外貿(mào)訂單流程模板

外貿(mào)單證步驟1．用戶詢盤：通常在用戶下perchaseOrder之前，全部會有相關OrderInquiry給業(yè)務部，做部分細節(jié)上了解。2．報價：業(yè)務部立即回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方法，包裝規(guī)格及柜型等，peroformaInvoice給用戶做正式報價。3．得到訂單：經(jīng)過洽談，收到用戶正式訂單perchaseOrder。4．下生產(chǎn)訂單：得到客人訂單確定后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。5．業(yè)務審批：業(yè)務部收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“出口協(xié)議審核表”項目如實填寫，盡可能將多種估計費用全部列明。協(xié)議審批需附上客人訂單傳真件，和工廠收購協(xié)議。審核表要由員工署名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能實施。如金額較大，或有預付款和傭金等條款，要經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理審批才行。協(xié)議審批以后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。6．下達生產(chǎn)通知：業(yè)務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn)：6.1：假如是L/C付款用戶，通常是在交貨期前1個月確定L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應員工和單證員分別審查信用證，檢驗是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它可能問題，如有問題應立即請客人改證。6.2：假如是T/T付款用戶，要確定定金已經(jīng)到賬。6.3：假如是放帳用戶，或經(jīng)過銀行D/A等方法收匯等，需經(jīng)理確定。7．驗貨：7.1：在交貨期前一周，要通知企業(yè)驗貨員驗貨。7.2：假如客人要自己或指定驗貨人員來驗貨，要在交貨期一周前，約用戶查貨并將查貨日期通知計劃部。7.3：假如客人指定由第三方驗貨企業(yè)或公正行等驗貨，要在交貨期兩周前和驗貨企業(yè)聯(lián)絡，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。8．制備基礎文件。工廠提供裝箱資料，制作出口協(xié)議，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應由業(yè)務跟單員制作，交給單證員）。9．商檢：假如是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口協(xié)議，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠未來產(chǎn)品出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10．租船訂倉：10.1．假如跟客人簽定協(xié)議是FOBCHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理企業(yè)或船企業(yè)。應盡早和貨代聯(lián)絡，通知發(fā)貨意向，了解將要安排出口口岸，船期等情況，Q確定工廠交貨能否早于開船期最少一周以前，和船期能否達成客人要求交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運企業(yè)發(fā)出書面定倉通知（INGORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。10.2．假如是由賣方支付運費，應盡早向貨運企業(yè)或船企業(yè)咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期適宜船企業(yè)，并告訴員工通告給客人。如客人不一樣意時要另選客人認可船企業(yè)。開船前兩周書面定倉，程序同上。10.3．假如貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代企業(yè)定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內(nèi)容。10.4．向運輸企業(yè)定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目標港等內(nèi)容，以避免差錯。11．安排拖柜：11.1．貨物做好并驗貨經(jīng)過后，委托拖車企業(yè)提柜，裝柜。拖車企業(yè)應選擇安全可靠，價格合理企業(yè)簽定協(xié)議長久合作，以確保安全及按時。要給拖車企業(yè)傳真以下資料：定倉確定書/放柜紙，船企業(yè)，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。假如有驗貨企業(yè)看裝柜，要專門申明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)絡電話等11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號和司機聯(lián)絡電話。11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后立即傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。12．委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內(nèi)容包含所裝貨物及數(shù)量，口岸，船企業(yè)，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車企業(yè)，柜型及數(shù)量，本企業(yè)聯(lián)絡人和電話等。13．取得運輸文件：13.1．最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運企業(yè)或貨運代理。補料要按找L/C或客人要求來做，并給出正確貨物數(shù)量，和部分特殊要求等，包含要求船企業(yè)隨同提單出船證實等。13.2．督促船企業(yè)立即出提單樣板及運費帳單。仔細查對樣本無誤后，向船企業(yè)書面確定提單內(nèi)容。假如提單需客人確定，要先傳真提單樣板給客人，得到確定后再要求船企業(yè)出正本。13.3．立即支付運雜費，付款后通知船企業(yè)立即取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。14．準備其它文件14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票日期要確定在開證日以后，交貨期之前。發(fā)票中貨物描述要和L/C上完全相同，小寫和大寫金額全部要正確無誤。L/C上對發(fā)票條款應顯示出來，要顯示嘜頭。假如發(fā)票需辦理對方大使館認證，通常要提前20天辦理。14.2．FORMA原產(chǎn)地證書：FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意是運輸日期要在L/C交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期以后。未能在發(fā)貨之前辦理，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。經(jīng)香港轉運貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港中國商檢企業(yè)辦理加簽，證實未在港對貨物進行再加工。14.3．通常原產(chǎn)地證：通常原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低部分?？稍诎l(fā)貨以后不太長時間內(nèi)補辦。假如原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。14.4．裝運通知：通常是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨細節(jié)，包含船名，航班次，開船日，估計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目標港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證實，如傳真匯報書，發(fā)函底單等，注意按客人要求時間內(nèi)辦理。14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝數(shù)量，每箱毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來總體積要和標明總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，方便于客人查找。裝箱單重量，體積要于提單相符。15．交單：15.1．采取L/C收匯，應在要求交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。15.2．采取T/T收匯，在取得提單后立即傳真提單給客人付款，確定受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。15.3．假如T/T收匯，要求收全款才能做柜，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。16．業(yè)務登記：每單出口業(yè)務在完成后要立即做登記，包含電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。17．文件存檔：全部文件、L/C和議付文件必需留存一整套以備查用。18．單證員平時應注意搜集運價變動，船期，航線，等信息，為員工報價提供幫助。出口程序一、發(fā)貨人在出口貨運中業(yè)務1、簽訂貿(mào)易協(xié)議2、備貨3、租船訂艙4、報關5、貨物裝箱和托運6、投保7、支付運費和簽發(fā)提單8、向收貨人（買方）發(fā)出裝船通知二、船企業(yè)在出口貨運種業(yè)務1、掌握代運貨源2、配置集裝箱3、接收托運4、接收貨物5、裝船6、制送關鍵裝船單證三、集裝箱碼頭堆場在出口貨運中業(yè)務1、集裝箱交接2、制訂堆場作業(yè)計劃3、集裝箱裝船4、對特殊集裝箱處理5、和船企業(yè)業(yè)務關系四、集裝箱貨運站出口貨運業(yè)務1、辦理貨物交接2、積載裝箱3、制作裝箱單4、將裝載貨箱運至碼頭堆場進口貨物中國港口交接、代運程序委托人向代辦人提出代辦海運進口貨物中國港口接交和中國代運業(yè)務委托措施，關鍵有兩種：（１）授權代辦人以委托人名義在港口辦理接交代運工作；（２）向代辦人提出長久或臨時委托。長久委托委托期通常為３年，到時如雙方未提出異議，委托書使用期可自動延長３年；臨時委托則以委托書注明期限為準，協(xié)議項下貨物代運完成，即委托人確定收到貨物，代辦人確定收到全部費用，該委托書即視為終止。基礎程序是：一、簽定委托協(xié)議書。委托人和代辦人簽署《海運進口貨物中國代運委托協(xié)議書》作為接交、代運工作中雙方責任劃分依據(jù)。二、寄送貨物裝船通知及提單。委托人收到國外發(fā)貨人發(fā)出貨物裝船通知后，立即轉告代辦人。同時，國外發(fā)貨人按貿(mào)易協(xié)議確定交貨地向貨運目標港我港口所在地對外貿(mào)易運輸企業(yè)發(fā)送貨物裝船通知及提單。三、送交相關單證。委托人經(jīng)過結匯銀行對外付匯、贖單后，在貨物到港之前，根據(jù)代辦人要求，將代運依據(jù)中所提及一切相關單證送交目標港對外貿(mào)易運輸企業(yè)。相關單證包含：（ａ）協(xié)議副本，（二份）；（ｂ）正本提單；（ｃ）發(fā)票（二份）；（ｄ）裝箱單（二份）；（ｅ）品質(zhì)證實書（二份），（ｆ）ＣＩＦ條件到貨保險單；（ｇ）進口貨物許可證（原件）；（ｈ）減免關稅證實（原件）；（ｉ）歸口管理部門出具同意文件（原件）;（ｊ）裝船通知；（ｋ）屬于危險品，還應提交危險品品質(zhì)證實書等。代辦人收到委托人提交單據(jù)、證件，于貨物抵港后，按海關、商檢，動植物檢疫等相關部門要求，辦理進口報關、報驗手續(xù)。四、發(fā)出到貨通知。在進口貨物船舶抵達中國港口聯(lián)檢后３日內(nèi)，代辦人港口機構填制《海運進口貨物到貨通知書》，寄送給委托人或由委托人指明收、用貨單位。委托人或收、用貨單位收到到貨通知書后，對該通知書逐項查對，如發(fā)覺內(nèi)容有誤，用電報通知代辦人港口機構糾正。如屬于同一張?zhí)釂蝺?nèi)貨物需要分運多個地點，則須通知代辦人港口機構，由代分人港口機構依據(jù)港口條件酌情受理。五、接貨。代辦人港口機構收到委托人或收、用貨部門對到貨通知反饋后，依據(jù)委托人授權代辦加保手續(xù)和選擇運輸方法。