辦公室工作規(guī)定和承諾及流程

辦公室工作規(guī)定和承諾及流程辦公室主要職能及職責(zé)1、負(fù)責(zé)起草、辦理各類文件；負(fù)責(zé)印章、介紹信的妥善保管與使用。2、負(fù)責(zé)公司辦公會(huì)議及臨時(shí)工作會(huì)議等的會(huì)務(wù)管理工作。3、負(fù)責(zé)保密工作的實(shí)施與開展。5、負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、處理。6、負(fù)責(zé)黨務(wù)、政務(wù)信息工作。7、負(fù)責(zé)重大外事活動(dòng)的安排、來賓接待工作。8、負(fù)責(zé)對(duì)外的聯(lián)絡(luò)工作。9、負(fù)責(zé)公司人員請(qǐng)病（事）假的審查呈報(bào)工作。10、負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。13、負(fù)責(zé)公司車輛管理工作。14、負(fù)責(zé)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。二、辦公室主要工作流程1、公文辦理A公司外來文秘書工作主要是公司辦公室的工作，是參與管理日常事務(wù)的綜合性工作。它為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供文件、資料、情況以及建議、意見；為會(huì)議的召開提供議題、會(huì)場記錄、紀(jì)要撰寫；為領(lǐng)導(dǎo)的組織和指揮起傳達(dá)、督促和檢查作用。（二）會(huì)議1、負(fù)責(zé)公司會(huì)議議題的收集、登記、會(huì)議安排、會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)議記錄，以及會(huì)議紀(jì)要、決定事項(xiàng)的起草等工作。2、提前制定會(huì)議安排方案和意見，呈領(lǐng)導(dǎo)審定。3、會(huì)議紀(jì)要、決定事項(xiàng)須在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)草擬完畢，送有關(guān)部門征求意見后報(bào)辦公室審核，呈領(lǐng)導(dǎo)審簽。4、對(duì)已審議過的會(huì)議材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決定事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行整理。5、負(fù)責(zé)各部門會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。（二）請(qǐng)示件辦理1、負(fù)責(zé)請(qǐng)示件的分類、登記、辦理工作，做到來文登記清楚、明了，查閱快捷，隨時(shí)掌握文件辦理情況。2、根據(jù)來文的情況，呈辦公室主任提出擬辦意見，再送領(lǐng)導(dǎo)批示：3、來文如需征求各職能部門的意見，由辦公室辦理，并做到及時(shí)催辦，跟蹤落實(shí)，保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)征求完意見，并對(duì)各職能部門反饋回來的意見進(jìn)行分析綜合，提出意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。4、文件辦理嚴(yán)格遵守承諾制，力求在最短時(shí)間內(nèi)辦結(jié)。特急件隨到隨辦，呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定。5、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)已有批示的上下級(jí)來文，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地反饋給有關(guān)單位。（三）發(fā)文辦理1、負(fù)責(zé)以公司名義發(fā)出的各類文件的草擬工作。3、負(fù)責(zé)文件制作完成后，發(fā)出之前的最后核對(duì)工作。4、協(xié)助業(yè)務(wù)主辦部門做好會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。6、文稿起草在3個(gè)工作日內(nèi)完成，急件即到即辦，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成。7、草擬或?qū)徍诉^的文稿，在呈領(lǐng)導(dǎo)簽審前，須先送辦公室核稿。（四）公文運(yùn)轉(zhuǎn)1、負(fù)責(zé)呈領(lǐng)導(dǎo)審閱、審批文件的分類登記和傳遞工作。2、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事務(wù)的分類、辦理及督促工作。3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排提出辦理意見，呈辦公室領(lǐng)導(dǎo)審示。4、對(duì)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱、批的文件必須每天進(jìn)行清理、轉(zhuǎn)呈，提高文件呈批速度。6、對(duì)呈領(lǐng)導(dǎo)，原則上在2天內(nèi)追蹤辦理進(jìn)度情況。如遇領(lǐng)導(dǎo)外出，應(yīng)及時(shí)將簽批的文件報(bào)辦公室主任決定處理意見，以免壓誤文件。7、對(duì)來往的公文，嚴(yán)格實(shí)行登記和簽收手續(xù)。嚴(yán)格履行交接手續(xù)，逐一對(duì)號(hào)、逐一簽收；詳細(xì)登記、編號(hào)。8、根據(jù)外來文件審批的內(nèi)容，分輕重緩急，及時(shí)呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批或轉(zhuǎn)送各有關(guān)部門辦理。盡量做到即日處理完當(dāng)天的文件，以免誤時(shí)誤事。9、對(duì)處理完畢的文件資料按時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行初步分類，并定期向檔案室移交歸檔。10、凡歸檔的文件、資料一般不外借，以免遺失。如情況特殊須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行好借閱的有關(guān)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞文件資料，應(yīng)查明責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。（五）文印管理1、文件打印，一律須經(jīng)辦公室主任簽署后，才能安排打??；打字員不得私自接受打印任務(wù)。2、按文件內(nèi)容的輕重緩急安排打印。急件優(yōu)先，并按時(shí)限要求完成；平件按接受先后次序安排；會(huì)議通知按急件安排。做到不積壓、不延誤。3、文稿的校對(duì)遵照誰撰寫誰負(fù)責(zé)的原則。打印稿經(jīng)校對(duì)后，按公文的規(guī)范格式制作成文件，如需對(duì)原文內(nèi)容修改的，須呈報(bào)原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審簽。4、做好保密工作。打字員不得將打印文稿的內(nèi)容摘抄和外傳；打印用過的紙張和試印廢紙要定期交保密部門銷毀；打字員不得在打字室或繕印間內(nèi)接待親友；與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室、繕印間內(nèi)翻閱打印文稿。6、為保證文印設(shè)備狀況的良好，文印設(shè)備未經(jīng)批準(zhǔn)，非本室工作人員不得借用或上機(jī)操作使用；經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)印文件資料必須做好登記手續(xù)。7、保管公司黨委、行政等印章，并嚴(yán)格遵守保密和印章管理有關(guān)制度。凡未經(jīng)批準(zhǔn)或是批準(zhǔn)手續(xù)不完備的，監(jiān)印人員有權(quán)拒絕蓋章。8、除有編號(hào)、有底稿存檔的文件、證書、介紹信外，每次使用印章后監(jiān)印員要做好登記工作，登記項(xiàng)目包括日期、內(nèi)容、蓋什么章、份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人，保證件件有據(jù)可查。（三）接待規(guī)定1、接聽電話：用最快時(shí)間接聽電話，講文明、