簽名，為防止簽名潦草，難以辨認，常在簽名下打印署名人的姓名。假如稱呼中使用了收信人的名字（firstname),寫信人也必須使用自己的名字來簽名，然后再在下面打上全名。如：Verysincerelyyours,(Signature)HenryBrown2024/7/2131寫信如果是女性，并且與收信人素不相識，一般在打印的署名前用括號注上Miss,Mrs.

或者Ms字樣，以便對方回信時選用適合的稱呼。簽名與結尾敬語對齊。有些官方和商務信函是由秘書或經授權的助理簽名的。假如秘書或助理以自己個人名義為別人簽名，那么，授權秘書或助理簽名的人的姓名和頭銜打印在秘書或助理的簽名下面。以下是各種形式的簽名：2024/7/2132以自己名義簽名的個人

Yourssincerely,(Signature)(Miss)EdithUnderwood

為其公司或部門簽名的官員

Sincerelyyours,OrientalHorizonsInc.(Signature)ManagingDirector2024/7/2133秘書代表雇主簽名

Verytrulyyours,(Signature)(Miss)BarbaraNolan經特別授權的雇員的簽名

Yoursverytruly,MulsenTradingCo.Ltd.(Signature)ppRalphL.Harris,Manager(pp=perpro代表……)2024/7/2134未經特別授權的雇員的簽名

Yoursincerely,(Signature)MarionEdwardsForMarketingDirector11)Enclosure(附件)

出信函外還有其他資料（如廣告冊子、影印件、發(fā)票、單據等）也封入信封內，可以簽名下方二行處使用附件欄，格式左齊。表達方式如下：2024/7/2135Enclosures3Encl.3cataloguesEnc.1invoiceEncls:asstated12)CarbonCopyNotation(抄送)當把書信的副本寄給第三者時，要在左邊齊頭處寫上有關副本的注明。抄送的表達方法是在cc后加抄送的對象的姓名或單位名稱（或頭銜）。若信中有附件，則抄送直接置于附件之下。若信函中無附件，則抄送緊隨簽名之后。2024/7/2136(1)CopytoJohnSmithCopiestoJohnSmith(2)cc:Mr.BruceWarren

ccNancyHill(兩人以上按姓名字母順序排列)c/c:Mr.RichardJames13)Postscript(附言)除非確屬必要，最好不要用附言。附言通常用P.S.表示，放在信的最后一行，或在附件下。2024/7/21371)體諒原則一封有效的書信能給收信人以深刻印象和影響，要想達到此目的，就應當設身處地為收件人著想，考慮他的要求、希望和利益等。周密的思考有助于你更理解你的收件人，因此，你的要求將會更加實際和可以理解。寫作時要注意以下問題：(1)采取收信人的態(tài)度，即“You”attitude,避免采取寫信人的態(tài)度，即“We”attitude。比較下列句子：2024/7/2138“Weattitude”Weallowa5%discountforcashpayments.

“Youattitude”

Youearna5%discountwhenyoupaycash.“Weattitude”

Wearepleasedtoannouncethat…“Youattitude”Youwillbepleasedtoknowthat…

下面兩封信是這兩種態(tài)度的典范。第一封信是以“We”attitude

的方式寫的，而第二封信是以“You”attitude

的方式寫的。2024/7/2139試對它們進行比較，看看它們給你的印象有什么不同。(a)

MayIexpressmythanksfortheaccountyourecentlyopenedwithourstore.Wearepleasedtofurnishawidevarietyofproductsforthehomeorindividual.

Wetrustyouwilltakefulladvantageofourstoreservices,forwehavethelargeststockinthecity.Alsowemakedeliveriesofourcustomers’purchasesfreeofchargewithinthirtymilesofourstore.

WewelcomeyoutoJohnson’s.Ifwecanbeofadditionalserviceinanymanner,pleasecallonus.2024/7/2140Translation:

讓我對你最近在我公司開戶一事表示感謝。我們樂意提供家庭和個人使用的各種產品。我們相信你會充分利用我們的服務的，因為我公司所備貨物時本地最充足的。同時，我們的顧客所購貨物，在距離公司30英里范圍內，可以免費送貨。我們歡迎你光臨本公司。如果我們能在其他方面為你服務，請打電話給我們。2024/7/2141

ThankyoufortheaccountyourecentlyopenedatJohnson’s.Servingyouwithyourneedsforclothingandhomefurnishingsisapleasure.

Youwillfind34departmentsatJohnson’sstockedwithavarietyofqualityitems.Andcourteoussalesclerksareheretoassistyouinselectingthemerchandisethatbestmeetsyourrequirements.

YouarealwayswelcomeatJohnson’s.Pleasecallonuswheneveryouneedadditionalservice.

2024/7/2142Translation:

感謝你最近在約翰遜商店開戶。為你服務、想你提供所需的衣著和室內家具與陳設品感到高興。你將看到約翰遜商店有34個部門備有各種高檔貨，彬彬有禮的售貨員幫你挑選最稱心的商品。永遠歡迎你光顧約翰遜商店。有別的需要服務時，請隨時光顧本店。2024/7/2143

“You”attitude

并不是在一切場合下都適合表達“體諒”的，下列情況下使用“You”attitude

將會引起反感和不快：(1)當對方有錯誤時。例如：(a)YourletterofJuly1,tellsyouplainlythatthegoodsyousentwouldreachusbytheendofthismonth.(Improper)

貴方7月1日來函清楚地表明，貴方所寄貨物將于本月底到達我方。(b)I’mverygladtorefertoyourletterofJuly1,fromwhichweknewthegoodsweorderedwouldreachusbytheendofthismonth.(Good)2024/7/2144很高興提及貴方7月1日來函，從中，我方得知我方所定貨物將于本月底抵達我方。(2)當對方表示過不同意見時。例如：(a)Youareentirelywronginyourattitude.(Improper)

你方的態(tài)度是完全錯誤的。(b)Weknowyouhaveanalyzedthematterfromtwoviewpoints,butthereisstilloneaspectwhichextremelyimportantandwhichisworthyofbeingdiscussedbybothofus.(Good)2024/7/2145Translation:

我們知道，你方已從兩個方面分析了這一事件。但還有及其重要的一個方面需要我們雙方來商討一下。(2)盡量以積極的方式談問題，避免以消極的方式談問題。比較下列句子，看看哪一個更好些。(a)Wedonotbelievethatyouwillhavecausefordissatisfaction.(Negative)

我們不相信你們會有理由感到不滿意。2024/7/2146(b)

Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.(Positive)

我們確信你們會感到滿意的。(c)Yourorderwillbedelayedfortwoweeks.(Negative)

你方訂貨要延期兩個星期才能發(fā)出。(d)Youorderwillbeshippedintwoweeks.(Positive)

貴方訂貨兩周內裝船。2024/7/21472）正確

國際商務英語應用文必須正確，否則就會引起誤解，甚至走入歧途。國際商務英語應用文，特別是商務信函，常常是各種商貿文件如合同、協(xié)議的基礎，所以，常常涉及到貿易雙方的權利和義務等。這一事實必須引起作者的特別注意。為保證商務應用文的正確性，作者應當記住下列幾點：(1)選擇唯一準確的事實、詞語和數(shù)據。如：2024/7/2148Youaskveryshortdeliveryforyourorder.

貴方要求短期內貴方所訂貨物。但是，短語“shortdelivery”指的是“重量短缺”，而非“迅速交貨”。Revised:Yourequirequick(prompt)deliveryofyourorder.貴方要求迅速交貨。(b)Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesample.所供貨物完全與樣品相同。Revised:Thesamplerepresentsasnearlyaspossiblewhatcansupply.

此樣品基本上代表我們可供的貨物。2024/7/2149Or:Thesampleisthenearestinsizetothegoodsyouneed.

此樣品的尺碼最接近你們所需貨物的尺碼。(c)

Alloffersbytelegramareopenforfivedays.

所有電報開盤五天內有效。(沒有解釋和說明具體的五天)Revised:

Alloffersbytelegramareopenfor5daysinclusiveofthedateofdispatch.

所有電報開盤從發(fā)電之日起五天內有效。(d)ThiscontractwillcomeintoeffectfromOct.1.此合同從10月1日起生效。未解答涵蓋問題2024/7/2150Revised:ThiscontractwillcomeintoeffectfromandincludingOctober1,2008.

本合同從2008年10月1日起，包括10月1日生效。(2)以實事求是的態(tài)度表明你要說的事，不要言過其實或者表達不夠充分。如：Youshouldn’tsay(a)Thisproductisabsolutelythebestonthemarket.Revised:Thisproductisthebestonewecansupply.(是我們能供應的最佳產品之一)(b)Itisthelowestpriceavailabletoyou.2024/7/2151Revised:Itisthelowestpricewecanoffertoyounow.(現(xiàn)在能提供給貴方的最低價)(c)Weassureyouthatthiserrorwillneveroccur.Revised:We’lldoallwecansothatwemaynotrepeatsuchanerror.(一定盡力不再……)(3)在商務應用文寫作時，要注意正確理解和使用商業(yè)術語。如：

價格術語2024/7/2152EXW(ExportWorks)工廠交貨價FCA(FreeCarrier)貨交承運人FAS(FreeAlongsideShip)船邊交貨價FOB(FreeonBoard)船上交貨價，或離岸價CFR(CostandFreight)成本加運費CIF(Cost,InsuranceandFreight)成本加保險費、運費價，或(目的港)到岸價CPT(CarriagePaidTo…)運費付至……價CIP(CarriageandInsurancePaidTo)運費、保險費付至……2024/7/2153DAF(DeliveredAtFrontier)邊境交貨價DES(DeliveredExShip)目的港船上交貨價DEQ(DeliveredExQuay)目的港碼頭交貨價DDU(DeliveredDutyUnpaid)未完稅交貨價DDP(DeliveredDutyPaid)完稅后交貨價裝運術語Partialshipment(s)tobeprohibited不準分批裝運ShipmentnotlaterthanMay1.五月一日前裝船（包括五月一日）2024/7/2154ShipmentbeforeMAY1.五月一日前裝船(不包括五月一日)TwoequalmonthlyshipmentsduringJuneandJuly.六、七兩月內分兩批平均裝運Minimumofeachlottobe500cases.每批至少500箱。報盤術語Pricesubjecttochange(alteration)withorwithoutnotice.無論是否事先通知，價格隨時變動2024/7/2155Subjecttoour(final)confirmation.以我方(最后)確認為準。Subjecttothegoodsbeingunsoldonreceiptofyourreply.此盤以接到貴方答復時貨未售出為有效。Subjecttomarketfluctuation.(價格)隨市價變動而變動。數(shù)量和質量術語Inspectionbythebuyeratthedestinationtobefinal.以買方在目的地的檢驗為最后依據。2024/7/2156Publicsurveyor’sweightatthelandingporttobefinal.以卸貨港公證人的重量為最后依據。Subjecttoavariationplusorminusof5percent.容許溢裝或短裝5%為條件。

此外，句子的結構、單詞的拼寫、標點的使用、大寫字母的使用均應正確。2024/7/21572.Thelayoutofaletter(信函的格式)英語中有幾種不同卻可以接受的信函格式。四種信函格式分別是縮進式、齊頭式、混合式、及半齊頭式。IndentedStyle(縮進式)Themainfeatureintheindentedstyleisthateachlineofthe“InsidenameNameandAddress”shouldbeindented,andthefirstlineofeachparagraphshouldbeindented3-8spaces.傳統(tǒng)的縮進式的特點：信頭、封內地址在換行時，下一行要比上一行往右縮進2-3個字母的位置；每一個段落開始一行，一般都從左邊空白邊緣往右縮進3-8個字母的位置；也可與稱呼的最后一個字母對齊，各段第一行往右縮進時應相互對齊；2024/7/2158(3)兩個段落之間一般不隔行，但也可隔1-2行；(4)結尾敬語可正好居中，也可置于中間偏右，縮進式不太便于打印，因此現(xiàn)代英語信函中不常用。2）FullorExtremeBlockStyle(全齊頭式)Everypartofsuchaletteristypedfromtheleftmargin.

全齊頭式的特點是信的每一行都左齊，信頭、發(fā)文編號、日期、封內名稱和地址、稱呼、事由標題以及正文的段與段之間要間隔1-2行。2024/7/21593)ModifiedBlockStyle(改良齊頭式)特點：段落不縮進；日期、結尾敬語、簽名部分等置于中間偏右；其他部分每行開頭都與左邊邊緣對齊。4)Semi-blockStylewithIndentedParagraphs(混合式)2024/7/2160QiangXieEnglishDepartmentGuangdongPeizhengCollege510830Guangzhou,Guangdong,China