如何理順企業(yè)內(nèi)部管理體系

如何理順企業(yè)內(nèi)部管理體系——某建筑裝飾企業(yè)管理咨詢案例核心提示：內(nèi)部管理體系的建立和優(yōu)化是企業(yè)避免管理能力滯后于生產(chǎn)能力，生產(chǎn)能力滯后于經(jīng)營(yíng)能力的有效手段，也是企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

一、項(xiàng)目背景

客戶企業(yè)成立于上世紀(jì)90年代，具有裝修裝飾和幕墻一級(jí)資質(zhì)。公司有各類管理人員70余人，另有一個(gè)加工中心，包括木制品廠、石材廠和玻璃幕墻廠，加工中心有約150人。2004年之后，該公司的業(yè)務(wù)快速發(fā)展，2007年起年施工產(chǎn)值超過億元，成為當(dāng)?shù)匮b飾行業(yè)的龍頭企業(yè)。

但是，在規(guī)模迅速壯大的同時(shí)，該企業(yè)的管理水平未能及時(shí)提高。近年來(lái)，只長(zhǎng)規(guī)模不長(zhǎng)效益，企業(yè)高管層覺得力不從心、越管越累。為了理順企業(yè)內(nèi)部管理體系，改變管理能力滯后于生產(chǎn)能力，生產(chǎn)能力滯后于經(jīng)營(yíng)能力的狀況，公司老總決定聘請(qǐng)專業(yè)的管理咨詢公司為其提供解決思路。二、存在問題咨詢小組通過三周左右的前期調(diào)研及項(xiàng)目過程中的逐步深入分析，認(rèn)為客戶企業(yè)存在的主要問題如下：1.較多項(xiàng)目中標(biāo)價(jià)低，利潤(rùn)空間較小近幾年來(lái)，由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，該公司為了獲得業(yè)務(wù)，較多項(xiàng)目中標(biāo)價(jià)很低，甚至低于成本價(jià)，因此，經(jīng)營(yíng)效益很低甚至是虧損。即使項(xiàng)目部盡全力控制成本，也不一定有項(xiàng)目層面的效益，更不要說(shuō)能覆蓋管理成本。2.缺乏項(xiàng)目成本控制體系財(cái)務(wù)部門只統(tǒng)計(jì)企業(yè)的總成本，而不對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行獨(dú)立核算。項(xiàng)目經(jīng)理只對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、安全負(fù)責(zé)，而不對(duì)項(xiàng)目成本負(fù)責(zé)。由于裝飾項(xiàng)目變更較多，因此項(xiàng)目部在前期做施工方案和施工組織設(shè)計(jì)之后，基本不做什么項(xiàng)目計(jì)劃。項(xiàng)目部為了按期完成項(xiàng)目，可以不計(jì)成本，項(xiàng)目層面的材料浪費(fèi)較為嚴(yán)重，并且也沒有進(jìn)行二次經(jīng)營(yíng)的動(dòng)力。3.項(xiàng)目部之間爭(zhēng)奪資源，缺乏協(xié)調(diào)機(jī)制由于資金壓力較大，公司采購(gòu)材料時(shí)往往拖欠貨款，因此導(dǎo)致供應(yīng)商供貨延期。項(xiàng)目部為了保證本項(xiàng)目的材料能及時(shí)進(jìn)場(chǎng)，常常提前較長(zhǎng)時(shí)間就要求公司采購(gòu)物資并進(jìn)場(chǎng)，這樣就進(jìn)一步人為放大了企業(yè)的資金壓力。另一方面，項(xiàng)目經(jīng)理往往要求公司為自己的項(xiàng)目部派遣較多的以及水平較高的項(xiàng)目管理人員，較少考慮公司整體人力資源配置。4.采購(gòu)體系不合理，物資成本過高采購(gòu)方面主要存在如下問題：（1）項(xiàng)目部不制定采購(gòu)計(jì)劃，有時(shí)僅提前一天提出物資進(jìn)場(chǎng)要求，因此采購(gòu)部門也無(wú)法制定統(tǒng)籌的采購(gòu)計(jì)劃；

（2）項(xiàng)目部的采購(gòu)申請(qǐng)由采購(gòu)部經(jīng)理受理，而采購(gòu)部經(jīng)理事務(wù)繁忙，經(jīng)常在全國(guó)各地出差，因此采購(gòu)信息經(jīng)常在采購(gòu)部經(jīng)理處被耽擱，直到項(xiàng)目部快要使用時(shí)再催促采購(gòu)經(jīng)理購(gòu)買，采購(gòu)價(jià)格就會(huì)偏高；

（3）沒有物資價(jià)格信息庫(kù)，每次采購(gòu)都需要進(jìn)行再次詢價(jià)，采購(gòu)部經(jīng)理的大量精力花費(fèi)在重復(fù)采購(gòu)上；

（4）未對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行統(tǒng)籌安排，各供應(yīng)商之間的付款率相差很大；年底時(shí)付款總進(jìn)度達(dá)到80%左右，但仍然拿不到合理的采購(gòu)價(jià)。5.結(jié)算時(shí)間長(zhǎng)，收款不及時(shí)，項(xiàng)目效益被財(cái)務(wù)成本侵蝕項(xiàng)目實(shí)施過程中，不重視及時(shí)簽證。項(xiàng)目結(jié)束后（甚至尚未完全結(jié)束），項(xiàng)目管理人員就被調(diào)往其他項(xiàng)目，沒有積極配合造價(jià)人員編制結(jié)算資料。項(xiàng)目平均竣工移交一年左右還未完成結(jié)算資料，更談不上審計(jì)和收款。個(gè)別項(xiàng)目已完工五年還未完成結(jié)算。企業(yè)的平均融資成本在10%左右，如果延時(shí)收款一年，那么項(xiàng)目利潤(rùn)基本耗盡；如果延時(shí)收款兩年，項(xiàng)目層面就要虧損。6.缺乏總結(jié)及交流機(jī)制，項(xiàng)目管理水平參差不齊項(xiàng)目總結(jié)沒有得到足夠重視，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目部很少注意經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的積累，簡(jiǎn)單地把出現(xiàn)的問題歸因于環(huán)境或者團(tuán)隊(duì)配合，而不做系統(tǒng)的分析總結(jié)，甚至不知道怎樣總結(jié)，導(dǎo)致同樣的問題頻繁出現(xiàn)。項(xiàng)目部之間的競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)理之間不愿意交流經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。個(gè)別項(xiàng)目的好經(jīng)驗(yàn)得不到推廣，教訓(xùn)也不會(huì)及時(shí)提供給其他項(xiàng)目部借鑒。項(xiàng)目經(jīng)理管理水平參差不齊。少數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理的水平很高，項(xiàng)目毛利能達(dá)到30%；但是較多項(xiàng)目經(jīng)理管理水平一般，項(xiàng)目層面只能徘徊在盈虧平衡點(diǎn)左右。三、解決方案針對(duì)客戶企業(yè)管理方面面臨的問題，攀成德咨詢小組提出了針對(duì)性的解決方案，主要由以下幾個(gè)方面的內(nèi)容組成：1.組織變革方案進(jìn)行了管理職能梳理，增補(bǔ)了之前缺失的一些重要職能；對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整，增設(shè)了一些崗內(nèi)部管理體系的建立和優(yōu)化位。最主要的是對(duì)采購(gòu)部門作了調(diào)整：變采購(gòu)部為采購(gòu)中心，內(nèi)設(shè)三類人員：（1）內(nèi)部管理人員，負(fù)責(zé)建立并維護(hù)采購(gòu)信息庫(kù)、受理采購(gòu)申請(qǐng)、制定采購(gòu)計(jì)劃、安排采買實(shí)施、制定付款計(jì)劃等；（2）戰(zhàn)略采購(gòu)人員，負(fù)責(zé)開拓新應(yīng)商及與戰(zhàn)略性大供應(yīng)商洽談采購(gòu)條件變更事

宜；（3）日常采購(gòu)及倉(cāng)庫(kù)管理人員，負(fù)責(zé)日常采購(gòu)、維護(hù)庫(kù)存、項(xiàng)目剩余物資的整改利用。

2.績(jī)效及薪酬方案將所有人員的薪酬及效益關(guān)聯(lián)起來(lái)。企業(yè)員工分成兩大類：業(yè)務(wù)人員和職能人員。業(yè)務(wù)人員包括經(jīng)營(yíng)人員、采購(gòu)人員、加工廠人員和項(xiàng)目管理

人員；其余人員是職能人員。業(yè)務(wù)人員的報(bào)酬采用“計(jì)件”制，根據(jù)他們完成的工作數(shù)量和質(zhì)量確定薪酬水平；如項(xiàng)目管理人員根據(jù)項(xiàng)目效益確定薪酬，經(jīng)營(yíng)人員根據(jù)獲

得的業(yè)務(wù)量確定薪酬。職能人員的薪酬水平結(jié)合企業(yè)總體效益和他們的個(gè)人績(jī)效確定。針對(duì)各職能部門建立相應(yīng)的績(jī)效指標(biāo)，考核標(biāo)準(zhǔn)，提出工作目標(biāo)；各部門再

把績(jī)效指標(biāo)分解到員工個(gè)人。職能部門必須向生產(chǎn)部門提供相應(yīng)的服務(wù)支撐，生產(chǎn)部門對(duì)職能部門有考核權(quán)。

3.項(xiàng)目管理體系項(xiàng)目管理體系的核心體現(xiàn)三個(gè)思想：(1)加強(qiáng)內(nèi)部合作和經(jīng)驗(yàn)分享。咨詢方案對(duì)項(xiàng)目組織管理模式做了較大的調(diào)整。公司的生產(chǎn)

副總和總工程師今后將不再直接擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，他們的職責(zé)是管理項(xiàng)目管理人員、組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、在生產(chǎn)和二次經(jīng)營(yíng)上指導(dǎo)項(xiàng)目部。

(2)激勵(lì)項(xiàng)目管理人員提升項(xiàng)目效益的積極性，以項(xiàng)目效益決定項(xiàng)目管理人員的薪酬水平。一

方面，凡是項(xiàng)目部可以控制的費(fèi)用，全部計(jì)入項(xiàng)目成本，甚至包括采購(gòu)資金的財(cái)務(wù)成本。另一方面，由于低價(jià)中標(biāo)，僅僅控制項(xiàng)目成本還不足于

獲取利潤(rùn)，因此項(xiàng)目經(jīng)理和生產(chǎn)副總還需積極組織開展二次經(jīng)營(yíng)，通過變更和索賠來(lái)提升項(xiàng)目效益。

(3)加快項(xiàng)目結(jié)算。在項(xiàng)目管理制度中，規(guī)定了項(xiàng)目管理人員和造價(jià)人員需配合及時(shí)完成簽證和結(jié)算；同時(shí)，為了激勵(lì)項(xiàng)目人員和結(jié)算人員盡快完成結(jié)算，結(jié)算速度直接影響這兩

類人員的薪酬水平。

4.進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)除以上咨詢內(nèi)容外，為幫助客戶員工轉(zhuǎn)變思想、提升管理人員的管理水平，咨詢小組還對(duì)客戶相關(guān)人員進(jìn)行了一系列的培訓(xùn)，具體培訓(xùn)內(nèi)容

包括：管理職能梳理培訓(xùn)、薪酬管理制度培訓(xùn)、績(jī)效管理制度培訓(xùn)、項(xiàng)目管理體系培訓(xùn)。四、項(xiàng)目效果目前，咨詢方案正在深化和實(shí)施過程中。從整體來(lái)看，客戶企業(yè)在較多方面開始朝著咨詢?cè)仍O(shè)定的方向前進(jìn)，咨詢效果初步顯現(xiàn)：1.采購(gòu)體系得到改善客戶根據(jù)咨詢小組的建議調(diào)整了采購(gòu)組織模式，采購(gòu)價(jià)格比2008年下降了5%左右；采購(gòu)的及時(shí)性得到改善；項(xiàng)目剩余物資由采購(gòu)中心統(tǒng)一回

購(gòu)及處理，提高了剩余物資回收率。2.項(xiàng)目部積極降低項(xiàng)目成本及加強(qiáng)二次經(jīng)營(yíng)由于項(xiàng)目效益將直接和項(xiàng)目管理人員的收益掛鉤。因此項(xiàng)目管理人員在多個(gè)方面注意提高項(xiàng)

目效益：（1）制定物資采購(gòu)計(jì)劃，注意資金的利用效率；（2）在項(xiàng)目過程中注意節(jié)約原材料；（3）項(xiàng)目經(jīng)理不再爭(zhēng)搶項(xiàng)目管理人員；（4）項(xiàng)

目部二次經(jīng)營(yíng)的積極性提高，主動(dòng)聯(lián)系造價(jià)部門要求配合簽證。3.公司內(nèi)部的經(jīng)驗(yàn)交流加強(qiáng)

在生產(chǎn)副總和總工的指導(dǎo)下，個(gè)別項(xiàng)目部的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)在項(xiàng)目部之間得到及時(shí)傳遞。2010年讀書節(jié)活動(dòng)方案一、

活動(dòng)目的：書是人類的朋友，書是人類進(jìn)步的階梯！為了拓寬學(xué)生的知識(shí)面，通過開展“和書交朋友，遨游知識(shí)大海洋”系列讀書活動(dòng)，激發(fā)學(xué)生讀書的興趣，讓每一個(gè)學(xué)生都想讀書、愛讀書、會(huì)讀書，從小養(yǎng)成熱愛書籍，博覽群書的好習(xí)慣，并在讀書實(shí)踐活動(dòng)中陶冶情操，獲取真知，樹立理想！二、活動(dòng)目標(biāo)：1、通過活動(dòng)，建立起以學(xué)校班級(jí)、個(gè)人為主的班級(jí)圖書角和個(gè)人小書庫(kù)。2、通過活動(dòng)，在校園內(nèi)形成熱愛讀書的良好風(fēng)氣。3、通過活動(dòng)，使學(xué)生養(yǎng)成博覽群書的好習(xí)慣。4、通過活動(dòng)，促進(jìn)學(xué)生知識(shí)更新、思維活躍、綜合實(shí)踐能力的提高。三、活動(dòng)實(shí)施的計(jì)劃1、做好讀書登記簿（1）每個(gè)學(xué)生結(jié)合實(shí)際，準(zhǔn)備一本讀書登記簿，具體格式可讓學(xué)生根據(jù)自己喜好來(lái)設(shè)計(jì)、裝飾，使其生動(dòng)活潑、各具特色，其中要有讀書的內(nèi)容、容量、實(shí)現(xiàn)時(shí)間、好詞佳句集錦、心得體會(huì)等欄目，高年級(jí)可適當(dāng)作讀書筆記。（2）每個(gè)班級(jí)結(jié)合學(xué)生的計(jì)劃和班級(jí)實(shí)際情況，也制定出相應(yīng)的班級(jí)讀書目標(biāo)和讀書成長(zhǎng)規(guī)劃書，其中要有措施、有保障、有效果、有考評(píng)，簡(jiǎn)潔明了，易于操作。（3）中隊(duì)會(huì)組織一次“讀書